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Internet au serviceInternet au servicede l’événementde l’événement
Your Online Solution Partner
PrésentationExpo Congrès
Le 16 Novembre 2000
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Internet, une nouvelle source de rentabilitéInternet, une nouvelle source de rentabilitépour les organisateurs d’événementspour les organisateurs d’événements
Communiquer– Avec tous les participants– En temps réel– A moindre coût
Optimiser– L’organisation– La logistique
Satisfaire– Les participants– Les exposants
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Où en est la profession ?Où en est la profession ?
Communication web
•Existence d ’un site web
•e-mail pour contact
~50%
...
< 10%
Solution en ligne
•Inscription et logistique en ligne
•Base de données centralisée
•Administration en ligne
< 5%
Web dynamique
•Formulaire en ligne
•Information et inscriptions par e-mail
~35%
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O rg a nis a te ur
P a rtic ipa ntsE xp o sa ntsV is ite urs
Inte rve na nts
P re s ta ta ire sH é b e rge m e nt
L o gis tiq ueS e rvic e s
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Inte rve na nts
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Inte rve na nts
La gestion traditionnelle des événementsLa gestion traditionnelle des événements
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O rg a nis a te ur
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Inte rve na nts
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T ie rsP re sseM é d ia s
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C irc uit c la ss iq ue
V ia Inte rne t e t intra ne t
Mise en place d’une solution InternetMise en place d’une solution Internet
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Etude de cas : Integrator ForumEtude de cas : Integrator Forum
Promoteur et Organisateur– Gartner Group– Euro-Links
Principe– Rencontre professionnelle des principaux acteurs européens de
l’industrie du PC, Constructeurs et Intégrateurs
Fonctionnement– Durant 3 jours, dans un cadre prestigieux, les Constructeurs et les
Intégrateurs participent à une série de présentations et d’ateliers de travail
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Problématique traitéeProblématique traitée
Enjeux pour l’organisateur– Fort éclatement géographique de tous les acteurs
– Impact important des communications sur les charges
– Optimisation de rendez-vous
– Logistique cruciale
Solution mise en place– Création pour l’organisateur d’une application de gestion globale de
l’événement, incluant tous les processus métier identifiés
– Cette application, accessible via Internet, permet à tous les participants de gérer et préparer leur présence au Forum
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Integrator Forum : Processus Integrator Forum : Processus
COMM
UNICATIO
N
P R E P A R A T IO NO R G A N IS A T IO N
INSC
RIPT
ION
S
•Les candidats remplissent un formulaire sur Internet•Les participants saisissent sur Internet l’ensemble des informations relatives à leur société et aux représentants présents
•Les participants consultent sur Internet les informations saisies par chaque société présente•Les participants sélectionnent sur internet les sociétés qu’ils souhaitent rencontrer lors des ateliers
•L’organisateur valide les candidatures reçues•L’ensemble des états d’organisation est disponible en temps réel (Rooming list, participants, alertes…)•Un planning est édité à partir des souhaits de rencontre émis
•L’organisateur communique sur le site web et génère un mailing vers tous les participants•Les participants sont tenus au courant par e-mail des étapes en cours (saisir ses informations, choisir ses rencontres…)•Bilan du forum et questionnaire de satisfaction en ligne
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Solution mise en placeSolution mise en placeParticipants Participants
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Solution mise en placeSolution mise en placeOrganisateursOrganisateurs
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RésultatsRésultatsEconomique
– 18 mois.hommes économisés sur le temps de préparation et d’organisation
– Frais de courrier et de télécommunications réduits de plus de 50%
– Quasi-absence de coûts d’incidents (surbooking, participation aux déjeuners, imprévus…)
Performance– Zéro défaut– Pas d’informaticien en interne
Satisfaction– Les participants affichent un taux de satisfaction de plus de 90% par
rapport à toutes leurs attentes
– 86% des exposants ont confirmé leur participation à la prochaine édition à la fin du Forum
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L’avis des utilisateursL’avis des utilisateurs
Do you think that this event was helpful for …
Will you come next year ?
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Outre son rôle d’outil de communication, Internet est un outil permettant d ’améliorer la gestion, la qualité et la rentabilité d ’un événement
Ce type de projet est à la croisée de métiers qui ne se côtoyaient pas auparavant
La mise en place est une démarche de changement, nécessitant l’adhésion des équipes et la volonté des décideurs
ConclusionConclusion
Cette Etude de cas est disponible sur notre site
www.seal-france.com/recherche.htm
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Activité principale
Depuis sa création en 1998, SeAL s’est essentiellement consacré au
développement d’applications Internet et intranet à forte valeur ajoutée
métier
Notre métier est celui de Société de conseil, conception et création de
solutions en ligne
Notre spécificité réside dans l’orientation métier de nos solutions. Une
équipe SeAL s’implique dans les projets des clients en reprenant à son
compte le métier de ces derniers. La recherche de valeur ajoutée et la
participation à la stratégie sont les points clés de notre démarche
Informations sur SeALInformations sur SeAL
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75005 Paris
01 46 34 05 05
http://www.seal-france.com
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