curs management informaŢional – mba
Post on 03-Jul-2015
3.992 Views
Preview:
TRANSCRIPT
CUPRINS Cap. 1. Aspecte privind informatizarea unităţilor economice
1.1. Unitatea economică – ansamblu de sisteme şi procese 1.1.1. Cuplul informaţie-decizie într-o economie sistemică 1.1.2. Circuite şi fluxuri informaţionale 1.1.3. Sistemul informatic al unităţii economice
1.2. Consideraţii privind realizarea unui sistem informatic 1.2.1. Proiectul director 1.2.2. Elemente de analiză şi proiectare 1.2.3. Avantajele utilizării bazelor de date 1.2.4. Documentaţia însoţitoare 1.2.5. Principalele etape în realizarea unei aplicaţii
Cap. 2. Sisteme informatice pentru conducere 2.1. Introducere 2.2. Obiective 2.2.1. Informarea conducerii
2.2.2. Raţionalizarea procesului de luare a deciziilor 2.3. Structura 2.4. Componente
2.4.1. Banca de date 2.4.2. Banca de modele şi metode 2.4.3. Echipamentele 2.4.4. Oamenii 2.4.5. Mediul înconjurător
2.5. Concepţia globală şi integrabilitatea 2.6. Informaţia
a) Calitatea informaţiei b) Utilitatea informaţiei c) Componentele informaţiei d) Reprezentarea informaţiei
Cap. 3. Modalităţi de organizare a datelor supuse prelucrării automate 3.1. Definirea şi obiectivele organizării datelor
3.2. Evoluţia metodelor şi tehnicilor de organizare a datelor 3.3. Organizarea datelor în baze de date
3.3.1. Niveluri de organizare a datelor 3.3.2. Obiectivele băncilor de date 3.3.3. Clasificarea bazelor de date
Cap. 4. Sisteme informatice de asistare a deciziei în managementul contemporan
4.1 Sistemul holonic 4.2 Noi concepte privind procesele de afaceri
Cap. 5. Sisteme informatice de asistarea a deciziei (SIAD)
5.1. Ce înseamnă SIAD 5.2 Evoluţia SIAD 5.3 Caracteristicile unui SIAD 5.4 Clasificarea SIAD- urilor
Cap. 6. Arhitectura unui SIAD
6.1. Gestiunea datelor 6.2 Modelele şi gestiunea modelelor 6.3 Sistemele de gestiune a cunoştinţelor 6.4 Subsistemul de dialog 6.5 Integrarea SIAD-urilor
Cap. 7. Tehnologii moderne aferente SIAD
7.1 Inteligenţa artificială in problematica decizională 7.2 Sisteme expert - parte integranta a inteligentei artificiale 7.3. Structura unui sistem expert 7.4. Trăsăturile unui sistem expert şi domeniile de utilizare 7.5. Viitorul inteligentei artificiale
Cap. 8. Tablourile de bord electronice Cap. 9. Data Warehouse
9.1. Obiectivele si caracteristicile tehnologiei Data Warehouse 9.2 Structura unui Data Warehouse 9.3 Arhitecturi specifice unui data warehouse 9.4. Realizarea unui Data Warehouse 9.5. Caracteristicile unui proiect de tip data Warehouse 9.6. Diferenţa între bazele de date operaţionale şi depozitele de date 9.7. Riscurile asociate unui proiect Data Warehouse 9.8. Tendinţe în tehnologia depozitelor de date
Cap. 10. Data Mining
10.1 Etapele procesului Data Mining Cap. 11. Tehnologia OLAP (Online Analyses Processing)
11.1. Locul instrumentelor OLAP în mediul decizional 11.2 Caracteristicile de bază OLAP 11.3. Modelarea dimensionala 11.4. Bazele de date multidimensionale 11.5. Operațiile OLAP asupra hipercuburilor
Cap. 12. Suportul software pentru depozite de date şi OLAP
12.1. Serviciul de transformare a datelor 12.2. Serviciul de asistare a deciziei 12.3. Stocarea datelor OLAP 12.4. Analiza datelor folosind limbaje de procesare a datelor multidimensionale
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
1
CCAA PPIITTOOLLUU LL II
ASPECTE PRIVIND INFORMATIZAREA UNITĂŢILOR ECONOMICE
Activitatea umană, privită ca totalitatea proceselor economico-sociale organizate şi corelate, are la baza unitatea economică. Teoriile moderne consideră unitatea economică formată din sisteme şi subsisteme care comunică şi interacţionează între ele astfel ca unitatea să îşi îndeplinească funcţiile care îi revin în cadrul societăţii umane. Sistemul informatic are ca scop principal automatizarea proceselor informaţional - decizionale din cadrul unei unităţi economice. Informatizarea unităţilor economice se poate realiza fie prin cumpărarea şi implementarea unui produs soft existent pe piaţă, fie prin crearea unei aplicaţii proprii. 1.1. Unitatea economică – ansamblu de sisteme şi procese
O privire sistemică a unităţii economice conduce la delimitarea a trei sisteme constitutive principale: sistemul de conducere, sistemul operativ şi sistemul informaţional.
Sistemul de conducere cuprinde ansamblul activităţilor de conducere, coordonare, comandă, reglare şi control în vederea asigurării funcţionării optime a întregii unităţi; el primeşte informaţii de la sistemul informaţional şi transmite decizii către acesta.
Sistemul operativ sau executiv cuprinde ansamblul activităţilor specifice unităţii: producţia, aprovizionarea, desfacerea, transportul, exportul, etc. Volumul şi calitatea acestor activităţi sunt consemnate în documentele justificative care redau starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor conduse. Sistemul operativ furnizează date către sistemul informaţional şi funcţionează pe baza deciziilor primite de la acesta.
Sistemul informaţional realizează legătura dintre sistemul condus şi sistemul de conducere; el reprezintă un ansamblu ierarhizat de procese informaţionale şi se compune din totalitatea informaţiilor, surselor de informaţie, nivelurilor receptoare, canalelor de circulaţie a fluxurilor informaţionale, precum şi a procedurilor şi mijloacelor de tratare şi transmitere a informaţiei.
Într-o unitate economică modernă, prelucrarea datelor are loc cu ajutorul sistemelor automate mai mult sau mai puţin complicate. În acest context, sistemul informaţional “se informatizează”, adică sistemul informatic al unităţii economice devine cea mai importantă componentă a sistemului informaţional.
Considerând acest criteriu, ierarhizarea sistemelor în cadrul unităţii economice este reprezentată sugestiv prin schema din FIG.1.1.
1.1.1. Cuplul informaţie-decizie într-o economie sistemică
sistem de conducere
sistem operativ
sistem informaţional
FIG.1.1 – Privire sistemică asupra unităţilor economice
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
2
Privirea sistemică asupra activităţii socio-economice sugerează importanţa cuplului
informaţie – decizie. El reprezintă un tot inseparabil în orice activitate umană, informaţia având rol de declanşator al deciziei.
Informaţia este o redare specifică a realităţii economico-sociale, fiind destinată funcţiei de gândire umană în vederea descifrării semnificaţiilor sale şi transformării ei în decizii menite să regleze întregul sistem.
Informaţia tehnico-economică este orice comunicare cu grad de noutate care se referă explicit la mijloacele de producţie, procesele şi fluxurile tehnologice, stadiile de transformare ale obiectului muncii, natura acestor transformări, evidenţierea calitativă şi cantitativă a efectelor transformărilor endogene şi exogene, a efectelor economice ale activităţii depuse de o unitate economică, etc.
După frecvenţa de generare şi utilizare, informaţia tehnico-economică poate fi operativă, periodică, statistică sau previzională: Informaţia operativă redă starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice, care
fac obiectul cuantificării pe intervale mici de timp (oră, schimb, zi), astfel încât prezintă în mod continuu evoluţia sistemului.
Informaţia periodică este formată din cumularea informaţiilor cu caracter operativ la anumite intervale de timp prestabilite (ex.: decadă, lună, trimestru, semestru, an), în aşa fel încât fenomenele şi procesele economice să poată fi cuantificate la încheierea acestor intervale de timp.
Informaţia statistică se bazează pe utilizarea informaţiei cu caracter operativ şi periodic; ea reflectă dinamica şi structura fenomenelor şi proceselor economice prin comparaţii între două intervale de timp (intervale de referinţă).
Informaţia previzională provine din coroborarea informaţiei operative, periodice şi statistice în vederea determinării evoluţiei viitoare a fenomenelor şi proceselor economice pe baza căreia se vor fundamenta deciziile cu caracter previzional.
În funcţie de conţinut şi nivelul de detaliere, informaţia tehnico-economică poate fi analitică sau sintetică: Informaţia analitică descrie în detaliu fenomenele şi procesele economice elementare
care nu mai pot fi descompuse. Ea reflectă starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor cu un grad redus de prelucrare şi prezentativitate.
Informaţia sintetică prezintă starea şi dinamica fenomenelor şi proceselor economice complexe. Ea rezultă din cumularea informaţiei analitice la anumite intervale de timp (ex.: lună, trimestru, semestru, an) şi nivele de referinţă (ex.: comandă de fabricaţie, secţie de producţie, cont sintetic)
Prin noţiunea de document, se denumeşte generic suportul material al informaţiei. Acesta poate fi constituit din hârtie, dischetă, CD-ROM, diapozitive sau orice altă formă de stocare şi prezentare a datelor prelucrate.
Datele sunt un ansamblu de semne cu un sens bine determinat, organizate după anumite reguli şi principii; ele se reprezintă prin cifre, litere, cuvinte, sau coduri predefinite, în scris sau pe un alt suport de memorare a datelor. Prin procese de prelucrare specifice, datele se transformă în informaţie pe măsură ce ele pot sugera o anumită stare sau schimbare de stare a unui fenomen, proces, activitate, obiect, etc. La care data respectivă se referă.
În condiţiile economiei de piaţă, luarea deciziei corecte depinde esenţial de informaţia disponibilă. Astfel, datele, transformate în informaţie şi prezentate în mod analitic sau sintetic conduc la luarea deciziilor. Informaţia economică e folosită în conducerea, desfăşurarea şi
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
3
controlul fenomenelor şi proceselor economice, ce au loc la nivel micro, mezo şi macroeconomic. Având rolul de declanşator al deciziei, informaţia devine obiectul schimbului între organismele economice ale economiei de piaţă: societăţi comerciale, clienţi, furnizori, acţionari, bănci, instituţii financiare şi instituţiile guvernamentale de sinteză
1.1.2. Circuite şi fluxuri informaţionale
Având o dinamică extrem de puternică, între diversele sisteme şi subsisteme ale unităţii economice informaţia circulă în mod organizat. Fluxurile şi circuitele informaţionale se desfăşoară între subsistemele aflate din punct de vedere decizional pe diferite nivele şi/sau în cadrul aceluiaşi nivel.
Circuitul informaţional este drumul parcurs de informaţie din momentul apariţiei şi/sau generării şi până la clasare, distrugere sau arhivare. Considerând sistemul informaţional al unei unităţi economice, principalele tipuri de circuite informaţionale sunt:
După traiectoria informaţiei, există: circuite informaţionale verticale; asigură transmiterea informaţiei fie ascendent fie
descendent între nivelele care au relaţii informaţionale directe. circuite informaţionale orizontale; schimbul de informaţie se realizează între persoane,
compartimente şi/sau departamente care se află pe acelaşi nivel ierarhic. circuite informaţionale oblice; informaţia se transmite între persoane compartimente şi/sau
departamente aflate pe nivele diferite şi care nu au relaţii de subordonare ierarhică dar care au obiective funcţionale de colaborare şi/sau informare.
După sfera de cuprindere a circuitului există: circuite informaţionale interne; au atât sursa cât şi receptorul în interiorul unităţii economice
respective circuite informaţionale cu emiţător extern; informaţia se generează din afara unităţii (de
obicei, din suprasisteme sau din mediul economic de colaborare) şi parcurge circuitul informaţional în interiorul unităţii, receptorul final fiind în interiorul unităţii
circuite informaţionale cu receptor extern, informaţia se generează în interiorul unităţii, parcurge circuitul informaţional din interiorul unităţii şi are ca receptor final unul extern (reprezentat de suprasistem sau de un colaborator).
Fluxul informaţional reprezintă un ansamblu de circuite informaţionale cu caracteristici şi naturi asemănătoare care circulă în cadrul unui sistem informaţional. Fluxurile informaţionale se clasifică după următoarele criterii:
După frecvenţa transmiterii informaţiei sunt: fluxuri informaţionale permanente: permit transmiterea informaţiei zilnic sau de mai multe
ori pe zi fluxuri informaţionale periodice: permit transmiterea periodică (ex.: cu periodicitate de
decadă, lună, trimestru, etc.) a informaţiei, fiind utilizate în procesele economice cu caracter secvenţial
fluxuri informaţionale ocazionale: apar ocazional, aperiodic, aleator. După direcţia de vehiculare a informaţiei, se disting:
fluxuri informaţionale ascendente: asigură transmiterea informaţiei dinspre factorii executori spre factorii de decizie, spre factorii care pregătesc decizia, sau spre factorii de raportare a realizărilor spre suprasisteme
fluxuri informaţionale descendente: asigură transmiterea informaţiei dinspre nivelele superioare de decizie spre nivelele inferioare de execuţie
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
4
fluxuri informaţionale orizontale: asigură transmiterea informaţiei pe acelaşi nivel ierarhic cu scopul realizării colaborării, cooperării şi informării.
În diversele etape parcurse în cadrul circuitelor şi fluxurilor informaţionale, informaţia suferă procesări şi prelucrări intermediare. În acest context analiza atentă a schimburilor informaţionale devine importantă pentru proiectarea şi eficientizarea sistemelor informaţionale.
1.1.3. Sistemul informatic al unităţii economice
În economia modernă, sistemul informaţional utilizează pe scară largă metodele de
prelucrare automată a datelor. Sistemul care cuprinde factorul uman, informaţia furnizată de către sistemul informaţional, procedurile de prelucrare a datelor, echipamentele de calcul şi comunicare constituie un sistem informatic. Prin urmare, sistemul informatic este înglobat în sistemul informaţional, cu tendinţa puternică de identificare cu acesta (FIG.1.2). Sistemul informatic se defineşte ca ansamblul de metode şi mijloace care asigură preluarea datelor, transformarea lor în informaţie, prelucrarea sistematică a acesteia prin utilizarea tehnicii de calcul şi furnizarea rezultatelor prelucrării sub formă de informaţie interpretabilă. Datorită permanentelor modificări calitative şi cantitative în sfera informaticii, a vieţii social-politice, culturale şi economice în direcţia creşterii continue a volumului de informaţie şi a posibilităţilor de stocare, prelucrare şi utilizare a acesteia, tipologia sistemelor informatice suportă modificări deosebit de dese. Criteriile cele mai importante pentru clasificarea sistemelor informatice sunt:
principiul de funcţionare; astfel se disting sisteme informatice integrate, modularizate, distribuite, ierarhizate, bazate pe cunoştinţe, etc.
gradul de înlocuire a muncii umane; astfel se disting sisteme informatice semiautomate, sisteme informatice automate şi sisteme expert.
domeniul de implementare; astfel se disting sisteme informatice în învăţământ, transporturi, telecomunicaţii, turism, contabilitate, etc.
Din punct de vedere al locului de procesare al informaţiei, există: sistem informatic local, în care culegerea şi prelucrarea automată a informaţiei se face pe
echipamente de calcul electronice aflate în general la oficiul sau centrul de calcul al unităţii;
sistem informatic distribuit, în care culegerea şi prelucrarea automată a informaţiei se realizează pe calculatoare (în general PC-uri) aflate în locul de producere al informaţiilor sau în apropierea acestora. Calculatoarele sunt interconectate formând o reţea care asigură caracterul distribuit al procesării, respectarea ierarhiei de procesare, transmiterea rapidă şi fără erori a informaţiei între compartimente, etc.
Sistem informaţional
Sistem informatic
FIG.1.2 – Relaţia între sistemul informaţional şi sistemul informatic
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
5
1.2. Consideraţii privind realizarea unui sistem informatic
Într-o unitate economică modernă, prelucrarea datelor are loc cu ajutorul sistemelor automate mai mult sau mai puţin complicate. Chiar în cazul existenţei unui sistem informatic foarte bine pus la punct, utilizatorul este adeseori în situaţia de a avea nevoie urgentă de un document personalizat sau de o informaţie pe care sistemul utilizat nu o prezintă în forma necesară. În economia de piaţă, luarea deciziei corect depinde esenţial de informaţia disponibilă. Din acest motiv, alegerea modului de informatizare al activităţii unităţii economice este deosebit de important. În acest sens, se poate opta pentru achiziţionarea de pe piaţă a unui software de utilitate generală sau pentru realizarea unui sistem informatic propriu, dedicat activităţii specifice. Dacă efectul scontat nu justifică preţul de achiziţionare şi implementare al unui produs soft de utilitate generală, sau pachetele de programe existente pe piaţă nu satisfac cerinţele specifice, atunci devine necesară proiectarea şi integrarea unui produs informatic propriu. Această alternativă poate fi mai eficientă nu numai sub aspectul unei informatizări complete şi corelate, ci şi din punct de vedere al asistării deciziilor managerilor. În plus, analiza şi sinteza sistemului informaţional - decizional propriu conduce, de obicei, la perfecţionarea structurilor funcţionale şi organizatorice prin raţionalizarea şi optimizarea fluxurilor informaţionale.
Primul pas în realizarea unui sistem informatic, în conformitate cu standardele naţionale şi internaţionale, este elaborarea unui studiu de fezabilitate sau cel puţin a unui proiect director. Pe baza proiectului director şi a realităţii tehnico-economice din unitatea economică vizată, se desfăşoară apoi activitatea de analiză, proiectare, programare, implementare şi exploatare a sistemului informatic.
1.2.1. Proiectul director
Proiectul director este principalul document care stă la baza realizării unei aplicaţii dedicată
informatizării unei activităţi economice precizate. El este un instrument de definire şi conducere a acţiunilor de informatizare în concordanţă cu cerinţele specifice şi posibilităţile tehnico-economice.
Proiectul director creează cadrul organizatoric şi precizează responsabilităţile în elaborarea, execuţia şi implementarea sistemului informatic. Astfel, el trebuie să puncteze următoarele:
justificarea sistemului informatic prin prisma efortului şi a rezultatelor previzibile; personalul, din interiorul sau exteriorul unităţii, care participă la realizarea şi/sau
implementarea sistemului; principalele etape ale realizării sistemului informatic şi aproximarea perioadei de timp
afectate fiecărei etape.
Principalii factori implicaţi în elaborarea proiectului director sunt: ♦ comitetul director, format din personal de conducere ♦ comitetul de utilizatori, care vor folosi şi întreţine sistemul informatic ♦ şeful de proiect, desemnat de comitetul director ♦ colectivul de analiză şi proiectare, din interiorul şi / sau exteriorul unităţii.
