asiakastietojen kirjaaminen yhtenäistyy 05 · maarit hiltunen-toura kaakkois-suomen sosiaalialan...

Asiakastietojenkirjaaminenyhtenäistyy

Sosiaalialanasiantuntijapäivät14.3.2017Sosiaalihuollontiedonhallinnanasiantuntijat

HannaLohijokijaTeppoTaskinenKaakkois-SuomensosiaalialanosaamiskeskusoySocom

Rahoittaja:

Esityksensisältö

• Kansa-koulu-hanke• Määrämuotoinenkirjaaminen• AsiakastietojenkäsittelynyhtenäistäminenKansa-koulu-hankkeenpiloteissa• Kirjaamisvalmennusasiakastietojenkirjaamisenyhtenäistämisentukena• Mitäseuraavaksi?

LohijokijaTaskinen14.3.2017 2

Kansa-koulu-hanke


Kansa-koulu-hanke• Kansa-koulu-hankeonsosiaalihuollonasiakasasiakirjalaintoimeenpanohanke• Hanketoteutetaansosiaalialanosaamiskeskusverkostoahyödyntäenajalla1.8.2015- 30.6.2018• HankettahallinnoiKaakkois-SuomensosiaalialanosaamiskeskusoySocom• Jokaisessasosiaalialanosaamiskeskuksessatoimiihankkeenaluekoordinaattori

• HankkeenrahoittaaTerveydenjahyvinvoinninlaitos• Kansa-koulu-hankekoostuukahdestakehittämiskokonaisuudesta

• Toiminta- jatietomääritystentoimeenpano• Kirjaamisosaamisenkehittäminen

4LohijokijaTaskinen14.3.2017

Hankkeentoimenpiteet

1.Toiminta- jatietomääritystentoimeenpano• TP1Palvelutehtäväluokituksenkäyttöönotto• TP2Palveluprosessienyhtenäistäminen• TP3Asiakasasiakirjojensisällönyhtenäistäminen

2.Kirjaamisosaamisenkehittäminen• TP4Kirjaamisvalmennuksensisällöntuottaminen• TP5Kirjaamisvalmentajienvalmennus• TP6Kirjaamisvalmennustenalueellinentoteutus


Kansa-kouluosanasosiaalialantiedonhallinnankehittämistä• Sosiaalialantyönedellytyksenäonhyödynnettäväasiakastietosiellä,missäasiakastapalvellaan• Sosiaalialantiedonhallinnankansallinenkehittämistyötähtääsosiaali- jaterveydenhuollonyhteisiintietojärjestelmäpalveluihin• Kanta-palvelutmyössosiaalihuoltoon=>asiakastiedotammattihenkilöidenkäyttöön• Omakantalaajeneevastaamaansosiaalihuollontarpeita=>asiakastiedotmyösasiakkaankäyttöön

• Kansa-koulu-hanketukeesosiaalihuollonKanta-palveluihinvalmistautumista• Kirjaamisvalmennuksellayhdenmukaistetaansosiaalihuollonkirjaamiskäytäntöjäjaparannetaanasiakastiedonhyödynnettävyyttä

• Sosiaalihuollonpalvelutehtäväluokituksenkäyttöönotollajakansallistenluokitustensekäasiakasasiakirjarakenteidenkäytöllävahvistetaanrakenteisuuttaasiakastietojärjestelmissä


Määrämuotoinenkirjaaminen


Lakisosiaalihuollonasiakasasiakirjoista• Lakisosiaalihuollonasiakasasiakirjoista(ShAkL 254/2015)tulivoimaan1.4.2015,voimaantulotapahtuuvaiheittain• Laissasäädetäänasiakastietojenkirjaamisestasekäkirjaamiseenliittyvistävelvoitteistasosiaalihuollossa• Lakiasovelletaansekäjulkisenettäyksityisensosiaalihuollonpalvelunantajiinniidenjärjestäessäsosiaalihuoltoataiantaessasosiaalipalveluja• Laintarkoituksenaonyhtenäistääsosiaalihuollonasiakasasiakirjojentietosisältöjä,laatimistajakäsittelyä.Tavoitteenaonsitenedistääsosiaalihuollontehtävienhoitamistasekäsosiaalihuollonasiakastietojensähköistäkäsittelyä


