auto-entrepreneurs : comment facturer avec tiime ae ?
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tout savoir sur
La facturation
nos guides pour bien commencerV. 1 . 0
tout savoir sur
La facturation
Envoyer un petit document en échange duquel on vous donnera de
l’argent devrait être un moment agréable n’est-ce pas ? En tout cas c’est
comme ça que nous voyons les choses dans Tiime AE ! Facturer simple-
ment, rapidement, à votre façon, tout en respectant les obligations
légales et en ayant le sourire, voilà ce qui vous attend dans cette fiche
pratique sur la facturation.
Premiers pas
1
Commençons par du basique, du trivial, de l’enfantin.
(mais non mais non, on ne vous prend pas pour un jambon, juste un débutant)
Accéder au module facturation
Pour accéder au module de
facturation, la première fois,
vous pouvez le faire depuis ce bloc de votre tableau de bord.
Vous pouvez également le faire depuis le menu, c’est
d’ailleurs comme ça qu’il
faudra faire vos prochaines
factures.
En utilisant le module de facturation, vous pourrez constater qu’une certaine
liberté vous est laissée dans la manipulation de vos factures. Une facture
étant un document à valeur contractuelle, nous en appelons à votre
responsabilité et à votre discernement pour ne pas confondre la sou-
plesse d’utilisation de Tiime AE avec “je peux faire tout et n’importe quoi avec
mes factures”.
Pour en savoir plus sur les règles en matière de facturation, visitez le site du gouvernement :
http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F23208.xhtml
attenti
on
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Faire sa première facture dans Tiime AE n’est pas douloureux,
c’est d’ailleurs très rapide. (si ça vous rappelle des choses, on n’y peut rien)
Faire sa première facture
Tout d’abord, en accédant au module pour la première fois, Tiime AE vous
demandera de renseigner quelques informations INDISPENSABLES
pour que votre facture respecte les obligations légales.
LES INFORMATIONS INDISPENSABLES
Si vous ne l’avez pas, vous pouvez tout de même
facturer, la mention “en cours d’immatriculation”
s’affichera, mais dès que vous aurez connais-
sance de votre SIRET, pensez à le renseigner
dans les paramètres.
RCS : Registre du Commerce et des Sociétés.Nom, adresse, email, téléphone : vous
retrouverez ces informations dans l’entête de
vos factures.
Votre SIRETVotre ville
d’immatriculation au RCSVos coordonnées
Vous avez répondu aux questions de l’inspecteur Jérémy,
héhé bravo, vous voici prêt à faire votre première facture !
Si vous décidez de ne pas remplir ces données
maintenant, vous pourrez toujours le faire
depuis les paramètres, mais vraiment,
pensez à le faire, nous n’irons pas en prison
à votre place !
L’édition d’une facture dans Tiime AE repose sur un principe simple : en survolant votre
facture, vous êtes en mode “modification”, les champs modifiables apparaissent
entourés, et lorsque votre souris est ailleurs, ce que vous voyez correspond trait pour
trait au résultat final. Enfantin non ?
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Facture finale Mode modification
Deuxième chose à retenir : votre facture est prête à être envoyée dès
lors que celle-ci possède un nom de client. Lorsque c’est le cas, le bouton
“créer la facture” passe au vert. Maintenant, il va de soit, qu’une facture
avec aucune information n’a pas un grand intérêt ni même une grande
valeur. Voyons comment l’enrichir.
Votre première facture
Vous pouvez modifier ces informations à tout moment directement
sur la facture, mais si vous venez à les modifier régulièrement, nous vous
conseillons de renseigner ces changements une bonne fois pour toute
dans les paramètres, via le menu situé en haut à droite de l’écran “Votre Nom
> Paramètres > Ma facturation”.
Si vous avez bien renseigné les informations de l’étape précédente, vous pourrez
constater que ces données sont d’ores et déjà présentes sur votre première facture.
Le module de facturation de Tiime AE paraît de prime abord extrêmement
simple. Vous verrez qu’au final, s’il reste très simple d’utilisation, il se révèle
particulièrement complet. Voici le top 10 de ce que vous pouvez faire.
Les fonctionnalités que vous allez adorer
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Ajouter un logo
Cliquez sur “ajouter votre logo”, choisissez votre fichier au format .png .gif ou .jpg et
ajustez-le en utilisant la petite poignée en bas à droite du logo.
Étirez par ici ; votre logo et vos
coordonnées s’agenceront alors
de façon à respecter le format
de votre logo (qu’il soit plutôt en hauteur ou en longueur)
Changer la couleur
Nous, on aime bien le bleu et le violet chez Tiime AE. Mais on comprend parfaitement
que le rose, le orange ou le magenta soient des couleurs qui vous bottent plus.