La realizarea proiectului director se recomandă: ♦ asigurarea consensului conducerii, a utilizatorilor finali şi a echipei de informaticieni
asupra obiectivelor, soluţiilor şi resurselor necesare. De obicei, are loc organizarea şi motivarea colectivelor de lucru şi de avizare, fixarea punctelor decizionale în derularea acţiunilor şi definirea priorităţilor.
♦ prefigurarea unor soluţii flexibile, modulare şi a unor condiţii de dezvoltare ulterioară nerestrictivă. De obicei se adoptă conceptul de sistem informatic deschis, în care se
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
6
manifestă fenomene de reglare şi autoreglare, se stabileşte aplicarea principiului parametrizării, se ţine cont de evoluţia organizaţiei şi a informaticii, etc.
♦ asigurarea compatibilităţii sistemului informatic cu alte sisteme informatice sau aplicaţii existente. Se identifică conexiunile informatice, colecţiile de date şi clasificările comune, se stabilesc standardele, normele şi recomandările naţionale sau internaţionale care se vor respecta, etc.
Proiectul director şi sistemul informatic rezultat depind esenţial de specificul activităţii economice care face obiectul informatizării. Experienţa arată că pentru a realiza un produs soft competitiv, proiectul director trebuie să conţină următoarele elemente:
date preliminare, obiectivele şi funcţiile unităţii, aria de cuprindere a sistemului informatic, obiectivele specifice acestuia, aprecierea importanţei demersului;
situaţia existentă privind conducerea, organizarea şi informatizarea, structura organizatorică şi de conducere, evaluarea sistemului informaţional existent şi stadiul informatizării;
cerinţe şi obiective globale privind perfecţionarea conducerii, organizării şi a informatizării, cum sunt: orientări principale, structuri centralizate sau descentralizate, procese informaţionale vizate, resurse financiare realocabile, indicatori estimaţi în aprecierea sistemului informaţional-decizional;
soluţii de perfecţionare a sistemului informaţional cu precizarea domeniilor de informatizat, a priorităţilor, a tehnologiei şi a arhitecturii sistemului informatic preconizat, precum şi a efectelor scontate. Rezultate bune în acest sens se pot obţine utilizând tehnica scenariilor;
un calendar al activităţilor incluzând obiective, termene şi personal implicat; estimarea costurilor de realizare şi a surselor de finanţare; modalităţile de urmărire a derulării activităţilor şi a îndeplinirii obiectivelor.
1.2.2. Elemente de analiză şi proiectare
Analiza şi proiectarea sistemelor informatice reprezintă o serie de principii metode, concepte şi tehnici utilizate pentru prefigurarea, elaborarea şi implementarea sistemelor informaţionale, care se bazează pe echipamentele electronice de calcul.
Analiza este una dintre cele mai importante activităţi în realizarea unui sistem informatic; încercarea de a crea un sistem informatic fără a efectua în prealabil o analiză temeinică a fenomenului vizat conduce la “produse soft haotice”, ineficiente atât din punct de vedere funcţional cât şi economic. Analiza trebuie să stabilească specificul unităţii economice, necesităţile acesteia, particularităţile unităţii şi a sistemului informaţional al acesteia, necesităţile informaţionale ale conducerii în timp şi spaţiu, performanţele şi/sau limitele resurselor disponibile şi în particular a echipamentelor electronice disponibile, etc.
Proiectarea este activitatea care prefigurează structura viitorului sistem informatic. Astfel, ea stabileşte:
Structura funcţională a sistemului informatic global al unităţii economice; ea se obţine prin descompunerea consecvent descendentă în părţi denumite sisteme, subsisteme, module, etc. Fiecare dintre acestea este o componentă omogenă a sistemului global orientată spre a răspunde la totalitatea problemelor specifice ale unei funcţii distincte a unităţii (producţie, transport, personal, contabilitate, etc.) Sau ale unui domeniu specific de activitate.
Structura tehnică a sistemului informatic conţine totalitatea mijloacelor electronice de calcul utilizate pentru culegerea, pregătirea, stocarea, transmiterea şi prelucrarea datelor.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
7
Ea se stabileşte prin inventarierea mijloacelor electronice disponibile şi/sau achiziţionabile.
Structura informaţională a sistemului informatic cuprinde fondul principal de date organizate în colecţii de date gestionate cu ajutorul metodelor specifice bazelor de date.
Principalele etape şi succesiunea acestora în realizarea unui sistem informatic global pentru o unitate economică sunt prezentate în FIG.1.3. Între etape este necesară o sincronizare foarte bine pusă la punct obţinută prin colaborarea între toate echipele care participă la realizarea produsului informatic.
1.2.3. Avantajele utilizării bazelor de date
Un sistem de gestionarea al bazelor de date, numit pe scurt SGBD, este un software specializat în stocarea şi prelucrarea unui volum mare de date. Termenul de bază de date se referă la modul de organizare al informaţiei iar termenul de gestiune se referă la modalităţile de culegere, prelucrare, vizualizare şi interpretare a informaţiei. Un fişier bază de date este o colecţie de obiecte specifice folosite pentru organizarea, stocarea şi gestionarea datelor referitoare la rezolvarea unei probleme. SGBD-urile moderne permit crearea bazelor de date relaţionale. Caracterul relaţional al unei baze de date decurge din existenţa unor legături logice între obiectele componente. În acest sens, principalele funcţii ale unui SGBD sunt:
definirea (descrierea) datelor; proiectarea interfeţei pentru culegerea datelor; stocarea datelor pe un suport de memorie nevolatilă; actualizarea informaţiei (modificare, adăugare, inserare, ştergere); efectuarea unor operaţii de ordonare şi căutare a datelor; crearea şi actualizarea sistemului de relaţii între date; interogarea bazelor de date (afişare, raportare, tipărire, etc.); administrarea (stabilirea drepturilor de acces, protecţia datelor şi a programelor, etc.).
Avantajele utilizării fişierelor bază de date sunt: ♦ redundanţa scăzută a datelor; ♦ evitarea inconsistenţei datelor; ♦ posibilitatea validării datelor în momentul preluării; ♦ respectarea regulilor de acces şi securitate a datelor, etc.
Câteva dintre cele mai populare SGBD-uri sau produse soft cu facilităţi de SGBD, sunt: dBase, Paradox, Clipper, FoxPro, Lotus, QuattroPro, Excel, Access, Oracle, etc.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
8
FIG.1.3 – Etapele analizei şi proiectării sistemelor informatice
ANALIZA
SISTEMULUI INFORMAŢIONAL
PROIECTAREA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMATIC
PROIECTAREA DE DETALIU A
SISTEMULUI INFORMATIC
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC
EXPLOATAREA ŞI DEZVOLTAREA
SISTEMULUI INFORMATIC
ORGANIZAREA ANALIZEI
SISTEMULUI INFORMAŢIONAL
ANALIZA PROPRIU-ZISĂ
∗ CONTRACT DE PROIECTARE ∗ DEVIZUL PROIECTANTULUI ∗ ECHIPA DE PROIECTARE
∗ DOCUMENTAREA PRELIMINARĂ ∗ CULEGEREA DATELOR ∗ ANALIZA CRITICĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ∗ DEFINIREA VARIANTELOR PROPUSE PENTRU
VIITORUL SISTEM INFORMATIC
∗ ELABORAREA DOCUMENTAŢIEI DE ANALIZĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL
∗ ORGANIZAREA ŞI CONDUCEREA PROIECTĂRII GENERALE
∗ DEFINIREA OBIECTIVELOR SISTEMULUI INFORMATIC
∗ PROIECTAREA SITUAŢIILOR DE IEŞIRE
∗ PROIECTAREA BAZELOR DE DATE
∗ FORMALIZAREA DATELOR DE INTRARE
∗ PROIECTAREA FLUXULUI GENERAL AL PRELUCRĂRII
∗ ELABORAREA DOCUMENTAŢIEI PROIECTĂRII GENERALE
PROIECTAREA DATELOR ŞI
PROIECTAREA PRELUCRĂRILOR
∗ PROIECTAREA OBIECTELOR BAZELOR DE DATE (BD) ŞI A FIŞIERELOR
∗ PROIECTAREA ATRIBUTELOR SPECIFICE FIŞIERELOR SAU OBIECTELOR BD
∗ PROIECTAREA RELAŢIILOR
∗ PROIECTAREA SCHEMELOR EXTERNE ALE BD
∗ PROIECTAREA VIDEOFORMATELOR PT. INTRODUCEREA/LISTAREA DATELOR
∗ PROIECTAREA INTRĂRILOR ŞI IEŞIRI-LOR UNITĂŢILOR DE PRELUCRARE
∗ PROIECTAREA UNITĂŢILOR DE PRELUCRARE
∗ ELABORAREA DOCUMENTAŢIEI FAZELOR DE PROIECTARE A DATELOR ŞI PRELUCRĂRILOR
∗ TESTAREA SISTEMULUI INFORMATIC ∗ DEFINITIVAREA SISTEMULUI ∗ DAREA ÎN FOLOSINŢĂ A SISTEMULUI INFORMATIC ∗ RECEPŢIONAREA SISTEMULUI INFORMATIC DE
CĂTRE UNITATEA BENEFICIARĂ
∗ EXPLOATAREA CURENTĂ A SISTEMULUI ∗ ÎNTREŢINEREA SISTEMULUI INFORMATIC ∗ PERFECŢIONAREA SISTEMULUI INFORMATIC
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
9
1.2.4. Documentaţia însoţitoare
Metodologia de analiză şi proiectare a sistemului informatic prevede o documentaţie specifică fiecărei etape, utilizată pentru reflectarea rezultatului etapei, schimbul de informaţii între etape şi echipele de lucru, precum şi pentru asigurarea unui dialog permanent între beneficiar şi proiectant. Documentaţia se compune din două părţi, diferenţiate în funcţie de momentul elaborării:
Documentaţia de analiză şi proiectare este elaborată pe parcursul etapelor de analiză şi proiectare, cuprinde un set de formulare care oglindesc prin reguli şi metode informatice rezultatele etapelor.
Documentaţia de utilizare şi exploatare, numită şi documentaţie însoţitoare, este elaborată în etapa de implementare a sistemului, fiind destinată unităţii beneficiare şi / sau unităţii informatice care exploatează efectiv sistemul. Documentaţia însoţitoare se compune din trei părţi: documentaţie de prezentare, documentaţie de utilizare şi documentaţie de operare-exploatare. Acestea conţin elemente tehnico-organizatorice şi funcţional metodologice necesare beneficiarului pentru utilizarea optimă a noului sistem realizat.
Elaborarea atentă a documentaţiei, mai ales a celei de analiză şi proiectare, este menită să asigure succesul procesului de analiză - proiectare - elaborare - realizare - implementare. O documentaţie insuficientă sau inexactă îngreunează mult munca echipei sau echipelor care lucrează la realizarea produsului informatic şi influenţează negativ calitatea rezultatului final.
1.2.5. Principalele etape în realizarea unei aplicaţii Metodologia schiţată în FIG.1.3 pentru analiza, proiectarea, implementarea şi exploatarea unui sistem informatic implică activitatea organizată a mai multor echipe de specialişti, informaticieni şi economişti. Realizarea unui sistem de asemenea anvergură depăşeşte cu mult posibilităţile de cuprindere ale unei singure persoane. În practică, specialistul în economie sau în informatică economică este pus în situaţia de a realiza aplicaţii simple sau sisteme informatice de dimensiuni reduse orientate spre rezolvarea unor probleme imediate care au o arie de cuprindere mai mică. Munca sa va fi ghidată de următoarele etape:
A. Analiza problemei şi proiectarea aplicaţiei care constă în: a. formularea problemei prin: studierea activităţii vizate de aplicaţie, precizarea funcţiilor
compartimentului în care se încadrează problema, identificarea informaţională a compartimentului şi a modului de conectare din punct de vedere informaţional cu celelalte compartimente, etc.;
b. identificarea şi studierea actelor normative care reglementează activitatea vizată; c. analiza şi inventarierea documentelor care participă la fluxul informaţional; d. precizarea situaţiilor de ieşire (listelor); e. stabilirea datelor de intrare necesare; f. construirea unui model matematic sau a unei scheme privind structura funcţională a
sistemului informatic (prefigurarea obiectelor din baza de date); g. proiectarea datelor şi a tabelelor; h. stabilirea datelor de intrare / ieşire; i. stabilirea relaţiilor între tabele; j. stabilirea metodelor de prelucrare necesare; k. stabilirea drepturilor de acces şi a proiectarea sistemului de parole pentru securitatea
informaţiei;
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
10
l. stabilirea algoritmului de rezolvare pentru fiecare sarcină în parte, eventual cu reprezentare grafică printr-o organigramă.
B. Realizarea aplicaţiei care constă în: m. construirea obiectelor şi a modulelor de program, corespunzător fiecărei sarcini a
sistemului informatic, pe baza algoritmului, folosind un limbaj de programare sau un mediu de dezvoltare şi programare adecvat;
n. testarea morfologică şi sintactică a fiecărui modul de program în parte; depanarea acestuia utilizând compilări şi rulări succesive;
o. întocmirea unui meniu sau program cadru prin intermediul căruia se pot lansa în execuţie sarcinile specifice ale aplicaţiei;
p. verificarea schimbului de informaţie între obiecte; precizarea corectă a parametrilor transmişi şi verificarea valorii variabilelor globale;
q. validarea funcţionării aplicaţiei prin urmărirea rezultatelor obţinute şi compararea lor cu rezultatele obţinute pe altă cale sau calculate manual pe un exemplu simplu;
r. întocmirea documentaţiei de utilizare care va conţine în mod obligatoriu descrierea meniurilor, prezentarea principalelor machete de ecran, structura tabelelor, modelul rapoartelor de ieşire, etc.
C. Exploatarea aplicaţiei care constă în: s. utilizarea aplicaţiei folosind date reale, în condiţiile practice pentru care a fost conceput
sistemul informatic; t. actualizarea permanentă a bazelor de date; u. eventuale modificări şi / sau îmbunătăţiri aduse aplicaţiei.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
11
Cap.2 Sistemul informatic pentru conducere (SIC)
2.1. Introducere Calculatorul utilizat ca un mijloc de simplă mecanizare a unor operaţii sau lucrări. Au fost făcute diferite încercări pentru a mări eficacitatea prelucrărilor pe calculator.
Astfel, s-a recurs la agregarea datelor, rezultatele unor lucrări au fost preluate ca intrări în altele, s-au organizat fişiere comune pentru mai multe lucrări etc. Efectele au fost favorabile, dar saltul calitativ aşteptat nu s-a produs. Preluările vizau evidenţe, deci descrierea unor stări trecute când – de fapt – calculatorul poate şi trebuie să fie folosit pentru pregătirea acţiunilor viitoare. Conceptul de SIC permite realizarea acestui salt prin tratarea sistemică a informaţiilor şi prin orientarea lor spre conducere, spre pregătirea deciziilor. El permite să se furnizeze informaţii cu diferite grade de agregare în mod diferenţiat pe nivele de conducere.
Fiecare conducător primeşte exact informaţiile de care are nevoie, iar nivelul superior nu
este “deranjat” atât timp cât procesul condus nu (iese) debordează în afara limitelor stabilite. În acest mod, în cadrul unui SIC calculatorul se transformă într-un veritabil instrument pentru conducere.
În funcţie de nivelul de management, subsistemele informaţionale se împart în cinci
categorii:
Sisteme de prelucrare a tranzacţiilor (TPS – Transaction Processing Systems) Acestea se caracterizează prin faptul că execută şi memorează tranzacţiile curente zi cu zi. Se utilizează situaţii bine structurate, clare, repetitive şi cu volum mare de date externe. Operaţiile sunt descrise detaliat şi fără echivoc. Au o importanţă deosebită din două motive:
- asigură interfaţa cu mediul, - generează date primare pentru celelalte sisteme.
Sisteme destinate activităţii de birotică (OAS – Office Automation Systems)
Sunt sisteme destinate managerilor medii spre nivelul inferior precum şi funcţionarilor din birouri şi tuturor persoanelor care trebuie să execute activităţi de birou. Scopul principal este gestiunea mesajelor şi documentelor, mărindu-le productivitatea.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
12
Sisteme informaţionale destinate conducerii (MIS – Management Information Systems)
Aceste sisteme permit întocmirea şi analizarea rapoartelor de rutină, dar şi consultarea on-line a informaţiilor curente şi de arhivă necesare managerilor de nivel mediu. Sunt orientate în general pe responsabilităţi tactice, fiind importante în planificare, control şi luarea deciziilor. În general agregă informaţiilor furnizate de nivelul TPS şi întocmesc rapoarte de anomalii legate de domeniul de responsabilitate a diferiţilor manageri, astfel, de exemplu, dacă se constată o lipsă de cereri, atrage atenţia asupra reeşalonării producţiei. Trebuie spus că unii autori înglobează toate sistemele informaţionale destinate activităţilor de management în categoria MIS.
Sisteme suport de decizie (DSS – Decision Suport Systems) Aceste sisteme sunt instrumente de luare a deciziilor în mâna managerului, ele sprijinindu-l în situaţii în care are date nestructurate. Principalele deosebiri între DSS şi MIS sunt:
- DSS are analiza mai avansată, are acces la metode manageriale mai complexe şi rezolvă situaţii mai dificile, nespecifice,
- utilizează informaţii externe precum şi interne dintr-un domeniu mai larg, - are o interfaţă mai directă cu utilizatorul, - utilizează sisteme expert, adică aplică cunoştinţele substanţiale ale unui expert pentru
asistarea managerului în rezolvarea problemelor. Din acest motiv, unii autori le mai numesc şi sisteme intensive de cunoştinţe.
Sisteme suport ale executivului (ESS- Executive Suport Systems)
Sunt sisteme suport de luare a deciziilor la nivelul cel mai înalt din organizaţie. Unii autori la mai denumesc şi EIS (Executive Information Systems). Deosebirile esenţiale faţă de DSS sunt:
- posibilităţi de calcul extinse, - posibilităţi extinse de comunicaţii, - tablouri de bord şi jocuri strategice, - opţiuni grafice mai extinse, - poate răspunde interactiv la întrebări puţin sau deloc structurate etc.
Dezvoltarea sistemelor informaţionale este o operaţie costisitoare care este executată de specialiştii organizaţiei în colaborare cu firme specializate. Sistemul informaţional nu prevede neapărat existenţa unui calculator. Dacă însă volumul de informaţii este mare şi operaţiile executate sunt repetabile, în cadrul sistemelor informaţionale se utilizează tehnica de calcul.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
13
Prin sistem informatic (CBIS – Computer Based Information System) înţelegem “un sistem informaţional care are ca element de culegere, stocare, transmitere şi transformare un calculator electronic”. Orice sistem informatic este grefat pe subsistemul sau sistemul informaţional la care se referă.
