np911 080409 slides - fundraising123.orgor other contractors to make your site changes. you want the...

CMS Roundtable: Which Solution is Right for You?CMS Roundtable: CMS Roundtable: Which Solution is Right for You?

Introduction

Michael Weiss – CEO/Partner, imagisticInternet strategy, marketing, and development More than a decade of experience implementing and 

consulting on Web sites and content management systems

Why do you want a CMS?

You no longer want to be dependent on IT staffor other contractors to make your site changes.

You want the ability to have anyone make content changes anytime, and from anywhere.

You want control over who can create, edit and publish content on certain pages / sections.

You want a solution that ensures all pages have consistent layouts.

You want a solution that grows with your business.

There are a lot of considerations.

Such as, CONTENT:

How much do you have? 

Do you need to change your content often?

There are a lot of considerations.

TECHNICAL ASPECTS:

Do you have preferred platforms, operating environments, hardware, or other requirements?

Do you need to comply with government or accessibility requirements?

Do you have resources to implement and maintain the CMS?

Do you need search, social media, or other applications?

And then there’s time and money.

What’s your current budget?

What’s your timeline? 

Does your timeline correspond with a concurrent event, such as a marketing campaign or product launch?

Do you have everything you need to get started?

The Bottom‐Line Benefits of a CMS

More expedient updates to site content. 

Web access to make changes and publish directly  to a site or staging server.

No need to know HTML to publish content.

Authoring, editing, publishing, and other workflow roles can be assigned to specific pages or sections.

Version control allows any edits made in error to be easily backed out.

Basic CMS FeaturesA typical CMS has features such as:

WYSIWYG tools 

Content and layout templates

Auto‐generated navigational elements

Workflow structures

Version control 

Repository publishing

Easily installable plug‐ins

Support for videos, galleries, etc.

Which CMS is right for you?

There are four types of content management systems to choose from:

Open Source

Commercial (SaaS)

Commercial (installed)

Custom

Open Source – Is it really FREE?

Why it’s good: No license fees for source code

BUT, you’ll need a vendor to help for:Customizing, integrating, programming, testing, and launching your site

Hosting and maintenance services 

What it entails:

Cost: $20K plus range

Timing: 2‐4 months

Open Source – Is it really FREE?

NOT suitable for those who:

Have small scale implementations

Possess no internal IT staff to maintain site

Are not willing to pay extra for support, training, and documentation

Want totally secure and robust platform

Have big customization needs

Commercial ‐ SaaSWhy it’s popular:

No internal IT needed

Lower costs, as no installed hardware, software or infrastructure are required

Faster deployment, as all done by vendor

Dedicated support/easy upgrades

Low risk, as no assets are purchased

What it entails:

Cost:  In the thousands, with setup, monthly fees, and supportTiming – Days to weeks

Commercial ‐ SaaS

NOT a good choice for those concerned with:

Having control over their site/dependence on external team

Security, as applications and data live outside of firewall

When the Internet is down, so is your site

Commercial ‐ Installed

Good for those who want:

Established, high‐security applications 

Wide range of core functionality

Can plug into existing systems

What it entails:

Cost: $50K range, plus annual license fee (8‐10% of initial license fee)

Timing: 4‐8 months

Commercial ‐ Installed

NOT good due to:

High costs due to hardware, software, and license fees

Requires vendor to push site live and maintain

Dependence on internal IT staff

Features can be overkill for smaller/simpler installations

Custom

Why you’ll like it:

You can build it to do whatever you want it to do

Includes well‐defined documentation

No installed hardware

What it entails:

Cost: $50K on up, plus software license fees

Timeline:  4‐8 months

Custom NOT good due to:

Longer development cycles

Vendor turnover can leave you out in the cold

Drain on internal tech team

Tough to upgrade and not scalable

Must pay for further customization/integration expenses

The four CMS solutions/providers we are discussing today (in order of discussion, not personal preference):

The CMS Solutions Roundtable

You may be asking at this point—what, no 

OR

?????

Joomla is more about usability than features. It’s used by MTV and Harvard, but is less feature‐rich and flexible than Drupal.

Plone is a complex system; it is among the top 2% of all open source projects worldwide. 

WordPress is, by far, the easiest CMS to manage, but the least robust.

Drupal

The #1 open source Web content management system on the planet.

