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Center Of Excelence

(COE)

Robotic Operating Model

(ROM)METODOLOGÍA DESARROLLADA POR BLUE PRISM Y WEBER SOLUTIONS

PARA LA OPERACIÓN DE SOLUCIONES RPA

6

Robotic Process Automation

“110-140 milliones de empleos pueden ser reemplazados por herramientas de automatización y software en 2020”

Mckinsey

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Analogía del mundo de la aviación

1

La automatización de procesos mediante técnicas de RPA es tan revolucionario como lo fue la aviación para el transporte

Procesos Manuales Procesos Automatizados

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Why a CoE is needed?¿Cuál es la necesidad de un Centro de Excelencia?

1

RPA es una tecnología disruptiva que requiere:

• Competencias existentes en la organización y su

orientación y modelización de procesos.

• Competencias nuevas en la reingeniería de los

procesos existentes usando RPA.

• Maximizar ROI buscando el mayor impacto en el

negocio.

• Gestionar el cambio interno.

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Capacidades principales de COE

1

Cada Proceso Automatizado es como un avión que requiere de su construcción y operación

Desarrollo de los procesos Operación de los procesos

2

Madurez de RPA en las organizaciones

Organización

Educación

Capacidades

Adopción RPA/COE(Establecer Capacidades)

COE Maduro(Replicar y Crecer)

Industrialización del COE

(Desempeño Diferencial)

Certificación

Adopción cultural

Para conseguir el potencial completo de RoboticProcess Automation se requiere centrar los esfuerzos en adaptar la cultura de la organización al tiempo que construir habilidades y capacidades

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3

Approach

Personal candidatoidentificado

Entornos de Training

Disponibles

Adopción de COE

• Capacitación• Metodología• Estándares• Gobernanza

Co

mp

any C

ertificatio

n

Metodología de Entrega de Servicio Industrializada

Hito0

Hito1

Hito2

Capability Enabled Capability Certified

Capacitación Industrializada

Capability Initialised

Partner/BPSupport

MonthsWeeks

Creación de capacidades dentro de la organización

Project DeliveryProject1 PIR

Project2 PIR

PIR

Projecty PIR

Projectz PIR

PartnerSupport

TOR

TOR

TOR

CapacitaciónDeveloper Lead

ROM Architect

Tech Architect

PM

Developers

ROM Architects

Tech Architects

Project Manager

Recursos Adicionales de capacitación

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Semanas

Días/Semanas

Definiendo el COE (ROM)

• Definir la visión para la automatización de procesos.

• Identificar las los beneficios esperados para el negocio y cómo éstos se alinean con la estrategia corporativa.

Visión

Organización

Gobernanza& Pipeline

Delivery Methodology

Service Model

• Definir el diseño organizacional que mejor soportará le entrega de las capacidades RPA y se alinea con la estrategia y cultura organizacional.

Technology

People

• Definir el enfoque de valoración de las oportunidades, su cualificación y priorización para optimizar el número de procesos seleccionados a ser automatizados y maximizar el impacto en el negocio.

• Acordar la metodología de entrega de servicio basado en la metodología Blue Prism y usar las plantillas y políticas existentes en el cliente para la gestión del cambio.

• Definir la gestión de servicio y seguimiento que asegure un óptimo uso de la metodología definida.

• Acordar el modelo de trabajo para soportar la operativa de los procesos

• Definir la gestión, reporting, agendamiento y referencia de los procesos con las unidades de negocio,.

• Definir roles y responsabilidad que permitan operar de modo más eficiente dentro de la estructura organizacional existente.

• Soportar los procesos de selección de candidatos para todos los roles.

• Enfoque de Capacitación/Mentorazgo para la entrega del servicio y soporte del mismo.

• Definir una estrategia de crecimiento escalable y con poco mantenimiento de la infraestructura.

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Visión

Organización



Service Model

Technology

People

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Alineamiento entre los beneficios de RPA y la Estrategia CorporativaObjectives

La Visión de RPA debe resaltar cómo se van a transformar los procesos y mejorar su desempeño en todo la organización – factor clave de la estrategia corporativa.