2.2. Obiective SIC trebuie să sprijine realizarea în cât mai bune condiţii a atributelor conducerii în
întreaga întreprindere. El vizează îndeosebi activităţile de planificare şi control. În acest scop sistemul informatic trebuie să asigure o informare corespunzătoare a conducerii şi să contribuie la raţionalizarea procesului de luare a deciziilor. Acestea trebuie să fie obiectivele centrale ale oricărui sistem informatic pentru conducere. De modul în care se realizează aceste sarcini depinde în cea mai mare măsură eficienţa sistemului.
2.2.1. Informarea conducerii Una dintre marile probleme ale multor conducători este legată de identificarea şi
culegerea informaţiilor care le sunt necesare. Aceasta, deoarece – de cele mai multe ori – informaţiile necesare conducerii nu sunt stabilite în mod ştiinţific, în urma unor analize privind necesităţile reale de informare. Sufocaţi de informaţii inutile, conducătorii respectivi sunt ferm convinşi de rolul şi importanţa experienţei, a intuiţiei şi a altor factori cu caracter subiectiv în procesul de conducere şi vor accepta greu punerea problemei elaborării unui sistem informatic în întreprinderi. Ei vor putea demonstra destul de uşor că folosirea unor noi modele de conducere este riscantă şi un calculator nu poate avea “încă” o utilizare eficientă în “condiţiile lor specifice”. Dar oricât ar fi de “nepregătit pentru calculator” sistemul de conducere, abordarea problemei introducerii unui sistem informatic pentru conducere poate duce la rezultate favorabile imediate chiar numai prin simpla inventariere şi ordonare a informaţiilor.
De o importanţă deosebită pentru conducere este să stabilească nişte informaţii de control,
care descriu global modul de desfăşurare al procesului condus. Informaţiile de control trebuie stabilite cu multă atenţie. Dacă se definesc ca informaţii de control nişte informaţii nerelevante asupra stării procesului, concluziile trase din analiza lor vor fi neconforme cu starea reală a acestuia şi deciziile luate – necorespunzătoare. Aceasta este una din explicaţiile funcţionării incorecte a unor sisteme informatice pentru conducere.
Mai multe informaţii nu înseamnă neapărat o conducere mai bună. În mod eronat se
presupune în unele cazuri că deficienţa critică a unui sistem manual este lipsa cronică de informaţii. În realitate, mulţi conducători sunt supraaglomeraţi cu informaţii, dar aceste sunt nesemnificative. Dacă se pleacă de la ipoteza lipsei de informaţii proiectanţii vor căuta să le ofere într-o cantitate cât mai mare, ceea ce va amplifica fenomenul şi va duce la crearea unei baze de date imense şi greu de administrat şi în consecinţă la crearea unui sistem informatic greoi şi ineficient.
Dar nu trebuie pierdut din vedere nici faptul că, cu cât un sistem informaţional pentru
conducere este mai incomplet şi imprecis, cu atât mai mare este riscul deciziilor eronate. Conducerea întreprinderii trebuie deci să tindă spre construirea unui sistem eficient, având în permanenţă grijă să-i asigure datele necesare.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
14
2.2.2. Raţionalizarea procesului de luare a deciziilor Deciziile sunt orientate spre viitor. Aceasta înseamnă că efectul unei decizii se situează în
timp după momentul în care ea a fost luată. Un conducător nu poate prevedea toţi factorii ce vor acţiona în viitor influenţând efectele deciziei luate, căci aceştia sunt atât de numeroşi şi au interacţiuni atât de complexe, încât nu pot fi cuprinşi şi analizaţi de creierul omenesc. Din acest motiv se încearcă a se ajunge la “decizii globale”, adică decizii luate cu simţământul că suma factorilor de influenţă indică o anume orientare şi prin urmare, decizia este justificată. Se apelează deci la intuiţie.
În acest punct pot interveni metodele ştiinţifice care ajută la raţionalizarea procesului de
luare a deciziilor, eliminând intuiţia sau micşorându-i rolul la minimum; printre acestea amintim: modelarea procesului de conducere CO simularea calcule de prognoză calculul tendinţei de dezvoltare etc.
Deciziile de conducere nu se pot lua în mod automat. Un astfel de sistem ar face inutilă
conducerea şi ar ignora, de fapt, esenţa noţiunilor de conducere şi decizie. De aceea, pregătirea deciziilor rămâne unul din obiectivele fundamentale ale unui SIC şi nicidecum totala “automatizare” a luare a deciziilor.
2.3. Structura Pentru a proiecta şi a construi un sistem informatic pentru conducere este necesar ca
acesta să fie structurat. Acest lucru se impune în primul rând datorită faptului că în timp ce conceperea sistemului se face la nivel global, construirea lui este eşalonată în timp, pe elemente componente. În al doilea rând, anumite cerinţe pot duce la necesitatea realizării cu prioritate a unor părţi ale sistemului. În sfârşit, structurarea sistemului permite planificarea activităţilor de proiectare şi construire a sistemului, urmărirea executării acestor lucrări, precum şi împărţirea muncii pe echipe.
În mod frecvent, se adoptă pentru un sistem informatic o structură de tip “organigramă”.
S I C
Subsistemul Cercetare – Dezvoltare
Subsistemul Gestiunea
mijloacelor fixe
Subsistemul Gestiunea
materialelor
Subsistemul Personal retribuire salarizare
Subsistemul Planificarea şi urmărirea producţiei
Subsistemul Planificarea şi calculul
costurilor de producţie
Subsistemul Gestiunea
stoc. de pref. şi decontarea
producţiei
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
15
Criteriile de partajare a sistemului informatic în subsisteme pot fi diferite. Subsistemele
pot fi definite pe baza conceptului de funcţiune a întreprinderii: subsistemul producţie, subsistemul comercial, subsistemul cercetare – dezvoltare, subsistemul personal şi subsistemul financiar – contabil.
Un alt mod de structurare poate fi în raport cu nivelurile decizionale ale sistemului de
conducere: subsistemul strategic, subsistemul tactic şi subsistemul operaţional. Alt mod de “decupare” în subsisteme poate pleca de la grupele de activitate din întreprindere: subsistemul planificare, programare şi urmărirea producţiei, subsistemul desfacere, subsistemul decontarea producţiei etc. De asemenea, identificarea subsistemelor se poate face în funcţie de obiectivele întreprinderii, ş.a.m.d.
Subsistemele, la rândul lor, sunt împărţite în aplicaţii, care se definesc la nivelul unei
activităţi sau a unei grupe de activităţi “de aceeaşi natură” şi, de regulă, sunt localizate într-un compartiment (fără ca acesta să fie obligatoriu). Exemple de aplicaţii sunt: planificarea producţiei, programarea operativă a producţiei, lansarea şi urmărirea producţiei, urmărirea debitorilor, gestiunea stocurilor de materii prime şi materiale, urmărirea cheltuielilor de producţie etc.
În sfârşit, aplicaţiile se descompun în proceduri. O procedură se poate defini ca un grup
de operaţii efectuate asupra unor informaţii, care au un scop bine definit din punct de vedere informaţional, cum ar fi obţinerea unei situaţii sau actualizarea unei colecţii de date (fişier). Procedurile dintr-un sistem informaţional cu calculator pot fi manuale – în cazul operaţiilor efectuate manual, sau automate – în cazul operaţiilor efectuate cu calculatorul.
Procedurile manuale pot fi al rândul lor de interfaţă – dacă se referă la pregătirea datelor
în vederea prelucrării lor pe calculator sau la interpretarea rezultatelor furnizate de către acesta, sau interne – dacă nu au legătură directă cu calculatorul. Introducerea informaticii generează apariţia procedurilor de interfaţă (de intrare, respectiv de ieşire) şi a celor automate.
La stabilirea structurii pe subsisteme şi aplicaţii a unui sistem informatic nu se pot da
“reţete” sau formule. Aici au un rol foarte important experienţa şi cunoştinţele proiectanţilor care vor avea în vedere o multitudine de factori ca: obiectivele sistemului informatic, complexitatea prelucrărilor informaţilor, principiile de conducere preconizate, importanţa unor activităţi etc. Oricare ar fi însă criteriile de definire a structurii trebuie să se aibă în vedere două principii:
SISTEM INFORMATIC PENTRU CONDUCERE
Subsistem
Aplicaţie Aplicaţie
Subsistem
Aplicaţie Aplicaţie Aplicaţie
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
16
interacţiunile dintre elementele din structura sistemului trebuie să fie cât mai stabile şi reduse; aceasta datorită faptului că analizarea şi tratarea acestor legături ridică cele mai mari dificultăţi atât pentru proiectanţi cât şi pentru utilizatori
sistemul trebuie să fie modularizat; aceasta permite realizarea eşalonată a sistemului şi darea lui în funcţiune “pe bucăţi”. 2.4. Componente Elementele componente ale unui sistem informatic pentru conducere sunt: banca de date,
banca de modele şi metode, echipamentele, oamenii, mediul înconjurător. 2.4.1. Banca de date Banca de date este elementul central al oricărui sistem informatic. Ea cuprinde întreaga
zestre de date a sistemului. Banca de date conţine toate datele necesare pentru prelucrărilor din cadrul sistemului, grupate în aşa-numita bază de date, precum şi toate programele necesare pentru gestionarea acestei baze de date, constituind partea comună, baza tuturor elementelor din structura sistemului informatic.
2.4.2. Banca de modele şi metode Aşa cum s-a arătat, un sistem informatic introduce noi modele de conducere şi utilizează
metode matematice. Totalitatea acestora constituie banca de modele şi metode a sistemului. Între date şi modele există o strânsă legătură: un model necesită date pentru testarea şi
evaluarea lui şi, reciproc, când evaluarea modelului indică necesitatea schimbării acestuia, se vor include în bază noi date. În consecinţă, trebuie să se aibă în vedere în permanenţă dezvoltarea sistemului pentru a putea pregăti din timp datele necesare noilor modele.
Adoptarea unor noi modele de conducere permite elaborarea unor proceduri care
utilizează intens diferite metode matematice cum ar fi: analiza de regresie analiza factorială C.O. teoria aşteptării teoria stocurilor teoria înlocuirii stocurilor etc.
2.4.3. Echipamentele Echipamentele necesare unui sistem informatic pentru conducere sunt variate şi
diferenţiate, corespunzător diferitelor faze de prelucrare şi manipulare a informaţiilor. Aceste faze sunt următoarele:
asigurarea datelor perceperea lor validarea înregistrarea concentrarea prelucrarea difuzarea rezultatelor
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
17
interpretarea rezultatelor. Cea mai importantă dintre acestea este faza de prelucrare a datelor, în care se folosesc
algoritmi deduşi din modelele de conducere adoptate, utilizându-se tehnici matematice adecvate. Echipamentul de prelucrare este calculatorul electronic şi el constituie elementul central al acestei componente a sistemului informatic, motiv pentru care el a şi fost tratat la punctul 2.1.
2.4.4. Oamenii Personalul de proiectare şi cel utilizator joacă un rol important în buna funcţionare a unui
sistem informatic. Calitatea acestui personal determină calitatea potenţială a sistemului. Reuşita atragerii şi cointeresării personalului utilizator în realizarea sistemului preconizat condiţionează succesul acestei operaţiuni.
2.4.5. Mediul înconjurător Această componentă cuprinde toate condiţiile şi fenomenele care au influenţă asupra
activităţilor din întreprindere şi, implicit, asupra proceselor de decizie cum ar fi: viitorul tehnologiei şi al producţiei întreprinderii starea furnizorilor de materii prime natura şi amploarea restricţiilor externe conjunctura economică şi socială etc.
Mediul înconjurător este un factor în continuă transformare şi el trebuie foarte bine cunoscut şi analizat deoarece schimbările sale reprezintă cele mai severe restricţii pentru un sistem informatic.
2.5. Concepţia globală şi integrarea Analogie construcţie casă – concepţie globală În concepţia “globală” se elaborează mai întâi planul locuinţei, aşa cum va arăta ea când
va fi gata. Apoi se începe execuţia, în funcţie de condiţionările logice şi de resursele existente. O altă latură importantă a unui SIC trebuie să fie tendinţa spre integrare. Conceptul de
sistem integrat a fost definit în capitolul 1. Vom completa această definiţie punctând câteva din caracteristicile integrării.
un sistem integrat cuprinde toate prelucrările de informaţii din cadrul întreprinderii, le
înlănţuieşte într-un proces coerent şi elimină informaţiile şi prelucrările inutile sistemul integrat furnizează numai informaţii semnificative, adică acele informaţii
care descriu fidel procesele conduse şi sunt determinante în luarea deciziilor un sistem integrat modifică fluxurile informaţionale şi îndeosebi interacţiunile dintre
diferitele zone de informaţii. Automatizarea unei aplicaţii izolate afectează numai interacţiunile dintre aceasta şi restul întreprinderii. Realizarea unui sistem integrat afectează mulţimea tuturor interacţiunilor din întreprindere
un sistem integrat modifică radical dialogul “conducător – calculator”. Un sistem integrat, prin mijloacele tehnice speciale de care dispune (TELETYPE, DISPLAY, …) permite un dialog “tête – à – tête”.
accesul direct la întreaga zestre informaţională a SIC – ului timp de răspuns practic instantaneu
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
18
discreţie absolută etc. Trecerea de la utilizarea calculatorului pentru automatizarea unor proceduri manuale
(aplicaţii izolate), la utilizarea calculatorului în contextul unui sistem, folosind modele şi metode noi, a constituit piatra de hotar de la care se poate vorbi într-adevăr despre eficienţă şi ridicarea calităţii deciziilor pe o treaptă superioară.
etapa I – automatizarea procedurilor de rutină cu VM mare etapa II – se trece la realizarea unui sistem integrabil etapa III – se adânceşte gradul de integrare.
2.6. Informaţia Cunoaşterea se poate realiza fie nemijlocit, atunci când subiectul ia contact direct cu
obiectul cunoaşterii, fie mijlocit, atunci când se realizează prin intermediul informaţiilor. Informaţia măreşte, în general, grasul de certitudine al unei fiinţe umane în raport cu mediul înconjurător, prin plusul de cunoaştere pe care îl aduce. După I. Arsac, o informaţie este o formulă scrisă susceptibilă de a aduce o cunoştinţă. Acceptăm această definiţie cu observaţia că formula nu trebuie să fie neapărat scrisă, este suficient ca ea să poată fi scrisă sau simbolizată. Suportul formal al informaţiilor sunt datele. Termenii de dată şi informaţie nu pot fi confundaţi. Datele sunt elemente constitutive ale informaţiei, sunt cele care constituie “formula” din definiţia dată de Arsac. Datele se reprezintă prin litere, cifre sau semne şi în momentul în care se reprezintă se admite implicit că există un suport material al lor. Acest suport poate fi hârtia sau un alt obiect pe care sau prin care sunt reprezentate datele. Principala proprietate a suportului este că poate memora datele (şi deci informaţiile) şi le poate restitui.
Trebuie să facem o diferenţiere netă între semne şi date, între date şi informaţii şi între
informaţii şi cunoştinţe. Pentru a sugera mai plastic raportul în care se găsesc noţiunile de mai sus, să încercăm o paralelă cu următorul exemplu: dorim să exprimăm o idee. Ea se poate exprima cu ajutorul unei propoziţii. Propoziţia este formată din cuvinte care sunt reprezentate prin litere, de obicei pe o foaie de hârtie. Formal avem următoarele corespondenţe:
CUNOŞTINŢĂ IDEE INFORMAŢIE PROPOZIŢIE DATA CUVÂNT LITERĂ, CIFRĂ, SEMN LITERĂ Admitem apriori că informaţia nu are un caracter subiectiv. Cunoştinţa însă are evident
un caracter subiectiv la fel ca şi ideea; dar propoziţia care exprimă o idee, odată scrisă, este ceva obiectiv. Acelaşi raport îl acceptăm între cunoştinţă şi informaţie. Analogia merge mai departe; o idee se transmite de la un subiect la altul prin intermediul propoziţiei. În mod analog cunoştinţa se transmite de la un subiect la altul prin intermediul informaţiei. Latura de conţinut a informaţiei este o prerogativă a diferitelor ştiinţe. A confunda informaţia cu cunoştinţa ar însemna deci înglobarea tuturor ştiinţelor într-o ştiinţă despre informaţii, ceea ce este absurd.
Acceptăm deci că informaţia este distinctă de cunoştinţă, că ea este forma dată unei
cunoştinţe pentru a permite comunicarea sau manipularea acesteia şi că este un concept obiectiv.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
19
Informaţia, aşa cum am conceput-o până acum, are un sens foarte larg. Având în vedere scopul lucrării de faţă, vom restrânge această arie şi ne vom referi în general la informaţii care privesc aspectele economice în general şi întreprinderea în special.
a) Calitatea informaţiei
Informaţia prezintă interes doar dacă poate fi utilizată. Măsura în care informaţia poate fi
utilizată depinde, printre alţi factori, şi de calitatea ei. O informaţie de calitate trebuie să fie: consistentă – adică să fie suficient de cuprinzătoare încât să poată furniza cât mai
multe cunoştinţe. relevantă – adică să poată furniza acele cunoştinţe care ne lipsesc pentru luarea unei
decizii. O informaţie irelevantă pentru o anumită decizie poate fi relevantă pentru o altă decizie. exactă – dacă informaţia este exactă conţinutul ei va reflecta situaţia reală a
fenomenului şi va influenţa de asemenea luarea deciziei. O informaţie inexactă are de cele mai multe ori consecinţe grave.
oportună – adică să existe un decalaj corespunzător între momentul primirii informaţiei şi momentul în care este necesară luarea deciziei. Cu alte cuvinte informaţia trebuie să fie furnizată în timp util. O informaţie obţinută cu întârziere poate avea o valoare scăzută sau poate să-şi piardă în întregime valoarea. Ea este un produs perisabil.
accesibilă – modul de prezentare a informaţiei joacă de multe ori un rol deosebit. Nu este acelaşi lucru dacă informaţia primită este clară sau confuză, dacă trecerea de la informaţie la cunoştinţă se face uşor sau cu multă dificultate.
b) Utilitatea informaţiei
Volumul informaţiilor existente într-o întreprindere este foarte mare şi în consecinţă
ridică numeroase probleme privind culegerea, stocarea, prelucrarea şi transmiterea lor. Se pune problema gestionării cu prioritate a informaţiilor care sunt utile şi debarasarea permanentă de informaţiile care sunt sau devin inutile. Utilitatea unei informaţii este legată de un comportament al întreprinderii (firmei), de un nivel de conducere sau de firmă în general. Există şi o categorie de informaţii care chiar dacă nu sunt utile pentru moment, se prevede că vor putea fi utile în viitor.
