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Aula 04
Noções de Administração p/ Técnico CNMP (Administração)
Professores: Felipe Petrachini, Herbert Almeida
Noções de Administração para o CNMP Teoria e exercícios comentados
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AULA 03 – Preservação e conservação de documentos de arquivo
SUMÁRIO PÁGINA
Sumário
3. Preservação e Conservação de Documentos de Arquivo: Política,
Planejamento e Técnicas. .......................................................................................... 1
3.1 Agentes Físicos, Químicos e Biológicos ................................................ 2
3.2. Técnicas de Conservação Preventiva e Restauração .......................... 6
3.3 Potencial de Hidrogênio (pH) ............................................................... 12
4. Microfilmagem ........................................................................................... 13
4.1 Sinalética ............................................................................................. 18
Questões Comentadas .................................................................................. 20
Questões Propostas ...................................................................................... 39
E vamos nós de novo em busca do grande prêmio! Os tópicos de hoje são
bem batidos em provas e, como você notará nas questões ao final da aula, as
bancas repetem as mesmas perguntas quase sempre (questões de 2010 são
estranhamente parecidas com questões de 2013 e 2014).
Não acredita? Então assista!
3. Preservação e Conservação de Documentos de
Arquivo: Política, Planejamento e Técnicas.
Este tópico é um desdobramento das atividades típicas do Arquivo
Permanente, visto na aula passada. E é perfeitamente natural, já que são os
documentos do Arquivo Permanente aqueles que normalmente já sofreram ação
prolongada de diversos agentes deteriorantes (justamente pelo seu tempo de
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existência), demandando maiores cuidados. Ainda assim, também é um tópico
pertinente aos arquivos correntes e intermediários.
As atividades de um arquivo não compreendem tão somente a guarda e
acumulação de documentos. Muito embora a informação, enquanto bem intangível,
não seja passível de perecimento, o suporte em que se encontra gravada a
informação não segue a mesma sorte .
E todas as coisas, enquanto dotadas de existência material, tendem a se
deteriorar. O seu arquivo não será diferente, e uma vez deteriorado o suporte, a
informação “se perde”.
Assim sendo, o arquivo deve se preocupar com a preservação e
conservação dos documentos, estendendo a vida útil dos mesmos e procurando
mantê-los o mais próximo possível de seu estado físico original ou seja, tanto
quanto possível, do mesmo jeito em que estavam quando foram criados).
Para tanto, é necessário que a entidade desenvolva ações desde o momento
da Produção e Utilização destes documentos, independentemente do suporte
utilizado por eles.
Também é necessário preocupar-se com o armazenamento e
acondicionamento destes documentos, a fim de que suas características sejam
preservadas ao longo dos próximos séculos . Aliás, você sabe o que significa cada
um dos termos?
Acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, a
fim de preservá-los.
O armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a
colocação do documento no arquivo.
Com os dois conceitos acima em mente, vamos conhecer agora as nossas
dificuldades, na conservação de um arquivo.
3.1 Agentes Físicos, Químicos e Biológicos
Agora, porque é tão difícil conservar os documentos?
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Por conta da existência de agentes físicos, químicos e biológicos, que
comprometem a integridade dos documentos.
Vamos conhecer os principais problemas com os quais teremos de lidar:
Agentes Físicos:
- Luminosidade: A luminosidade é um dos fatores mais agrava o processo
de degradação dos documentos, em especial, os que se encontrem em suporte
em papel, pois é uma das principais responsáveis pelo envelhecimento deste
material.
Não me refiro tão somente à luz solar, mas também à luz da fotocopiadora
(quando vamos reproduzir um documento, a máquina emite luz para captar a
própria luz refletida pelo documento, o que permite a obtenção da cópia).
- Temperatura: Temperaturas muito altas ou muito baixas também
contribuem para a degradação do papel, acelerando o envelhecimento. Os corpos
físicos se expandem à medida que a temperatura aumenta, e se contraem a
medida que a temperatura diminui, o que provoca desgaste inevitável no papel.
- Umidade: Umidade é a concentração de vapor d’água presente no ar
atmosférico, por fatores diretamente relacionados à temperatura do ambiente.
Devo lembrá-lo que o papel é um material higroscópico (tenso hein?). Isto
significa dizer que o papel absorve água e perde água de acordo com a
concentração da umidade no ambiente em que se encontre (tendendo a manter a
mesma concentração de vapor d’agua que o ambiente externo apresente).
E adivinha: isto provoca dilatação e contração das fibras, do mesmo jeito que
ocorreria se a temperatura subisse ou descesse. Já viu o desastre né?
Quanto aos agentes químicos, os mais estudados são os seguintes:
- Poluição Atmosférica: Costuma-se referir aqui à fumaça dos grandes
centros urbanos e à poeira igualmente inevitável por se morar na cidade grande. Os
componentes da poluição podem reagir com o papel, gerando reações que
aceleram a degradação do suporte.
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- Tintas: Este aqui é o ápice da ironia. A tinta impressa no papel colabora
para a deterioração do mesmo (assim como o seu sangue é o principal agente
causador do envelhecimento das suas células). Não que haja muita defesa, mas
você precisa saber que a tinta também é um problema. Tintas à base de óxido de
ferro, por exemplo, aumentam a acidez do papel, acelerando sua deterioração.
- Gordura (oleosidade): Que Deus o perdoe por entrar com aquele sanduba
de banha de porco com molho rosê dentro do arquivo. Contudo, não é essa a
oleosidade imaginada pelos doutrinadores. Fala-se aqui do manuseio dos
documentos pelas suas mãozinhas, que são, naturalmente, oleosas. Documentos
mais sensíveis a este fator (como negativos e fotografias) normalmente requerem o
manuseio com luvas de algodão, para impedir o contato direto da pele.
- Objetos Metálicos: Que atire a primeira pedra aquele que nunca utilizou
clipes de metal para marcar páginas e depois retomar os estudos. Todavia, os
processos que vão ser arquivados devem se encontrar livres deste material, e tanto
quanto possível, deve se evitar o contato do papel com objetos metálicos de
qualquer natureza, optando-se por clipes de plástico.
Não que você precise saber disso, mas os metais de aplicação comercial
mais comum (ferro, cobre, estanho, entre outros) encontram-se na forma de íons
positivos na natureza, tendendo a se unir a átomos de oxigênio para adquirir
estabilidade molecular. Isto se chama oxidação (e se fosse ferro, falaríamos de
ferrugem), que embora gere um composto estável, em nada colabora para
manutenção do seu documento de arquivo.
E para terminar esta parte introdutória, faltou falar dos agentes biológicos,
que são representados pelos organismos vivos que atacam o papel. Traças, fungos,
ratos e insetos são bons exemplos, embora o sujeito lá em cima com o sanduíche
de banha de porco com molho rosê também seja um fator biológico que merecia ser
exterminado ;
Brincadeiras a parte, o ser humano por vezes é incluído como fator biológico
de degradação dos documentos, e às vezes é incluído em categoria separada,
como “fator humano”.
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Pois bem, levando em conta os diversos fatores ambientais que podem
colaborar para a degradação dos documentos, o CONARQ (sim, o nosso grande
CONARQ!) relacionou uma série de recomendações quanto ao armazenamento
dos documentos, as quais, se cumpridas, colaboram para a conservação dos
documentos.
