projetos na prática

GESTão de projetos

M A N U A L   B Á S I C O   P A R A   G E R E N C I A R   P R O J E T O S  

NA PRÁTICA

Bia Simonassi 2014

Esta  car(lha  faz  parte  do  material  didá(co  da  XXIII  Oficina  de  Planejamento  e  Projetos    

da  disciplina    “Teoria  Geral  da  Administração”  do  curso  de  pós  graduação  

“Gestão  da  Comunicação  nas  Organizações”,  realizado  pelo  CEUB,    em  Brasília,  DF,  

nos  dias  12,  13,  26  e  27  de  setembro  de  2014.    Professora  Bia  Simonassi  

CONTEÚDO  DESTA  CARTILHA    1.  Ciclo  de  Vida  dos  Projetos  2.  Ciclo  PDCA  e  Deming    3.  Planejamento  de  Projetos  4.  Sinopse  de  Projeto  5.  Miopia  de  Obje(vo  6.  Relação  entre  Obje(vo,  Produtos  e  Metas  7.  Desenvolvimento  de  Projetos  8.  Plano  de  Ação  e  Método  5W2H  9.  Acompanhamento  Físico  de  Projetos  10.  Situação  (status)  de  Projeto  e  Gráfico  de  Ganc  11.  Ação  Preven(va  e  Ação  Corre(va  12.  Encerramento  de  Projeto  

OBJETIVO  DA  DISCIPLINA  

Construir  um  esquema  mental  para  entender  a  realidade  e  a  aplicabilidade  da  Administração  e  da  Gestão  de  Projetos.  

METODOLOGIA  

TEORIA  ILUSTRADA  

EXERCÍCIOS  ATIVIDADES  DE  FIXAÇÃO  

TRABALHO  FINAL  

LEITURA  HORIZONTAL  

LEITURA  VERTICAL  

AGENDA  DA  DISCIPLINA  

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BIBLIOGRAFIA  BÁSICA  

BIBLIOGRAFIA  COMPLEMENTAR  

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bia.simonassi@gmail.com  

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Todo  projeto  nasce,  produz  resultados  previstos  e  termina,  na  data  marcada.  

Cada  fase  tem  suas  próprias  caracterís(cas  e  problemas  opicos.  

As  fases  do  projeto  formam  um  ciclo  conhecido  como  PDCA  (Deming).  

PDCA  é  a  sigla  para  planejar,  desenvolver,  controlar  e  agir.  

O  PDCA  forma  uma  espiral  posi(va,  de  baixo  para  cima,  ao  se  completar.  

Esta  espiral  é  uma  mola  com  um  força  traduzida  pela  Lei  de  Hooke.  

É  esta  força  orgânica  que  sustenta  a  melhoria  prome(da  no  ciclo  PDCA.  

É  este  mecanismo  que  produz  a  mudança  prome(da  pelos  projetos.  

Quando  o  ciclo  PDCA  completa  um  giro,  a  curva  de  desempenho  sobe.  

PDCA  

PDCA  

A  fase  de  planejamento  do  projeto  termina  com  a  aprovação  da  sinopse.  

A  sinopse  (project  chart)  é  a  cer(dão  de  nascimento  do  projeto.  

Uma  vez  aprovada,  vira  referencial  e  não  pode  mais  ser  alterada.  

A  sinopse  deve  ser  aprovada,  antes  da  execução  do  projeto.  

É  sua  aprovação  que  dá  o  sinal  verde  para  o  desenvolvimento  do  projeto.  

Mas  atenção!  Depois  de  aprovada,  a  sinopse  não  pode  mais  ser  alterada.  

O  item  mais  importante  da  sinopse  é  o  obje(vo  do  projeto.  

O  obje(vo  é  O  QUE  o  projeto  pretende  fazer,  dito  de  maneira  direta.  

É  fundamental  enxergar  direito  o  que  vai  ser  feito,  antes  de  começar  a  fazer.  

Se  o  obje(vo  não  for  claro  e  direto,  o  projeto  pode  sofrer  de  miopia.  

Obje(vo  míope  é  indicador  de  falta  de  foco  e  insucesso  do  projeto.  

Se  o  obje(vo  for  mal  definido,  todo  o  planejamento  fica  comprome(do.  