Studierea aprofundată a utilităţii informaţiilor va avea ca rezultat, pe lângă reducerea
costului de stocare al informaţiilor şi simplificarea accesului la o informaţie dorită, reducerea considerabilă a documentelor şi bineînţeles reducerea aparatului birocratic. Din cauza lipsei unui studiu sistematic privind utilitatea informaţiei, multe cadre de conducere sunt sufocate de cantitatea de informaţii, dar cu toate acestea în multe situaţii nu dispun de cele necesare fundamentării unor importante decizii. Acest fenomen poate fi amplificat şi de lipsa de oportunitate a informaţiei pentru decizia respectivă.
Este necesar aici să punem în evidenţă existenţa a două categorii de informaţii şi anume
informaţii elementare şi informaţii agregate. Informaţiile elementare sunt cele rezultate din constatări asupra unui obiect, fenomen etc., iar informaţiile agregate sunt cele obţinute ca urmare a prelucrării informaţiilor elementare.
Gradul de agregare al informaţiilor este în directă legătură cu nivelul de decizie
(conducere) la care aceste informaţii sunt utile. Este vorba în fond despre aşa-numita piramidă informaţională.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
20
c) Reprezentarea informaţiei Raţionalizarea fluxurilor informaţionale, eliminarea paralelismelor în înregistrarea şi
transmiterea informaţiilor, reprezentarea uzuală ne creează dificultăţi greu de învins. În acest caz se recurge la codificarea informaţiei. A codifica o informaţie înseamnă a-i ataşa o combinaţie de simboluri care se numeşte cod. Codul poate fi numeric, dacă simbolurile care îl compun sunt cifre, alfabetic dacă simbolurile sunt litere şi alfanumeric dacă este reprezentat printr-o combinaţie de cifre şi litere.
Formal şi denumirea este un cod, dar pe plan semantic diferă de acesta. Nimic nu
împiedică însă un cod să devină denumire dacă se acceptă ca o informaţie să fie denumită de însuşi codul respectiv. Totuşi nu trebuie să uităm că operaţia de codificare este impusă de prelucrarea informaţiilor, indiferent dacă această prelucrare este manuală, mecanică sau automată.
Informaţia poate fi codificată în întregime sau poate fi codificată pe fiecare din cele două
componente. De obicei, cea care se codifică este componenta calitativă a informaţiei.
d) Prelucrarea informaţiei Acumularea de cunoştinţe şi prelucrarea acestora în vederea unei utilizări ulterioare este
una din activităţile intelectuale de bază ale omului. Prelucrarea cunoştinţelor face posibilă obţinerea de cunoştinţe noi prin intermediul mecanismelor deducţiei logice, cunoştinţe care nu ar putea fi obţinute direct prin percepţie. Această prelucrare are loc pe plan semantic, fiind deci proprie fiinţei umane.
În foarte multe cazuri prelucrarea cunoştinţelor poate fi înlocuită cu prelucrarea de
informaţii, acestea din urmă fiind numai o manipulare de formule scrise, realizate în exclusivitate pe plan formal. În acest scop se transformă cunoştinţele în informaţii printr-un proces de trecere de pe planul semnificaţiilor pe cel al reprezentărilor, se prelucrează informaţiile obţinându-se informaţii agregate din care apoi se “extrag” cunoştinţele noi pe care le conţin. Acest proces este realizat deci, după următoarea schemă:
Cunoştinţe ce urmează a se prelucra se transformă în informaţii
Informaţiile se prelucrează cu mijloacele de care se dispune, obţinându-se informaţii noi
Informaţiile noi, prin conştiinţa umană, se transformă în cunoştinţe noi
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
21
Importanţa deosebită a acestui mod de obţinere a cunoştinţelor constă în faptul că prelucrarea informaţiei se poate automatiza.
e) Componentele informaţiei
Orice informaţie are două componente de bază: o componentă calitativă sau
identificator şi o componentă de stare sau cantitativă. Elementul calitativ indică natura obiectului, fie o valoare pe care el o are.
Unicitatea componentei calitative sau a componentei cantitative într-o informaţie nu este
obligatorie. Spre exemplu într-o listă cu realizările unui atelier de prefabricate pe o zi, o informaţie se compune din numele prefabricatului şi cantitatea produsă. Avem deci o componentă calitativă – numele – şi o componentă cantitativă – cantitatea produsă. Dacă la cele de mai sus adăugăm şi costul diferitelor operaţii se obţine o informaţie cu două componente cantitative. Trebuie însă să admitem că nu în toate informaţiile cele două componente figurează explicit. Una din ele (de obicei componenta calitativă) poate lipsi, fiind subînţeleasă în contextul generat de alte informaţii (fenomenul este similar celui întâlnit în propoziţiile eliptice).
f) Reprezentarea informaţiei
În mod curent informaţiile sunt reprezentate prin mijloace uzuale, cum ar fi cuvintele,
numerele, semnele, diferite reprezentări grafice etc. care se caracterizează printr-un grad ridicat de accesibilitate. Reprezentarea uzuală vizează relaţia dintre informaţie şi cunoştinţă, este direct inteligibilă.
Dacă dorim însă să grupăm informaţiile după diferite caracteristici, să le combinăm, să le
prelucrăm sau chiar să le transmitem, reprezentarea uzuală ne creează dificultăţi mari. De aceea se recurge la codificarea informaţiei. Codul poate fi numeric, alfabetic şi alfanumeric.
g) Transmiterea informaţiei
Transmiterea informaţiei se face de la o sursă de informaţie către destinatarul informaţiei.
Sursa de informaţie este un element cuplat la un proces cu scopul de a genera informaţia prin înregistrarea stărilor procesului respectiv. Destinatarul informaţiei este acel element care recepţionează informaţia cu scopul de a valorifica semnificaţia sa. Transportul în spaţiu al informaţiei de la sursă al destinatar se realizează prin canale de informaţie. Mulţimea informaţiilor vehiculate între două elemente în cadrul procesului informaţional poartă denumirea de flux informaţional. Reprezentarea grafică a fluxului informaţional se face cu ajutorul organigramelor de flux cunoscute şi sub denumirea de Flow-chart. Aceste organigrame constituie un suport grafic adecvat în activitatea de raţionalizare a fluxului informaţional. Este necesar să relevăm aici existenţa a două tipuri de informaţii care sunt vehiculate în cadrul organizaţiilor economice: informaţia de stare şi informaţia de decizie. Informaţia de stare este purtătoare de cunoştinţe asupra proceselor trecute sau curente, asupra sistemului condus şi a mediului ambiant. Informaţia de decizie este purtătoarea deciziilor având ca scop declanşarea anumitor acţiuni.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
22
Cap. 3. Modalităţi de organizare a datelor supuse prelucrării automate 3.1. Definirea şi obiectivele organizării datelor
organizarea datelor – procesul de identificare, definire, structurare şi memorare a datelor
importanţa organizării datelor – eficienţa prelucrării definirea unor structuri de date – necesită cunoaşterea diferitelor metode de
structurare Procesul de organizare a datelor vizează următoarele activităţi:
definirea, structurarea, ordonarea şi gruparea datelor în colecţii de date stabilirea structurilor adecvate de date stabilirea legăturilor (relaţiilor) între elementele unei colecţii şi între colecţiile de date reprezentarea datelor pe suporturi tehnice de memorie realizarea procedurilor corespunzătoare de prelucrare.
Obiectivele urmărite în organizarea datelor:
timpul de acces la date să fie minim spaţiul de memorare internă şi externă ocupat de date să fie cât mai redus unicitatea datelor, sau o redundanţă minimă în beneficiul unui acces mai rapid la date sistemul ales de organizare a datelor să reflecte, pe cât posibil, toate legăturile dintre
obiectivele, fenomenele, procesele economice pe care aceste date le reprezintă să permită schimbarea structurii datelor şi a relaţiilor dintre acestea fără a fi necesară
modificarea programelor care le gestionează (flexibilitatea datelor) 3.2. Evoluţia metodelor şi tehnicilor de organizare a datelor 1) Fişiere de date (FD) 2) Baze de date (BD) 3) Bănci de date (BnD) (FD) – dezvoltarea necontrolată, fără un plan de dezvoltare a unui sistem de prelucrare:
redundanţă mare, duplicări, izolarea datelor, dificultăţi în accesarea datelor, securitatea datelor, integritatea datelor, dificultăţi în accesarea datelor.
(BD) – o colecţie de elemente grupate împreună pentru a satisface nevoile informaţionale
ale unei activităţi particulare sau ale unei organizaţii. Avantajele unei BD:
o BD serveşte întreaga organizaţie (nu numai un tip de aplicaţie) datele se introduc doar o singură dată se evită duplicarea folosire eficientă a personalului, utilizare optimă de resurse
(BnD) – reprezintă o mulţime de date organizată în scopul optimizării procesului de
înserare, eliminare, căutare şi modificare a datelor sau a relaţiilor între acestea, independent de o anumită aplicaţie. (bănci de date bibliografice, centre nervoase ale organizaţiei).
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
23
3.3. Organizarea datelor în baze de date 3.3.1. Niveluri de organizare a datelor Datele cu care operează calculatoarele, pentru a putea fi prelucrate, trebuie organizate în
grupări logice. Baza de date este o astfel de colecţie de elemente asociate logic, reprezentând nivelul cel
mai înalt în ierarhia organizării datelor în vederea procesării computerizate.
Ierarhia organizării datelor Când colecţia de date este divizată în subcolecţii disjuncte din punct de vedere al
conţinutului informaţional, se poate vorbi de o colecţie de baze de date, denumită sistem de baze de date.
Un scop major al sistemelor de baze de date este acela de a oferi utilizatorilor o viziune
abstractă asupra datelor, această preocupare fiind numită abstractizarea datelor. Abstractizarea datelor constă în aceea că sistemul ascunde anumite detalii asupra modului
în care sunt păstrate şi memorate datele, degajând utilizatorul de sarcina de a cunoaşte întreaga structură a BD.
Abstractizarea putându-se produce pe câteva niveluri de abstractizare. Se ajunge astfel la
o gestiune independentă a structurii generale a BD, structură care poartă numele de structură virtuală sau nivel virtual de organizare a datelor.
Există trei niveluri de abstractizare a structurii organizării datelor: 1. nivelul fizic sau structură fizică (physical level) 2. nivel virtual, structură virtuală sau nivel conceptual (conceptual level) 3. nivel logic, structură logică sau nivel vizual (view level)
Fişier 1
Baza de date
Articol 1
Câmp 1
Fişier n
Articol n
Câmp n
Fişier 1
Baza de date
Articol 1
Câmp 1
Fişier n
Articol n
Câmp n
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
24
Nivelul fizic (structura fizică) Este nivelul cel mai de jos de abstractizare care se referă la modul CUM sunt memorate
realmente datele pe suport fizic. Nivelurile de referinţă fiind: volum magnetic, cilindru, pistă, sector, bloc, octet, bit. Structura fizică a BD este problema inginerului de sistem.
Nivelul conceptual (structura virtuală) Este un nivel de abstractizare care se interpune între nivelul fizic şi cel logic, constituind
elementul de noutate al sistemelor de BD, spre deosebire de cele clasice. La acest nivel se descrie CE fel de date sunt memorate în fapt în baza de date, precum şi relaţiile care există între acestea. Structura virtuală este problema administratorului bazei de date, persoana cu rol cheie în definirea datelor din BD la acest nivel, astfel încât ea să satisfacă cerinţele tuturor utilizatorilor în condiţii de redundanţă minimă şi control al datelor.
Nivelul vizual (structura logică) Este nivelul cel mai înalt de abstractizare, prin descrierea doar a unei părţi din întreaga
BD – aceea care interesează pe fiecare utilizator în parte. Simplifică interacţiunea utilizatorilor cu sistemul de BD. La acest nivel fiecare utilizator vede structurarea datelor în funcţie de necesităţile aplicaţiei pe care o rezolvă. Nivelul logic corespunde deci programatorilor de aplicaţii.
Relaţia dintre cele 3 niveluri de organizare a datelor în BD
STRUCTURA LOGICĂ a datelor
coresp. aplicaţiei 1
STRUCTURA LOGICĂ a datelor
coresp. aplicaţiei 2
STRUCTURA LOGICĂ a datelor
coresp. aplicaţiei n …..
STRUCTURA VIRTUALĂA BAZEI DE DATE
…..
STRUCTURA FIZICĂ A BAZEI DE DATE
NIVELUL VIZUAL
pct. de vedere al programatorului de aplicaţie
NIVELUL CONCEPTUAL
pct. de vedere al administratorului bazei de date
NIVELUL FIZIC
pct. de vedere al inginerului de sistem
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
25
3.3.2. Obiectivele băncilor de date Obiectivul general al sistemelor informaţionale – creşterea eficienţei activităţii de bază; obiectivul specific : asigurarea cu informaţii necesare şi suficiente, de o calitate
corespunzătoare şi în timp util a nivelurilor de decizie şi/sau de informare din sistemul dat. BANCA DE DATE: îşi propune realizarea unor obiective specifice, care însumate îi
conferă o superioritate comparativ cu celelalte metode şi tehnici de organizare a datelor. Obiective pentru proiectarea unei bănci de date:
1. asigurarea independenţei datelor faţă de programele de aplicaţii şi invers: posibilitatea de a modifica o schemă de definire la un nivel fără a afecta schema de definire la nivelul imediat superior:
independenţa fizică a datelor independenţa logică a datelor.
2. controlul redundanţei datelor – SGBD 3. asigurarea consistenţei datelor 4. asigurarea integrităţii datelor 5. sporirea securităţii datelor – autorizare acces 6. sporirea protecţiei datelor împotriva unor distrugeri neintenţionate sau chiar intenţionate –
copii de siguranţă (back-up) (se ocupă administratorul băncii de date) 7. facilităţi de utilizare a bazei de date
folosirea datelor de către mai mulţi utilizatori accesul utilizatorilor la date în mod facil o mai mare cantitate de informaţie disponibilă utilizatorilor control centralizat al datelor utilizarea băncii de date prin diferite limbaje de programare furnizarea unui limbaj de interogare a datelor accesul la informaţii după o multitudine de criterii de regăsire utilizarea meniurilor de asistenţă
3.3.3. Clasificarea bazelor de date
I. După domeniul de activitate: universale specializate
II. După modelul datelor selectate în baza de date:
de tip arborescent – operează ca entităţi între care există relaţii de subordonare de tip ierarhic
de tip reţea – asigură legături de orice natură între entităţile componente de tip relaţional – operează cu tabele bidimensionale care au o structură formată din
atribute, înregistrări (tupluri), domenii şi valori. Atributul este denumirea generică dată coloanei, ale cărui valori reale constituie domeniile tabelului. Linia = înregistrare. La intersecţia unui atribut cu un tuplu se localizează valoarea reală.
orientate pe obiect – obiectele sunt abstractizări ale entităţilor lumii reale, fiind caracterizate prin stare şi comportament. Starea unui obiect este exprimată prin valorile atributelor sale, iar comportamentul obiectului printr-un set de metode sau operaţii care acţionează asupra atributelor sale. Obiectele care au acelaşi fel de
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
26
atribute şi comportament fac parte din acelaşi tip sau clasă. Clasele sunt aranjate într-o ierarhie în care fiecare clasă moşteneşte toate atributele şi metodele superclasei din care face parte.
III. După gradul de centralizare a datelor
centralizate – prelucrare integrală a datelor în mod global descentralizate – prelucrare parţială pentru o parte a structurii organizatorice.
IV. După modul de prelucrare a datelor:
locale – sunt operaţionale în nodurile reţelei de calculatoare distribuite – sunt stocate în fişiere în toate nodurile unei reţele de calculatoare, având
rolul de a satisface atât cerinţele specifice ale unui nod de date, cât şi cele globale ale tuturor nodurilor.
V. După limbajele utilizate în prelucrarea datelor:
autonome – sunt rezultatul unor SGBD-uri care deţin limbaje proprii cu limbaje gazdă – sunt rezultatul unor SGBD-uri care utilizează la crearea,
actualizarea şi interogarea BD limbaje de nivel înalt sau extensii ale acestora mixte.
Alte clasificări ale BD:
după destinaţia lor: pentru informaţii curente şi servicii pentru bănci de date cu interogare pe verticală
după finalitatea datelor manevrate
de personal informaţionale pentru gestiunea economică.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
27
Locul băncii de date în sistemul întreprindere
MEDIUL EXTERIOR
Baze de date
SISTEM CONDUS
ieşiri
intrări ieşiri
intrări
ieşiri
intrări ieşiri
intrări
SISTEM CONDUCĂTOR
SISTEMUL ÎNTREPRINDERE (ORGANIZAŢIE)
ieşiri
ieşiri
intrări
intrări
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
28
Capitolul IV Sisteme informatice de asistare a deciziei în managementul contemporan
4.1 Sistemul holonic
Teoria sistemelor identifică 2 perioade în evoluţia acestora:
- 1930-1980 – perioada concepţiei clasice asupra sistemelor; - după 1980 – perioada concepţiei holonice asupra sistemelor.
Termenul de holon provine din limba greacă de la „holos” şi desemnează un întreg dedus în părţi. Este vorba aici de sisteme care operează în cadrul altor sisteme.
Un sistem holonic este un sistem de referinţă în cadrul căruia funcţionează 2 sau mai multe sisteme autonome adică n entităţi. În funcţie de valoarea lui n avem 2 situaţii : a) dacă n = 2 => caz particular în care se apropie de abordarea clasică; b) dacă n > 2 => caz specific al sistemului holonic cu diferenţe majore faţă de concepţia clasică.
Trăsăturile sistemului holonic: - este în toate cazurile un sistem deschis; - se pot constitui sisteme holonice de tip socio-economice sau socio-tehnice; - presupune introducerea unor limitări în procesul de operare; - desprinderea şi ataşarea faţă de sistemele autonome pot avea loc în planul abstract; - apar deficienţe legate de rol, funcţii, optimizare, proprietăţi comparativ cu sistemele autonome; optimizarea vizează atât sistemele componente cât şi sistemele de referinţă; - un tip particular de holon îl reprezintă sistemul activităţii umane.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
29
Aportul tehnologiei informatice devine esenţial în managementul oricărei organizaţii. Administrarea firmelor holonice va avea la bază noile tehnologii informatice şi avantajele oferite de echipamentele informatice performante. Folosirea reţelei holonice favorizează exploatarea cunoaşterii ca un nou tip de sursă. Informaţiile prelucrate de astfel de reţele pot fi defalcate în informaţii despre calitate, despre feedback-ul sistemelor, de mentenanţă, ecologice etc. Managerii trebuie să-şi adapteze permanent profilul general şi stilul de management în raport cu exigenţele impuse de mediul concurenţial în care se desfăşoară activitatea. Managementul holonic se va baza pe exploatarea cunoaşterii clasice dar şi pe cunoaşterea inconştientă (cunoaştere bazată pe intuiţie, imaginaţie…)
4.2 Noi concepte privind procesele de afaceri Economia modernă impune organizarea activităţilor pe bază de procese şi nu pe operaţii separate conform principiului diviziunii muncii. Prin proces vom înţelege aici un ansamblu de activităţi desfăşurate de o firmă plecând de la regula foii albe, adică făcând abstracţie de procedurile şi tehnicile urmate anterior.