Veja só:
- armazenar todos os documentos em condições ambientais que
assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido, isto é, em
temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;
- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar,
utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente definida;
- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à
obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na média,
evitando variações súbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os
equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em funcionamento sem
interrupção;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz
solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações
ultravioleta;
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes,
aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas
áreas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienização do acervo e de
prevenção de insetos;
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- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes,
procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,
bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e
ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados,
sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:
- Fotografias em preto e branco:
T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
- Fotografias em cor:
T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
- Filmes e registros magnéticos:
T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%
3.2. Técnicas de Conservação Preventiva e Restauração
Já conhecemos os fatores que degradam os documentos. Pequenos
cuidados são suficientes para mantê-lo a salvo (mencionarei uma série deles para
cada tipo de suporte), mas o que seu examinador costuma cobrar são as técnicas
de conservação preventiva dos documentos (não é restauração!!!).
Conservação preventiva diz respeito a ações diretas, com a finalidade de
resguardar o objeto (especialmente os documentos), consistindo, assim, em ações
de prevenção contra possíveis danos ao referido objeto. Repare que o dano ainda
não ocorreu, e assim, buscamos evitá-lo. Restauração é procedimento com objetivo
de reverter o dano já existente ou fazer cessar seu avanço.
Vou mencionar as técnicas de conservação preventivas mais solicitadas em
prova, e, logo na sequência explicar a você no que consiste cada uma:
- Desinfestação
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- Limpeza (ou Higienização)
- Alisamento
A Desinfestação é um processo que busca atacar especialmente os
insetos que degradam os documentos.
O mais exigido em provas é a fumigação. Consiste em colocar os
documentos em uma câmara própria, produzindo-se logo em seguida vácuo, com a
retirada de todo o ar da câmara (consequentemente, o oxigênio também,
promovendo aquilo que se conhece por “anoxia”).
Passa-se então à aplicação de produtos químicos (timol, DDT, fluoreto de
sódio entre outros possíveis) e deixamos o documento sob a ação deste produto por
aproximadamente 72 horas.
Após, devolvemos o ar à câmara e retiramos os documentos. Qualquer
inseto, em qualquer fase de desenvolvimento, não é capaz de suportar estas
condições, sendo completamente destruído.
Caso não disponhamos de câmaras de fumigação, podemos simplesmente
calafetar o próprio local onde os documentos estão acondicionados e introduzir gás
no ambiente através de mangueiras (usando máscaras para proteção).
Limpeza: Consiste na remoção de partículas de poeira e outros resíduos
estranhos ao documento. Tenha em mente que a limpeza é uma operação física.
Significa que há necessidade de contato de objetos com o suporte do
documento. Desta forma, é um procedimento que deve ser efetuado de maneira
delicada. O uso de pano macio, escova ou aspirador de pó é recomendável.
O termo limpeza também pode ser utilizado para designar a fase posterior à
fumigação.
Alisamento: Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço
inoxidável, e submetê-los à ação do ar com grande percentual de umidade (algo
entre 90% e 95%, por aproximadamente uma hora, em câmara própria). Depois,
cada uma das folhas será passada a ferro, por meio de máquinas elétricas.
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Estas são as principais técnicas. Falemos agora um pouquinho sobre a
preservação.
Preservação são cuidados de natureza mais simples, que buscam evitar a
degradação dos documentos. Veja alguns exemplos, retirados tanto das
recomendações do CONARQ quanto da doutrina (para você ter uma ideia):
Objetos em papel
Não dobrar canto da página.
Não umedecer os dedos com saliva.
Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Recomenda-se o uso
de materiais de plástico ao invés de metálicos.
Evite a reprodução dos documentos. A fotocopiadora também é um emissor
de luz, que acelera o envelhecimento do papel.
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
Manuseie os documentos com as mãos limpas.
Não use fitas adesivas ou cola. Além de haver a possibilidade de um pedaço
do documento ficar colado no material, a acidez da fita durex mancha o papel.
Ao fazer observações no papel, prefira o uso de lápis
Fotografias
Manusear com luvas de algodão, para evitar a oleosidade das mãos
Não forçar a separação de uma fotografia da outra
Caso seja necessário fazer anotações, utilize um lápis
Slides (diapositivos)
Produzir duplicatas para projeções frequentes
Utilizar materiais de acondicionamento próprios
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Microfilmes
Armazená-los em cofres ou armários à prova de fogo (o material que
chamamos de “filme” é altamente inflamável)
Caso seja necessário efetuar limpeza, recomenda-se o uso de um pano limpo
Caixas Arquivo
Utilizar caixas de papelão ao invés de caixas de plástico. Em caso de
elevação da temperatura, as caixas de papelão tendem a “transpirar” mais,
facilitando a perda de parte deste calor, que poderia danificar os documentos.
Ademais, recomenda-se que sejam previstos espaços separados para o
armazenamento dos diversos suportes documentais com os quais a entidade lida,
afinal de contas, cada suporte tem sua peculiaridade, requerendo cuidados
específicos na sua conservação e preservação. Se os documentos em papel, por
exemplo, podem muito bem ser armazenados próximos de campos
eletromagnéticos (que em nada afetam suas propriedades), mídias digitas jamais
poderiam ser armazenadas nestes locais, sob pena de se tornarem inúteis
instantaneamente.
Passamos agora aos tópicos de Restauração de Documentos. Neste ponto,
os documentos já sofreram os efeitos de alguns dos agentes listados anteriormente,
encontrando-se deteriorados.
Doutrinariamente falando, a restauração é o conjunto de métodos que
objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos
adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a
não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
Logo, o objetivo da restauração é reverter os danos ou evitar que se agravem
ainda mais, mas sem que, com isso, desnaturemos o documento. As principais
técnicas são as seguintes:
Banho de Gelatina: O documento será mergulhado em uma espécie de
gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentará sua resistência e
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flexibilidade, além de não prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o
documento ficará suscetível ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento não se perca
definitivamente.
O método não impedirá a passem de raios ultravioleta e infravermelho pelo
documento, o que pode ser particularmente interessante para exames posteriores
do documento (uma forma de aferir o estado de conservação de um documento é
justamente expô-lo a esse tipo de radiação).
Tecido: Nesta técnica, serão utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com água, e
você terá uma ideia do que estou falando).
Embora a durabilidade do papel vá aumentar sensivelmente, novamente,
insetos e fungos se sentirão convidados a atacar o documento (tal como a gelatina,
essa mistura fornece nutrientes aos visitantes indesejados), e ainda por cima,
reduzirá a legibilidade e flexibilidade do documento, dificultando também a sua
reprodução através de fotocopiadoras.
O exame do documento através de raios ultravioleta e infravermelho restará
inviável ao final deste método.
Silking: É basicamente o método anterior, mas o tecido é específico:
crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas
a pasta de amido afetará as propriedades permanentes do documento. Entretanto, a
as demais propriedades do documento permanecerão próximas às originais
(flexibilidade, legibilidade e capacidade de exame através de luz ultravioleta).
Temos mais um problema: a matéria prima utilizada é de alto custo.
Laminação: vou explicar do jeito fácil e do jeito certo . O jeito fácil de
entender a laminação é pensar no processo de plastificação de documento. Nos
bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda é plastificado),
pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plástico. Utilizamos uma
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máquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as bordas,
“prendendo o documento” no meio do plástico.
Agora que você entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:
O documento será envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do
outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche será
colocado em uma prensa hidráulica sob uma temperatura de em torno de 150ºC.
