Collaboration

Foto

: © A

OK

Med

iend

iens

t

Whitepaper

Zece beneficii ale implementării uneiplatforme de colaborare

Beck et al. Services SRL / Whitepaper Collaboration / Februarie 2012

© 2012 Beck et al. Services. Toate drepturile rezervate. Microsoft SharePoint este marcă înregistrată Microsoft, Inc. IBM Connections este marcă înregistrată IBM Corp.

Beck et al. Services SRL / Whitepaper Collaboration / 2

Introducere

Mediul de colaborare din companii este într-o conti-nuă schimbare, adoptând noi instrumente tehnice dedicate comunicaţiilor unificate, sistemelor de comu-nicare la distanţă, colaborării dintre departamente şi comunicării sociale. Tot mai multe organizaţii, la nivel internaţional implementează soluţii de colaborare pentru a eficientiza munca în echipă a angajaţilor şi pentru a creşte productivitatea activităţilor.

Selectarea unei platforme de colaborare s-a rezumat pentru mult timp la alegerea uneia dintre soluţiile Microsoft Sharepoint sau IBM Connections. Competiţia pe piaţa platformelor de colaborare este într-o conti-nuă creştere şi impune companiilor să se concentreze pe nevoile lor specifice înainte de a decide să imple-menteze o anumită soluţie.

Conţinut:

Rolul platformei de colaborare în activitatea unei companiiBeneficii ale implementării platformelor de colaborareConcluzii

White paper-ul de faţă îşi propune să evidenţieze câteva dintre beneficiile pe care ar trebui să le luaţi în considerare înainte de a decide să implementaţi o platformă de colaborare în cadrul companiei.

Beck et al. Services SRL / Whitepaper Collaboration / 3

Un studiu Frost&Sullivan, realizat pentru companiile Microsoft şi Verizon Business, evidenţiază faptul că o colaborare eficientă între angajaţii unei companii, colaboratori şi clienţi influenţează pilonii de business ai unei companii şi generează noi venituri, prin:

Influenţarea profitabilităţii (29%)Creşterea profitului (26%)Creşterea vânzărilor (27%)Creşterea productivităţii muncii (36%)Satisfacţia clienţilor (41%)Inovaţie (30%)Calitatea produselor (34%).

Sursa: Frost&Sullivan

I. Rolul platformei de colaborare în activitatea unei companii Platformele de colaborare asigură o locaţie integrată, unde angajaţii pot colabora în mod eficient cu ceilalţi membri ai unei echipe sau cu alte departamente ale companiei pentru a partaja cunoştinţe şi a găsi resurse şi informaţii organizaţionale.

Platformele de colaborare îndeplinesc patru roluri fundamentale:

Asigură un spaţiu de partajare a informaţiilor şi resurselor între angajaţi, parteneri şi clienţi;Permit contribuţia mai multor utilizatori la crearea documentelor;Susţin fluxurile şi procesele de lucru;Asigură acces rapid la rapoarte şi indicatori de performanţă.

Fig.1 Impactul relativ al colaborării asupra performanţei business-ului

Beck et al. Services SRL / Whitepaper Collaboration / 4

Piaţa soluţiilor de colaborare nu este la început, însă a resimţit o evoluţie rapidă în ultimii patru ani. Noile canale de comunicare, ca micro-bloggingul sau re- ţelele de socializare cu caracter profesional, au început să influenţeze şi zona de colaborare corporativă, con-vingând tot mai mulţi dezvoltatori ai acestor tipuri de soluţii să regândească modelul de comunicare intern. Astfel, la momentul actual, platformele de colaborare se situează la intersecţia a trei componente fundamen-tale ale business-ului contemporan: informaţia (sau conţinutul corporativ), colaborarea şi sociabilitatea dintre toţi angajaţii unei companii.

Sursa: Forrester Research, Inc.

