sim week 08 chapter 01

Management Information System Industrial Engineering Department

W e e k

I T T E L K O M

8

Sistem Informasi Eksekutif

C h a p t e r 1

Program Studi Sistem Informasi

Murahartawaty Management Information System

Overview

• Observasi pada Kelas Sosial di Amerika (Pierre Martineu)– Orang kaya tidak lain adalah orang miskin yang

mempunyai uang lebih banyak

• Perbedaan Eksekutif dengan Manajer Tingkat lebih rendah, tidak dilihat dari sisi pribadi melainkan dari cara melakukan pekerjaan– Eksekutfif tidak lain adalah Manajer Tingkat rendah

yang berada pada tingkat yang lebih atas.

Murahartawaty Management Information System

Sisteminformasi

pemasaran

Sisteminformasi

manufaktur

Sisteminformasikeuangan

Sistem informasi

SDM

Informasi dan data lingkungan

Informasi dan data lingkungan

Manajer puncak

Perusahaan Tanpa EIS

Murahartawaty Management Information System

Informasi dan data lingkungan

Informasi dan data lingkungan

Sisteminformasi

pemaasaran

Sisteminformasi

manufaktur

Sisteminformasikeuangan

Sisteminformasi

SDM

Sistem informasieksekutif

Perusahaan Dengan EIS

Murahartawaty Management Information System

Perusahaan Dengan EIS

• Pada era 90-an hasil penelitian dari MIT memperkenalkan Sistem Informasi Eksekutif yang diperuntukkan bagi kalangan atas dalam perusahaan (Direktur,CEO, manajer senior,dll).

• SIE (EIS) sangat membantu sekali bagi para petinggi perusahaan dengan memberikan kemudahan untuk dapat mengontrol langsung keadaan bisnis yang sedang dijalani.

Murahartawaty Management Information System

Posisi EksekutifPosisi Eksekutif

• Eksekutif membutuhkan pengolah informasi yang unik– Dengan SIE, perusahaannya akan semakin maju

dengan pesat karena ada suatu sistem yang mampu memberikan informasi yang tepat, cepat, akurat, dan juga para petinggi gampang untuk menganalisa dan mengambil keputusan untuk kemajuan perusahaannya.

– Contoh di Indonesia: Bank Mandiri, Museum House of Sampoerna..

Murahartawaty Management Information System

Apa Yang Dikerjakan Eksekutif?Apa Yang Dikerjakan Eksekutif?

• Manajer eksekutif pada level atas dari hirarki organisasi adalah siapa yang menggunakan pengaruh kuat pada perusahaan

• Memiliki wawasan perencanaan jangka panjang dan berpikir COMPANY ORIENTED (kesejahteraan perusahaan)

• Ukuran organisasi menentukan ukuran jajaran eksekutif.– Perusahaan besar seperti GM memiliki ratusan

eksekutif, sedangkan perusahaan kecil hanya memiliki 1-2 eksekutif

Murahartawaty Management Information System

Posisi Eksekutif

Murahartawaty Management Information System

Agenda dan Jaringan KotterAgenda dan Jaringan Kotter• John P. Kotter, profesor dari Harvard• Eksekutif mengikuti strategi tiga langkah

– Agenda – obyektif yang akan dicapai perusahaan

– Jaringan – hubungan kerjasama• Ratusan atau ribuan• Di dalam dan di luar perusahaan

– Lingkungan – norma-norma dan nilai-nilai sehingga anggota jaringan dapat mencapai tujuan yang diagendakan.

Murahartawaty Management Information System

Bagaimana Eksekutif Berpikir?Bagaimana Eksekutif Berpikir?

• Daniel J. Isenberg, profesor Harvard• Mempelajari lebih dari 1 lusin eksekutif selama

periode 2 tahun• Apa yang mereka pikirkan tentang

1. Bagaimana mengerjakan sesuatu

2. Mengesampingkan sejumlah kecil masalah

• Lebih berhubungan dengan proses daripada solusi• Proses pemikiran tidak selalu mengikuti pola step-by-

step dari pendekatan sistem • Intuisi digunakan pada tiap langkah

Murahartawaty Management Information System

Bagaimana CEO Menggunakan Waktunya (Mintzberg)Bagaimana CEO Menggunakan Waktunya (Mintzberg)

