BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Profil Perusahaan

PT. Artech didirikan pada tahun 2004, yaitu merupakan perusahaan desain

interior dan bangunan. PT. Artech berlokasi di Jl. Radio Dalam 3D, Jakarta Selatan

12140 dan berdiri sesuai dengan salinan akta no.3, tanggal 3 Februari 2004 yang

dibuat oleh notaris Olvia Afiaty, SH yang berkedudukan di Jakarta Selatan. Sesuai

dengan SK Kehakiman No. C-20562 HT. 01.01 tahun 2004. PT. Artech memiliki

Logo perusahaan seperti pada gambar 3.1.

Gambar 3.1 Logo ARTECH

Dalam logo PT. Artech terdapat tiga simbol, yaitu segitiga, bujur sangkar

dan lingkaran. Simbol tersebut adalah geometri dasar untuk estetika dalam

membangun suatu arsitektur maupun desain grafis. Warna merah kuning dan ungu

adalah sebagai warna dasar dalam pewarnaan. Maksud dari logo tersebut adalah

PT. Artech adalah sebagai dasar untuk membangun suatu karya (bangunan maupun

produk).

PT. Artech didirikan oleh empat orang pendiri, yaitu tiga orang arsitektur

dan seorang desainer. Perusahaan ini dinamakan PT. Artech yang bermakna Art

40

41

and Techonology. Architecture terdiri dari art and science, sedangkan technology

terdiri dari struktur dan materi, sehingga PT. Artech dapat membangun dengan art

dan science yang seimbang dengan menggunakan struktur dan materi dengan

menggunakan teknologi yang ada saat ini. Selain itu PT. Artech didirikan untuk

mewadahi arsitek-arsitek muda untuk berkreasi menciptakan arsitektur dan desain

yang menarik dan mengikuti perkembangan jaman, dengan menggunakan teknologi

yang sesuai. Tetapi dengan seiring berjalannya waktu terdapat pergantian karyawan

dengan alasan untuk menumbuhkan ide-ide baru agar tidak tertinggal jaman.

Saat ini PT. Artech telah memiliki beberapa asosiasi/partner yang berkaitan

dengan bidang usaha PT. Artech, salah satunya workshop untuk produk furniture di

Andara Cinere dan Studio pembuatan maket di Kalibata.

Beberapa proyek yang sudah ataupun sedang dikerjakan oleh PT. Artech

tidak hanya berlokasi di daerah Jakarta saja, tetapi juga daerah Bekasi, Depok,

Jambi, Padang dan Cipaku.

3.1.2 Visi Perusahaan

Visi dari PT. Artech adalah

1. Ingin menjadikan setiap bangunan yang ada menjadi bangunan yang

bernilai seni tinggi dan memiliki fungsi sesuai dengan keinginan

pemiliknya.

2. Menjadikan PT. Artech sebagai perusahaan desain terbesar di Indonesia

dan mendapatkan keuntungan yang lebih dari sebelumnya. Serta

memberikan pelayanan yang terbaik kepada klien-kliennya.

42

3.1.3 Misi Perusahaan

Misi dari PT. Artech adalah :

Berusaha mewujudkan imajinasi klien dalam disain produk, bangunan atau

interiornya dan memberikan pelayanan yang terbaik untuk klien sehingga klien

merasa puas dengan kinerja PT. Artech.

3.1.4 Motto Perusahaan

PT. Artech memiliki motto yaitu designing a life full of art. Motto tersebut

dipilih karena pendiri ingin menjadikan setiap bangunan yang ada di kehidupan

menjadi bangunan yang bernilai seni tinggi dan memiliki fungsi sesuai dengan

keinginan pemiliknya.

3.1.5 Jenis Pelayanan

PT. Artech menyediakan pelayanan dalam bidang desain dengan ide yang

segar dan membuat inovasi baru dalam bidang desain. Jenis pelayanan yang

terdapat di PT. Artech adalah sebagai berikut :

a. Arsitektur

Pelayanan dari arsitektur adalah menggambar rancangan sesuai dengan

keinginan dan permintaan pelanggan. Setelah terjadi kesepakatan, maka

bangunan tersebut akan dibangun sesuai rancangan tersebut.

b. Building construction

PT. ARTECH memiliki rekanan building construction, sehingga jika

mengerjakan suatu proyek maka pelanggan tidak perlu repot-repot lagi

untuk mencari kontraktor lain.

