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Praxisvortrag Projektüberwachung und -steuerung

Dresden, 28.05.2009Robert Mühlbach

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Holger Waide

Wer ist eigentlich Accenture?

FaktenGegründet im Jahr 1989Rund 186.000 Mitarbeiter weltweit

23,39

Umsatz in Mrd. US-Dollar

weltweitüber 110 Büros in 49 Ländern23,39 Milliarden $ Umsatz per 31.08.2008 15,55

16,65

19,70

31.08.2008

KundenTop-Unternehmen: 94 des

G8,22

9,55 9,75

11,57

13,67

11,8211,44

„Fortune-Global-100-Index“

KooperationenMehr als 100 Allianzen mit

4,946,28

8,

Mehr als 100 Allianzen mit Weltmarktführern und Technologie-unternehmen (z. B. Microsoft, Siebel Systems, SAP,

)

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

2Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 2

Hewlett Packard)

Accenture ist ein weltweit agierender Managementberatungs- Technologie- und Outsourcing-Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing-Dienstleister

ResourcesComm. & High Tech

FinancialServices

Post & Public Services

Products

Managementberatung

Systemintegration & Technologie

Outsourcing

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Agenda

Projektüberwachung und -steuerung

Warum notwendig?Warum notwendig?

Wie und womit?

Was ist zu beachten?

4Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 4

Projektüberwachung und -steuerung

Warum notwendig?Warum notwendig?

Wie und womit?

Was ist zu beachten?

5Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 5

Projektmanagement SQERT-Modell

Quality

Effort Time

P j ktProjekt

RiskScopep

SQERT - Model

6Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 6

Dimensionen des Projektmanagements (1)

Kalkulation (Estimating)

Planung (Work and resource planning)

Üb h & St (M it i & C t lli )Überwachung & Steuerung (Monitoring & Controlling)

7Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 7

Dimensionen des Projektmanagements (2) - ADM

Accenture Delivery Methods (ADM) formalisieren das VorgehenAccenture Delivery Methods (ADM) formalisieren das Vorgehen

8Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 8

Projektkalkulation

In der Projektkalkulation wird der Aufwand für die Fertigstellung einer Anforderung geschätzt.

In der Projektkalkulation wird der Aufwand für die Fertigstellung einer Anforderung geschätzt. g g

Ohne eine genaue

g g

Ohne eine genaueOhne eine genaue Aufwandsschätzung kann ein Projekt:

Ohne eine genaue Aufwandsschätzung kann ein Projekt:

die Zeit- und Budgetplanung überschreitendie Gewinnmarge drastisch

die Zeit- und Budgetplanung überschreitendie Gewinnmarge drastischdie Gewinnmarge drastisch verkleinernTeam-Moral senken

die Gewinnmarge drastisch verkleinernTeam-Moral senken

9Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 9

ProjektkalkulationProjektkalkulationAccenture Delivery Methodology Estimator (Demo)

10Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 10

Projektplanung

Die Projektplanung ist unverzichtbarer Bestandteil um sicherzustellen, dass die ,geeigneten Teammitglieder die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigeng

ProjektplanMeilensteineMeilensteineRessourcenplanung

11Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 11

Projektplanung mit MS Project (Demo)

Taskstruktur in MS Project –

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heruntergeladen aus dem ADM Estimator

Projektüberwachung und -steuerung

… ist das Überwachen des Projektfortschritts anhand von Soll/Ist-Vergleichen.

… ist das Überwachen des Projektfortschritts anhand von Soll/Ist-Vergleichen. g

Bei auftretenden Problemen müssen geeignete

g

Bei auftretenden Problemen müssen geeignetemüssen geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden

müssen geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden

Planung ist iterativ

Planung muss genauso

Planung ist iterativ

Planung muss genausoPlanung muss genauso sorgfältig angepasst werden wie sie erstellt wurde

Planung muss genauso sorgfältig angepasst werden wie sie erstellt wurde

13Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 13

Projektüberwachung und -steuerung

Warum notwendig?Warum notwendig?

Wie und womit?

Was ist zu beachten?

14Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 14

Dimensionen der Projektüberwachung und -steuerungDimensionen der Projektüberwachung und -steuerungProjektdreieck

ZielüberwachungScopemanagementz.B. Ergebnisdefinition je g jPhase / Abnahmen

TerminkontrolleNetzplanz.B. Meilensteintrendanalyse

KostenkontrolleMittelabflussMittelfestlegungz.B. Earned Value Analyse

Anpassungen im Projektdreieck (bzw. SQERT) können nötig sein!

15Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 15

TerminkontrolleTerminkontrolleBeispiel: Meilenstein-Trendanalyse

16Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 16

KostenkontrolleKostenkontrolleBeispiel: Earned Value Analyse - Basisgrößen

Industriestandard zur Messung des ProjektfortschrittsSagt Fertigstellungsdatum und finale Kosten vorausZeigt Termin und Budgetabweichungen anZeigt Termin- und Budgetabweichungen an

B iB i Üb bli kÜb bli k V hV hBasisBasis ÜberblickÜberblick VorhersageVorhersage

Arbeitet mit 3 BasisgrößenGeplante Kosten (planned costs, BCWS)Geplante Kosten (planned costs, BCWS)Istkosten (actual cost, ACWP)Leistungswert (earned value, BCWP)

17Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 17

KostenkontrolleKostenkontrolleBeispiel: Earned Value Analyse - Überblicksgrößen

Planabweichung (schedule variance, sv)= Leistungswert – geplante Kostensv>0 mehr erreicht als geplantsv>0 … mehr erreicht als geplantsv<0 … weniger erreicht als geplant

Kostenabweichung (cost variance, cv)= Leistungswert – Istkosten

0 i b ht l l tcv>0 … weniger verbraucht als geplantsv<0 … mehr verbraucht als geplant

18Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 18

KostenkontrolleBeispiel: Earned Value AnalyseBeispiel: Earned Value AnalyseInterpretation der Überblicksgrößen

Plan (-) Plan (+)Plan (-)Kosten (-)

Plan (+)Kosten (-)

Plan ( )Kosten ( )

Plan ( )Kosten (+)

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KostenkontrolleKostenkontrolleBeispiel: Earned Value Analyse - Überblicksgrößen

relative Zeiteffiziens (schedule performance index)SPI = Leistungswert / geplante Kosten

relative Kosteneffiziens (cost performance index)( p )CPI = Leistungswert / Istkosten

20Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 20

KostenkontrolleBeispiel: Earned Value AnalyseBeispiel: Earned Value AnalyseVorhersagegrößen

Vorhersage aufgrund der Effizienzzahlen

geschätzter Restaufwand (estimated to complete ETC)geschätzter Restaufwand (estimated to complete, ETC)ETC = (geplante Gesamtkosten – Leistungswert) /

Kosteneffizienz

geschätzte Gesamtkosten (estimate at completion, EAC)EAC I tk t hät t R t f dEAC = Istkosten + geschätzter Restaufwand

… und weitere…… und weitere…

21Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 21

Earned Value AnalyseEarned Value AnalyseEin einfaches Beispiel …

120m Wand streiche ich in 3streiche ich in 3

Tagen

10 Euro / h

22Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 22

Earned Value AnalyseEarned Value AnalyseEin einfaches Beispiel…

1 6 2 6 3 61.6. 2.6. 3.6.Plan Wand gestrichen in m 40 80 120Geplante Kosten (BCWS) 80,00 160,00 240,00I tk t (ACWP) 80 00 160 00 ?Istkosten (ACWP) 80,00 160,00 ?Wand gestrichen in m 30 60 ?Leistungswert (BCWP) 60,00 120,00 ?

Planabweichung (PV) 20,00 40,00 ?Kostenabweichung (CV) 0 00 0 00 ?Kostenabweichung (CV) 0,00 0,00 ?

relative Zeiteffizienz (SPI) 0,75 0,75l ti K t ffi i (CPI) 0 75 0 75relative Kosteneffiziens (CPI) 0,75 0,75

geschätzter Restaufwand (ETC) 240,00 160,00 ?

23Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 23

geschätzter Gesamtaufwand (EAC) 320,00 320,00 ?

Earned Value Analyse in der PraxisEarned Value Analyse in der PraxisMeasurement Workbook (Demo)

M t W kb kMeasurement Workbook

Cost & Schedule Macro Results

24Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 24

Welche weiteren Tools kommen bei Accenture in derWelche weiteren Tools kommen bei Accenture in der Projektüberwachung und –steuerung zum Einsatz?

Scope Management Financial ManagementPolicies, procedures, practices, techniques,

and tools necessary to establish and Ongoing monitoring of scope creep,

manage change request process

Issue / Risk Management

Performance Management

maintain effective financials

Metric definition and ongoing tracking against the business casetargets and project progress targets

Identification, analysis, and pro-active response of issues

and risks to the program

Accenture Program

Management Methods

Resource ManagementTimeline Management

Project estimates, project plan maintenance, milestone tracking

Structure, roles, skills needed to achieve predefined project objectives

25Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 25

Resource ManagementTimeline Management

Accenture Delivery Tools – Beispielhaft für SAP-Projekte

P & P j t M tClear Quest

Risks, Issues, Scope, SIRs/Defects, Peer ReviewProject Console

Status and Metrics Reporting

Program & Project Management

Plan Analyze Design Build Test Deploy

MS Project Server Time Tracking and Earned Value

Requisite Pro Requirements Mgmt & Traceability

Accenture Delivery Methods (ADM) for SAP

Solution Manager Configuration Management Customizing Scout ID Mapping

y g y

Testing Tools (eg: RMT, RFT,

RPT M t )ratio

n

Configuration Management, Customizing Scout, ID Mapping Configuration, ABAP Build and Test, Transport Management

ADM Estimator MS Project Client

Estimate and Work plan

Clear Quest Test Manager

RPT, Mercury, etc)Test Execution

Man

ual i

nteg

r

Accenture Business Process Repository (ABPR)

AccentureReusable Assets

Clear Quest Deliverable Records Management

Test ManagerTest Management

Reusable Assets

Clear CaseDocument Repository - Design and Process Documentation & Deliverables (Word, Excel, etc)

26Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 26Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved.

