ensayo sistema de información financiera
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UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA
Facultad de Ciencias de la Administración
Maestría en Administración Financiera
Curso: Teoría General de Sistemas
Ensayo: Análisis del Sistema de información
Financiera de
Asociación Share de Guatemala.
Por. Robinson Danilo Carrillo Castillo
Carné: 4029-03-7469
Huehuetenango, Agosto de 2012
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ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA DE ASOCIACIÓN
SHARE DE GUATEMALA.
INTRODUCCIÓN
Actualmente se vive en una era en donde los medios electrónicos, digitales y
por ende los sistemas de información han cobrado gran interés e importancia. Los
sistemas de información son importantes en las empresas, pues a través de ellos
las empresas logran ser más competitivas y brindar servicios y productos con
mayor calidad y eficiencia. Es necesario que las empresas inviertan en sistemas y
tecnologías de información; y deben verlo como una inversión y no como gasto, la
inversión que realicen les dará buenos resultados y les permitirá maximizar sus
utilidades. Es necesario que estos sistemas tengan altos niveles de seguridad
para que personas externas no puedan ingresar y obtener información valiosa o
incluso bloquear el sistema de información.
En el presente ensayo se analiza el sistema de información financiero de
Asociación Share de Guatemala.
En el presente ensayo se abarcan algunos objetivos como conocer algunos
conceptos esenciales sobre sistemas de información; analizar el sistema actual de
información financiera de Asociación Share de Guatemala, analizar el hardware
utilizado y usuarios finales de la información que emite el sistema.
Es importante el análisis de estos temas para conocer la estructura y
funcionalidad del sistema de información financiera, así poder establecer
propuestas de mejora para contar con información bien estructurada y que sea
base para la mejor toma de decisiones en la institución.
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“Sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que
recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de
decisiones y el control de una organización. Las actividades que intervienen son
entrada, procesamiento y salida” (Laudon, Kenneth C. y Laudon , Jane P., 2008)
En un sistema de información interviene un conjunto de elementos, los cuales
están orientados a recabar y procesar datos para que la salida sea información
valiosa para la toma de decisiones a diferentes usuarios. Los sistemas de
información se crean para cubrir una necesidad u objetivo. Un sistema de
información no son únicamente las computadoras sino que básicamente se
compone de organizaciones, administración y tecnología; que actuando en
conjunto hacen que un sistema de información sea funcional y útil.
“Los negocios prosperan al recabar y utilizar con efectividad la información, la
cual debe ser confiable y estar disponible cuando sea necesario para la toma de
decisiones” (Besley, Scott / Brigham, Eugene F., 2009)
“Tecnología de información (TI) consiste en todo el hardware y software que
una empresa requiere para alcanzar sus objetivos de negocios. La infraestructura
de tecnología de información proporciona la base o plataforma, sobre la cual la
empresa puede construir sus sistemas de información específicos” (Laudon,
Kenneth C. y Laudon , Jane P., 2008).
Las empresas que deseen tener éxito deben invertir en sistemas y tecnología
de información, ya que estos sistemas les ayudará a minimizar costos y por ende
a maximizar sus utilidades. Lamentablemente muchas empresas ven esto como
un gasto y no como una inversión que les traerá grandes beneficios; es necesario
que las empresas se actualicen y utilicen la tecnología de punta de que se dispone
actualmente. “Al utilizar los sistemas de información las empresas pueden tener
ventajas como: excelencia operativa, nuevos productos y servicios, buenas
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relaciones con clientes y proveedores, toma de decisiones mejorada, ventaja
competitiva y supervivencia” (Laudon, Kenneth C. y Laudon , Jane P., 2008).