Kirjaamisvelvoitesosiaalihuollossa• Asiakasasiakirjalaki(4§)toiyleisenkirjaamisvelvoitteensosiaalihuoltoon

Sosiaalihuollonammatillinenhenkilöstösekäavustavahenkilöstö,jokaosallistuuasiakastyöhön,ovatvelvollisiakirjaamaansosiaalihuollonjärjestämisen,suunnittelun,toteuttamisen,seurannanjavalvonnankannaltatarpeellisetjariittävättiedotmäärämuotoisinaasiakirjoinajatallettamaanne5 §:nmukaisesti.Velvollisuuskirjataasiakastiedotalkaa,kunpalvelunantajaonsaanuttiedonhenkilönpalveluntarpeestatairyhtynyttoteuttamaansosiaalipalvelua.Tietoasiakkuudenpäättymisestäonkirjattavaasiakasasiakirjaan.Kirjauksetontehtäväviipymättäsenjälkeen,kunasiakkaanasiaaonkäsitelty.Palveluntoteuttajanonhuolehdittava,että7sekä9—20 §:ssätarkoitetutasiakastiedotkirjataan.

• Määrämuotoisenkirjaamisenkäyttöönottoonosasosiaalihuollonasiakasasiakirjalaintoimeenpanoa


Tavoitteenayhdenmukainenkirjaaminen• Sosiaalihuollonkirjaamisentavoitetilassaasiakastyötädokumentoidaanyhdenmukaisesti• Asiakaskirjojennimetjakäyttötarkoitukset• Asiakasasiakirjojentietosisällöt• Asiakasasiakirjoissakäytetytkäsitteet• Asiakasasiakirjojenpaikkaasiakasprosessissa

• Määrämuotoisenkirjaamisenkäyttöönotonkauttasiirrytäänkäyttämäänsosiaalihuollonasiakastietomallinmukaisiaasiakasasiakirjarakenteita• Sanastotyönkauttasaadaanvälineitäkäsitteistönyhdenmukaistamiseen• Asiakasasiakirjalain5§ mukaanTHLvoiantaatarkemmatmääräyksetsosiaalihuollonasiakasasiakirjojenrakenteistajaasiakasasiakirjoihinmerkittävistätiedoista


Määrämuotoinenkirjaaminen• Määrämuotoisellakirjaamisellatarkoitetaantiedontallentamistaasiakirjoihinennaltapäätetyssämuodossa• Määrämuotoisuusyhtenäistääasiakasasiakirjojennimiäjatietosisältöjä• Määrämuotoisuusnäkyysekäasiakirjanrakenteessaettätiedontallennusmuodossa• Vapaatakirjaamistaannettujenotsikoidenalle• Valikkojajavalintaruutuja• Numeromuotoisiakenttiä

• Kirjaamallamäärämuodossasaadaanaikaanrakenteisiaasiakirjoja• Tarkoituksenaonmahdollistaatiedonnykyistätehokkaampiliikkuminenjärjestelmiensisälläjajärjestelmienvälillä


Millaisenmuutoksenmäärämuotoisuustuo?• Määrämuotoisuusyhdenmukaistaakirjaamistakokososiaalihuollossajalisääkirjaamisenasiakaslähtöisyyttä• Määrämuotoisuuseipoistaasiakastietojakirjaavantyöntekijänvalinnanvapautta• Vainosaasiakasasiakirjarakenteidentietosisällöistäonmääriteltyvaltakunnallisestipakollisiksi• Näidenlisäksimyösorganisaatiotvoivatmääritelläpakollisiakirjattaviatietoja

• Lopullisenvalinnankirjattavistaasioistatekeeainatyöntekijä• Määrämuotoisuusparantaatiedonlaatuajalöydettävyyttätuodensitenajansäästöä


Kohtitiedonparempaahyödynnettävyyttä• Määrämuotoinenkirjaaminenmahdollistaatiedontehokkaammanhyödyntämisen• Asiakas- jaresurssiohjaus• Tutkimus• Johtaminen• Tilastointi• Tietojohtaminen

