menderes İlÇe mİllİ eĞİtİm mÜdÜrlÜĞÜ

21.04.23 1

MENDERES İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

21.04.23 Vedat AYDINŞube Müdürü

2

Tanımlara)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının

kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi

b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları,gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri

c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

21.04.23 3

d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren Kodlara ait listeyi,g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

Vedat AYDINŞube Müdürü

21.04.23 4

g)Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan,sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

ifade eder.

Vedat AYDINŞube Müdürü

21.04.23 5

RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ BAŞLIK SAYI İDARİ BİRİM KOD NUMARASI (Haberleşme)-

STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI

KONU TARİH GÖNDERİLEN MAKAM İLGİ METİN İMZA EK DAĞITIM PARAF

21.04.23 6

BAŞLIK

• Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve • Kağıda ortalanarak yazılmalıdır.

T.C.İZMİR VALİLİĞİ

21.04.23 7

• Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur.

• İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır.

21.04.23 8

2 KOLARALIĞI

T.C.İZMİR VALİLİĞİ

İl Milli Eğitim Müdürlüğü

21.04.23 9

T.C.MENDERES

KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

21.04.23 10

T.C.İÇİŞLERİ BAKANLIĞI

Arşatırma Geliştirme Daire Başkanlığı

21.04.23 11

TCMENDERES

KAYMAKAMLIĞIİlçe Malmüdürlüğü

21.04.23 12

BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN

SOL KENARINDAN, 19 KARAKTER İÇERİDEN BAŞLANARAK (2,5 cm)

Sayı YAZILIR VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ

KONUR.

21.04.23 13

T.C.MENDERES KAYMAKAMLIĞI

İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

2 ARALIK

Sayı : 19 VURUŞ(2,5 Cm)

21.04.23 14

İDARİ BİRİM KOD NUMARASI VERİLİR,KOD NUMARASINDAN SONRA ( - )

İŞARETİ KONULARAKSTANDART DOSYA NUMARASI,

SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ KONULARAK

KAYIT NUMARASI YAZILIR.GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI

VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ KONULARAK YAZILIR.

21.04.23 15

• KAYIT NUMARASI, YAZININ EVRAK KAYIT DEFTERİNDE KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR.

Vedat AYDINŞube Müdürü

21.04.23 16

T.C.MENDERES KAYMAKAMLIĞI

İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Sayı : 80194253 - 903.01- 3333

HABERLEŞME KOD I (idari Birim Kodu)

STANDART DOSYA NUMARASI

EVRAK KAYIT NUMARASI

21.04.23 17

GENEL EVRAK NUMARASI DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ

ORTA KISMINA GELECEK ŞEKİLDE BASILMAZ VE

YAZILMAZ.

21.04.23 18

21.04.23 19

Konu sayının bir aralık altına “Konu” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasının hizasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır.

21.04.23 20

Konu sonunda;“Hk”, “Dair”, “Ait “

GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.

21.04.23 21

*Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir.

*İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu: sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. *Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir.

21.04.23 22

21.04.23 23

*Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir.

*Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır.

* Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle,

*Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.

21.04.23 24

T.C.İZMİR VALİLİĞİ

Milli Eğitim Müdürlüğü

Sayı : 46664299 -663.05./4444 06/05/2013 Konu: İnceleme

2-4 ARALIK İZMİR MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE

(Eğitim Denetmenleri Başkanlığı)

21.04.23 25

*Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın ”

kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı

adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır..

21.04.2326

T.C.İZMİR VALİLİĞİ

Milli Eğitim Müdürlüğü

Sayı : 30169645-399.01-5555 06/05/2013Konu : Hizmet İçi Eğitim

Sayın Doç. Dr. Ayşe KALMAZ Kaledere Mah. Vizyon Cad. NO: 18

60100 TOKAT

21.04.23 27

Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine

küçük harflerle yazılır.

21.04.23

28

T.C.MENDERES KAYMAKAMLIĞI

İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Sayı:………………………………… … …/01/2011                                                                    

Konu :………………………………..

Sayın: Akif KALAYCI

Devlet Hastanesi Müdürü MENDERES

21.04.23 29

Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük

harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak

ayrıca belirtilir.

