Aprendizajes de las reformas judiciales y visión de futuro Reforma Procesal Civil

Corporación Administrativa del Poder Judicial

Santiago, agosto de 2012

Agenda temática

1. Misión, valores y cifras de la CAPJ.

2. Aprendizajes de las reformas pasadas.

3. Consideraciones futuras.

4. Experiencias y visiones de departamentos

• Desarrollo Institucional

• Recursos Humanos

• Infraestructura

• Informática

5. Conclusiones generales

Nuestra misión: brindar a los tribunales un servicio de calidad

Brindar un servicio de calidad al Poder Judicial, administrando sus recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Los valores que guían nuestro accionar

1. RESPETO A LAS PERSONAS.

2. INTEGRIDAD Y TRANSPARENCIA.

3. PRESUPUESTO Y CONTROL.

4. ORIENTADA A LAS NECESIDADES DEL PODER

JUDICIAL Y LA COMUNIDAD.

5. INNOVACIÓN.

6. SUSTENTABILIDAD Y EFICIENCIA ENERGÉTICA.

Nuestras cifras

Organización de carácter nacional. Santiago y 17 administraciones

zonales entre Arica y Punta Arenas.

11.000 personas 1.200 jueces y personal de tribunales. 580 funcionarios en todo Chile. 300 edificios. 900 salas de audiencias. 1.000 guardias 800 personas de aseo. 20 edificaciones por año (plan quinquenal). 11.000 computadores.

Implementación gradual de la reforma. Plazo entre promulgación y vigencia. Asignación oportuna de recursos. Aspectos permanentes y transitorios. Coordinación entre actores. Motivación y comunicación. Algunos Juzgados de Letras requieren estructura

administrativa.

Reforma procesal civil: consideraciones

El detalle de estos desafíos será abordado por los diferentes jefes de departamentos.

Departamento de Desarrollo Institucional Jefe de Departamento: Rodrigo Herrera

Reformas: inconvenientes y lecciones aprendidas

Registro de Causas: escrituración de los procesos y actuaciones

Implementación de Sistemas Informáticos para el registro de causas de uso obligatorio, cero papel (2000).

Implementación de audio como único registro confiable de las audiencias (2002).

Implementación de firma digital avanzada. Se inicia con las órdenes y contraórdenes de detención (2009).

Disparidad de modelos de gestión y prácticas en tribunales Implementación de Manuales de Procedimiento para Juzgados Reformados. Implementación del Acta 91 para Juzgados Reformados que tramitan con

carpeta digital (2007). Acta 98 -2009 para Familia. Establecimiento de Unidades de Apoyo para el monitoreo permanente del

funcionamiento de los juzgados (2006). Establecimiento de indicadores de gestión para juzgados de esta competencia

(2007).

Colaboración Interinstitucional frente a inconvenientes operativos Manual Interinstitucional para reglamentar el funcionamiento del Centro de

Justicia de Santiago frente a la tardanza en su entrega definitiva. Centro de Control de Detención y Audiencias Programadas (2005).

Coordinación con las Policías para el envío de órdenes y contraórdenes de detención y arresto (2009).

Interconexión con el Ministerio Público(2003). Envío de sentencias electrónicas de la RPA al Registro Civil (2008). Coordinación con las redes de Sename y limpieza de registros de niños, niñas y

adolescentes enviados a centros residenciales y programas de intervención.

Problemas en la efectividad de las audiencias.

Implementación de Centros de Notificaciones en las jurisdicciones con mayor tasa de no realización de audiencias por falta de notificación (2005 en Santiago; 2008 en Concepción y 2010 en Valparaíso).

Establecimientos de bloques horarios para la realización de las audiencias en Centro de Justicia (2005).

Establecimiento de criterios de programación en TOP con problemas de programación de audiencias dentro de plazo legal (2010) y en familia de acuerdo a complejidad de las materias.

Especialización de salas en Juzgados de Familia por materias y tipo de audiencias.

Reformas: inconvenientes y lecciones aprendidas

Creación de centros de apoyo / objetivos

Lograr un uso eficiente por economías de escala de los recursos humanos y tecnológicos de los procesos judiciales en coordinación con los tribunales.

Homogeneización y control del cumplimiento de los procedimientos, buenas prácticas y acuerdos.

