servizio di digitalizzazione polizze 2016

SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI/POLIZZE

ASSICURATIVEGRUPPO DPS SRL

GRUPPO DPS SRL - TEL. 030 35 83 337

Quali sono i problemi tipici nella gestione delle polizze assicurative e dei documenti in genere?• Velocità di ricerca della

Polizza.

• Tempi lunghi per l’archiviazione cartacea

• Difficoltà di reperibilità dei documenti.

• Errori di archiviazione e perdita dei dati e documenti.

• Invasione cartacea degli spazi

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Dopo il nostro intervento: quali sono i risultati che avrete?

Ottimizzazione dei tempi di ricerca

e risposta

Archiviazione fisica dei documenti

Recupero degli spazi

Reperibilità e disponibilità

immediata del documento

Verifica di anomalie presenti sui

documenti

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Quali sono le soluzioni applicate?

ARCHIVIO DIGITALE

Gestione documentale, adattata e personalizzata alle esigenze del

cliente, che permetta un sistema di archiviazione e ricerca dei dati unificata

all’interno dell’azienda stessa.

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Descrizione generale di una lavorazione “STANDARD “

II processo eseguito con frequenza da definire (settimanale, mensile, etc) ad un lotto di fascicoli, prevede queste FASI.

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1. Recupero dei documenti

A scadenze programmate (ogni giorno, settimana,

mese) DPS organizza e/o effettua, presso la sede dell’Azienda

Cliente, il ritiro del materiale cartaceo

da lavorare

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2. Normalizzazione

( Bonifica dei documenti)

Questa attività è propedeutica

alla scansione delle varie

pagine del lotto. Si tratta, in

sintesi, di ricondurre la carta

ad una condizione ottimale

per l'acquisizione dell'immagine. Nel caso di

specie si dovranno levare i

punti metallici, eliminare

eventuali post-it e dare il giusto ordinamento alle

pagine.

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3. Scansione

Questo passaggio consente di produrre le immagini di ciascuna pagina del lotto. Le

immagini verranno prodotte con una risoluzione di 200 o 300 dpi. Il formato finale dei file è Adobe PDF,che garantisce la conformità

all’originale e l’immodificabilità del documento.

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4. DATA ENTRYL'indicizzazione dei

documenti, è una fase

importantissima perché

permette di «battezzare»

ogni documento lavorato.

Avviene tramite la digitazione

manuale(data entry) di uno

o più dati (numeri o lettere)

presenti sul documento.

Dopo l’indicizzazione i

documenti possono essere

pubblicati sul Portale web

che DPS mette a

disposizione dei suoi clienti e visti dagli utenti finali.

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5. Archiviazione dei documenti

nell’Archivio Digitale

Se il cliente lo desidera può

avere anche una copia dei

suoi documenti sia su CD

Rom che su Pen Drive.

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Un lotto di documenti cartacei, dopo l'opportuno trattamento,

viene archiviato in un Archivio Digitale dedicato che il cliente

consulterà attraverso un PORTALE fruibile anche su Web.

TUO

MARCHIO

6. Il PORTALE WEB di ricerca

documenti

Per cercare la Polizza,

l’utente utilizzerà una

semplice interfaccia

grafica con i dati

necessari a trovare il

documento esatto

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7. Ricomposizione dei

documenti e dei fascicoli

I singoli fogli oggetto di acquisizione saranno successivamente ricomposti in modo tale da ottenere la giusta ripartizione fisica dei documenti e dei fascicoli.

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8. Posizionamento dei fascicoli in

scatole per archivio cartaceo

Dopo la ricomposizione dei documenti e dei

fascicoli DPS posizionerà il materiale cartaceo in

apposite scatole d'archivio.

Ogni scatola avrà inoltre un identificativo univoco

che sarà associato a ciascun fascicolo in essa

contenuto.

Sarà cura di DPS consegnare al cliente le scatole

completate e pronte per essere archiviate, o

stoccarle nei propri magazzini.

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Gruppo DPS Srl.Via A. Grandi, 10 - 25125 Brescia030 3583337 - info@gruppodps.it

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