COMITÈ ORGANIZADOR

ACTIVIDAD 4.

Carolina Vega

Paola Herrera

Karen Castellanos

Elizabeth Moreno

Johan Torres

Estructura Orgánica

Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede serformal o informal. La formal es la estructura explicita yoficialmente reconocida por la empresa. La estructura informales la resultante de la filosofía de la conducción yel poder relativo de los individuos que componen laorganización, no en función de su ubicación en la estructuraformal, sino en función de influencia sobre otros miembros.

Administrar los bienes y servicios del organismo, celebrando losconvenios y ejecutando los actos que se requieran para el mejordesempeño de su misión.

Preparar los presupuestos de ingresos y egresos del organismo ysometerlos ha aprobación del Consejo de Administración.

Elaborar los programas de promoción para fomentar el turismo.

Supervisar, dirigir y evaluar las actividades de cada una de las áreas delorganismo y emprender y dirigir programas de trabajo.

Elaborar y actualizar las políticas de gastos, sueldos, prestaciones ypresentarlas a consideración del Administrador General para su posteriorautorización ante el Consejo de Administración.

Elaborar anualmente el plan de mercadotecnia de la empresa.

Vigilar el cumplimiento del pago de impuestos. Vigilar la elaboración delos Informes Financieros y Cuenta Pública.

Coordinación técnico Administrativa

Brindar el apoyo técnico-jurídico a las diversas áreas del tribunal Electoralque lo soliciten, para la preparación, integración, análisis y revisión de losasuntos que requieran presentar a consideración de la Comisión deAdministración, así como realizar el seguimiento de los acuerdos emitidospor este Órgano Colegiado

Objetivos

Administrar y optimizar los recursos técnicos, los cuales beneficiaran la academia y los proyectos.

Apoyar en el cumplimiento denlas especificaciones y características técnicas en materia de equipos que requiera el desarrollo de los proyectos.

Verificar el seguimiento a las inversiones que se deriven de los proyectos para que estos obtengan los recursos técnicos pertinentes a tiempo.

Coordinador de Información y Relaciones Públicas

Un coordinador de información se encarga de la obligación de recopilar, analizar, procesar y distribuir información de acuerdo a las políticas de una empresa o de la organización.Los que llegan a los coordinadores de información a menudo son de un campo de relaciones públicas, o el periodismo. Las destrezas desarrolladas en los oficios de transferencia a menudo muy bien a este trabajo. La mayoría tiene formación académica, y al menos un título de licenciatura, sin embargo, que no se podrá exigir en todos los casos.

COORDINACIÓN DE OPERACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Establecer la estrategia de integración social, al impulsar la

rehabilitación psicosocial y productiva de los beneficiarios de los

programas.

Coordinar las acciones de programas especiales, operación,

supervisión, y evaluación en sus vertientes de servicios básicos,

técnicos y administrativos.

Planear, dirigir, coordinar, controlar e integrar los programas, el

presupuesto, las ministraciones de fondos, el ejercicio del gasto y la

inversión de los recursos financieros del Tribunal Electoral, así como

el registro contable de las operaciones, verificando que estos

procesos se apeguen al marco normativo vigente.

• Para la ejecución de todo evento se requieren recursoseconómicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridadesdel objetivo escogido.

• Como su nombre indica se encarga de las cuentas, lospresupuestos, aprueba gastos, etc. En definitiva, son los"contables" del evento, encargados de todo lo que tenga que vercon los ingresos y gastos. También es conocido como "Comité deCuentas".

FUNCIONES:

• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.

• Buscar recursos económicos necesarios.

• Abrir cuentas bancarias.

1. SUBCOMITE DE SUMINISTROS:

• Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos,equipos, materiales y demás implementos necesarios presentadospor cada comité.

• Todo esto debe contar con el visto bueno del director.

2. SUBCOMITE DE DIVULGACIONPROMOCION Y PUBLICIDAD:

• Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bienplaneada campaña publicitaria, que incluya afiches,circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa,radio y televisión.

• Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenidacon cinco meses de anterioridad , con el fin de crear expectativa enel publico.

3. SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES:

• La inscripción es la vinculación formal de los participantes oasistentes al evento, es fundamental establecer una fecha limite deinscripción y pago para asegurar el numero de asistentes.

• Los organizadores deben prever un margen del 10% mas deasistentes.

4. SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO:

• Tiene como función fundamental atender de forma permanente atodo el personal y proporcionar información y orientación paramantener la imagen positiva del evento.

• Reservar tiquetes aéreos, estar pendiente de la confirmación, delhotel, recibir a los invitados y conferencistas, debe trabajar enestrecha relación con los de transporte, información ydocumentación.

5. SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES:

• En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con lainstalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles,bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.

• En el protocolo debe estar pendiente de la lista de invitadosespeciales y de las personalidades gubernamentales, civiles,eclesiásticas y militares, el envío dela tarjeta de invitación y delmaterial que ellos necesitan conocer con anterioridad.

6. SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION:

Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

• Integrantes del Comité organizador, comités y subcomités

• Integrantes de la mesa directiva

• Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran lasactividades dentro del evento.

• Itinerarios y tarifas de transportes, realizar las reservas de regreso.

• Relación total de los servicios disponibles del evento.

• Mediante listado controlar la entrega de documentación que semaneje en el evento.

• Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar.

• Elaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personalasistente al evento y de los integrantes de los comités, teniendo encuenta su profesión, titulo o rango y procedencia, incluyendodirecciones y números telefónicos.