apps4finland 2012 idea-sarja - kunnan esityslista uusiksi - jaana huhta ja kari a. hintikka

Jaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

Esityslista uusiksi -kunnan master data avoimeksi

Esimerkkikonsepti kunnan perustiedonkäyttämisestä avoimena datana

Apps4Finland 2012Ehdotus Idea-sarjaan

22.10.2012

Jaana HuhtaKari A. Hintikka


Avoin esityslista -konseptiesittelyn sisältö

• Avoin esityslista -konseptin kuvaus• Johdatus master dataan• Master datan avaamisen hyötyjä• Case: kaupunginvaltuuston esityslista Vantaalla - nykytilanne• Nykyisen esityslistan ongelmia• Käyttötapaus: Vantaan kaavoitusprosessin hahmottaminen• Ajatuksia jatkokehitykselle

• Kiitämme Facebookin Finnish Open Data Ecosystem -ryhmääkonseptin ja master datan sparrauksesta.


Avoin esityslista -konseptin kuvaus

• Kunnallishallinnon esityslistat ja muut asiakirjat esitetäänhypertekstimäisesti, esimerkiksi Wikipedian tapaan– Dokumentit linkittyvät toisiinsa esimerkiksi diaarinumeron perusteella– Helposti hahmotettavia kokonaisuuksia päätöksenteon tueksi– Mahdollisuus prosessien ajallisen etenemisen tarkasteluun– Käyttöliittymä tukemaan tablet-koneita ja kosketuskäyttöliittymää– Sopii myös pdf- ja skannattujen dokumenttien käsittelyyn– Haut ja linkitys voidaan ulottaa myös avoimen internetin puolelle

• Voidaan toteuttaa ilman master dataakin, mutta sopisitoteutettavaksi MD-viitearkkitehtuurin käyttöönoton yhteydessä

• Itse konsepti on täysin geneerinen ja sopii minkä tahansaorganisaation päätöksentekoprosessin modernisointiin


Johdatus master dataan

• Master datalla (MD) tarkoitetaan koko organisaation toiminnan ydintietoa, jota käytetäänyhteisesti eri prosessien, yksikköjen ja koko organisaation tietotarpeiden läpi

– Samanlaisuuden ja -laatuisuuden vaatimus - "yhteismitallisuus"– Esimerkkejä master datasta kunnassa asianhallinnassa käytetyt tunnisteet dokumenttien

diaarinumerot, asian id-numerot, toimielimen tunnus ja nimi

• Kuntien Tiera on parhaillaan laatimassa kuntien yhteistä MD -viitearkkitehtuuria (eitoistaiseksi sisällä asianhallintaa tai paikkatietoa)

• Master data -hallinta lähtöisin liike-elämästä – kuntien erityistarpeet huomioitava– Asianhallinnan sekä paikkatietojen merkitys - esimerkiksi spontaanit kuntalaisten käymät

nettikeskustelut/järjestämät tapahtumat eivät "asioidu" virallisesti diaarin kautta eikä niillä oletunnistetta

– Virkakoneiston ulkopuoliset huomioon (luottamushenkilöt, kuntalaiset, organisaatiot)– Tulevaisuus: avoin data, koneluettavuus, yhden luukun periaate, julkinen/salainen

• Viitearkkitehtuurin käyttöönotossa kunta voisi samalla avata päätöksenteondokumenttinsa ja master datan: ydintieto palvelemaan laajaa ja avointa käyttöä


Master datan avaamisen hyötyjä

• Kuntatason master datan (kirjaamo, arkisto) kuvaaminen ja järjestäminenavoimesti ja yksistään jo diaarinumeron avulla tarjoaisi mahdollisuuksiaräätälöidyille appseille, päätöksentekoon ja kaupalliseen tarjontaan

• Kohderyhmiä, hyötyjiä ja hyötyjä:– Kuntalaiset, järjestöt: demokratia, yhdenvertaisyys, seuranta, osallistuminen,

tiedonkulku– Kunnan luottamushenkilöt: asiantuntijuus vahvistuu, päätöksenteko helpottuu– Kunnallishallinto: yhtenäisyys, nopeus, joustavuus, tiedonantorasitus vähenee– Kunnan alueen liiketoiminta: seuranta, löydettävyys, liikeideat– Muut sidosryhmät, kuten Tilastokeskus, Kuntaliitto ja ministeriöt: tiedonkulku,

tilastojen ja tietojen laadun parantuminen•• Kaiken kuntaan liittyvän toiminnan - demokratiasta sisäiseen hallintoon -

merkittävä tehostuminen informaation haun ja jäsentämisen myötä

• Päätöksentekoprosessien selkiyttäminen ja osallistavuus


Käyttötapaus: Vantaan Kehärata III:n käsittely –nykyinen pdf-muotoinen esityslista


