MATEUS ARNAUD É

MUITO LINDO BOM ESTUDO ;)

DOCUMENTOS OFICIAIS

Ata – Documento oficial que é um resumo de tudo que aconteceu em reuniões ou assembléias. Deve conter a

assinatua de todos os participantes de todas as reuniões. Se tiver erros, deve usar a palavra DIGO seguido da palavra

correta. Se for esquecido algo que ocorreu nessa reunião, deve ser usado EM TERMO.

Atestado – documento oficial em que uma pessoa atesta a veracidade de algo em favor de outra pessoa.

Certidão – Modalidade de documento oficial emanado de autoridade publica atestando ao interessado fatos

verificados em de acordo com registros contidos em livros, processos ou documentos emitidos por repartições

públicas.

Circular – Modalidade de comunidação oficial multidirecional, ou seja, varios destinatarios, escrita muitas vezes por

ofício, carta ou memorando, sendo identificada como oficio-circular, carta-circular e memorando-circular. Pode ser

interna ou externa

Titulo: Circular com sigla do órgão que expede e o numero, à esquerda da folha.

Local e data

Destinatario: Após a palavra PARA.

Assunto

Texto paragrafado

Texto de cortesia seguido de Atenciosaente.

Comunicado – Midalidade de comunicação oficial de aviso ou recado oficial com objetivo de passar uma

determindade informação. Pode ser interna ou externa de acordo com a necessidade

Interna: Dentro da própria instituição

Externa: Divugado para outras instituições

Nome do Organizador;

Objetivo;

Local e data;

Assinatura: Com local e data.

Convite – É o instrumento de comunicação oficial em que se convida, convoca ou solicita o comparecimento de

alguem em horario e local marcado

Convocação – É uma forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguem para uma reunião. Com

especificação de local e horario com vocabulos simples e uso de frases curtas.

Edital – Modalidade de documento oficial com acesso do público com todas as regras normativas do certame como

o edital de um concurso público.

Memorando – Modalidade de comunicação oficil INTERNA entre unidades administrativas de um orgão. É rápido e

simplificado por não ter muitos processos burocraticos. Pode der carater administrativo ou simplesmente ser usado

para exposição de projetos e ideias.

Usar:

- Ao Sr. Chefe do Departamento de Assuntos Administrativos.

Ofício – Modalidade de comunicação (entre autoridades e EXTERNA) como aviso e amemorando, os três usam o

mesmo modelo. (titulo e numero do expediente seguido da sigra do orgão) – of. 123/2002 – MME; local e data no

lado direto; assunto com o que vai ser tratado; destinatario; texto (com paragrafos numerados), com introdução,

desenvolvimento e conclusão. A diferença é que o aviso é expedido por Ministros do estado para autoridades de

mesma hierarquia enquanto Oficio pode ser expedido para e pelas demais autoridades.

Deve começar como:

“Excelenticimo Senhor Presidente da Republica,”

E no cabeçalho:

-Nome do orgão ou setor

-Endereço postal

-Telefone e email.

Ordem de serviço – Modalidade de documento oficial usado para autorizar a execursão de algum serviço por orgãos

públicos subordinados ou servdores dos mesmos;

Titulo: Ordem de Serviço;

Preambulo e fundamentação: Quem expede o documento (MAIÚSCULO) e citação da legislação pertinente

ao ato seguido de “Resolve”;

Texto: Desenvolvimento do assunto, que pode ser dividido em itens, incisos e etc.;

Assinatura: Autoridade competente e função.

Portaria – Ato administrativo expedido por autoridade pública para dar instruções sobre a exercurção de um serviço,

uma lei, regulamento, DEMISSÃO, nomeação e etc...

Título: Portaria;

Ementa: Sintese do Assunto;

Preambulo: Qual autridade expede o ato e a citação da legislação pertinente ao ato, seguida da palavra:

“Resolve”;

Texto: Desenvolvimento do assunto que pode ser dividido em paragrafos, incisos, alienas e itens;

Assinatura: nome da autoridade competente e cargo.

Requerimento (petição) – Modalidade de comunicação oficial em que solicitações ou pedidos são feitos a orgãos

públicos ou autoridades competentes como um interessado requerendo a uma autoridade administrativa um direito

pelo qual se julga detentor.

Vocativo, cargo ou função e nome do destinatario;

Texto inclui: Preambulo, com nome do requerente (em letras maiúsculas) e qualificação: Nacionalidade,

profissão, estado civil, identidade, idade e domicilio; Exposição do pedido indicando os fundamentos legais do

requerimento e os elementos probatorios de natureza fática;

Fecho: “Nestes termos, Pede deferimento”;

Local e data;

Assinatura, função e cargo.

NOÇÕES ADMINISTRATIVAS

Planejamento – É definir os objetivos, decidir como alcançar os planos e programar as atividades, alcançar as metas.

Sem planejamento as empresas ficam as escuras, não se preparam para possiveis problemas e acabam tendo

insucesso nos seus objetivos.

O planejamento estratégico (longo prazo) – se baseia no estabelecimento de metas, objetivos, politicas e missões

da organização.

Meta – Objetivo a curto prazo

Objetivo – Alvo a ser alcançado

Políticas – Diretrizes amplas gerais para e chegar aos objetivos

Missão – Razão da existência da empresa.

Planelamento operacional (curto prazo) – É o planejamento diário, é a parte que elabora os cronogramas para cada

tarefa planejada e seus métodos e procedimentos.

Planejamento tático (médio prazo) – Analisa as alternativas para se alcançar a missão da empresa

Organização – Modela o trabalho, elabora os níveis hierarquicos e define a estrutura organizacional. É a ordenação

dos recursos materiais e humanos visando atingir os objetivos estabelecidos. O organograma é uma parte da

organização da empresa que é onde se representa a estrutura da empresa, dos setores, deixando claro os níveis

hierarquicos.

Direção – Tomada de decisão, liderança e intercomunicação com os subordinados. Onde se faz acontecer. Essa área

exige muita habilidade profissional pela pessoa da área relacionada. Onde se designa as pessoas, dirige seus

esforços, motiva-os.

Unidade de comando – Cada funcionario tem um superior que deve prestar contas

Delegação – Designação de tarefas, de autoridades e responsabilidades.

Amplitude de controle – Quantidade máxima do numero de posições que podem ser supervisionadas

eficazmente por apenas um individuo.

Principios da cordenação ou relações humanas – harmonizar os esforços individuais em benefício de um

bem comum.