O acetato de celulose é um material, quando aquecido e prensado, vai aderir
ao documento e à folha de papel seda, vedando completamente o documento.
Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam
asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade e flexibilidade do documento. O
exame do documento através de luz ultravioleta continuará a ser possível e, ainda
por cima, o documento ficará imune à ação de insetos e fungos.
Embora o peso do documento duplique, seu volume ficará reduzido.
A matéria prima aplicada ao processo é de fácil obtenção e o próprio
processo é de rápida execução.
Por todos estes motivos, a laminação é tida como o processo de restauração
mais próximo do ideal.
Laminação manual: A mesma ideia do processo anterior, mas sem a
utilização de calor ou pressão. Ao invés disso, utilizaremos acetona, que ao entrar
em contato com o acetato de celulose, formarão uma camada semiplástica. Quando
essa camada secar, terá aderido ao documento e ao papel de seda. É também
conhecida como laminação com solvente.
Encapsulação: Novamente, colocaremos o documento no meio de duas
coisas . Desta vez, utilizaremos películas de poliéster e fita adesiva de duplo
revestimento (dupla face).
O documento será colocado entre as lâminas, usando-se a fita adesiva para
fixar as duas faces. Mas preste atenção: deve haver um espaço entre o documento
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e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o documento ficará
solto dentro das duas lâminas.
Este é um dos pontos fracos da técnica, mas não fica por aí . As películas de
poliéster, quando ficam em contato com o documento por muito tempo, podem
acabar absorvendo parte da tinta que está no documento, que ficará no poliéster ao
invés de ficar no nosso suporte .
Reenfibragem: Vamos olhar bem próximos de uma folha de papel. Ela pode
parecer fina, mas em verdade, é bastante espessa ("grossa", se preferirem).
Utilizem a imaginação e finjam que a folha de papel é um enorme sanduíche .
Pois bem, a medida em que o tempo passa, parte do recheio do papel começa a
desaparecer, deixando falhas, que por sua vez, tornarão o papel quebradiço.
A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de
maneira a recompor a estrutura da folha.
Velatura: Aplicação de um reforço de papel ou tecido em qualquer um dos
lados da folha de papel, dando-lhe maior resistência.
3.3 Potencial de Hidrogênio (pH)
Pode parecer uma revisão de química do colegial, mas o assunto é cobrado
incidentalmente nas provas dos últimos anos, razão pela qual acredito que devemos
falar um pouco sobre isso.
A concentração e íons de hidrogênio em determinada substância é
representada por “pH”, sigla que significa “potencial de hidrogênio”. Funciona como
uma escala de acidez, sendo o pH 0 representa um composto cuja acidez é a maior
possível, e o pH 14 um composto cuja acidez é a menor possível (básico ou
alcalino). O nível 7 é o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nível de concentração
de íons de hidrogênio da água.
A escala funciona assim:
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Os processo de conservação e restauração de documentos em papel
buscam manter o pH do ambiente sempre em patamares iguais ou superiores a 7,
evitando processos de acidificação do suporte. Contudo, recomenda-se o pH neutro
na maior parte dos casos, e o enunciado dá pistas quando a situação desejada é
um pH básico ou alcalino (mormente quando se refere a “papéis alcalinos”).
4. Microfilmagem
Resolvi aproveitar o espaço desta aula para abordar com um pouco mais de
profundidade um gênero documental que costuma cair bastante em provas: o
documento do gênero micrográfico.
Vamos começar com a tabela que vimos na aula 01:
Como vimos em nosso curso, o suporte é o meio físico através do qual a
informação se manifesta. Esta aula, por exemplo, compõe um conjunto de
informações (que espero sejam informações úteis). Entretanto, como a informação
em si é apenas uma ideia, ela precisa de algo material para ser fixada.
Pois bem, qualquer meio utilizado para se gravar uma informação pode ser
chamado de suporte. Na tabela acima, enquanto eu explicava os tipos de
documentos existentes atualmente, acabei por dar exemplos justamente dos
suportes nos quais a informação é fixada. O que significa que você já viu toda a
introdução sobre o assunto já na primeira aula do curso. Maravilhoso, não?
Gênero Documental Definição
Micr ográficos
Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. A microfilmagem é um processo que será visto
posteriorm ente no curso, sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.
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Quase. Seu examinador tem uma particular preferência por suporte bastante
específico neste tópico: o microfilme.
Mas porque este suporte é tão especial?
Comecemos pela definição de microfilme. E como vocês sabem, adoro
recorrer à legislação para definir as coisas:
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Este é o artigo 3º do Decreto 1.799 de janeiro de 1996, o qual regulamenta a
utilização do processo de microfilmagem em todo o território nacional, para todos os
poderes da República.
E o próprio artigo 3º nos dá uma pista do primeiro objetivo da utilização da
microfilmagem: a redução dos espaços utilizados pelos documentos ("diferentes
graus de redução").
Não sei se você já chegou a ver um microfilme na vida (são objetos que, até
hoje, só encontro em repartições públicas), mas sou capaz de apostar que você, por
mais novo que seja, já tenha visto um filme de câmera fotográfica 35 mm. Preste
atenção no tamanho no filme e na fotografia que pode ser feita a partir dele. O filme
é até 100 vezes menor do que a maior fotografia que pode ser feita a partir dele.
Mas de nada adiantaria o microfilme ser tão reduzido, se ainda nos víssemos
forçados a armazenar o original da documentação (aquele calhamaço de papel
ocupando espaço). Não estaríamos reduzindo volume de documentos ocupados no
arquivo, e sim aumentando (agora teremos de guardar o microfilme e o original do
documento).
Por conta desta indagação, chamo a atenção ao artigo 1º, parágrafo 1º da Lei
5.433 de 1968:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.
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§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.
Segundo ponto importantíssimo da aula: os microfilmes apresentam o mesmo
valor legal dos documentos dos quais foram convertidos. A microfilmagem é
processo reprográfico autorizado por lei (lembro a vocês que a digitalização ainda
não dispõe de legislação suficientemente desenvolvida quanto ao tema).
Desta forma, as informações contidas na microfilmagem se reputam tão
autênticas quanto aquelas constantes do original do documento.
Com a devida autorização da unidade interessada, uma vez microfilmados os
documentos, os originais podem, em tese, ser destruídos. Neste caso, estamos
diante da Microfilmagem de Substituição. A microfilmagem de substituição é
utilizada em documentos sem valor permanente (secundário), por razões óbvias:
economia de espaço. Preservamos as informações (que talvez possam ser úteis em
um momento posterior), mas o documento em si não apresenta qualquer valor
secundário que justifique a manutenção do próprio suporte (normalmente papel).
Por outro lado, a microfilmagem também pode ser utilizada em documentos
que a unidade não pretende destruir. Usemos a imaginação por um minuto: pense
em um documento de valor histórico inestimável, que já conte com
aproximadamente 500 anos de existência.
Embora seja um documento do arquivo permanente, com interesse histórico
do qual dezenas de pesquisadores gostariam de tomar conhecimento na íntegra de
suas informações, o manuseio do referido documento terminará por destruí-lo. Por
outro lado, já dissemos que os documentos do arquivo permanente não sofrem a
imposição de sigilo, já que a informação neles constante é de interesse geral.
Como conciliar a difusão da informação com a preservação do documento?
Microfilmagem nele!
Este documento inestimável pode ser microfilmado, de maneira que suas
informações sejam preservadas, reproduzindo na íntegra o seu conteúdo.