Centralizar la atención de intervinientes, funcionarios de otros Tribunales y del ingreso de la documentación al sistema computacional.

Centros de apoyo en operación / servicios

Penal Familia Civil 2

instancia

Servicios Control de Detención

Administración y Programación

Notificación

CAAF CIDE CMC UCC Unidad de

Apoyo Unidad

Protecciones

Atención de Público X X X X X X X X

Ingreso demandas - causas-partes X X X X X

Ingreso escritos X X X

Digitalización documentos X X X X X X

Primera providencia X X X X

Administracion de Agenda X X X

Certificaciones X X

Notificaciones X

Comunicaciones con otras instituciones X X X X X X X X

Liquidaciones X X

Confección de expedientes X X

Archivos de expedientes X X X

Visita de Cárcel X

Visita a hogares X

Coordinación X X

Administración Cuenta Corriente X X

Estos centros fueron creados para apoyar la labor de estos juzgados en distintas materias y trabajan en forma centralizada y

homogénea.

AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011

TOTAL 366.481 508.526 566.186 631.799 676.403

0

100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

600.000

700.000

800.000

VARIACION 2007-2011

185%

2008 2009 2010 2011

TOTAL 62.725 73.393 71.776 82.474

0

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

70.000

80.000

90.000

Títu

lo d

el e

je

VARIACION 2008-2011

131%

Evolución de las notificaciones / centro de notificaciones

Evolución de audiencias de control de detención / Centro de Justicia

Sin jueces adicionales

Sin jueces adicionales

Evolución del ingreso de causas de Familia

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

111.438 125.356 219.667 391.893 381.421 372.105 395.045 463.877 528.204

0

100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

600.000

Las causas de familia han tenido un sostenido crecimiento desde el 2003 a la fecha.

Sin jueces adicionales desde 2008.

PROCEDIMIENTO 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Ejecutivo 770.209 861.969 1.020.149 1.221.430 865.570 839.741

Gestiones Preparatorias y Medidas Prejudiciales 254.651 391.824 517.384 516.650 603.803 1.024.128

Ordinario 23.663 55.834 39.776 40.506 49.000 54.952

Particulares 3.424 412 460 453 775 152

Quiebras 353 379 457 467 368 354

Sumario 29.253 33.609 36.985 38.115 38.028 39.771

Violencia Intrafamiliar 163 3

Voluntario 69.108 82.968 85.430 78.374 98.458 104.704

Total 1.150.824 1.426.998 1.700.641 1.895.995 1.656.002 2.063.802

Causas Ejecutivas y Causas Gestiones Preparatorias 1.024.860 1.253.793 1.537.533 1.738.080 1.469.373 1.863.869

Variación respecto año 2006 22,3% 50,0% 69,6% 43,4% 81,9%

TRIBUNALES Total

Civil 100

Civil - Familia 1

Civil - Cobranza - Reforma Laboral 39

Civil - Familia - Penal 3

Civil - Cobranza - Familia - Reforma Laboral 20

Civil - Cobranza - Penal - Reforma Laboral 2

Civil - Cobranza - Familia - Penal - Reforma Laboral 53

Total general 218

INGRESO DE CAUSAS CIVILES TOTALES NACIONAL AÑOS 2006 - 2011

Tribunales con competencia civil

Conclusiones / DDI

Ajustar periódicamente las dotaciones a los estándares de calidad y variaciones de las demandas de justicia.

Revisar el actual modelo orgánico de tribunales en vista de

generar unidades centralizadas, unificadas y estandarizadas.

Capacitación de funcionarios de acuerdo a los modelos de gestión.

Departamento de Recursos Humanos Jefe de Departamento: Andreína Olmo

Aprendizajes de las reformas pasadas

Aspectos permanentes: Dotaciones.

Unidades, cargos y perfiles.

Fortalecimiento Corporación Administrativa.

Aspectos transitorios:

Gradualidad. Etapas de implementación. Dotaciones de inicio.

Proceso de concursos y nombramientos. Capacitación.

Gestión del cambio. Respecto tribunales suprimidos. Fortalecimiento Corporación Administrativa (personal transitorio).

Aspectos permanentes

Revisión de dotación de tribunales y costos. Tribunales especializados. Tribunales no especializados.

Definición de unidades y funciones.

Fortalecimiento de Juzgados de Letras Mixtos con competencia común.