En cliquant sur le petit vous pouvez choisir parmi une dizaine
de couleurs du nuancier. Et si vous souhaitez avoir des factures en jaune de Damas, rentrez la valeur hexadécimale correspondante (#d3a43d).
Donner un titre à votre facture
Avoir des factures distinguées et distinguables est évidemment bien plus pratique.
C’est pourquoi, vous pouvez très facilement donner un titre à chacune de vos factures.
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Changer la date d’émission et de règlement
Par défaut, la date de création de votre facture est la date du jour. La date de règlement
(c’est-à-dire la date à laquelle votre client doit vous payer au plus tard) est fixée à 30 jours.
Nous laissons bien évidement le choix dans ces dates. La date de règlement a une
importance toute particulière, puisque dès qu’elle sera dépassée, le statut de la
facture passera automatiquement à “Retard”. Sur votre tableau de bord, ce client
apparaîtra comme un client qui vous doit de l’argent et vous recevrez un email vous
alertant de la situation. En revanche, tant que la date du jour ne dépasse pas la date
de règlement d’une de vos factures, Tiime AE considère qu’il n’y a pas de retard, mais
que vous allez prochainement percevoir cette somme.
Ajouter et organiser vos prestations
Nous rentrons dans le vif du sujet : qu’avez-vous donc à facturer à vos clients ?
Que vous vendiez des bananes, des logos, des forfaits de massage ou bien des heures de cours de piano, il vous suffit de renseigner une désignation, la quantité, de
choisir une unité et un prix unitaire ; le montant HT se calcule automatiquement.
Supposons maintenant que vous vendiez des sites internet,
et que votre tableau de prestations ressemble à ceci :
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Ah oui, c’était tellement simple qu’on a failli oublier de vous le dire : pour supprimer
une ligne de facture, il y a une petite croix au bout à droite qui permet de le faire.
Votre facture a déjà fière allure, mais vous vous rendez compte que vous
avez également réalisé une autre prestation pour ce client, par exemple son
logo. Vous allez donc ajouter une ligne telle que “Conception graphique de votre logo” mais cette dernière viendra à la suite de la dernière prestation
(ici “hébergement”), alors que vous préféreriez que cette ligne apparaisse en
premier. Rien de plus simple : Amenez votre curseur sur l’icône et
faites un glisser-déplacer pour déplacer la ligne du logo au bon endroit.
Évidemment, vous pouvez réordonnancer l’ordre de vos prestations à l’infini.
Typer une ligne
Il s’agit ici d’une fonctionnalité avancée qui concerne uniquement les auto-entrepreneurs
ayant opté pour une activité mixte (vente de marchandise + prestation de service), et l’ayant
correctement renseignée dans leur profil Tiime AE (vous pouvez faire la modification depuis les paramètres : Votre nom > Mon Entreprise > Activité de l’entreprise).
Si tel est votre cas, vous verrez qu’avant chaque ligne de désignation,
une petite pastille “prestation” est présente. En cliquant dessus, la
pastille se transforme en “vente”. En recliquant dessus, “vente” se
change de nouveau en “prestation”. Continuez encore et encore, et
cela fonctionnera jusqu’à ce que la terre s’arrête de tourner, mais celà ne nous regarde pas.
prestation
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Ajouter, modifier, supprimer des mentions légales
Tiime AE vous propose un certain nombre de mentions légales types, telle que la fameuse
mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” qui s’impose à tout auto-entrepreneur.
L’intérêt de pouvoir typer vos prestations au sein d’une seule et même facture est qu’au
moment de renseigner vos registres en précisant la facture correspondante, vous allez “ventiler”
le règlement en chiffre d’affaires de vente ou de prestations de services. Ainsi, vous affectez
automatiquement et correctement vos encaissements dans les bons registres, et votre
suivi des seuils et cotisations est plus juste. Bref, ce n’est pas du tout gadget si vous exercez en
activité mixte.
Vous pouvez choisir d’en ajouter des “toutes prêtes” proposées par Tiime AE
que vous pourrez modifier, ou alors en créer une personnalisée (champ libre).
Les mentions légales types se trouvent en bas de la facture, autour de la ligne :
----- Pour ajouter une mention sur la facture, déplacez-la au-dessus de cette ligne -----
Vous l’aurez deviné, pour ajouter une mention légale à une facture, il vous faudra
glisser cette dernière au dessus de la ligne, et boum, celle-ci sera présente sur
votre facture. On ne vous expliquera pas comment l’enlever, car on sait que nos auto-
entrepreneurs sont brillants. En revanche, si vous avez trouvé comment supprimer
une mention légale mais ne parvenez pas à supprimer la ligne “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”, c’est tout simplement parce que ce n’est pas possible. Cette mention
est obligatoire, donc inamovible. De plus, Tiime AE ne gère pas la TVA.