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Pesquisadores interessados nas informações constantes no documento
poderão acessar o microfilme, enquanto o original fica distante de dedos gordurosos
. Nestes casos, estaremos diante da Microfilmagem de Preservação. O
documento com valor permanente nunca será eliminado, servindo o microfilme
respectivo como forma de consulta.
Feitas estas considerações de caráter específico, iremos listar agora as
vantagens e desvantagens do uso da microfilmagem:
- Validade legal (o documento do microfilme possui o mesmo valor legal que
seu original);
- Economia de espaço, com a consequente redução do volume documental;
- Durabilidade do suporte (os microfilmes tem expectativa de vida de
aproximadamente de 500 anos, mas podem atingir um período indeterminado de
existência, desde que respeitadas as regras de conservação e acondicionamento);
- Facilidade no acesso à informação: as dimensões reduzidas do
microfilme permitem manuseio, catalogação e indexação mais eficiente. Imagine-se
organizando 5000 documentos em papel e a mesma quantidade de microfilmes e
pense no que seria mais fácil ;
- Segurança na conservação do suporte: o tamanho reduzido do
microfilme permite que o coloquemos, por exemplo, em um cofre de segurança, a
salvo de toda sorte de sinistros;
- Segurança na preservação do sigilo do documento: é simplesmente
impossível visualizar um microfilme sem o auxílio de equipamento próprio, dada a
redução da própria imagem gerada do original. Quem quiser acessar a informação
precisará retirar o microfilme de seu local de acondicionamento e levá-lo até a
máquina própria, o que dificulta bastante o acesso não autorizado às informações;
Reforço que, por mais vantajoso que seja o processo de microfilmagem, cada
instituição é que deve decidir pela pertinência ou não de realizar o procedimento em
seus documentos.
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Marilena Leite Paes é bastante enfática neste aspecto: a instituição não deve
se basear somente na análise de custos decorrentes da implementação do sistema
(por sinal, o alto custo do processo de microfilmagem é sua desvantagem mais
apontada na doutrina), mas deve ter em mente as vantagens a que adoção dos
microfilmes pode trazer à mesma.
Se tais vantagens, no contexto da instituição, compensarem os custos de
implementação, maravilha. Se não, paciência .
Espero não estar cansando vocês com a estrutura da aula em degraus (cada
parágrafo apresenta a premissa do parágrafo seguinte). Embora percamos um
pouco de fluidez, ganhamos em questões . Sugestões são sempre bem vindas.
Pois bem, você já sabe por que microfilmar e para que serve a
microfilmagem. Aqui vai uma breve abordagem do como . A microfilmagem
compreende quatro etapas principais, a saber:
- Preparo: queremos microfilmar apenas o documento, não os grampos que
o seguram, nem as dobras das folhas, nem aquele "post it" com anotações de
trabalho. Só o documento!
Desta forma, a fase de preparo compreende a retirada de grampos e clipes,
desamassar o papel, entre outras atividades mundanas, por assim dizer. Também
será nesta fase que definiremos o arranjo da documentação.
- Microfilmagem: é o processo de conversão do suporte em microfilme. As
especificações técnicas do procedimento fogem à exigência do edital. Entretanto,
tenha em mente que a escolha do equipamento para microfilmagem deverá levar
em consideração os tipos de documentos existentes, seu tamanho e o estado de
conservação do mesmo.
- Processamento: eu costumava ser fotógrafo nos fins de semana (é
verdade, só parei quando entrei aqui no ICMS-SP, por conta das disposições
estatutárias :D). Quando iniciei minhas atividades, a máquina digital já era
razoavelmente popular, mas os filmes ainda eram utilizados. A película do filme,
embora sensível a luz, precisa de um tratamento químico (revelação) para que a
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imagem nela gravada se torna visível. Mesma ideia aqui. O processamento do
microfilme permitirá que a imagem nele gravada se torne visível ao olho humano.
- Duplicação: Faremos duas cópias de cada documento. A microforma
original será acondicionada em local diferente, com finalidade de segurança. A
cópia, por outro lado, poderá ser acessada por quem quer que tenha interesse (e
autorização, nos casos de sigilo) nas informações ali constantes.
4.1 Sinalética
Até aqui estava tudo indo bem. Mas não falei ainda da Resolução 10 do
CONARQ. Pelo amor de Deus, não se desespere.
Primeiro passo:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/legisla/anexos_da_resoluo_n_10.pdf
Este link direcionará você à resolução. Estou apontando por curiosidade
apenas, e caso você tenha tempo de ler, poderá passar o olho por lá.
O que você deve memorizar: desenhos . Veja aqui:
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Estes “desenhos” são o que chamamos de “sinaléticas”. Consistem em
símbolos de significado padronizado. Quem vê estes desenhos sabe, de pronto, o
que eles significam, razão pela qual seu conhecimento é necessário em algumas
questões sobre microfilmagem.
Meu caro, aqui não tem segredo. Essa imagem saiu direto da resolução.
Você terá de aprender a fazer relações entre o desenho e o significado (Aliás, os
desenhos foram criados justamente para facilitar essa assimilação).
Por hoje é só.
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Aos exercícios agora. Forte abraço.
Questões Comentadas
1.CESPE –ABIN – 2010 Os originais de documentos públicos permanentes,
uma vez digitalizados ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante
autorização da direção do órgão.
Comentário: Muito bem, a microfilmagem de documentos possui validade
legal, tendo sido regulamentada através do Decreto 1.799/1996, que inclusive fez a
gentileza de definir o termo em questão:
"Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de
documentos dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em
diferentes graus de redução".
Assim sendo, um documento microfilmado poderia ser destruído, já que seu
correspondente microfilme possui o mesmo valor do documento original.
O problema está nos documentos digitalizados.
A Lei 12.682/2012 ainda não existia naquela época. Assim, o problema em
2010 é que os documentos digitalizados não eram dotados do mesmo valor legal
que os originais, o que inviabilizava a destruição destes.
O original deveria continuar a ser guardado.
Atualmente, a resposta para esta questão continua a mesma, mas o seu
fundamento mudou.
Veja o que nos diz a Lei 12.682/2012:
Art. 6o Os registros públicos originais, ainda que
digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o
disposto na legislação pertinente.
Os documentos digitalizados ainda não possuem o reconhecimento merecido
pelas leis de nosso país, havendo a necessidade de manter os originais em papel
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até o fim do decurso de seu prazo prescricional, ou ainda pior, caso possuam valor
secundário quando esgotado seu valor primário (administrativo), devem ser
armazenados para sempre, mesmo que digitalizados.
Quer um detalhe ainda pior: nunca, mas nunca mesmo, devemos destruir
documentos permanentes, ainda que microfilmados (digitalizados nem se fale).
Conforme estudamos em aula, existe a microfilmagem de preservação,
justamente para os casos de documentos permanentes. O documento será
microfilmado para facilitar seu acesso e consulta, mas dado o valor histórico
(principalmente) do documento, seu original não pode ser eliminado.
Item Errado
CESPE -ANATEL – 2009 - Os documentos chegam, em determinado órgão
público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida,
enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,
há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da
informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois,
por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca
das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do
setor público.
2. CESPE - ANATEL – 2009 As mensagens e documentos resultantes de
transmissão por meio de aparelho de fac-símile (fax) podem constituir peças de
processo.
