CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 13

CAPÍTULO I

MARCO TEÓRICO

1.1. CONTABILIDAD

1.1.1. Introducción:

La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos

que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo

los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento

económico que implica el constituir una empresa determinada.

1.1.2. Concepto:

La contabilidad es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro, clasificación, análisis

e interpretación de las transacciones que se realiza en una empresa con el objeto de conocer su

situación económica y financiera al término de un ejercicio o periodo contable (“Contabilidad

General”, 2009).

El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que

son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información

resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas,

acreedores o propietarios.

1.1.3. Origen (“Historia de la Contabilidad, 2006):

Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana,

se empleaban técnicas contables que se derivaban del intercambio comercial.

El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del franciscano Fray Luca

Paccioli de 1494 titulado “La Summa de Arithmética, Geometría Proportioni et

Proportionalitá”, en donde se considera el concepto de partida doble por primera vez.

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Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de información empresarial, la contabilidad se

erige como uno de los sistemas más notables y eficaces para dar a conocer los diversos

ámbitos de la información de las unidades de producción o empresas. El concepto ha

evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es mayor el grado de “especialización” de

ésta disciplina dentro del entorno empresarial.

1.1.4. Objetivos:

- Proporcionar información razonada a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con base en

registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público.

- Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo

administrativo y uno financiero:

Administrativo.- Ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la

administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para

ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se

subdivida la organización de la empresa.

Financiero.- Proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por

un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad

histórica.

1.1.5. Importancia:

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar

un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y

aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad

son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

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1.1.6. Conceptos básicos:

1.1.6.1. Activo.- Es la cuenta en la que se agrupa lo que la empresa tiene, son todos los

valores, bienes y derechos de propiedad de la empresa. Está dividido en:

Activo Circulante o Activo Corriente.- Son los bienes y derechos que tienen cierta rotación o

movimiento constante y se pueden transformar fácilmente en efectivo, se consumen durante

un ciclo de operaciones. Por ejemplo: Caja, bancos, cuentas por pagar, inventarios, etc.

Por su puesto lo más fácil es lo que se tiene en caja y después está el banco ya que solo

necesita girar un cheque y cobrarlo.

Después se tiene las cuentas por cobrar que requieren un trabajo adicional para transformarse

en efectivo A continuación si vende el inventario y se cobra se habrá transformado también en

efectivo.

Dentro de otros activos corrientes tenemos el caso de los impuestos pagados por ejemplo el

IVA en compras. Este es un valor que es un crédito tributario.

Activo Fijo o Activo No Circulante o No Corriente.- son los bienes y derechos que tienen

cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propósito de usarlos y no de venderlos. Por

ejemplo: Terrenos, edificios, muebles y enseres, equipos de computación, vehículos,

maquinaria, etc.

Activo Diferido.- Son pagos realizados por anticipado por los que se espera recibir un servicio

aprovechable posteriormente. Por ejemplo: Seguros pagados por anticipado, rentas pagadas

por anticipado, intereses pagados por anticipado. La excepción de la regla son las cuentas de:

Gastos de Instalación y Gastos de Organización que también se presentan en este concepto y

CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 16

que son las únicas sujetas a amortización.

Otros Activos.- Se incluyen otras cuentas que no se encuentran en los demás grupos.

1.1.6.2. Pasivo.- Son todas las obligaciones o deudas que la empresa tiene con terceras

personas. Está dividido en:

Pasivo Circulante o Corriente o A Corto Plazo.- Son las deudas y obligaciones con

vencimiento en un plazo menor a un año. Es lo exigible al cierre del periodo contable. Por

ejemplo: Proveedores, documentos por pagar, acreedores diversos, gastos pendientes de pago,

impuestos pendientes de pago, los sobregiros bancarios, las cuentas por pagar y los sueldos.

Pasivo No Circulante o No Corriente o A Largo Plazo.- Son las deudas y obligaciones con

vencimiento en un plazo mayor de un año. Por ejemplo: Hipotecas por pagar o acreedores

hipotecarios, documentos por pagar a largo plazo.

Pasivo Diferido o Créditos Diferidos.- Ingresos cobrados por anticipado que aún no han sido

devengados, por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio y que son

convertibles en utilidad conforme pasa el tiempo. Por ejemplo: Rentas cobradas por

anticipado, intereses cobrados por anticipado, suscripciones cobradas por anticipado.