43

c. Product design

Produk desain yang ditawarkan oleh PT. ARTECH adalah furniture,

souvenir, dan merchandise.

d. Graphic design

Jenis pelayanan graphic design yang dihasilkan oleh PT. ARTECH antara

lain adalah brosur, flyer dan poster. PT. ARTECH menerima pesanan

sesuai pesanan pelanggan.

e. Interior design and furnishing

PT. ARTECH dapat menerima pesanan interior design dan furnishing.

Sehingga dalam pembuatan suatu proyek, PT. ARTECH dapat

mengerjakan seluruh pembangunan dari arsitektur, interior design dan

juga furnishing.

3.2 Struktur Organisasi

3.2.1 Gambar Struktur Organisasi

RUPS

Komisaris

Direktur

Administrasi dan Keuangan Desain dan Perencanaan HRD Business Development

Desain Produk Interior Struktur dan Mekanikal Elektrikal Arsitek

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Artech

45

3.2.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Adapun tugas dari setaip bagian di perusahaan PT. ARTECH adalah sebagai

berikut ini :

1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

Merupakan badan tertinggi dari sebuah perusahaan yang berbentuk

persereoan terbatas. Dalam RUPS/Rapat Umum Pemegang Saham,

semua pemegang saham sebesar/sekecil apapun sahamnya memiliki hak

untuk mengeluarkan suaranya. Dalam RUPS sendiri dibahas masalah-

masalah yang berkaitan dengan evaluasi kinerja dan kebijakan

perusahaan yang harus dilaksanakan segera. Bila pemegang saham

berhalangan, dia bisa melempar suara miliknya ke pemegang lain yang

disebut proxy. Hasil RUPS biasanya dilimpahkan ke komisaris untuk

diteruskan ke direksi untuk dijalankan.

Isi RUPS :

- Menentukan direksi dan pengangkatan komisaris

- Memberhentikan direksi atau komisaris

- Menetapkan besar gaji direksi dan komisaris

- Mengevaluasi kinerja perusahaan

- Memutuskan rencana penambahan/pengurangan saham perusahaan

- Menentukan kebijakan perusahaan

- Mengumumkan pembagian laba ( dividen )

2. Komisaris

46

Komisaris mengawasi kinerja direktur. Direktur melaporkan segala

sesuatu yang terjadi dalam perusahaan.

3. Direktur

Direktur memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

- Mengawasi kinerja perusahaan.

- Ikut serta dalam perencanaan pembangunan.

4. Desain dan Perencanaan

Bagian design and planning memiliki 4 bagian yaitu :

a. Arsitek

Bagian ini memiliki tugas sebagai berikut melaksanakan

pembangunan dan pengawasan berkala sampai dengan

pembangunan selesai

b. Stuktur dan Mekanikal Elektrikal

Bagian ini memiliki tugas sebagai berikut menentukan spesifikasi

material dari proyek yang ada.

c. Interior

Bidang ini memiliki tugas melaksanakan pembangunan interior

dan pengawasan berkala sampai dengan interior selesai.

d. Desain Produk

Bidang ini memiliki tugas membuat desain sesuai dengan

rancangan yang ada.

47

Keempat bagian inilah yang akan bertemu langsung dengan klien

untuk mengembangkan ide-ide dan keinginan klien.

5. Administrasi dan Keuangan

Administrasi dan Keuangan bertugas untuk mengurus keuangan

perusahaan yang berhubungan dengan proyek maupun non-

proyek. Termasuk di dalamnya mengurusi pajak dan perijinan,

pembayaran, pengadaan ATK serta penggajian karyawan. Bagian

ini juga mengurusi administrasi kantor, seperti menyimpan data-

data yang berhubungan dengan proyek.

