panduan pengurusan pejabat 2

OLEH:-NAWAL BINTI MOHAMED

AMINAKADEMI IMIGRESEN

MALAYSIA

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

PANDUAN PENGURUSAN

PEJABAT

TUJUAN

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT DIKELUARKAN PADA 30 APRIL 2007 MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN YANG DIKELUARKAN SEMENJAK 01 MAC 1974.

PANDUAN INI MEMBANTU AGENSI AWAM MELAKSANAKAN URUSAN PENTADBIRAN PEJABAT DENGAN LEBIH CEKAP, TERATUR DAN BERKESAN.

KANDUNGANBHG I : PENGURUSAN AM PEJABAT.BHG II : PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA.BHG III : KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN.BHG IV : PENGURUSAN PERHUBUNGAN

PELANGGAN.BHG V : SISTEM PENYAMPAIAN

PERKHIDMATAN.BHG VI : URUSAN SURAT KERAJAAN.BHG VII : PENGURUSAN FAIL.BHG VIII : PENYELENGGARAAN PEMELIHARAAN

DAN PELUPUSAN REKOD AWAM.BHG IX : PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN

TEKNOLOGI MAKLUMAT.BHG X : INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT.

BHG I :

PENGURUSAN AM PEJABAT

PERANAN KERAJAAN.TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN.

MENYEMAK SEMULA FUNGSI JABATAN.MENILAI SEMULA AKTIVITI JABATAN.UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN.SENARAI TUGAS.KEMUDAHAN KOMUNIKASI.PERHIMPUNAN BULANAN.RUANG PEJABAT.KEBERSIHAN PEJABAT.KHIDMAT NASIHAT.PENYELARASAN DAN PEMANTAUAN.PROGRAM KEBAJIKAN.

BHG II:

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI.

MAKLUMAT DALAM REKOD PERKHIDMATAN.

PENYELENGGARAAN REKOD PERKHIDMATAN.

REKOD KEHADIRAN.

PENILAIAN PRESTASI.

PEMUPUKAN BUDAYA KERJA POSITIF.

PEMBANGUNAN MODAL INSAN.

SIJIL PENGHARGAAN.

PEWARTAAN

BHG III:KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN

KEPERIBADIAN

TATAKELAKUAN

PAKAIAN

TANDA NAMA

BHG IV:PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

MENGUTAMAKAN PELANGGAN

KEMUDAHAN PELANGGAN

PIAGAM PELANGGAN

PENGURUSAN ADUAN AWAM

PENGURUSAN MEDIA

BHG V:SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

PERKHIDMATAN KAUNTER

PERKHIDMATAN TELEFON BERKUALITI

SISTEM DAN PROSEDUR KERJA

MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

BORANG PERMOHONAN

LESEN DAN PERMIT

PUNGUTAN HASIL

BHG VI:

URUSAN SURAT KERAJAAN

SALAH SATU CARA PERHUBUNGAN PENTING, UNTUK MENYAMPAIKAN MAKLUMAT, ARAHAN, KEPUTUSAN DAN IDEA BARU.

SETIAP SURAT HENDAKLAH JELAS, TEPAT DAN RINGKAS SUPAYA MESEJ DISAMPAIKAN BERKESAN

BOLEH DIHANTAR MELALUI MESIN FAKSIMILI, EMEL, POS DAN PENGHANTARAN TANGAN.

PENYEDIAAN

ALAMAT PENGIRIM, PENERIMANOMBOR RUJUKANTARIKH SURATTAJUK SURATPEMBUKAAN DAN PENGAKHIRAN

SURATPENOMBORAN PERENGGAN, MUKA

SURAT DAN LAMPIRAN.

PENDAFTARAN DAN PENGEDARANSURAT DITUJUKAN KHUSUS KEPADA

KETUA/TIMBALAN. SURAT KETUA JABATAN HENDAKLAH DISERAHKAN KEPADA PA (TANPA DIBUKA), SURAT KEPADA KETUA JABATAN DAN U.P HENDAKLAH DISERAH KEPADA PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB.