Content vendors

Traditional vendors New-breed vendors

Contentgeneration

Collaboration Social

Un mediu colaborativ este centrat în jurul oamenilor şi nu al tehnologiei. Tehnologia poate uşura diferitele forme de colaborare dintre membrii unei echipe şi par-tajarea informaţiilor, însă eficienţa unei soluţii de cola-borare este un aspect strict relaţionat de integrarea şi adoptarea unanimă a soluţiei de colaborare la nivelul întregii companii. Colaborarea trebuie abordată atât la nivel de companie cât şi la nivel individual. Principalele beneficii resimţite la nivel de companie presupun, aşa cum se evidenţiază şi din figura anterioară, costuri re-duse, dezvoltarea capacităţii de inovare şi îmbunătăţirea performanţei de business. În aceeaşi măsură, studiul Frost&Sullivan evidenţiază beneficiile individuale ale colaborării eficiente:

Capacitatea de a lucra concomitent cu mai multe persoane;

Reducerea costurilor necesare întâlnirilor faţă în faţă;

Capacitatea de a lucra în timp real cu alţi membri ai echipei, chiar şi în afara sediului companiei;

Productivitate personală şi promptitudine în luarea deciziilor, indiferent de timp şi locaţie;

Control eficient al timpului alocat pentru diferite activităţi.

Beck et al. Services SRL / Whitepaper Collaboration / 5

II. Beneficii ale implementării platformelor de colaborare Rolul fundamental al unei platforme de colaborare este acela de a crea şi menţine conexiuni între angajaţi, procese şi tehnologii, la nivelul tuturor activităţilor dintr-o companie.

Prin realizarea acestui obiectiv, o platformă de cola-borare vă va permite să beneficiaţi de:

1. Costuri diminuate datorate unei infrastructuri unificate.O infrastructură unificată permite realizarea de întâlniri virtuale, comunicarea în timp real între angajaţii com-paniei şi acces la aplicaţiile care cresc productivitatea pe multiple activităţi. Platformele de colaborare ca Microsoft Sharepoint şi IBM Connections suportă, într-o locaţie integrată, acces la reţelele Intranet şi Extranet şi la aplicaţiile Web folosite de companie. În plus, ambele soluţii sunt uşor de sincronizat cu alte sisteme IT sau aplicaţii software deja existente în companie.

2. Automatizarea proceselor se axează pe raţionalizarea şi optimizarea proceselor de lucru pentru a conduce la creşterea productivităţii angajaţilor şi la îmbunătăţirea serviciilor sau produselor oferite clienţilor. Utilizatorii platformelor de colaborare pot avea acces la instrumente de lucru specifice pentru fiecare department sau tip de activitate, precum for-mulare, calendare sau planificări.

3. Creşterea vitezei de îndeplinire a diferitelor sarcini datorită accesului simplu şi rapid la informaţii. Soluţiile de colaborare permit angajaţilor să se conecteze la sursele de informaţii ale companiei cu ajutorul plat-formei de Intranet sau a bibliotecilor speciale de docu-mente. Bibliotecile de documente Microsoft Sharepoint facilitează găsirea anumitor informaţii cu ajutorul cate-goriilor sau prin abonarea la rapoartele de interes.

4. Sincronizarea activităţilor dintre departamente.O soluţie integrată, unde angajaţii pot colabora în timp real cu toţi membrii echipei, creează un mediu de lucru mai productiv şi mai eficient. Prin funcţionalităţi avansate de administrare a documentelor şi de integrare a altor aplicaţii de business (de resurse umane, financiare etc.), soluţiile de colaborare Microsoft SharePoint şi IBM Con-nections permit sincronizarea activităţilor desfăşurate de angajaţii din diferite departamente.

Beck et al. Services SRL / Whitepaper Collaboration / 6

5. Mobilitate. Soluţiile de colaborare Microsoft SharePoint şi IBM Connections permit extinderea activităţilor în afara birourilor prin conectarea rapidă la servere şi iniţierea accesului la documente şi resurse de oriunde. Astfel, de pe dispozitivele mobile (smartphone-uri, tablete) angajaţii pot citi, edita şi salva documente, consulta calendare de lucru şi introduce noi informaţii necesare celorlalţi membri ai echipei.

6. Căutări avansate de informaţii la nivel de companie şi nu numai.Soluţia Microsoft SharePoint permite identificarea exactă a informaţiilor în conţinutul local sau extern, prin particularizarea interogărilor de căutare. Lotus Connections oferă posibilitatea de partajare a infor- maţiilor prin intermediul bookmark-urilor. Astfel docu-mentele şi discuţiile relevante sunt uşor de găsit de toţi cei din echipă fără a pierde mult timp şi fără a-şi întrerupe activitatea, prin simpla accesare a informa-ţiilor deja salvate ca bookmark de un alt utilizator.

7. Soluţii adaptate proceselor de business specifice. Şabloanele de aplicaţii disponibile în Microsoft Share-point permit adaptarea rapidă a proceselor de lucru la nevoile şi caracteristicile specifice diferitelor tipuri de business. Aplicaţiile create prin intermediul acestor ti puri de platforme pot fi intens particularizate (rapoarte, prezentări, pentru a fi folosite în activităţile interne sau pentru externalizarea informaţiilor către clienţi.