6. HRD

HRD memiliki tugas sebagai berikut :

- Mengurus penerimaan pegawai baru

- Melakukan pengujian kepada calon pegawai baru

- Mengatur penempatan pegawai

7. Business Development (Bagian Pemasaran)

Bagian ini memiliki tugas untuk mencari proyek yang akan

dilaksanakan. Bagian ini juga melakukan promosi (marketing

perusahaan).

48

3.3 Proses Bisnis yang Berjalan

Proses bisnis yang terjadi pada PT. Artech awalnya klien dan perusahaan bertemu

di suatu tempat sesuai dengan perjanjian via telepon. Dari pertemuan tersebut klien

mengungkapkan keinginannya dalam desain arsitektur dan interior. Perusahaan

diwakili oleh bagian design and planning sesuai dengan rincian pekerjaan yang akan

dikerjakan. Di dalam tiap pertemuan, bagian design and planning membuat minute

meeting. Minute meeting berisi tentang agenda pertemuan pada saat itu yang membahas

kebutuhan klien yang disesuaikan dengan kaidah arsitektur. Minute meeting bukan

sebagai surat kontrak, melainkan sebagai bukti dan patokan untuk pertemuan-

pertemuan selanjutnya. Pertemuan pertama ini merupakan tahapan pra-konsep.

Pada pertemuan kedua atau biasanya disebut tahapan konsep, desainer interior

dan eksterior melakukan pekerjaan gambar yang berupa ide-ide dan zoning ruang yang

biasanya masih mengambil contoh-contoh dari buku yang menggambarkan keinginan

klien pada tahap pra-konsep. Pada pertemuan kedua ini bagian design and planning

memberikan proposal desain proyek bersamaan dengan bill of quantity (rincian

pekerjaan dan taksiran biaya) sebagai penawaran harga.

Apabila terdapat persetujuan oleh kedua belah pihak, maka masuklah ke tahap

pra-rencana. Dalam tahap ini, perusahaan mengeluarkan surat kontrak (untuk desain

bangunan, produk maupun interior). Jika di dalam perjanjian pihak klien menginginkan

perusahaan untuk mengerjakan pembuatan atau pembangunan desain tersebut, maka

perusahaan akan mengeluarkan Surat Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan (SPPP).

Tahapan pra-rencana membahas pengembangan konsep. Desainer melakukan

pengerjaan gambar layout dalam bentuk 3D (tiga dimensi) yang sudah mencakup

ukuran yang sebenarnya tetapi belum mencantumkan spesifikasi material.

49

Tahap selanjutnya biasa disebut tahap detail, di mana merupakan pengembangan

dari tahap pra-rencana yang sudah mencakup spesifikasi material dan detail-detail

desain. Tahap detail bisa mencakup beberapa pertemuan antara klien dan perusahaan

sesuai dengan perjanjian via telepon. Apabila terdapat revisi yang diajukan oleh klien,

maka pihak perusahaan akan membuat penyesuaian desain atau pekerjaan sesuai

dengan permintaan klien. Perusahaan membatasi revisi maksimal sebanyak 3 kali.

Pembayaran dilakukan bertahap sesuai dengan perjanjian yang biasanya melalui

transfer oleh klien. Setelah terdapat bukti transfer, bagian finance and administration

memberikan invoice sesuai dengan tahapannya (misalnya pembayaran tahap I diberikan

invoive tahap I, dan selanjutnya).

Setelah pekerjaan mencapai penyelesaian 100%, perusahaan akan memberikan

Berita Acara Serah Terima (BAST). Secara tidak langsung merupakan rangkuman

minute meeting dari setiap pertemuan. Pada tahapan ini, perusahaan akan memberikan

gambar lapangan atau as build drawing (blue print). Setelah tahap ini biasanya

perusahaan memberikan masa retensi(garansi) sesuai dengan perjanjian. Biasanya

untuk proyek interior kurang lebih 3 bulan dan untuk bangunan kurang lebih 6 bulan.