Basis & Support

Solution ManagerSystem Installation

Solution ManagerSystem & Solution Landscape

Solution ManagerMaintenance Optimizer

Solution ManagerSystem Monitoring

Projektüberwachung und -steuerung

Warum notwendig?Warum notwendig?

Wie und womit?

Was ist zu beachten?

27Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 27

10 Goldene Regeln aus der Praxis

28Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 28

#1#1

Completion is final.p

29Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 29

#2#2

Climb the wall.

30Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 30

#3#3

Escalate problems fast.p

31Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 31

#4#4

Give managers a chance to gmanage.

32Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 32

#5#5

Problems need owners.

33Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 33

#6#6

Ask good questions.g q

34Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 34

#7#7

Issues and risks are different.

35Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 35

#8#8

Always have a work plan.y p

Know your statusKnow your status.

36Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 36

#9#9

Stay clear on scope.y p

37Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 37

#10#10

Write it down.

38Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 38

Fragen, Antworten und Diskussion

39Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 39

Anhang

Anhang - Kennzahlendefinitionen

40Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 40

Base MetricsBase Metrics

M t i D fi iti d F lMetric Definition and Formula

Budget at Completion (BAC)

Budget for the task, summary task, phase or other WBS componentBAC = Baseline budget expressed inBAC = Baseline budget expressed in days or hours, not dollars

Actual Cost (AC) Actual cost of any work that has been performedAC = Amount of effort already spent orAC = Amount of effort already spent or “burned” expressed in terms of days or hours not dollars

41Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved.

Base Metrics (Cont)Base Metrics (Cont)

M t i D fi iti d F lMetric Definition and Formula

Earned Value (EV) Total amount of effort, in hours or days, for tasks that are 100% completeEV = 0 if task is NOT complete, EV = BAC if task is completeBAC, if task is complete

Planned Value (PV) Budgeted amount of effort, measured in hours for tasks scheduled to be 100%hours for tasks scheduled to be 100% completePV = BAC if task is due prior to status date PV = 0 if task is due after status date

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Summary MetricsSummary Metrics

Metric Definition and FormulaCost Variance The difference between the actualCost Variance (CV)

The difference between the actual costs and the budgeted (baseline) costsCV = Earned Value – Actual Cost (EV-AC)

S h d l D t i h th th j t iSchedule Variance (SV)

Determines whether the project is on, ahead, or behind scheduleSV = Earned Value – Planned ValueSV Earned Value Planned Value (EV-PV)

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Summary Metrics (Cont)Summary Metrics (Cont)

Metric Definition and FormulaMetric Definition and FormulaCost Performance Index (CPI)

The ratio of budgeted cost to actual cost used to predict the magnitude ofIndex (CPI) cost used to predict the magnitude of a possible cost overrun or under-run at a given point in timeCPI = Earned Value/Actual Cost (EV/AC)

Schedule Performance Index (SPI)

The ratio of budgeted cost to planned cost used to predict the magnitude of a possible cost overrun or under-runIndex (SPI) a possible cost overrun or under run at a given point in timeSPI = Earned Value/Planned Value

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(EV/PV)

Forecast MetricsForecast Metrics

M t i D fi iti d F lMetric Definition and FormulaTo-Complete Performance Index (TCPI)

(BAC-EV)/(BAC-AC)(TCPI) (Budget at Complete – Total

Earned Value)/(Total Budget at Complete – Actual Cost)at Complete Actual Cost)

Statistical Estimate to Complete (STAT ETC)

(BAC – EV)/CPI(Budget at Complete – Earned Value)/Cost Performance Index

St ti ti l E ti t t AC + STAT ETCStatistical Estimate at Completion (STAT EAC)

AC + STAT ETCActual Cost + Statistical Estimate to Complete

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p

Forecast MetricsForecast Metrics

Metric Definition and FormulaMetric Definition and FormulaStatistical Variance at Completion (STAT VAC)

BAC – STAT EACBudget at CompleteCompletion (STAT VAC) Budget at Complete –Statistical Estimate at Completion

Project Estimate to Complete (PROJ ETC)

Recorded from team Turnaround Document

Project Estimate at Completion (PROJ EAC)

AC + PROJ ETCActual Cost + Project Estimate to CompleteEstimate to Complete

Project Variance at Completion (PROJ VAC)

N/A

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( )

ETC is called “Remaining Work” in MS Project