boletin informativo unidos numero 17
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Boletin numero 17TRANSCRIPT
BOLETÍN INFORMATIVO UNIDOS No. 17
LANZAMIENTO DE LA TERCERA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO
La Coordinación Nacional de Red UNIDOS conoce la necesidad de iniciar con el
seguimiento de los logros por alcanzar que tienen las familias, a partir de las tareas
programadas en Plan familiar. Por esto a partir del 7 de Abril de 2011 todos los
Cogestores podrán actualizar la nueva versión 1.0.48.0 del software
correspondiente a esta tercera fase de acompañamiento.
Cada uno de los Cogestores debe realizar el proceso de sincronización con el fin
de poder actualizar la versión, teniendo en cuenta que salida a producción de
una nueva versión implica una fase de estabilización para garantizar el
funcionamiento con el menor número de contratiempos. Más de 20 Ingenieros de
UNIDOS y Assenda trabajan actualmente en la puesta en producción de la fase
III.
Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones para mitigar los errores
generados por un mal procedimiento en la actualización:
Verificar que en su DMC tenga actualizada la versión 1.0.47.5 y el syncfile
1.0.12.0.
Verificar que en el momento de sincronizar se tenga conexión a internet y
no desconecte el DMC hasta que termine el proceso de sincronización.
Tener presente que al ingresar al módulo de sincronización, la ventana
puede tardar alrededor de 2 minutos en abrir, por lo tanto no debe
intentarse ingresar de nuevo al software Juntos, porque puede ocasionar el
error de “La base de datos no puede ser Abierta”. Se recomienda no hacer
ningún otro proceso mientras se visualiza la pantalla en el DMC.
Si no se tiene actualizada la versión 1.0.47.5 debe contactarse con Mesa
de Ayuda para obtener el Updater y realizar la actualización
manualmente.
ABRIL 06 DE 2011
Si el Cogestor tiene una fecha de sincronización en el DMC menor o igual a
30 días, el actualizador de versión Updater para la versión 1.0.48 no se
podrá utilizar, por lo tanto la única manera de actualizar la nueva versión
será por medio de la sincronización,
MÓDULOS DISPONIBLES EN EL DISPOSITIVO
MÓDULO DE SEGUIMIENTO A LOGROS.
Seguimiento a Logros es un módulo que permite a los Cogestores registrar el
avance de las familias en el cumplimiento de los Logros Básicos que tenían por
alcanzar.
El contador del módulo de Seguimiento y Gestión de Logros Básicos Familiares,
muestra los folios que el Cogestor ha trabajado, independientemente si han
sincronizado o no, como se puede observar en la siguiente figura.
FIGURA 1. Nuevos Módulos Fase III
Requerimientos para que una familia esté en Seguimiento a Logros
La familia tiene al menos una tarea creada para los Logros priorizados en
Plan de Trabajo de Plan Familiar.
Las familias tiene registradas en el módulo de visitas la primera y segunda
sesión de Plan Familiar como sesión completa.
Funcionalidad del módulo Seguimiento a Logros
El módulo de Seguimiento y Gestión de Logros Básicos Familiares, está compuesto
por dos submódulos: Verificación Estado de Logros y Registro de Temáticas.
FIGURA 2. Submódulos Seguimiento a Logros
Verificación Estado de Logros.
El Cogestor en el submódulo de Verificación Estado de Logros debe registrar el
avance de cada uno de los Logros que tiene la familia por alcanzar, y puede
realizar dicha verificación a través de los tres medios (Medio Físico, Medio
Preguntas o Medio Oferta).
En el DMC el Cogestor debe ingresar al módulo de Seguimiento y Gestión de
Logros Básicos Familiares, seleccionar el folio de la familia que requiere trabajar e
ingresar al submódulo de Verificación. Allí encontrará el listado de Logros por
alcanzar que tiene la familia seleccionada y debe registrar el avance de cada
uno de acuerdo a lo definido en la metodología de Unidos, por el medio de
verificación correspondiente a cada logro.
Medio Físico: la verificación por este medio permite registrar en el sistema
un documento o un comprobante físico que da cuenta del cumplimiento
del Logro.
Medio Preguntas: permite mediante la captura de unas preguntas definidas
y parametrizadas para cada Logro, registrar el cumplimiento de los logros
en el sistema.