Controle – Está diretamente ligado ao planejamento, é o momento onde se avalia o progresso da empresa em seus

objetivos e feitas as devidas correções para garantir resultados satisfatórios.

-Mede o desempenho organizacional

-É dinâmico e continuo

-Engloba todas as vertentes da organização.

-Os três níveis de controle –

-Controle estratégico – Direcionado ao longo prazo, preocupação com o futuro, aborda toda a

organização, focaliza o ambiente externo, ênfase na eficácia.

-Controle tático – Médio prazo, aborda todos os departamentos, focaliza a articulação interna

-Controle operacional – Direcionado a curto prazo, Aborda cada tarefa ou operação, facaliza cada

processo, ênfase na eficiencia.

Tabela das funções administrativas

PLANEJAMENTO

Elaboração de Previsões

Determinação de Objetivos

Programação

Cronogramação

Orçamentação

Definição de Políticas

Determinação de Procedimentos

ORGANIZAÇÃO

Definição de Estruturas

Delegação

Estabelecimento de Relações

DIREÇÃO

Tomada de decisão

Comunicação

Obtenção de Pessoal

Motivação de Pessoal

Desenvolvimento de Pessoal

CONTROLE

Definição de Padrões de Desempenho

Medição de Resultados

Avaliação de Resultados

Correção de Desempenho

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Formal – Tem uma extrutura planejada, com um organograma, com fluco de autoridade descendente, por isso acaba sendo mais estável, com mais possibilidade de crescer. IDEALIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO Informal – São organizadas entre as interassões sociais entre as pessoas, progride espontâneamente ao passo que eles se reunem. Não são documentados oficialmente num organograma. A autoridade flui na horizontal e acaba sedo instável -vantagens – Proporciona rapidez nos processos, complementa a extrutura formal, reduz a carga de comunicação entre os chefes, motiva e integra -desvantágens – Desconhecimento das chefias, dificuldade de controlar, possibilidade de atritos entre as pessoas.

Organização – É uma combinação de esforços individuais (materiais, humanos ou sistemas) para realizar um ou mais propósitos coletivos. Linear – É a mais simples, onde cada um tem uma autoridade linear unica e absoluta sobre seus subordinados como em exercitos. Cada posto tem o seu superior imediato. Devido a isso, as responsabilidades são divididas de forma escalar. -vantagens – clara definição as responsabilidades, maior velocidade na tomada de decisões, estrutura facilmente compreendida pelos integrantes, facilmente implantada. -desvantagens – O lider acaba tendo maior carga de trabalho devido a centralização das decisões, equipes só seguem ordens, não tomam decisões, comunicação demorada e com possiveis distorções, pouquissima especialização dos chefes em realção as funções. Funcional – Principio da especialização das funções. Especializa e capacita. Fazendo com que, no ambiente mutável e competitivo, os orgãos especializados podem proporcionar conselhos e inovações rápidas e substanciais. Enfim, agrupam pessoas de determinadas áreas e funções na organização. -vantagens – maior especialização dos funcionários, aumenta o relacionamento entre os funcionarios do mesmo setor, autoridade baseada em conhecimento -desvantagens – dificula a interdisciplinaridade das funções, diminui a visão global da empresa, dificulta a tomada de decisões, lideres com menos poder hierarquico.

Linha-staff – É o setor de acessoria da organização, não possui poder para a tomada de decisões (decisões

em linha). É a administração da empresa que toma a decisão de implantar ou não o que os assessores aconselham.

Ou seja, Quando uma empresa não tem conhecimento sobre determinada área, eles procuram assessores “staff”.

-assessores de comunicação – quando a empresa não tem como fim a tarefa de fazer campanhas

publicitárias ou escrever textos publicitários ou não se comunicam com a impremsa.

-assessoria de relações internacionais – quando as empresas não tem o objetivo de relacionar-se com

empresas no exterior ou com governo de outros países.

-assessoria de gestão de pessoas – A empresa não tem a finalidade de contratar, manter ou monitorar os

funcionários, por isso cabe aos assessores “staff”. A unica assessoria onde é tomada a decisão de linha é na gestão

de pessoas, porque a empresa deixa toda a decisão para o pessoal dessa gestão.

-vantagens – faz uma mistura entre estrutura funcional e estrutura linear porque mantém especializada e

também mantém a autoridade.

-desvantagens – pode haver conflitos entre a área especializada (staff) e a área dos executores (linha), custos

elevados para se manter assessores dentro da empresa, pouca especialização de quem realmente toma as decisões

(linha).

*hierarquia NÃO é extrutura organizacional. Hierarquia é a distribuição de pessoas em níveis de autoridade.

Departamentalização – É diferente de extrutura organizacional, pois é uma subdivisão da extrutura organizacional e

além disso, a estrutura organizacional mostra como a organização será comandada já a departamentalização

mostram como os departmaneto e setores serão divididos

Por clientes – O organograma é baseado nos clientes – um setor destinado a cada tipo de cliente Por

exempro dividido entre adultos e crianças, homens e mulheres.

-vantagens – busca a satisfação dos clientes, melhor relacionamento entre empregados e chefes que

trabalham na organização como um todo.

-desvantagens – outras funções importantes como, contabilidade e finanças acabam se tornando

secundárias, pelo fato do cliente ser a razão do organograma, acaba deixando um aspecto de lucro apenas com

produtividade e eficiencia deixados de lado.

Por produtos ou serviços – Nesse caso o organograma é dividido entre produtos e serviços. Como um

supermercado que distribui o organograma em frutas e verduras, chocolates e doces, etc.. ou hospitais, que são

divididos em cardiologia, dermatologia, oftalmologia, relmatologia, etc..

-vantagens – maior especialização; melhor adaptação a ambientes, maior facilidade de desenvolver novos

produtos e serviços; facilita uso de tecnologia especializada, facilita contabilidade de recursos financeiros; facilidade

e flexibilidade entre departamentos (mudanças dentro de departamentos mais fáceis sem ser necessário a mudança

da estrutura organizacional).

-desvantagens – duplicação de recursos (como em hospitais, pelo fato de existir enfermeiros que poderiam

trabalhar em qualquer setor, deverá ter mais enfermeiros para atender todos os setores); custo operacional mais

elevado; não indicada para ambientes com poucas mudanças (pouco mutáveis);

Geográfica ou territorial – Organograma dividido de acordo com a localização geografica.