Namun masa retensi dapat disesuaikan dengan perjanjian antara pihak perusahaan dan

klien. Setelah masa retensi selesai, klien wajib membayar pelunasan pembayaran (yang

biasanya sisa 5% atau 10% dari pembayaran keseluruhan). Pada saat ini perusahaan

akan mengeluarkan invoice pelunasan. Jika pada saat retensi terdapat keluhan dari

pihak klien, perusahaan akan memberikan perbaikan-perbaikan selama perbaikan

tersebut masih tercakup dalam desain yang dibuat sebelumnya. Tetapi apabila keluhan

tersebut berupa penambahan pekerjaan(atau desain tertentu), maka akan dibuat surat

kontrak baru diluar kontrak yang sudah ada.

50

3.4 Flowchart Sistem yang Sedang Berjalan

Start

membuat janjibertemu denganklien via telepon

Minute meeting

membuat gambarkonsep

Surat kontrak

ada perjanjianpembangunan?

tidak

SPPP

ya

membuat suratkontrak

mengajukan bill ofQuantity

Pertemuan pertama: membuat pra

konsep

51

menerimapembayaran

invoice

mengembangkandesain

mengerjakan revisi

melakukanpenyelesaian

monitoring masaretensi

End

Gambar 3.3 Flowchart Sistem yang Sedang Berjalan

52

3.5 Analisis CSF

Faktor penentu keberhasilan PT. Artech dalam bidang desain bangunan, produk

dan interior dalam mencapai tujuannya adalah :

1. Fresh Idea

Ide-ide yang dihasilkan oleh PT. Artech lebih kreatif dibandingkan dengan

perusahaan lainnya. Hal ini disebabkan karena karyawan-karyawan PT.

Artech merupakan gabungan dari individu-individu berjiwa muda yang

memiliki kreatifitas yang tinggi. Karena PT. Artech mempunyai tujuan

untuk selalu mengeluarkan inovasi-inovasi baru.

2. Ide-ide yang berani

Pada intinya PT. Artech tidak takut mencetuskan desain yang berbeda dari

desain yang sedang tren. Meskipun desain yang akan dihasilkan itu menurut

orang kebanyakan riskan. Tetapi karena hal itu, PT. Artech menjadi lebih

unggul.

3. Koneksi

PT. Artech memiliki koneksi yang banyak yang merupakan salah satu faktor

terpenting suatu perusahaan untuk sukses.

53

3.6 Analisis Web Pesaing

1. PT. Anggara Architeam (www.anggara.co.id)

Gambar 3.4 web pesaing www.anggara.co.id

a. Website masih satu arah

b. Secara tampilan sudah cukup dinamis

54

2. PT. Indomegah Cipta Bangun (www.indomegah.com)

Gambar 3.5 web pesaing www.indomegah.com

a. Secara tampilan website sudah menggunakan flash, sehingga terlihat

lebih dinamis.

b. Untuk mengakses halamannya membutuhkan waktu yang lama.

c. Website masih satu arah.

55

3.7 Masalah yang dihadapi

Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Artech yang terkait dengan konsep CRM,

adalah sebagai berikut :

1. Kurang lengkapnya media bagi calon klien dan klien untuk mengetahui

informasi mengenai jasa yang ditawarkan oleh perusahaan apabila tidak

datang langsung ke kantor PT. Artech.

2. Belum menggunakan teknologi internet yang dapat mendukung dan

membantu PT. Artech untuk menjaga hubungan dengan para

pelanggannya.

3. Dalam proses bisnis setelah ada surat kontrak dibuat, pihak perusahaan

dan klien harus terus bertemu untuk membahas perkembangan desain

sebagai bagian dari tahapan proses bisnis yang sedang berjalan.

Sedangkan untuk bertemu, kedua belah pihak harus menyisihkan waktu

dikarenakan keadaan jalan yang tidak menentu (meeting point yang

mungkin jauh dari klien atau perusahaan, macet).

4. Kritik dan saran, pertanyaan dan keluhan dari klien (selain dari revisi

yang berhubungan dengan proyek) tidak dicatat dan disimpan, sehingga

tidak dapat menjadikannya sebagai feedback PT. Artech dalam

meningkatkan mutu pelayanan.