Keterangan:Komunikasi Antar-Pribadi

Pekerjaan Administratif22%

Pertemuan Tak terjadwal

10%

Panggilan Telpon6%

PertemuanTerjadwal

59%

Kunjungan3%

Murahartawaty Management Information System

Kebutuhan Informasi UnikKebutuhan Informasi Unik

• Penelitian oleh Jones & McLeod• Dipelajari 5 eksekutif di awal 1980-an• Pertanyaan-pertanyaan

– Berapa banyak informasi sampai ke eksekutif?• Satu transaksi - sebuah komunikasi yang melibatkan berbagai media• Volume harian: - Bervariasi dari eksekutif ke eksekutif

- Bervriasi dari hari ke hari

– Apa nilai dari informasi tersebut?– Apa saja yang jadi sumber information itu?– Media apa yang digunakan utk mengkomunikasikan informasi?– Apa kegunaan informasi tersebut?

Murahartawaty Management Information System

Media YMedia Yanang Dipakaig Dipakai(dalam persentase dari total Transaksi)(dalam persentase dari total Transaksi)

TertulisTertulis

LisanLisan

Catatan:Catatan:Persentase tidak berjumlah 1.00 karena pembulatan

Laporan Laporan Komputer Komputer (.03)(.03)

Laporan Non-Laporan Non-komputer (.09)komputer (.09)

Memo (.19)Memo (.19)

Surat (.20)Surat (.20)Majalah (.10)Majalah (.10)

Jamuan Jamuan Bisnis (.02)Bisnis (.02)

Panggilan Panggilan Telepon (.21)Telepon (.21)

Pertemuan TakPertemuan TakTerjadwal (.06)Terjadwal (.06)

Pertemuan Terjadwal (.05)Pertemuan Terjadwal (.05)

Kunjungan (.03)Kunjungan (.03)

Murahartawaty Management Information System

Temuan Studi Jones & McLeodTemuan Studi Jones & McLeod• Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari

lingkungan, tetapi informasi internal bernilai lebih tinggi

• Sebagian besar informasi eksekutif dalam bentuk tertulis, tetapi informasi lisan dinilai lebih tinggi

• Eksekutif mendapat sangat sedikit informasi langsung dari komputer

Murahartawaty Management Information System

Kebutuhan Informasi UnikKebutuhan Informasi Unik• Penelitian oleh John Rockart dan Michael Treacy,

keduanya dari MIT• Meneliti 16 perusahaan pada awal 1980-an• Menemukan banyak pemakai komputer • Menemukan beberapa eksekutif yang tertarik pada

rincian• Istilah “sistem informasi eksekutif” muncul pertama

kali

Murahartawaty Management Information System

Fitur EISFitur EIS

• Tujuan sentral : Aplikasi digunakan untuk perencanaan dan pengontrolan kinerja unit di bawahnya

• Inti data yang umum. Database berisi informasi mengenai pelanggan, pesaing, industri, unit bisnis dalam 3 periode, masa lalu, masa sekarang, dan masa depan

• Dua metoda utama digunakan– Mendapat kembali laporan pada saat ini dan trend

di masa mendatang– Melakukan analisis untuk keperluan pribadi

Murahartawaty Management Information System

Menempatkan Penggunaan Komputer Dalam PerspektifMenempatkan Penggunaan Komputer Dalam Perspektif

Dua poin kunci:

1. Penggunaan komputer adalah personal

2. Komputer hanya menghasilkan bagian dari informasi eksekutif

Murahartawaty Management Information System

Definisi

• Executive Information System (EIS) atau disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.

Murahartawaty Management Information System

Tujuan EIS

• EIS mengintegrasikan data yang berasal dari sumber data internal maupun eksternal, kemudian melakukan transformasi data ke dalam bentuk Summary laporan yang berguna.– Laporan digunakan oleh eksekutif untuk mengakses

secara cepat laporan yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen, sehingga dapat diperoleh pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif.

– Laporan digunakan untuk menemukan alternatif solusi untuk menekan permasalahan manajerial dan membuat perencanaan keputusan untuk perusahaan.