21.04.23 30

T.C.İZMİR VALİLİĞİ

Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim

  TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA

Prof.Dr.Nusret Fişek Cad. 1451 Sok. No:5 Alsancak İZMİR

21.04.23 31

İLGİ,

YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR YAZIYA EK YA DA KARŞILIK

OLDUĞUNU YA DA BAZI BELGELERE BAŞVURULMASI

GEREKTİĞİNİ BELİRTEN BÖLÜMDÜR.

21.04.23 32

Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol

kenarından 2,5 cm (Yazı alanı) içerden başlanır ve İlgi sözcüğü

küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti

konulur.

21.04.23 33

• Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir.

• İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.

21.04.23 34

• Fax ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir.

21.04.23 35

T.C.İZMİR VALİLİĞİ

Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07 .../01/2013 Konu : Hizmet İçi Eğitim

 SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE( Eğitim Şube Müdürlüğü )

  İlgi : a) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2010 tarihli ve 72131250-542-1234 sayılı yazısı. b) Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün 11/07/2012 tarihli ve 10220172-453.01-14567 sayılı yazısı.

21.04.23 36

İlgi: 15/03/2010 tarihli ve B100KSD000071-3800-236 sayılı yazı.

ÖRNEK-1

ÖNCEKİ

21.04.23 37

İlgi : Menderes Kaymakamlığının 05/02/2013 tarihli ve 72131250-542-1234 sayılı yazısı.

ŞİMDİKİ ÖRNEK-2

Vedat AYDINŞube Müdürü

21.04.23 38

İlginin birden fazla olması halinde ;a,b,c,d gibi küçük harfler kullanılır.İlgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulur vebir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilir,

21.04.23 39

ÖRNEK-2

İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı,

İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına

ayraç işareti konularak kullanılır.

21.04.23 40

• İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı” ifadeleri kullanılır.

• İlgi tarih sırasına göre yazılır.

21.04.23 41

T.C.İZMİR  VALİLİĞİ

İl Kültür Müdürlüğü  Sayı : B.104.KM.4.10.0010-                              .../01/2013 Konu: Hizmet İçi Eğitim

 ANTALYA SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE

( Eğitim Şube Müdürlüğü )   İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız

21.04.23 42

21.04.23 43

METİN• “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya

kadar süren kısımdır.İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır.Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.

21.04.23 44

T.C.İZMİR  VALİLİĞİ

İl Kültür Müdürlüğü 

Sayı : B104IKM41000010-.....                                                                .../01/2013 Konu: Hizmet İçi Eğitim

ANTALYA MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE

(Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü )  İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu2 ARALIK(İlgi yoksa 3 aralık)3,5 CM XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

21.04.23 45

METİNLERDE UYULACAK KURALLAR

• Şekil Yönünden

• İçerik Yönünden

• Metin yönünden

21.04.23 46

ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR

21.04.23 47

• Metin bölümü maddeler halinde yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır.

• Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır.

21.04.23 48

• Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır.

• Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır.

21.04.23 49

• Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir.

• Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır.

• Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır.

21.04.23 50

İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR

21.04.23 51

• Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır.

• Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir.

• Kısaltma yapılmamalıdır.

21.04.23 52

METNİN SONUNDA UYGULANACAK

KURALLAR

21.04.23 53

Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarakyazılan yazılar.

“Arz ve rica ederim”

Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim”

Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar

“Arz ederim”

ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.

21.04.23 54

21.04.23 55

İMZA• Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık

bırakılır. • İmzalayacak olan makam sahibinin adı,

soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına yazılır.

• İmza ad ve soyadın üzerine atılır.• Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle

yazılır.• Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük

harflerle yazılır.

21.04.23 56

Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle

kısaltılarak yazılabilir

21.04.23 57

Yazıyı imzalayacak olan makam yazının gideceği makama göre

kurum/kuruluşun “ İmza Yetkileri Yönergesi ” ne veya yetkili

makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

21.04.23 58

• Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı altına ortalanarak yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılır.

• Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam "Başbakan Vekili", “Bakan Vekili”, “Müsteşar Vekili”, "Vali Vekili", “Belediye Başkanı Vekili” veya "Rektör Vekili" biçiminde ikinci satıra yazılır. Vekâlet edenin vekâlet öncesi unvanına yer verilmez (Örnek 10).