“Asociación Share de Guatemala es una organización sin ánimo de lucro, laica
y apolítica que trabaja desde 1987 en temas de desarrollo en Guatemala. La
finalidad es seguir brindando el mejor aporte en pro de una sociedad próspera,
equitativa y respetuosa. Se vela porque haya oportunidades para todos, actuando
en las áreas más pobres del país, apoyando especialmente a familias y
comunidades en situación de vulnerabilidad. La sede central está en San Lucas
Sacatepéquez y cuenta con varias sedes regionales en diferentes departamentos
como lo son: Huehuetenango, Quiché, Chimaltenango, Jutiapa, Baja Verapaz y
Palencia” (Asociación share de Guatemala, 2000)
Dentro del sistema de información que actualmente tiene Asociación Share de
Guatemala, se manejan varios programas que son se bastante utilidad, entre los
que se mencionan: Sistema de información financiera y contable, sistema de
información de créditos, sistema de logística y sistema de recursos humanos;
también se utiliza el servicio de correo institucional, prestado por una empresa, en
el que se recibe y envía información para que todo esté actualizado, existe la
página de internet de la Asociación en la que se puede consultar diversa
información, la dirección de la página es: www.shareguatemala.org.
Asociación Share de Guatemala desde sus inicios ha implementado sistemas
de información, pues estos facilitan el manejo e interpretación de la información y
ayudan a tomar las mejores decisiones. A un inicio se contó con un sistema de
información local con el apoyo de hojas electrónicas de Excel, debido a que
únicamente existía la sede central utilizando mínimo número de computadoras de
poca capacidad de almacenamiento, debido a que existían pocos empleados, pero
conforme la Asociación creció mediante la implementación de diversos programas
y de sedes regionales en el año 2003 se vio la necesidad de invertir en sistemas
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de información que se pudieran manejar vía internet y que todos tuvieran acceso a
la información que les compete, de tal forma que se tuviera información real.
El sistema de información financiera que se utiliza tiene el nombre de Sistema
de Información financiera y contable (SIFCO), el cual se creó en base a las
necesidades existentes de orden, información, transparencia y toma de decisiones
oportunas. En la Asociación se maneja el Manual Administrativo Contable, el cual
tiene como objetivo principal: “regular, normar y ordenar los registros contables de
acuerdo al Sistema de información Financiera de la Institución” (Asociación Share
de Guatemala, 2011). Este sistema puede proporcionar la información de una
manera tridimensional. Aparte de tener un catálogo contable1 se tiene un catálogo
programático. El catálogo programático tiene códigos por fondos, por programa,
por sedes y por empleado, este código programático se agrega de la siguiente
forma: primero se escribe la cuenta contable seguido de un guión se coloca la
cuenta programática. De esta manera los usuarios del sistema contable podrán
generar la información financiera por fondos, por programas y por sedes
regionales.
La nomenclatura contable está estructurada de forma que cumpla con las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), generando información
confiable y oportuna para la toma de decisiones de la junta directiva y dirección
general de Asociación SHARE de Guatemala. Los estados financieros2 que emite
el SIFCO están clasificados en: 1) Activo; 2) Pasivo; 3) Patrimonio; 4) Ingresos; 5)
Egresos; 6) Otros gastos y productos financieros y 7) Cuentas de orden.
1 Catálogo contable: Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable.
2 Estados financieros: Balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo, estado de
cambios en el patrimonio, notas a los estados financieros.
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Conforme la Asociación creció y con el apoyo del financiamiento de otros
países, se adquirieron computadoras con mucha más capacidad, y se mejoró el
sistema de información existente, volviéndose más efectivo. Actualmente para
ingresar al SIFCO basta con que la computadora donde se trabaja tenga acceso a
internet, luego en todos los programas, accesorios, comunicaciones se elige la
opción de “Conexión a escritorio remoto” a través de una clave proporcionada por
el administrador del programa se ingresa a la plataforma donde se selecciona el
sistema financiero. Tanto en Share central como en las sedes regionales se tienen
redes para tener acceso a internet y diferentes programas que se utilizan y
también se puede compartir información con otros usuarios que estén en la red.
En Asociación Share se cuenta con normas de seguridad, para que no cualquier
persona tenga acceso al sistema, también existe la seguridad a través del antivirus
con licencia utilizado que es el Mcafee, el cual no permite que las computadoras
sean infectadas con virus y poder perder información importante. Al ingresar
información al sistema desde cualquier computadora la información se guarda
automáticamente en el servidor que está en Share central, al cual se le da
mantenimiento constante, por lo que se puede contar en cualquier momento con
información actualizada. Algo importante que cabe mencionar es que en
Asociación Share de Guatemala se cuenta con el departamento de “Sistemas de
información y monitoreo”, el cual se encarga de ver asuntos relacionados a la red,
correo electrónico, actualización de sistemas existentes, implementación de
nuevos sistemas; también se encargan de dar mantenimiento preventivo y curativo
al equipo de cómputo con el que se cuenta tanto a nivel central como en las sedes
regionales.