Otros Pasivos.- Se incluyen otras cuentas que no se encuentran en los demás grupos.

1.1.6.3. Patrimonio.- Son las acciones excedentes y reservas de una empresa. Es el derecho

del propietario o propietarios sobre el activo de la empresa. Está dividido en:

Aporte de los propietarios.- Representan el capital social, así como también aportes no

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capitalizados que complementan la inversión (primas de emisión, adelantos para futuras

suscripciones de capital, capital social suscripto, capital social integrado, capital suscripto con

prima de emisión, adelantos irrevocables para futuras suscripciones).

Resultados acumulados.- Representan las ganancias obtenidas por la sociedad no distribuidas

a los socios (ganancias reservadas como: reserva legal, reserva estatutaria y reserva

facultativa; resultados no asignados).

1.1.6.4. Ingresos.- Son producidos por las ventas, inversiones, etc.

1.1.6.5. Egresos.- Son los gastos y el costo de la venta. Constituyen los desembolsos

necesarios que se realizan para cumplir con los objetivos de la empresa tales como: sueldos,

servicios básicos, suministros y materiales, etc.

1.1.7. Plan de cuentas:

La base de la contabilidad es el plan de cuentas, aquí se van a registrar todos los movimientos

que haga la empresa.

1.1.8. Ecuaciones contables:

Activo = Pasivo + Patrimonio

Resultado = Ingresos - Egresos

El resultado de la empresa puede ser:

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Superávit.- Se da cuando el resultado es positivo, es decir la empresa obtuvo utilidades.

Cuando los Ingresos son mayores a los Gastos.

Déficit.- Se da cuando el resultado es negativo, es decir la empresa obtuvo pérdidas. Cuando

los Ingresos son menores a los Gastos.

1.1.9. Los libros contables:

1.1.9.1. El Diario o Jornal.- En este se recogen, día a día, los hechos económicos. La

anotación de un hecho económico en el libro diario se llama "asiento". Es el registro de

transacciones suscitadas del giro de la empresa.

1.1.9.2. El Mayor.- En él se recogen todas las cuentas, con todos los cargos y abonos

realizados en las mismas. Es el libro resumen del registro del movimiento de una cuenta

específica, en el cual también van las inversiones (gastos y ganancias) que la empresa tuvo en

ese lapso de tiempo.

1.1.9.3. El Libro de Balances.- Los libros de Balances reflejan la situación del patrimonio de

la empresa en una fecha determinada. Los Balances se crean cuando hemos pasado las

cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor.

1.1.10. Principios y procedimientos contables:

1.1.10.1. Principios Contables.- Los principios contables se refieren a conceptos básicos o

conjuntos de proposiciones, directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior.

Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las bases de la

cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera.

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Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A) (“Principios Contables”,

2007)

Son un conjunto de reglas generales y normas que sirven de guía contable para formular

criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos

patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros para que la

confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de técnica

contable.

Se aprobaron durante la Séptima Conferencia Interamericana de Contabilidad y la Séptima

Asamblea Nacional de Graduados en Ciencias Económicas, que se celebraron en Mar del Plata

en 1965.

Los principios de la “partida doble” es un principio contable establecido por Fray Luca Pacioli

(1445-1510) en 1494.

Su enunciado básico dice:

1. No hay deudor sin acreedor, y viceversa. (No hay partida sin contrapartida).

2. A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por

el mismo importe.

3. En todo momento las sumas del debe deben ser igual a las del haber.

4. Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan.

5. El patrimonio del ente es distinto al de su/s propietario/s.

6. El valor de los recursos de un ente es igual al valor de las participaciones que recaen

sobre él.

7. Los componentes patrimoniales y las causas de sus resultados se representan por medio

de cuentas en las que se registran notas o asientan las variaciones al concepto que

representan.

8. El saldo de una cuenta es el valor monetario de la misma en un momento dado. Este

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saldo se modifica cada vez que una operación tiene efecto sobre los componentes que

ella representa.

9. Las cuentas de activo y gasto son deudoras, y las de pasivo, ganancia y patrimonio

neto son acreedoras.

10. En toda anotación (asiento), cualquiera sea el número de débitos y créditos, la suma de

los saldos debe ser igual.

11. Para dar de baja un importe previamente registrado, la cuenta a registrar debe ser la

que lo representa y el importe debe ser el mismo previamente registrado.