TINDAKAN SEGERA MEMASUKKAN SURAT KE DALAM FAIL.

SURAT DITERIMA HENDAKLAH DIAMBIL TINDAKAN SEGERA.

SETIAP SURAT KELUAR HENDAKLAH DIDAFTAR.

PENGHANTARAN SURAT BOLEH BERBAGAI CARA.

PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT

HENDAKLAH DIKAWAL DENGAN SELAMAT MENERUSI PENDAFTARAN RAHSIA SEMASA MENERIMA, MEMPROSES, MENYIMPAN DAN MENGHANTAR MENGIKUT ARAHAN KESELAMATAN.

BHG VII:

PENGURUSAN FAIL

KEPENTINGAN PENGURUSAN FAIL

SURAT / DOKUMEN LAMPIRAN DITERIMA / DIWUJUDKAN DALAM MENJALANKAN URUSAN RASMI HENDAKLAH DIKANDUNG DALAM SATU FAIL YANG DIDAFTAR MENGGUNAKAN KULIT FAIL YANG DITETAPKAN.

PENGKELASAN FAILFAIL URUSAN AM (HOUSE KEEPING

FILES)- SURAT DAN DOKUMEN LAMPIRAN BERKAITAN

HAL PENTADBIRAN, BANGUNAN DAN HARTA, KELENGKAPAN DAN BEKALAN, KEWANGAN DAN PERSONAL.

FAIL URUSAN FUNGSIAN (FUNCTIONAL FILES)- SURAT DAN DOKUMEN LAMPIRAN BERKAITAN

FUNGSI DAN AKTIVITI ASAS JABATAN.FAIL TERPERINGKAT

- SELARAN DENGAN ARAHAN KESELAMATAN.

PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN

(SUBJECT CLASSIFICATION AND CODING)

SETIAP PERKARA DIBERI PENGKODAN NOMBOR YANG MANA AKAN MENJADI NOMBOR RUJUKAN FAIL JABATAN DAN AGENSI BOLEH MENDAPAT KHIDMAT NASIHAT KEPAKARAN DARIPADA JABATAN ARKIB NEGARA BAGI PENYEDIAAN PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN.

PEMBUKAAN FAILFAIL YANG DIBUKA HENDAKLAH DIDAFTARKAN.KERTAS MINIT DAN KANDUNGAN SURAT DAN

DOKUMEN LAMPIRAN DISUSUN MENGIKUT TARIKH TRANSAKSI.

KERTAS MINI ADALAH PENTING BAGI MENCATAT SEGALA ARAHAN DAN KEPUTUSAN.

SURAT RASMI YANG DIDAFTAR ATAS KERTAS MINIT TIDAK BOLEH DIKELUARKAN DARI KANDUNGAN FAIL.

FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN / KETEBALAN 4 SENTIMETER HENDAKLAH DITUTUP.

FAIL SEMENTARADIBUKA APABILA:

A. FAIL TIDAK DAPAT DIKESANB. LEBIH DARI SEORANG PEGAWAI PERLU

MENGAMBIL TINDAKAN DENGAN MENGGUNAKAN FAIL YANG SAMA.

NOMBOR RUJUKAN DAN TAJUK FAIL SAMA DENGAN FAIL ASAL.

DIMASUKKAN KEMBALI KE FAIL ASAL. FAIL BARU DIBUKA MENGGANTIKAN FAIL

SEMENTARA.

PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL

FAIL TERBUKA DISIMPAN DI BILIK REKOD

FAIL TERPERINGKAT DISIMPAN DALAM KABINET BERKUNCI YANG BERPALANG, RAK BERGERAK BERKUNCI ATAU BILIK KEBAL MENGIKUT ARAHAN KESELAMATAN.

PERGERAKAN FAIL DIREKOD BAGI MEMUDAHKAN PENGAWALAN DAN PENGESANAN.

