Termenul de arhiv ce-l vom utiliza cu insisten pe parcursul cursului de fa are o dubl semnificaie. Pe de o parte, desemneaz ansamblul de documente deinute sau create de o persoan fizic sau juridic, iar pe de alta, spaiul propriu zis de depozitare al documentelor. Acest termen se folosete complementar definind anumite tipuri de arhiv ( arhiva istoric, arhiva curent, arhiva de filme etc.). Arhivele conserv informaii de o bogie i utilitate consistente, reprezentnd un necesar i indispensabil depozit de cunotine la care se apeleaz, inevitabil, pentru documentare. Cercettorii din sfera tiinelor istorice au recurs i recurg la acest tezaur de informaii pstrat n depozitele arhivelor, pentru a obine datele necesare n efortul lor de cunoatere a trecutului. n acelai timp arhivele satisfac necesiti de ordin practic ale instituiilor, slujesc societatea, asigur evidena diferitelor activiti. Tocmai de aceea lucrtorii din arhive (arhiviti sau arhivari) i-au ctigat un loc bine meritat n lumea documentaritilor. tiina arhivelor sau arhivistica are ca obiect de cercetare arhiva. n sfera ei de interes intr izvoarele scrise pe supori friabili pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative pentru stabilirea soluiilor optime de ordonare, selecionare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Primele lucrri de arhivistic le datorm lui Johan Peter Zwengel, Iacob de Raemingen, Bonifaciu Baltasar, George Aebltin care trateaz modul de organizare a arhivei de registratur pe baza experienei practice. Astzi, arhivistica se structureaz n dou mari ramuri: teoria arhivistic (istoricul arhivelor, dreptul arhivistic, terminologie, metodologie) i practica arhivistic (registratur, eviden, selecionare, valorificare). 1. ISTORICUL ARHIVELOR ROMNETI n istoria arhivelor romneti se pot distinge trei mari perioade: a. arhiva la destinatar; b. arhiva la emitent (sau de registru); c. arhiva de registratur. a. Arhiva la destinatar se ntinde pe parcursul secolele al XV-lea i al XVI-lea. Actele se ntocmeau ntr-un singur exemplar, ce se pstra la beneficiar. Cu alte cuvinte, emitenii nu pstrau copii dup actele emise i, n consecin, arhivele se constituiau la beneficiarii actelor (orae, mnstiri, particulari, dregtori). b. Arhiva la emitent (sau de registru) este specific secolelor al XVIIlea i al XVIII-lea i se caracterizeaz prin faptul c emitenii i pstrau copii ale actelor emise, spre a le confrunta, la nevoie, cu originalele aflate la destinatari (confirmri de privilegii, danii, tratate etc.). n multe situaii, arhivele la emiteni au avut o nu tocmai fericit. De pild, arhivele domneti au pierit o dat cu reedinele domneti, sau dregtorii ieii din funciune plecau cu arhiv cu tot. Astfel, au rmas ca certitudine, arhivele create la destinatar (mnstiri, boieri, oreni, bresle i chiar rani liberi). Cu aceste arhive s-au mbogit, n secolele al XIX-lea i al XX-lea, Arhivele Naionale, cunoscndu-se faptul c fiecare mnstire avea arhiv (ce cuprindea pe lng actele ecleziastice i acte civile), ca i o mare a oraelor i trgurilor (de exemplu trgul Hrlu avea, n 1587, un Catastih n care se transcriau acte privind proprietatea locuitorilor). n Transilvania, principalele orae (Alba Iulia, Aiud, Baia Mare, Bistria, Braov, Cluj, Dej, Sibiu, Sighetul Marmaiei, Sighioara, Trgu Mure, Zalu etc.), dar i breslele aveau arhive proprii, bine