• Valtakunnallinenohjausonmahdollistakuntietoatuotetaansovitullatavallamäärämuodossa


AsiakastietojenkäsittelynyhtenäistäminenKansa-koulu-hankkeenpiloteissa

Lohijoki jaTaskinen14.3.2017 14

Toiminta- jatietomäärityksetsosiaalihuollossa• Sosiaalipalvelujenluokitustukeeasiakastietomallinjärjestelmällistäkäyttöäjahyödyntämistäsekämahdollistaasosiaalihuollonpalvelujenyhdenmukaisenjäsentämisen• Sosiaalihuollonpalvelutehtävät• Sosiaalipalvelut• Palveluprosessit

• Sosiaalihuollonasiakastietomallissaesitetäänyhtenäisestihyödynnettävättietorakenteetasiakasasiakirjoina,tietokomponentteinajaluokituksina• Yhtenäistääsosiaalihuollonasiakastyössäkerättäväätietoa• Edistääasiakastietojärjestelmienyhteentoimivuuden kehittämistä

• THLylläpitääjakehittäätoiminta- jatietomäärityksiä


Palvelutehtäväluokitus1.3.2016alkaen• SosiaalihuollonasiakastiedottallennetaanSosiaalihuollonasiakastiedonarkistoonKanta-palveluissa

• Asiakasasiakirjatonvarustettavatiedollaniidensynnystä(metatiedot),joitaovatesim.palvelutehtävä,sosiaalipalvelujapalveluprosessi

• Kaikkisosiaalihuollossalaadittavatasiakasasiakirjatliittyvätyhteentaiuseampaanpalvelutehtävään

• Lapsiperheidenpalvelut• Työikäistenpalvelut• Iäkkäidenpalvelut• Perheoikeudellisetpalvelut

• Lastensuojelu• Päihdehuolto• Vammaispalvelut


http://www.thl.fi/attachments/tiedonhallinta/Maarays_1_2016_sosiaalihuolto.pdfhttp://koodistopalvelu.kanta.fi/codeserver/pages/classification-view-page.xhtml?classificationKey=703&versionKey=2683


Sosiaalipalvelutpalvelutehtävittäin

• SosiaalipalvelutluokitustakäytetäänsosiaalihuollonasiakastietojärjestelmissäjaKanta-palveluissakuvaamaansitäsosiaalipalvelua,jonkaantamisenyhteydessäasiakirjaonsyntynyt.

• LuokitustahyödynnetäänKanta-palveluissalisätietonakäyttövaltuuksienjapääsynvalvonnanmäärittelyissä.

• Luokituksellayhdenmukaistetaansosiaalihuollonpalvelujenkuvaamistayleistenpalvelutyyppienavulla.

Kansa-koulu-hankkeenpilottiprojektit

Palvelutehtävä Pilottiorganisaatio Pilotointiaika Tietojärjestelmä

Kokopalvelutehtäväluokitus

Oulunkaarenkuntayhtymä

2/2016– 4/2017 ProConsona,TerveysEffica/Efficakotihoito-osio

Lastensuojelu Jyväskylä 2/2016– 2/2017 Sosiaali-Effica

Lastensuojelu Turku 2/2016– 12/2016 Sosiaali-Effica

Lastensuojelu Vaasa 2/2016– 2/2017 Abilita

Lapsiperheidenpalvelut Etelä-Karjalansosiaali- jaterveyspiiri

2/2016– 4/2017 Sosiaali-Effica

Lapsiperheidenpalvelut Päijät-Hämeenmaakunta 2/2016– 4/2017 Sosiaali-Effica

Iäkkäidenpalvelut/Omaishoidontuki

Ylä-SavonSOTEkuntayhtymä

2/2016– 2/2017 Pegasos


Palvelutehtäväluokituksenkäyttöönottopiloteissa• Palvelutehtäväluokituksenkäyttöönottoorganisaatiossatarkoittaasosiaalihuollonpalveluidenyhtenäistäjäsentämistä• Jäsennysvoiulottuasekätoimintaanettätietojärjestelmään