Obje(vo  do  projeto  Apollo:  “levar  o  Homem  à  Lua”.  

Era  uma  vez  duas  tribos  que  queriam  conquistar  o  espaço  sideral...    

Uma  delas  inventou  uma  super  caneta  para  ser  usada  pelos  astronautas.  

A  outra  manteve  o  foco  e  saiu  na  frente  da  conquista  espacial.  

Para  a(ngir  um  obje(vo,  portanto,  é  preciso  manter  o  foco  do  projeto.  

Se  houver  desvios,  o  projeto  não  gera  os  resultados  (produtos)  esperados.  

Obje(vo  mal  definido  é  meio  caminho  para  o  fracasso  do  projeto.  

Portanto,  o  obje(vo  SEMPRE  começa  com  um  verbo  que  indica  ação:  

Criar,  lançar,  mudar,  aperfeiçoar,  melhorar,  alcançar,  descobrir...  

Todo  obje(vo  alcançado  produz  resultados  tangíveis  e  quan(ficáveis.  

Produto  é  o  resultado  do  esforço  do  projeto.  

É  algo  mensurável  que  comprova  que  aquele  obje(vo  foi  a(ngido.  

Para  cada  produto  prome(do,  defina,  pelo  menos,  uma  meta.  

Metas  são  passos  intermediários  para  se  chegar  ao  des(no  final  (obje(vo).  

ABASTECER  EM  CRISTALINA,  às  10h  

ALMOÇAR  EM  3  MARIAS,  às  13h  

JANTAR  EM  BH,  às  20h  

ABASTECER  EM  BARBACENA,  às  2h  

CHEGAR  AO  RJ,  às  12h  DO  DIA  SEGUINTE  

SAIR  DE  BSB,  às  4h  

O  cumprimento  das  metas  dá  uma  sensação  de  aproximação  do  obje(vo.  

Atenção  para  os  pontos  crí(cos  do  planejamento  de  projetos.  

EXERCÍCIO  EM  GRUPO  

MODO  DE  USAR:    1.  Forme  grupos  de  até  4  pessoas.  Anote  os  

nomes  dos  par(cipantes.  2. Verifique  os  obje(vos  de  projetos  

propostos  a  seguir.  3. Defina  produtos  ou  resultados  tangíveis  que  

comprovem  que  o  obje(vo  foi  a(ngido.  4. Para  cada  produto,  defina,  pelo  menos,  

uma  meta.  5. Entregue  as  respostas  do  grupo  para  a  

professora,  dentro  do  prazo  acordado.  6. Vale  10  pontos.  

Lançar  o  site  da  organização  

1  

Lançar  o  site  da  organização  

Lançar  um  novo  produto  

2  

Lançar  um  novo  produto  

Apresentar  o  TCC  da  pós  

3  

Apresentar  o  TCC  da  pós  

Concluído  o  planejamento  do  projeto,  começa  seu  desenvolvimento.  

Executar  o  projeto  significa  cumprir  as  metas,  dentro  dos  prazos.  

Você  também  pode  detalhar  as  metas  em  um  plano  de  ação  5W2H.  

5W2H  é  a  sigla  para  what,  why,  who,  where,  how  e  how  much.  

Com  a  execução,  começam  também  o  Controle  e  a  Ação  do  ciclo  PDCA.  

Controlar  significa  medir  e  comparar  com  o  plano  inicial.  

Significa  verificar  se  as  coisas  (metas)  estão  sendo  feitas...  

...dentro  do  escopo  (qualidade),  dos  custos  e  dos  prazos  previstos.  

PRAZO  

ESCOPO  

CUSTO  

Significa  verificar  periodicamente  os  resultados  parciais  (%  das  metas)...  

...para  corrigir  os  desvios  e  manter  os  stakeholders  informados.  

Agir  significa  reconhecer  um  desvio  e  corrigi-­‐lo,  a  tempo.    

A  ação  pode  ser  preven(va  ou  corre(va.  

A  ação  visa  recolocar  o  projeto  nos  trilhos,  conforme  planejado.  

Para  acompanhar  o  projeto,  pode-­‐se  u(lizar  o  gráfico  de  Ganc.  

A  segunda  ferramenta  mais  importante  do  gerente  de  projetos.  