Released in 2001; free software package

Cost:  Although free, customization/implementation can run anywhere from $15K‐$100K+

Timing:  Ranges from days to 3‐9 months, depending upon customization

Tens of thousands of users and orgs; large developer community; multi‐industry

Portals, discussion sites, corporate Web sites, Intranet apps, e‐commerce apps, social networking

Core Features

Content Management System 

Blogs 

Collaborative authoring environments 

Forums 

Social networking

Newsletters 

Podcasting 

Picture galleries 

File uploads and downloads 

Key Differentiators

Free software

Up and running in minutes

Easy‐to‐use Web installer

Built‐in functionality 

Dozens of free plug‐ins (forums, podcasting, blogs, social networking)

Ease of management/customization

Sites implemented with Drupal

The Onion

http://www.theonion.com/

American Recovery and Reinvestment Act

http://www.recovery.gov/

First 5 LA

http://www.first5la.org

MTV ‐ UK

http://www.mtv.co.uk/

Front End ViewFront End View

Admin ViewAdmin View

Market leader in on‐demand Web site software

Serves small to global‐sized enterprises

California‐based; founded in 2001

Cost: $15‐50K (depends on site size, 

implementation and support)

Timing: 6‐12 weeks on average for development

100+ customers; 500+ Web sites; 

multi‐industry

Core Features

WYSIWYG editing 

Free templates

Management of content in multiple languages               and sites

Blogs, multimedia and slideshows

Versioning of content and digital assets with rollback

Real‐time auditing and reporting 

Email/CRM integration capabilities 

Workflow and approval processes

Web analytics 

Key Differentiators

No software to install, no hardware to manage

Empowers business users

Manage web content cost‐efficiently

Usability – no need for a developer

SaaS model – Software as a Service

Customized solution

Competitively priced

Fast time to implement

Sites implemented with CrownPeak CMS

ACLUhttp://www.aclu.org

Population Action

http://www.populationaction.org/

Defenders of Wildlife

http://www.defenders.org/

Medicare

http://www.medicare.com

Front End ViewFront End View

Admin ViewAdmin View

Mid‐market vendor in the largest CMS category 

Massachusetts‐based; founded in 1993; 

CommonSpot debuted in 1998

Cost: $20K‐$85K

Timing:  Ranges from 5 days to six weeks

300 implementations worldwide; industries: 

Non Profit, Corp, Education, Government, 

Life Sciences 

Core Features

WYSIWYG editing 

Template‐driven/XML capabilities

Management of content in multiple languages and sites

Blogs, wikis, calendars, RSS, Podcasting

Content scheduling/expiration

Real‐time auditing and reporting 

Workflow/approval/collaborative authoring

Metadata support

Key Differentiators

Template‐driven architecture and more than 50 standard elements

Robust, mature product

Highly customizable

Open, extensible architecture allows for the seamless integration of custom applications

Built on ColdFusion

Designed for non‐technical users

Sites implemented with CommonSpot by PaperThin

Sir Speedy

http://www.sirspeedy.com/

Kent State University

http://www.kent.edu

United Way of America

http://www.liveunited.org/

Mayo Clinic

http://mayoresearch.mayo.edu

Front End ViewFront End View

Admin ViewAdmin View

Global leader in scalable, flexible, and affordable WCM and software

New‐Hampshire‐based; founded in 1998

Cost: $5K‐$70K

Timing: From weeks to 3‐4 months

20K implementations; multi‐industry

Serves small to global‐sized enterprises

Core Features

Sophisticated content management (check in/check out, versioning, audit trails)

Out of the box RSS

Native search abilities

Web‐based authoring environment

Customizable workflow and task assignment 

Key Differentiators

Longevity: 10 years

Easy user interface (Outlook folder structure)

Touts world’s leading browser‐based HTML editor (very much like Word)

eSync – new product that features whole site synching with a click of amouse

New Web authoring, blogs, Wiki, forums, discussions, message boards, RSS feeds, other social networking tools 

Sites implemented with Ektron CMS

Fuller Theological Seminary

http://www.fuller.edu

BMW

http://www.bmwusfactory.com/

Ticketmaster

http://www.ticketmaster.com/

Ringling Brothers

http://www.ringling.com

Front End ViewFront End View

Admin ViewAdmin View

Any more questions? Let’s discuss them!

(Email your question to fundraising123@networkforgood.org!)

It’s Q & A time. It’s Q & A time. 

1. Set up a time to talk with me. mweiss@imagistic.com(or chare@imagistic.com)818.706.9100

2. Contact us to set up a product demo with any of our vendors.

3. Review our “Speaking the Vocabulary of Vendors” guide and Tech Glossary and email/call us with questions.

Suggested Next StepsSuggested Next Steps