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Compras en Australia Brianna Casey, CEO - Foodbank Australia
El Banco de Alimentos es el mayor proveedor de alimentos y productos comestibles de primera necesidad para las organizaciones
benéficas de ayuda alimentaria de toda Australia. En promedio, brindamos apoyo a 3 millones de personas cada año a través de
nuestra red de distribución de ayuda alimentaria. En 2019, entregamos 41.7 millones de kilogramos de alimentos y productos
comestibles. Sin embargo, a pesar de nuestro tamaño y de la antigüedad de nuestras operaciones, nuestros programas de compras
son relativamente nuevos y todavía están en fase de desarrollo.
Nuestro modelo de abastecimiento se divide entre el abastecimiento nacional (>50% del volumen total), que gestiona Foodbank
Australia, y el abastecimiento local (<50% del volumen total), que se coordina a nivel estatal/regional. Nuestro Equipo de la Cadena
de Suministro de nivel nacional trabaja con empresas nacionales y multinacionales de alimentos y productos comestibles para proveer
suministros de ayuda mediante el rescate, la donación proactiva, la compra y el suministro en colaboración.
• Suministro regular anual
• Programas escolares
• Respuesta ante desastres
• Canastas de ayuda navideña
• Compras oportunistas
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Las compras en Foodbank Australia se realizan a través de nuestro Programa de Compras Anual (APP en inglés), que es el tema
central de este documento. El APP incluye nuestro innovador Programa de Abastecimiento Colaborativo —se puede encontrar más
información aquí. El APP gira en torno a 5 necesidades clave:
Disponemos de varios canales de distribución para hacer llegar los alimentos y productos comestibles a las personas necesitadas.
La mayor parte se distribuye a través de nuestra red de 2,400 organizaciones benéficas de primera línea y 2,500 escuelas
(principalmente a través de los programas de desayuno escolar). También tenemos programas de canastas de ayuda alimentaria,
ayuda ante desastres y entrega directa al público a través de los centros de distribución de alimentos del Bancos de Alimentos y los
mercados itinerantes.
Donaciones en
especie de
fabricantes y
proveedores
Financiación del
gobierno federal
y de las empresas
nacionales
Beneficiarios
Agricultores, fabricantes,
proveedores, mayoristas
y minoristas
Campañas de CRM, nuevos
productos, iniciativas de
RSC
Financiación del go-
bierno estatal/regional,
de las empresas locales y
del público en general
Rescate Donación proactiva Suministro en
colaboración
Rescate, donacio-
nes proactivas y
compras a donan-
tes locales
Compras anuales
Red benéfica Centros de distri-
bución del Banco
de Alimentos
Canastas de
ayuda ali-
mentaria
Escuelas Ayuda ante
desastres
Abastecimiento nacional
Bancos de alimentos estatales y regionales
Abastecimiento
local
Entrada de
alimentos
Salida de
alimentos
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• Determinado por adelantado
• Basado en los fondos depositados al final del ejercicio anterior
• 20-30 productos de gran demanda en los que la oferta no satisface la demanda
• Basados en las sugerencias de los Bancos de Alimentos estatales/regionales y su red de agencias
• Trabajan juntos para satisfacer las necesidades de compra (teniendo en cuenta las posibles
limitaciones de suministro)
• Principalmente fabricantes, pero también minoristas y agricultores
• Sobre la base de relaciones maduras y sofisticadas
• No siempre es la opción más barata
• Se centra en relaciones y suministros sostenibles
• En función del precio, la disponibilidad, el presupuesto, el apalancamiento y la capacidad de la red
• Determinar el calendario de entrega con la aportación de los Bancos de Alimentos estatales/regionales y
el proveedor
• En base al tipo y/o la vida del producto - mensual, trimestral o anual
• Coordinar con los proveedores y/o transportistas
• El costo del transporte se incluye en el costo inicial del producto y en el presupuesto general
• Mantener las conversaciones con los proveedores en el período inicial y a lo largo del año
• Identificar y abordar los desafíos o las oportunidades que surjan (por ejemplo, las malas cosechas)
Presupuesto
Productos
Proveedores
Precio
Cantidad
Calendario
de entrega
Transporte
Diálogo
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Hemos emprendido una expedición tecnológica en lo concerniente a compras. Hemos comenzado con un proceso muy manual y
ahora estamos migrando todo a Microsoft Dynamics Great Plains (GP), que es nuestra actual plataforma de gestión de inventarios y
de finanzas a nivel de nuestros almacenes.
En los últimos 6 meses, hemos hecho la transición para generar órdenes de compra electrónicas para todos los pedidos en GP.
Estas órdenes luego se cotejan con las facturas de los proveedores tras la recepción de las mercancías. De este modo, podemos
hacer un mejor seguimiento de nuestros gastos, garantizando que todos los informes financieros y de volumen incluyan los
compromisos y no sólo las existencias pagadas. Antes de que termine el año, tenemos previsto incluir la recepción de existencias a
través de GP. Esto significa que podremos detectar al instante los errores y las carencias en las entregas.
