Estructura de la informacin y diseo lgico (430092)

Estructura de la informacin y diseo lgico (430092)

Facultad de Ingeniera Mecnica

TRABAJOBASE DE DATOS

Profesor: Marco Arriagada DazAyudante: Juan C. Urra BravoIntegrantes:Fabin Cuitio RodriguezJoaqun Godoy MoncadaAlejandro Snchez Sagredo

Concepcin, Junio de 2015

II. RESUMENUna base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados de forma sistemtica para su posterior uso. El objetivo de crear una base de datos es unificar varios archivos de datos independientes, buscando la eliminacin parcial o total de la rebundancia de estos, logrando establecer resultados con mayor coherencia y un mayor valor informativo, facilitando adems la recogida, codificacin y entrada de los datos.Una herramienta muy comunmente utilizada en este aspecto es MICROSOFT ACCESS, que es un sistema de gestin de bases de datos, considerada una herramienta fcil de usar que permite la creacin de aplicaciones de base a los datos.

III. NDICEII. RESUMEN2III. NDICE3IV. INTRODUCCIN4V. OBJETIVOS4V.1 OJETIVO GENERAL4V.2 OBJETIVOS ESPECFICOS4VI. INSTITUCIN5VI.1 INFORMACIN DE LA INSTITUCIN5VI.2 IDENTIFICACIN DE PROBLEMA A RESOLVER5VI.3 DESCRIPCIN DE LA PROBLEMATICA PUNTUAL A SOLUCIONAR5VI.4 PRINCIPALES ENTRADAS Y SALIDAS DEL SISTEMA5VI.6 PRINCIPALES ENTIDADES Y RESPECTIVOS ATRIBUTOS6VI.7 DIAGRAMA E-R REPRESENTATIVO7VII. DESARROLLO8VIII. CONCLUSIONES15

IV. INTRODUCCINEn la actualidad existen muchos rubros comerciales en donde el manejo y flujo de datos es de forma desordenada y no estandarizada, siendo el manejo y entrega de datos de forma poco eficiente, dificultandose as la administracin de los locales. Este punto es muy crucial para el logro del xito y mejoras en el rubro, por lo que se considera unos de los factores ms importantes. El logro de la creacin de una base de datos, si se realiza de la forma correcta dependiendo de la situacin o quizs al rea especfica a la que se quiere aplicar, puede favorecer en muchos aspectos al local y su administracin total. Como por ejemplo el manejo correcto y de forma ordenada el flujo de datos, que en ocasiones es en grandes cantidades por da, logrndose as la independencia de los datos con respecto a los usos que se les quiera dar y mayor confiabilidad por parte de los resultados.En el presente informe se busca hablar sobre la experiencia de un negocio de barrio, en donde el manejo y flujo de datos se hace a travs de cuadernos y lpices. Quizs este mtodo les da buenos resultados a los administradores del local, pueden lograr entenderse, pero al momento de entregar formularios o resumenes de catlogos en inventario se vuelve un proceso engorroso, por lo que queremos implementar el uso de una base de datos para que este proceso de entrega de resultados sea una actividad ms eficiente y fcil de realizar.La herramienta a utilizar es MIRCOSOFT ACCESS que es un sistema de gestin de datos incluido en el paquete de de programas de MICROSOFT OFFICE. Se busca realizar una base de datos relacionada a los productos y a las ventas del local. Los detalles del local sern presentados ms adelante en la informacin de la institucin.