21.04.23 59

İmza Dr. Mehmet Emin BAKAY

İlçe Milli Eğitim Şube Müdürü

ÖRNEK

21.04.23 60

                           İmza                      Adı Soyadı                          Vali a.                  Vali Yardımcısı

                ÖRNEK

21.04.23 61

ÖRNEK-2

İmzaDr.Önder KABAKÇI

Yat.Ted.Kurm.Şube Müdürü

21.04.23 62

İmzaAli DOĞAN

Vali a.Vali Yardımcısı

ÖRNEK-3

• Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında,

imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü

satıra yazılır.

21.04.23 63

ÖRNEK-4

İmzaAbdullah ADEMOĞLUPersonel Şube Müdürü

İmzaSüleyman ÇÜRÜKSU

Kültür Müdürü

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda

üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur.

21.04.23 64

Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda

ise üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa

sıralanırlar.

İmzaAli İVELİOĞLU

Personel Şube Müdürü

İmzaAhmet TAKATUKA

İl Kültür Müdürü

İmzaMualla NEALA

Şef

ÖRNEK-4

21.04.23 65

21.04.23 66

• Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR ” yazılır.

• OLUR’u ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır.

• İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılarak altına da unvanı ortalanır.

ONAY

21.04.23 67

İmzaAbdulkadir KAÇAN

İlçe Milli Eğitim Müdürü

OLUR01/01/2013

Tahsin KURTBEYOĞLUKaymakam

21.04.23 68

ÖRNEK-1

O L U R11/01/2011

İmzaMualla NEALA

Vali a.Vali Yardımcısı

21.04.23 69

Onaylanmak üzereilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam

tarafından teklifi, onaylayacak makam tarafından da

onaylanması gerekmektedir.Teklif eden makam ile onay veren

makam arasında makam bulunması halinde onay nasıl

hazırlanmalıdır?

21.04.23 70

Bu durumda ilk teklif edenin imzasından sonra, dört aralık aşağıya ve kağıdın sol

tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harflerle“ Uygun

Görüşle Arz ederim ” yazılır. Altına da onayda yer alan esaslara uygun olarak imza düzenlemesi yapılır. Yine 4 aralık boşluk bırakılarak kağıt ortalanır ve “

ONAY ” bölümü açılır.

21.04.2371

ÖRNEK-2Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa;

O L U R13/01/2011

İmzaMustafa Cahit KIRAÇ

İzmir Valisi

Uygun görüşle arz ederim12/01/2011

İmzaNedim KATMEROĞLU

Vali Yardımcısı

İmza Ahmet TAKATUKA Milli Eğitim Müdürü

21.04.23 72

21.04.23 73

EKLER• İmza bölümünden sonra uygun satır

aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “ EK / EKLER” ifadesinin altına yazılır.

EK :Yönetmelik (4 sayfa)

21.04.23 74

ÖRNEK-2

EKLER :1- Yazı örneği (5 sayfa)2- Yönetmelik (3 Adet)

Ek adedi birden fazla ise

21.04.23 75

• Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzun olursa liste olarak yazıya iliştirilmelidir.

• Birden fazla kurumu ilgilendiren yazışmalarda, eklerin bazılarının gönderilmesi / gönderilmemesi şeklinde ibare var ise o kuruluşun hizasına

“ek konulmadı ” veya “....sayılı ek konuldu ” ibarelerinin yazılması gerekir.

21.04.23 76

ÖRNEK-3

EKLER : 1- 2005/9 nolu genelge (2 sayfa)2- Döküman ( 4 sayfa)DAĞITIM:...Kaymakamlığı...İlçe Milli eğitim Müdürlüğü(ek konulmadı)...Müdürlüğü (Ek konulmadı)

21.04.23 77

EKLER :1-Yazı(3 sayfa)2-Yönetmelik(8sayfa)3-Disket(1 Adet)

21.04.23 78

21.04.23 79

PARAF - PARAPHE

• Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.

• Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

• Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.

21.04.23 80

• Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır.

• Unvan ve isimlerin alt - alta yazılmalarına dikkat edilmelidir.

21.04.23 81

12/01/2011 Memur :E.ŞALLI (Paraf)12/01/2011 Şef :H.AVŞAR12/01/2011 Md.Yrd :Dr.C.ARKIN (Paraf)

ÖRNEK

21.04.23 82

21.04.23 83

ÖRNEK-1

• Eklerden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna

“DAĞITIM” yazılır.