Greater Operational Agility

Beneficios RPA

Increased Efficiency & Productivity

Reduces Operational Risk

Enhanced BusinessInsight

Superior Control,Governance & IT Security

Alineamiento Estratégico

Definir los objetivos RPA y verificar como soportan la visión estratégica

corporativa

Prever los beneficios esperados

Comprender como RPA puede representar una diferenciación en

el mercado

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Lessons learnt del el COE (ROM)



Visión

• Gestionar las expectativas:

• No todos los procesos son automatizables: los procesos creativos o que requieren interpretación actualmente no son automatizables.

• Un proceso automatizable permite ahorrar en promedio entre el 60 y 80% de los FTEs involucrados.

• Organizaciones con procesos atomizados (pocos FTE por proceso) tienen más dificultades para identificar los beneficios en el muy corto plazo.

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Visión

Organización



Service Model


Technology

People

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• Implementación rápida

• Modelo ideal para divisiones específicas

• Implementación rápida usando una infraestructura centralizada

• Apropiada cuando el equipo de operaciones necesita poseer autoridad y responsabilidad en esta capacidad de automatización.

• Implementación rápida usando una infraestructura centralizada y uso estandarizado.

• Perfecto cuando el COE ya está operativo en la organización.

• No escalable a toda la empresa

• Estándares fragmentados

• Pueden existir duplicidades de infraestructuras y entregables

• Implementación problemática si realmente no existe disciplina en el modelo de entrega de servicio.

• Implementar el COE es una inversión si no está previamente establecido algo similar (Shared Services)

• Pueden existir cuellos de botellas en las capacidades.

Business Drivers

Challenges

Shared Services (IT, HR, Finance)

Function 1

FederatedManagement

Function 2 RPACapability


Function 1

DivisionalManagement

Function 2 Function 3

RPA RPA


Function 1

CentralizedManagement

Function 2 Function 3

RPA Capability

Existen una oportunidad de conseguir beneficios de la automatización mediante robots independientemente de la escala de implementación y el diseño del modelo operativo.

Selección del Robotic Operating Model

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Organización• Definir el diseño organizacional que mejor soportará le entrega de las capacidades RPA y se

alinea con la estrategia y cultura organizacional.


• Según evoluciona el COE, su impacto presupuestario es más relevante, no por el coste sino por el ahorro:

• El RPA/ROM Manager/Head of RPA se incorpora a dirección en los ciclos presupuestarios.

• No es una solución tecnológica sino operativa:

• Debe depender del COO/CFO

• Doted line del CIO.

• Si existe ya un Shared Service Center, es aconsejable reutilizar las metodologías existentes de gobernanza y gestión para implementar el COE inicialmente.

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Visión

Organización

Gobernanza & Pipeline


Technology

People



Service Model

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RPA Governance Board

DemandGeneration

Demand Management

Benefits Realization

Delivery Steering Group

Continuous Improvement

El RPA Governance Board es responsable de establecer la estrategia de RPA y su desempeño contra le misma.RPA Governance Board Objectives and Responsibilities Stakeholders

Head of Robotic Automation• Presente en mesa de Gobernanza

• Responsable del desempeño de RPA frente a dirección

IT Representative(s)• Responsable de las relaciones con IT

interna y externamente al COE

• Vigilante sobre el impacto de la demanda en la infraestructura

Business Representative(s)• Unidades de negocio que consumen

los servicios de RPA.

• Responsable del impacto de RPA en el negocio.

RPA Governance Board: Objetivos y Responsabilidades Stakeholders

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Gestión de la demanda

Delivery Lifecycle Virtual Workforce

Demand de RPA

Priorización

Valoración del Impacto

Agendamiento

• Revisiones con cliente

• Análisis de procesos

• Generación de casos de negocio

• Proceso estructurado de valoración de impacto en el negocio y viabilidad de implantación.

• Debe reflejar los procesos de gestión del cambio dentro de la organización

• Priorización por impacto en el negocio o requerimientos de IT

• Permite que los stakeholders clave puedan revisar y evaluar el impacto proyectado en términos de drivers de los objetivos de negocio.

• Formado por el Head of Robotic Automation, negocio, IT y responsables de los cambios.

• Planificar el proceso, recursos, tiempos, etc…

• Head of Robotic Automation y / o Automation Manager son los responsables de gestionar las expectativas dentro de la organización.