V. OBJETIVOSV.1 OJETIVO GENERAL Utilizar MICROSOFT ACCESS como un sistema de gestin de datos.V.2 OBJETIVOS ESPECFICOS Aplicacin de los conocimientos adquiridos en laboratorio para la creacin de una base de datos. Investigar e identificar debilidades en un rubro o institucin. Identificar principales entidades y respectivos atributos. Creacin de una base de datos como una solucin a las debilidades identificadas en el rubro o institucin. Aplicacin de la base de datos para el uso en el funcionamiento diario del rubro o institucin. VI. INSTITUCINVI.1 INFORMACIN DE LA INSTITUCIN Nombre del local: BAZAR KATTY Ubicacin del local: Direccin: Calle Luis Uribe #176, Poblacin Waldemar. Cuidad: Laja, Octava regin. RUT local: 12.188.568-9 Rol local: Venta de abarrotes en general. Persona de contacto: Juan Luis Rodrguez Toledo. Cargo: administrador del local Telfono contacto: 09-96708044 Descripcin de la actividad del local: Bazar Katty cumple con la funcin de minimarket abasteciendo a una poblacin de la ciudad de Laja, Octava regin. Cuenta con una clientela caracterstica, ofrecindoles a ellos, en modo de venta, una gran gama de productos para uso diario. Entre estos productos se encuentran por ejemplo, alimentos (tallarines, fideos, arroz, galletas, golosinas, etc.), bebestibles (bebidas, jugos, agua mineral, etc.), tiles escolares e incluso elementos de higiene y limpieza.

VI.2 IDENTIFICACIN DE PROBLEMA A RESOLVER Como es un local de venta (minimarket) ubicado en un sector cuya densidad de poblacin es alta, cuenta con el ingreso de un numeroso grupo de clientes que a diario concurren al local para la compra de elementos de necesidad, por lo que el principal problema para su administracin es que utilizan el sistema de cuaderno y lpiz para llevar un conteo de productos y anlisis de las ventas del da, lo que hace de su administracin un proceso bastante lento y engorroso.

VI.3 DESCRIPCIN DE LA PROBLEMATICA PUNTUAL A SOLUCIONAR Se espera dar solucin a este problema de administracin lento y engorroso con el uso de una base de datos, creada a partir de los datos y caractersticas existentes en esta situacin de venta, de manera tal que se logre llevar un registro tanto del catastro de productos en vitrina y en bodega, adems del dinero total acumulado a medida que se van realizando ventas durante el da.

VI.4 PRINCIPALES ENTRADAS Y SALIDAS DEL SISTEMA ENTRADAS: Clientes. Productos vigentes. Llegada de mercancia. Monto por venta. SALIDAS: Conteo de productos. Listado de clientes. Listado de productos. Listado de ventas realizadas. Total de ingresos durante el tiempo que se requiera.

VI.6 PRINCIPALES ENTIDADES Y RESPECTIVOS ATRIBUTOS CLIENTES: Cdigo Nombre Apellido Direccin Telfono PRODUCTOS: Cdigo Marca Descripcin Stock Fecha de elaboracin Fecha de vencimiento VENTAS: Nmero de venta Fecha de venta Hora de venta Cdigo cliente Cdigo producto Cantidad Valor unitario Valor total

VI.7 DIAGRAMA E-R REPRESENTATIVOFECHA ELAB.

DIRECCIN

TELFONOMARCACODIGOCDIGO

FECHA VENC.

STOCKPRODUCTOSAPELLIDOCLIENTES

DESCRIPCIONNOMBRE

CONTIENENREALIZAN

CANTIDAD PRODUCTOS

COD_CLIENTE

COD-CLIENTECOD-PRODUCTOVALOR TOTALVENTAS

N VENTAHORAFECHA

VALOR UNITARIOCANTIDAD DE PRODUCTOS

Imagen N1 DIAGRAMA E-R

VII. DESARROLLO Creacin de las entidades mediante tablas (CLIENTES, VENTAS, PRODUCTOS).

Imagen N2 TABLAS IDENTIDADES Creacin de los atributos de cada entidad mediante filas en las tablas en la opcin vista en diseo.

Imagen N3 CREACIN DE ATRIBUTOS

Creacin de los formularios respectivos para cada entidad (tabla). En este paso se crearn tres formularios por cada entidad, de manera identica para los tres casos. Estos formularios se titularn: DETALLE, DISEO y HOJA DE DATOS.