El objetivo final es disponer de un seguimiento preciso, transparente y detallado de principio a fin respecto de todas nuestras
compras, lo que nos ayudará en la reposición, la gestión de mercaderías y la elaboración de informes.
Las compras reducirán la cantidad de alimentos y productos
comestibles que nuestros socios ofrecen como donaciones.
Comprar a nuestros socios refuerza y amplía nuestras
relaciones en toda su dimensión.
Hemos comprobado que las compras aumentan la concientización y el compromiso de los empleados con la relación, lo que hace
que el Banco de Alimentos se integre aún más en el tejido cultural de nuestros socios.
A medida que aumenta el interés por la reducción de los desperdicios y los excedentes siguen disminuyendo, las compras también
ayudan a mantenernos relevantes y muy presentes en la mente de los socios.
En última instancia, se nos considera un cliente valioso, además de un importante socio benéfico.
Todo lo que hacemos en Foodbank Australia depende del apoyo de nuestros socios. Nuestro programa de compras está sujeto en
gran medida a la financiación del gobierno federal y a la ayuda de nuestros donantes financieros corporativos. Sin esta financiación,
las operaciones de compra no serían una opción para nosotros.
• En cuanto a los proveedores, nos concentramos en socios con fabricación local. Por eso, hemos establecido relaciones
orgullosas con marcas australianas emblemáticas.
• Nuestros actuales socios proveedores que operan a nivel internacional incluyen:
• Saputo para la leche UHT
• Cereal Partners Worldwide para la avena Uncle Toby's
• Unilever para el té Lipton
• Henkel para el detergente para la ropa Cold Power
También llevamos a cabo Programas de Abastecimiento Colaborativo con nuestros socios más comprometidos, que ofrecen una
media de apalancamiento de entre 1:4 y 1:8 por dólar.
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Ene. Feb. Mar.
2020 TONELADAS RECIBIDAS SEMANALMENTE
Como resultado de la pandemia, la brecha preexistente entre la oferta y la demanda de ayuda alimentaria se hizo mucho más grande.
Aumentar las compras era la única forma de cubrir esa brecha en el plazo necesario. Pasamos de una relación donaciones/compras
de alrededor de 80:20 antes del COVID, a 50:50.
Además, la pandemia hizo que nuestro modelo de distribución cambiara en varios estados para centrarse en las canastas de ayuda.
Tras muchos años haciendo canastas navideñas, sabíamos que el producto comprado funcionaría mucho mejor, ya que al haber
menos variables sería más fácil de planificar y empaquetar.
Antes de que llegara la pandemia, nuestros almacenes ya
estaban escasos de existencias debido a los meses de
respuesta a los devastadores incendios forestales.
Cuando se introdujeron las restricciones a causa del COVID-19,
la demanda de ayuda alimentaria aumentó un 75% en Australia.
Al mismo tiempo, las compras motivadas por el pánico
causaron estragos en toda la cadena de suministro de
alimentos y productos comestibles. Mientras la demanda de los
clientes se disparaba, los proveedores se esforzaban por
satisfacer la demanda de los minoristas. Los minoristas
relajaron las especificaciones de los productos frescos, así como
los requisitos de duración mínima de los productos a
temperatura ambiente. Como resultado, las oportunidades de
rescate de alimentos se redujeron drásticamente de la noche a
la mañana; en general, esto provocó una caída del 27% en las
donaciones al Banco de Alimentos.
Hemos invertido mucho en el fortalecimiento de las relaciones con los dos principales minoristas, lo que quedó demostrado cuando
los directores ejecutivos nos llamaron directamente para ofrecernos ayuda en materia de suministro de alimentos, fondos, transporte
y promoción de la causa.
En primer lugar, hicieron importantes donaciones financieras (por un total de ~1 millón de dólares australianos). Además de los
fondos, donaron un suministro constante y fiable de productos, valorado en 1 millón de dólares australianos semanales. También
pudimos comprar directamente a los minoristas por primera vez.
La seguridad y la profundidad de nuestras relaciones con los minoristas hicieron que los proveedores se sintieran seguros y
reservaran productos para que los compráramos, productos que de otro modo irían a la venta al por menor. En algunos casos, esto
supuso una escasez de suministros para sus pedidos minoristas.
Sin embargo, no fueron solo los minoristas, nuestros socios en general nos hicieron grandes favores para garantizar que pudiéramos
proporcionar la red de seguridad que todos los australianos necesitaban.
La financiación nacional para el Banco de Alimentos de Australia fue muy diferente en 2020 que en cualquier año anterior. Durante
los últimos cinco años hemos recibido unos 700,000 dólares anuales del gobierno federal, específicamente para la compra anual de
artículos básicos. Esto se complementaba con donaciones oportunas de empresas.
En abril de 2020, nos sentimos aliviados y agradecidos al conseguir 9 millones de dólares de financiación del gobierno federal. Sin
embargo, nuestro equipo de 3, que normalmente invierte esa cantidad a lo largo de 3 años, tuvo que gastarlo todo en 3 meses, en
un momento de interrupción de la cadena de suministro sin precedentes.