Comentário: Questão anulada. Vejamos a justificativa da banca:
ITEM 65 (Alfa) /66 (Beta) /67 (Gama) – anulado. Diante da situação hipotética
apresentada, a redação do item permite mais de uma interpretação.
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E não vai mais longe que isso . Vamos desenvolver a ideia. Para constituir
uma peça de um processo, o documento precisa ser original (autêntico).
Quando o Sr. servidor público permite que nós apresentemos cópias para
serem juntadas a um processo, isso só é possível porque o nobre servidor (ou então
o cartório, dotado de fé pública) atesta que aquele documento confere com o
original.
Pois bem, desde que o documento encaminhado por fax seja autenticável
(que seja possível verificar que corresponde a outro documento original, ou que
possamos nos assegurar de sua origem), não há problema algum em que constitua
uma peça em um processo. Talvez seja esta a ambiguidade que guiou à anulação
da questão.
Veja: segundo a justificativa da banca, foi a situação hipotética quem gerou a
dupla interpretação. Documentos de fax podem sim, constituir peças de um
processo, mas os documentos de fax DA SITUAÇÃO HIPOTÉTICA, por padecerem
de um critério mínimo de organização (olha a zona que é aquele órgão público)
provavelmente não poderiam compor o dito processo, vez que, aparentemente,
ninguém se ocupou de autenticá-los.
Questão Anulada
3. CESPE - ANATEL –2004 Digitalização pode ser definida como a
reprodução por varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta densidade,
permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão em papel.
Comentário: A questão está correta, mas a curiosidade fica em saber de
onde o CESPE tirou este conceito (reforço que a banca não é criativa). Veja o que
diz o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística sobre o verbete:
"Processo de conversão de um documento para o formato digital por
meio de dispositivo apropriado, como um escâner”.
Entretanto, quando consultamos os manuais dos arquivos públicos dos
estados, a definição dada pelo enunciado aparece com mais frequência.
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Em todo caso, ambas as definições de digitalização estão corretas, razão
pela qual eu sugiro a você se familiarizar com ambas.
Item Certo.
4. CESPE -ABIN –2010 Embora a microfilmagem constitua importante
tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a
cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.
Comentário: Questão que exige o conhecimento da Lei 5.433/1968 e de seu
Decreto regulamentador 1.799/1996.
Pois bem, vamos desmascarar a questão, reproduzindo o artigo 1º, parágrafo
1º da Lei 5.433/1968:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais. § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle. (grifo nosso)
Não precisa mais nada né?
Item Errado
5. CESPE - ABIN - 2010 Julgue o seguinte item, que trata de políticas,
planejamento e técnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos.
A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro
local é vedada por lei.
Comentário: Mais uma questão que exige do aluno apenas o conhecimento
da Lei 5.433/1968. Desta vez, podemos ir direto ao artigo 1º, parágrafo 3º:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais. [...]
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§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.
Se a lei autoriza, e indo mais longe, especifica a maneira através da qual o
documento poderá ser incinerado, é porque o procedimento é possível, não é
mesmo?
Item Errado.
6. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem, técnica de custo elevado, deve ser
realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo.
Comentário: Recomendação bastante sábia por parte da assertiva. Cuidado
com o significado do verbo "dever" aqui. Ninguém está obrigando a instituição a
utilizar o processo de microfilmagem, apenas se está apontando uma situação na
qual este método é recomendado, em contraposição a uma situação em que haja
um pequeno volume de documentos cujo prazo de guarda seja curto.
Pois bem, como o método de microfilmagem é muito caro, procura-se um
cenário onde o investimento possa ser "recuperado", através de ganhos de escala
(fazer um grande volume de coisas normalmente diminui o valor médio gasto para
se fazer cada coisa) ou da amortização (o investimento se paga ao longo de x anos,
e já que os microfilmes, segundo seus fabricantes, podem durar até meio milênio, o
custo diluído da operação se torna muito baixo).
Item Certo.
7. CESPE - TCU - 2014 Os documentos do arquivo permanente devem ser
digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.
Comentário: Qualquer semelhança com uma certa prova da ABIN de 2010
não é mera coincidência.
O que mudou de lá para cá é o fundamento da questão.
Veja o que nos diz a Lei 12.682/2012:
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Art. 6o Os registros públicos originais, ainda que
digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o
disposto na legislação pertinente.
Antes os documentos digitalizados não justificavam a destruição de seus
originais pois não tinham valor legal. Hoje, apesar do valor legal, existe vedação
expressa na Lei 12.682/2012 (nós estudaremos esta lei na época adequada).
Fora isto, sempre bom lembrar: não se destrói um documento do arquivo
permanente!!!!
Eles devem ser armazenados para todo o sempre.
Item Errado.
8. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem é mais adequada para ser aplicada
em conjuntos documentais muito acessados que exigem muita rapidez na
recuperação dos documentos e em conjuntos documentais com prazos de guarda
curtos.
Comentário: Um excelente exemplo do que não fazer!
Os Conselheiros do TCU ficariam possuídos de ódio com tamanho
desrespeito com os recursos públicos .
Dado o alto custo do processo de microfilmagem, esta é recomendável para
grandes acervos e para documentos com um grande prazo de manutenção.
Fora isto, o dia que você pegar um microfilme em mãos, verá que precisa
levá-lo até uma máquina especial, que irá ampliar a imagem. Este equipamento
também é específico e de difícil manuseio, assim, mesmo que você consiga utilizá-
lo, o acesso será tudo, menos rápido.
Item Errado.
9. CESPE - TCU - 2014 Uma das vantagens da digitalização de documentos
é preservar o original do manuseio intenso.
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Comentário: Perfeito! Agora todos interessados terão acesso à informação
(posto que microfilmada) ao mesmo tempo em que deixarão de manusear o
documento físico (evitando seu desgaste).
Isto se chama microfilmagem de preservação é uma das grandes vantagens
do método.
Item Certo.
10. CESPE - MTE - 2014 A microfilmagem, que garante a autenticidade de
documentos, é uma maneira legalmente aceita de substituição do suporte
documental.
Comentário: Você já ouviu falar disto meu caro.
Vejamos o artigo 1º, parágrafo 1º da Lei 5.433/1968:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais. § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle. (grifo nosso)
A informação foi reproduzida. O microfilme possui o mesmo valor legal do
original. Sabe o que você acabou de fazer? Mudar o suporte da informação, e de
uma forma que nosso ordenamento jurídico considera válida.
Item Certo
11. CESPE - ABIN - 2010 - Partículas magnéticas, aglutinante e suporte são
fontes potenciais de falha para um meio de fita magnética.
Comentário: Você talvez queira falar mal seu professor agora. A melhor
maneira de aprender sobre os suportes é resolvendo questões, razão pela qual
sugiro que preste bastante atenção nas questões com este tema.
Fitas magnéticas (igualzinho àquele VHS da sua festa de aniversário ou
casamento de dez anos atrás) são compostas de três elementos: as partículas
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magnéticas, o aglutinante e o suporte. Qualquer destas partes, se não estiver
operando adequadamente, implicaram em falhas na reprodução do conteúdo.
E o que raios são estas partes? A fita magnética é uma camada fina de filme
montada sobre uma mais espessa. Esta camada mais fina é formada por um
pigmento magnético que fica suspenso em um aglutinante de polímero. Abstraindo
toda a parte química do negócio, o aglutinante é o responsável por manter as
partículas magnéticas unidas entre si e presas ao suporte da fita.
