TRAVAIL COLLABORATIF

ATELIER

B i b l i o t h è q u e

Févr

ier 2

015

Avertissement L’enssib alerte sur le fait que les outils présentés ici sont susceptibles de ne pas garantir la sécurité informatique ni la confidentialité des données de l’usager.

http://www.agora-project.net/ Agora-Project est un espace de travail collaboratif complet et intuitif. Cette application est accessible partout et à tout moment via un simple navigateur Web après identification et ne nécessite pas d’installation. C’est un logiciel de groupware libre développé en PHP / MySQL Agora Project propose une offre gratuite et des offres payantes :

PARAMÈTRES GÉNÉRAUX INSCRIPTION Cliquer sur sur la page d’accueil du site. Remplir le formulaire et utiliser un courriel valide pour confirmer la création du compte. Le créateur d’un compte en est aussi l’administrateur général. SITE, ESPACES ET MODULES On peut générer à partir du compte (ou site) initial, une infinité d’espaces ou groupes de travail. Chaque utilisateur peut être affecté à un ou plusieurs groupes de travail. Le nombre d'utilisateurs et d'espaces est potentiellement illimité (3 utilisateurs maximum avec la version gratuite). Chaque espace peut intégrer plusieurs modules. Dans chaque module, il y a des conteneurs (dossiers, sujets du forum, agendas, etc.). Dans chaque conteneur, il y a des éléments (fichiers, messages du forum, événements, etc.). Chaque conteneur possède ses propres droits d'accès.

Ce compte comprend deux espaces. L’espace « atelierenssib », actif à l’écran, comporte 9 modules. Le module Agenda contient deux éléments, comme l’Annuaire des contacts. Le module Tâches et le module Favoris ne contiennent qu’un élément chacun. Les éléments sont marqués par des étoiles .

Les 9 modules

Les 2 espaces

Les éléments

Paramétrer le site

Cliquer sur dans le coin supérieur gauche de la page = Paramétrage général

Paramétrer les espaces

• Cliquer sur dans le coin supérieur gauche de la page = Paramétrage de l’espace, pour paramétrer l’espace actif

• Cliquer sur le nom de l’espace, en haut à gauche, pour paramétrer l’ensemble des espaces = Gérer les espaces du site

C’est ici que l’administrateur de l’espace décide :

• du statut privé ou public • des accès et droits

généraux des utilisateurs • des accès aux modules

Paramétrer les événements Les événements sont créés et modifiés dans leur module respectif.

Pour gérer un événement, cliquer sur le coin supérieur gauche de l’événement pour afficher le menu :

GESTION DES UTILISATEURS Chaque utilisateur peut être affecté à plusieurs espaces d’un même site Rôles

• Utilisateur Personne ayant un compte sur le site (nom, prénom, identifiant et mot de passe sont obligatoire).

• Administrateur d'espace C'est un utilisateur pouvant administrer un espace, notamment :

o modifier le profil de l'espace : modules, description, fond d'écran, etc. o modifier ou supprimer tous les dossiers et éléments de son espace, même s'il n'en est pas

l'auteur (mais il ne peut pas agir si l'élément n'est accessible qu'en lecture seule et partagée avec un autre espace.)

o ajouter des utilisateurs sur son espace (+ envoi d'invitations par mail + import via fichier csv) o gérer tous les groupes d'utilisateurs de son espace

• Administrateur général Il administre tous les espaces et accède à tous les éléments du site. Il peut également :

o créer ou supprimer des espaces

Par exemple, pour créer un lien favori, cliquer sur Ajouter un lien dans le module Favoris

C’est ici que l’administrateur de l’espace décide :

• des accès et droits généraux des utilisateurs

• des accès aux modules

o gérer tous les utilisateurs du site : affectation aux espaces, suppression, etc. o paramétrer le site : description, fond d'écran, couleur de l'interface, langue par défaut, fuseau

horaire, etc. o sauvegarder le site (Base de Données + fichiers)

• Invités Ce sont les personnes extérieures qui visitent un espace «public» : ils ne possèdent pas de compte et ne sont donc pas authentifiés sur le site.

Espace public : accès authentifié et accès invité

• Groupe d'utilisateurs Les groupes d'utilisateurs sont des ensembles d'utilisateurs au sein d'un même espace. Par exemple, dans l'espace «Acquéreurs», il peut y avoir un groupe «Acquéreurs droit», un groupe «Acquéreurs histoire», etc. Droits

• Chaque conteneur (dossiers, sujets du forum, agendas) possède ses propres droits d'accès et est affecté à des utilisateurs, dans un ou plusieurs espaces.

• Le droit le plus élevé est prioritaire : si Acquéreur1 est affecté en lecture et que « Tous les utilisateurs de l’espace » est coché en écriture, alors Acquéreur1 sera aussi affecté en écriture.

• Dans une arborescence, le dossier racine est accessible en écriture par défaut. Mais il est possible de ne donner accès qu'en lecture à certains espaces.