Medio Oferta: mediante una lista de programas definidos y descargados al
DMC permite verificar el cumplimiento del Logro, teniendo en cuenta que
se debe registrar la oferta a la cual ha accedido la familia y el Cogestor
tiene certeza de ello.
Registrar Temáticas
Por medio de este submódulo el Cogestor podrá registrar las temáticas trabajadas
con la familia, allí podrá seleccionar mínimo una temática y máximo tres en cada
sesión de seguimiento. Por cada temática deberá seleccionar el tipo de
herramienta de apoyo utilizada y el objetivo, así como registrar los integrantes de
la familia que participaron en ella.
FIGURA 3. Submódulos Seguimiento a Logros
NOTA: El cogestor debe apoyarse en los manuales adjuntos con el boletín sobre el
manejo del dispositivo.
GUIA DEL OBSERVADOR
El módulo de Guía del Observador se diseño para registrar las señales de riesgo
y/o alerta, que observadas por el Cogestor, puedan tornar a las familias
altamente vulnerables.
El contador que se visualiza en este módulo hace referencia a las familias
trabajadas por el Cogestor, como se observa en la figura 4.
FIGURA 4. Módulo Guía del Observador
En el este módulo se visualizan todos los folios que están asignados al Cogestor y
que se encuentran en un estado igual o superior a Sesión 2A.
SESIONES COMUNITARIAS
Mediante este módulo se podrán registrar cada una de las sesiones comunitarias
realizadas a las familias. Aquí será posible ingresar información sobre las temáticas
trabajadas en cada una de dichas sesiones. Por cada temática deberá
registrarse el objetivo, la herramienta y las familias que asistieron.
FIGURA 5. Módulo Sesiones Comunitarias
En este módulo se visualizan todas las familias que tengan sesión 1 de Línea Base
Familiar en adelante, y permite registrar en el DMC todas las sesiones comunitarias
que se han realizado en días pasados, teniendo en cuenta que se debe registrar
en el DMC en un orden de la sesión más antigua a la más reciente, de lo contrario
no le permitirá ingresar una fecha inferior a la última sesión registrada.
NOTA: el Cogestor debe tener en cuenta que con esta nueva versión es
obligatorio registrar las visitas de las sesiones como completas de cada una de
las sesiones trabajadas. De lo contrario no podrá pasar las familias a la siguiente
sesión de seguimiento y gestión.
MEJORAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Solución 1. Captura automática de la fecha de la Primera Sesión
Problema que Soluciona:
Registro de la fecha incorrecta de la primera sesión a los folios que inician Línea
Base por primera vez.
Procedimiento a Seguir:
El Cogestor luego de actualizar la versión del software en el DMC y pueda iniciar el
levantamiento de Línea Base por primera vez, deberá guardar correctamente los
capítulos I y II para que de esta manera el software realice el registro de la primera
visita. Al guardar en el capítulo VII el sistema registrará la fecha de visita para la
primera sesión como completa. Es importante tener en cuenta los siguientes
aspectos para que esta fecha sea adecuada y se almacene correctamente en el
sistema:
a. El Cogestor deberá configurar la fecha del DMC, de manera que
corresponda con la fecha actual y evite cálculos erróneos en la fecha de
la primera sesión.
b. Si la fecha del DMC es mayor a la fecha de la última sincronización, se
tomará esta fecha y se almacenará como fecha de visita y sesión
incompleta.
c. Si la fecha del DMC es menor a la fecha de la sincronización, se tomara la
fecha de la sincronización y se almacenará como fecha de visita y sesión
incompleta.
Solución 2. Cálculo de edad de los integrantes en el módulo Línea Base
Problema que Soluciona:
Capturar la información de Línea Base con respecto a la edad de los integrantes,
con base en la fecha de la primera sesión.
Procedimiento a Seguir:
Para claridad de esta solución, es importante recordar que la fecha de la primera
sesión de Línea Base Familiar completa, se obtiene cuando el Cogestor termina
NOTA: es importante aclarar que los folios nuevos, es decir los folios que
inician línea base familiar, NO se podrán visualizaran en el módulo de registro
de visitas.
de diligenciar el capítulo VII de línea base Familiar y lo guarda correctamente.