E a informação é gravada conforme o sinal magnético é emitido.
Item Certo.
12. CESPE - TRE RJ - 2012 O amarelecimento do papel é sinal de que o
documento está em processo de deterioração.
Comentário: Esta talvez seja a maior ironia dentro da arquivologia: a luz
enquanto fator de deterioração. É irônico, pois só podemos visualizar o que está
escrito no documento fazendo uso de luz (pelo menos é assim que o olho humano
trabalha) mas a exposição à luz provoca deterioração do papel.
Vencidas as questões de cunho filosófico, vamos à matéria: o amarelamento
do papel é um dos primeiros sintomas de envelhecimento do papel.
Você já deve ter visto publicações mais antigas na vida (bibliotecas
costumam estar assoberbadas de volumes com esta característica), e com certeza
notou que o papel, além de encontrar-se quebradiço, também apresenta coloração
levemente amarelada. Isto é sinal de que o suporte está em processo de
deterioração.
Item Certo
13. CESPE - TRE RJ - 2012 As condições de armazenamento de
documentos em papel distinguem-se das de documentos fotográficos, como o
eslaide, o negativo e o papel fotográfico, dadas as diferenças de suporte, em
especial as relativas às propriedades físicas dos materiais.
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Comentário: Você provavelmente sabia a resposta deste item
instintivamente. Ora, cada suporte, por possuir propriedades físicas diferentes das
de outros suportes, demanda cuidados específicos para sua preservação.
Como vimos em aula, cada suporte encontra-se suscetível a determinados
tipos de agentes químicos, físicos e biológicos de acordo com a sua própria
composição.
Com papéis (compostos essencialmente de fibras de celulose) e negativos
(normalmente de triacetato de celulose) não seria diferente.
Item Certo.
14. CESPE - TRE RJ - 2012 A acidez do papel, condição que pode danificá-
lo, decorre da presença de elementos metálicos no documento, como grampos,
bailarinas e clipes.
Comentário: Pegadinha meu filho. Só sendo estudante de química para não
cair sem ter visto a aula. Como falamos lá na aula, a acidez do papel tem como
seus principais colaboradores a tinta nele impressa e o uso de fitas durex. Não nos
esqueçamos também da saliva que você usa para virar a página quando molha o
dedo.
A doutrina costuma relacionar a acidez do papel também ao processo de
fabricação e pela combinação de dióxido de enxofre existente no ar com outras
moléculas formando nosso querido ácido sulfúrico.
Os metais, por sua vez, são responsáveis por manchas no papel, decorrentes
do processo de oxidação de metais de transição (quando este processo ocorre com
o ferro, você costuma chamar isto de "ferrugem", mas este processo também é
verificado em outros metais).
São dois processos químicos diferentes: a acidez do papel está relacionada
ao baixo potencial de hidrogênio (PH) no material, enquanto a oxidação costuma
ocorrer quando íons de oxigênio acabam sendo incorporados pelas moléculas do
metal.
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E só pra constar, é tudo que eu vi em química no colegial quanto a este
assunto.
Item Errado.
15. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da
restauração de documentos, é um processo de reparação em que se utilizam folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
Comentário: Vamos revisitar os dois processos vistos em aula
Banho de Gelatina: O documento será mergulhado em uma espécie de
gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentará sua resistência e
flexibilidade, além de não prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o
documento ficará suscetível ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento não se perca
definitivamente.
Tecido: Nesta técnica, serão utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com água, e
você terá uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel vá
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentirão convidados a
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos
visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzirá a legibilidade e flexibilidade do
documento.
O enunciado embaralhou os dois processos de restauração, então, tome
cuidado. A definição da assertiva corresponde à técnica de restauração chamada de
“tecido”.
Item Errado.
16. CESPE - ABIN - 2010 Definir e utilizar formatos padronizados na
elaboração de documentos digitais facilita a definição de técnicas de preservação
digital e reduz custos, embora esses padrões não sejam perenes.
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Comentário: Vamos lá caro aluno, pensemos um pouquinho de novo.
Lembra-se daquela sua cópia do Windows 95 que você ainda tem na estante?
Aposto que ela ainda funciona. Ou deve funcionar, se você instalar naquele seu
computador cinza com HD de 2GB de espaço total, que, sejamos sinceros, esta
totalmente funcional. Esqueça o tablet meu filho .
Veja que, embora os suportes, formatos e padrões que utilizávamos em 1995
para desempenhar nossas tarefas, e, mais importante para esta questão, as
informações que gerávamos e armazenávamos neles fossem invulneráveis ao
tempo (está tudo funcionando perfeitamente), nem por isso esses suportes são
eternos.
Perene quer dizer exatamente isto: qualidade daquilo que permanece no
tempo. Utilizar formatos padronizados facilita bastante nossa vida, conforme
afirmado pelo enunciado, e realmente há redução de custo, uma vez que podemos
integrar diversos sistemas através de uma única plataforma, mas os padrões
utilizados provavelmente não durarão para sempre, face à modernização
tecnológica.
Item Certo.
17. CESPE - PF - 2012 A organização de documentos, atividade cada vez
mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o
atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,
julgue o próximo item, referente à arquivologia.
O acondicionamento − que consiste na guarda dos documentos nos locais a
eles designados − e o armazenamento − que se refere à embalagem do documento
com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio − são procedimentos
fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de arquivo.
Comentário: Outra questão que inverte conceitos.
Você deveria ter memorizado? NÃO!
Você deve compreender e associar os conceitos com as palavras que melhor
definem os termos.
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Acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, a
fim de preservá-los.
Armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a
colocação do documento no arquivo.
Item Errado.
18. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas áreas de depósito, devem
ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espaço, sem a preocupação de
separá-los de acordo com o seu suporte.
Comentário: O armazenamento sem qualquer consideração a respeito da
conservação dos documentos é impensável.
Como já dissemos, cada suporte possui sua peculiaridade, e se isto não for
levado em consideração por ocasião da guarda dos documentos, provavelmente
colaborará para sua deterioração acelerada.
Item Errado.
19. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas
horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster.
Comentário: Tive a oportunidade de ver algumas destas na Prefeitura,
servindo para guarda das plantas que utilizamos para a cobrança do IPTU.
A gaveta horizontal permite que o mapa seja guardado aberto, sem a
necessidade de o enrolarmos (o que acabaria deformando o suporte do mapa). Os
envelopes de papel neutro ou poliéster evitam o contato da superfície do mapa com
o ambiente, colaborando para sua conservação.
Olha uma gaveta dessas:
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Como você pode notar, são gavetas bem amplas, não sendo necessário
enrolar o mapa para armazená-lo.
Item Certo.
20. CESGRANRIO –BNDES –2011Uma das medidas que se destaca como
sendo de excelência na conservação preventiva de documentos de arquivos é:
a) restauração
b) higienização
c) laminação
d) laminação manual
e) encapsulação
Comentário: Variando um pouquinho de banca. Nós já vimos na aula que a
laminação, a laminação manual e a encapsulação são processos de restauração de
documento, logo, não podem ser considerados métodos de conservação preventiva.
A restauração é o conjunto de métodos que objetivam a estabilização ou
a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo
do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e
seu caráter histórico. Restauração é gênero do qual a laminação, a laminação
natural e a encapsulação são espécies.