• Käytännössäpalvelutehtäväluokituksenkäyttöönottovoitarkoittaaluokituksenhuomioimistaorganisaatiorakenteessataiesimerkiksisosiaalipalveluissatoimivientiimienjärjestäytymistäpalvelutehtävittäin• Osanykyisistäpalvelutehtävistäonuseinjohuomioituorganisaatioissa

• Esimerkiksilastensuojeluonuseinomatoiminnallinenkokonaisuutensa• Palvelutehtäväluokituksenkäyttöönottoasiakastietojärjestelmässä

• Effica YPH:ssa esim.aktitasolla• Abilitan palvelutehtäväluokitusversionkäyttöönotto


Sosiaalihuollonpalveluprosessit• Sosiaalihuollonpalveluprosessitkuvaavateripalvelutehtävientoimintaajaasiakirjojentuottamisentapaaasiakastyössä.• THLjulkaiseesosiaalihuollonpalveluprosessitkevään2017aikana


LUONNOSLähde:MaaritRötsän esitysKansa-hankkeenstrategisessataustaryhmässä19.1.2017

Palveluprosessienyhtenäistäminenpiloteissa• Prosessienyhtenäistämisenedellytyssubstanssinasiantuntijoidenaktiivinenosallistuminenprosessikuvaustenlaatimiseenjatoiminnanyhtenäistämiseen• ProsessienvähentäminenjayhtenäistäminenselkeyttävätATJ:n käyttöä

• Prosessienkuvaamisellaonavattujasaatunäkyväksitoimintamalleja.Havaittuesim.päällekkäistäkirjaamistamm.monenjärjestelmänkäyttämisestäjohtuen

• Prosesseissayhtäläisyyksiämm.kotipalvelunjaomaishoidontuenprosessikuvauksissa• Työtapojajatoimintakäytäntöjävoiyhtenäistäätarvittaessa

• Esim.kaikkikirjaavatasiakastiedothetitietojärjestelmään,eienäämuistiinpanojavihkoon• Pohdintaan,mikäonkirjaamisenmalliomassaorganisaatiossa.

• Vinkki:Työryhmäkirjaamiseen• Huomioitavaaprosesseissajaniidenkuvaamisessa

• Asiakkuusvoialkaayhdessäpalvelutehtävässä,muttamyöhemminhavaitaantarvetoisenpalvelutehtävänasiakkuuteen

• Asiakasvoiollaesim.lastensuojelunasiakas,muttasaadasiltimyöslapsiperheidenpalveluissatuotettaviasosiaalipalveluja

• Lapsiperheellevoidaanmyöntääkotipalvelualapsiperheidenpalveluissa,vaikkaorganisaatiossakotipalveluttoteutetaanesim.iäkkäidenpalveluissa


Asiakasasiakirjarakenteet

• Kuvaavatsosiaalihuollonpalvelutuotannonkannaltatarpeellisiaasiakastietoja• Pyrkivätkuvaamaansosiaalihuollonammattilaistentietotarpeet• Kehitettyyhteistyönäsosiaalihuollonammattilaistenjaasiantuntijoidenkanssa• Esitetääntaulukkomuodossajamahdollisimmanlähelläniidenteknistätoteutusmuotoa• Sosiaalihuollonasiakasasiakirjatovatjokopalvelutehtäväkohtaisia,sosiaalipalvelukohtaisiataipalvelutehtävilleyhteisiä• SaatavillaTHL:n sivultaAsiakirjarakenteet• Lukuohje helpottaaasiakasasiakirjataulukoidentulkintaajapalautteenantamista


Asiakasasiakirjarakenteetsaatavilla• Isyydenselvittäminen• Täydentäväjaehkäisevätoimeentulotuki• Lastensuojelunsijaishuolto• Lastensuojelunyhteisetasiakirjat• Sosiaalihuollonpalvelutehtävilleyhteisetasiakirjat• Vammaispalvelut• Työikäistenpalvelut• Kotipalvelut• Lastensuojelunavohuolto• Lastensuojelunjälkihuolto• Lastensuojeluntehostettuperhetyö• Kasvatus- japerheneuvonta• Perheasioidensovittelu• Kuntouttavatyötoiminta