Dossiers Agendas Sujets du forum Actualités et

éléments indépendants Lecture Affichage du dossier et

des éléments qu'il contient

Affichage de l'agenda et des événements qu'il contient (sauf les événements privés)

Affichage du sujet et des messages qu'il contient

Affichage de l'actualité / de l'élément

Écriture limité

Création d'éléments Modification et suppression des éléments que l’utilisateur a créé

Création d'événements Modification et suppression des événements que l’utilisateur a créé

Création de messages Modification et suppression des messages que l’utilisateur a créé c'est le choix par défaut

Écriture Création d'éléments Modification et suppression de tous les éléments du dossier

Création d'événements Modification et suppression de tous les événements

Création de messages Modification et suppression de tous les messages du sujet.

Modification et suppression de l'actualité / de l'élément

Accès total Modification des droits d'accès du dossier Suppression du dossier réservé à l'auteur du dossier et aux administrateurs

Modification des droits d'accès de l'agenda Suppression de l'agenda

Modification des droits d'accès au sujet Suppression du sujet réservé à l'auteur du sujet et

aux administrateurs d'espace

Note Chaque élément (fichier, tâche..) hérite des droits d'accès de son dossier. Par contre, les éléments à la racine ont leur propre droit d'accès : ils sont indépendants.

Agendas perso : réservé au propriétaire de l'agenda et l'administrateur général Agendas de ressources : réservé à l'auteur de l'agenda et les admininstrateurs d'espace

Création/Invitation Dans le module Utilisateurs de l’espace,

FONCTIONNALITÉS / MODULES

Gestionnaire de fichiers • Il sert à stocker et partager des fichiers dans une arborescence. • Les anciennes versions peuvent être sauvegardées. • Les images sont affichées sous forme de vignette et peuvent être visualisées dans un diaporama. • Les vidéos (Mpeg/Flash) peuvent être vues directement dans un lecteur vidéo (plugin nécessaire).

cliquer sur :

• Ajouter… ou • Inviter… ou • Groupes…

Ces commandes sont aussi accessibles depuis le menu général

Agenda personnel et agenda de ressource • Chaque utilisateur possède un agenda personnel, tout le temps accessible. Il peut le désactiver

depuis son profil d'utilisateur. • Des agendas de ressources peuvent être créés pour gérer des réservations de salle, véhicule,

vidéoprojecteur, etc. • Principe d'organisation : dans chaque agenda il y a des événements, et chaque événement peut

être affecté à plusieurs agendas. Exemple : l'événement «réunion mensuelle» peut être affecté à l'agenda de Mme Dewey et sur l'agenda de la «salle de réunion».

• Il est possible d'afficher plusieurs agendas pour effectuer des comparaisons d'emploi du temps : très utile pour connaître les disponibilités de chacun avant de fixer une réunion.

• Chaque événement peut être assigné à une catégorie («rendez-vous», «réunion», etc.) et chaque catégorie peut être affecté à un ou plusieurs espaces.

• Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque agenda et événement. • Il est possible d'exporter et d’importer les événements d'un agenda (au format .ical)

Gestion des catégories d'événement

Création d'un événement

Création d'un agenda de ressource

Forum • Le forum est un espace de discussion organisé et hiérarchisé : Thèmes (facultatifs) → Sujets →

Messages • Les messages sont mis en page via un éditeur de texte : police, couleur, taille, tableau, image • Chaque thème peut être affecté à un ou plusieurs espaces. • Des fichiers joints peuvent être intégrés aux sujets et aux messages.

Ajouter un message

Gérer les thèmes des sujets

Gestionnaire de tâches

• Cet outil gère des tâches dans une arborescence. Pour chaque tâche, il est possible de préciser : o une date de début et/ou de fin o un état d'avancement en % o une priorité (basse, normale, haute, critique) o un budget disponible et un budget engagé o des responsables parmi les utilisateurs

• Un diagramme de Gantt simplifié est affiché si des périodes de début/fin sont spécifiées. • Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque tâche.

Création d'une tâche

Affichage d'une tâche

Annuaire de contacts • Les contacts (personne physique ou morale) sont stockés dans une arborescence. • Une carte Google Map peut être affichée pour localiser des contacts ayant une adresse. • Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque contact. • Note : les utilisateurs du site ne sont pas automatiquement intégrés à l'annuaire de contact. • Il est possible d’importer une liste de contacts (donner un titre aux champs à afficher)

Messagerie

• Cet outil permet l'envoi d'emails à des utilisateurs du site et/ou des contacts. • Des pièces jointes peuvent être intégrées aux courriels.

Gestionnaire de favoris • Ce module gère des liens Internet (favoris) stockés dans une arborescence. • Chaque lien peut être prévisualisé avec une vignette. • Des fichiers joints peuvent être intégrés à chaque lien.

Utilisateurs de l'espace

• Affiche tous les utilisateurs de l'espace (ou de tout le site → réservé à l'administrateur général). • Le profil de chaque utilisateur peut y être modifié par son propriétaire ou l'administrateur général. • Chaque utilisateur peut inviter de nouvelles personnes à rejoindre l'espace (invitation envoyé par

courriel). Pour qu'un utilisateur puisse inviter, cochez «utilisateur +» dans le paramétrage de l'espace.