Só nos restou a alternativa correta. A higienização é a simples limpeza do
documento do arquivo, caracterizando-se como procedimento de conservação
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preventiva (a limpeza, por si só, não é capaz de reverter quaisquer danos que o
documento tenha sofrido, apenas busca mantê-lo no atual estado em que e
encontra)
Letra b)
21. CESPE -ANATEL –2012 A conservação e a manutenção de documentos
de arquivo ocorrem, em um primeiro momento, para resguardar a memória da
instituição.
Comentário: Lembra-se dos valores primários e secundários dos arquivos?
Em primeiro lugar, os documentos que formam os arquivos buscam servir de
fonte de informação para tomada de decisões. Ou seja, estão diretamente
relacionados às atividades da instituição que os produziu ou recebeu.
Logo, a conservação e a manutenção destes documentos possuem
justamente a mesma finalidade (manter a informação disponível): atender a um
critério funcional ou administrativo.
Em um momento seguinte, quando o documento adquirir valor secundário, a
conservação e manutenção servirão para resguardar a memória da instituição.
Item Errado.
22. CESPE - ABIN - 2010 A encapsulação é um método de restauração que
consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose as duas faces do documento, e colocá-lo em uma prensa hidráulica, sob
pressão média de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 ºC a 155 ºC.
Comentário: Explicação perfeita... Para o processo de laminação . A riqueza
de detalhes pode assustar um pouco, mas você não precisa ficar preocupado com
os índices de pressão aplicada ou a temperatura exata da prensa.
A encapsulação tem outro processo:
Encapsulação: O documento será colocado entre as lâminas, usando-se a
fita adesiva para fixar as duas faces. Mas preste atenção: deve haver um espaço
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entre o documento e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o
documento ficará solto dentro das duas lâminas.
Item Errado.
23. FCC – MPU - 2007 Dentre as técnicas de restauração, a reenfibragem é
a que
a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.
b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.
c) reforça os bordos do documento por meio de papel ou material similar.
d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ação da
umidade e da ferrugem.
e) aplica reforço, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de
papel.
Comentário: E vamos nós de novo:
A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de
maneira a recompor a estrutura da folha.
Letra a)
24. CESPE - ANAC –2012 Silking é o método de combate a insetos mais
recomendado para a conservação e a preservação de documentos.
Comentário: A técnica de silking é muito semelhante à técnica de utilização
de tecido na restauração. Vejamos as duas.
Tecido: Nesta técnica, serão utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com água, e
você terá uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel vá
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentirão convidados a
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos
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visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzirá a legibilidade e flexibilidade do
documento.
Silking: É basicamente o método anterior, mas o tecido é específico:
crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas
a maldita pasta de amido afetará as propriedades permanentes do documento (de
novo). A matéria prima utilizada é de alto custo também.
Como você pode ver, a utilização da pasta de amido fornece nutrientes a
insetos e fungos, não sendo a melhor escolha para combater insetos.
Item Errado
25. CESPE - ANAC – 2012 Uma medida de conservação e de preservação
documental consiste na elaboração de documentos identificados como de guarda
permanente em papel de pH neutro.
Comentário: Na verdade, a orientação serve tanto para documentos de
guarda permanente como quaisquer outros que tiverem de ser armazenados.
Vamos ver um pouco de química agora.
O tal pH é uma sigla que significa “potencial de hidrogênio”. Funciona como
uma escala de acidez, sendo que um pH de 0 representa um ambiente com maior
acidez possível, e o pH 14 o ambiente com menos acidez possível (básico ou
alcalino). O nível 7 é o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nível de acidez da
água.
Agora que você sabe o básico (o resto da aula de química seria muito longa),
saiba que o papel neutro se degrada mais devagar, sendo ideal para conservação
da informação fixada no suporte.
Item Certo;
26 CESPE –MPU – 2013 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve
ser realizado em fôlder confeccionado em papel de pH neutro, método diferente do
utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes
confeccionados em papel de pH básico ou polietileno.
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Comentário: Meu caro, esta questão é um pouco cruel. Cada doutrinador,
profissional que trabalha com fotografia ou arquivista tem um método diferente de
armazenar fotografias e negativos, de maneira que só perguntando pro tio que fez a
questão para saber no que ele estava pensando.
Em todo caso, parece ser consenso entre todos eles que as fotografias e
negativos devem ser acondicionadas em papel neutro, sempre, não se fazendo uso
de papel básico (ou alcalino).
Item Errado.
27 - CESPE –MPU – 2013 O método de laminação é o que mais se aproxima
do método ideal de restauração de documentos, dado que eleva a resistência do
papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos
e pragas.
Comentário: Vamos nós de novo.
Laminação: vou explicar do jeito fácil e do jeito certo .
O jeito fácil de entender a laminação é pensar no processo de plastificação
de documento. Nos bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda
é plastificado), pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plástico.
Utilizamos uma máquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as
bordas, “prendendo o documento” no meio do plástico.
Agora que você entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:
O documento será envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do
outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche será
colocado em uma prensa hidráulica sob uma temperatura de em torno de 150ºC.
O acetato de celulose é um material, quando aquecido e prensado, vai aderir
ao documento e à folha de papel seda, vedando completamente o documento.
Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam
asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade do documento. E ainda ficará
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imune à ação de insetos e fungos. Embora o peso do documento duplique, seu
volume ficará reduzido.
A matéria prima aplicada ao processo é de fácil obtenção e o próprio
processo é de rápida execução. Por todos estes motivos, a laminação é tida como o
processo de restauração mais próximo do ideal, do jeito que nos afirmou o
enunciado.
Item Certo.
28. CESPE– TCU -2014 Um modo eficiente de conservação de documentos
de arquivo em suporte papel consiste em acondicioná-los em embalagens de papel
de pH neutro.
Comentário: Mais uma recomendação de caráter geral que costuma ser
adotada pelo CESPE nas provas mais recentes: o material que acondiciona os
documentos em papel deve ser feito de material neutro, para evitar tanto a
acidificação do papel, como sua alcalinização.
Item Certo
29. CESPE– FUB - 2014 O ar seco promove o enfraquecimento do papel e,
dessa forma, deve ser combatido nos depósitos de arquivo.
Comentário: Falta de umidade também é um problema de umidade . O papel
é um material higroscópico, e assim, a concentração de água em suas fibras tentará
se equilibrar com a concentração de umidade encontrada no ar.
Um ar seco levará o papel a também perder umidade, enfraquecendo suas
fibras. Por esta razão, o ar seco também é um problema a ser superado nos
depósitos de arquivo.
Item Certo
30. CESPE– FUB - 2014 A umidade fragiliza a conservação dos documentos
de arquivo, pois propicia o desenvolvimento de mofo e de microrganismos danosos
a esses documentos.
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Comentário: Agora temos os problemas decorrentes do excesso de
umidade. O papel é capaz também de absorver água e, juntando isto com as fibras
de celulose que o compõem, teremos um verdadeiro paraíso para mofos e outros
microrganismos.
Item Certo.
31. CESPE– FUB - 2014 A oscilação da temperatura cria condições ideais
para a conservação dos documentos de arquivo.
Comentário: Só se você estiver a fim de destruí-los vagarosamente
(monstro!). A oscilação de temperatura fará com que as fibras de papel se contraiam
e expandam um grande número de vezes, até que fiquem completamente
destruídas.
Não é isto que queremos.
Item Errado.
32. CESPE– FUB - 2014 As condições de conservação dos documentos de
arquivo não se alteram com a presença de gases e de poeira nos depósitos.