Considero que el sistema financiero con el que se cuenta es bastante
completo, pues permite emitir diferentes reportes que son útiles para la toma de
decisiones en diferentes niveles. Algunos reportes que emite el SIFCO son:
Estados financieros, libro bancos, reporte de cheques emitidos, ejecuciones
presupuestarias generales, por programas, sedes, etc. Sin embargo considero que
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aún se puede mejorar el sistema implementando algunos aspectos como: Control
de presupuestos que abarque el presupuesto autorizado, ejecuciones y saldos
disponibles, ya que actualmente únicamente se tienen las ejecuciones; también
considero que se puede implementar un sistema de control de activos fijos ya que
actualmente se lleva en hojas Excel que son útiles, pero existe el riesgo de que se
eliminen los archivos o no se guarde cierta información, por lo que un sistema
como tal es mucho mejor.
Todas las personas que utilizan el sistema financiero son capacitadas
adecuadamente para que se tenga un correcto uso del sistema y que se pueda
utilizar e interpretar la información y reportes que emite el sistema.
Actualmente en Asociación Share de Guatemala existen 176 empleados, los
cuales todos poseen computadora, algunos computadora de escritorio y otros
computadoras portátiles, ambas de excelente calidad, no todos tienen acceso al
sistema de información financiera. Existen diversas marcas de computadora pero
la que predomina es la marca DELL, también se utilizan impresoras de muy buena
calidad siendo la mayoría de las marcas HP y Canon, existen de diferentes estilos
y tamaños; también se utilizan fotocopiadoras siendo la mayoría de las marcas
Kónica Minolta y Kyocera, otro tipo de hardware utilizado es: escáner, cámaras
digitales, UPS, reguladores de voltaje y routers; el servicio de internet con el que
se cuenta en sede Huehuetenango es turbonett a través de la empresa Claro con
una velocidad de 4GB. Tanto en sede central como en sedes regionales las
impresoras están centralizadas, es decir que se utiliza una impresora en cada
sede (en sede central existen 5) en la que todos los empleados envían sus
impresiones, esto funciona con impresiones de archivos locales en cada
computadora, como impresiones desde cualquier sistema de información al que se
tenga acceso.
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A continuación se describe la computadora utilizada en Sede Huehuetenango
para acceder al sistema de información financiera de Asociación Share de
Guatemala: Computadora de escritorio marca DELL, pantalla plana de 15
pulgadas, sistema operativo Windows XP Profesional versión 2008, Service pack
3, Procesador marca Pentium D CPU 3.40 GHz 3.39 GHz, 2GB de Memoria Ram,
Disco duro de 320 GB. El resto del equipo utilizado en sede regional de
Huehuetenango es una impresora marca HP modelo 602N para imprimir
solicitudes de cheque, estados financieros y diferentes reportes que emite el
SIFCO, además se utiliza una fotocopiadora marca Kyocera KM-2810 para
fotocopiar diversa información relacionada al sistema financiero y que es de
utilidad a diferentes usuarios.
El sistema de información financiera (SIFCO) utilizado en Asociación Share de
Guatemala tiene varios usuarios, quienes tienen acceso para un riguroso análisis y
adecuada toma de decisiones, respecto a diferentes situaciones como por ejemplo
el activo, pasivo o patrimonio de la empresa, ejecución de proyectos con otras
organizaciones nacionales o internacionales, etc.
Entre los usuarios del sistema están:
Asesores de recursos, Asistentes de cartera, Asistentes Administrativas:
quienes ingresan solicitudes de cheque, solicitudes de fondos para instituciones
cooperantes, emisión de reportes, ejecuciones presupuestarias, entre otras.
