Intern kommunikation i danske kommuner: Nyt værktøj til optimering af udbyttet

Side 2 af 4 © Line-of-Sight 2013

Optimér jeres interne kommunikation Handlingsanvisende: Nu er der omsider udviklet en meningsfyldt metode til analyse af en kommunes interne kommunikation. En metode som er handlingsanvisende og som giver kommunens kommunikationsfunktion og ledelse helt nye muligheder for at fintune kommunikation i dagligdagen. Både i forhold til de emner, der skal kommunikeres om, og i forhold til de specifikke og forskellige behov hos kommunens mange medarbejdergrupper. Analysen er udviklet af Line-of-Sight med input fra Gladsaxe Kommune. Nu tilbyder Line-of-Sight analysen til alle kommuner.

Med det ny analyseværktøj udarbejdes en rapport, som i anonymiseret form giver et overblik over:

Hvilke personer den enkelte får sine informationer fra

Hvilke kanaler den enkelte får sine informationer via

Om den enkelte hellere vil have sin information fra andre personer eller via andre kanaler

Om den enkelte føler sig godt informeret på de specifikke områder, der er vigtigst for den kommunale kommunikation (altså om kommunens nuværende praksis giver det ønskede resultat)

Hvor vigtigt den enkelte synes, det er at være informeret på en række områder

Hvilke emner der er størst og mindst interesse for i den interne kommunikation

Hvordan der bør være forskel i kommunikationen til de forskellige interne målgrupper

Hvilke kanaler og afsendere der bør søges anvendt indenfor de vigtigste emner og til kommunens mange forskellige målgrupper.

Rapporten giver med andre ord et røntgenbillede af kommunens interne kommunikation. På de områder, der er vigtigst for kommunen, gør den det muligt i det daglige at tilpasse konkrete kommunikationsaktiviteter til den virkelighed, som kommunens mange målgrupper står i. Værktøjet kan også sammenlignes med en radar, som giver et klart billede af hvordan kommunens kommunikationslandskab ser ud. Rapporten er velegnet til at slå op i til daglig. Ingen facitliste: Rapporten giver kommunen mulighed for at træffe faktabaserede kommunikationsvalg. Men naturligvis følger der ingen facitliste med. Der vil altid være flere valgmuligheder med respekt for analyseresultaterne. Enten gør man det, medarbejderne foretrækker, eller også gør man noget andet. Vælger man at gøre noget andet, ved man nu, at det kræver noget ekstra, fx enten ved at man forklarer, hvorfor det er det bedste, eller fx ved at man markedsfører det mere kraftigt internt end normalt. Analysen informerer bl.a. beslutningstagerne om, hvorvidt de kan forvente modvind eller medvind i en given situation. Analysen er velegnet til at sætte meningsfyldte mål for den interne kommunikation med. Kommunikationsfunktionen og den kommunale topledelse får med analyserapporten et værktøj, som er velegnet til målstyring, fx ved at definere KPI’er i balanced scorecards. Teknik og afrapportering: Analysen bygger på data fra en online survey. Kommunen sørger selv for markedsføring og distribution af survey til alle medarbejdere i kommunen – i meget store kommuner i visse situationer kun til en del af medarbejderne. Survey er designet, så den kan udfyldes på den skærm, medarbejderne har ved

Faktabaserede beslutninger i Gladsaxe

Kommunikationschef i Gladsaxe Kommune, Ulla Baden:

”I kommunikationsafdelingen har vi altid haft en god fornemmelse for, hvordan vi bedst kommunikerer med de forskellige medarbejdergrupper i organisationen. Nu har vi fået sat fakta, tal og niveauer på, så vi har et meget mere præcist billede af kommunikationsbehovet. Dermed har vi fået et nyt og brugbart værktøj, som gør det lettere at træffe effektive og velbegrundede beslutninger og dele vores viden internt i ledelsen og blandt medarbejderne.”

