auditoria iso 16363 a repositórios institucionais
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Auditoria ISO 16363 a Repositórios Institucionais - José Carvalho, Miguel Ferreira, Eloy Rodrigues, Pedro Príncipe, Luís Faria, Hélder Silva, João MoreiraTRANSCRIPT
Auditoria ISO 16363 a Repositórios InstitucionaisJosé Carvalho – [email protected]
Miguel Ferreira – [email protected] Rodrigues – [email protected] Príncipe – [email protected]ís Faria – [email protected]élder Silva – [email protected]ão Mendes Moreira – [email protected]
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Tópicos
●Projeto RCAAP●ISO 16363●Metodologia●Resultados (auditoria preliminar)
●Próximos passos
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Autores
●Eloy Rodrigues●José Carvalho●Pedro Príncipe●João Moreira●Miguel Ferreira●Luís Faria●Hélder Silva
Projeto RCAAP
Equipa Auditoria
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O CONTEXTOProjeto RCAAP
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PROJETO RCAAPRepositório Científico de Acesso Aberto de Portugal
Objetivos do Projeto RCAAP
●Aumentar a visibilidade, acessibilidade e difusão dos resultados da atividade académica e de investigação científica portuguesa
●Facilitar a gestão e o acesso à informação sobre a produção científica nacional
●Integrar Portugal num conjunto de iniciativas internacionais
Serv
iços
RC
AA
P
Portal de Pesquisa
Alojamento de Repositórios
(SARI)
Alojamento de Revistas
Repositório Comum
Validador OAI-PMH
Repositório de Dados
Estatísticas de Uso
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Evolução de Repositórios em Portugal
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
RI (local) 1 1 1 4 10 13 12 11 11 10 13 14
SARIs (hosted) NaN NaN NaN NaN NaN 5 14 20 23 24 25 28
Total Harvested NaN NaN NaN NaN NaN 18 26 31 34 34 38 42
2.5
7.5
12.5
17.5
22.5
27.5
32.5
37.5
42.5
Gestão
●FCT / FCCNCoordenação geral e & infraestruturas
●Universidade do MinhoCoordenação Científica e Técnica
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Mais sobre o Projeto RCAAP
●http://projeto.rcaap.pt●http://www.rcaap.pt●http://blog.rcaap.pt
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ISO 16363
Auditoria e Certificação de Repositórios Digitais Confiáveis (Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories)
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PORQUÊ AUDITAR?EM QUE PONTO ESTAMOS?
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?Porquê auditar?
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Porquê Auditar ?
●Conhecer melhor os repositórios●Melhorar o serviço●Fornecer novos serviços●Desafiar a comunidade de gestores
de repositórios!
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Futuros desafios
●Monitorização da Política de Acesso Aberto da Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT).
●Papel fundamental no depósito legal de teses e dissertações.
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Em que ponto estamos?
5
4
3
2
1?
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ISO 16363:2012
●Define as práticas de auditoria e processo de certificação para avaliar a confiabilidade dos repositórios digitais.
●Inclui métricas com as quais um repositório deve ser avaliado.
Baseada no projeto TRAC
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3 Secções (com responsáveis)
1. Infraestrutura Organizacional (o gestor de repositório)2. Gestão de Objetos Digitais (Projeto RCAAP)3. Infraestrutura e Gestão da Segurança. (Projeto RCAAP)
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METODOLOGIAAuditoria ISO 16363 a Repositórios
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Plano geral (duração 1 ano)
Fase
Designação Descrição Data
1 Diagnóstico Auditoria preliminar a todos os repositórios
Nov. 2013 – Fev. 2014
2 Plano de Ações Identificação das ações para melhorar a conformidade do repositório com a norma
Março 2014
3 Implementação
Gestores de Repositórios devem implementar as sugestões de melhoria
Março – Set. 2014
4 Auditoria Final Auditoria final para validar o novo nível de conformidade
Outubro 2014
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Auditoria de Diagnóstico
●O responsável avalia o repositório para cada critério do normativo
●O responsável indica evidências para cada critério
●A equipa de auditoria avalia o repositório com base nas evidências
●A equipa de auditoria fornece sugestões de melhoria para determinados critérios
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Níveis de Maturidade (ECM3)Nível Nome Descrição
1 Inexistente O repositório não implementa quaisquer processos.
2 Incipiente O repositório está consciente da necessidade de existirem processos para suprir o requisito, porém estes não se encontram devidamente formalizados ou são realizados de forma ad-hoc.
3 Em formação O repositório possui processos definidos que satisfazem o requisito normativo, porém estes ainda não se encontram totalmente implementados e/ou disseminados.
