km system implementation project

התוכנית למערכות מידע – למידה עצמית – סדנא

חברת פרטנר תקשורת בע"מ היא חברת תקשורת המפעילהרשת סלולרית ותקשורת פנים ארצית בישראל, תחת

.”Orange“המותג

צוות חדר המחשב הינו צוות תפעולי במחלקת "תשתיותואינטגרציה" המהווה חלק מחטיבת מערכות המידע בחברה.

תחומי האחריות העיקריים של חדר המחשב הינם: תפעול מערכות מידע, הרצת תהליכים עסקיים וניטור מערכות.

הצוות מונה מספר מפעילים וראש צוות, כאשר חלקמהמפעילים מוגדרים כמפעילים בכירים שאחראים על

שימור והעברת הידע ושמירה על הרמה המקצועית הגבוהה בחדר המחשב.

התוכנית למערכות מידע - למידה עצמית- סדנא2

ביצוע התהליכים ותפעול המערכות מתבצע באמצעותנהלים ומדריכים כתובים ומפורטים עם הנחיות שמגיעות

לצוות חדר המחשב, מצוותים ומחלקות שונות בחברה.

מערכת ניהול הידע שמשמשת את הצוות היינו אתר ישןובסיסי המרכז את כל הנהלים הרלוונטים שמבוצעים

בחדר המחשב.

המשך התנהלותו של הצוות באמצעות המערכתהקיימת, מציבה מספר בעיות ומכשולים בניהול המערכת

והאתר הצוותי, בהכשרת מפעילים חדשים וכמובן בשימור והעברת הידע ושמירה על מקצועיות המפעילים.

התוכנית למערכות מידע - למידה עצמית- סדנא

,המערכת נכון להיום לא נותנת מענה איכותי לניהול הידעהוספת נהלים ותיקופם, חיפוש נהלים, שיתוף ידע

ומסמכים, יצירת סביבת עבודה משותפת ומעקב אחר הכשרת מפעיל חדש בצוות.

בעיות האלה יוצרות מצב בו ידע רב שנצבר במהלךהשנים אצל המפעילים הבכירים, נעלם או לא משותף

עקב חוסר יכולת לשתף בצורה קלה ומהירה.

לכן מתעורר הצורך בהחלפת המערכת הישנה המבוססתעל אתר מיושן במערכת ניהול ידע חדשה ומודרנית יותר

שתענה על הצרכים והדרישות שנאסוף במהלך הפרויקט.

השלבים

WBSתרשים מבנה המשימות –

SQL ServerActive Directory

Windows Authentication

HTTP request \ response

ASP.net

Content DB

Web Server

Web Services

SharePoint Web App

Work Flows13

ארכיטקטורת הפתרון

תכנון משאבים ותשתית

על מנת להקים את אתר המערכת באמצעות פתרון , אנו נזדקק לכמה משאבים: SharePointה-

סיבות לבחירת הפתרון

הסיבה העיקרית לבחירה בפתרון זה, נעוץ בכך שבחברת שכבר הקים כמה מערכות כאלה SharePointפרטנר ישנו צוות

למחלקות שונות בחברה.

,המשאבים האפליקטביים כבר קיימים )מבחינת רשיונותסביבת פיתוח וכו'(, הצוות כבר צבר ידע ונסיון באפיון, פיתוח

ויישום מערכות ניהול תוכן וידע ונוכל לעבוד מולם כאשר נצטרך לבצע התאמות במערכת לטובת הדרישות והצרכים של חדר

המחשב.

אנו נעבוד מול ראש צוותSharePoint מר טל אורלינסקי במהלך אפיון ויישום המערכת וכמובן בעתיד במידה ונצטרך לבצע

התאמות למערכת או לפתח רכיב כלשהוא כמענה על דרישה 13מסויימת.

מרבית הדרישות של הצוות מהמערכת, מקבלות מענה בעזרת. SharePointהתבניות המוכנות של ה-

-פלטפורמת הפיתוח של הSharePoint מאפשרת הקמה מהירה ,וקלה של אתר בסיסי בעזרת תבנית מוכנה עם ממשק ניהול

שמאפשר ביצוע התאמות בקלות, סביבת פיתוח הרכיבים של הפלטפורמה מאפשרת הוספת רכיבים ומודולים נוספים

במהירות יחסית, כמו כן ניתן לתחזק ולשדרג את המערכת בעתיד.