Nykyisen esityslistan ja pdf:n haasteita eli ongelmia

• Noin 25–50 Mb pdf-tiedosto: jopa 1 000 sivua liitteineen jakokousteknisesti kankeasti esitettynä

• Sopii heikosti tablet-käyttöön• Dokumenttia voi vain selailla vain alusta loppuun tai

sisällysluettelon kautta• Sisältöä ei voi jakaa eikä kopioida edes omaan käyttöön saati

tehdä muistiinpanoja (kiinnitettyjä muistilappuja)• Esityslistan asiat eivät linkity millään tavallaan toisiinsa (sama

pykälä eri instansseissa), ajassa tai edes samassa dokumentissa• Erityisesti varavaltuutettujen, uusien valtuutettujen ja kuntalaisten

on hankala hahmottaa päätöksentekoprosesseja eli sitä, missävaiheessa ao. käsiteltävä aihe on: mitä on päätetty aiemmin,millaisia taustaselvityksiä jne.

• Kuntalaisen korkea kynnys asiantuntijuuteen yksinkertaisissakinaiheissa


Käyttötapaus: Esityslista valtuutetun näkökulmasta1. Aihe herättää valtuutetulle useita kysymyksiä -ne liittyvät toisiinsa ja voivat olla ristiriitaisiakin

Mikä on Kehäradan reitti?

Mitä ja ketkä tästäon jo päätetty?

Miltä kaava näyttää?

Miten kuntalaisetovat reagoineet?

Voiko tähänenää vaikuttaa?

Entä julkisuusja uutisointi?

Kehärahan meluselvitys?

Hyöty- jariskianalyysi?

Miten ryhmäni onäänestänyt?

Haluan jakaatämän nettiin

Miten tämä vaikuttaaasuinalueeseeni?


Käyttötapaus: Kehärata III valtuutetun näkökulmasta2. Sovelluksen käyttöliittymä muuttuu näkymän mukaan

Valitaan sormella tai hiirellä tarkasteltava kohtaSovellus tunnistaa diaarinumeron ja muuta master dataajoko numeerisesti tai tekstin kontekstista

Mitä kaikkeaKehärata III:een

liittyy?


Käyttötapaus: 3. Sovellus tunnistaa dokumenttiin kytketynmaster datan ja tuo näkyviin etsinnän tarkasteluvaihtoehdot

Miten prosession edennyt?

YleistiedotEteneminenKaavalausunnotKartatKuntakeskustelutMuistutuksetUutiset

Osallistumis- ja arviointisuunnitelmavaihe kaavanumero 002097 Hae Tallenna

Sovellus tuo näkyviin kaavoihin liittyvät vaihtoehdot

Kunnallisprosessit, joista ei ole dokumentteja,näkyvät harmaanaEsimerkiksi kuntakeskustelun puuttuminen voiolla indikaattori prosessin luonteesta

Valittu teksti siirtyy myös vapaa-hakua varten


Käyttötapaus: 4. Sovellus listaa aiheeseen liittyvätdokumentit diaarinumeron ja muun master datan avulla

Miten ympäristö-kysymykset ovat huomioitu?



Sovellus listaa aiheeseen liittyvät dokumentit

Asemakaavat (Asemakaavaselostus 22.11.2010)Ylä-Tikkurilan rakennuskaavakaavamuutosnumero 002097Helsingin hallinto-ikeuden päätös (09/0792/5/00619/09/4103) Osallistumis- ja arviointisuunnitelma (mielipiteet ja vastineet) 0002097Kaupunkisuunnittelulautakunta 22.11.2010 § 12Kaupunginhallitus: 29.11.2010 § 29Kaupunginhallitus 7.3.2011 § 39Kehäradan meluselvitys >>>


Käyttötapaus: 5A. Sovellus näyttää dokumentit prosessina

Mitä kaikkeaon jo päätetty?