Una vez se tenga la fecha de primera sesión de Línea Base Familiar completa, el
DMC calculará la edad de los integrantes con respecto a la fecha de la primera
sesión de LBF completa y armará la malla de validación de la encuesta (todos los
capítulos que aplican a nivel de integrante) con la edad obtenida según esta
fecha y la fecha de nacimiento ingresada. Tenga en cuenta que si no se cumplen
las condiciones mencionadas anteriormente, se puede presentar qué:
a. Si el DMC detecta que no se tiene registro de la fecha de la primera sesión
no le permitirá al usuario continuar con el diligenciamiento de la Línea
Base, y mostrara un mensaje con el procedimiento que debe realizar el
Cogestor.
b. Para los folios devueltos, el usuario deberá comunicarse con la Mesa de
Ayuda e informar la fecha en que el Cogestor realizó la primera sesión de
Línea Base Familiar al folio, esto si el sistema le muestra el mensaje que no
tiene fecha de primera sesión para realizar el cálculo de la edad. Dado
que este inconveniente es poco probable que se presente, es necesario
seguir este proceso, solo si el sistema le indica, puesto que la fecha que se
calcula en el capítulo VII no aplica para estos folios, dado que es necesario
capturar la Línea base con la edad que tenían las personas cuando se les
diligencio la Línea Base por primera vez. Por esta razón, debe ser atendido
por la Mesa de Ayuda para ingresar esta fecha en el sistema.
Solución 3. Descarga de la fecha de sincronización
Problema que Soluciona:
Configuración incorrecta de la fecha en el DMC, la cual requiere ser actualizada
pues los módulos de la aplicación tomarán esta fecha para el registro de algunos
temas.
Procedimiento a Seguir:
Durante el proceso de sincronización se descargará al DMC la fecha que tenga
configurado el servidor y se registrara como fecha de la última sincronización. Es
decir, que esta fecha se mostrará en el módulo de sincronización del DMC.
NOTA: si el sistema detecta que no se tiene la fecha para primera sesión de Línea
Base Familiar completa, tanto para un folio devuelto como para un folio nuevo, es
decir no tiene fecha para continuar, aparte de mostrar los respectivos mensajes no
le permitirá continuar con el diligenciamiento de los capítulos de Línea Base.
Adicionalmente, se validará que la fecha configurada en el DMC sea mayor o
igual a la fecha de la última sincronización. En caso de no cumplirse la condición
anterior, se mostrara un mensaje al usuario informando que debe actualizar la
fecha del DMC y no le permitirá ingresar al software.
Si en la autenticación del Cogestor en el software del DMC, el sistema detecta
que la fecha que tiene configurada el DMC es menor a la fecha de la última
sincronización + 1 mes (30 días), el DMC no le permitirá ingresar al aplicativo. Por lo
anterior, el Cogestor que presente este tipo de inconveniente debe comunicarse
a la Mesa de Ayuda y enviar la base de datos para modificar la fecha para que
pueda autenticarse de nuevo en la aplicación y poder continuar con su trabajo.
Solución 4. Modificación del estado de logros Alcanzados a Gestionados
Problema que Soluciona:
Diferenciación en las tareas de Logros gestionados por la familia
Procedimiento a Seguir:
Durante el proceso de sincronización, los Logros que fueron gestionados durante
la segunda fase de acompañamiento, cumpliendo las tareas asignadas por la
familia y el Cogestor, no se identificarán como Logros Alcanzados, sino que en
adelante se identificarán como logros Gestionados.
Solución 5. Modificación de la funcionalidad Plan de Trabajo en Seguimiento y
Gestión de Logros
Problema que Soluciona:
Actualización y registro de tareas en Plan Familiar
Procedimiento a Seguir:
Dentro del módulo de Plan Familiar en la funcionalidad Plan de Trabajo para las
familias de Seguimiento y Gestión, se realizará una modificación que permitirá a
los Cogestores registrar las tareas no cumplidas como “Aplazadas” y así se
actualice de manera automática la fecha que se tenía almacenada como
fecha de creación de la tarea con la fecha actual del DMC. De esta manera, se
NOTA: Recuerde que es muy importante para el seguimiento de su trabajo
tener actualizada la fecha del dispositivo.
habilitará al Cogestor la opción de ingresar una nueva fecha de cumplimiento
para dicha tarea.