12. Toda cuenta posee 2 secciones: DEBE Y HABER.

Principios básicos.- Los siguientes constituyen las características contables básicas que deben

considerarse en la aplicación de los principios contables.

Los principios básicos son:

1. Ente contable

2. Equidad

3. Medición de Recursos

4. Período de tiempo

5. Esencia sobre la forma

6. Continuidad del ente contable.

7. Medición en términos monetarios

8. Estimaciones

9. Acumulación

10. Precio de intercambio.

11. Juicio o Criterio

12. Uniformidad

13. Clasificación y contabilización

14. Significatividad

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1. Ente contable

El Ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad económica.

El campo de acción de la contabilidad financiera, es la actividad económica de la empresa.

Por tanto, la personalidad de un negocio es independiente de las de sus accionistas o

propietarios y en sus estados financieros sólo deben incluirse los bienes, valores, derechos y

obligaciones de este ente económico independiente. La entidad puede ser una persona física o

una persona moral o una combinación de varias de ellas.

2. Equidad

La contabilidad y su información deben basarse en el principio de equidad, de tal manera que

el registro de los hechos económicos y su información se basen en la igualdad para todos los

sectores sin preferencia para ninguno en particular.

3. Medición de Recursos

La contabilidad y la información financiera se fundamentan en los bienes materiales e

inmateriales que poseen valor económico y por tanto susceptible de ser valuados en términos

monetarios. La contabilidad financiera se ocupa por tanto, en forma especial, de la medición

de recursos y obligaciones económicas y los cambios operados en ellos.

4. Período de tiempo

La contabilidad financiera provee información acerca de las actividades económicas de una

empresa por períodos específicos, los que en comparación con la vida misma de la empresa,

son cortos. Normalmente los períodos de tiempo de un ejercicio y otros son iguales, con la

finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que permitan una adecuada

toma de decisiones.

Las actividades continuas de la empresa son segmentadas con el fin de que la correspondiente

información pueda ser preparada y presentada periódicamente.

5. Esencia sobre la forma

La contabilidad y la información financiera se basan en la realidad económica de las

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transacciones. La contabilidad financiera enfatiza la sustancia o esencia económica del evento,

aún cuando la forma legal pueda diferir de la sustancia económica y sugiera diferentes

tratamientos.

Generalmente la sustancia de los eventos a ser contabilizados está de acuerdo con la norma

legal. No obstante, en ocasiones la esencia y la forma pueden diferir y los profesionales

contables hacen énfasis más en la esencia que en la forma, con la finalidad de que la

información proporcionada refleje de mejor manera la actividad económica expuesta.

6. Continuidad del ente contable.

Los principios contables parten del supuesto de la continuidad de las operaciones del ente

contable, empresa en marcha, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso se aplicarán

técnicas contables de reconocido valor, en atención a las particulares circunstancias del

momento.

Obviamente, si la liquidación de una empresa es inminente, no puede ser considerada como

empresa en marcha.

7. Medición en términos monetarios

La contabilidad financiera cuantifica en términos monetarios los recursos, las obligaciones y

los cambios que se producen en ellos.

La unidad monetaria de medida para la contabilidad y para la información financiera, en la

República del Ecuador es el dólar.

8. Estimaciones

Debido a que la contabilidad financiera involucra asignaciones o distribuciones de ciertas

partidas, entre períodos de tiempo relativamente cortos de actividades complejas y conjuntas,

es necesario utilizar estimaciones o aproximaciones. La continuidad, complejidad,

incertidumbre y naturaleza común de los resultados inherentes a la actividad económica

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imposibilitan, en algunos casos, el poder cuantificar con exactitud cienos rubros, razón por la

cual se hace necesario el uso de estimaciones.

9. Acumulación

La determinación de los ingresos periódicos y de la posición financiera depende de la

medición de recursos y obligaciones económicas y sus cambios a medida que estos ocurren, en

lugar de simplemente limitarse al registro de ingresos y pagos en efectivo.

Para la determinación de la utilidad neta periódica y de la situación financiera, es

imprescindible el registro de estos cambios. Esta es la esencia de la contabilidad en base al

método de acumulación.

10. Precio de intercambio.

Las mediciones de la contabilidad financiera están principalmente basadas en precios a los

cuales los recursos y obligaciones económicas son intercambiados. La medición en términos

monetarios está basada primordialmente en los precios de intercambio.