INTRĂRI
Sistemul informatic
S1
S2
S3 IEŞIRI
S4
Modelul de bază a sistemului holonic
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
30
Regândirea şi reproiectarea radicală a procesului de afaceri în vederea creşterii performanţelor economice se numeşte reengineering. În toate, tehnologia informatică va avea un rol fundamental pentru a depăşi vechile reguli şi pentru formularea altora posibil de aplicat.
Astfel de reguli sunt: - informaţia apare simultan în oricâte locuri este nevoie; - un salariat cu pregătire generală poate executa lucrările unui expert; - valorificarea simultană a avantajelor centralizării şi a elementelor pozitive specifice descentralizării; - procesul de luare a deciziilor presupune integrarea atribuţiilor fiecărui angajat; - schimburile rapide de informaţii între participanţii din locaţii diferite; - proiectele şi planurile pot fi actualizate şi revizuite instantaneu.
Toate acestea demonstrează rolul în creştere a tehnologiilor informatice. Pentru multe firme totuşi, efortul financiar este mare; acestea caută o variantă optimă din multitudinea de soluţii tehnice şi economice existente în prezent. De asemenea, firmele trebuie să aibă în vedere modul în care infrastructura informaţională a firmei se intersectează cu infrastructurile publice şi cu cele specifice noii industrii (a internetului, a comerţului electronic).
Vorbim de un concept nou, cel de IT, definit prin totalitatea investiţiilor efectuate de o firmă în tehnica de calcul, comunicaţii, pentru elemente de hardware şi software pentru suportul de stocare a datelor cât şi în personalul care furnizează aceste servicii.
Toate acestea reprezintă portofoliul IT în strânsă dependenţă cu infrastructurile ramurilor industriale (de exemplu sistemele de plăţi ale băncilor, sisteme de rezervare ale liniilor aeriene) şi cu cele publice (de exemplu furnizorii de servicii internet şi de telecomunicaţii).
Capitolul V Sisteme informatice de asistarea a deciziei (SIAD)
5.1. Ce înseamnă SIAD
Contextul economico-social actual a impus supervizarea procesului economic decizional prin intermediul unor tehnologii informatice tot mai complexe, astfel au apărut sistemele informatice care au drept obiectiv principal asistarea decidentului în diferite faze ale procesului de decizie. Implementarea în practică a acestor sisteme ridică diverse probleme pe plan informaţional, financiar, tehnologic şi uman. Termenul de SIAD are accepţiuni multiple: - Sistem informatic pentru management – Management Information System – MIS; - Sistem informatic pentru decidenţi – Executive Information System – EIS. SIAD presupune: - un sistem - arhitectură complexă privită ca entitate;
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
31
- interactiv, se referă la rolul important pe care îl poate avea omul în funcţionarea SIAD; - de asistare a deciziei, cu precizarea că decizia nu este luată de sistem. Little în anii ’70 defineşte SIAD ca un model bazat pe un set de proceduri pentru procesarea datelor şi pentru asistarea unui manager în procesul de luare a deciziilor. Un astfel de sistem trebuie să fie simplu, flexibil, uşor de manipulat şi complet în vederea furnizării rezultatelor finale.
Un an mai târziu Klein şi Tixier identifică situaţiile în care se face apel la un SIAD şi anume: - existenţa unor factori esenţiali (raţionamentul, intuiţia şi experienţa decidentului); - găsirea soluţiilor optime ce implică activităţi legate de căutarea informaţiilor necesare, gestionarea datelor, modelarea şi structurarea modelelor; - deciziile au la bază criterii numeroase care adesea pot fi conflictuale şi dependente de utilizatori. Steven Alter defineşte SIAD ca fiind sisteme destinate managerilor ce au ca obiect principal eficacitatea deciziilor spre deosebire de sistemele tradiţionale folosite de operatori şi care au ca obiect eficienţa şi consistenţa datelor. Moore şi Chang demonstrează că un astfel de sistem este extensibil, capabil să suporte analize ad-hoc şi să modeleze decizia, fiind orientat către viitor şi utilizat pe un interval de timp neregulat şi nedeterminat. Keen în 1978 defineşte SIAD ca un produs al procesului de dezvoltare în care managerul, proiectantul şi sistemul sunt capabili să se influenţeze reciproc cu rezultate în evoluţia sistemului. Holsapple şi Whiston definesc particularităţile unui SIAD în 1996 astfel: - conţine o bază de cunoştinţe care reflectă unele aspecte ale lumii decidentului; - permite achiziţionarea şi gestionarea unor cunoştinţe descriptive sau de altă natură (reguli, proceduri); - asigură selectarea unui set de cunoştinţe în scopul vizionării acestora pentru extragerea unor informaţii necesare procesului decizional; - oferă facilităţi de prezentare a unor cunoştinţe ad-hoc sau de elaborare a unor rapoarte periodice; - dispune de modul prin care se poate interacţiona direct cu decidentul şi îi asigură acestuia flexibilitate în alegerea soluţiilor sau în gestionarea cunoştinţelor.
Prin sintetizarea celor prezentate anterior un SIAD poate fi definit ca “un sistem interactiv, flexibil şi adaptat rezolvării problemelor nestructurate pentru ameliorarea procesului decizional în management ”.
Apelarea la tehnologiile informatice se face doar în anumite faze ale actului decizional şi îi lasă factorului de decizie controlul derulării operaţiilor de rezolvare. Trăsăturile esenţiale ale unui SIAD sunt: - este un sistem informatic asistat de calculator;
- furnizează asistenţă decidenţilor pentru problemele care nu sunt în totalitate structurate;
- combină raţionalitatea umană cu prelucrarea automatizată a informaţiei;
- controlul derulării procesului de decizie revine decidentului;
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
32
- este un instrument ce influenţează eficacitatea procesului de decizie mai mult decât eficienţa procesului decizional (adoptarea unor decizii satisfăcătoare).
5.2 Evoluţia SIAD
Evoluţii semnificative ale domeniului au fost înregistrate în ultimele 3 decenii. Unii specialişti îl susţin pe Peter Keen care considera cercetările domeniului îndreptate către studiile teoretice şi documentaţiile tehnice desfăşurate la MIT în anii ‘60.
Scott Morten a marcat debutul preocupărilor legate de studierea, definirea şi implementarea sistemelor informatice folosite în procesul decizional pentru producţie, marketing, politici de preţ şi publicitate.
În 1989 Morton şi Gorry abordează suportul decizional sub forma unei matrice astfel: - pe linii se regăsesc tipurile de decizii (structurate, semistructurate şi nestructurate); - pe coloane se identifica nivelurile proceselor de conducere (strategic, tactic, operaţional).
In general managerii la nivel operaţional folosesc surse interne de informaţii de natură repetitivă; ei apelează la puţine date istorice sau la surse externe. Managerii care decid la nivel tactic apelează mai mult la informaţii istorice pentru a previziona anumite evenimente viitoare. Managerii strategici folosesc foarte multe surse de date externe care le furnizează atât o imagine de ansamblu despre strategia firmelor concurente cat şi informaţii privind tendinţele noi de pe piaţă. De asemenea, managerii nivelului strategic au nevoie de date agregate şi de calitate superioara în timp ce managerii operaţionali apelează mai mult la date de detaliu şi pun accent pe aspectul calitativ al acestora.
5.3 Caracteristicile unui SIAD Particularităţile fundamentale ale SIAD în raport cu facilităţile pe care le asigură sunt: A) Asigura rezolvarea problemelor semistructurate de decidenţii implicaţi în procesul de conducere. Modul de rezolvare al unei probleme e puternic influenţat de natura acesteia şi de tipul situaţiei decizionale. Deciziile pot fi împărţite în 3 mari categorii: - structurate – apar în toate fazele procesului decizional, au obiective bine definite şi au drept avantaj faptul că toate variabilele sunt cunoscute şi complet programate; - semistructurate – apar atunci când problemele pot fi doar parţial structurate şi apelează la creativitatea şi intuiţia umana; - nestructurate – apar atunci când obiectivele sunt greu de cuantificat şi e aproape imposibil să se proiecteze o soluţie viabila; SIAD în acest caz oferă decidentului doar suportul necesar pentru soluţionarea părţilor structurabile ale problemei. B) Asistarea deciziilor se poate realiza la toate nivelurile de conducere, de la managerii operaţionali la top manageri.
In acest sens se impune adaptarea şi actualizarea sistemelor în funcţie de nivelul conducerii. La nivel tactic deciziile sunt complexe iar volumul de informaţii utilizat e mare. La nivel strategic deciziile sunt orientate către probleme legate de performantele
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
33
organizaţiei, iar la nivel operaţional deciziile sunt luate pe termen scurt şi au adesea caracter repetitiv. C) Dispune de resurse pentru susţinerea procesului decizional în toate fazele sale şi poate fi adaptat diverselor stiluri decizionale.
Identificam aici următoarele faze ale procesului decizional: 1. Identificarea problemei care se bazează pe cercetarea informaţiei. Arta decidentului consta în definirea adevăratei probleme pentru a găsi soluţii corespunzătoare. Rolul SIAD e acela de accesare rapidă şi eficientă a surselor de date interne şi externe organizaţiei; de analiză a ansamblului de informaţii. 2. Modelarea fenomenului care a generat problema prin prisma modalităţilor de structurare şi utilizare a informaţiilor. Cea mai utilă practică în reprezentarea unei situaţii reale e cea a modelarii. Generarea alternativelor pentru problemele structurate poate fi furnizata de SIAD prin intermediul unor metode standard sau specializate. Construirea modelelor alternative pentru problemele complexe impune o anumita experienţă ce poate fi furnizată de om sau de un sistem expert întrucât SIAD-ul nu face o varianta a variantei optime. 3. Definirea deciziei sau a variantelor decizionale. La nivelul organizaţiei procesul de informare se materializează prin posibilitatea adoptării deciziei sau a variantelor decizionale pe baza informaţiilor rezultate din activitatea de modelare.
SIAD-urile pot constitui un punct de sprijin din cadrul procesului prin analize de tip „what – if” sau „goal – seeking”. 4. Implementarea deciziilor propuse 5.Evaluarea deciziilor adoptate. Problema aprecierii deciziei adoptate nu se fundamentează în mod exclusiv prin prisma efectelor directe sau indirecte pe care decizia le generează pe plan managerial sau organizaţional. D) Permite decidentului să controleze procesul decizional.
In cadrul unei organizaţii decizia se manifestă ca o activitate ce se finalizează cu selecţia uneia din variantele prezentate, iar decidentul trebuie să aibă controlul asupra acestei selecţii finale. SIAD-ul devine astfel un suport al procesului de selecţie chiar daca acesta doar extinde capacitatea de luare a deciziilor. E) Poate asista mai multe decizii interdependente şi/sau secvenţiale, având în vedere faptul că în practica economica majoritatea deciziilor sunt intercorelate. SIAD-urile generează decizii mult mai consistente şi mai obiective având în vedere faptul că se bazează pe o analiză completă a informaţiilor şi sunt realizate cu aportul direct sau indirect al celor implicaţi. Astfel deciziile au şanse mai mari de a fi implementate cu succes în practică. F) Permite îmbunătăţirea eficacităţii procesului decizional.
De gradul în care decizia atinge obiectivele predefinite în cadrul organizaţiei depinde eficacitatea procesului de stabilire a deciziilor. Facilităţile oferite de SIAD trebuie să urmărească şi modul în care acesta contribuie la realizarea obiectivelor. G) E un sistem adaptabil în timp fiind dezvoltat, în general, printr-un proces iterativ-evolutiv.
Decidentul trebuie să aibă un comportament reactiv în utilizarea SIAD-urilor; să sesizeze modificarea condiţiilor de mediu şi a preferinţelor manageriale. Folosirea unui
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
34
prototip iterativ în proiectarea şi construirea unui astfel de sistem poate fi o soluţie viabilă pentru satisfacerea exigentelor utilizatorilor. În general sistemele sunt proiectate pentru anumite situaţii decizionale ce nu pot fi generalizate. La acestea se adaugă creativitatea, intuiţia sau imaginaţia care deocamdată nu pot fi automatizate. Noţiunea de SIAD universal nu există. Decidentul e obligat să coordoneze multiple sisteme care comunica între ele, integrarea acestora e complexa şi destul de incerta. Specialiştii în domeniu au încercat să proiecteze şi să dezvolte SIAD-uri care stimulează creativitatea şi procesul de învăţare şi care pot oferi facilităţi suplimentare de întreţinere, gestionare şi dezvoltare a bazei de cunoştinţe necesare procesului decizional. SIAD-ul reprezintă cea mai flexibila şi interactiva soluţie în domeniul tehnologiile informatice care asista adoptarea unei decizii în condiţiile în care problemele nu sunt structurate, deci nu dispunem de modele stabile sau reguli riguros definite. Trebuie să facem diferenţierea intre sistemele informatice de gestiune (care reprezintă metoda tipică de furnizare a unor rapoarte predeterminate în funcţie de care decidentul adopta o decizie bine fundamentata) şi sistemul de asistare a deciziei care permit introducerea treptata pe diferite niveluri a datelor de intrare, modelarea acestora prin diferite tehnici conducând în final la obţinerea unor rezultate ce vor fi evaluate de decident. Calităţile indispensabile ale unui SIAD: - simplitate, în sensul că modelele folosite trebuie să conţină numai fenomenele importante eliminând tendinţa de a adaugă detalii; - robusteţe, prin eliminarea posibilităţii de a furniza răspunsuri incorecte sau false; - adaptabilitate, pentru că sistemul trebuie să fie capabil să integreze şi să actualizeze cu uşurinţa noi informaţii; - exhaustivitate, pentru că descrierea structurii modelelor folosite trebuie să permită tratarea unui număr cât mai mare de fenomene fără să genereze o complexitate ridicata; - naturaleţea comunicării concretizată în faptul că decidentul trebuie să poată schimba uşor intrările şi să obţină rapid rezultatele; aceasta depinde de calitatea interfeţei care asigură dialogul om – calculator.
5.4 Clasificarea SIAD- urilor În literatura de specialitate apar mai multe criterii după care se clasifică SIAD-urile. Astfel aveam drept criterii: - felul asistenţei acordate de un SIAD în practica decizională; - frecvenţa de utilizare a acestora; - complexitatea procedurilor existente în structura aplicaţiei; - modalitatea de orientare a SIAD-urilor către date, modele, text sau reguli standard; - numărul de utilizatori existenţi în procesul decizional.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
35
Cea mai importantă clasificare este cea care împarte SIAD-urile în funcţie de măsura în care soluţia oferită de sistem este structurată pe baza modelării / analizei datelor. Vom avea: 1. SIAD-urile orientate pe modele care au principii de funcţionare bazate pe modelul cantitativ şi efectuează analize de tipul „what-if”, antrenând activităţi de simulare optimizare, previziune, rezultatele obţinute se pot concretiza în acţiuni sugerate de procesul decizional. 2. SIAD-urile orientate pe date se bazează pe analiza unui volum mare de informaţii stocate în cadrul sistemului informatic în diferite momente de dezvoltare ale acestuia. Utilizarea are drept efect extragerea de informaţii utile din ansamblul de date disponibile. Stocarea datelor se realizează sub forma unor depozite de date de tip Data Warehouse iar analiza se fundamentează pe noile tehnologii informaţionale Data Mining, care presupun explorarea şi căutarea datelor şi OLAP (procesarea analitică on-line).
Un alt criteriu important grupează SIAD-urile în funcţie de tipul sistemului care asigură managementul informaţiilor. 1. SIAD-urile orientate pe text care evidenţiază necesitatea prelucrării şi reprezentarea textului într-o formă cât mai accesibilă cu scopul de a asigura gestionarea rapidă şi eficientă a datelor de către decident. În acest caz SIAD-ul va crea, va revizui şi vizualiza automat unele documente, va identifica locaţiile aferente unor colecţii mari de date, va grupa, fuziona şi expedia documentele utilizând tehnologii diverse: hipertext, instrumente web…etc. 2. SIAD-urile orientate pe baze de date în cadrul cărora baza de date a organizaţiei este componenta esenţială a sistemului. Gestionarea bazelor de date presupune identificarea tehnicii de date a acestora, precizarea modului de acces şi formularea unor interogări care să corespundă obiectivelor propuse. Organizarea bazelor de date se poate face în fişiere sau poate avea forme specifice: baze de date relaţionale, ierarhizate, obiectuale, multidimensionale. Baze de date relaţionale sunt mai rigide datorită volumului mare de date folosite şi de aceea sunt mai puţin utilizate. SIAD-urile orientate pe baze de date sunt preferate pentru că dispun de facilităţi de interogare puternice şi au capacitatea de a genera situaţii de sinteză complexe. 3. SIAD- urile orientate pe procesoare de tabele. Acestea se bazează pe organizarea datelor sub formă tabelară asemenea unei matrici. Un procesor de tabele este un instrument software care permite utilizatorului să descrie modelele în scopul efectuării unor analize cât mai pertinente. Acesta dispune de tehnici şi metode care permit vizualizarea situaţiilor finale şi manipularea informaţiilor procedurale. Metoda de bază constă deci în introducerea valorilor aferente unui parametru într-un tablou matricial iar modificarea acestora implică reacţii în lanţ asupra tuturor elementelor care depind de acel parametru. Modulul se construieşte pe bază de obiecte (concepte) şi relaţii (ecuaţii) între obiecte. De exemplu putem avea o cercetare inteligentă care determină creşterea rentabilităţii firmei. Pornind de la acest nivel se pot lua măsuri pentru creşterea veniturilor, măsuri ce să determine scăderea cheltuielilor toate în scopul creşterii rentabilităţii. În situaţia în care decidentul gestionează mai multe foi de calcul apare posibilitatea de a se consacra unei cercetări artistice.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
36
4. SIAD-urile orientate pe reguli presupun existenţa unui ansamblu de reguli în cadrul unei componente speciale numită sistem de gestiune a cunoştinţelor utilizând formalisme de prezentare proprii inteligenţei artificiale.