Coordinadores de Sedes Regionales: quienes pueden imprimir diferentes
reportes sobre la ejecución de programas y presupuestos a nivel de departamento,
es útil para tomar medidas correctivas y decisiones adecuadas.
Contadora general, Gerente Administrativo financiero y personal de finanzas:
quienes dan trámite a todo lo financiero, emiten los estados financieros, para su
posterior entrega a dirección ejecutiva, junta directiva y diferentes auditorías ya
sea internas o externas. En este departamento se detectan mejoras que se
pueden hacer al sistema.
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Director ejecutivo, subdirección administrativa, subdirección operativa, junta
directiva: quienes reciben y analizan los diferentes reportes y toman las mejores
decisiones.
Auditores internos y externos: Utilizan la información y estados financieros
como evidencia de su auditoría.
Proveedores, clientes, financistas: En ciertos momentos tienen acceso a
algunos reportes impresos y analizan la situación de la Asociación.
Los 176 empleados de Asociación Share de Guatemala tienen acceso a
programas del sistema (créditos, logística, RRH).
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CONCLUSIÓN
Definitivamente las empresas que han llegado a crecer han dejado atrás
algunos paradigmas y han adoptado nuevos, por supuesto mejores, como el caso
de los sistemas de información, que las empresas grandes han adoptado con altos
niveles de seguridad y que incluso ahora venden sus productos o servicios vía
internet. Esto nos deja como enseñanza que si una empresa quiere crecer y tener
éxito debe realizar una inversión fuerte en su sistema de información y también
invertir en la seguridad de dicho sistema, para que no todos tengan acceso. En
nuestro medio lamentablemente la mayoría de empresas son micros, pequeñas y
medianas, las cuales no cuentan con suficiente capital para invertir en un buen
sistema de información, esto se debe también al tamaño de dichas empresas y a
que sus actividades no son tan grandes; pero se puede tener un sistema de
información en Excel u otro programa de fácil acceso, por lo que todas las
empresas deben contar con un sistema de información. Con la utilización de
sistemas de información se tendrán varias ventajas entre las que se mencionan:
reducción de costos, maximización de la utilidad, mejor servicio a clientes y
proveedores ya que a través de los sistemas todo es más rápido y eficiente por lo
que el tiempo efectivo de trabajo de los empleados y usuarios del sistema es
mejor aprovechado y no se invierte tiempo en buscar datos, ordenarlos, tabularlos
para poder integrarlos y analizarlos. Los sistemas de información apoyan a todo
nivel y principalmente a los propietarios, gerentes o directores de instituciones, ya
que les suministra información y reportes que son indispensables para una
adecuada toma de decisiones ya no únicamente en base a la experiencia sino a
estudios o reportes emitidos por el sistema. En Asociación Share de Guatemala
se ha mejorado bastante con la implementación de sistemas y se tiene un
adecuado nivel de seguridad. Se puede seguir mejorando y es a lo que se debe
tener apertura ya que como humanos e instituciones se debe mejorar
continuamente.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Asociación share de Guatemala. (01 de Septiembre de 2000). Asociación Share de Guatemala. Recuperado el 22 de Julio de 2012, de http://www.shareguatemala.org
Asociación Share de Guatemala. (2011). Manual Administrativo Contable. San
Lucas Sacatepéquez.
Besley, Scott / Brigham, Eugene F. (2009). Fundamentos de Administración Financiera (14a. ed.). México: CENGAGE Learning.
Laudon, Kenneth C. y Laudon , Jane P. (2008). Sistemas de Información
Gerencial: Administración de la empresa digital. (Décima ed.). México: Pearson Educación.
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12
PLATAFORMA DONDE SE PUEDE SELECCIONAR LOS PROGRAMAS. SE INGRESA A TRAVÉS DEL ESCRITORIO REMOTO, A TRAVÉS DE UNA NUMERACIÓN, LUEGO SE INGRESA USUARIO Y CONTRASEÑA.
13
SISTEMA FINANCIERO-CONTABLE (SIFCO) UTILIZADO EN ASOCIACIÓN SHARE DE GUATEMALA.
14
SISTEMA FINANCIERO-CONTABLE (SIFCO) UTILIZADO EN ASOCIACIÓN SHARE DE GUATEMALA.
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