Ferramenta  é  um  acessório  (tecnologia)  que  auxilia  o  Homem.  

Existem  muitos  so{wares  para  gerenciar  projetos.  

Mas  o  principal  deles  você  já  tem!  

EXERCÍCIO  EM  GRUPO  

MODO  DE  USAR:  Forme  grupos  de  até  4  pessoas.  Analise  as  situações  a   seguir,   conforme  modelo.  Entregue  as   resposta  do   grupo   para   a   professora,   dentro   do   prazo   combinado.  Vale  10  pontos.  

 1.  Observe  o  percentual  de  progresso  de  cada  meta  do  projeto.  

Este   percentual   é   definido   com   base   nas   informações  prestadas   durante   o   cumprimento   das   a(vidades   que  compõem   cada   meta.   Normalmente,   usa-­‐se   100%   para  representar  as  a(vidades  concluídas,  0%  para  as  a(vidades  não   iniciadas   e   25,   50   ou   75%   para   as   a(vidades  parcialmente  concluídas.  

2.  Preencha  as  barras  do  gráfico  de  Ganc,  considerando  a  data  de  hoje  e  os  percentuais  de  progresso  das  metas.  

3.  Iden(fique  as  metas  concluídas,  adiantadas  e  atrasadas  para  propor  ações  corre(vas  e/ou  preven(vas.  

4.  Finalmente,   estabeleça   o   percentual   de   progresso   do  projeto  e  comente  sua  situação  (em  andamento,  adiantado,  atrasado...)  

HOJE  

M1  

M2  

M3  

M4  

M5  

M6  

FIM  INÍCIO  

%  

100  

25  

0  

75  

0  

0  

PROJETO    A  EXEMPLO  

M1  

M2  

M3  

M4  

M5  

M6  

FIM  INÍCIO  

%  

100  

25  

0  

75  

0  

0  

Atrasada  

Não  iniciada  

Não  iniciada  

Não  iniciada  

Adiantada  

HOJE  

Meta  concluída  

PROJETO    A  EXEMPLO  

M1  

M2  

M3  

M4  

M5  

M6  

FIM  INÍCIO  

33  

%  

100  

25  

0  

75  

0  

0  

O  projeto  está  atrasado!  

Atrasada  

Não  iniciada  

Não  iniciada  

Não  iniciada  

Adiantada  

HOJE  

Meta  concluída  

PROJETO    A  EXEMPLO  

HOJE  

M1  

M2  

M3  

M4  

M5  

FIM  INÍCIO  

%  

50  

0  

50  

75  

0  

PROJETO    B  

HOJE  

M1  

M2  

M3  

M4  

FIM  INÍCIO  

%  

25  

25  

25  

25  

M5   25  

PROJETO    C  

M1  

M2  

M3  

M4  

FIM  INÍCIO  

%  

50  

25  

25  

25  

M5   0  

HOJE  

PROJETO    D  

M1  

M2  

M3  

M4  

FIM  INÍCIO  

%  

100  

100  

75  

0  

M5   0  

HOJE  

PROJETO    E  

O  projeto  termina  quando  cumpre  seu  obje(vo  e  entrega  os  produtos.  

Os  clientes  devem  validar  os  produtos,  caso  eles  estejam  dentro  dos  padrões.  

Os  produtos  devem  estar  dentro  dos  prazos,  custos  e  escopo  (qualidade).  

Afinal,  o  projeto  existe  para  atende  às  necessidades  do  cliente.  

No  fim  do  projeto,  a  equipe  se  desfaz  e  as  lições  aprendidas  são  registradas.  

Assim,  a  memória  do  projeto  fica  preservada  para  ocasiões  futuras.  

O  fim  do  projeto  celebra  o  fim  do  ciclo  de  PDCA  de  melhoria  cononua.  

O  projeto  também  pode  ser  paralisado  ou  cancelado,  além  de  concluído.  

Tudo  isso  afeta  o  prazo,  o  custo  e  o  escopo  do  projeto.  

O  ideal  é  encerrar  o  projeto  dentro  dos  parâmetros  planejados.    

Para  poder  comemorar  e  divulgar  o  sucesso  da  empreitada!  

bia.simonassi@gmail.com  

OBRIGADA!  

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