Imagen N4 FORMULARIOS POR CADA IDENTIDAD Se crea el formulario LISTADO CLIENTES con la finalidad de obtener un listado especfico de solo los clientes con sus respectivos cdigos de identidad y telfonos de contactos, y para ms tarde ser utilizado en informes y consultas.

Imagen N5 FORMULARIO LISTADO CLIENTES

Se crea un formulario como atajo denominado MEN, para el mejor control de los formularios para cada entidad (CLIENTES, PRODUCTOS, VENTAS) y se crean botones para abrir los respectivos formularios de cada identidad (DETALLE, DISEO, HOJA DE DATOS). Decorando adems los detalles de tipo de letra, fuente de letra y colores de pantalla y botones.

Imagen N6 MENU DE FORMULARIOS POR IDENTIDAD Se crea un formulario como atajo para el mejor control de los formularios de cada MEN denominado MEN PRINCIPAL. Se crea un boton que permite la salida del programa en un solo click. Se aade adems fecha y hora de la creacin de un registro.

Imagen N7 MENU PRINCIPAL

Se crean consultas. En este caso creamos dos consultas, ambas a partir de la TABLA CLIENTES, las consultas se denominaron CLIENTES consulta y CONSULTA clientes y productos (imagen N8). En la primera consulta se logra obtener el listado de los clientes, en donde aparece en detalle cdigo, nombre, apellido y telefono de contacto (imagen N9). En la segunda consulta se logra obtener en detalle la compra de productos para un solo cliente en especial detallando el codigo del cliente, nombre, apellido, marca del producto y su descripcin (imagen N10). Es posible obtener esta consulta a partir de cualquier dato, ya sea a partir de un nombre, de un apellido, de una marca en especfico, etc. Solo basta con ver la consulta en modo vista en diseo, especificar el dato que se busca y presionar en la opcin EJECUTAR y aparecer la tabla consulta requerida (imagen N11). Para el caso de la imagen se pide buscar los registros del cliente cdigo 1001.

Imagen N8 TABLA CONSULTAS

Imagen N9 TABLA CLIENTES consulta

Imagen N10 TABLA CONSULTA cliente y producto

Imagen N11 VISTA EN DISEO DE TABLA CONSULTA

Se crean informes a partir de cualquier tabla, formulario o consulta. Es un archivo que presenta la informacin final en formato ordenado y formal, de manera que pueda ser impreso y utilizado ya sea como fundamento o como cualquier otro uso que se le quiera dar (imagen N 12). El informe no agrega nueva informacin, solo muestra la informacin ya existente.Se agregan botones para los informes en el formulario MENU PRINCIPAL (imagen N13), con el objetivo de hacer la bsqueda y obtencin de un informe de manera mas expedita.

Imagen N12 INFORMES

Imagen N13 MEN PRINCIPAL ESTADO FINAL

Las relaciones creadas con las tablas de la base de datos se presentan en imagen N14, obtenido a partir de una captura de pantalla directa de MS ACCESS.

VIII. CONCLUSIONESA partir de la realizacinde esta actividad es posible concluir que: La creacinde una base de datos es muy prctica para lograr una eficiente manejo de datos de entrada y correcta interpretacin de datos de salida, a travs de formularios y consultas. Quizs la implementacin y uso de la base de datos en la vida diaria resultar un poco complicada y engorrosa por el hecho de la resistencia al cambio por parte de las personas, ya que an existe la costumbre de utilizar lpiz y papel para el manejo de los datos, pero para este caso es una base de datos sencilla, por ende el manejo de esta es ms simple. Utilizar MICROSOFT ACCESS es relativamente sencillo y prctico, debido a que en el proceso de creacin de la base de datos los pasos a seguir estn estandarizados, por lo que es solo cuestin de adaptar la situacin a la que se le busca solucin mediante una base de datos. Adems permite la fcil correccin en el caso de una equivocacin. El manejo de resultados se realiza con mayor credibilidad debido al orden de manejo de los datos.

Base de datos 4