Los cambios de recursos procedentes de actividades diferentes al intercambio, por ejemplo la

producción, son medidos a través de la asignación de precios anteriores de intercambio, o

mediante referencias a precios corrientes para similares recursos.

11. Juicio o Criterio

Las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la contabilidad, involucran una importante

participación del juicio o criterio del profesional contable.

12. Uniformidad

Los principios de contabilidad deben ser aplicados uniformemente de un periodo a otro.

Cuando por circunstancias especiales se presenten cambios en los principios técnicos y en sus

métodos de aplicación deberá dejarse constancia expresa de tal situación, a la vez que

informar sobre los efectos que causen en la información contable.

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13. Clasificación y contabilización

Las fuentes de registro de los recursos, de las obligaciones y de los resultados son hechos

económicos cuantificables que deben ser convenientemente clasificados y contabilizados en

forma regular y ordenada, esto facilita el que pueda ser comprobable o verificable.

14. Significatividad

Los informes financieros se interesan únicamente en la información suficiente significativa

que pueda afectar las evaluaciones sobre los datos presentados.

1.1.10.2. Procedimientos contables.- El manejo de registros constituye una fase o

procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en

extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable

depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

Los procedimientos contables son:

- Cuentas

- Débitos y créditos

- Cargos y créditos a las cuentas

- Cuentas de activos

- Cuentas de pasivo y capital

- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos

- Registros de las operaciones

- Cuentas por cobrar y por pagar

- El diario y el mayor

- Pases al mayor

- Determinación de los saldos de las cuentas

- La balanza de comprobación

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1.2. NORMATIVAS LEGALES

1.2.1. Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) (“Normas Ecuatorianas de

Contabilidad”, 2008)

La Federación Ecuatoriana de Contadores del Ecuador adoptó los contenidos básicos de las

Normas Internacionales de Contabilidad emitidas por la Federación Mundial de Contadores y

las adaptó a las necesidades del país.

Para ello, se emitieron las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, con lo cual se ha dado un

gran paso en la modernización de la profesión contable, al unificar el criterio profesional y

asegurar una mejor preparación y presentación de los estados financieros.

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) son:

NEC 01 Presentación de estados financieros

NEC 02 Revelación en los estados financieros de bancos y otras instituciones financieras

similares

NEC 03 Estados de flujos de efectivo

NEC 04 Contingencias y sucesos que ocurren después de la fecha de balance

NEC 05 Utilidad o pérdida neta por el periodo, errores fundamentales y cambios en políticas

contables.

NEC 06 Revelaciones de partes relacionadas

NEC 07 Efectos de las variaciones en tipo de cambio de moneda extranjera

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NEC 08 Reportando información financiera por segmentos

NEC 09 Ingresos

NEC 10 Costos de financiamiento

NEC 11 Inventarios

NEC 12 Propiedad, plantas y equipo

NEC 13 Contabilización de la depreciación

NEC 14 Costos de investigación y desarrollo.

NEC 15 Contratos de construcción

NEC 16 Corrección monetaria integral de estados financiero

NEC 17 Conversión de estados financieros para efectos de aplicar el esquema de dolarización

NEC 18 Contabilización de las inversiones

NEC 19 Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones en subsidiarias

NEC 20 Contabilización de inversiones en asociadas

NEC 21 Combinación de negocios

NEC 22 Operaciones discontinuas

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NEC 23 Utilidades por acción

NEC 24 Contabilización de subsidios del gobierno y revelación de información referente a

asistencia gubernamental

NEC 25 Activos intangibles

NEC 26 Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes

NEC 27 Deterioro del valor de los activos

1.3. ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO

1.3.1. Concepto de organización sin fines de lucro:

Una organización sin ánimo de lucro, también denominada organización no lucrativa u

organización sin fines de lucro, es una entidad cuyo fin no es la consecución de un beneficio

económico. Suelen tener la figura jurídica de asociación, fundación, mutualidad o cooperativa

(las cooperativas pueden tener o carecer de ánimo de lucro), y por lo general reinvierten el

excedente de su actividad en obra social.