După frecvenţa utilizării lor, SIAD – urile mai pot fi: 1. SIAD-urile organizaţionale care permit descrierea unor obiective clare pentru asistarea deciziilor ce se repetă în mod frecvent în cadrul organizaţiei. Acestea impun un grad mare de interactivitate între utilizatori şi SIAD-ul asociat. 2. SIAD-urile ad-hoc care gestionează problemele specifice asupra cărora nu se pot emite previziuni sau care se găsesc destul de rar în cadrul procesului decizional. Datorită costurilor ridicate pe dezvoltarea unor astfel de programe, utilizarea sistemelor devine ineficientă şi este doar o soluţie extremă.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
37
Capitolul VI Arhitectura unui SIAD
Structura sistemelor de asistare a deciziilor trebuie să reflecte modul în care se realizează combinarea elementelor componente, interdependenţa dintre ele, ansamblul de date externe şi interne gestionate în cadrul organizaţiei, bazele de date, modelele, instrumentele software, utilizate la diferite niveluri ale firmei.
Pentru conceperea arhitecturii unui SIAD trebuie să avem în vedere: - compatibilitatea sistemului ceea ce presupune că resursele acestuia să poată fi partajate de toţi utilizatorii implicaţi în procesul decizional; - inter-operabilitatea sistemului, care asigură posibilităţi suplimentare de manipulare si gestionare a informaţiilor în cadrul sistemului; - evolutivitatea sistemului în sensul că acele componente care îndeplinesc o singură funcţie în structura sistemului nu trebuie să constituie un obstacol în dezvoltarea viitoare a organizaţiei. Un prim model de arhitectură al SIAD a fost elaborat în 1982 de Sprague şi Carlson. Aceştia considerau că elementele componente sunt: - componenta de gestiune a datelor; - componenta de gestiune a modelelor; - componenta de gestiune a dialogului cu utilizatorul. De asemenea au identificat următoarele stiluri de dialog: - interfaţa de tip “ linie de comandă ”; - interfaţa meniu; - interfaţa de tip întrebare – răspuns; - interfaţă bazată pe forme. Power abordează SIAD-ul prin prisma a 4 componente: - interfaţa, percepută ca fiind elementul esenţial al structurii; - subsistemul bazei de date care cuprinde atât baza de date cât şi sistemul de gestiune al acesteia. SIAD-urile orientate pe date apelează la depozitele de date iar procesul de extragere, prelucrate, încărcare şi indexate implică activităţi destul de complexe; - setul de modele şi instrumente analitice care sunt o componentă importantă mai ales pentru SIAD-urile orientate pe modele în acest caz software-ul pentru gestiunea modelelor poate fi stocat pe acelaşi server cu bazele de date; - componenta pentru asigurarea comunicaţiei are în vedere modul cum sunt organizate resursele hardware cum sunt distribuite software-ul şi datele în sistem, precum şi modalităţile de integrare şi conectare fizică a componentelor sistemului. În viitor perfecţionarea tehnologiilor aferente SIAD trebuie să aibă drept obiectiv principal îmbunătăţirea interacţiunii dintre decident şi SIAD.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
38
6.1. Gestiunea datelor Aceasta presupune încărcare, stocarea, organizarea şi actualizarea datelor relevante, controlul securităţii datelor şi a modului de acces la acestea, proceduri de integrare şi administrare. Într-un SIAD bazele de date nu au doar funcţia de stocare pasivă a informaţiilor ci participă activ la funcţionarea acestuia.
Iniţial bazele de date înregistrează informaţii brute. Acestea sunt structurate şi gestionate pentru o prelucrare ulterioară prin intermediul SIAD-ului. Într-un mediu decizional de faceri utilizarea eficientă a resurselor informaţionale depinde de relaţiile existente între date informaţionale şi cunoştinţe. În acest context putem considera informaţia ca acea dată care aduce noi cunoştinţe utilizatorilor săi, care modifică percepţia asupra realităţii şi reduce gradul de incertitudine. Datele devin informaţii doar prin prisma unui model interpretativ propriu receptorului. De ex: datele din bilanţul contabil devin informaţii doar pentru cel ce cunoaşte modelul contabil.
Relaţiile dintre cele 3 elemente: date, informaţii şi decizii apar sub diverse forme astfel: 1. date – cunoştinţe – informaţii atunci când avem nevoie de cunoştinţe pentru a procesa datele în informaţii; 2. cunoştinţe – date – informaţii situaţia care poate exista numai dacă se admite că se ştie unde trebuie căutate datele ce produc informaţia cerută; 3. informaţii – date - cunoştinţe caz în care informaţia este prelucrată şi se stabileşte decizia iar manifestarea ei poate conduce la noi cunoştinţe. Exemple de date: empirice, neprocesate, valabile din experienţe anterioare, rezultate ale procesului decizional curent. Exemple de informaţii:interne obţinute din procesarea datelor sau din alte surse informaţionale, externe organizaţiei. Exemple de cunoştinţe: acumulate şi valabile la începutul procesului decizional, obţinute din transformarea datelor brute în informaţii, extrase din informaţii achiziţionate în timpul procesului decizional. O condiţie esenţială a SIAD-urilor moderne este existenţa unei baze de date cu o structură bine definită şi cu informaţii de calitate superioară.
Factorii care diferenţiază datele operaţionale şi datele pentru suportul decizional sunt: 1. Structura datelor. La nivel operaţional datele sunt stocate în baze de date relaţionale în cadrul cărora relaţia este normalizată pentru eliminarea eventualelor anomalii. Datele folosite în informaţia decizională au o structură integrală şi nu intră în detalii ele reprezintă doar agregări ale datelor operaţionale. 2. Agregarea. Datele operaţionale pot fi agregate numai dinamic însă cele folosite pentru suportul decizional permit şi analize complexe. 3. Dimensiunea datelor. Datele aferente mediului decizional sunt multidimensionale, iar datele organizaţionale au o singură dimensiune.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
39
4. Orizontul de timp. Datele operaţionale se referă la starea tranzacţiilor la momentul actual, iar cele pentru asistarea deciziei reprezintă adevărate serii de timp ale datelor organizaţionale. 5. Metadatele. (meta = deasupra) În ceea ce priveşte SIAD trebuie să descoperim ce se află deasupra datelor. Varietatea surselor de provenienţă a datelor impune existenţa unui dicţionar care să conţină informaţii despre structura bazelor de date, despre tipul surselor de date, formatul datelor, dimensiunea câmpurilor.
La nivel operaţional dicţionarul conţine mai puţine elemente. Pentru administrarea, sincronizarea şi coordonarea activităţii de obţinere de informaţii se adaugă la clasicul dicţionar de date şi dicţionarul de metadate dar şi serverul de evenimente.
Administrarea ansamblului de date se face printr-un program specializat, printr-un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) care permite:
- crearea de noi baze de date; - actualizarea bazelor de date existente; - asigurarea securităţii datelor; - interogarea bazelor de date prin limbaje de interogare declarative; - extragerea datelor din alte baze de date decât cele administrate de SIAD;
6.2 Modelele şi gestiunea modelelor Modelele reprezintă rezultatul unei analize prealabile a situaţiei decizionale
propuse spre rezolvare. Ele reprezintă instrumente cu ajutorul cărora se prelucrează informaţia. Construirea modelelor are la bază o serie de reguli care ne ajută să reflectăm cât mai fidel ceea ce este în interiorul sistemului sau în interiorul fenomenului asociat.
Modelele nu se limitează la gestionarea datelor în forma lor brută, ci le organizează astfel încât să furnizeze decidentului elemente de informare care au legătură cu preocupările sale. Din punct de vedere al utilizatorului modelele sunt „ partea vizibilă ” a unui SIAD, în timp ce bazele de date sunt considerate „partea ascunsă ”. Gestiunea modelelor cuprinde: - baza de modele; - sistemul de gestiune al acesteia; - limbajul de modelare; - dicţionarul de modele; - ansamblul de operaţiuni necesare pentru execuţia, integrarea şi comanda modelelor. a) Baza de modele conţine un set de modele asociate unui anumit domeniu de activitate: modele statistice, financiare, contabile etc. Modelele pot fi împărţite în: 1. Modele strategice care acţionează la nivelul strategic sunt utilizate pentru asistarea responsabilităţilor de planificare la nivel strategic, pentru dezvoltarea obiectului corporaţiei şi pentru achiziţii la diferite niveluri. 2. Modele tactice folosite pentru middle management cu scopul de alocare şi controlare a resurselor sistemului. Acestea sunt operaţionale doar pentru un subsistem al organizaţiei.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
40
3. Modele operaţionale folosite pentru gestionarea activităţii curente, pentru elaborarea programelor de producţie, pentru aprobarea creditelor de o banca, pentru controlul calităţii. 4. Subrutinele – folosite independent pentru aplicaţii diferite de analiză a datelor. Acestea la rândul lor se pot împărţi în: - modele iconice cu aceleaşi caracteristici ca şi obiectul studiat dar la scara diferită; - modele analogice înlocuiesc o proprietate a obiectului cu alta identică, soluţia fiind raportată la dimensiunile şi proprietăţile originalului; - modele matematice când fenomenele studiate sunt reprezentate prin simboluri şi legi ce administrează sistemul.
O alta clasificare a modelelor le împarte in: - sisteme cu caracter general asociate activităţilor frecvente; - sisteme cu caracter particular destinate unor operaţii strâns legate de tipul problemei studiate. b) Sistemele de gestiune a bazelor de modele. Prin intermediul unui sistem informatic de gestiune a bazelor de date se asigura: - consemnarea si identificarea modelului; - regăsirea ansamblului de variabile asociate modelului; - comunicarea rezultatului obţinute la sfârşitul procesului de prelucrare; - realizarea unor modele de la zero sau de la modele deja existente; - gestionarea modelelor de utilizatori; - corelarea modelelor prin intermediul unei baze de date si integrarea acestora in structura SIAD; - utilizarea unor funcţii analogice pentru exploatarea bazei de modele. c) Limbajul de modelare care e în general standard, deşi aplicarea lui impune o anumită personalizare. d) Dicţionarul de modele care e considerat ca un catalog al tuturor modelelor existente, cu definiții,funcţii şi informaţii despre acestea. e) Procesorul de execuţie şi integrare a modelelor care permite verificarea modului in care se derulează execuţia programelor. Alegerea unui model optim presupune realizarea unei expertize, un proces deocamdată neautomatizat.
6.3 Sistemele de gestiune a cunoştinţelor Pentru rezolvarea problemelor semistructurate sau nestructurate se apelează la sistemele expert sau la alte sisteme inteligente. Sistemele inteligente sunt ansambluri de mijloace destinate asistării factorului de decizie in rezolvarea problemelor specifice de gestiune. Sistemele inteligente bazate pe modele au la bază un raţionament de tip analitic care la rândul lui gravitează în jurul unui algoritm.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
41
Pentru a folosi astfel de instrumente decidentul trebuie:
- să înţeleagă mai bine natura complexa a relaţiilor ce condiţionează rezolvarea problemei; - să-şi exprime ipotezele de lucru sub o forma sintetica si operaţională; - să exploreze formalismul matematic; - să-şi fundamenteze deciziile pe baza modelelor de simulare sau pe algoritmii de optimizare.
6.4 Subsistemul de dialog
Un model interactiv presupune un dialog permanent intre utilizator si calculator,
astfel interfaţa capătă un rol deosebit în cadrul unui SIAD. Dialogul se poate realiza sub diferite forme: de tip întrebare – răspuns, utilizarea unor chestionare incluse intr-o macheta, definirea unor menu-uri ierarhizate, etc.
Sistemul de dialog este gestionat de un software special ce conţine programe care oferă diverse facilitaţi precum:
- interfaţa grafică;
- prezentarea datelor sub diferite forme (grafice , figuri, tabele);
- accesarea unor funcţii care să rezolve situaţiile de blocaj;
- flexibilitatea şi accesibilitatea care permit utilizatorului să adapteze sistemul în raport cu exigenţele explicaţiei.
Utilizatorul Dacă realizatorii SIAD nu au in vedere utilizatorii finali există riscul unui eşec pentru că sistemul nu a fost realizat în conformitate cu exigenţele realităţii ci intr-un spaţiu închis şi rupt de realitate. Reuşita unui model va evita derularea liniară a acestuia şi nerespectarea cerinţelor utilizatorilor finali. Prin rolul activităţii pe care îl îndeplineşte în funcţionarea unui SIAD utilizatorul poate fi considerat parte integrantă a sistemului.
6.5 Integrarea SIAD-urilor
O problemă ce poate să apară e cea a informaţiei supraîncărcate. Se estimează că numărul datelor colectate de o organizaţie modernă se dublează în fiecare an. În acest context analiza efectivă a datelor se rezumă la doar 5% dintre ele. Integrarea SIAD-ului e o provocare pentru utilizatori. Pentru aceasta avem nevoie de o interfaţă de dialog simplă care să permită accesarea cu uşurinţă a informaţiilor. Interfaţa ar trebui standardizată astfel încât toate aplicaţiile şi datele sa fie compatibile si uşor accesibile.
Integrarea SIAD are 2 forme:
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
42
a) integrarea funcţională care presupune furnizarea unui mediu de acces comun, transferul de date şi instrumente. În acest mod unul sau mai mulţi utilizatori pot accesa la cerere toate mecanismele de asistare a deciziei.
b) integrarea fizica care implică comunicarea arhitecturală a hardware-ului, software-ului şi a caracteristicilor datelor de comunicare. Integrarea fizică începe înainte ca SIAD-ul să fie proiectat.
Capitolul VII Tehnologii moderne aferente SIAD
7.1 Inteligenţa artificială in problematica decizională
Inteligenţa artificială include o serie de domenii de avangardă ale utilizării calculatoarelor precum recunoaşterea unor imagini, punerea unor diagnostice medicale sau a unora economice. Obiectivul fundamental constă în analiza comportamentelor umane in domeniul percepţiei, al înţelegerii şi al deciziei prin intermediul calculatoarelor.
În prezent inteligenţa artificială s-a constituit drept o disciplina ştiinţifică de sine stătătoare aflată la graniţa dintre informatica, psihologie, biologie cu scopul de a dezvolta programe software specializate care atribuie calculatorului funcţii caracteristice inteligenţei umane precum:
- dezvoltarea unor raţionamente pentru rezolvarea problemelor ; - înţelegerea şi invadarea pornind de la experienţă; - manipularea unor informaţii incomplete şi ambigue. Domeniul a avut o evoluţie rapidă in special după 1975 si a generat :
- aplicaţii bazate pe ştiinţe cognitive - sisteme de studiere care tind să imite procesele de raţionament uman; - aplicaţii de tip informatic care dezvoltă programe adaptate principiilor de inteligenţă artificială; - robotica, constă în crearea unor maşini ce au comportament adaptiv graţie capacităţilor de percepţie sau de deplasare ; - interfeţe “naturale” cu referire la perfecţionarea comunicării „om - maşină” prin utilizarea limbajului natural pentru a comanda un calculator; - o performanţă recentă e „realitatea virtuală” , care dezvoltă interfeţe multiple între om si calculator pentru a simula o realitate.
7.2 Sisteme expert - parte integranta a inteligentei artificiale
Noile orientări înregistrate pe plan mondial în teoria economică, reengineering-ul si firma holonică se raportează la realizările oferite de tehnologiile informatice moderne.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
43
În literatura de specialitate se remarcă apariţia unui nou concept denumit simbolic “tehnologie disruptivă”. „Ruptura” apare între regula veche şi cea noua şi e generată de un anumit tip de tehnologie: bănci de date folosite în comun, sisteme expert, reţele de comunicaţii, instrumente de asistare a deciziei, video-discuri interactive etc. Chiar dacă opţiunea finală in alegerea unei soluţii şi în implementarea deciziei revine economistului, aceste sisteme permit parcurgerea în timp util a unor secvenţe anterioare din structura procesului decizional. Astfel şi un angajat cu pregătire generală poate derula activităţi aferente unor specializări distincte. Toate acestea se întâmplă în contextul unei complexităţi a mediului de referinţă şi a proceselor decizionale asociate acestuia. Există sisteme în care abordarea unor probleme nu se poate face complet structurat, sunt imperfecte, iar rezolvarea lor e posibilă prin utilizarea unor metode euristice prin care se progresează pas cu pas spre soluţia finală. Ideea de bază a sistemelor expert e de a recupera cunoaşterea specifică expertului în domeniu, de a o încorpora într-un program ce ulterior va fi utilizat de neexperţi pentru a rezolva acelaşi tip de problemă.
În funcţie de situaţie un sistem expert poate fi: - un sistem de decizie în care se reţin alegerile propuse de sistemul expert; - un sistem de asistare a deciziei prin care decidentul se bazează pe recomandările formulate de sistem dar se poate abate de la acestea; - un sistem de asistare a studierii care permite transmiterea unor cunoştinţe dintr-un domeniu specific, de la un expert uman la altul mai puţin pregătit.
7.3. Structura unui sistem expert
Sistemul expert separă cunoştinţele referitoare la problemă (descrise într-o baza de cunoştinţe) de mecanismul de exploatare a acestora (realizat printr-un motor de inferenţă).
Arhitectura tipica cuprinde: A. Baza de cunoştinţe care include: - baza de fapte – un ansamblu de cunoştinţe brute, elementare, referitoare la un domeniu specific; de exemplu: pentru diagnosticarea problemelor financiare ale unei firme in baza de fapte reţinem forma de organizare, capitalul social, cifra de afaceri, tipul de reţea comercială din care face parte. - baza de reguli sau cunoştinţe deductive din care pot fi exprimate cunoştinţele expertului uman cu privire la problemele de rezolvat.
Regulile pot fi: - ordinale de tipul „daca ....(condiţie) atunci ........(acţiune)” în care se definesc condiţiile ce trebuie satisfăcute pentru a face accesibila concluzia; - metaregulile prin intermediul cărora sistemul expert e capabil sa aplice o strategie. B. Motorul de inferenţă – permite consultarea, interpretarea si corelarea cunoştinţelor în vederea efectuării raţionamentelor şi a obţinerii concluziilor logice.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
44
Modul de funcţionare al acestuia porneşte de la baza de cunoştinţe, caută reguli potenţial aplicabile, procedează la selecţia acestora prin metareguli şi defineşte regula ce se va aplica prima. Aplicarea permite deducerea unor noi fapte si a unor noi reguli.
Exista 2 moduri de funcţionare a mecanismului: - modul de „înlănţuire în faţă” care porneşte de la faptele verificate si foloseşte reguli aplicabile pentru a îmbogăţi baza de fapte; - modul de „înlănţuire înapoi” în care sistemul e guvernat de scopuri.
