LAPORAN AUDIT MANAJEMEN

LAPORAN AUDIT MANAJEMEN

Surabaya, 01 April 2009

No

: 024/KAP/IV/2009

Lampiran: 3 eksemplar

Perihal: Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth, Direktur Utama PT. Indojewel

Di Surabaya

Kami telah melakukan audit atas perbaikan pengelolaan program pelatihan karyawan di masa depan pada PT Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkanuntuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Pengelolaan Program Pelatihan Karyawan yang dimiliki (terjadi pada) perusahaan PT. Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) pelaksanaan pelatihan karyawan. Pengelolaan program pelatihan karyawan yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pengelolaan program pelatihan karyawan yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroprasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I

: Informasi Latar Belakang

Bab II

: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III

: Rekomendasi

Bab IV

: Ruang Lingkup

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kamu mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

Kantor Akuntan Publik

Rawiatmaja & Partner

Tn. Kris Palguna

BAB I

Informasi Latar Belakang

Perusahaan Indojewel berlokasi di Jl. Putra bangsa no 100-101 Surabaya. Berdiri pada tanggal 29 februari 1990.

PT Indojewel bergerak dibidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang diguanakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam negeri. Desain produk sudah cukup dikenal dipasar, merupakan hasil pengembangan dari bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga asli dibidangnya.

Perusahaan memperkerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning sevice diseluruh divisi perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 25% dari UMK yang ditetapkan pemerintah.

Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar 1,75 triliun rupiah untuk membeli peranti keras dan 500 miliyar rupiah untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi kedalam suatu rangkaian operasi dan sistem pelaporan.

Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut:

Direktur utama

: Tn. Kevin Suparno

Direktur akuntansi dan keuangan: Tn. Cecep Mulyadi

Direktur pemasaran

: Nn. Sandra Gultom

Direktur produksi

: Tn. Steve Handayana

Manajer SDM

: Tn. Syam Nugroho

Sedangkan tujuan dilakukan audit adalah untuk :

1. Menilai efisiensi dan efektifitas pengelolaan program pelatihan karyawan pada perusahaan.

2. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan pengelolaan program pelatihan karyawan yang ditemukan.

BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:Kondisi :

a. Dari kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh data bahwa hanya 35 % yang menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan

b. Belum tersedianya suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektifitas dan efisiensi pelasanaan pelatihan.

c. Rendahnya keterampilan karyawan

d. Tingginya tingkat kegagalan produsi hingga 18 %

e. Tingginya tingkat Pengembalian prduk oleh pelanggan terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5 % dari total penjualan Rp.7,5 triliunKriteria:

a. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan adalah:

untuk Meningkatkan keterampilan karyawan

Menurunkan kegagalan produk sampai tingkat 2,5 %

Mnurunkan pemborosan penggunaan sumber daya

b. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodic bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan

c. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai

d. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.Penyebab :

a. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodic dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan

b. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengn standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktekknnya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.Sementara pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal dikelas untuk memahami petunjuk manual tersebut.karena tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktek dilapangan.

c. Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25 % selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya.Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai Rp. 650,75 miliar.

d. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal, sehingga tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertangungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan

e. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihanAkibat :

Tingginya tingkat kegagalan produksi disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baruPejabat yang bertanggungjawab:

Manajer Sumber Daya Manusia

Bab III

Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini meliputi :

1. Kelemahan yang terjadi pada program pelatihan karyawan perusahaan.

2. Kelemahan yang terjadi karena kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru di perusahaan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi maka, diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi :

1. Perusahaan harus memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

2. Perusahaan harus mengalokasikan anggaran yang memadai bagi pengelolaan program pelatihan karyawan.

3. Perusahan harus membuat suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisisensi pelaksanaan pelatihan.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen , tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki, kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada keterampilan karyawan di masa yang akan datang.

Bab IV

Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah pengelolaan program pelatihan karyawan PT Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami mencakup penilaian atas program pelatihan karyawan, aktivitas pelatihan karyawan, karyawan yang melakukan pelatihan dan personalia yang bertugas melalukan program pelatihan karyawan.