EK : Yazı Örneği (2 sayfa)

DAĞITIM:19 Belediye Başkanlığı

21.04.23 84

ÖRNEK-2

• Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden

bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla

yazılır.

DAĞITIM: Gereği:                                     Bilgi:   …Kaymakamlığı,                      İzmir Valiliği               

21.04.23 85

DAĞITIM :Gereği : Bilgi :Eğitim Şube Müdürlüğü İstatistik Şube Müdürlüğü

21.04.23 86

DAĞITIM:Şube MüdürlükleriMer.Yat.Ted.Kurm.Halk Sağ.Lab.Md.19 İlçe Sağ.Grup Başk.

21.04.23 87

KOORDİNASYON

• Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak

“Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

21.04.23 88

11/03/2005 Mem.:E.ŞALLI (Paraf)11/03/2005 Şube Md. :Ş.SON (Paraf)

ÖRNEK

Koordinasyon:11/03/2005 Şube Md. H.AVŞAR (Paraf)11/03/2005 Md.Yard. :A.ASYA (Paraf)

21.04.23 89

21.04.23 90

ADRES• Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı

gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.

• İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

• Ayrıntılı bilgi için görevlinin adı soyadı ve ünvanı da yazılabilir.

21.04.23 91

ÖRNEK

Adres : Yeni Mahalle 2422 Sokak Yenimahalle İO Binası Yanı Kepez/ANTALYA Telefon: (0242)3263464 Fax.(0242)3264555 e-posta: mehmet—yazici@hotmail.com.Elektronik ağ:www.kepezmem.gov.trNot:Verilecek cevapta yazımızın tarih ve numarasının yazılması.

21.04.23 92

21.04.23 93

21.04.23 94

Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten

bölümdür.

21.04.23 95

GİZLİ YAZILAR

• Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

GİZLİLİK DERECELERİçok gizligizliözelhizmete özelşeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

21.04.23 96

21.04.23 97

Acelelik derecesi zarfın sağ üst

köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanır.

21.04.23 98

Zarfın ortasına gideceği makam ve adresi posta koduyla birlikte açıkça

yazılır.

21.04.23 99

Zarfların sol üst köşelerine gönderen makamların

kaşeleri basılır ve yazının sayısı yazılır.

21.04.23 100

21.04.23 101

• Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir.

• İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır.

• Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır.

21.04.23 102

• Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır.

• Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır.

• Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.

21.04.23 103

• Bu zarf, aralarında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılır.

• Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır.

• İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Sadece acelelik derecesi kırmızı damga ile basılır.

21.04.23 104

21.04.23 105

“Çok gizli” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI

• Dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.

• Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

21.04.23 106

İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI

• Yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde belirtilir.

• Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir.

• Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

21.04.23 107

21.04.23 108

SAYFA NUMARASI

• Yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde sayfa numarası verilir.

3/5

ÖRNEK

21.04.23 109

ASLINA UYGUNLUK ONAYI

• Örneğin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” İfadesi ile tarihi yazılarak

imzalanır ve mühürlenir.

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ;

21.04.23 110

RESMİ YAZILARINGÖNDERİLİŞ VE

ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER

21.04.23 111

1- KAYIT KAŞESİ

• Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir.

• Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.

21.04.23 112

ÖRNEK

EKLER

DOSYA NO

BİLGİ

GEREĞİHAVALE

SAYI

TARİHKAYIT

............Okulu Müdürlüğü

21.04.23 113

2- YAZILARIN GÖNDERİLMESİ

• Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır.

• Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, yazının ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde KIRMIZI renkte belirtilir.

21.04.23 114

ÖRNEK

T.C. GİZLİ İVEDİKepez Kaymakamlığıİlçe Milli Eğitim MüdürlüğüPosta Kodu:07000Sayı :5555

İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNEİZMİR

GİZLİ

21.04.23 115

TarihSaat

SENEDİ İADE EDENİN:Adı ve Soyadı:Görevi :İmzası :

DilEklerKopya No

Kopya Adedi

Belgenin Konusu(Tarih ve Sayısı)

SIRANO

SENEDİ HAZIRLAYANTARİHALANGÖNDEREN

ÖRNEK- EVRAK SENEDİ

21.04.23 116

21.04.23 117

• Fax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir,

• Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

21.04.23 118

21.04.23 BEKİR YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 119

BELGE BOYUTU

• Resmi yazışmalardaA4 (210X297 mm)

veyaA5(210X148 mm) boyutunda kağıt kullanılmalıdır.