1.3.2. Concepto de fundación:

Por Fundación se entenderá las personas naturales y jurídicas con capacidad civil para

contratar, que busquen o promuevan el bien común general de la sociedad, incluyendo las

actividades de promoción, desarrollo e incentivo del bien general en sus aspectos sociales,

culturales, educacionales, así como actividades relacionadas con la filantropía y beneficencia

pública.

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1.3.2.1. Constitución de una fundación:

Para su constitución se requiere uno o más fundadores, debiendo considerarse en el estatuto la

existencia de un órgano directivo de al menos 3 personas.

1.3.2.2. Aprobación de la constitución de una fundación:

Es facultad del Presidente de la República el aprobar la constitución de una fundación

(Artículo 584 del Título XXIX del Código Civil). Sin embargo, por razones de orden práctico,

esta atribución ha sido delegada a los Ministros de Estado (Decreto Ejecutivo 339 de 28 de

noviembre de 1998 y Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva,

artículo 11 literal k), quienes de acuerdo a la materia de que se trate podrán aprobar los

estatutos y las reformas de las mismas y podrán otorgar la personería jurídica.

1.3.2.3. Requisitos para obtener la aprobación de una fundación:

Para obtener la aprobación de una fundación, se deberá presentar una solicitud, dirigida al

Ministro de Estado que corresponda o al Secretario General de la Administración Pública,

firmada por el miembro fundador delegado para ello, adjuntando en un solo expediente, los

siguientes documentos, debidamente certificados por el Secretario de la organización:

- Acta de la Asamblea Constitutiva de la organización en formación, suscrita por todos

los miembros fundadores, la misma que deberá contener expresamente:

a) La voluntad de los miembros de constituir la misma;

b) La nómina de la directiva provisional;

c) Los nombres completos, la nacionalidad, números de los documentos de identidad y

domicilio de cada uno de los miembros fundadores; y,

d) La indicación del lugar en que la entidad en formación tendrá su sede, con referencia

de la calle, parroquia, cantón, provincia e indicación de un número de teléfono, fax, o

dirección de correo electrónico y casilla postal, en caso de tenerlos.

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- Copia del correspondiente estatuto que deberá incluir la certificación del Secretario

provisional, en la que se indique con exactitud la o las fechas de estudio y aprobación

del mismo.

1.3.2.4. Patrimonio mínimo para una fundación:

Las fundaciones deberán acreditar en una cuenta de integración de capital un patrimonio

mínimo de USD 4.000 dólares.

1.3.2.5. Estatutos y su aprobación:

El estatuto de una fundación deberá contener al menos los siguientes puntos:

- Nombre, domicilio y naturaleza jurídica de la organización.

- Objetivos, fines específicos y fuentes de ingresos.

- Clase de miembros.

- Derechos y obligaciones de los miembros.

- Régimen disciplinario.

- Régimen de solución de controversias.

- Causales para la pérdida de calidad de miembro.

- Estructura y organización interna.

- Régimen económico.

- Causas para disolución y procedimiento para la liquidación.

- Mecanismos de elección, duración y alternabilidad de la directiva.

1.3.2.6. Directiva de una organización:

Una vez que las fundaciones obtengan la personería jurídica, deberán poner en conocimiento

del Ministerio correspondiente la nómina de la directiva, en un plazo máximo de 15 días

posteriores a la fecha de elección, para el registro estadístico respectivo.

En el caso de que las fundaciones fueran aprobadas por el Presidente de la República, el

correspondiente decreto ejecutivo deberá disponer al Ministerio que ejercerá los controles

respectivos y ante el cual deberán efectuarse los registros y demás trámites reglamentarios.

CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 30

Una vez establecido el Ministerio bajo cuyo control queda la organización, este ejercerá todos

los actos de autoridad, incluyendo la facultad de aprobar reformas estatutarias.

1.3.2.7. Ingreso y salida de miembros y del cambio de directiva de una fundación:

Las fundaciones o corporaciones deberán solicitar a los correspondientes ministerios el

registro de la inclusión o exclusión de miembros, así como los cambios de directiva,

adjuntando la siguiente documentación:

- Solicitud de registro, firmada por el representante legal de la fundación, acompañada de la

siguiente información:

a) Nombre de la organización.

b) Fecha en la que fue aprobado el estatuto y sus reformas, si las hubiere.

c) Nómina actualizada de los miembros, nombre del representante legal y domicilio

de la organización.

d) Número del decreto ejecutivo o acuerdo ministerial, folio y número de registro

correspondiente.

