come organizzare una conferenza stampa?

Strumenti e attività degli uffici stampa

Organizzare la conferenza stampa

di Damiano Crognali

Perché ?

• Consente lo scambio di informazioni in due direzioni:– Il manager può personalmente rendersi conto

dell’effetto dei propri messaggi sul pubblico– Permette di parlare a più voci

• Ha un titolo a cui corrisponde un “messaggio forte”

Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Condizioni

• L’impresa o l’istituzione pubblica è nella condizione di fornire informazioni importanti per il pubblico e per i giornalisti

• È necessario e conveniente visualizzare l’informazione con il supporto di mezzi audiovisivi


Condizioni

• È opportuno consentire ai giornalisti il diretto esame delle caratteristiche e delle prestazioni di un prodotto o di un impianto

• L’impresa ritiene utile e conveniente anticipare,e quindi prevenire, attraverso il dibattito,possibili dubbi, obiezioni e lacune informative


Compiti dell’ufficio stampa

• Collegamento tra giornalisti e responsabili dell’impresa o dell’amministrazione

• Deve preparare in sintesi i vari punti della conferenza• Agevolare eventuali interviste• Giornalisti radio-televisivi hanno bisogno di un volto e una

voce• Abitudine a non coprire le conferenze stampa, cosicché il

giornalista confeziona il pezzo in base al materiale ricevuto in cartellina, con immagini di copertura e con una intervista a margine– Tirare fuori un oratore

• Obiettivo: riuscire a comparire nei media


Fasi

1. Preparazione• Per un addetto stampa è la fase più importante, che lo

impegnano di più e richiedono il massimo delle sue energie creative e della sua capacità professinale

2. Svolgimento• Oltre alle qualità intrinseche dell’evento, è anche subordinata

alle tecniche e alle strategie della fase precedente• Un’iniziativa mal comunicata è destinata ad un successo

debole se non a un fallimento

3. Post-conferenza


Preparazione

• Azioni relative alla corretta motivazione dei giornalisti

• Azioni relative alla loro fattiva partecipazione, al suo positivo sviluppo, nell’ottica degli obiettivi aziendali o istituzionali

• Contatto preventivo o un sondaggio su possibili reazioni, domande o dubbi, potranno permettere di preparare una più efficace documentazione


La prima fase

• Scelta della data• Scelta della sede• Scelta del titolo• Scelta degli oratori• Attribuzione dei ruoli• Allestimento ambientale• Materiale informativo• L’assistenza in sala• Servizi audio-video


Il panel dei relatori

• Non dipendono dall’ufficio stampa, ma avere le idee chiare in proposito

• Se si vuole dare peso al messaggio è importante che ci sia il presidente o l’amministratore delegato della società

• Il loro ruolo può anche essere limitato al semplice benvenuto con preambolo sull’importanza dell’annuncio per l’impresa

• Tre o quattro oratori sono molti,cinque troppi• Adeguare il messaggio al pubblico che si ha di fronte


Dove ?

• Nell’ambiente più naturale– Utilizzare la sala stampa dell’impresa– Il teatro che ospiterà l’evento

• Verificare:– Spazi e capienza (20 o 200 persone?)– Se facilmente raggiungibile

• Orientarci verso luoghi che tradizionalmente ospitano incontri, conferenze e rappresentazioni

• Accontentare le esigenze dei nostri sostenitori istituzionali


Quando ?

• Mai prima delle 10, no dopo le 18• Quando la macchina dei giornali non gira ancora a

pieno ritmo e c’è la possibilità all’uscita professionale

Oppure…• Convocazione pomeridiana o serale accompagnata

da cocktail, buffet o addirittura cena• Però…salta la tempistica consueta• Anticipazione di materiali, embargo, esclusiva


Come ?

• L’allestimento della sala• L’invito

– Perimetro che determina gli inviti

– Il contenuto deve essere essenziale, semplice e comprensibile• Appoggio (o recall)

– Prendiamo in mano il telefono e cominciamo a ricontattare i nostri possibili invitati

– Chiediamo se la nostra proposta interessa• Approfittiamo di ogni nuova spedizione per aggiornare

l’indirizzario– Dobbiamo saper operare anche fuori dagli schemi prestabiliti


S’avvicina il giorno “X”

• Decidere il numero e le categorie di giornalisti ai quali inviare il comunicato di convocazione alla conferenza stampa

• Controllare l’efficienza della sala e degli allestimenti tecnici

• Controllare il materiale di consumo• Avviare eventuali procedure di accredito• Creare aspettativa con un ragionevole anticipo rispetto

all’evento (e-mail personalizzate, telefonate)• Inviare alla propria mailing list la convocazione alla

conferenza 5 giorni lavorativi prima dell’evento


S’avvicina il giorno “X”(2)

• Non fare confusione fra inviti e convocazioni dei giornalisti

• Accertarsi dell’effettivo avvio• Garantirsi che i giornalisti intervengano• Diramare il comunicato stampa il giorno prima

dell’evento anticipando con maggiori particolari l’oggetto della conferenza

• Preparare in anticipo l’eventuale comunicato riassuntivo della conferenza stampa


Svolgimento

• All’inizio della conferenza stampa ai partecipanti viene distribuita una ampia documentazione, da recapitare anche ai giornalisti che non sono intervenuti

• La conferenza stampa avrà maggiore impatto quanto più prestigiosa sarà la persona chiamata a presiederla

• I relatori vanno adeguatamente preparati– Capacità di rispondere alle domande e obiezioni che

l’ufficio stampa avrà preventivamente individuato– Abilità di eludere (scaricare) il discorso


La cartella stampa

• Dossier che contiene in forma scritta e/o multimediale, il materiale di supporto della conferenza stampa– Comunicato stampa– Testi di presentazione– Estratti di rassegna stampa– CD con immagini– Materiale promozionale– Scheda dell’organigramma e della storia della società

• L’eleganza alza il profilo dell’azienda. Il suo stile deve essere funzionale al contenuto della conferenza e all’immagine che la società vuole avere.

• Biglietto da visita del responsabile dell’ufficio stampa


L’incontro

• Una buona conferenza stampa non dura più di tre quarti d’ora, massimo un’ora

• Prevedere domande imbarazzanti e preparare i relatori

• Gestire la situazione, anche quelle sensibili alle tensioni polemiche, con disinvoltura


Post-conferenza

• Inviare via e-mail o tramite corriere a tutte le testate il comunicato stampa che riassume la conferenza stampa (in brevissimo tempo)– Giorno– Notizia principale– Relatori presenti– Dichiarazioni dei relatori in poche righe

• Nell’eventuale sito Internet: pubblicare un riassunto della conferenza stampa e tutto il materiale opportuno– Con Internet è possibile la visione a distanza dell’avvenimento,

soprattutto se di rilevanza internazionale

• Preparare una rassegna stampa monografie• Monitoraggio del nostro lavoro• Integriamo la comunicazione


GRAZIE !!!www.crognali.it

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