Comentário: Mentira! A questão está se referindo à poluição dos grandes
centros, onde temos uma grande concentração de gases poluentes unida a um sem
número de partículas sólidas igualmente indesejáveis.
Gases como o enxofre (um dos subprodutos da queima de alguns
combustíveis) pode colaborar para o amarelamento do papel e a poeira acumulada
pode começar a raspar a tinta do papel.
Item Errado.
33. CESPE– FUB - 2014 O uso de água para limpar o ambiente deve ser
evitado, pois a água, ao secar, eleva a umidade relativa do ar.
Comentário: O tio entende as boas intenções do pessoal que tentava manter
o arquivo limpo, mas faça as contas: um balde de água jogado no chão acrescenta
mais água a este ambiente.
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Ao secar, esta água formará o vapor d'água, que passará a fazer parte do ar
do local onde os arquivos são armazenados. Isto, por sua vez, fará com que os
documentos em papel absorvam a água excedente do ar, pois tentarão manter a
concentração de água em suas fibras igual à existente naquele ambiente.
Assim, mesmo a água limpa deve ser evitada.
Item Certo
34. CESPE– FUB - 2014 O aspirador de pó não deve ser utilizado na
higienização do ambiente.
Comentário: O aspirador de pó é perfeito para higienização dos ambientes
onde o arquivo é mantido. Permite a retirada de poeira e outros detritos do local sem
a utilização de água.
Ele deve ser utilizado, sempre que possível e substitui com grande eficiência
a água que normalmente é utilizada para limpeza de outros locais.
Item Errado.
Questões Propostas
1.CESPE –ABIN – 2010 Os originais de documentos públicos permanentes,
uma vez digitalizados ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante
autorização da direção do órgão.
CESPE -ANATEL – 2009 - Os documentos chegam, em determinado órgão
público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida,
enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,
há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da
informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois,
por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
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Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca
das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do
setor público.
2. CESPE - ANATEL – 2009 As mensagens e documentos resultantes de
transmissão por meio de aparelho de fac-símile (fax) podem constituir peças de
processo. [ANULADA]
3. CESPE - ANATEL –2004Digitalização pode ser definida como a
reprodução por varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta densidade,
permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão em papel.
4. CESPE -ABIN –2010 Embora a microfilmagem constitua importante
tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a
cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.
5. CESPE - ABIN - 2010 A incineração dos documentos microfilmados ou
sua transferência para outro local é vedada por lei.
6. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem, técnica de custo elevado, deve ser
realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo.
7. CESPE - TCU - 2014 Os documentos do arquivo permanente devem ser
digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.
8. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem é mais adequada para ser aplicada
em conjuntos documentais muito acessados que exigem muita rapidez na
recuperação dos documentos e em conjuntos documentais com prazos de guarda
curtos.
9. CESPE - TCU - 2014 Uma das vantagens da digitalização de documentos
é preservar o original do manuseio intenso.
10. CESPE - MTE - 2014 A microfilmagem, que garante a autenticidade de
documentos, é uma maneira legalmente aceita de substituição do suporte
documental.
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11. CESPE - ABIN - 2010 - Partículas magnéticas, aglutinante e suporte são
fontes potenciais de falha para um meio de fita magnética.
12. CESPE - TRE RJ - 2012 O amarelecimento do papel é sinal de que o
documento está em processo de deterioração.
13. CESPE - TRE RJ - 2012 As condições de armazenamento de
documentos em papel distinguem-se das de documentos fotográficos, como o
eslaide, o negativo e o papel fotográfico dadas as diferenças de suporte, em
especial as relativas às propriedades físicas dos materiais.
14. CESPE - TRE RJ - 2012 A acidez do papel, condição que pode danificá-
lo, decorre da presença de elementos metálicos no documento, como grampos,
bailarinas e clipes.
15. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da
restauração de documentos, é um processo de reparação em que se utilizam folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
16. CESPE - ABIN - 2010 Definir e utilizar formatos padronizados na
elaboração de documentos digitais facilita a definição de técnicas de preservação
digital e reduz custos, embora esses padrões não sejam perenes.
17. CESPE - PF - 2012 O acondicionamento − que consiste na guarda dos
documentos nos locais a eles designados − e o armazenamento − que se refere à
embalagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio − são
procedimentos fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de
arquivo.
18. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas áreas de depósito, devem
ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espaço, sem a preocupação de
separá-los de acordo com o seu suporte.
19. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas
horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster.
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20. CESGRANRIO –BNDES –2011Uma das medidas que se destaca como
sendo de excelência na conservação preventiva de documentos de arquivos é:
a) restauração
b) higienização
c) laminação
d) laminação manual
e) encapsulação
21. CESPE -ANATEL –2012 A conservação e a manutenção de documentos
de arquivo ocorrem, em um primeiro momento, para resguardar a memória da
instituição.
22. CESPE - ABIN - 2010 A encapsulação é um método de restauração que
consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose as duas faces do documento, e colocá-lo em uma prensa hidráulica, sob
pressão média de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 ºC a 155 ºC.
23. FCC – MPU - 2007 Dentre as técnicas de restauração, a reenfibragem é
a que
a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.
b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.
c) reforça os bordos do documento por meio de papel ou material similar.
d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ação da
umidade e da ferrugem.
e) aplica reforço, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de
papel.
24. CESPE - ANAC –2012 Silking é o método de combate a insetos mais
recomendado para a conservação e a preservação de documentos.
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25. CESPE - ANAC – 2012 Uma medida de conservação e de preservação
documental consiste na elaboração de documentos identificados como de guarda
permanente em papel de pH neutro.
26 CESPE –MPU – 2013 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve
ser realizado em fôlder confeccionado em papel de pH neutro, método diferente do
utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes
confeccionados em papel de pH básico ou polietileno.
27 - CESPE –MPU – 2013 O método de laminação é o que mais se aproxima
do método ideal de restauração de documentos, dado que eleva a resistência do
papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos
e pragas.
28. CESPE– TCU -2014 Um modo eficiente de conservação de documentos
de arquivo em suporte papel consiste em acondicioná-los em embalagens de papel
de pH neutro.
29. CESPE– FUB - 2014 O ar seco promove o enfraquecimento do papel e,
dessa forma, deve ser combatido nos depósitos de arquivo.
30. CESPE– FUB - 2014 A umidade fragiliza a conservação dos documentos
de arquivo, pois propicia o desenvolvimento de mofo e de microrganismos danosos
a esses documentos.
31. CESPE– FUB - 2014 A oscilação da temperatura cria condições ideais
para a conservação dos documentos de arquivo.
32. CESPE– FUB - 2014 As condições de conservação dos documentos de
arquivo não se alteram com a presença de gases e de poeira nos depósitos.
33. CESPE– FUB - 2014 O uso de água para limpar o ambiente deve ser
evitado, pois a água, ao secar, eleva a umidade relativa do ar.
34. CESPE– FUB - 2014 O aspirador de pó não deve ser utilizado na
higienização do ambiente.
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Gabarito:
1 E 11 C 21 E 31 E
2 Anulada 12 C 22 E 32 E
3 C 13 C 23 A 33 C
4 E 14 E 24 E 34 E
5 E 15 E 25 C
6 C 16 C 26 E
7 E 17 E 27 C
8 E 18 E 28 C
9 C 19 C 29 C
10 C 20 B 30 C
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