- Convocatoria a la Asamblea

- Acta de la Asamblea en la que se eligió la Directiva o se aprobó la inclusión o exclusión de

miembros, haciendo constar los nombres y firmas de los socios asistentes, debidamente

certificados por el Secretario de la organización.

1.3.2.8. Reformas a los estatutos de una fundación:

Para obtener la aprobación de las reformas del estatuto de una fundación o corporación se

debe presentar una solicitud acompañada de la siguiente documentación:

a) Acta de la Asamblea en la que se resolvió reformar el estatuto, con los nombres,

números de documento de identidad y firma de los miembros presentes, debidamente

certificada por el Secretario; y,

CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 31

b) Una lista de las reformas al estatuto y, por otro lado, una copia del proyecto de estatuto

debidamente codificado.

1.3.2.9. Disolución de una fundación:

Los causales de disolución de una fundación, a más de las establecidas en el Estatuto Social

son las siguientes:

a) Incumplimiento o desvío de los fines para los cuales fue constituida la fundación o

corporación.

b) Comprometer la seguridad o los intereses del Estado, tal como contravenir

reiteradamente las disposiciones emanadas de los Ministerios u organismos de control y

regulación; y,

c) Disminución del número de miembros a menos del mínimo establecido.

Cuando la organización incurriere en cualquiera de las causales de disolución, se instaurará, de

oficio o a petición de parte, un procedimiento administrativo, en el que se contará

necesariamente con las partes involucradas. De comprobarse el cumplimiento de las causales

de disolución, se procederá, mediante resolución motivada que deberá expedir el Ministro

competente, a disolver la organización.

En el caso de que la disolución sea decidida por la Asamblea General de Socios, se deberá

comunicar de este hecho al Ministerio respectivo, adjuntando copias certificadas de las actas

respectivas, con los nombres de los asistentes y debidamente firmadas.

1.3.2.10. Evaluación y control:

Las fundaciones están sujetas a los siguientes controles:

CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 32

a) Control de funcionamiento a cargo del propio Ministerio que le otorgó la personería

jurídica; el mismo que comprende la verificación de sus documentos, el cumplimiento

del objeto y fines, el registro de directiva y la nómina de socios;

b) Control de uso de recursos públicos por parte de los organismos de control del Estado

y de la institución a través de la cual se transfiere los recursos públicos; y,

c) Control tributario a cargo del Servicio de Rentas Internas.

1.3.2.11. Información que deben presentar las fundaciones para fines de control:

Las fundaciones o corporaciones para fines de control están obligadas a proporcionar las actas

de asambleas, informes económicos, informes de auditoría y memorias aprobadas, o cualquier

otra información que se refieran a sus actividades, requerida de manera anticipada y pública a

los distintos ministerios y organismos de control y regulación, asimismo tendrán la obligación

de facilitar el acceso a los funcionarios competentes del Estado para realizar verificaciones

físicas.

1.3.3. Control tributario a cargo del Servicio de Rentas Internas

1.3.3.1. Exoneración tributaria a las instituciones de carácter privado sin fines de lucro

legalmente constituidas:

La Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno y su Reglamento, establecen que para fines de

determinación y liquidación del impuesto a la renta, están exonerados los ingresos de las

instituciones de carácter privado sin fines de lucro legalmente constituidas, que realicen

actividades de:

- Culto religioso;

- Beneficencia;

- Promoción y desarrollo de la mujer, el niño y la familia;

- Cultura;

- Arte;

- Educación;

CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 33

- Investigación;

- Salud;

- Deportivas;

- Profesionales;

- Gremiales;

- Clasistas;

- Partidos políticos;

- Los de las comunas y pueblos indígenas;

- Cooperativas, uniones, federaciones y confederaciones de cooperativas y demás

asociaciones de campesinos y pequeños agricultores, legalmente reconocidas, en la

parte que no sean distribuidos.

Las únicas cooperativas, federaciones y confederaciones de cooperativas y demás

asociaciones, cuyos ingresos están exentos, son aquellas que están integradas exclusivamente

por campesinos y pequeños agricultores entendiéndose como tales a aquellos que no tengan

ingresos superiores a los establecidos para que las personas naturales lleven obligatoriamente

contabilidad.

En consecuencia, otro tipo de cooperativas, tales como de ahorro y crédito, de

vivienda u otras, están sometidas al Impuesto a la Renta.