Pour ajouter
une mention à
votre facture
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Les plus observateurs d’entre vous auront peut-être
remarqué qu’il y a un champ libre qui vous permet de mettre,
comme son nom le suggère, ce que vous voulez. C’est l’endroit
idéal pour préciser certains points contractuels ou détailler
votre prestation.
Notez que vous pourrez modifier l’ordre des mentions légales de façon définitive (c’est-à-dire définir un ordre pour toutes les prochaines factures) directement dans les paramètres “Votre
nom > Ma facturation > Ordre d’affichage des mentions sur vos factures par défaut”.
Envoyer votre facture
Si faire une facture est bien, l’envoyer à son client est mieux !
Après avoir envoyé votre facture, vous aurez pu constater que “l’état” de celle-ci passe
en “Envoyée”. Vous auriez pu faire ce changement manuellement, en cliquant sur ce
bouton. Vous découvrirez qu’il existe d’autres “états”, nous verrons cela en détail par la suite.
On va se répéter et paraître prétentieux, mais dans Tiime AE, envoyer sa facture
par mail à son client est particulièrement simple : une fois que votre facture a une
bonne tête, cliquez sur “Créer la facture”, ce bouton se transforme en “Envoyer la
facture”. Devinez à quoi il sert ? Vous avez tout compris, on vous adore !
En cliquant sur il suffit ensuite de renseigner les derniers champs de
la boîte d’envoi. Si vous avez préalablement renseigné l’email de votre client lors
de la création de la facture, celui-ci se trouve dès à présent renseigné. Il ne vous
reste plus qu’à ajouter l’objet de votre email et un petit texte d’accompagnement,
éventuellement des pièces jointes, telles que vos conditions générales de vente, une maquette de votre projet, un relevé d’heure ou tout ce que vous jugerez opportun.
Imprimer vos factures
Faire une remise
Vous aimez le papier, les idéologies écologiques vous passent au dessus de la tête,
ou alors votre client découvrira l’email en 2042, donc pour le moment le papier est
votre seul recours. Votre survie tient donc dans le bouton “imprimer pdf”, qui vous
permettra de générer un fichier pdf imprimable.
Vous avez envie de faire un petit geste à un client car il est sympa, que vous ne
voulez pas le perdre ou que tout simplement parce qu’un prix d’ami ça fait toujours
classe. Voilà comment faire dans Tiime AE.
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Une fois vos prestations ajoutées à la facture, ajoutez une dernière
ligne, et choisissez le type “Remise”, puis le montant de la remise, en la
précédent du signe “-”. La remise s’appliquera alors au total de la facture.
Changer la numérotation
Par défaut, Tiime AE débute la numérotation de votre facture au n°00001.
Si au préalable, vous utilisiez un autre logiciel de facturation
(personne n’est parfait), vous aviez votre propre numérotation, il est
donc plus élégant de continuer la séquence de numération. Dans
Tiime AE, lors de votre première facture, il vous faudra cliquer sur
le numéro de la facture, et ensuite d’indiquer le numéro sur lequel
vous voudrez que votre prochaine facture reparte.
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Fidèle à sa philosophie, Tiime AE vous permet de faire un suivi bien plus poussé que sa
simplicité apparente ne vous permet de soupçonner. Le suivi d’une facture s’articule autour de
la notion d’état ; il en existe 5 : Annulée, Non Envoyée, Envoyée, Retard, Payée. Au moment
où vous arrivez sur une nouvelle facture, vous ne voyez pas l’état actuel, et pour cause, votre
facture n’existe pas aux yeux de Tiime AE tant que vous n’aurez pas appuyé sur le bouton
“Créer la facture” (pour rappel, ceci est possible dès lors qu’un nom de client a été renseigné). Une
fois votre facture créée, l’état “non envoyée” devient l’état courant.
Suivre l’état de vos factures et de vos règlements
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Envoyé / Non envoyé
Si vous envoyez votre facture via la boîte d’envoi de Tiime AE, alors l’état passera en
“Envoyé” automatiquement. Mais si vous préférez faire l’envoi de votre côté, par la poste par exemple, ou en envoyant la facture depuis votre logiciel de messagerie adoré,
alors vous devrez changer l’état par vous même. Tiime AE vous laisse la liberté de
changer ses états indéfiniment.