1

organizate. Foarte importante, pn la 1526, au fost arhivele locurilor de adeverire sau de ncredere (loca credibilia) din alba Iulia i Cluj-Mntur. Aici se eliberau i pstrau documente cu o mare valoare juridic, precum diplome de nnobilare i proprietate. Ele au jucat, mpreun cu cancelaria voievodal, rolul de arhiv general. c. Arhiva de registratur debuteaz la mijlocul secolului al XVIII-lea i coincide, n Transilvania, cu sistemul nregistrrii actelor i constituirea dosarelor. La nceputul secolului al XIX-lea, acest sistem s-a extins i n Moldova i ara Romneasc. n Transilvania, n timpul dominaiei habsburgice (1691 1867) arhive de mare valoare au creat organele centrale ale administraiei de stat: Cancelaria Aulic transilvan, cu sediul la Viena (1693 1848 i 1860 1872); Guberniul Regesc din Transilvania, cu sediul la Sibiu (1693 1848 i 1860 1867); Tabla Regeasc (instan judectoreasc de apel, cu sediul la Sibiu (din 1786); Tezauriatul Minier al Transilvaniei (nfiinat n 1693). S amintim arhivele ecleziastice din Blaj, Sibiu, Oradea sau cele constituite pe lng muzee i biblioteci (Muzeul Bruckenthal din Sibiu, Muzeul Secuiesc din Trgu Mure, Biblioteca Universitii din Cluj, Biblioteca Batthyaneum din Alba Iulia etc.). La nceputul secolului al XIX-lea, ca urmare a receptrii ideilor europene, n rile Romne putem constata o schimbare de atitudine fa de arhive. Acum se efectueaz pai nsemnai n organizarea arhivelor instituiilor din cele dou principate. Prin ordinul din 12 iulie 1828 s-a interzis pstrarea documentelor publice, la casele lor, de ctre dregtorii din Moldova. Un an mai trziu, Divanul Moldovei trimite tuturor instituiilor, un ordin prin care atrage atenia asupra necesitii pstrrii delilor (dosarelor) n ordine i n ncperi fr de primejdii de tot felul, de neateptate nenorocite ntmplri. n 1830, isprvniciile sunt obligate s prezinte inventarul dosarelor alctuite, ncheiate i nencheiate. Prin Regulamentul Organic s-a deschis o nou etap n organizarea arhivelor din Principatele Romne. Astfel, n ara Romneasc, la 1 mai 1831 a luat fiin la Bucureti Arhiva Statului sub supravegherea Ministerului din Luntru (de Interne), iar n Moldova, la Iai, s-a crea o instituie similar (1 ianuarie 1832) subordonat Ministerului Justiiei. Ele aveau sarcina de a depozita i proteja arhivele ce nu mai prezint utilitate practic pentru instituiile care le-au creat. Unirea Principatelor (1859) a determinat i unificarea celor dou servicii, fapt ce s-a realizat prin ordonana domneasc din 4 aprilie 1862, nfiinndu-se, la Bucureti, Direcia General a Arhivelor Statului aezat sub tutele Ministerului Cultelor i Instruciunii Publice. Au urmat n 1863, 1864, 1869 i 1872 alte reglementri ale activitii arhivistice care au mbuntit munca n acest segment cultural. Trebuie s subliniem faptul c pn n 1925, Arhivele Statului i-au ordonat activitatea n conformitate cu Regulamentul nr. 1236 din 11 iulie 1872 care a stabilit procedura de depunere a actelor i circulaia acestora (printre altele a interzis scoaterea actelor de pe teritoriul statului). n Transilvania, situaia politic nu a permis nfiinarea unei mari arhive n care s fie concentrarea principalele documente ale istoriei sale. Doar la Sibiu s-a constituit, n 1876, singura arhiv public, cea a oraului Sibiu i a naiunii sseti. O explicaie a acestei situaii o reprezint faptul c arhivele de stat austriece i