Aumento de dotación de jueces. Estructura administrativa. Fortalecimiento de dotación de empleados.

Diseño de Estructura Interna de tribunales. Definición de cargos y funciones. Distribución de personal entre unidades.

Definición de Descripción de cargos y perfiles. Requisito de cargos.

Proceso de traspaso: Jueces: Derecho a opción. Secretarios: Derechos preferentes para integrar ternas. Empleados: examen habilitante (reprobatorio o no reprobatorio) /

criterios de prelación. Personal a contrata. Situación de personal sin cargos de grado equivalente. Gradualidad en asunción. Evaluar posibilidad de implementar incentivo al retiro.

Proceso de concursos y nombramientos: Plazo mínimo nueve meses, según cantidad de cargos a proveer. Financiamiento para procesos de reclutamiento y selección. Aumento de rotación en otros tribunales.

Aspectos transitorios

Proceso de concursos y nombramientos: Jueces

Evaluación de cantidad de personas habilitadas para optar a nuevos cargos.

Posterior proceso de opción de jueces. Llamado a concurso por Corte de Apelaciones respectiva. Ternas simultaneas. Necesidad de establecer procesos graduales de formación de ternas. Instalación de jueces para nombramientos. Instalación de jueces para inicio de funcionamiento.

Administradores Excepcionalmente concurso llamado por la Corte de Apelaciones

respectiva. Proceso de concurso. Nombramiento por Comité de Jueces o Corte de Apelaciones a propuesta

de juez presidente.

Jefes de Unidad y empleados Excepcionalmente concurso llamado por la Corte de Apelaciones

respectiva. Proceso de concurso. Nombramiento por juez presidente a propuesta del Administrador.

Aspectos transitorios

Capacitación: Diseño e implementación de Programa de Gestión del cambio Definición de requerimientos de capacitación. Diseño de cursos. Coordinación con Academia Judicial y otros actores relevantes. Implementación de Programa de Capacitación Unificado.

Respecto tribunales suprimidos: Plazo que permanecerán en funcionamiento. Calidad jurídica del personal. Gradualidad de asunción.

Fortalecimiento Corporación Administrativa: Aumento de dotación permanente. Equipo transitorio de implementación.

Aspectos transitorios

Conclusiones / Recursos Humanos

Definición de dotaciones (tribunales especializados y mixtos).

Gradualidad.

Plazos de implementación: traspasos, concursos, capacitación e instalación.

Información a personal afectado y gestión del cambio.

Capacitación integrada y contingente.

Apoyo en proceso de cierre a juzgados suprimidos.

Revisión periódica de dotaciones según carga laboral.

Flexibilidad para cambios de cargos y ausencias transitorias.

Costo Adicional Reforma de Familia (anuales): 36.005.740.025

Departamento de Infraestructura Arquitecto: Andrés Farías

Dotación de recursos profesionales adicionales, debido a que éstos fueron concebidos como procesos de contingencia.

Experiencia instalada en la Corporación recogida en los procesos anteriores.

Alcance (universo de tribunales afectados), tiempo (plazos de implementación, gradualidad, etc.) y costo (solución transitoria y/o definitiva) son las variables relevantes en materia de infraestructura.

Experiencias de las reformas

Reforma Procesal Penal Reforma Familia

SISTEMA IMPLEMENTACIÓN

GRADUAL EN 5 ETAPAS (por regiones)

PLAZO PERENTORIO

NÚMERO DE TRIBUNALES CREADOS POR LEY

91 Juzgados de Garantía 45 Tribunales de Juicio Oral en lo Penal

58 Juzgados Mixtos

60 Tribunales Nuevos 15 Tribunales Existentes

UNIDAD TÉCNICA MINISTERIO JUSTICIA

MINISTERIO OBRAS PUBLICAS CAPJ

CAPJ

PERÍODO DE IMPLEMENTACIÓN

1999 AL 2016 SEGÚN PLAN QUINQUENAL DE INVERSIONES

2005 AL 2018 SEGÚN PLAN QUINQUENAL DE INVERSIONES

COSTO DE CONSTRUCCIÓN EDIFICIOS NUEVOS

UF 24 UF 28 UF 32

UF 36(actual)

UF 32 UF 36 (actual)

COSTO DE REMODELACIÓN LOCALES TRANSITORIOS

UF 7 (ESTIMADO) UF 11,59

El presupuesto de la Reforma de Familia fue de M$ 158.182.727 para la implementación de nuevos edificios y un gasto de M$ 17.732.465 en remodelaciones.