A4

A5

21.04.23 120

YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU

Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman”

Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması

esastır.

21.04.23 121

• Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

21.04.23 122

21.04.23 123

NÜSHA SAYISI

• Resmi yazıların en az (2) iki nüsha olarak düzenlenmesi

gerekir.

21.04.23 124

NEDEN F KLAVYE ?

21.04.23 125

STANDART TÜRK KLAVYESİ( F KLAVYE )’ dir.

1949 yılında F Klavye Kullanımına başlanılmıştır.

Türkçeye en uygun

21.04.23 126

• Milli Eğitim Bakanlığının 2003/20 sayılı Genelgeleri doğrultusunda F

klavye kullanma mecburiyeti getirilmiştir.

• Her türlü resmi yazı Standart Türk Klavyesi ( F klavye) kullanılarak

yazılmalıdır.

21.04.23 127

F klavye hazırlanırken; 30.000 kelime ve 185.000 harf incelenmiştir. Bütün sesli harfler sol elde toplanmış. Sessiz harfler de sağ elle yazılacak şekilde tasarlanmıştır. Çok kullanılan harfler güçlü parmaklara paylaştırılarak yazım kolaylığı sağlanmıştır.

Belli bir eğitimden sonra F Klavye ile 10 parmakla bakmadan yazı yazmak

mümkündür.

21.04.23 128

• Q klavye İngiliz tasarımıdır.Q Klavyede;Türkçede çok kullanılan harfler kenarlarda kalmış ve bunun neticesi yazım zorlaşmıştır.• Daktilo ile yapılan hızlı yazı yazma

yarışmalarına ülkemiz adına katılanlar F klavye ile birinci olmuşlardır.

Bu nedenle;• İş yerimize ya da evimize Bilgisayar

alırken klavyenin F klavye olmasına dikkat etmeliyiz…

21.04.23 129

Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları

• Yazılara ilgi tutulmuyor. (İlgili şubeye ulaşıncaya kadar yazının dolaşması zaman kaybına neden oluyor.)

• Yazılar makam atlanarak gönderiliyor.

21.04.23 130

• GENEL OLARAK• Şekil yönünden hatalar yapılıyor• Türkçe noktalama işaretleri ve imla

kurallarına uyulmuyor• Metin kısmında devrik yada uzun

cümleler ve gereksiz tekrarlar kullanılıyor

• İlgilerde tarih sıralamasına uyulmuyor• Standart dosya planı ve haberleşme

kodu doğru yazılmıyor

21.04.23 131

• İstatistiki verileri içeren formlar zamanında gönderilmiyor.

• Aylık çalışmalar hangi şube ile ilgili ise o şubeye ilgi tutulması gerekiyor.

• Doğum izni ve askerlik izinleri müracaatlarının onay alınmasını gerektirmesi nedeniyle başvuru yazılarının önceden yapılması gerekiyor.

Vedat AYDINŞube Müdürü

21.04.23 132

• Geçici görevlendirmeler ve tayinlerde ayrılış ve başlayışlar düzenli bildirilmiyor.

• Personel ile ilgili yazışmalarda unvan, sicil numarası ve bayan personelin kızlık soyadları belirtilmiyor.

21.04.23 133

• Günlü ve acele yazıların gereği zamanında yapılmıyor.

21.04.23 134

• ŞEF VE ŞUBE MÜDÜRLERİNDEN BEKLENTİLER

• İmzaya gönderilen tüm evrakların getiren görevli tarafından imza kartonuna konularak ilgili müdür yardımcısına verilmesi,

• Cevaplandırılması gereken tüm yazılara mutlaka ilgi tutulması.

• Günlü ve acele evrakların ilgili şube görevlilerince takip edilmesi

21.04.23 135

Bundan böyle yazışma kurallarına dikkat edilerek hataların en aza indirilmesi ve

zamanla sıfır hata ile çalışılması

Vedat AYDINŞube Müdürü

21.04.23 136

H.İ.E NEDEN YAPILIR ?

1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak,2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki yanlışları düzeltmek,3- Hizmette, personel arası uyumu sağlamak,4- Yenilikleri aktarmak.

21.04.23 137

Teşekkürler

Vedat AYDINŞube Müdürü