2

ungureti au avut la baz principiul centalizrii. Numai la Viena i Budapesta au existat arhive de stat. nfiinarea Arhivelor Naionale Maghiare (1875) a fost urmat de transferul, la Budapesta, a fondurilor arhivistice vechi create n Transilvania. Unirea din 1918 a deschis, i n domeniul abordat de noi, perspective i prefaceri consistente. n Basarabia, demersurile pentru arhivelor i integrarea lor n sistemul romnesc au nceput nc din 1918 sub conducerea unei comisii avnd ca membrii personaliti precum: Pantelimon Halippa, Paul Gore. n Bucovina, Arhiva rii nfiinat nc din 1907 la Cernui, s-a reorganizat, primul director a fost istoricul Teodor Blan. Organizarea Arhivelor Statului n Transilvania a czut n sarcina Direciei Generale a Arhivelor Statului (condus de Dimitrie Onciul) i Comisia pentru organizarea Arhivelor din Transilvania (coordonat de prof. univ. Alexandru Lapedatu). Consiliul Dirigent a nfiinat, prin hotrrea din 15 martie 1920, la Cluj, o filial a Arhivelor Statului care urma s cuprind documente legate de trecutul romnilor din Transilvania. Primul director al acestei instituii a fost Zenovie Pclianu care la scurt timp, demisioneaz. n octombrie 1922 a fost numit istoricul tefan Mete care, cu sprijinul colaboratorilor, a reuit s rezolve o parte din problemele noii instituii. Prin Legea privind organizarea Arhivelor Statului, de inspiraie francoitalian (1925) a fost impus principiul descentralizrii, constituindu-se, pe lng Direcia General din Bucureti, nc patru direcii regionale: la Iai pentru Moldova, la Cluj pentru Transilvania, La Chiinu pentru Basarabia i la Cernui pentru Bucovina. Aceeai lege introduce dreptul Arhivelor Statului de control asupra arhivelor publice, de asemenea, interzice distrugerea sau nstrinarea documentelor (acest lucru se putea realiza doar cu aprobarea Arhivei Statului). Teritoriul extins pe care l aveau fiecare din regionalele de mai sus sub control (cea din Cluj avea 22 de judee) a impus nfiinarea de noi filiale. Astfel, n 1931s-a nfiinat Direciunea Arhivelor Statului pentru Oltenia (condus de Constatntin D. Fortunescu); n 1937 s-a constituit Direciunea Regional Banat a Arhivelor Statului avnd ca director pe Ioachim Miloia. Tot n acelai an s-a constituit Subdirecia de la Nsud (sub coordonarea lui Iuliu Moisil), iar n 1939 s-a nfiinat Direciunea din Braov (primul director a fost Constantin Sassu) 1.2. ARHIVELE STATULUI N PERIOADA COMUNIST Pornindu-se de la Legea organizrii administrativ teritoriale (1950) i pe baza Decretului nr. 17/1951, s-a trecut la reorganizarea Direciei Generale a Arhivelor Statului. Direcia a fost trecut sub tutele Ministerului Afacerilor Interne, iar n locul vechii legislaii abrogate s-a introdus modelul sovietic. Astfel vechea denumire au fost nlocuite cu aceea de servicii regionale pentru cele care i aveau sediul n oraele de reedin regionale. Fiecare serviciu regional avea un anumit numr de filiale cu sediul n oraele de reedin raionale. Prin alte cteva hotrri ale Consiliului de Minitrii i decrete s-a ncheiat, n scurt timp, procesul de sovietizare al organizrii i funcionrii arhivelor romneti. Anul 1968 a adus, prin Legea nr. 57 privind reorganizarea administrativ teritorial, alte transformri organizatorice ale arhivelor. n fiecare reedin de jude s-a constituit, n locul serviciilor regionale, cte o filial a Arhivelor Statului aflate sub tutela Direciei Generale a Arhivelor Statului cu sediul la Bucureti, direcie