Actualités et nouveaux éléments (Tableau de bord)

• Permet l'affichage d'actualités avec si besoin des pièces jointes • Le tableau de bord affiche également les nouveautés (derniers éléments ajoutés) et les éléments

en cours (événements et tâches ayant lieu sur la période affichée)

LiveCounter & Messagerie Instantanée • Le LiveCounter affiche les utilisateurs connectés en même temps que vous (cf. barre de menu).

• La messagerie instantanée permet un dialogue en direct avec les autres personnes connectées.

Moteur de recherche • Il effectue une recherche sur tous les éléments de l'espace dont l'accès nous est autorisé. • La recherche avancée permet une sélection des champs et modules de recherche. • Le moteur de recherche est accessible depuis la barre de menu :

Cliquer sur dans le coin supérieur gauche de la page puis sur DOCUMENTATION ET SOURCES

• AGORA-PROJECT - Espace Numérique de Travail (ENT), [sans date]. [en ligne]. http://www.agora-project.net

Sur le site, un guide et un forum sont à disposition. • Agora-Project - Travail collaboratif - Logiciels Libres - Framasoft, [sans date]. [en ligne].

http://www.framasoft.net/article4344.html • Tutoriel agora project Cietice, 17:14:22 UTC. [en ligne]. [

http://fr.slideshare.net/dothomas/tutoriel-agora-project-cietice • Dotproject - Gestion de projet - Logiciels Libres - Framasoft, [sans date]. [en ligne].

http://www.framasoft.net/article3577.html • KmProject - Logiciels collaboratifs, [sans date]. [en ligne].

https://kmproject.wikispaces.com/Logiciels+collaboratifs • PIQUIER, Alexandre. Guide pratique du travail collaboratif, 2009. [en ligne]. • http://www.a-brest.net/IMG/pdf/Guide_pratique_du_travail_collaboratif.pdf • Travail collaboratif, 2014. Wikipédia [en ligne].

http://fr.wikipedia.org/w/index.php?title=Travail_collaboratif&oldid=108000837 Le travail est souvent naturellement collectif et collaboratif, c’est-à-dire qu’il fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à atteindre un but commun. La notion de travail collaboratif désigne aujourd’hui un travail qui n’est plus fondé sur l’organisation hiérarchisée traditionnelle, et plus spécifiquement un nouveau mode de travail (éventuellement intégré dans un modèle économique de production) où collaborent de nombreuses personnes grâce aux technologies de l’information et de la communication. Les outils nouveaux permettent de maximiser la créativité et l’efficience d’un groupe associé à des projets d’envergure même si elles sont très dispersées dans l’espace et le temps. Le projet d’encyclopédie en ligne, libre et multilingue, Wikipédia est un exemple de résultat d’un travail collaboratif « en réseaux coopératifs »

• Les outils collaboratifs en ligne pour l’entreprise, [sans date]. CommentCaMarche [en ligne]. http://www.commentcamarche.net/faq/16568-les-outils-collaboratifs-en-ligne-pour-l-entreprise

• Wimi | Gestion de projet en ligne - Collaboration en ligne., [sans date]. [en ligne]. [ https://fr.wimi.pro/

AUTRES OUTILS EN LIEN Exemple d’outils de travail collaboratif

DIIGO https://www.diigo.com Outil de Social Bookmarking Atelier bibliothèque DROPBOX https://www.dropbox.com/

Outil gestion, de partage et de stockage de documents.

Atelier bibliothèque

GOOGLE DRIVE https://drive.google.com/

Outil création, de partage et de stockage de documents.

Atelier bibliothèque

ISSUU http://issuu.com

Outil de publication, de partage et de stockage de documents.

Atelier bibliothèque

NETVIBES http://www.netvibes.com/fr Outil de veille et de médiation qui propose notamment une app Dropbox

Atelier bibliothèque

SLIDESHARE http://fr.slideshare.net

Outil de partage et de stockage de documents.

Atelier bibliothèque

TITANPAD https://titanpad.com/ Outil de travail collaboratif Atelier bibliothèque TRELLO https://trello.com/ Outil de gestion de projet avec

mise en commun de documents Atelier bibliothèque

ZOTERO https://www.zotero.org/ Outil de gestion de références bibliographiques et de pages Web qui permet de partager ses documents

Atelier bibliothèque

CALAMÉO http://fr.calameo.com/ Outil de stockage et de partage. Version gratuite offrant peu de possibilités

ONEDRIVE https://onedrive.live.com/about/fr-fr/

Outil de stockage et de partage

HUMYO www.humyo.fr Outil de stockage et de partage VIMEO https://vimeo.com Partage de vidéos

Fonctionne aussi avec Dropbox

YOUTUBE https://www.youtube.com Partage de vidéos DAILYMOTION http://www.dailymotion.com/fr Partage de vidéos FLICKR https://www.flickr.com/ Partage de photos DELICIOUS https://delicious.com/ Outil de social bookmarking