-vantagens – possibilidade de focar nas necessidades de cada região, é aplicavel para grandes organizações;

melhor atuação no ambiente externo que no ambiente interno

-desvantagens – duplicações de funções, as áreas internas de cada setor deverá se adequar ao estilo do lugar

onde a filial é estabelecida, tornando a administração e manutenção mais dificil e cara.

De Processos – Organizado de agora com os processos, como por exemplo numa montadora de carros:

Montagem da base -> Colocação dos pneus -> Colocação das portas -> Colocação do motor -> etc..

-vantagens – economia escalar (as vezes a montagem de 100 produtos vai custar o mesmo que o de 1000

prdutos), possibilidade do uso de tecnologia, maior rapidez na entrega do produto

-desvantagens – obsolencia dos equipamentos usados quando lançados equipamentos mais novos e mais

baratos, engarrafamento na produção

Por projetos – Organograma horizontal, como por exemplo uma empresa de publicidade onde é possivel

dividir os setores de acordo com o projeto.

-vantagens – orientada para resultados, uma mesma pessoa pode ser alocada para vários projetos o que

gera economia, mais fácil de lidar com mundacças.

-desvantagens – Os funcionarios não tem garantia como “acabou o projeto”, o cliente tem muita

oportunidade para mudar o projeto, cada projeto vai necessitar de novas ideias, novos modelos e etc..

Matricial – Cada setor tem duas chefias, não exige hierarquia entre as duas chefias

-vantagens – consegue ultilizar de mais um tipo de estrutura como de projetos e funcional ou processos e

geográfico, maior capacidade de respostas a mudança, permite maior inovação

-desvantagens – problemas de comunicação, duplicação de autoridade.

Resumindo:

por clientes: foca o cliente (público-alvo) – exemplo: loja de departamentos;

por produtos ou serviços: foca o produto (exemplo: supermercados) ou o serviço prestado (exemplo:

hospital);

geográfica ou territorial: foca a região – exemplo: grande empresa varejista;

por processos: foca no passo-a-passo da criação de produtos – exemplo: montadora de carros;

por projetos: foca nos projetos (com início, meio e fim) – exemplo: agência de publicidade;

matricial: é híbrida, abrangendo a departamentalização funcional + por projetos, geralmente – exemplo:

construtoras.

Organograma – Espécie de diagrama ultilizado para representar relações hierarquicas de uma empresa ou apenas a

distribuição de setores, unidades funcionais e cargos.

Vertical (classico) – É ultilizado para representar mais claramente a hierarquia da empresa, mostrando as

áreas em cada caixinha;

Circular (radial) – usado quando se quer ressaltar o trabalho em grupo, sem preocupação de representar a

hierarquia

Horizontal – também cirado na base da hierarquia, mas por ser horizontal, ou seja, o cargo mais baixo não

está numa posição mais baixa o que significa que ele não está abaixo, mas ao lado. É muito parecido com o vertical,

mas está da esquerda para a direita.

Funcional – Parecido com o vertical, mas não mostra a hierarquia, mas sim as funções em cada caixinha

Matricial – Não possui uma definição clara das unidades funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos,

que podem ser temporarios.

Linear de responsabilidade – Mostra a relação que existe entre as atividades ou processos da empresa com

o responsável por eles;

Centralização – Tomada de decisões centralizada na alta administração.

-vantagens – decisões tomadas por administradores que tem visão global da empresa; as decisões tomadas

no topo são, geralmente, melhores do que as tomadas em niveis menores; custo mais baixo por causa da eliminação

de esforços; decisões mais consistentes com os objetivos empresariais.

-desvantagens – as decisões não são tomadas por pessoas que estão proximas aos fatos; as linhas de

comunicação mais distanciadas provocam demoras; administradores de níveis mais aixos ficam frustrados por não

participar do processo.

Descentralização – Tomada de decisões descentralizadas, onde administradores de baixo nível participam na

tomada de decisões

-vantagens – decisões tomadas mais rapidamente pelos próprios executores; Os tomadores de decisões

serão os que tem mais informações sobre as situações; maior envolvimento na tomada de decisões por

administradores de niveis médios e baixos deixam os mesmos com mais moral e motivação, proporciona

treinamento para administradores médios.

-desvantagens – Pode ocorrer falta de informação e coordenação entre departamentos; maior custo devido

ao alto treinamento e aumento de salarios de administradores de nivel médio; alguns administradores podem

procurar mais o sucesso de seu departamento do que do bem comum; as politicas e procedimentos dentro de cada

departamento podem variar muito.

SELEÇÃO E CAPACITAÇÃO

Recrutamento e sleção de pessoas – Apesar de ser parecidos, não são as mesmas coisas

-Recrutamento: Conjunto de tecnicas que visam atrair candidatos qualificados e preparados para ocupar

cargos dentro de uma organização. O recrutamento tem inicio a partir do momento em que uma empresa tem a

necessidade de contratação de novos profissionais. Sempre visando atrair profissionais qualificados que atendam as

necessidades presentes e futuras do RH.

-Recrutamento interno – Preenche vagas na empresa atravez do remanejamento de funcionarios da própria

empresa, dando oportunidade para algumas pessoas “subirem de cargo”.

* vantagens – Motiva e encoraja os funcionarios, pouca mudança no ambiente de trabalho, não requer

novos membros, probabilidade de uma melhor seleção pois os candidatos ja são conhecidos, baixo custo.

* desvantagens – Pode bloquear a ideia de novas ideias, mantém a cultura organizacional da empresa, acaba

virando um sistema fechado.

-Recrutamento externo – O candidato vem de fora, do mercado e trabalho.

* vantagens – Introduz sangue novo na instituição ou empresa, renova a cultura organizacional da empresa,

incentiva a interação do RH com o mercado de trabalho, enriquece o capital intelectual

* desvantagens – Afeta a motivação dos funcionarios atuais, requer aplicação de tecnicas seletivas o que faz

se gastar mais, exige mais socialização entre os funcionarios

Seleção de pessoas – Funciona como um filtro, que faz com que apenas as pessoas que apresentem caracteristicas

desejadas da organização ingressem na mesma. É uma importante ferramenta na gestão de pessoas. É também a

adequação entre aquilo que a empresa ou instituição pretende e aquilo que as pessoas podem oferecer.

-Tecnicas de processos seletivos – entrevistas, provas de conhecimento ou de capacidade, testes

psicológicos, testes de personalidade, tecnicas de simulação.