-אחד מיתרונותיו המובהקים של הSharePoint הוא ביכולת ,חיפוש ופילטור המידע שלו וכמובן ביכולת ניהול התכנים

ושיתוף הידע המובנית שלו, אלו הן גם הדרישות הקריטיות של NICE TOמנהל צוות חדר המחשב, כל שאר הדרישות הן בגדר

HAVE אולם יחד עם זאת גם על דרישות אלה קיים מענה .SharePointמובנה בפלטפורמת ה-

המערכת הנוכחית

הפתרון המוצע תכונות \ יכולות

אין יכולות חיפוש כלל. מנוע חיפוש מובנה יכולת חיפוש

בצורה ידנית באמצעות תיקיות על מחשב ברשת.

ספריות חכמות, הזנת תגיות מידע לקבצים.

ניהול הקבצים \ הנהלים

לא קיימת אפשרות כזו. עבודה משותפת על מסמכים סימולטנית.

סביבות עבודה משותפות

אתר מיושן ללא יכולת הגדרות.

יכולת שינוי הגדרות מורכבות.

זרימות עבודה

יכולת לא קיימת. שליחת דו"אל ישירות מהמערכת, יצירת קבצים

או טעינתם ישירות מאופיס.

OFFICEהתממשקות לדוא"ל \

אתר ישן, נוח להתמצאות, לא קיים ממשק ניהול,

תחזוקת קוד מסורבלת.

נוח וידידותי למנהל ולמשתמש, תחזוקה קלה

ממשק המשתמש ותחזוקת המערכת

התוכנית למערכות מידע - למידה עצמית

טבלה השוואתית

סרטון הסדנא – מערכת לניהול ידעלחץ כאן

הכנסת המערכת לשימוש בחדר מחשב התבצעהבשלבים.

המערכת החדשה והאתר הישן פעלו במקביל לאורךתקופה מסויימת על מנת לוודא שהמערכת עובדת

בצורה תקינה ולצורכי גיבוי המידע מהאתר הישן.

טיוב נתונים אחרון בוצע לפני הורדת האתר הישןמהרשת.

לאחר הצגת המערכת ותפקודיה בפניי הצוות המתנולאישור סופי ממנהל הצוות שלאחריו הורד האתר הישן

ואנשי הצוות עבדו אך ורק עם המערכת החדשה.

ספריית הנהלים של חדר המחשב היא המרכיב הקריטי ביותר לצוות ולכן לשרידותה היה משקל חשוב בבחירת הפתרון.

-הUPTIME-של שרת ה SharePoint הוא גבוה ביותר ועומד על , יחד עם זאת עלתה דרישה לגבות את הקבצים 99%כ-

שבספריית הנהלים, בתיקיה מחוץ לבסיס הנתונים של ה-SharePoint.

וב שמתוזמן לכל יום, המריץ פקודת העתקה מורכבת 'יצרנו ג אל תיקית שיתוף מקומית באחת מעמדות SharePointמתיקית

חדר המחשב.

,למערכת הוגדר אחראי מטעם הצוות, תפקידו לטייב נתונים13להכניס נהלים חדשים ולעלות דרישות או שיפורים דרושים.

סקר עמדות מפעילי הצוות

בשקף האחרון בפרק הפתרון, הצגנו טבלה השוואתית שלכאורהמראה את יתרונותיה המובהקים של המערכת החדשה על פני

האתר הישן.

יחד עם זאת דעת המפעילים חשובה והם גורם קריטי בהצלחתהמערכת והטמעתה, מאחר ובמידה ו-"משתמשי" המערכת לא

מקבלים אותה ומשתמשים בה, מדובר בכשלון.

על מנת להבין אם המערכת החדשה מהווה שיפור משמעותיבעיני מפעילי חדר המחשב והאם המפעילים ישתמשו בה, בוצע

סקר קצר בקרב המפעילים, תוצאותיו באמצעות גרפים יוצגו בשקף הבא.

סקר עמדות מפעילי הצוות מפעילי הצוות, התוצאות בגרפים הם משוקללים ומוחלקים לשם הנוחות בלבד. 15הסקר בוצע בקרב

SLAתחזוקת המערכת וה-

אתר מערכת ניהול הידע של חדר המחשב יהווה חלק ממארגמערכות ניהול ידע שכבר הוקמו בצוותים ומחלקות שונות בחברה.