© Line-of-Sight 2013 Side 3 af 4

hånden, uanset om det er en computer, en tablet eller en smartphone. Og uanset om det er hjemme privat eller på arbejde. Det tager typisk ti minutter at udfylde survey og besvarelserne er anonyme. Hvis der er behov for det, kan udvalgte medarbejdergrupper i stedet for online-udgaven få et skriftligt spørgeskema. Inden survey lanceres skal den tilpasses kommunens specifikke administrative struktur og kommunikationskanaler. Desuden skal kommunen vælge, hvilke emner analysen skal omfatte og hvordan de konkret skal formuleres. Det vil typisk være seks emner, som en meget stor del af kommunens kommunikation falder ind under. Analysen skræddersys til kommunes behov. Line-of-Sight vejleder kommunen i at træffe de rigtige valg, så tilpasningerne kan klares på et enkelt møde. På trods af individualiseringen vil analysen fra kommune til kommune have så mange fælles træk, at den giver kommunerne mulighed for at udveksle erfaringer på tværs og drage fælles konklusioner. Så i det øjeblik, en række kommuner har gennemført analysen, bliver det muligt at sammenligne på tværs af kommuner og for den enkelte kommune at benchmarke sig mod resultaterne i de øvrige. Naturligvis videregives specifikke resultater fra en navngiven kommune ikke, med mindre denne kommune tillader det. Men data fra kommunen indgår som anonyme baggrundsdata. Formidling er central: Line-of-Sight gør i rapporten meget ud af formidlingen af analyseresultatet for at gøre det så nemt og ligetil som muligt at bruge resultaterne. Rapporten er ikke kun et værktøj til kommunikationsfunktion og den kommunale topledelse. Den interne kommunikation er et fælles ansvar for alle

medarbejdere i kommunen. I det omfang, det er medarbejderne, der skal tage action på bestemte udfordringer, bør ledelsen også formidle relevante facts fra rapporten til medarbejderne og motivere dem til en konstruktiv adfærdsændring. Intern kommunikation er fx i høj grad individuelt skrevne og afsendte e-mails eller kommunikation fra kollega til kollega. Rapporten er et værktøj, som viser ledelse og medarbejdere i kommunens mange enheder, hvordan man hver især kan gøre det bedre på sit område. Holdet bag: Kommunikationseksperten Kim Ulrik Schaumann har udviklet det ny analysekoncept i samarbejde statistikeren Torsten Christensen. De har som team en unik og internationalt orienteret viden og praktisk erfaring. Kim underviste i 1990’erne i analyse-teknikker i ind- og udland, og siden har han, før han i 2009 grundlagde Line-of-Sight, på afdelingsleder og direktørniveau haft ansvaret for udvikling af visse analyser i TDC og Danske Bank-koncernen. Torsten er en fremragende underviser, og han har i sin karriere udviklet sig til at være en kreativ analytiker, som en hel videregående uddannelsesinstitution bl.a. har for vane at henvende sig til, når særligt vanskelige analytiske opgaver skal løses. Pris: Line-of-Sight tilbyder Kommunikationsværktøjet til de fleste kommuner til en pris af 64.900 kr. (plus moms) inklusive det her beskrevne, men undtagen skriftlige spørgeskemaer. De koster ekstra, fordi de skal tastes manuelt ind. Inkluderet er også et opstartsmøde og et rapporteringsmøde i den aktuelle kommune. For de meget store kommuner, eller for kommuner som i øvrigt kræver ekstra arbejde i forhold til det her beskrevne, kan der blive tale om en merpris.

Side 4 af 4 © Line-of-Sight 2013

September 2013

Kontakt

Line-of-Sight

Nørre Farimagsgade 64B, 4. th.

1364 Købehavn K

Tlf.: 40 41 35 10

E-mail: info@lineofsight.dk

www.lineofsight.dk/maalinger

Om Line-of-Sight

Line-of-Sight er et kommunikationsbureau grundlagt af Kim Ulrik Schaumann. Vi udvikler og implementerer i praksis

kommunikationsstrategier, -planer og -koncepter. Vi udarbejder kreative oplæg og ideer. Vi rådgiver om presse- og

interessentrelationer, intern kommunikation og internet- og intranetkommunikation. Vi styrker vores kompetencer inden for disse

områder gennem vores netværk af flere end ti højt specialiserede kommunikationsvirksomheder.

Vi leverer konkrete kommunikationsløsninger, hvilket eksempelvis kan være videoer, tekster, hjemmesider eller design. Vi rådgiver,

laver målinger og underviser.

Line-of-Sight udarbejder enkle og værdifulde målinger og markedsundersøgelser, som er designede til at øge effekten af intern og

ekstern kommunikation markant. Enhver måling eller markedsundersøgelse skræddersys til den virksomhed eller organisation, som

den skal hjælpe. Vores undersøgelser gennemføres ved hjælp af web-baserede værktøjer eller fokusgruppe-interviews. De kan om

nødvendigt gennemføres og afrapporteres på nogle få uger.

© Line-of-Sight 2013. Alle rettigheder forbeholdes.