4 Operacional Existem políticas, procedimentos e processos implementados que satisfazem as exigências do requisito normativo.
5 Pró-ativo Existem políticas, procedimentos e processos devidamente enquadrados num sistema de gestão que visa a monitorização e a melhoria contínua tendo por base um plano estratégico assente em factos, i.e. objetivos, metas e indicadores.
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RESULTADOS DA AUDITORIA PRELIMINAR
Auditoria ISO 16363 a Repositórios
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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Resultados da Auditoria Preliminar (dos Gestores de Repositórios)
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Resultados da Auditoria (Secção 1)
●O nível médio de maturidade dos 26 repositórios na secção de “Estrutura Organizacional” foi de 2.1 numa escala de 1 a 5.
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Resultados da Auditoria (Secção 1)
●A maturidade percebida indicada pelo gestor de repositório foi de 2.7.
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Resultados da Auditoria (Secção 1)
●O melhor repositório obteve um nível de maturidade de 3.0 enquanto que o pior obteve um nível de maturidade de 1.1.
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Exemplo de Avaliação de Repositório
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Onde estamos?
5
4
3
2
1
Com base na auditoria preliminar estamos aqui
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Resultados da Auditoria (Secção 1)
●Dificuldade na obtenção de evidências da prática financeira.
●Se ignorados os 3 requisitos relacionados com a sustentabilidade financeira, o nível médio de maturidade sobe para 2.2.
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Principais dificuldades
●Existência de um plano de sucessão●Ausência de uma política de
preservação digital●Desenvolver a política de
preservação●Prever auditorias internas●Garantir os direitos de propriedade
intelectual
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GESTÃO DE OBJETOS DIGITAIS
Resultados da Auditoria Preliminar
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Resultados da Auditoria (Secção 2)
●O responsável pelo serviço de alojamento indicou um nível de maturidade percebido de 3.2.
●A equipa de auditoria indicou a sua capacidade de gerir objetos digitais em 2.8.
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Gestão de Objetos Digitais4.1.1 4.1.1.1
4.1.1.2
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.1.8
4.2.1.1
4.2.1.2
4.2.2
4.2.3.1
4.2.4.1.1, 4.2.4.1.2, 4.2.4.1.3, 4.2.4.1.4, 4.2.4.1.5
4.2.4.2
4.2.5.1, 4.2.5.2, 4.2.5.3, 4.2.5.4
4.2.6.1, 4.2.6.2, 4.2.6.3
4.2.7.1, 4.2.7.2, 4.2.7.3
4.2.8
4.2.94.2.104.3.1
4.3.2
4.3.2.1
4.3.3
4.3.3.1
4.3.4
4.4.1
4.4.1.1
4.4.1.2
4.4.2
4.4.2.1
4.4.2.2
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.5.3.1
4.6.1
4.6.1.1
4.6.2
4.6.2.1
0
5
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Principais Dificuldades
●Registo de mais informação sobre os conteúdos existentes e a forma como são alterados, transformados ou eliminados.
●Definição de processos documentados
●Falta de ferramentas / processos de Preservação Digital (gestão de AIPs)
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INFRAESTRUTURA E GESTÃO DA SEGURANAÇA
Resultados da Auditoria Preliminar
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Resultados da Auditoria (Secção 3)
●Os responsáveis pela “Infraestrutura e Gestão da Segurança” do serviço de alojamento avaliaram a sua maturidade em 3.1, enquanto a equipa de auditoria definiu a maturidade em 2.6.
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INFRAESTRUTURA E GESTÃO DA SEGURANÇA
5.1.15.1.1.1
5.1.1.1.1
5.1.1.1.2
5.1.1.1.3
5.1.1.1.4
5.1.1.1.5
5.1.1.1.6
5.1.1.1.7
5.1.1.1.8
5.1.1.2
5.1.1.35.1.1.3.1
5.1.1.4
5.1.1.5
5.1.1.6
5.1.1.6.1
5.1.1.6.2
5.1.2
5.1.2.1
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
0
5
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Principais Dificuldades
●Definir e documentar processos para, por exemplo, atualizar as aplicações/software ou substituição de hardware (discos, memória, etc.)
●Falta de evidências de financiamento para atualização de hardware, software.
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ESTADO ATUAL & PRÓXIMOS PASSOS
Auditoria ISO 16363 a Repositórios
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Neste momento…
● No passo 3 – Identificação e implementação das melhorias identificadas na auditoria preliminar.
●Workshops (presenciais e online) com os gestores de repositórios
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Próximos passos
●Implementação das ações●Auditoria Final
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Onde queremos estar?
5
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2
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Queremos estar aqui!
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Obrigado!
Perguntas
José Carvalho – [email protected]
?