Motorul de inferenţă pleacă de la obiectivul vizat si se întoarce la reguli căutând sa regăsească fapte ce trebuie verificate in vederea atingerii scopului. Cele două moduri pot fi combinate in practica. C. Mecanismul de asistare în determinarea cunoştinţelor Aceasta componenta asigura: - furnizarea explicaţiilor referitoare la raţionamentele folosite; - furnizarea concluziilor; - explicarea cauzelor ce au condus la determinarea unor concluzii incoerente (nevalidate de expertul uman).
7.4. Trăsăturile unui sistem expert şi domeniile de utilizare
Trăsăturile esenţiale ale unui sistem expert sunt: Modularitate evidenţiată de faptul că utilizarea cunoştinţelor dintr-un domeniu e
explicitată într-o bază de cunoştinţe structurată pe module. Lizibilitate asigurată de o bază de cunoştinţe care poate fi uşor accesată de un
nespecialist, formalizarea cunoştinţelor fiind independentă de interfaţa om-maşină. Domeniile reprezentative de utilizare sunt:
- diagnosticarea şi interpretarea în care sistemul expert porneşte de la un număr de semnale şi reuşeşte să caracterizeze o stare, o situaţie; - remedieri şi menţineri - atunci când sistemele expert au funcţii suplimentare, respectiv culeg şi interpretează cunoştinţele, formulează observaţii şi propun acţiuni; - previziune şi planificare - atunci când se plecă de la o situaţie dată, iar sistemul poate propune o imagine a evoluţiei viitoare şi chiar opţiuni pentru planificare; - activităţi de concepţie pentru că sistemul poate combina diferite restricţii specifice domeniului precum şi consecinţele lor asupra funcţionalităţilor.
Interesul major în realizarea sistemelor expert este de a difuza cunoştinţele experţilor umani într-o organizaţie.
7.5. Viitorul inteligentei artificiale
Dezvoltarea domeniului este certă. Pe viitor se vor integra cunoştinţele de
reprezentare şi raţionamentul inteligentei artificiale cu modele de baze de date şi procesări pentru a produce un „supermodel obiect”. Problemele şi cerinţele apărute vor fi rezolvate şi
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
45
executate de mai mulţi agenţi în cooperare pentru a găsi cea mai bună soluţie in vederea utilizării resurselor disponibile.
Cunoştinţele şi capacitatea de înţelegere sunt determinate de raţionamentele cerute, de gradul de distribuţie şi împărţire între agenţii sistemului, de precizia şi complementaritatea acestora.
Avantajele privind reprezentarea, modelarea, controlul şi administrarea unor volume foarte mari de date şi diferite din punct de vedere al tipului determină lărgirea interesului pentru acest domeniu.
Un prim răspuns la întrebarea privind viitorul domeniului îl reprezintă Sistemul de „stocare” de înaltă performanţă (HPSS). Acesta e un software care asigură un management ierarhic de stocare si servicii medii de stocare foarte mari.
Capitolul VIII
Tablourile de bord electronice
Tabloul de bord reprezintă o tehnică specifică de management care are rolul de a prezenta într-o formă prestabilită un ansamblu de informaţii cu privire la indicatorii de referinţă ai organizaţiei şi la factorii ce condiţionează desfăşurarea eficientă a activităţii.
Caracteristicile tabloului de bord sunt împărţite în: - caracteristici specifice legate de informarea decidenţilor care se bazează pe contacte personalizate sau pe rapoarte periodice furnizate de nivelurile inferioare; - caracteristici comune tuturor tablourilor.
Trăsăturile tabloului de bord: - sunt adaptabile nevoilor si metodelor de lucru ale utilizatorului decident; - sunt uşor de accesat prin comenzi simple şi puţine, precum şi prin echipamente periferice; - oferă un timp scurt de răspuns cu afişarea rezultatelor pe display; - prezintă informaţiile şi sub forma grafică sau tabelară; - foloseşte informaţii în special pentru funcţiile de urmărire şi control; - permite căutarea de informaţii printr-o funcţie specială „drill-down” (cercetare pe trepte) prin care se corelează diferite cercetări.
Componentele principale ale unui tablou de bord electronic sunt: - staţiile de lucru pentru fiecare utilizator; - sistemul de programe specializate care permite prezentarea informaţiilor si căutarea in bazele de date prin intermediul unor reţele de comunicare.
Tablourile de bord electronice au şi limite ce nu pot fi ignorate: a) dacă sistemele de la bază sunt rudimentare finalitatea nu va genera calitate; b) realizarea unor modificări în tablou e dificila şi impune ca cerinţele utilizatorilor să fie riguros definite; c) se pune accent mai mult pe analiza datelor interne organizaţiei mai uşor accesibile.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
46
Cu timpul se va asista la o translatare a conceptului de sistem informatic pentru decident către conceptul de sistem informatic pentru angajat.
Capitolul IX
Data Warehouse
Cheia succesului constă în arta de a dispune de cât mai multe informaţii, mai multe decât au concurenţii, în a gestiona baza de date în mod eficient şi în a pune la dispoziţia utilizatorului informaţii cât mai utile. Integrarea tehnologiei data warehouse se justifica prin faptul ca aceasta permite organizaţiei să fie mai activă pe piaţă pentru a decide şi a anticipa cu o eficienţă cât mai mare.
9.1. Obiectivele si caracteristicile tehnologiei Data Warehouse
Acesta tehnologie oferă posibilitatea ca toate datele indiferent de provenienţa lor să fie organizate, coordonate, integrate si stocate astfel încât să permită utilizatorului să aibă o viziune de ansamblu asupra problemei. Înainte de a fi încărcată informaţia trebuie extrasă, prelucrată şi pregătită pentru a fi pusă la dispoziţia utilizatorului într-o formă cât mai accesibilă.
Aceasta implica: - definirea din punct de vedere semantic a datelor; - punerea în aplicare a structurii fizice particulare a datelor.
În acest sens definim Data Warehouse drept o colecţie de date orientată pe subiecte, integrate, nonvolatile si istoriceşte organizate pentru a asigura suportul unui proces de asistare a deciziei.
Caracteristicile Data Warehouse: 1. E un sistem orientat pe subiecte. Datele sunt structurate pe teme cu scopul de a
dispune de un ansamblu de informaţii utile legate de un subiect considerat esenţial pentru organizaţie. Această orientare pe subiecte permite dezvoltarea propriului sistem decizional printr-un proces de incrementare subiect cu subiect.
2. E un sistem care conţine date integrate. Data Warehouse e realizat la nivel de întreprindere si spre deosebire de un format clasic implica obţinerea unor date finale desfăşurate pe un interval de timp mai îndelungat.
3. Un Data Warehouse se bazează pe unificare. Unitatea de analiză se reduce adesea la nivelul produsului însa de cele mai multe ori nu e uşor de rezolvat. Aceasta sarcină suplimentară de unificare a datelor e destul de dificilă şi de laborioasă datorită necunoaşterii sensului real al datelor.
4. E un instrument care se bazează pe calitate şi calificare. Un element ce trebuie luat în considerare sunt datele ce lipsesc atât din sistemul intern cât şi din cel extern, date ce sunt necesare în contextul unei analize decizionale. Data Warehouse e un instrument care poate rezolva aceasta problemă.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
47
5. Data Warehouse se bazează pe date istorice. Într-un sistem clasic datele sunt actualizate după fiecare tranzacţie efectuată astfel încât valoarea mai veche e pierdută iar informaţiile sunt aduse în mod constant la zi.
În cadrul unui depozit Data Warehouse datele nu trebuie niciodată actualizate pentru ca reprezintă valori inserate în sistemul decizional la un moment dat. Astfel se va stoca istoricul datelor, un ansamblu de valori de-a lungul timpului. In acest context fiecărei date i se va asocia un element temporal cu scopul de a identifica o valoare particulară in timp.
6. Un depozit Data Warehouse implica date nonvolatile. Caracterul nonvolatil este consecinţa valorilor istorice menţinute în cadrul unui sistem. Aceeaşi cerere de interogare efectuată la intervale de timp diferite va furniza acelaşi rezultat.
Neactualizarea datelor in cadrul unui Data Warehouse are două consecinţe: - organizarea interna a bazei de date trebuie adaptată cu scopul de a suporta optimizarea accesului la date; - tehnologiile necesare accesului curent al utilizatorilor trebuie adaptate cerinţelor acestora.
9.2 Structura unui Data Warehouse Data Warehouse e structurat în 4 clase de date organizate după o axa în funcţie de sensul istoric şi în raport de caracterul sintetic astfel: - date detaliate (istorice); - date detaliate adunate într-o baza; - date agregate; - date puternic agregate.
Datele agregate şi datele puternic agregate formează metadatele. Datele detaliate reflectă evenimentele cele mai recente din structura unui depozit de date în sensul ca înserările regulate vor fi realizate la acest nivel. În general datele detaliate sunt extrem de voluminoase impunând un sistem hardware destul de sofisticat. O dată inserata într-un Data Warehouse poate fi considerată o simplificare a informaţiilor extrase din sistem. Datele agregate corespund unor elemente de analiză reprezentative. Sunt un rezultat al acesteia aferent procesului decizional. Prin urmare datele trebuie să fie accesate uşor şi prezentate într-o forma agregata. Acest lucru e asigurat prin structuri multidimensionale care le permit utilizatorilor să navigheze în depozitul de date prin metode specifice. Informaţiile obţinute sunt destinate echipelor responsabile cu procesele de transformare a datelor, echipe care asigură administrarea bazei de date. Datele istorice reprezintă unul din obiectivele esenţiale ale Data Warehouse, fiecare nouă inserare nu distruge vechile valori ci creează o nouă dimensiune a datelor. Logica de acces folosită de utilizatorii Data Warehouse se bazează pe tehnica drill down – drill up mecanism ce permite deplasarea într-o structura multidimensionala pornind de la nivelul global la cel de detaliu (drill down) sau vice – versa (drill up). Această logică presupune formularea unor criterii de selecţie a datelor din ce in ce mai precise.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
48
9.3 Arhitecturi specifice unui data warehouse A. Arhitectura reală
Constituie o arhitectura specifica sistemelor decizionale prin care stocarea datelor se realizează printr-un sistem de gestionare a bazelor de date (SGBD) separat de sistemul organizaţional şi alimentat prin extrageri periodice de date. Deşi structurile de date sunt complexe şi implică instrumente de programare avansate arhitectura reală e justificată de inadaptarea datelor aferente sistemului clasic. În condiţiile în care informaţiile sunt dispersate rolul Data Warehouse-ului este de a integra datele astfel încât să se asigure o coerenţă semantică globală pentru că datele sunt supuse unui proces aflat în evoluţie permanentă, nu se poate vorbi de consolidare. Principalul inconvenient al acestei arhitecturi sunt costurile suplimentare aferente stocajului si imposibilitatea accesului „in timp real”. B. Arhitecturi virtuale
In cazul acestora, datele sunt stocate în sisteme informatice interne şi sunt furnizate procesului decizional prin Middleware, instrument informatic ce asigură conectivitatea intre tehnicile de asistare a deciziei si datele necesare. C. Arhitectura izolata
Este o combinaţie între cele două tipuri şi are drept obiectiv implementarea din punct de vedere fizic a nivelurilor agregate cu scopul de a facilita accesul şi de a conserva nivelul de detaliere.
9.4. Realizarea unui Data Warehouse Procesele de transformare şi integrare a datelor pot fi sintetizate astfel: - asamblarea componentelor (date din diferite surse); - după instrucţiuni specifice (meta-modele); - cu scopul de a realiza un proces finit (date analitice); - stocat intr-un depozit(DW); - pentru a fi pus la dispoziţia clienţilor(utilizatori finali). Realizarea unui Data Warehouse prevede: 1) Aplicaţiile. O aplicaţie este un program informatic cu impact decizional integrat în structura globală. Fiecare subiect tratat este descompus într-un ansamblu de aplicaţii. Acestea trebuie gestionate cu uşurinţă pentru a furniza rezultate „palpabile”. 2) Componente funcţionale. Acestea sunt: a) achiziţionarea datelor ce presupune extragerea, pregătirea şi încărcarea datelor. Integritatea datelor extrase este obligatorie şi impune sincronizarea proceselor de extragere în plan funcţional sau din punct de vedere tehnic. Extragerea datelor se face prin tehnologii specifice astfel: - programul furnizat de proiectanţii bazelor de date;
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
49
- programe utilitare de replicare care permit copierea elementelor unei baze de date către una sau mai multe baze situate în mediul eterogen; - instrumente specifice de extragere ce au ca dezavantaj un preţ foarte ridicat care va restricţiona utilizarea lor. b) pregătirea datelor presupune transformarea acestora într-o formă acceptată de Data Warehouse.
Aici se includ operaţiile de punere in corespondenţă a formatelor de afişare asociate datelor şi anume: - încărcarea datelor ca ultimă fază a procesului de alimentare; - stocarea datelor în sistemul de gestiune a bazelor de date.
Partiţionarea fizica a tabelelor în unităţi de timp mai mici asigură facilităţi suplimentare de indexare, restructurare şi arhivare precum şi suporturi tehnice de stocare mai puţin costisitoare. c) modalităţile de acces se bazează în special pe tehnologiile nestructurate. Se orientează pe arhitecturile client-server pentru aplicaţiile tranzacţionate. Analiza devine astfel interactiva iar rezultatele cererilor curente influenţează adesea interogările următoare. d) infrastructurile
În cadrul Data Warehouse-ului se pot identifica două nivele: - infrastructura tehnica care cuprinde componentele hardware si software; - infrastructura operaţională care cuprinde ansamblul de proceduri si servicii pentru administrarea datelor şi exploatarea sistemului, funcţiile acestuia sunt de administrare, gestionare şi explorare a sistemului decizional.
9.5. Caracteristicile unui proiect de tip data Warehouse
1. Evoluţiile tehnologice recente Tehnologiile client-server, sistemele deschise şi procedurile utilizate în sistemele
bazate pe Data Warehouse au înregistrat evoluţii semnificative. Apar astfel noi sisteme informatice adaptate fiecărui utilizator. În ceea ce priveşte metodologia de punere în aplicaţie utilizatorul are la dispoziţie mai multe metode precum: metoda MERISSE şi information engineering.
2. Legătura implicită cu strategia firmei Putem spune că Data Warehouse fidelizează clientul în sensul că implică pe cât posibil utilizatori experimentaţi, proiectele de acest tip apropiindu-se astfel de strategia întreprinderii.
3. Logica de ameliorare continuă Data Warehouse evoluează în conformitate cu cerinţele utilizatorilor şi cu nevoile obiective ale întreprinderii, ameliorarea fiind destul de frecventă şi de imprevizibilă.
4. Un nivel de maturitate diferit în funcţie de întreprindere
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
50
Data Warehouse vine în completarea achiziţiilor aferente procesului decizional fapt care permite firmelor să beneficieze de o organizare şi de metode de lucru verificate, în timp ce pentru alţi utilizatori domeniul este mai puţin cunoscut.
Realizarea unei Data Warehouse are la bază două principii: - obiectivul este de a pune în aplicare un sistem de informare coerent şi pe deplin integrat, ci nu de a construi un sistem decizional izolat; - acest sistem nu se construieşte printr-un singur bloc, ci se descompune în mai multe aplicaţii integrate. De asemenea trebuie să evităm construirea unui număr de sisteme corespunzător necesităţilor decizionale, un sistem poate servi mai multor necesităţi. Dacă nu se respectă această cerinţă se va limita valoarea informaţiilor conţinute de Data Warehouse, iar costul informatic va fi considerabil pentru că se gestionează un volum mare de date moştenite de la sistemele anterioare.
9.6. Diferenţa între bazele de date operaţionale şi depozitele de date Bazele de date operaţionale conţin date curente detaliate ce trebuie actualizate în condiţii de securitate şi servesc drept suport pentru luarea deciziilor curente. Aceste baze de date sprijină procesarea tranzacţiilor fapt pentru care necesită mecanisme de control ale concurenţei şi mecanisme de acoperire pentru a asigura consistenţa tranzacţiilor. În cadrul acestora trebuie să avem în vedere şi minimizarea redundanţelor.
Depozitele de date sunt concepute special pentru a sprijini luarea deciziilor. Au ca obiectiv regruparea datelor, agregarea şi sintetizarea lor, organizarea şi coordonarea informaţiilor provenite din surse diferite, integrarea şi stocarea acestora cu scopul de a da utilizatorilor finali o imagine adecvată ce permite găsirea rapidă a informaţiilor şi analiza eficace a acestora.
Interogările dintr-un depozit de date sunt mai complexe şi mai variate iar luarea deciziilor necesită date istorice, date care provin de la alte organizaţii sau informaţii din alte surse eterogene. În acest context datele operaţionale deşi abundente sunt departe a fi complete pentru luarea deciziilor.
9.7. Riscurile asociate unui proiect Data Warehouse
1. Riscurile organizaţionale care vizează structura echipei de dezvoltare cât şi cultura organizaţiei. Susţinătorul unui astfel de proiect trebuie să provină din zona conducerii strategice ci nu din zona IT.
2. Riscurile tehnologice se referă la tehnologiile selectate pentru planificarea şi folosirea depozitului de date. De aceea trebuie evitată folosirea unor tehnologii neconforme şi de slabă calitate.
3. Riscurile legate de managementul proiectelor care apar din cauza resurselor insuficiente şi a complexităţii crescute a proiectului.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
51
Unul dintre riscurile este definirea nerealistă a anvergurii proiectului. Multe proiecte au eşuat datorită subestimării timpului necesar pentru operaţii de extragere, integrare şi transformare a datelor.
4. Riscuri legate de proiectarea depozitului de date pentru că tehnologia Data Warehouse necesită un set nou de tehnici de proiectare astfel încât depozitul de date să fie gândit ca un tot multidimensional ce conţine tabele, agregări, variabile.