Notez que si vous utilisiez au préalable une nomenclature différente
de celle de Tiime AE, cela n’a pas une grande importance car, il y aura
certainement un socle commun (le numéro sans doute), ce qui est suffisant.
Enfin, vous aurez peut être remarqué que nous avons opté pour une numérotation infinie,
c’est-à-dire qui s’incrémente sans fin, là où certaines solutions incrémentent un numéro sur
un cycle, tel(le) que le mois ou l’année, et repartent à zéro à chaque début de cycle. Chez
Tiime AE c’est plus simple, seul le numéro est incrémenté et vous pouvez faire des
millions de factures, c’est tout le mal qu’on vous souhaite ! (surveillez vos seuils par contre).
En retard
Une facture passe automatiquement à l’état “En retard”
lorsque la date de règlement est inférieure à la date du jour.
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Payée
Une facture devient “Payée” de 2 façons.
Vous pourrez uniquement changer l’état en “Annulée” ou “Payée”.
Vous ne pouvez pas changer l’état d’une facture qui serait actuellement en
“Envoyée” ou “Non envoyée” pour lui attribuer le statut “En retard”. Une
petite astuce pour le faire consiste à changer la date de règlement à une
date antérieure à celle du jour. Votre facture passera alors à “Retard”.
En retard
Au niveau de la facture Depuis le registre
Vous changez l’état manuellement, par exemple de
“Envoyée” à “Payée”. Tiime AE vous demandera alors
si vous souhaitez créer une ligne dans votre registre
correspondant à cette recette (la date d’encaissement
sera par défaut celle du jour, mais vous pourrez la
modifier dans le registre). Et comme Tiime AE est malin,
s’il détecte qu’il y a déjà une écriture qui semble
correspondre dans votre registre (ce qui est d’autant
plus probable si vous avez connecté votre banque), Tiime
AE vous demandera si la ligne du registre se rapporte
bien à cette facture.
Lorsque vous identifiez les écritures de votre registre
en affectant le nom du fournisseur et du client, alors
vous pourrez constater que Tiime AE vous propose le
nom du client avec le numéro de facture et le montant
de la facture. En le choisissant, cela passe la facture
en “Payée” au niveau du module de facturation (si le
montant du registre représente 100% de la facture).
Annulé
Si vous venez à faire une facture mais que, pour diverses raisons, cette dernière n’a
plus lieu d’être, vous avez la possibilité de la passer en “Annulée”.
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On ne vous le souhaite pas, mais on sait que cela peut arriver, vos clients vous devront parfois de l’argent. Fort heureusement, Tiime AE va attirer votre attention sur ces clients depuis
le tableau de bord pour que vous ayez toujours en tête de surveiller, relancer, amadouer,
menacer (non non, on plaisante, soyez diplomate, ça marche beaucoup mieux !) et contacter votre
client. Sur votre tableau de bord, le bloc “Retard de règlement” apparaîtra alors en listant les
factures dont le règlement n’a pas eu lieu en temps et en heure.
Facturer et mieux gérer
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Vous ne pourrez pas la supprimer définitivement, c’est interdit ! En l’annulant,
elle sera toujours existante, mais vous saurez qu’il n’y a pas de règlement à en
attendre. Tiime AE ne la remontera pas dans les factures sans règlement.
Par ailleurs, la prochaine facture que vous ferez suivra la séquence, il n’y aura
donc pas de “trou” dans la numérotation. Sachez qu’il convient de réaliser une
facture d’avoir du même montant, qui apparaîtra donc en “négatif” afin de
rééquilibrer votre dû client. Pour cela, c’est très simple, il vous suffit de refaire
une facture, du même montant, et d’en changer le type.
Attention, cela ne signifie pas nécessairement que le client n’a pas payé, mais si vous n’avez pas changé le statut de la facture
en “Payé” ou affecté/créé une ligne dans le registre correspondant à cette facture, alors Tiime AE ne peut pas deviner si vous
avez été payé, ou non. À vous d’être rigoureux dans le suivi de vos encaissements, mais sur ce point, on vous fait confiance.
Dernier conseil pour savoir si l’argent est arrivé ou pas sur votre compte bancaire : synchronisez votre compte bancaire.
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Dans le cas où la date de règlement de vos factures (que vous avez indiqué sur la facture, et qui est par défaut de 30 jours) n’a pas encore dépassé
la date du jour, le bloc du tableau de bord sera “vert” et indiquera la
liste des factures en attente de règlement. Comme son nom l’indique, il
s’agit des factures pour lesquels vous devriez recevoir un règlement
si vos clients vous payent dans les temps.
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