- As entrevistas são as mais ultilizadas e podem ser das seguintes formas:

-Totalmente padronizada – É o tipo de entrevista fechada, ou padronizada. Não há uma

padronização dos assuntos a abordar, podendo então ultrapassar as suas limitações. Com respostas como sim-não,

agrada-desagrada, etc..

-Pradronizado quanto as questões – Entrevista onde as questões são pré-elaboradas, mas a resposta

a ela é aberta. Tem como objetivo colher as informações necessarias de cada entrevistado.

-Direta – Onde as questões não são especificadas, mas as respostas sim.

-Indireta – não tem extrutura, nem as perguntas nem as respostas são elaboradas, sendo assim

livres.

Capacitação – Existe uma diferença entre treinamento e capacitação, o treinamento visa adaptar uma pessoa a uma

determinada função, oferecendo-lhes elementos básicos para para a solução imediata do problema. A capacitação é

um processo de longo prazo, que propõe o desenvolvimento de habilidades e competencia por meio de novos

hábitos, atitudes, conhecimentos e destrezas resultando na mudança de comportamento.

-Programas de capacitação – As empresas adotam alguns programas de capacitação de acordo com as

necessidades. Por ter um custo elevado, eles analisam qual programa é mais indicado, e eles são 4:

-Análide Organizacional – Diagnóstico organizacional, determinação dos objetivos, visão e missões

estratégicas da empresa.

-Análise dos Recursos humanos – Determinação de quais comportamentos, atitudes e competencias

são necessários ao alcace dos obejtivo.

-Análise dos Cargos – Exame dos requisitos exigidos pelos cargos, especificações e mudanças dos

cargos

Análise do treinamento – Verificar a eficácia e a eficiência dos treinamentos envolvidos.

ARQUIVOLOGIA

Arquivo – É o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou individuo que são

mantidos por entidades fererais, estaduais ou municipais ou até instituições comerciais. Um documento é uma

unidade de registro que comprove a existeêcia de um fato. Juridicamente pode ser um atos, cartas ou escritos que

tem um valor probatórioe podem ser Públicos (federal, municipal, estadual) e privados (empresas, escolas, igrejas,

sociedades, clubes e associações).

A importância dos arquivos está relacionado com a forma que devem ser geridos. A fim de evitar o acúmulo

de massas documentais desnecessárias e de se agilizar ações e demais atividades com, os arquivos, eles devem ser

geridos da melhor forma possível.

A gestão é o conjunto de procedimentos e operações tecnicas referentes a sua produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento.

Protocolo – É a denominação geralmente atribuida a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e

movimentação dos documentos e curso.

Arquivologia – Ciência que estuda as funções os princípios e as técnicas do arquivo. O profissional que trabalha com

isso é chamado de Arquivista que deve: gerenciar as informações, realizar atividade de conservação, preservação,

gestão documental, disseminação de informação.

Arquivamento – É o conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento dos documentos.

Princípos:

-Proveniência – Fixa a identidade do documento, relativamente ao seu produtor. Os arquivos devem ser

organizados em obediencia as atividades da instituição ou pessoa responsável pela produção, acumulação ou guarda

dos documentos. Os arquivos originais de uma instituição deve manter a respectiva individualidade não se

mesclando a documentos de origens distintas;

-Organicidade – As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. É a qualidade

segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas

relações internas e externas;

-Unicidade – Não obstante, forma, genero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu

caráter único em função do contexto em que foram produzidos;

-Indivisibilidade ou integridade – Os fundos de arquivos devem ser preservados sem dispersão, mutilação,

alienação, destruição não autorizada ou adição indevida;

-Cumulatividade – O arquivo é uma formação progressiva natural e orgânica.

Técnica da organização dos arquivos

Teoria das três idades – Divide os documentos em três tipos de acordo com o tempo de vida. Essa teoria determina

a aplicação do arquivo e a determinação de cada documento. (ciclo de vida dos documentos)

-Corrente (primeira idade/valor primário) – É o arquivo de uso frequente, geralmente de uso

administrativo. Idade obrigatória de passagem das outras duas idades. São conservados em escritórios, repartições

que os produzem ou recebem ou em dependências próximas de fácil acesso. Tem acesso restrito ao orgão

produtor/gerador;

-As atividades da primeira idade são as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e

emprestimo.

-Intermediária (segunda idade/valor primário) – Consulta esporádica. É o arquivo semi-ativo, de uso

administrativo. É um tipo de lombo, onde o documento pode migrar para a fase corrente ou a fase permanente.

Onde os orgãos que produzem ou recebem podem solicita-los para tratar de assuntos ou retomar um problema. Não

há necessidade de conservá-los próximo aos escritórios;

-Permanente (terceira idade/valor secundário) – É o arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido.

Jamais será eliminado, ou passará para fases anteriores. São arquivados de forma definitiva e que perderam seu

valor de natureza administrativa. Os arquivos podem ser acessados pelo público

Quando um arquivo passa de primeira para segunda idade, é chamado de transferência de documentos.

Quando se passa da segunda para terceira idade é chamado de recolhimento de documentos. Em alguns momentos

o arquivo pode passar da idade corrente para a permanente sem passar pela idade intermediária. Quando isso

ocorre também é chamado de recolhimento de documentos

Um documento permanente pode voltar a ser corrente quando um assunto apresentado nele tem que voltar

a ser debatido.

Os arquivos devem ser guardados da seguinte forma:

Correntes(setoriais) – 1 ano

Gerais ou centrais (ainda em idade corrente) – 5 a 10 anos

Intermediários – 20 anos

Permanentes – 25 ou 30 anos – esse deve ser o tempo de existencia do documento e não de guarda.

Os documentos podem ser aquivados em

Pastas suspensas – Arquivados em posição vertical e colocados em estantes. Com etiquetas leterais para

identificação dos documentos. Muito utilizado com documentos correntes

Pastas intercaladoras – Não possuem varões nem visores e serve para guardar pequenos volumes de papeis.

Usado no dia-a-dia do escritório.

Pasta AZ – Arquivados em posição vertical, com possibilidade de colocar guias para identificar os

documentos arquivados. Muito utilizados com documentos orrentes

Pasta sanfonada – Possuem vários guias para indicar os assuntos. Mais usados para atividades externas por

possuir maior mobilidade.

Pasta americana – Estilo “caso policial”. Com aba para identificação. Mais usado para atividades externas por

ter maior mobilidade.