• Sosiaalinenluototus• Puolisonelatusavunvahvistaminen• Lapsenelatusavunvahvistaminen• Lapsenhuollonjatapaamisoikeudenturvaaminen• Adoptioneuvonta• Vammaispalvelut• Kotoutumisenedistäminen• Omaishoidontuki• Päihdehuolto• Lapsiperheidenpalvelut• Iäkkäidenpalvelut


https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/asiakastietojen-maarittelyt/asiakirjarakenteet


https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/asiakastietojen-maarittelyt/asiakirjarakenteet

Asiakasasiakirjarakenteidenkäyttöönottopiloteissa• Asiakasasiakirjarakenteitavoiottaakäyttööntietojärjestelmissäjokojärjestelmäntoimittajientoteuttaminalomakemuotoisinaasiakirjoinataiorganisaationomillans.fraasipohjaisillaratkaisuilla• Kehittämistyössäkannattaatehdäyhteistyötämuidenorganisaatioidenkanssa• Uudentyyppistenasiakirjojenkäyttöönottoedellyttäähenkilöstönkouluttamista• Havaintoja:

• vanhentuneita,yksittäisiäpalvelujakoskeviapäätösasiakirjoja,joitapoistettutarpeettomina• organisaatiossakäytettymyösasiakasasiakirjoja,joitaeiolekansallisestimääritetty• lomakkeidenkäytettävyydessäjateknisessätoimivuudessahaasteita• asiakasasiakirjattukevatlainmukaistatoimintaa• määrämuotoinenasiakassuunnitelmaohjaaolennaisenäärelle,ottaakantaaasioihin,onkotilanneparempi,huonompivaiennallaan,laajentaaajattelua


Kirjaamisvalmennusasiakastietojenkirjaamisenyhtenäistämisentukena


Kirjaamisvalmennus• Kirjaamisvalmennuksenkohderyhmäonsosiaalialanhenkilöstöyksityisissäjajulkisissaorganisaatioissa• Kirjaamisvalmentajienvalmennustoteutetaankahdessavaiheessa

• 1.vaihe:sosiaalitoimistot,kasvatus- japerheneuvolat,perheoikeudellisetyksiköt,sosiaalipäivystys,työllistymispalvelut,kunnallisetjaalueellisetlastensuojeluyksiköt,perhetyöjalapsiperheidenkotipalvelu• Noin680 ilmoittautunutta

• 2.vaihe:hoivapainotteisettoimintayksiköt:asumispalvelut,kotihoito,päivätoiminta,erityishuoltopiiritsekäpäihdehuollonyksiköt• Ilmoittautuminenonkäynnissä

• Ruotsinkielinenkirjaamisvalmentajienvalmennuskäynnistyysyksyllä2017• Kirjaamisvalmennusjalkautuuorganisaatioihinkirjaamisvalmentajienvälityksellä


Kirjaamisvalmennusleviää


Kirjaamisvalmennusmateriaali

• KirjaamisvalmennustavartenKansa-koulu-hankkeessaontuotettulaajakoulutusmateriaali• Materiaalikoostuudiaesityksistä,videoluennoistajaoheislukemistosta• Materiaalionkirjaamisvalmentajienkäytössävalmennustentoteuttamisessa


Kirjaamisvalmennuksenaihepiirit


1päivä:• Kirjaamisvalmentajienvalmennuksenja

Kansa-koulu-hankkeenesittely• Sosiaalihuollonkirjaamisenperusperiaatteet• Kirjaamisenetiikkajaasiakaslähtöisyys• Määrämuotoinenkirjaaminen• SosiaalihuollonKanta-palvelut• Sosiaalipalvelujenluokitus

2päivä:• Kirjaaminensosiaali- jaterveydenhuollon

rajapinnalla• Asiakasasiakirjalaki:asiakastietojen

kirjaaminenmonialaisessayhteistyössäjakirjattavatasiakastiedot

• Sosiaalihuollonasiakastietomalli• Kielisosiaalihuollonkirjaamisessa• Osallistavakirjaaminen