Generación de demanda de RPA

A. Solicitudes de automatizaciónB. Iniciativas de mejora continuaC. Programación de cambios

A. Cambios de procesos de negocio

B. Cambios en los sistemas

ProactiveTriggers Adaptative Triggers

RPA Governance Board

DeploymentDevelopmentDefinitionDiscovey

Project Initiation Process Discovery Process Definition Process Design Buid & Test UAT Deploy Project Closure

1 Semana 1-2 Semanas 1-3 Semanas 1-3 Semanas

Training

1 semana

Delivery Lifecycle




• Comenzar la implantación del ROM/COE lo antes posible:

• Establecer los KPIs de evaluación y priorización sencillos y fácilmente medibles.

• Implantar metodología de caso de negocio esponsorizada por el CFO.

• Centrarse en Quick Wins más que en megaprocesos, permiten ganar confianza y credibilidad dentro de la organización.

• Apoyarse en Partner para evaluar la viabilidad técnica de los procesos hasta que se tiene una experiencia suficiente en la evaluación de procesos candidatos.

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Visión

Organización



Technology

People



Service Model



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Blue Prism/Weber Solutions Framework

an

Manual Processes

Define Design

Build

Test

UAT Deploy

Robotic Workforce

Process Management

Operational SupportDelivery Methodology & Test Approach

Technical Infrastructure, Security and Governance

DeploymentDevelopmentDefinitionDiscovey

Project Initiation Process Discovery Process Definition Process Design Buid & Test UAT Deploy Project Closure

1 Semana 1-2 Semanas 1-3 Semanas 1-3 Semanas

Training

1 semana

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Visión

Organización



Technology

People



Service Model





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DeploymentPuesta en producción limitada, maduración y maduración para puesta en producción

MADURACIÓN DEL PROCESO

Alto nivel del Modelo Operativo

Con la correcta infraestructura se optimiza la productividad del las personas y robots.

Operational (BAU) resources handle process scenarios out of scope

Developers handle unexpected scenarios where Blue Prism doesn’t perform asdesigned

BP Controllers manage the workload and demand for the Virtual Workforce

Failover, resilience and disaster recovery is provided via infrastructure teams

RPA team is responsible for testing and promoting new automations into production

All underlying application issues are managed and resolved by IT

Process automation issues are handled and resolved by the RPA team

Blue Prism technical product issues raised to & addressed by Blue Prism Customer Support

Support Activities

Roles and Responsibilities

ReferralHandling

Exception Handling

Scheduling

BusinessContinuity

Deploy

System Support

Process Support

Product Support

Activity

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• Es clave que la unidad de negocio (BAU) disponga de un Single Point Of Contact -SPOC (Process Controller) dentro del ROM para la gestión de excepciones y agendamiento de cambios y procesos:

• Los roles de SPOC (Process Controller) poseen un equivalente en la (BAU).• Se recomiendan modelos centralizados en la medida de lo posible para tener

consistencia en las metodologías y entregables y en la capacidad de reutilizar partes de procesos exportables a otras unidades.

• ROM no incluye la estandarización de procesos pero puede ser necesario su involucración en estas reingeniería con las unidades de negocio que demandan beneficios de la automatización.

Service Model

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Visión

Organización



Technology

People



Service Model




• Definir la gestión, reporting, agendamiento y referencia de los procesos con las unidades de negocio.






CoE EvolutionEvolución de las capacidades

Capacidad en

desarrollo

Capacidad Desarrollada

Role Description COE Mature COE Industrialization

RPA Manager

Full Gobernance of Business

needs, delivery and

operation

Program Manager

To manage the

implementation of RPA

Roadmap a certified Blue

Prism Capability

Project Manager

To manage the

implementation of a

certified Blue Prism

Capability

Process Analist

Process analisis for RPA

Reengineering and

optimization

Process DeveloperProcess Developer on RPA

enviroment

Process Tester Process tester

Process ControllerProcess operational

supervisor

Process Operation ManagerFull operations manager for

virtual force

Trainer RPA Internal trainer

DocumentalistMantener repositorio de

recursos RPA

RPA/COE Adoption

Blue Prism Roles – TrainingCurriculumBlue Prism proporciona un portal online con todo el material y guías

para cubrir la certificación y Weber Solutions puede completar esta formación y mentorazgo para avanzar de un modo más personalizado y adaptado a sus necesidades

Blue Prism Portal

Basic Awareness Foundation Course Mandatory Guides Mandatory Tutorials Mentoring AccreditationExam