Adicionalmente, se habilitará el estado “No Cumplido” como posible estado para
las tareas de Plan Familiar para familias en Seguimiento y Gestión de Logros, el
cual tendrá el mismo comportamiento que las tareas en estado “Cumplido”,
excepto pedir la fecha real de cumplimiento, pues para este caso no se tiene
dicha fecha.
Solución 6. Control de restauración de BackUp
Problema que Soluciona:
Evita la pérdida de información por el reemplazo del BackUp
Procedimiento a Seguir:
Lo descrito en el Boletín Informativo No. 16 sale a producción con esta nueva
versión, por lo tanto se debe tener precaución con la utilización del Back Up y
tener en encuentra que hasta que no finalice el proceso de sincronización
completo no se debe desconectar el DMC del computador o de internet.
El consecutivo que se visualizará en el dispositivo en el módulo de sincronización,
solo se va a observar después de una sincronización seguida de la actualización
de versión En una tercera sincronización este aumentará.
El Cogestor puede realizar un reemplazo de BackUp antiguo y podrá trabajar en
la base de datos pero no lo dejará sincronizar, por lo tanto perderá la información
que haya trabajado en ella.
MÁS MEJORAS CON LA NUEVA VERSIÓN DEL SOFTWARE.
CORRECCIÓN DE LAS MALAS APERTURAS DE LOS NÚCLEOS FAMILIAS
Se correrá un proceso una única vez en el sistema de información y a partir del
día 7 de abril de 2011, algunos folios se reversaran para corrección de la
información en Línea Base Familiar y se visualizara en el DMC como un folio
devuelto.
Los folios reversados son aquellos en los que se pudo identificar incoherencia en la
información capturada en Línea Base Familiar y tienen todos los folios de los
núcleos familiares en Sesión 2A. Si por algún motivo se trabajó un folio mal abierto
y ya se encuentra en Plan Familiar, estos folios no podrán ser reversados.
POSIBILIDAD DE ATENDER FAMILIAS QUE SE HAN TRASLADADO DE
MUNICIPIO
El submódulo de traslados en el sistema WEB se desarrollo para registrar el
traslado de familias que se desplazan fuera del municipio donde se encontraba
inicialmente cargada o atendida, para de esta manera poder asegurar el
acompañamiento de las familias sin importar el lugar de ubicación. Los perfiles
que se crearon para este submódulo son: Gerentes Territoriales, Profesionales
Unidos y Coordinador Local.
Tenga en cuenta:
El perfil principal será el del Coordinador Local.
Solo se trasladarán familias que registren movilidad completa de sus
miembros.
Las familias reportadas como traslados deberán desasignarse previamente
y las familias solicitadas para traslados no se deben desasignar.
Todos los folios que sufran un traslado se les creará un nuevo número de
folio, este se cargará en su nueva cobertura, con estado cargado, para
que se pueda asignar en el nuevo territorio a un cogestor con esa
cobertura.
Cuando se solicite o reporte un traslado dicho folio no se verá en el
dispositivo del Cogestor, motivo por el cual el Cogestor deberá dirigirse al
Coordinador Local e informar sobre el evento para que el Coordinador
Local haga la respectiva revisión y no se reporte como caso en la Mesa de
ayuda.
Solamente cuando se rechace una solicitud de traslado, el folio volverá a
tener el estado que tenía antes de realizarse la solicitud y se reasignara al
Cogestor que lo tenía, por lo tanto dicho folio se reflejara en el dispositivo
del Cogestor que lo tenía.
Al aceptar una solicitud de traslado el folio se desasigna automáticamente
y lo borrara del dispositivo del Cogestor.
Al aceptar un reporte de traslado, el folio trasladado se borrara del
dispositivo del Cogestor. No olvidar que el folio estaba desasignado con
anterioridad.
NOTA: con este proceso no se corregirán todas las malas aperturas, no obstante
se está trabajando en una solución para poder corregirlas en su totalidad. Por lo
tanto se recuerda no trabajar los folios que estén mal abiertos ni los que
pertenecían al mismo hogar antes de dicha apertura.
Para reportar un traslado se debe tener en cuenta:
1. Que el Cogestor haya verificado que la familia no esté en el municipio
donde él tiene la cobertura.
2. Que el Cogestor una vez haya verificado que la familia no esté en su
municipio, además, haya sincronizado.