Osallistumis- ja arviointisuunnitelmavaihe kaavanumero 002097 Hae Tallenna2010 2011 2012

Internet• Edellisessä näkymässä valittu dokumentti näkyy aluksi keskellä näkymää• Prosessin dokumenteista näytetään muun muassa ajalliset kytkökset toisiinsa, • Dokumenttien linkit kertovat myös sisällölliset kytkökset (vrt. Wikipedia)• Aikajanaa voidaan selata


Käyttötapaus: 5B. Dokumentteja voi painottaa



Asemakaavat (Asemakaavaselostus 22.11.2010)Ylä-Tikkurilan rakennuskaavaKaavamuutosnumero 002097Helsingin hallinto-ikeuden päätös (09/0792/5/00619/09/4103) Osallistumis- ja arviointisuunnitelma (mielipiteet ja vastineet) 0002097Kaupunkisuunnittelulautakunta 22.11.2010 § 12Kaupunginhallitus: 29.11.2010 § 29Kaupunginhallitus 7.3.2011 § 39Kehäradan meluselvitys >>>

2010 2011 2012

• Dokumenteille luodaan painoarvo muun muassa käyttömäärän ja -tapojen mukaan• Lajittelu esimerkiksi Facebookin lukijamäärien perusteella• Valittu painoarvo esitetään esimerkiksi tiedostoikonin kokona• Dokumenttien sisällöistä voidaan ottaa esimerkiksi esitetyt summat tai osallistujien määrä• Arvoja voidaan tarkastella myös käänteisesti, kuten vähiten suosituimmat

LuetuimmatLadatuimmatJaetuimmatRahasummatKäänteisesti

Mitkä ovattärkeimmät

taustadokumentit?


Käyttötapaus: 5C. Dokumentteja voi selailla eri tavoin




2010 2011 2012

Intranet

Dokumentteja voi tarkastella esikatseluna ja järjestää dokumenttien suhteet eri tavoin,kuten äänestykset, käsittelyaika, osallistuneet lautakunnat ja kunnan yksikötMahdolliset hakusanat, valittu metadata yms näytetään korostettuna tekstissä, mikä nopeuttaa dokumenttisen selausta

Mitä dokumentitoikeastaan sisältävät?


Käyttötapaus: 6. Pikakäyttöliittymä -toiminta tiedonhaun jälkeen




2010 2011 2012

Intranet

Mitä ja missä tästäon jo päätetty?

Muiden navigointiapujen lisäksisovelluksessa on kelluva(floating) pikakäyttöliittymäSillä voidaan (oikealta vasemmalle)esimerkiksi

A) sulkea mikä tahansaesityskerrosB) Siirtyä seuraavaanC) TallentaaD) Siirtyä edelliseenE) Jakaa näkymä eri kohderyhmille

Lisäksi sovelluksessa voisi ollaesimerkiksi yksinkertainenmuistiinpanoikkuna


Ajatuksia jatkokehitykselle

• Julkishallinnon asianhallinta-logiikan ja master datan määrittelydokumenttien yhdistelyn mahdollistamiseksi ja datan avaamiseksi– Diaarinumero– Paikkatieto (katuosoite, koordinaatit)– Kaikelle tallennettavalle datalle id-tunniste lennosta datan tyypistä

riippumatta• usein kunnallisprosessi alkaa ilman virallista diaarinumeroa• esimerkiksi blogikirjoitus tai statuspäivitys

– Semanttiset ratkaisut, kuten metadata ja ontologiat

• Master data on yksi näkökulma organisaation datavarantoon eikäainoa, kuten– Master data: organisaation (pääosin) muuttumaton ydin- tai perusdata– Big data: käyttäjien käytöksen ja toiminnan tallentaminen eri lähteistä– Tosiaikadata: dynaaminen ja muuttuva data, jossa tärkeintä on ”nyt”– Semanttinen web, metadata ja ontologiat: datan luokittelu ja lajittelu


Kiitos!

Jaana Huhtajaana . huhta (a) gmail . com

Kari A. Hintikkakari . hintikka ät gmail. com

apps4finland 2012 idea-sarja - kunnan esityslista uusiksi - jaana huhta ja kari a. hintikka

Self Improvement