• Online video & survey• E-learning

• 20-30hours

• Lifecycle orientation

• Exception handling

• 6 hours

• Work queues

• Object Layer Design

• Process Creation

• 1 hour

• Development on live projects

• Supplementary courses and tutorials where necessary

• 3 months

• 1 hour

Supplementary Courses

• Introduction to Surface Automation: 1 day (self-learning)

• Surface Automation: 2 days (self-learning)

Tutorials

• Scheduler • Mainframe

Guides & Templates

• Lifecycle Orientation • Browser Automation

Visual Business ObjectLibrary

• MAPIEx • Environment

Forum

• Problem Solving• Work queues Automation • Exception Handling • Java Automation • OLEDB • File Mgt • FAQs

• Web services • Object Layer Design • Extending Automations • Work Allocation • SQL • HTTP • Hints & Tips

• Calendar • Raising a support • Login Agent • User Roles & Privileges • SMPT • Image Manipulation • Technical Queries

• Pools request • Credentials Manager • Process & Object • MSExcel • Numeric • Application

Integration

• Processdefinition

• Controller

• ReleaseManagement

• Support Analyst

• Mainframe Automation Templates

• ExamplesLibrary

• MSWord

• ActiveDirectory

• Collections

Operations

• Strings

• Locking

• Best Practice

• Date & Time

• Encryptionwebersolutions.net

People• Definir roles y responsabilidad que permitan operar de modo más eficiente dentro de la estructura organizacional

existente.



• La gestión del impacto en las personas en el mayor reto de esta gestión del cambio:

• Debe enfocarse como una liberación de las personas hacia procesos más creativos y donde aporten más valor.

• Herramientas como Blue Prism no requieren de especialistas en sistemas o programación para que se reciclen y formen parte del COE:

• Usar el conocimiento interno de las personas que hacen los procesos antes de la automatización:

• Conocimiento de los procesos

• Conocimiento interno de la organización

• Menor impacto organizativo.

• Competencias a desarrollar:

• En semanas o meses en función del rol se pueden conseguir.

• Mucho menos arriesgado que buscar el talento fuera.webersolutions.net





Visión

Organización



Service Model


Technology

People









• Definir una estrategia de crecimiento escalable y con poco mantenimiento de la infraestructura.

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Blue Prism Architecture andComponents

• Used by Blue Prism developers (1:1) to build and test processes (requires business applications to be installed)

• Used by Process Controllers to control and monitor runtime resources

• Standard user desktop image with Blue Prism installed

• Can be a local installed client or hosted on virtual infrastructure (recommended)

• Runs automated Blue Prism processes – commonly via the GUI.

• Standard user desktop image with business applications and Blue Prism installed

• Must be appropriately resourced to automate the required target applications

• Should be provisioned as a virtual device and must be persistent

• Physical device with remote connectivity to Interactive Clients and optionally to Runtime Resources

• Microsoft RDP is NOT appropriate for connectivity to Runtime Resources

• Windows Server operating system preferred (can be Windows Desktop)

• When appropriately specified, one server can service 100 attached clients / runtimes

• Used to schedule processes, authenticate users and encrypt data

• Marshalls database connections

• SQL Server Database, centralized repository that holds process definitions and audit information

• One database per environment

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Technology• Definir una estrategia de crecimiento escalable y con poco mantenimiento de la infraestructura.

• Usar una infraestructura virtualizada permite mayor flexibilidad, escalabilidad y que pueda usarse de modo centralizado.

• Incorporar las políticas de IT habituales.

• Los robots descubren discrepancias de rendimiento ocultas en los sistemas que eran toleradas por las personas pero no por los robots:

• Gestión de excepciones

• IT puede sentirse amenazado por descubrir estas discrepancias ocultas hasta ese momento.

• Algunos clientes ponen varios fabricantes de RPA para evitar riesgo tecnológico:

• El ROM de Blue Prism ha hecho que clientes descarten después de 2 años otros fabricantes por ser mucho más robusto y eficiente, lo que redunda en menos costes operativos.

• La tecnología de OCR es complementaria a RPA para tener datos estructurados en la entrada de los procesos pero deben tener siempre una estructura homogénea.

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THANK

YOU

Jorge Manzanares

[email protected]

+57 321 66 15 6 88

mailto:[email protected]

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