Fichario – Para arquivos permanentes. É um móvel de aço próprio para fichas.

Recebimento de registro – Após o recebimento dos registros, elas devem ser separadas por caráter oficial e

particular. Depois disso deve seguir seu curso. Para que isso ocorra, deve se seguir o seguinte:

- Separar as de carater ostentivo de caráter sigiloso;

-Tomar conhecimento das de carater ostentivo por meio da leitura;

-Classificar o documento de acordo com o método da instituição, carimbando em seguida;

Corente Intermediário Permanente

Setorial Pré-arquivado Histórico

Administrativo Record-centers De custódia

Ativo Semi-ativo Passivo

Vivo Limbo Morto

De movimento Purgatório Estático

Em curso Temporário Definitivo

Núcleos de arquivo Transitório Final

-Elaborar um resumo e encaminhar o documento ao protocolo;

-Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, e anexar a segunda via ao documento;

-Arquivar as fichas de protocolo.

Plano de classificação – É o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. É a

sequências das operações tecnicas para agrupar os documentos de arquivos relacionando-os ao orgão produtor, a

função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

-Beneficios – Organização lógica e correto arquivamento dos documentos, recuperação da informação ou do

documentos, recuperação do contexto original de produção dos documentos, controle de trâmite.

“O processo de avaliação de documentos é initerrúpto”

Tabela de temporalidade – É o instrumento resultante a da avaliação documental, aprovado por autoridade

competente, que define os prazos de guarda, de acordo com o valor administrativo, e a destinação de cada série

documental.

- Ultilização desse instrumento:

-Assunto – Para possibilitar melhor identificação do conteudo, foram empregados funções,

atividades, espécies e tipos documentais, que são denominados de assuntos, agrupados segundo um código de

classificação.

-Prazo de guarda – Refere-se ao tempo necessário para arquivamento do documento nas fases

correntes e intermediárias. Esse prazo pode ser definido por, como exemplo: até a aprovação das contas, até

homologação, até a aposentadoria e etc.. A distribuição dos prazos de guarda são definidos pelas seguintes

variáveis:

-Orgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento

intermediário- Para orgãos que se adequam a essa caracteristica é necessario a redistribuição dos prazos atendendo

os seguintes setores artivísticos:

*Arquivo setorial – fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade

organizacional.

*Arquivo central – Fase intermediaria I, que corresponde ao setor de arquivo geral

da instituição

*Arquivo intermediário – fase intermediária II, que corresponde ao deposito de

arquivamento intermediário.

-Orgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento

intermediário – As unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central

funciona como arquivamento intermediário.

-Orgãos que não possue arquivo central, mas possuem arquivamento intermediário – As

unidades organizacionais também são responsáveis pelo arquivamento corrente transferindo para o intermediário

que seguirá o caminho para o permanente ou voltará a ser corrente.

-Orgãos que não possuem arquivo central enm arquivamento intemediário – As unidades

organizacionais serão responsáveis pelas duas fases dos documentos e até do arquivo público.

-Destinação final – É registrado o destido do documento, que pode ser a eliminação, se o documento

não tiver valor secundário ou guarda permanente, se o documento possuir valor para informação, prova ou

pesquisa.

-Observações: Onde é registrado as informações complementares e justificativas necessárias à

correta aplicação da da tabela. Também contém orientações.

O plano de classificação e a tabela de temporalidade garantem a simplicidade e rapidez dos processos de

gestão documental.

Organização de arquivos e tecnicas de arquivamento

-Método alfabético

-Método numérico simples

-Método alfabético numérico

-Metodo geográfio

-Método esécífico ou por assunto

-Método decimal

-Método simplificado

-Método Mneumônico

Esses metodos de armazenamento pode ser básicos (alfabético, numérico, ideográfico) ou pradronizado (variadex,

automático, mneumônico e etc..)

Avaliação – É fundamental para o arquivismo, pois racionaliza o acúmulo de documentos nas fases corrente e

intermediária. É um processo de análise que visa estabelecer prazos de guarda e a destinação, de acordo com os

valores primarios e secundários. Os prazos de guarda e as ações devem estar formalizados na tabela de

temporalidade

Sistema de gestão arquivistica de documentos (SIGAD) – Deve identificar a temporalidade e a destinação prevista

para o documento no momento da captura e do registro. Também deve ter capacidade de identificar os documentos

que já cumpriram sua temporalidade para implementar sua destinação já prevista. Deve prever as seguintes ações:

-Rentenção dos documentos por um determinado periodo, no arquivo corrente do orgão que o gerou;

-Eliminação física;

-Transferência;

-Recolhimento para instituição arquivistica pública.

O arquivamento de registro é feito atráves de sistemas, raramente se usa papéis. Mesmo assim é necessário

sempre fazer um backup afim de imperdir a perda de dados ou arquivos.

Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivistica de documentos digitais e convencionais:

-Captura – Declara um documento como sendo documento arquivistico por meio das seguintes ações:

1 registro;

2 classificação;

3 indexação;

4 atribuição de outros metadados;

5 arquivamento;

*objetivos da captura:

-identificar o documento como documento arquivistico

-demonstrar a relação orgânica dos documentos.

Pode-se dizer que a captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivistica que

passará a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento.

Ela tem como pré-requisito a definição de: quais documentos serão capturados pelo SIGARD, quem deve ter

acesso e por quanto tempo serão retidos. Os documentos que exigem a captura são aqueles que:

-responsabilizam uma organização ou individuo por uma ação;

-documentam uma ação ou responsabilidade;

-estão relacionados a prestação de contas de um orgão ou entidade.

1 - Registro – Formalizar a captura do documento arquivistico dentro de um SIGAD. Tem como objetivo demonstrar

que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gestão arquivistico e facilitar a sua

recuperação.

Os documentos podem ser registrados em níveis diferentes dentro de um sistema de gestão arquivistica.

Além de ter numeros de identificação data e etc.. ele também pode conter um numero unico relacionado a um

dossiê ou processo ao qual ele pertence.

-O registro deve conter os seguintes Metadados:

-numero identificador atribuido pelo sistema;

-data e hora do registro;

-título ou descrição abreviada;

-Pode conter outrans informações mais descritivas e detalhadas sobre os documentos e outos

documentos relacionados

-data de produção

-data e hora de transmissão e recebimento

-destinatário (com identificação do cargo)

-espécie documental

-classificação de acordo com o código de classificação

-software e versão onde o documento foi produzido

-mascaras de formatação

-restrições de acessos

-descritor

-prazos de guarda.