3.päivä:• Tietosuoja• Tietoturva• Kirjaamisenkäytännöt• Sosiaalialantiedonhallinnansanasto• Asiakastietomalli:esimerkki

asiakastietomäärityksistä

4.päivä:• Sosiaali- jaterveydenhuollon

kokonaisarkkitehtuuri• Koulutuskokonaisuudenyhteenveto• Kirjaamisvalmennustenjärjestäminen• Kirjaamisosaamisenjalkauttaminenja

motivointi

Kirjaamisvalmennusleviääkartalla

• Kirjaamisvalmentajienvalmennuksen1.vaiheenpäättyessäsuurinosamaataonkirjaamisvalmennuksenpiirissä• Kirjaamisvalmentajienvalmennuksen2.vaiheenjaruotsinkielisenvalmentajavalmennuksenpyritäänmahdollistamaankirjaamisvalmennuksentoteutuskokomaassa


Kirjaamisvalmennusleviäälukuina

• Noin570valmistunuttakirjaamisvalmentajaa• Valmentajavalmennusonkeskennoin70henkilöllä• Merkittäväosavalmentajistaonkäynnistämässävalmennuksenkevääntaialkusyksynaikana

• Organisaatiokohtaisiavalmennuksiaontoteutettunoin20organisaatiossa7sosiaalialanosaamiskeskuksenalueella• Organisaatioidenkirjaamisvalmennuksiinonosallistunutnoin1200henkilöä• LuvussaonmukanavainpieniosaHelsinginkäynnissäolevankirjaamisvalmennuksen750osallistujasta

• Suosituinvalmennuksenpituusonollut5– 8tuntia• 2.vaiheenvalmentajavalmennukseenonilmoittautunutnoin420henkilöä


Mitäseuraavaksi?


SosiaalihuollonKanta-palveluihinvalmistautuminen– lainsäädäntöä,tukeajaohjaustasote-toimijoille• Sisältö:• Asiakastietolainmuutokset• Sosiaalihuollonkäyttöoikeuksienperusteidenmääräys

• Hankkeenpilottientuotoksetjakokemuksetkäyttöönotoista

• Nykytilankartoituksentyökalunesittely• Kohderyhmä:sosiaalialanjohtotehtävissätyöskentelevät,sosiaalihuollontietojärjestelmienjatiedonhallinnanparissatyöskentelevätsekäkirjaamisvalmentajat

• Järjestäjinä:Kansa-koulu-hanke,STM,THL,sosiaalialanosaamiskeskusjapilotit

• Aikataulu:• 29.3.Raisio• 30.3.Tampere• 5.4.Järvenpää• 20.4.Helsinki• 26.4.Siilinjärvi• 27.4.Jyväskylä• 3.5.Seinäjoki• 4.5.Oulu• 10.5.Lappeenranta• 11.5.Lahti• 17.5.Vaasa(ruotsinkielinen)

Lohijoki ja Taskinen14.3.2017 34

Kirjaamisvalmennuksen2.vaihe

• Kirjaamisvalmentajienvalmennuksen2.vaihekäynnistyyhuhtikuussa• Ilmoittautumisiaotetaanvastaan31.3.astikeväänryhmiinja31.5.astisyksynryhmiin• Organisaatioidenkirjaamisvalmennuksetovatkäynnissä• 1.vaiheenvalmentajattoteuttavatvalmennuksiaviikottain eripuolillamaata• 2.vaiheenvalmennuksetkäynnistyvättodennäköisestialkusyksystä2017


Lisätietojawww.socom.fi/kansa-koulu• SosiaalihuollontiedonhallinnanasiantuntijaToiminta- jatietomääritystentoimeenpanoTeppoTaskinenc/oItä-SuomensosiaalialanosaamiskeskusISOteppo.taskinen@socom.fi0407170314

• SosiaalihuollontiedonhallinnanasiantuntijaKirjaamisosaamisenkehittäminenHannaLohijokic/oVarsinais-SuomensosiaalialanosaamiskeskusOyVassohanna.lohijoki@socom.fi0504670905

• HankejohtajaMaaritHiltunen-TouraKaakkois-SuomensosiaalialanosaamiskeskusOySocommaarit.hiltunen-toura@socom.fi0447485305

• Kansa-koulu-hankkeenaluekoordinaattoritsosiaalialanosaamiskeskuksissa


asiakastietojen kirjaaminen yhtenäistyy 05 · maarit hiltunen-toura kaakkois-suomen sosiaalialan...

Documents