8. Îmbunătăţirea colaborării dintre membrii echipelor prin intermediul forumurilor de discuţii şi a reţelelor sociale. Forumurile de discuţii se pot utiliza pentru diferite scopuri, cum ar fi determinarea obiectivelor pentru un proiect sau discutarea unui interes comun. Platformele de colaborare permit membrilor echipelor să folosească forumuri, pagini wiki şi bloguri interne pentru a partaja uşor informaţii şi pentru a lua decizii mai rapid.

9. Simplificarea proceselor. Soluţia de colaborare oferită de Microsoft permite iden tificarea persoanelor cu competenţe specifice pe o anumită problemă şi comunicarea în timp real cu acestea. Astfel, combinaţia dintre opţiunile de căutare avansată şi platformele sociale interne ajută la identifi-carea unei persoane în funcţie de experienţă, departe-ment sau funcţie.

10. Securizare complexă a informaţiilor. Platformele de colaborare Microsoft Sharepoint şi IBM Connections oferă funcţionalităţi avansate de control şi de securizare a resurselor, a informaţiilor interne şi a spaţiilor de stocare. În plus, atribuirea unui anumit nivel de permisiune oferă opţiunea de a limita accesul utili-zatorilor la informaţii confidenţiale sau strategice şi de a gestiona activităţi pe forumuri, bloguri şi site-uri.

Topul celor mai mari dezvoltatori de soluţii de colabo-rare este condus de Microsoft şi IBM, însă cuprinde şi companii mai puţin renumite precum Atlassian, Central Desktop, Cisco, Jive Software, MindTouch, Novell, Open Text, Socialtext sauTraction Software.

În 2011, Microsoft SharePoint a fost numită cea mai bună platformă de colaborare în cadrul premiilor InfoWorld Technology of the Year Award, iar IBM Connections a fost declarat lider pe piaţa platfor-melor sociale de colaborare.

Companiile care folosesc platforme de colaborare pot creşte nivelul de performanţă a afacerii, transfor-mând investiţia în aceste soluţii în rezultate pozitive din punct de vedere financiar. Pe măsură ce instru-mentele de colaborare sunt introduse în organizaţie, acestea generează o creştere progresivă a nivelelor de performanţă.

Acest whitepaper evidenţiază 10 dintre cele mai importante beneficii ale implementării platformelor de colaborare Microsoft Sharepoint şi IBM Connec-tions în cadrul unei companii. Însă, în contextul competitivităţii crescute dintre aceşti doi dezvoltatori şi al tehnologiei în continuă dezvoltare, acestea sunt doar o mică parte dintre avantajele de care o com-panie poate beneficia după implementarea unei platforme de colaborare.

Beck et al. Services SRL / Whitepaper Collaboration / 7

Concluzii

Beck et al. Services are cunoştinţe şi experienţă în implementarea soluţiilor Microsoft SharePoint şi IBM Connections şi vă poate asista pe tot parcursul pro-cesului de integrare a acestora la nivelul întregii companii.

Pentru mai multe informaţii despre platformele de colaborare Microsoft Sharepoint şi IBM Connections, contactaţi-ne la adresa vlad.pasca@bea-services.ro.

Beck et al. Services SRL

Cometei 17400493 Cluj-NapocaTel: +40 (364) 566.988Mob: +40 (752) 171.280Fax: +40 (364) 566.988e-mail: vlad.pasca@bea-services.ro

www.bea-services.ro

Despre Beck et al. Services

Grupul Beck et al. Services a fost înfiinţat în 1989 la Munchen şi este furnizor internaţional de servicii IT profesionale, având în prezent filiale în România, Brazilia şi Elveţia. Filiala din Cluj-Napoca (www.bea-services.ro) a luat naştere în 2005 şi pe lângă divizia de servicii nearshore outsourcing, în prezent se con-centrează pe piaţa locală în direcţia soluţiilor pentru managementul integrat al documentelor, monitoriza-rea şi optimizarea infrastructurilor informatice, soluţii de mesagerie şi colaborare şi consultanţă IT.

Beck et al. Services SRL / Whitepaper Collaboration / 8

© 2012 Beck et al. Services. Toate drepturile rezervate. Microsoft SharePoint este marcă înregistrată Microsoft, Inc. IBM Connections este marcă înregistrată IBM Corp.