SIMPAN DALAM PERHATIAN

KAEDAH SDP, DIGUNAKAN BAGI MEMUDAHKAN TINDAKAN SUSLAN (FOLLOW UP) KE ATAS SURAT DALAM TEMPOH MASA DAN TARIKH YANG DITETAPKAN.

FAIL TIMBUL (FLOAT FILE)

DIGUNAKAN BAGI MEMAKLUMKAN KETUA JABATAN, PENYELIA MENGENAI SESUATU TINDAKAN YANG TELAH DIAMBIL.

SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD ELEKTRONIK

SELARAS DENGAN PERKEMBANGAN ICT, JABATAN DIGALAKKAN MEMBANGUNKAN APLIKASI BAGI MENGURUSKAN MAKLUMAT DAN REKOD. SISTEM MAKLUMAT DAN REKOD ELEKTRONIK MEMBOLEHKAN PENYIMPANAN DAN CAPAIAN MAKLUMAT DAN REKOD SECARA MAYA (VIRTUAL)

BHG VII:

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

REKOD YANG DITERIMA SECARA RASMI ATAU YANG DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA PENJAWAT AWAM, PERUSAHAAN KERAJAAN DAN PEKHIDMAT AWAM ATAU PEKERJA PEJABAT AWAM DALAM MENJALANKAN TUGAS RASMI.

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN DAN KETUA AGENSI

MEMATUHI DAN MELAKSANAKAN SEMUA PIAWAIAN DAN PROSEDUR PENGURUSAN REKOD AWAM OLEH ARKIB NEGARA.

MENGADAKAN BILIK REKOD JABATAN DENGAN KELENGKAPAN DAN PERALATAN YANG SESUAI.

MELAKSANAKAN PERLUPUSAN.

MELANTIK SEORANG PEGAWAI REKOD JABATAN SEKURANG-KURANGNYA GRED 27 DAN MAKLUMKAN KEPADA ARKIB NEGARA.

PENYELENGGARAAN DAN PEMELIHARA REKOD AWAM

KETUA JABATAN PERLU MENGAMBIL TINDAKAN MENYELENGGARA DAN MEMELIHARA REKOD AWAM DARI SEBARANG KEROSAKAN, KEMUSNAHAN DAN KEHILANGAN.

PEMBAIKAN KECILHENDAKLAH DIBAIKI DENGAN

MENGGUNAKAN BAHAN PELEKAT YANG DIBUAT DARIPADA UBI KAYU, GAM CECAIR ATAU PITA SELOFAN TIDAK SESUAI DIGUNAKAN KERANA KANDUNGAN ASIDNYA BOLEH MENCACATKAN KERTAS.

REKOD YANG BASAH HENDAKLAH DIKERINGKAN MENGGUNAKAN KERTAS SERAP AIR DAN KIPAS ANGIN.

BILIK REKOD

BILIK REKOD HENDAKLAH SENTIASA BERSIH, TIDAK BERHABUK DAN MEMPUNYAI PEREDARAN UDARA YANG BAIK.

PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD

KETUA JABATAN/KETUA AGENSI HENDAKLAH MENYEDIAKAN JPR FUNGSIAN (FUNCTIONAL RECORDS) DAN MENDAPATKAN KELULUSAN DARI KETUA PENGARAH ARKIB NEGARA.

BAGI KUMPULAN REKODD URUSAN AM/HOUSEKEEPING RECORDS) TINDAKAN PELUPUSAN HENDAKLAH MENGIKUT JPR AM YANG DISEDIAKAN OLEH JABATAN ARKIB NEGARA.

PROGRAM REKOD PENTING

KETUA JABATAN/KETUA AGENSI HENDAKLAH MENGENAL PASTI REKOD PENTING (VITAL RECORDS)DAN MEMBUAT PERANCANGAN UNTUK MEMELIHARA REKOD.