2 – Classificação – Ato de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e selecionar a classe sob a

qual serão recuperados. Ela também determina a o agrupamento de documentos em unidades menores (dossiês) e

agrupamento em unidades maiores.

-Os objetios da classificação são –

-Estabelecer relações orgânicas entre os documentos arquivisticos

-Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo

-Nome da pessoa física ou jurídica com autoridade e capacidade para emitir o documento.

-Nome da pessoa física ou jurídica que tem autoridade e capacidade para elaborar o conteudo do

documento

-Nome da pessoa física ou juridica designada no endereço eletronico no qual o documento é gerado

ou enviado

Passos para a classificação:

-Identificar a ação que o documento registra

-Localizar a ação ou atividade que no plano de classificação

-Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade que

gerou o documento

3 - Indexação – Significa criar indice para facilitar a busca posterior. É a atribuição de termos à descrição do

documentos. Ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação de documentos, podendo ser feita de

forma manual ou automática. A seleção dos termos para indexação é feita com base em:

-Tipologia documental

-Título ou cabeçalho do documento

-Assunto do documento

-Datas associadas com as transações registradas nos documentos

-Nome de clientes, orgãos ou entidades envolvidas

-Documentação anexada

4 – Atribuição de restrições de acessos – Os documentos devem ser analisados de acor com precauções de

segurança, se um documento é ostensívo ou sigiloso. A atribuição de restrições deve ser feita no momento da

captura. Essa restrição envolve os seguintes passos:

-Identificar a ação ou atividade que o documento registra

-Identificar a unidade administrativa a qual o documento pertence

-Verificar o grau de precaução e grau de sigilo

5 – Eliminação – Eliminar significa destruir ps documentos que, após uma avaliação, não possuem nenhum valor

para guarda permanente. Essa eliminação deve seguir a ciência da eliminação que segue os seguintes princípios:

-A eliminação deverá ser sempre autorizada pela autoridade arquivística

-Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes, sob investigação, não poderão ser destruídos

-A eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer informação

confidencial.

-Todas as cópias dos documentos, incluindo cópias de segurança deverão ser igualmente eliminados.

6 – Transferência – É a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde

aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destruição final. Ao serem transferidos, os documentos devem

acompanhar um listagem de transferências. A transferencia pode ser ser realizada das seguintes formas:

-Transferência para uma área de armazenamento apropriada sob o controle do orgão ou entidade que

produziu o documento

-Transferência para uma unidade arquivística que ficará responsável pela custódia do documento. Nesse

caso, todas as ações tomadas pela unidade devem ser formalizadas ao orgão ou entidade que produziu o

documento.

7 – Recolhimento – É a entrada de documentos nos arquivos permanentes. Esses documentos devem acompanhar

instrumentos que facilitem sua identificação e controle. Os procedimentos de recolhimento e transferência de

documentos de um SIGAD para outro sistema deverão adotar as seguintes povidências:

-Compatibilidade de suporte e formato com o outro sistema.

-Documentação técnica para interpretar o documento digital.

-Informar sobre as migrações realizadas no orgão produtor.

8 – Pesquisa, localização e apresentação dos documentos (recuperação) – A apresentação de documentos consiste

em exibi-los em tela ou imprimi-los, pode ser também leitura de dados de audio ou vídeo. A pesquisa, em

instituições aruivisticas é feita com instrumentos de busca como: Guias, inventários, catálogos, repertórios, indices.

No sistema SIGAD a pesquisa é feita por padrões pré definidos.

Todo documento arquivístico deve ser submetido a um controle de acesso de segurança que consiste em

garantir a integridade do documento. Pode se destacar o uso de controles técnicos para assegurá-los como exemplo:

-Restrições de acessos aos documentos

-Exibição de documentos, criptografados ou não, somente a usuários autorizados

9 – Uso e rastreamento – O uso dos documentos pelos usuários devem ser registrados pelo sistema. Essa gestão

inclui:

-Identificação da permissão de acesso dos usuários, o que eles podem acessar

-Identificação da precaução de segurança e da categoria de sigilo dos documentos

-Garantia que somento os individuos autorizados tenham tal acesso

-Registro de todos os acessos, tentativas de acessos e usos dos documentos

-Revisão periódica das classificações dos documentos

O rastreamento é uma medida de segurança que tem cmo objetivo verificar os acessos aos documentos

10 – Trilhas de auditoria – Ela deve registrar a movimentação e uso dos documentos arquivísticos dentro do SIGAD

(captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, recuperação da informação, acesso e

uso, preservação de destinação), informando quem operou, a data e as ações tomadas. Ações das trilhas de

auditoria:

-Identificar os autores de cada operação

-Previnir a perda de documentos

-Monitorar todas as operações feitas no SIGAD

-Garantir a segurança e integridade do SIGAD

11 – Cópias de segurança – O SIGAD devem ter procedimentos para a recuperação de documentos arquivísticos

principalmente em caso de perda, falhas no sistema, contingênicas, quebra de segurança.

12 – Armazenamento – As ações e considerações relativas ao armazenamento dos documentos arquivisticos

convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a autenticidade e o

acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação

Código de classificação – Instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido

ou recebido por um orgão. Os assuntos dos documentos recebem numeros que refletem a hierarquia funcional do

órgão, definida atraves de classes.

Ex:

Classe 000 – Administração Geral

Subclasse 010 – Organização e funcionamento

Grupo 012 – Comunicação social

NOÇÕES DE PROTOCOLO

Protocolo – Conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental no órgão/instituição viabilizando

a sua recuperação e o acesso a informação.

O protocolo é responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos,

assim como o controle e fluxo na instituição. Por meio de suas atividades, que são registradas em um sistema

operacional eletronico, é possível a consulta e localização de processos ou documentos que tenham sido entregues

ao protocolo.

O protocolo está intimamente relacionado com as atividades de controle. As atividades de protocolo e

controle são:

-Recebimento

-Classificação

-Registro

-Autuação

-Disctribuição

-Movimentação (trâmite, fluxo)

-Expedição

O processo de protocolo começa com a entrada de correspondênicas, processos ou documentos. Depois eles

são verificados, analisados, registrados, autuados, tramitados e expedidos

.....Documetos -> Recebimentos -> Registro -> Autuação -> Tramitação -> Expedição -> Clientes -> Documentos ......