1.3.3.2. Requisitos que deben cumplir para la exoneración del impuesto a la renta, las

instituciones de carácter privado sin fines de lucro legalmente constituidas

(“Exoneraciones Especiales”, 2010)

Deben cumplir con los siguientes requisitos:

- Que sus ingresos se constituyan con aportaciones o donaciones, en un porcentaje

mayor o igual a los establecidos en la siguiente tabla:

CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 34

Las donaciones provendrán de aportes o legados en dinero o en especie, como bienes y trabajo

voluntario, provenientes de los miembros, fundadores u otros, como los de cooperación no

reembolsable, y de la contraprestación de servicios.

- Que las instituciones sean exclusivamente sin fines de lucro.

- Que sus bienes, ingresos y excedentes no sean repartidos entre sus socios o miembros, sino

que se destinen exclusivamente y en su totalidad al cumplimiento de sus fines específicos.

- Que se dediquen al cumplimiento de sus objetivos estatutarios.

- Que los excedentes que se generaren al final del ejercicio económico, sean invertidos en su

objeto social hasta el cierre del siguiente ejercicio. En caso de que esta disposición no

pueda ser cumplida, deben informar al Servicio de Rentas Internas con los justificativos

del caso.

- Que cumplan con sus deberes formales, contemplados en el Código Tributario, Ley

Orgánica de Régimen Tributario Interno, su Reglamento y demás Leyes y Reglamentos de

la República.

1.3.3.3. Deberes formales u obligaciones tributarias que deben cumplir las instituciones

de carácter privado sin fines de lucro legalmente constituidas:

El Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, en su

Art. 20, establece los siguientes deberes formales:

a. Inscribirse en el Registro Único de Contribuyentes (RUC);

b. Llevar contabilidad;

c. Presentar la declaración anual del impuesto a la renta.

CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 35

Si se cumplen las condiciones previstas en la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno

para la exención de este impuesto, no se registrará en la declaración el impuesto a la renta

causado;

d. Presentar la declaración del Impuesto al Valor Agregado en calidad de agente

de percepción, cuando corresponda;

e. Efectuar las retenciones en la fuente por concepto de Impuesto a la Renta e

Impuesto al Valor Agregado y presentar las correspondientes declaraciones y

pago de los valores retenidos;

f. Proporcionar la información que sea requerida por la Administración

Tributaria; y,

g. Los demás deberes formales, contemplados en el Código Orgánico Tributario,

Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, su Reglamento y demás Leyes y

Reglamentos de la República.

1.4. FUNDACIÓN JUNTOS POR LA VIDA EN LA LUCHA POR EL SIDA JUVILUS

1.4.1. Creación:

La Fundación Juntos por la Vida en la Lucha por el Sida “JUVILUS” fue creada y adquirió su

personería jurídica en el año 2004 como una entidad de derecho privado sin fines de lucro con

objetivos de orden social y con un plazo de duración indefinido, según las disposiciones del

Título XXIX del Libro Primero del Código Civil, la misma que está regulada por el Ministerio

de Salud Pública del Ecuador; institución encargada de la aprobación, monitoreo, seguimiento,

evaluación y disolución de las fundaciones y de otras sociedades de la misma clase.

1.4.2. Localización:

Esta Fundación está ubicada en la Provincia de Imbabura, Cantón Otavalo, Parroquia San

Pablo del Lago en el Convento de los Franciscanos, pero tiene su domicilio principal en la

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Provincia de Pichincha en el Distrito Metropolitano de Quito.

1.4.3. Responsables de su creación:

La Fundación JUVILUS fue creada bajo la responsabilidad de los miembros de la directiva

para el periodo 2004-2006 como eran: el Fray Walter Heras en calidad de Presidente, el Sr.

Pablo Mendizábal Vicepresidente, la Sra. Rosa Cáceres Secretaria, la Sra. Ana Barragán

Tesorera, el Ing. Santiago Larrea Primer Vocal, el Arq. Hernán Orbea Segundo Vocal y el

Fray Alfonso Castells en calidad de Director de la Aldea.

1.4.4. Finalidades y actividades de la fundación:

Esta institución tiene como finalidad el desarrollo de actividades humanitarias de asistencia en

salud, de reinserción en la sociedad y a nivel espiritual para las personas que viven con

VIH/SIDA a nivel nacional y sin discriminación alguna. Además de la creación, construcción

y mantenimiento de la Aldea Franciscana “Santa María de los Ángeles”, para albergar a

personas que viven con el VIH/SIDA y brindar atención a nivel ambulatorio.