9.8. Tendinţe în tehnologia depozitelor de date
Dinamica dezvoltării acestor tehnologii are un trend ascendent impus de necesităţile mediului economic. Ca direcţii de evoluţie a depozitelor de date reţinem:
- creşterea ofertei de tehnologii de tip depozite de date;
- creşterea utilizării tehnologiei depozitelor de date în diferite;
- maturizarea tehnologiilor data mining;
- utilizarea pe scară largă a internetului pentru accesarea depozitelor de date de la distanţă ;
- achiziţii şi fuziuni între firme pentru utilizarea Data Warehouse.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
52
Capitolul X Data Mining
Data Mining e un proces complex de actualizare a relaţiilor, dependenţelor, asocierilor, modelelor, structurilor, tendinţelor şi claselor prin exploatarea informaţiilor conservate în baza de date folosind metode matematice, statistice sau algoritmice. Un Data Mining e considerat un proces de prelucrare a datelor elementare disponibile în Data Warehouse cu scopul furnizării de informații necesare procesului decizional. În sfera metodelor Data Mining putem identifica atât reţele neuronale sau arbori de decizie cât şi tehnici de vizualizare multidimensionale. Aplicațiile pot fi grupate în două categorii : 1. Sisteme operaţionale care cuprind ansamblul de activităţi tradiţionale de gestiune ca: gestiunea stocurilor, gestiunea distribuţiei, activitatea de manipulare a dosarelor în administraţie, gestiunea activităţilor bancare. În majoritatea cazurilor procesul se reduce la automatizarea operaţiilor administrative care sunt repetitive. 2. Sisteme decizionale care înglobează aplicaţiile ce asigură posibilităţi de diferenţiere la nivel de întreprindere. Sistemele pot fi grupate în: - motoare de gestionare a bazelor de date pentru stocarea şi structurarea acestora ; - instrumente de interogare ; - tehnologii OLAP pentru analiza multidimensională ; - metode Data Mining pentru descoperirea cunoştinţelor ascunse în spatele datelor clasice. Ultimele 3 prezintă diferențieri atât din punct de vedere al scopului urmărit (analiza elementelor trecute sau previzionarea celor viitoare) cât şi în funcţie de gradul de agregare. Accesarea datelor in sistemele decizionale se desfăşoară mai mult aleator; interogările folosesc un volum mare de înregistrări. In prezent este destul de greu să se asigure exploatarea aceleiaşi baze de date în scopuri operaţionale şi decizionale.
10.1 Etapele procesului Data Mining
1. Identificarea problemei care presupune formularea problemei de rezolvat in condițiile cunoaşterii datelor detaliate. Pentru o formulare cât mai exacta se procedează la descompunerea în subprobleme cu grad de complexitate redus. Lansarea unui proces Data Mining presupune în paralel un demers de analiză critică a rezultatelor scontate şi a implicațiilor acestora în diferite domenii de activitate. De asemenea trebuie identificaţi utilizatorii pentru că nu toate instrumentele oferă aceleaşi facilităţi în interpretare. 2.Cautarea datelor se face in 2 faze: a) Investigarea - care presupune selectarea datelor cu sprijinul experţilor în domeniu astfel încât să se determine atributele corespunzătoare pentru descrierea problemei. În aceasta fază se vor clasifica asocierile, se va studia conţinutul şi semantica acestora, se vor identifica valori extreme etc.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
53
b) Reducerea dimensiunilor problemei - care presupune observarea corelaţiilor dintre anumite date, corelaţii ce pot genera reducerea numărului de intrări într-un sistem fără însă ca aceasta reducere să fie arbitrara. 3.Selectarea datelor pertinente. O buna modalitate de creare a unui model este identificarea unor evenimente similare. Colectarea şi selectarea datelor pertinente reprezintă pana la 80% din ansamblul de activităţi aferente Data Mining-ului. Analistul trebuie să aleagă între un studiu bazat pe exhaustivitate efectuat pe un eşantion; fiecare sistem are avantaje şi dezavantaje. 4.Eliminarea datelor necorespunzătoare se face diferit în funcţie de dimensiunea bazei de date şi de modul de constituire al acesteia, astfel : - dacă baza de exemple e restrânsa (mai puţin de 300 înregistrări şi mai puţin de 30 variante), iar alimentarea cu date se face automat e mai uşor să verificăm manual şi vizual fiecare înregistrare pentru a descoperi anomaliile. Reprezentările grafice precum histograma sau norul de puncte fac posibilă izolarea elementelor necorespunzătoare . - dacă baza de exemple e restrânsa şi alimentarea cu date se face manual se va verifica şi coerenţa datelor în momentul încărcării lor. - dacă baza de exemple e larga şi alimentarea cu date se face manual e posibila introducerea de date identice, costul va creşte şi beneficiile nu vor fi cele scontate. - dacă baza de date e voluminoasă şi alimentarea cu date se face automat se va trece la identificarea valorilor aberante prin: izolarea valorilor considerate greşite în distribuţiile statistice, construirea unui scor şi identificarea ulterioară prin intermediul indicatorilor statistici etc. Pentru administrarea datelor care lipsesc putem recurge la : - excluderea înregistrărilor incomplete; - înlocuirea valorilor aberante; - înlăturarea valorilor absente. Ultima faza a analizei se refera la studiul valorilor nule care pot afecta înregistrările bazei de date. 5.Stabilirea modului de acțiune asupra variabilelor. Datele fiabile si variabilele pertinente vor fi transformate în două moduri: a)Transformarea monovariabilă care se poate realiza prin: - modificarea unităţii de măsura pentru a evita disproporţiile; - transformarea logaritmica a variabilei pentru a limita impactul valorilor excepţionale; - transformarea datelor în durate; - modificarea coordonatelor asociate datelor geografice prin instrumente speciale care transformă adresele şi elementele aferente acestora în coordonate geografice. b)Transformarea multivariabila care constă în combinarea mai multor variabile elementare şi obţinerea uneia agregate prin metoda: - ratelor care presupune corelația a doi indicatori sub forma de rate; - frecvenţelor în cadrul căreia măsurarea datelor pentru un interval de timp permite identificarea gradului de repetabilitate a schimburilor; - tendinţelor înregistrate care presupune studiul evoluţiei în timp a schimburilor urmărind astfel progresul sau regresul înregistrat de anumiţi indicatori; - combinări liniare si neliniare.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
54
6.Cercetarea modelului constă în extragerea cunoștințelor utile pornind de la un volum mare de date brute care vor fi prezentate într-o forma sintetica. Modelele actuale construite într-o maniera automata au un înalt nivel de interactivitate şi permit interogări din ce in ce mai sugestive: Plasarea diferitelor tehnici de modelare are în vedere : - căutarea modelelor bazate pe ecuaţii; - analiza logică sau descompunerea problemei în subansamble succesive pentru a beneficia de un raționament structural; - alegerea tehnicilor de proiectare.
7.Evaluarea rezultatului care se poate face din punct de vedere calitativ sau cantitativ. Evaluarea calitativa se face prin reprezentarea grafică a datelor sau conceptual facilitând partajarea cunoştinţelor. Evaluarea cantitativă se face prin indicatori de sinteză care reflectă gradul de încredere şi precizia sondajului. După construirea modelului se recomandă validarea acestuia prin efectuarea unui test asupra bazei de date, test care să verifice corectitudinea clasărilor. 8.Integrarea cunoștințelor constă în implantarea modelului şi a rezultatelor sale în sistemul informatic al întreprinderii sau în procesul decizional al acesteia. Fiecare din etapele prezentate constituie un punct de control în asigurarea calităţii totale a procesului Data Minig. Tendințele înregistrate în practica decizională actuală impun integrarea facilităţilor de asistare tip Data Mining la nivelul tuturor stadiilor proiectului.
Capitolul XI Tehnologia OLAP (Online Analyses Processing)
11.1. Locul instrumentelor OLAP în mediul decizional
Un Data warehouse reprezintă o bază destinată procesului decizional în care actualizarea informaţiilor nu se desfăşoară liniar şi interdependent. În context decizional se are în vedere obţinerea unui timp de răspuns optim pentru volumul de date cercetat. Data warehouse îi permite decidentului să obţină informaţiile necesare în câteva minute, comparativ cu sistemele clasice care generau răspunsuri în câteva zile. O predefinire din punct de vedere fizic a unor subansamble de date poate optimiza cererile de interogare efectuate în mod frecvent. În acest caz se impune evidenţierea diferită între facilităţile depozitelor de date şi cele asociate unui sistem OLAP. Spre deosebire de instrumentele Data Warehouse, OLAP abordează datele agregate într-o manieră multidimensională.
OLAP versus OLTP (Online Tranzactional Processing) Metodele bazate pe entitate-asociere, metoda MERISSE şi altele au fost şi sunt utilizate pentru automatizarea producţiei, dar acestea au caracter tranzacţional în care modelele sunt destinate minimizării redundanţei. Ele sunt denumite generic OLTP.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
55
Concepţia este orientată pe proces şi modelul de date intervine ca suport al acestuia. Cererile de informaţii sunt previzibile şi majoritatea testelor se definesc printr-un ansamblu de tranzacţii. Datele sunt accesate prin chei, volumul lor este limitat iar numărul de intrări - ieşiri este previzibil.
În acest context se dezvoltă depozite de date Data Warehouse în care informaţia nu mai este pusă la dispoziţia utilizatorului sub formă liniară ci într-o forma multidimensională. Vorbim de o tehnologie de agregare a datelor şi de accesare rapidă a informaţiilor sub denumire generică de OLAP.
O comparaţie pe scurt între OLAP şi OLTP poate fi sintetizată astfel:
CARACTERISTICI OLTP OLAP
Operaţii tipice Prelucrări Analiză
Tip de acces Scris şi citit Citit
Nivel de analiză Elementar Global
Cantitate de informaţii Redusă Mare
Orientare Liniară Multidimensională
Mărimea bazei de date 100Mb- 1Gb 1 Gb- 1 Tb
Vechimea datelor Recente Istorice
11.2 Caracteristicile de bază OLAP
1. Perspectiva multidimensionala a datelor Acestea pot fi organizate pe mai multe aspecte: timp, localizare, tipuri de produse,
clienți. Acest format se numește hypercub.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
56
2. Orientare în timp, deoarece timpul ca dimensiune permite realizarea de comparaţii şi
analize. Bazele de date multidimensionale utilizate de OLAP stochează straturi de date agregate pe diverse criterii, dar şi date statistice calculate pe fiecare nivel de agregare. De ex.: dacă avem datele lunare pentru un client al unei bănci, acestea ar cuprinde numele clientului, localitatea, numărul de tranzacții, valoarea tranzacţiilor. Datele de sinteza stocate ar putea fi: numărul de tranzacţii ale clienţilor pe trimestre sau luni, numărul de tranzacții pe localităţi, comisioane încasate în diverse perioade de timp.
3.Efectuarea de calcule intensive Aceasta presupune aplicarea de algoritmi asupra datelor hypercubului cu posibilitatea
de adresare multidimensionala directa a locaţiilor şi optimizarea timpului de răspuns. Domeniile de succes OLAP sunt: financiar-bancar (gestiunea portofoliului, urmărirea
clienților, marketing), distribuţie (marketing, întreţinere, produse de succes), telecomunicaţii (întreruperi, fraude, clasificarea clienţilor), medicină, burse de valori, producţie.
11.3. Modelarea dimensionala
Este o tehnică de conceptualizare şi reprezentare a aspectelor cantitative ale activităţii în strânsă legătură cu parametrii acestuia: cine, ce, unde, cum. Elementele fundamentale de structura a datelor utilizate în acest proces de analiza on-line este cubul, care modelează activitatea desfășurată pe o anumită perioadă prin 3 noţiuni :
- măsura activităţii: volumul tranzacţiilor, volumul comisioanelor, volumul creanţelor;
- faptele: colecţii de măsuri ale activităţii, care identifica contextul în care acestea s-au desfășurat;
- dimensiunea activităţii: se identifica prin parametrii acesteia; o dimensiune reprezintă o perspectiva din care pot fi privite datele. De ex.: vânzările pot fi privite din punct de vedere al produselor vândute, din punct de vedere al perioadei de timp, zona geografică sau client.
Timp
Produs
Vânzări
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
57
O caracteristică esenţiala a tehnologiei OLAP o reprezintă organizarea valorii dimensiunilor în ierarhii. De ex.: pentru analiza profitului pe centre de profit putem defini următoarele structuri: total organizaţie, departamente, centre de responsabilitate.
La intersecția dintre valoarea dimensiunilor se afla celulele cubului, care conțin de regula date agregate. Modelul este dificil de vizualizat în toate dimensiunile şi ar trebui desfăşurat pe secţiuni sau proiecţii tridimensionale.
11.4. Bazele de date multidimensionale
O bază de date multidimensională cuprinde: - structura datelor, în care sunt măsurate activităţile preluate din tabele de fapte a
departamentului, - structura metadatelor, în care sunt stocate dimensiunile şi membrii acesteia, dar şi
structurile ierarhice ale dimensiunilor. Din punct de vedere fizic datele sunt memorate într-un fişier cu acces direct pe baza
adreselor fizice absolute sau relative, prin exploatarea tabelelor bitmap. Acestea fac legătura între structurile de date şi structurile de metadate; sunt relativ greu de construit şi construcţia se bazează pe un număr fix de membri.
Structura metadatelor este de tip ierarhic, fiecare dimensiune face parte dintr-o structura arborescenta cu o rădăcina şi cu mai multe ramuri ce pot avea “ frunze comune” (ierarhii alternative). Toate ierarhiile au cel puțin un nivel comun (nivelul frunze), considerat cel mai scăzut nivel de centralizare.
11.5. Operațiile OLAP asupra hzpercuburilor Numărul de membri ai unei dimensiuni exprima granularitatea, nivelul de detaliu necesar pentru efectuarea unei analize. Ajustarea gradului de granularitate se poate face prin :
- ROLL - UP, care realizează comasarea masurilor analizate; - DRILL - DOWN, care realizează descompunerea măsurilor, oferă mai multe
detalii. Asupra hypercuburilor se mai pot efectua si următoarele tipuri de operații:
- slicing, presupune selecționarea pentru a putea viziona doar un membru al unei dimensiuni (o secțiune plana), selecție ce ia forma unei tabele pivot. De ex: vânzările de produse bancare in anul 2002 pe clienți şi produse;
- dicing, defalcarea sau proiectarea unei dimensiuni pe o alta dimensiune. De ex: vânzarea de produse bancare în 2002 către clienţi şi sucursale.
Proiectarea structurilor, depozitelor de date şi a hipercuburilor continua pe parcursul întregii vieţi a aplicaţiei, dimensiunile cuburilor sunt strâns legate de detaliile activităţii.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
58
Capitolul XII Suportul software pentru depozite de date şi OLAP
Depozitele de date şi tehnologia OLAP au apărut în anii ‘90, însă suportul software
disponibil atunci nu răspundea necesităţilor. O soluţie a problemei este SQL Server 7.0, accesibilă utilizatorului final şi adaptată necesităţilor companiilor mici.
Instrumentul SQL îndeplineşte următoarele funcţii: transformarea şi exportarea datele, stocarea datelor în depozite de date şi în baze de date multidimensionale, analiza datelor, prezentarea datelor.
12.1. Serviciul de transformare a datelor Principala sursa de date a serviciului o reprezintă bazele de date relaţionale. Acesta
asigura colectarea si transformarea datelor prin: - validarea datelor care presupun uniformizarea unităţii de măsura, verificarea
încadrării pe categorii, clase sau grupuri, verificarea consistenței datelor, - curățarea datelor, care presupune reconcilierea datelor provenite din mai multe
surse prin compararea nomenclatoarelor folosite de diverse aplicaţii şi utilizarea ulterioara a unui singur nomenclator.
- migrarea datelor, presupune transportarea datelor in depozit; un aspect important îl constituie sincronizarea surselor de date în vederea preluării datelor la același moment;
- transformarea datelor, care presupune pregătirea datelor preluate din sursele primare şi utilizarea lor în analize complexe (de ex: comasarea coloanelor, divizarea coloanelor, transformarea dintr-un format în altul).
12.2. Serviciul de asistare a deciziei
Realizează analiza şi prezentare datelor prin:
1. Serverul OLAP, ce are drept funcţie principală extragerea datelor din surse eterogene, agregarea şi procesarea lor şi stocarea în baze de date multidimensionale.
2. Serverul de analiză, care pune la dispoziţia utilizatorilor obiecte de suport al deciziei pentru accesarea serverului OLAP.
3. Serverul de prezentare a datelor (tabele pivot), care reprezintă o interfaţa pentru utilizările familiarizate cu mediile de lucru EXCEL, ACCES.
4. Serverul English-Query, care permite formularea de interogări în limbaj natural, traducerea în clauze SQL.
5. Serverul client, instalat pe calculatorului utilizatorului final şi se bazează pe serviciul tabele pivot ce accesează serverul OLAP. Componenta client aduce datele necesare într-o memorie cache pentru a putea fi utilizate şi după ce legătura cu serverul s-a terminat.
6. Managerul OLAP, un mediu de lucru accesibil printr-o interfaţă grafica ce permite utilizatorului să-şi construiască o soluţie OLAP pe baza surselor de date existente.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
59
Instrumentele de dezvoltare incluse în SQL Server sunt: - sisteme de gestiune a datelor operaționale; - serviciul de extragere si transformare a datelor; - serverul OLAP de analiza multidimensionala şi agregare; - instrumente pentru utilizatorul final.
12.3. Stocarea datelor OLAP Modelele structurale multidimensionale specifice tehnologiei OLAP se pot stoca în mai multe moduri:
1. ROLAP (Relational OLAP) – stocarea datelor primare şi a agregărilor în structurile relaţionale cu timpi de răspuns slabi, cu avantajul utilizării unui spaţiu pe disc mai mic (se foloseşte pentru datele interogate mai rar).
2. MOLAP (Multidimensional OLAP) – stochează în structurile multidimensionale atât datele de baza, cât şi pe cele agregate; calculele necesare se efectuează în interiorul cubului şi are performanţe în ceea ce priveşte timpul de răspuns, dar ocupă spaţiu mare pe disc.
3. HOLAP ( Hybrid OLAP) – combinaţie a structurilor enunţate; calculele sunt efectuate în interiorul cubului, iar datele de baza sunt stocate în tabelele depozite de date.
12.4. Analiza datelor folosind limbaje de procesare a datelor multidimensionale
Pentru a răspunde necesităţilor de analiza a datelor, instrumentele OLAP trebuie să ofere o serie de operaţii analitice precum: consolidarea (ROLL-UP), parcurgerea în jos (DRILL-DOWN), secţionarea (slicing), schimbarea perspectivelor (dicing). Pentru a răspunde acestor cerințe Microsoft furnizează limbajul MDX, iar ORACLE limbajul EXPRESS. Acestea conţin instrucţiuni de definire a datelor şi instrucţiuni de manipulare de date. Produsele EXPRESS de la ORACLE se caracterizează prin:
- multidimensionalitate, - reprezentarea datelor nu se limitează la 2 sau 3 foi de calcul, - întreţinerea ierarhiilor permite o foarte uşoara consolidare şi agregarea datelor la
diferite nivele de detaliu, - procesul de analiză presupune un mediu pentru aplicaţie care implica serii de timp
sau analize încrucişate, - mediul de programare este structurat si cuprinde structuri condiţionate şi repetitive,
depanare, compilare, execuție; - acces la datele relaţionale, la mai multe baze de date, - facilităţi de citire a datelor.
Produsele EXPRESS, ORACLE sunt de trei categorii: produse Server, unelte client şi soluții pentru aplicaţii analitice.
CURS MANAGEMENT INFORMAŢIONAL – MBA
60
Bibliografie: Oancea, Mirela – „Sisteme informatice de asistare a deciziei financiare”, Ed. ASE, Bucureşti, 2005
top related