3

meninut n cadrul Ministerului de Interne. i n plan legislativ au avut loc schimbri. Prin Decretul nr. 472/1971, devenit apoi Legea 20/1974, s-a creat un cadru nou de lucru. Autoritatea Arhivelor Statului s-a extins asupra tuturor documentelor, inclusiv a celor aparinnd bisericii i persoanelor fizice. A fost definit componena Fondului Arhivistic Naional, noiune cu mult mai larg dect cea de Fond Arhivistic de Stat, n care intrau urmtoarele categorii de documente: acte, coresponden oficial i particular, memorii, manuscrise ale lucrrilor tiinifice, literare i artistice, planuri, hri, filme, diapozitive, plci foto, nregistrri fonetice i video, jurnale, chemri, proclamaii, afie, schie, desene, proiecte, tampile, sigilii cu valoare istoric sau documentar. Tot acum, ncepe constituirea Fondului de asigurare, prin microfilmare, pentru documentele de importan maxim. Pe lng minusurile ei (de natur politico-ideologic) aceast legislaie a avut meritul de a asigura oportunitatea achiziionrii a numeroase documente, de la culte i persoane fizice, privind istoria naional care s-au conservat mult mai bine n spaiu i microclimatul oferite de Arhivele Statului. Noile realiti politice i sociale de dup decembrie 1989 au impus schimbarea cadrului legislativ, mai ales din dorina de a asigura accesul tuturor cercettorilor romni i strini la documente, fapt realizat prin Legea 40 din 1990 i Hotrrea de Guvern nr. 769/1991. Pe de alt parte, lipsa de fermitate legislativ a dus, n condiiile desfiinrii sau falimentarii a numeroase instituii i/sau societi comerciale, la pierderea sau fragmentarea unor fonduri arhivistice. Abia n aprilie 1996, dup trei ani de dezbateri parlamentare, s-a reuit promulgarea Legii Arhivelor Naionale (16/1996) care mpreun cu Normele Tehnice privind desfurarea activitii n Arhivele Naionale (1996) reglementeaz i astzi activitatea arhivistic. Directorii generali ai Arhivelor Naionale din Romnia: Grigore Bengescu II (1862-1864); Cezar Bolliac (1864-1866); Grigore N. Manu (1866-1869); C. D. Aricescu (1869-1870); Bogdan Periceicu Hadeu (1876-1900); Dimitrie Onciul (1900-1923); Alexandru Lapedatu (1923); Constantin Moisil (1923-1938); Aurelian Sacerdoeanu (1938-1953); Vasile Maciu (1953-1956); Ion Paraschiv (1956-1960); Nicolae Dinu (1960-1965); Gheorghe Titilieanu (1965-1973); Ionel Gal (19731984); Vasile Moise (1984-1990); Ioan Munteanu (1900-1991); Ioan Scurtu (19911996); Corneliu Mihail Lungu (1996). 1.3. CLASIFICAREA ARHIVELOR Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu.

4

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice. Exista mai multe criterii de clasificare: a. Dup deinerea arhivelor: - arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv; arhive ale Arhivelor Naionale; arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare. b. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: arhive curente (de registratur); arhive de depozit; arhive istorice (permanente). c. Dup ornduirea social: arhive feudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste. d. Dup etapele istoriei arhivelor: arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care beneficia de coninutul lui); arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz); arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i eviden); copierea se fcea n registru; arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ). e. Dup creatorii arhivelor: arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat; arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare; arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curi cu juri etc.; arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului; arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului; arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiinarea oficiilor statistice (1859); - arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major; - arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii; - arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii); - arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee;

5

- arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universiti; - arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele mai vechi; - arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan; - arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. f. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe: - hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac. g. Dup modul de percepere de ctre om: arhive vizuale; arhive sonore; arhive audio-vizuale. 1.4. NVMNTUL ARHIVISTIC Cu toate c primul proiect pentru nfiinarea unei coli de paleografie a fost realizat nc din 1862, o astfel de instituie s-a constituit, sub titulatura de coala Practic de Arhivari-paleografi, abia n 1924. n 1931, printr-un nou regulament de funcionare, i s-a schimbat denumirea n coala Superioar de Arhivistic i Paleografie ce avea sarcina de a forma arhiviti, bibliotecari i experi grafici. Un an mai trziu, n urma modificrii Legii Arhivelor, acest aezmnt primete o nou denumire: coala Special de Arhivistic i Paleografie, devenind instituie de nvmnt superior. n 1938 primete numele de coala de Arhivistic, pentru ca n 1948, n urma reformrii nvmntului, s devin Institut de Arhivistic, Bibliologie i Muzeografie. n 1950 este redus la statutul de secie n cadrul Facultii de Istorie a Universitii C. I. Parhon din Bucureti. Din 1956 a fost restrns doar la lucrri practice i de seminar. Lipsa unei instituii de rang universitar n domeniul arhivistic, a fost suplinit, din martie 1980, prin nfiinarea Centrului de Perfecionare a pregtirii de specialitate a cadrelor din sistemul Arhivelor Statului. Dup Revoluia din 1989, n baza Legii Arhivelor Naionale 16/1996, formarea, atestarea i perfecionarea personajului de specialitate se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic.