También tuvimos la increíble suerte de que las empresas llamaran a nuestra puerta queriendo donar fondos. Esto se debió en gran
parte a un enorme aumento de la conciencia de marca durante los incendios forestales del verano.
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Antes del COVID-19, identificamos la oportunidad para establecernos como cliente de uno de nuestros socios minoristas
(Woolworths) en el negocio mayorista en línea. De hecho, fuimos el primer cliente que se registró y utilizó la plataforma, y colaboró
en las pruebas de aceptación de los usuarios. Esto no solo fue sumamente oportuno para cuando llegó la pandemia y las compras
de pánico, sino que también nos permite disponer de acceso continuo a una disponibilidad mayor y gama más amplia de
productos.
También nos ayuda a superar nuestra continua lucha por adquirir productos de marca blanca directamente de los fabricantes.
Utilizamos este canal para comprar artículos básicos como alimentos enlatados, cereales, arroz, etc. Cuando no podemos conseguir
cantidades suficientes de los fabricantes, podemos utilizar esta oportunidad de venta al por mayor para complementar nuestros
pedidos.
Esperamos que este logro abra paso a nuevas oportunidades de compra con otros socios minoristas.
Nuestras áreas estratégicas de compras para el futuro son:
• Impulsar más Programas de Abastecimiento Colaborativo para mejorar aún más nuestro apalancamiento de inversión.
• Aumentar las compras de productos no alimenticios y frescos (téngase en cuenta que esto apenas comenzó en 2020).
• Asignar todos los fondos relacionados con los incendios forestales antes de que finalice el año financiero (30 de junio de
2021).
• Realizar compras para preparación, resiliencia y respuesta ante desastres, y para ayuda alimentaria diaria.
• Desarrollar nuestro sistema de Gestión de Reabastecimiento con la ayuda de Oracle (mejorando nuestra gestión de las
existencias, nuestra percepción de la demanda y la eficacia de nuestras compras).
Aunque nos enfrentamos a muchos desafíos en 2020, también se nos abrieron nuevas oportunidades. Gracias al aumento de la
financiación del gobierno federal, pudimos poner en marcha un nuevo programa de compras a corto plazo con la industria porcina
australiana. En colaboración con el máximo organismo del sector, Australian Pork Ltd., nos aseguramos un suministro regular
semanal de proteínas muy necesarias de parte de los procesadores locales de carne de cerdo.
Esto nos garantizó una fuente de un producto de alto valor que normalmente no veríamos a través de los canales de rescate. Pero
también ayudó a apoyar a las empresas locales, muchas de ellas familiares, que se habían visto dramáticamente afectadas por la
fuerte caída de los servicios de alimentación. Hubo casos en los que estos socios proveedores decían que nuestro pedido regular
les permitía mantener a un miembro más de la plantilla.
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•
• Esto se consigue
demostrando total transparencia y honestidad, cultivando la amistad, no ejerciendo presión, confiando en ellos y estableciendo conexiones con personas y departamentos de toda la empresa.
• Cierre acuerdos de financiación antes de adquirir compromisos de compra.
• Cuando le ofrezcan una variedad de productos, considere la posibilidad de aceptar el 80% de
lo que realmente quiere y el 20% de lo que considere "aceptable" para demostrar que está ahí para ayudar a resolver los problemas de sus socios, no solo los suyos.
• Asegúrese de que su "menú" de compras
responda a las necesidades de sus bancos de alimentos/agencias/clientes.
• En nuestro caso, fueron nuestros socios minoristas los que nos permitieron un cambio de
rumbo.
• Asegúrese de que los gastos de transporte estén incluidos en el presupuesto, o
establezca oportunidades de patrocinio de transporte/logística con los donantes financieros.
• Sobre todo en lo que respecta al calendario de entregas. Algunos productos pueden ser más adecuados
para una entrega anual (por ejemplo, los productos que coinciden con una cosecha anual, como el arroz), mientras que otros pueden ser más adecuados para una entrega mensual (dependiendo de la vida del producto, la disponibilidad, etc.).
• Vigile las existencias disponibles y las limitaciones de capacidad
tanto en sus almacenes como en sus socios/agencias de distribución.
• El precio no debe ser el único factor determinante a la hora de fijar los
planes de compras; también son factores importantes el apoyo a las empresas locales, el reconocimiento de la antigüedad/madurez de las relaciones, la óptica (por ejemplo, producción "limpia y verde", riesgos de la mano de obra esclava, licencia social, etc.).
• Invierta en la creación de un sistema de seguimiento de principio a fin, desde
la emisión de la orden de compra hasta la confirmación del producto recibido.
• Analice lo que sus financiadores esperan de antemano y asegúrese de
medir esas métricas de forma continua. Considere la posibilidad de incluir el apalancamiento y/o el retorno social de la inversión si puede.
• Puede comprar prácticamente cualquier cosa, así que no dude de buscar más allá de los productos básicos
de ayuda alimentaria (por ejemplo, alimentos enlatados) y esté atento a las verdaderas carencias para satisfacer la demanda (por ejemplo, artículos frescos o no alimenticios).
• No subestime los beneficios que supone para la marca de su socio estar en los hogares
de miles de beneficiarios.