3. Que el folio haya sido desasignado, luego de ejecutarse los dos puntos
anteriores.
4. Solamente se podrá reportar como traslado la familia completa y no un
miembro de la familia a trasladar
5. Los filtros de nombres y apellidos están habilitados solamente para el
representante de la familia ante UNIDOS
PROCEDIMIENTO PARA INSTALAR LA NUEVA VERSION DEL SOFTWARE
Para iniciar el uso de la nueva versión del software los cogestores sociales
deberán realizar el siguiente proceso para actualizar sus DMC:
Paso 1.
Con ayuda de los técnicos de apoyo se debe verificar que se tenga en el DMC la
versión del Software 1.0.47.5 con syncfile 1.0.12.0, si esto esta correcto siga al paso
3 de lo contrario continúe con el paso 2.
Paso 2.
Si no cuenta con la versión 1.0.47.5, por medio de la Mesa de ayuda solicite el
Updater, junto con el manual y diríjase a su Técnico de Apoyo para que él le
ayude a actualizar esta versión y de esta manera pueda sincronizar y actualizar la
última versión 1.0.48.
Paso 3
Si cuenta con la versión 1.0.47.5 y syncfile 1.0.12.0, cada Cogestor deberá
sincronizar para actualizar la versión a 1.0.48.0 y syncfile 1.0.48, este proceso
puede tardar varios minutos y una vez finalice exitosamente, verifique ingresando
al software, en la parte inferior derecha la opción “Utilidades” > “Información
General”. (Observe la Figura)
NOTA: si no conoce el procedimiento para saber que versión tiene en el DMC
comuníquese con la Mesa de Ayuda.
FIGURA 6. Verificación de la versión del software.
Paso 4
En caso de no poder actualizar la versión por medio de la sincronización,
comuníquese con la Mesa de Ayuda y solicite el instalador Updater para realizarla
manualmente y luego sincronizar. Sin embargo debe tener en cuenta que por la
mejoras implementadas debe sincronizar el mismo día y luego si ejecutar el
Updater de lo contrario el software le indicará que debe actualizar la fecha en el
DMC y no podrá autenticarse en la aplicación.
RECOMENDACIONES
El dispositivo debe almacenar mayor información por los nuevos módulos,
por lo tanto el procesamiento del mismo tiende a ser inferior y todos los
Cogestores deben tener cautela en el uso de este porque el ingreso a
ciertos módulos puede tardar en abrir alrededor de 2 minutos y no se debe
dar ninguno otra instrucción al dispositivo mientras el procesa.
NOTA: No debe desconectar el DMC del computador o de internet hasta que
finalice exitosamente todo el proceso de sincronización.
Si falla el proceso de sincronización por error en recibir datos, debe intentar
volver a sincronizar y no intente reemplazar la base de datos por un
BackUp.
Para tener un mejor control y evitar perdida de información guarde
siempre un BackUp antes de sincronizar, luego de sincronizar reemplace el
BackUp que guardó por esta base de datos sincronizada.
German Quiroga González COORDINADOR NACIONAL DE RED UNIDOS Ivan Osejo Villamil COORDINADOR DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN. Andrés Silva Monsalve Oscar Vanegas Vargas Katherine Junca Ortiz Libia García salcedo Jessica Parra Palacios COORDINACIÓN NACIONAL DE RED UNIDOS CARVAJAL TÉCNOLOGIA Y SERVICIOS
TODOS LOS USUARIOS DEBEN TENER EN CUENTA QUE PARA HACER USO DE LOS
NUEVOS MÓDULOS DE LA VERSIÓN 1.0.48.0, DEBERÁN RECIBIR UNA CAPACITACIÓN
ESPECÍFICA PARA EL MANEJO DEL DMC E INTRUMENTOS DE ACOMPAÑAMIENTO A
LAS FAMILIAS, LA CUAL SERÁ SUMINISTRADA POR UNIDOS DEL NIVEL NACIONAL.
Agradecemos que esta información sea difundida y socializada con cada uno
de los interesados, de igual manera esperamos que el contenido de este boletín
sea de utilidad, permitiendo aclarar algunas dudas, y facilitar el trabajo de los
Cogestores, Coordinadores y Técnicos de Apoyo en terreno.