-Recebimentos – Entrada de documentos internos ou externos

-Classificação (registro) – Os documentos são analisados e classificados atendendo o plano do órgão.

Arquivos sigilosos podem ser classificados como ultrasecretos (duração de sigilo de 25 anos, com renovação de mais

25 anos), secretos ( sigilo de 15 anos, sem renovação) e reservado (5 anos, sem renovação).

-Autuação e Registro – Atribuição de numeros aos documentos e registro no sistema de controle de

protocolo para se fazer um cadastro.

-Distribuição e Expedição – Saidas ou encaminhamentos de documendo do protocolo para outro setor ou

instituição. Distribuição é a saída desses documentos para setores INTERNOS e expedição para as demais

instituições.

-Controle e Movimentação – Faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada/criação do documento

na instituição e também por todos os setores que passam.

Gestão Patrimonial – Compreende o planejamento, a estruturação de funções e o controle com procedimentos

racionais. Desde a aquisição de bens (móveis, materiais e etc.) até sua destinação final.

O controle patrimonial busca identificar e catalogar cada bem disponível e verificar o preço atual de cada um

deles. Assim, pode-se ter um valor exato do valor da empresa no mercado

Tombamento – É o processo de inclusão de um bem permanente no sistema de controle patrimonial. Esse bem

apresentará igualmente um paorte de recursos no balanço patrimonial.

Aquisição – A aquisição é a modalidade de tombamento quando o bem é adquirido através de recursos

orçamentários

Comodato e Cessão – Emprestimo de um bem permanente que deve ser resíduo após um deteminado

prazo. O comodato é o emprestimo entre empresas privadas e a cessão entre instituições públicas.

Doação – Significa a transferência da propriedade de bens permanentes para a instituição. De ser emitido o

termo de doação com todos os elementos a serem doados bem especificados e detalhados.

Fabricação – O tombamento por fabricação ocorre quando a propria instituição fabricou o bem. Esse bem

terá valor igual a soma do custo da matéria prima, mão-de-obra, desgaste de equipamentos, energia consumida na

produção e etc..

Incorporação – Ocorre quando não é possível identificar a origem dos recursos de um bem que se encontre

pelo menos a dois anos no acervo da unidade do órgão.

Controle de bens – É o procedimento adotado pelo coordenador do almoxarifado, voltado à verificação da

localização e do estado de conservação dos bens patrimoniais.

Inventário – É o instrumento de controle que permite o levantamento da situação de bens e a necessidade de

manutenção ou reparos do acervo da instituição. Também é responsável por analisar o desempenho das atividades

do setor e o patrimonio.

A secrataria municipal de administração pública citam 5 tipos de inventários físicos :

-anual – Comprovar a quantidade de bens e seus valores todo 31 de dezembro de cada ano.

-inicial (de criação) – Primara contagem e identificação dos registros da instituição

-de transferencia de responsabilidade – quando há mudança no responsável pela unidade gestora

-de extinção ou transformação – quando a unidade gestora está acabando ou se transformando

-eventual (de verificação) – realizado em qualquer época.

Tipos de Inventário

Geral – É elaborado no final de cada exercicio fiscal da empresa. Com a contagem de todos os itens de uma

só vez.

Rotativo – Feita no decorrer do ano fiscal da empresa, sem parada no processo operacional da mesma,

concentrando-se em cada grupo de itens em determinados periodos.

O inventário é dividido em três fases:

-Levantamento – Coleta de datos de cada item da empresa (ativos e passivos) – identificação, agrupamento

e mensuração

-Arrolamento – Registro das caracteristicas e quantidades dos materiais. Quando estas caracteristicas estão

resumidas em grupo elas são chamadas de sintéticas. Quando é individual, é chamada de analítica.

-Avalicação – atribuição de valor ao elemento patrimonial.

Movimentação de bens: emprestimo, transferencia de carga patrimonial ou necessidade de reparo e

manutenção – Nenhum bem pode ser reparado, restaurado ou revisado sem aprovação da coordenação do

almoxarifado.

Essa movimentação pode ocorrer em três modalidades:

-Transferencia entre detentores de cargas patrimoniais sem movimentação física

-Transferencia entre detentores de cargas patrimoniais com movimentação física

-Somenta a movimentação física de bem.

Depreciação de bens – Qualquer tipo de depreciação de bens deve ser imediatamente comunicada a coordenação

responsável pelo almoxarifado e patrimônio.

-O responsável da carga patrimonial deve informar o ocorrido a coordenação responsável pelo almoxarifado.

-O dirigente máximo da unidade gestora encaminhará um ofício para a policia federal solicitando

providências.

-A diretoria da administração deverá montar um processo nesse sentido, comunicar aos superiores, solicitar

nomeação da comissão de sindicância, com vistas em apurar as responsabilidades.

Após isso a cordenação de Almoxarifado estipulará o prazo de 30 dias para resolução do problema.

Alienação – Todo bem patrimonial, em razão de seu estado de conservação pode sofrer alienação. Esse

procedimento precisa de uma avaliação técnica antes de mais nada.

Desfazimento – Consiste no processo de exclusão de um bem do acervo patrimonial da instituição, de acordo com a

legislação vigente e depois de ser autorizada pelo responsável da organização.

Após o desfazimento, é necessario fazer a baixa nos registros de bens patrimoniais da instituição.

Baixa – É a retirada de um bem da carga patrimonial de um orgão.

- Devolução de bens ao comodato – Reverção de bens pro comodato. Quando o bem deve ser devolvido a

instituição de origem.

-Erros de tombamento – Configurada a exixtencia de bens tombados indevidamente. A autorização da baixa

será realizada mediante memorando do responsável.

-Por doação – Quando o bem da organização é doado, por autorização de superior.

-Por extravio – Após contatação, nomeação de sindicancia para apuração de responsabilidade.

-Por furto ou roubo – Formação da sindicância, dar ciênca à autoridade policial.

-Por sinistro – Após saber o motivo do sinistro, dar ciência a autpridade policial e a companhia de seguros

para ressarcimento dos prejuizos

-Por venda – Procedida com estrita observancia dos principios de licitação, salvo as exceções na legislação.

-Por avaria – após avaliação.

-Por dação – Quando, por conveniência, houver interesse que o bem seja transferido para pagamento de

dívidas.

-Bens inservíveis – Bem ocioso, irrecuperável, antieconômicos e etc..