-הגוף האחראי על תחזוקת המערכות הוא צוות הSharePoint בחברה, צוות זה אחראי על טיפול בתקלות או באגים במידה

ויתגלו כאלה באתר המערכת.

במידה ומתעוררת דרישה פונקציונלית חדשה, על המפעילהאחראי על המערכת להציג את הדרישה, לאפיין אותה בקצרה

.SharePointולהגיש אותה לאיש הקשר מצוות ה-

בהתאם לנסיונו של איש הקשר מוגדרים ימי העבודה שידרשו13לצורך הפיתוח הנוסף ויום עדכון הגרסא ייקבע בהתאם.

סיכונים

חוסר יכולת מקצועית.•אי שימוש במערכת ע"י המפעילים בצוות.•סיכון נמוך - צוות מיומן ומשאבים קיימים בחברה•

קשיים ובעיות טכניות

-עומס מתמיד על מפתחי הSharePoint מנע מענה מהיר לכל, דרישות הפיתוח שהעלינו.

-לא ניתנה לנו גישה לשרת הSharePoint על מנת לטעון כרצוננו.WEBPARTSלמערכת רכיבים \

טרם רכשנו הכשרה מקצועית וגישה לפלטפורמת הפיתוח של על מנת שצוות חדר המחשב יוכל לתחזק ולהתאים SharePointה-

את המערכת כרצונו.

גיבוי ספריות המסמכים והנהלים של חדר המחשב הצריך פתרוןSharePointעקיף, לא ניתן מענה הולם לכך עדיין ע"י צוות ה-

סיכום לפי התוצאות שהתקבלו מהסקר הקצר, עולה שהמערכת החדשה

הביאה לשיפור רב באיכות הפעלת התהליכים בחדר מחשב.

,כמו כן ניתן לראות שבסעיף השימושיות התוצאות דיי זהותהסיבה לכך נעוצה בקריטיות המערכת וחובת השימוש בה ע"י

המפעילים, יחד עם זאת המפעילים הביעו שביעות רצון מהמערכת והטמעתה אם כן היתה מוצלחת.

להקמת מערכת וביצוע פרויקט במסגרת מקום עבודה יש יתרונותוחסרונות אולם הדבר אינו קל ופשוט כלל ועיקר, אומנם

המשאבים והיכולות זמינות אבל פרויקט שכזה דורש ביצוע איכותי ובהתאם לדרישות של משתמשים אמיתים, מאחר והמערכת היא

ואיננה רק לצורכי לימודים במסגרת Productionנמצאת בסביבת "הלמידה העצמית"

ביביליוגרפיה

»WBS -http://en.wikipedia.org/wiki/Work_breakdown_structureניהול תוכן וידע «»:// . . / / _http en wikipedia org wiki Content management»:// . . . / / _http www ergo co il category knowledge management»:// . . / / _http en wikipedia org wiki Knowledge management»:// . . . / _ / .http www itpolicy gov il topics info kM htm»SHAREPOINT SERVICES»:// . . / / _http en wikipedia org wiki Microsoft SharePoint»http://sharepoint.microsoft.com/he-il/Pages/default.aspx»http://portal.idc.ac.il/he/Main/services/AdministrativeDepts/Documents/WSS

%203.0%20GuideBook%20-%20Ver2.1.pdfאפיון«»http://www.foresites.co.il/index.php/articals/39-sysanalsis/55-docs»http://en.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram-http://www.visguy.com/2006/12/05/sharepoint-planningתרשימי המערכת - «

visio-diagrams/13/0

ʯ́ ʩʤy ʺ ʠʤ̋ ʮʥ̡ʬʤ́ ʣʧʤ̋ ʫy ʲ ʮʤ -ʭʩʬʩ̡ʴ ʮʺ ʥʣʮʲ ʸ ʷʱ

10 –ʺ ʰʩʥʁʮ5 –ʤʡʥʨ1ʤ̡ ʥyʢ -

1) ʲ ʣʩʮʤ̋ ʠʩʁʮʥ́ʥɹʩʧʺ ʬʥʫʩ

ʤ́ ʣʧʤ̋ ʫy ʲ ʮʤ10........................................5...................................................1