6

2. EVIDENA DOCUMENTELOR. CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE 2.1. NREGISTRAREA I REPARTIZAREA DOCUMENTELOR LA COMPARTIMENTE PENTRU REZOLVARE. n demersul nostru de cunoatere a activitii arhivistice suntem obligai s ne baz pe legislaia n vigoare. Sistemul actual de registratur are ca punct de plecare capitolul Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente din Legea arhivelor nr. 16/1996, unde se stipuleaz (art. 7): Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite. Mai multe detalii cu privire la nregistrarea documentelor sunt prezentate n articolele 8 i 9 din Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin ordinul nr. 217 din 23 mai 1996. Prima operaiune obligatorie la care sunt supuse documentele oricrei instituii este nregistrarea tuturor documentelor, operaiune prin care se marcheaz existena oficial a lor. De subliniat c nregistrarea documentelor se realizeaz, dup caz, n cadrul registraturii generale sau la compartimente. La registratura general documentele se pot nregistra ntr-un singur registru de intrare-ieire (detalii vezi anexa) sau concomitent n dou sau mai multe registre (n acest caz documentele vor primi numere din doi n doi sau din patru n patru etc. pentru a se evita repetarea numerelor de nregistrare). Dup nregistrare, documentele intrate (primite) se predau la compartimente pe baz de condic sau borderou, sub semntur (vezi anexa 2). La rndul lor, compartimentele trebuie s trimit la registratura general soluiile n vederea nregistrrii i expedierii lor. A doua situaie, nregistrarea documentelor la compartimente apare atunci cnd creatorul primete, emite i ntocmete pentru uz intern un numr mare de documente. Sarcina registraturii fiind aceea de a nscrie numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare. nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an. n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde.

7

2.2. NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntro instituie. Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat. Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important. Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz. Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc. O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ. Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre,

8

condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare. El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1. n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule. n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc. n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului dup nomenclator (ex: IA4). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc. La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele. n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent. Rubrica a cincia este destinat observaiilor, unde se consemneaz anumite detalii privind diferite dosare arhivistice. ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntrun dosar separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele

9

se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective. Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor. Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou. De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului. Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomenclatorului dosarelor. eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui. Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. 2.3. DOSARUL ARHIVISTIC Termenul de dosar a urmat celui de del care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu,

10

statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm. n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr-un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor. Principalul mijloc utilizat la constituirea dosarelor este nomenclatorul arhivistic. La nregistrarea documentelor, att n registrul de intrare-ieire (ultima rubric) ct i pe fiecare act nregistrat trebuie s se noteze indicativul dosarului dup nomenclator efectundu-se, astfel, corelaia dinte registru i document (II A 5). Dup ce fiecare act are nscris pe el aa numitul indicativ al dosarului (II. A5) urmtoarea operaie const n repartizarea n bibliorafturi sau mape a documentelor. Pe coperta fiecrui biblioraft sau mape se va trece indicativul dosarului. Aezarea documentelor n dosar se efectueaz n ordinea nregistrrii lor (ultimul document nregistrat este deasupra). Aceasta este etapa de formare a unui dosar. El devine unitate arhivistic n momentul n care problemele reflectate s-a stins Urmeaz pregtirea unitii arhivistice (dosarului) n vederea predrii la compartimentul de arhiv al instituiei sau societii respective. Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (pe probleme, alfabetic, geografic, pe corespondeni, nominal etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt (n ordine crescnd a numerelor de nregistrare). La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord rspunsurilor la actele de baz i anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Criteriul pe probleme sau tematic are ca finalitate grupare documentelor (pe un an) care se refer la aceeai tem sau problem. Acest criteriu este cel mai rspndit. Criteriul alfabetic se utilizeaz mai ales n cazul dosarelor de personal. Criteriul geografic presupune gruparea documentelor pe arii geografice (se utilizeaz n cazul institutelor de topometrie, geologie, cartografie etc. Criteriul pe corespondeni const n gruparea documentelor care se refer la acelai corespondent. Se utilizeaz mai ales n unitile bancare a cror activitate este legat de o serie de corespondeni (acordarea de credite, operaii de debitatecreditate) Criteriul nominal duce la gruparea documentelor dup denumirea sau tipul lor (procese verbale, ordine, circulare, rapoarte, statistici, extrase de cont etc.). Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au