A baixa patrimonial ocorre quando há perda no poder de exercício sobre determinado bem cujo seu uso

tenha tornado tal material obsoleto ou lhe causando desgastes e avarias que não justifiquem sua recuperação.

Os bens podem ser:

-Imóveis – Tudo que coomprende solo, subsolo e espaço aéreo imóvel por natureza e tudo mais que ele

adere.

-Imóvel por acessão natual – Significa aderencia de uma coisa a outra, como árvores, pedras e etc..

-Imóvel por acessão artificial ou industrial – Produzida pelo trabalho do homem. São as construções e

plantaçãoes incorporadas pemanentemente ao solo.

*Nesse caso, não se incluem constuções provisórias, como parques, circos e etc..

-Imóveis por determinação legal – Trata-se de bens imaterias (direitos), que não são materiais ou imateriais.

A lei considera direitos sobre imóveis (servidões, usufruto, uso, habitação, penhor, renda de imóveis, hipoteca) como

imóveis.

Ingresso e alienação de bens imóveis – Existe a seguinte ordem de prioridade no que se diz respeito a

necessidade de novo imóvel por parte de um ógão da federação:

1-Verificar a existencia de um órgão, estados ou municípios no cola pretendido

2-Buscar o compartilhamento de imóveis já ocupados por órgãos federais

3-alugar um imóvel

4-a compra de um imóvel só acontecerá quando for impossivel usar uma das alternativas anteriores.

Alienação de bens – Quando os imóveis perdem a capacidade de atender as necessidades da união e quando não

houver intervenções por parte do governo federal. A alienação dos móveis é feita a partir de venda, permuta ou

doação.

-Venda – É o ato, após avaliação e pagamento, que a união transfere o dominio do bem .

-Permuta – Como uma troca, quando houver imóveis de valor equivalentes.

-Doação – Após aprovação a doação deve ser feita em áreas com ocupação consolidada.

OPERAÇÕES DE ALMOXARIFADO

O almoxarifado pode ser conceituado como o local onde é destinado a guarda e conservação de materiais,

adequado a sua natureza, esperando a sua necessidade de uso. O responsável pelo almoxarifado (almoxarife) deve

ter alto grau de confiança e honestidade.

O almoxarifado é responsável pela guarda da matéria prima e o depósito recebe os produtos acabados.

Responsabilidades do almoxarifado:

-Assegurar que o material esteja armazenado em local seguro

-Impedir que haja divergências com o inventário

-Preservar as quantidades exatas

-Possuir instalações adequadas.

-Recebimento, guarda e proteção dos materiais recebidos

-Entrega dos materiais aos usuários mediante autorização

-Manter os registros atualziados.

O controle é feito a partir do recebimento, armazenagem e distribuição. Nesse controle deve-se:

-Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais

-Analizar a documentação recebida

-Controlar os volumes recebidos nas notas fiscais e no manisfesto de transporte com os volumes recebidos

de fato.

-Fazer uma confência viusal, analisando embalagens, sacos e etc..

-Fazer a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais.

-Decidir pela recusa, aceitação ou devolução, conforme o caso.

O recebimento tem 4 fases:

-Entrada de materiais

-Conferência quantitativa

-Conferência qualitativa

-Regularização

Armazenagem – A armazenagem dos materiais no almoxarifado obedece a regras e cuidados específicos. De forma

que preserve a qualidade dos materiais.

-Verificar as condições dos materiais

-Identificação do material

-Guarda na localização adequada

-Informação da localização física de guarda

-Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento

-Separação para a distribuição

Distribuição – A distribuição dos materiais estocados deve ser feita mediante a necessidade dos demais

departamentos da instituição para utilização desses materiais.

Movimentação de materiais – A movimentação engloba: transporte de carga, armazenagem, movimentação física

de mateirais, embalagens, controle de estoque, seleção de locais para armazém, processamento de pedidos e

atendimento ao cliente.

Toda a movimentação deve ter uma coordenação entre demanda e suprimento.

Movimentação interna – Operação de movimentação de materiais dentro da empresa ou instituição. Há três formas

dessa movimentação:

-Manual – força humana, as vezes usando máquinas

-Mecanizada – equipamentos operados por humanos

-Automatizada – Feita por computador

Equipamentos de movimentação

- Veículos industriais – equipamentos motorizados ou não, ultilizados para movimentar cargas

-Equipamentos de elevação ou transferência – Equipamentos motorizados para transportar qualquer carga

para um ponto fixo, a principal função é transferi-lo de local.

-Transportadores contínuos – Para transporte de granéis, usa correias, esteiras, etc..

-Embalagem – Dar forma a sua apresentação. A embalagem pode ser primária (para proteger o material ou

para o consumo) ou secundária (para serviços de transporte).

Unitização – É a alocação de um conjunto de mercadorias em uma única unidade com dimensões padronizadas para

facilitar a carga.

Paletização – Feita sobre placas de madeira ou estrado facilitando o transporte a a logística.

Conteineirização – Colocação dos materiais em Containers. Tipos de containers:

-Teto aberto (opentop)

-Térmico

-Ventilado

-Seco

-Tanque

-Para graneis sólidos.

Arranjo físico – fazer o arranjo físico, é planejar e integrar os caminhos dos componentes de um produto ou serviço,

a fim de obter o relacionamento mais eficiente e econômico entre o pessoal, equipamentos e materiais que se

movimentam. Princípios do arranjo físico:

-Integração – Os diversos elementos da instituição devem estar integrados. Todos os pequenos pormenores

da empresa devem ser estudados, colocados em posições determinadas e dimensionadas de forma adequada.

-Mínima distância – O transporte não adiciona nada ao transporte e ao serviço, por isso, é necessário

procurar a maneira de minimizar as distâncias entre as operações para evitar esforços inúteis, confusões e custos.

-Obediencia ao fluxo das operações – As áreas e os locais de trabalho devem obedecer as exigencias das

operações de maneira que homens, materiais e equipamentos se movam em fluxo organizado.

Também é necessária a racionalização de espaço obedecendo a:

-Satisfação e segurança – Um melhor aspecto na área de trabalho eleva a moral do trabalhador e aumenta a

segurança ao mesmo tempo.

-Flexibilidade – É necessário saber que as condições mudam constantemente. Dessa forma, essa mudança

deve ocorrer da maneira mais fácil possível.

Os tipos de arranjos físicos:

-Posicional ou por posição física

-Funcional ou por processo

-Linear ou por produto

-Grupo ou celular.