SALINAN KESELAMATAN (BACKUP COPIES) BAGI REKOD YANG TELAH DIKENALPASTI SEBAGAI REKOD PENTING HENDAKLAH DIBUAT DAN DISIMPAN DILOKASI BERASINGAN.

KHIDMAT NASIHAT BOLEH DIDAPATI DARI JABATAN ARKIB NEGARA.

PELAN TINDAKAN BENCANA

KETUA JABATAN AGENSI HENDAKLAH MENYEDIAKAN PELAN TINDAKAN BENCANA YANG MELIPUTI ASPEK-ASPEK PERSEDIAAN MENGHADAPI BENCANA DAN TINDAKAN PEMULIHAN REKOD AKIBAT BENCANA.

BHG IX:

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

PELAN STRATEGIK TEKNOLOGI MAKLUMAT- Pelan Strategik ICT (ISP) jabatan ialah satu pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang menetapkan hala tuju perancangan, strategi pembangunan dan pelaksaan projek-projek ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan.

- ISP yang disediakan perlu dikemukakan kepada pihak MAMPU untuk disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK).

PEROLEHAN PERKAKASAN DAN PERISIAN- Ketua Jabatan dikehendaki mengemukakan cadangan projek ICT kepada MAMPU bagi mendapatkan kelulusan teknikal sebelum iaiya dilaksanakan.

- Ketua Jabatan juga dikehendaki mengemukakan Laporan Status Pelaksanaan Projek ICT kepada MAMPU setiap enam (6) bulan sehingga projek tersebut sia dilaksanakan atau mengikut peraturan yang berkuat kuasa.

RANGKA DAN KESELAMATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT- Rangka Dasar Keselamatan ICT ialah saru dasar yang memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan dan langkah-langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT.

PENGUNAAN INTERNET, EMEL DAN PERISIAN- Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai menggunakan kemudahan Internet mengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yang ditetapkan.

PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI- Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod yang standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam (DDSA) mengikut peraturan yang berkuat kuasa.

LAMAN WEB KERAJAAN- Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan laman web jabatan dibangun dan diselenggarakan dengan berkesan agar maklumat yang terkandung sentiasa dikemas kini mengikut peraturan semasa yang berkuat kuasa.

BHG X:

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

PEROLEHAN- Dalam menguruskan perolehan inventori dan bekalan pejabat, ketua jabatan hendaklah merancang dengan teliti dan mematuhi peraturan yang sedia ada.

KAWALAN PENGGUNAAN- Ketua Jabatan bertanggungjawab ke atas kawalan inventori dan bekalan pejabat mengikut kaedah yang berkuat kuasa untuk mencegah pembaziran, kehilangan, kerosakan dan penyalahgunaan.

PENYIMPANAN- Ketua Jabatan hendaklah memastikan tempat yang digunakan untuk menyimpan inventori dan bekalan pejabat (aset) adalah selamat dan betul.

PENYELENGGARAAN- Ketua Jabatan hendaklah mengambil langkah yang sesuai untuk memastikan aktiviti penyelenggaran bekalan pejabat dibudayakan oleh setiap pegawai.

PEMERIKSAAN- Ketua Jabatan/Pegawai Pemeriksa yang dilantik hendaklah mengadakan pemeriksaan berkala dan secara mengejut ke atas inventori dan bekalan pejabat mengikut peraturan yang ditetapkan.

PELUPUSAN- Item yang rosak, tidak boleh diguna atau tidak ekonomik dibaiki, tempoh dilupuskan mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

- Pelupusan hanya dilaksanakan setelah mendapat kelulusan daripada pihakberkuasa yang meluluskan pelupusan.

HAPUS KIRA- Item yang hilang atau berlakuperselisihan fizikal aset dan rekod berikutan daripada pemeriksaan stok verifikasi, tindakan hapus kira hendaklah diambil mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

- Hapus kira dilaksanakan setelah mendapat kebenaran daripada pihakberkuasa yang meluluskan hapus kira.

SEKIANTERIMA KASIH