Otra de las actividades de la Fundación es la coordinación con entidades nacionales e

internacionales para el apoyo en todos los aspectos relacionados con VIH/SIDA como son: la

prevención, la defensa de los derechos humanos, la participación del núcleo familiar y la

sociedad para quienes viven con VIH/SIDA y demás actividades.

A partir del año 2007 la Fundación JUVILUS empezó a realizar actividades de crianza de

animales, plantas, alimentos y otros productos para la venta y dar mayor sustento económico a

la Fundación. A este tipo de actividades las denominamos microproyectos.

1.5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

1.5.1. Concepto:

Es un protocolo escrito sobre las normas técnicas contables, procedimientos de trabajo y

archivo, sistemas de informes contables y medidas de seguridad que deben guiar la labor del

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personal contable de la empresa (“Manuales de Procedimientos”, 2008)

Es un documento básico que describe la manera como se hace o se desarrolla una tarea, un

proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad, tiempos, movimientos, flujos de

operación, controles y normatividad aplicable a cada caso en particular.

El manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las

actividades de cada empresa, indicando quién es el responsable de cada actividad.

Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que

completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos

específicos.

1.5.2. Utilidad del manual de procedimientos:

Permite establecer los criterios y tareas que deben observarse en la elaboración de su

contabilidad, a fin de evitar errores, arbitrariedades y fraudes en la información

contable. Y para que la información contable que se obtiene resulte veraz, adecuada y

segura.

Permite explorar la operatividad de una o varias unidades de negocios interactuando,

ya que este contiene una descripción estructurada y ordenada de las tareas, requisitos y

responsables de cada tarea del proceso.

Permiten realizar entrenamiento de personal ya que es un documento escrito de lo que

se hace y cómo se hace en la organización, unidad de negocio y/o puesto de trabajo.

Da las bases para un análisis integral de procesos que va desde la mejora de procesos

hasta la reingeniería de procesos.

1.5.3. Descripción de procedimientos

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

- Identificación del procedimiento

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- Nombre

- Área de desempeño

- Codificación

- Descripción Genérica (objetivo)

- Normas generales

- Responsable de cada una de las actividades que lo integran

- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

- Descripción de cada una de las actividades que lo integran

1.5.4. Elaboración de los manuales:

Para la elaboración de los manuales no existen reglas universales, ni metodologías pre-

establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden

integrarse de la siguiente forma:

Recopilación de información

Interpretación y diseño de la información

Elaboración del manual

Aprobación y actualización del manual

Se debe estudiar la actividad de la empresa, sus ciclos contables y sus necesidades reales de

información contable. Después se elabora el manual y se aprueba por la dirección de la

empresa.

1.5.5. Recopilación de información:

La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se

quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los

objetivos específicos del manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán

utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características

particulares del documento.

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La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización,

obviamente para la elaboración de manuales de tipo general, la información debe ser

recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los

manuales específicos la información debe ser recopilada directamente de los responsables de

los procesos y las funciones objeto de estudio.

La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal,

cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas

e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.

1.5.6. Interpretación y diseño de la información:

La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la

información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de

elaborarlos.

Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y

aporte al diseño del manual, probablemente mucha de la información no será necesario

incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios

directos, pero también se puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es

necesario realizar una segunda etapa de recopilación de información.

Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información recopilada

verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo

observado durante la primera etapa.

El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que permita

visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su

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mejor comprensión.

1.5.7. Elaboración del manual:

La elaboración del manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su

finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos,

utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de

los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización.

Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual

específico para una tarea de tipo técnico.

Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones

que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.

1.5.8. Aprobación y actualización del manual:

La etapa de aprobación de los manuales independientemente a su objetivo particular es de

suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha

cultura dentro de la organización en general.

El órgano encargado de la aprobación de los manuales puede ser el gerente general, el jefe de

la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quién o

quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que

solamente de esa forma los manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes

de la organización.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un

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trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.

Toda modificación y/o ampliación al contenido del manual debe realizarse por medio de los

encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano

competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se

realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los

responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso

omiso a las mismas.