Principales alcances de ambas reformas

En estas reformas fue necesario implementar un sistema mixto de soluciones, con plazos y condiciones diferentes: Solución transitoria: Arriendo de locales provisorios y remodelación.

Solución definitiva: Un proyecto de inversión que contempla: - Detección y búsqueda de terrenos (en los casos que se requiera). - Desarrollo de la consultoría de diseño de arquitectura y especialidades. - Desarrollo de la construcción o ejecución de la obra. - Proceso de implementación y puesta en marcha del edificio.

La solución definitiva fue de 3 años como mínimo, dependiendo de la envergadura del proyecto.

Modalidades de implementación de infraestructura

Análisis comparativo

MODALIDAD PLAZOS

IMPLEMENTACION VENTAJAS DESVENTAJAS

CREACION DE NUEVOS

TRIBUNALES

VÍA PROYECTOS DE INVERSIÓN,

PLAZO MÍNIMO 3 AÑOS

-INCREMENTO DEL PATRIMONIO JUDICIAL. - METODOLOGÍA INTERNALIZADA Y CONOCIDA. - PLAZOS PERMITEN UN ADECUADO DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN.

- ALTA INVERSIÓN INICIAL.

INTERVENCION DE TRIBUNALES EXISTENTES

VÍA PROYECTOS DE

INVERSIÓN, PLAZO MÍNIMO 3 AÑOS

-METODOLOGÍA INTERNALIZADA Y CONOCIDA.

- PLAZOS PERMITEN UN ADECUADO DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN.

-INCOMODIDADES POR NECESIDAD DE TRASLADO DEL TRIBUNAL POR PERÍODO DE OBRAS. -POR LO GENERAL, LAS OBRAS IMPLICAN UN GRAN IMPACTO EN LAS INSTALACIONES.

LOCALES TRANSITORIOS

PLAZO MÍNIMO 18 MESES, INCLUYENDO PROCESO

BÚSQUEDA LOCALES

-DUPLICIDAD DE COSTOS (TRANSITORIO IMPLICA DEFINITIVO). - SUJETO A LA FACTIBILIDAD DE ENCONTRAR LOCALES APTOS - SITUACIONES ASOCIADAS A PROBIDAD EN PROCESOS DE ARRIENDO. -PERMANENTES RECLAMOS DE USUARIOS POR CONDICIONES DE HABITABILIDAD.

Es conveniente realizar una evaluación social de cada proyecto.

Conclusiones / Infraestructura

Las mejores condiciones de implementación de la reforma para la dotación de infraestructura, se encuentra asociado a los siguientes conceptos :

Gradualidad: A través de la implementación paulatina de la reforma, que permita abordar geográficamente la solución conforme a las necesidades de infraestructura.

Plazo oportuno: Es conveniente que exista un plazo adecuado y razonable entre la promulgación de la ley y la entrada en vigencia de la misma, de podo de permitir la programación de las acciones del caso (mínimo 18 meses).

Asignación de Recursos: Recogiendo la experiencia, a través de nuevos edificios se podrían generar mejores condiciones de infraestructura, permitiendo estandarizar los diseños y aplicar los criterios de innovación, sustentabilidad y eficiencia energética del Poder Judicial.

Anticipo de fondos. Permitirá poder adelantar las inversiones (adquisición de terrenos).

218 es el número de tribunales civiles que se

podrían ver afectados por la nueva ley.

Departamento de Informática Jefe de Departamento: Mauricio Rodríguez

Servicios informáticos prestados a tribunales

Expediente digital full WEB para la tramitación de causas (Firma Electrónica Avanzada).

Correo electrónico, Internet y acceso remoto.

Interconexiones con organismos relacionados (Registro Civil, Contraloría General de la Republica, Ministerio Publico, Defensoría Penal Publica, Carabineros, Gendarmería, entre otros).

Interconexión con otros Sistemas Internos (Corte Suprema, Corte de Apelaciones, Receptores Judiciales, Peritos, Martilleros, otros Tribunales de la misma competencia, Centros de Apoyo).

Atención de público en tribunales con la auto consulta y vía WEB con la publicación del expediente digital y el ingreso de causas.