Murahartawaty Management Information System

Saran Untuk Pengembangan EIS

1. Menyimpan inventarisasi dari transaksi informasi yang masuk (Mencatat semua data dan informasi dari sumber media yang diperoleh)

2. Menstimulasi sumber-sumber bernilai tinggi, artinya menjadi media untuk sharing knowledge antar dewan direksi seperti halnya meeting

3. Mengambil manfaat pada peluang yang ada

4. Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan; setiap eksekutif berbeda dalam kebutuhan informasinya

5. Memanfaatkan teknologi

Murahartawaty Management Information System

Komputer personal

Membuat information

korporasitersedia

Requestinformation

Database eksekutif

Berita terkini,penjelasan

Data external Dan informasi

Tampilan informasi

Databasekorporasi

Kotak surat elektronic

Perpustakaan Software

Workstation EksekutifWorkstation Eksekutif

Mainframe korporasiMainframe korporasi

Ke workstationeksekutif lain

Ke workstationEksekutif lain

Model Sebuah EIS

Murahartawaty Management Information System

Dialog Antara Eksekutif dan EISDialog Antara Eksekutif dan EIS

• Dengan memasukkan serangkaian menu, sedangkan pemakaian keyboard minimal

• Mengorek informasi spesifik yang diperlukan dari level ikhtisar

Murahartawaty Management Information System

Dashboard: EISDashboard: EIS

Murahartawaty Management Information System

Karakteristik Teknologi yang Dibutuhkan EIS

1. Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.

2. Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.

3. Memiliki on-line help.

4. Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.

5. Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

Murahartawaty Management Information System

Karakteristik Data yang Dibutuhkan EIS

• Highly summarized data. Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.

• Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.

• Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget.

Murahartawaty Management Information System

Karakteristik Data yang Dibutuhkan EIS (Con’t)

• Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.

• Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, EIS harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.

• Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

Murahartawaty Management Information System

Penggabungan Konsep-Konsep Manajemen

• Faktor-faktor penentu keberhasilan (CSF)– Perusahaan perlu mengetahui CSF yang menentukan

keberhasilan bersaing dalam lingkungan industri yang semakin kompleks.

– Critical Success Factors adalah variabel-variabel dalam lingkungan usaha baik dalam variabel internal maupun eksternal yang mempengaruhi kesuksesan badan usaha dalam mencapai tujuannya.

– Critical success factors disebut juga key success factors, key variables (variabel kunci), critical variables, pulse point, atau key result area. Variable kunci adalah variabel yang mengidentifikasi faktor yang menjadi sebab kesuksesasn organisasi. 

Murahartawaty Management Information System

Key Performance Indicator (KPI)

• Key perfomance indicator adalah tolak ukur (indikator kunci yang bersifat terukur), yang memberikan informasi kepada kita sejauh mana kita berhasil mencapai sasaran kinerja yang ingin kita capai.

Murahartawaty Management Information System

Penggabungan Konsep-Konsep Manajemen

• Management by exception (MBE)• Pemampatan Informasi

Murahartawaty Management Information System

Keputusan Implementasi EIS

Murahartawaty Management Information System

Trends Masa Depan EISTrends Masa Depan EIS• Penggunaan akan menjadi umum/biasa• Menurunnya harga software• Akan mempengaruhi MIS/DSS• Komputer akan selalu memainkan peran

pendukung

Murahartawaty Management Information System

Kelemahan EIS

• Fungsinya sangat terbatas, tidak mampu melakukan perhitungan secara kompleks.

• Biaya pembuatan SIEsangatlah mahal.• Banyak orang yang salah persepsi mengenai cara kerja

EIS itu sendiri yang dianggap sebagai suatu sistem yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam perusahaan. Sebenarnya SIE hanya melakukan peringkasan data dari sistem basis data yang telah ada. Jika data pada database utama tidak reliable atau memiliki struktur yang buruk, maka informasi yang dihasilkan oleh sistem EIS pun tidak memiliki kualitas yang baik.

Murahartawaty Management Information System

Kelemahan EIS

• Tidak adanya prosedur yang baik untuk menjaga agar data yang ada selalu up-to-data. Seringkali para eksekutif mengeluh bahwa laporan EIS yang diterima sudah usang, atau tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Jika modul EIS yang dimiliki terintegrasi dengan sistem basis data, maka yang perlu dipelihara adalah mekanisme keteraturan dalam melakukan update data dari ke hari;

• Modul EIS yang ada terlampau sederhana (tidak banyak memiliki fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advanced features) sehingga sulit mengakomodasikan keperluan masing-masing eksekutif yang terkadang berbeda satu sama lain (unik) dan berubah-ubah dalam tempo yang sangat cepat.