Implementación y soporte a los sistemas administrativos (Contable, Inventario, activos fijos, correspondencia, compra y suministro, Recursos Humanos).

Capacitación y soporte permanente en el uso de los sistemas.

Proveer de información estadística y de gestión.

Implementación de servicios informáticos

Habilitación de Tribunales: Contratación del cableado de las dependencias según los puestos de

trabajo Compra e instalación de equipos de comunicación Compra e instalación de Centrales Telefónicas Compra e instalación de UPS Instalación de la red computacional Dotación de equipamiento (PC, Impresora, escáner, audio, cámaras,

micrófonos, parlantes, según corresponda)

Data center: Servidores Storage Equipos de comunicación Contratación de enlaces de comunicación SW (de respaldo y Base de datos, entre otros)

Implementación de Servicios Informáticos

Desarrollo de Sistemas: Formación de un equipo de trabajo interdisciplinario. Levantamiento de los procesos. Definición de la funcionalidad y los requerimientos para el sistema de

tramitación de causas (casos de uso). Definición de las interconexiones con organismos relacionados (árbitros,

peritos, martilleros, receptores judiciales o equivalentes, estudios jurídicos, abogados, SII, Conservador de Bienes raíces).

Ver la necesidad de implementar servicios complementarios como web pay.

Desarrollo e Implementación del sistema informático.

Soporte: Capacitación presencial en cada tribunal (4 semanas). Capacitación no presencial es mas permanente, dirigida y focalizada a

resolver situaciones puntuales (e-learning, video conferencia). Mesa de Ayuda. Establecer nuevas políticas de seguridad que sean necesarias.

Implementación de servicios informáticos

Desarrollo de un portal web enfocado a la reforma civil Servicio de pago en línea. Servicio de Ingreso de demandas y escritos. Servicio de notificación de causas. Servicio de solicitud y entrega de copias de algún documento de la

causa debidamente certificado a través de Firma Electrónica Avanzada Módulo para peritos, martilleros, árbitros y receptores judiciales en

este portal para que tramiten desde cualquier lugar. Servicio de suscriptores para abogados.

Conclusiones / Informática

La urgente necesidad de un funcionario informático por tribunal. El cambio organizacional. Periodo de capacitación y la curva de aprendizaje en el uso de los sistemas de

tramitación. La gradualidad y los planes piloto (en promedio se requiere 18 meses para

implementar los servicios informáticos). Reforzar en forma permanente las políticas informáticas y Normas de

Seguridad. Comisión Interdisciplinaria para el mejoramiento de los servicios

informáticos. Plataforma de gestión.

Conclusiones generales

Para una adecuada implementación de la reforma civil es necesario, tomar en consideración:

Gradualidad. Oportunidad en la asignación de recursos.

18 meses entre promulgación y vigencia. 1 ½ a 3 años en Infraestructura. 18 meses en equipamiento y capacitación. 9 meses en contratación de personal.

Generar una estructura que soporte la reforma (juzgados mixtos o múltiples). Participación activa de los organismos técnicos. Motivación de los jueces y funcionarios. Comunicación interna y coordinación de los jueces y funcionarios y con

instituciones vinculadas. Comunicación hacia el usuario. Mecanismo de revisión y flexibilidad según demanda.

Cuenten con nuestra colaboración y ayuda técnica en este proceso.

Aprendizajes de las reformas judiciales y visión de futuro Corporación Administrativa del Poder Judicial

Santiago, agosto de 2012

Gestión: Gradualidad en la implementación de la

reforma (planes pilotos). Supresión de los tribunales. Registro de la información de los

juzgados. Relación con otras instituciones. Tribunales mixtos sin financiamiento. Modelos operativos disímiles entre los

distintos juzgados.

RRHH: Dotaciones para los tribunales. Coordinación en la contratación. Traspaso. Motivación. Capacitación del personal.

Reformas: lecciones aprendidas

Los principales inconvenientes originados a partir de las reformas procesales se manifestaron en los siguientes ámbitos:

Infraestructura: Compra de terrenos. Búsqueda de locales de arriendo

transitorio. Plazos de habilitación de nuevos

tribunales. Adaptación en la infraestructura de

edificios existentes.

Informática: Existencia de registros paralelos. Cultura del expediente escriturado

en oposición al principio de la oralidad y a la carpeta digital.