11

fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin. Documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton (fr s mpiedice citirea complet a textului). ntr-un dosar intr o grup de documente. n cazul n care pe o anumit tem, pe parcursul anului s-au adunat foarte puine documente, ele pot fi aezate n dosar alturi de alte grupe de documente desprite printr-o foaie nescris. Atenie ! Nu se ndosariaz dect n cazul n care documentele sunt apropiate ce i coninut i au acelai termen de pstrare. Dac n documente se afl obiecte mici (fotografi, desene etc), ele se vor pune n plic i se vor coase n dosar mpreun cu celelalte documente. Numerotarea filelor se efectueaz cu creion negru, n colul din dreapta sus al filei. Dosarele nu trebuie s depeasc 250-300 de file. n cazul depirii acestui numr, se formeaz mai multe volume ale aceluiai dosar (numerotarea se ncepe pentru fiecare volum, de la numrul 1). Pe coperta dosarului se noteaz: denumirea societii, instituiei; indicativul dosarului (dup nomenclator); cuprinsul dosarului; data nceperii; data ncheierii; numrul de file; numrul volumului; termenul de pstrare i numrul de inventar (ultimul se completeaz odat cu inventarierea documentelor). nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului. Certificarea unitilor arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci) se efectueaz pe o foaie nescris pus la sfrit pe care se consemneaz Prezentul dosar (registru, condic, cartotec) conine . file (n cifre i n paranteze n litere). Se trece data, semntura i funcia persoanei care efectueaz aceast operaie (anexa 4).

12

3. INVENTARIEREA DOSARELOR. PREDAREA LA COMPARTIMENTUL DE ARHIV Arhiva curent reprezint arhiva constituit din documentele primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern rezultate din activitatea zilnic a societii, instituiei respective. Documentele sunt pstrate la compartimente timp de unu, doi ani (perioad n care se constituie n dosare, potrivit nomenclatorului), inventariate pe termene de pstrare i apoi depuse la arhiva unitii. Unitile arhivistice (dosare, registre, condici etc) se predau la compartimentul de arhiv sau, n lipsa acestuia la arhiva unitii (intrnd n gestiunea arhivarului), pe baz de inventare ntocmite pe compartimente, an i termene de pstrare (anexa 5). Inventarul (ntocmit n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 pentru cele permanente, din care unul rmne la compartimente iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv) cuprinde toate unitile arhivistice cu acelai termen de pstrare create n decursul unui an de ctre un compartiment de munc (un inventar pe 10, 5, 20, 50 de ani, permanent etc). Fiecare unitate arhivistic primete n inventar un numr curent distinct. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar, fiecare volum va primi un numr curent diferit. n conformitate cu legea Arhivelor (16/1996), matricele sigilare (sigilii, tampile), peliculele cinematografice, documentele foto, video i informatice cu valoare istoric fac parte din Fondul Arhivistic Naional, deci i ele trebuie inventariate i pstrate corespunztor (vom revenii, pe larg, asupra lor ntr-un capitol special). La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun. 3.1. REGISTRUL DE EVIDEN CURENT n cele din urm, unitile arhivistice ajunse la compartimentul de arhiv sunt inute n eviden prin consemnarea lor n registrul de eviden curent (anexa 6). Acesta este un instrument de baz al arhivei unei societi, instituii, n care sunt nregistrate inventarele fondurilor create i deinute, dar i dinamica lor n decursul timpului (u.a. predate Arhivelor Naionale; u.a. eliminate prin selecionare etc). Cu alte cuvinte, registrul de eviden curent poate fi numit un inventar al inventarelor. El are dou pri Preluri i Ieiri. La Preluri se consemneaz, n ordinea prelurii de la compartimente, toate inventarele unitilor arhivistice preluate. Fiecare inventar se trece n registru separat, sub un alt numr de ordine. De pild, dac un compartiment va preda cinci categorii de inventare (permanente, 5 ani, 10 ani, 20 ani, 50 ani), fiecare categorie de inventar va fi trecut n registru sub un numr curent diferit. Pentru fiecare inventar se noteaz: Numrul de ordine al inventarului Data prelurii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor

13

Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior La capitolul Ieiri se trec: Data ieirii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ieite 3.2. SCOATEREA DOSARELOR DIN EVIDENA ARHIVEI Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute. Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz: - Proces-verbal de selecionare (vezi anexa 7). Se ntocmete de ctre o comisie de selecionare dup expirarea termenilor de pstrare a documentelor. - Proces-verbal de predare-preluare (vezi anexa 8), care se ntocmete cu prilejul transferului documentelor ctre alt unitate - Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei acestora (vezi anexa 9). n toate trei cazurile, procesul verbal se ntocmete n trei exemplare i se aprob de ctre conducerea unitii. Un exemplar se trimite, pentru confirmare, la Arhivele Naionale sau la direcia judeean, unul rmne la compartimentul care rspunde de arhiv i unul la arhiv. Dup confirmarea Arhivelor Naionale documentele se scot din eviden prin operarea n registru de eviden curent.

14

4. ORDONAREA I INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE NAINTE DE APLICAREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC n condiiile n care aplicarea nomenclatorului arhivistic s-a realizat abia n 1957, o bun parte din documentele aflate n depozitele de arhiv nu sunt ordonate i inventariate conform legislaiei n vigoare. Tocmai de aceea, n Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente (1996) se stipuleaz la articolul 40: documentele care se gsesc n arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz, inventariaz i selecioneaz la compartimentul de arhiv. n acest sens se au n vedere: - determinarea apartenenei la fond (fondarea), inndu-se seama de: denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluie, coninutul actului; - ordonarea documentelor n cadrul fondului, dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului, pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic etc.) n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an. Pn la trecerea la ordonarea documentelor este necesar o pregtire prealabil ce presupune realizarea unui scurt istoric al instituiei respective (sfer de activitate, mod de organizare, sediu, locul ei n sistemul aparatului de stat, profilul etc.), dar i un cuprins al fondului respectiv n care s se precizeze anii extremi, cantitatea de documente, starea de conservare, valoarea documentar-istoric etc. 4.1. ORDONAREA DOCUMENTELOR PE FONDURI (FONDAREA) n Normele Tehnice privind desfurarea activitilor n Arhivele Naionale (Bucureti, 1996), termenul de fondare este definit ca fiind operaiunea arhivistic de delimitare a documentelor aparinnd unui creator. Potrivit aceleai surse, fondul arhivistic reprezint totalitatea documentelor create n decursul activitii unei instituii, asociaii, societi, reuniuni, organizaii etc., independente din punct de vedere organizatoric i operativ, care nu i-a schimbat profilul activitii i teritoriul de competen i are registratur proprie, precum i de ctre o familie sau o persoan fizic. Tot acolo se precizeaz c operaiunea de ordonare este o operaiune arhivistic de grupare a documentelor i unitilor arhivistice conform unui anumit criteriu (cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme, pe corespondeni etc.). Pentru ordonarea documentelor constituite dup sistemul dosarelor dar nainte de aplicarea nomenclatorului provenite din fonduri amestecate i aflate n locuri de pstrare diferite, se realizeaz mai multe operaiuni. Mai nti se stabilete apartenena la fond (delimitarea, separarea fondurilor sau fondarea). Operaiunea de delimitare a fondurilor are loc numai la unitile care dein i alte fonduri n afar de cel propriu care este fond deschis dac unitatea este n activitate. n cazul desfiinrii ei, documentele create vor forma un fond nchis. De asemenea, s consemnm c n ce privete denumirea fondului, acesta trebuie s reprezinte ultima titulatur oficial a creatorului su, sau, n rare cazuri, titulatura cea mai bine cunoscut.

15

n ordonarea documentelor la fond trebuie s se aib n vedere ca documentele intrate, emise sau ieite i cu caracter intern s aparin unitii respective. n munca sa, arhivistul este obligat s respecte cteva principii absolut necesare care stau la baza activitii de organizare a unui fond sau colecii: - principiul provenienei, documentele create de o unitate, o persoan fizic sau o familie formeaz un singur fond. - principiul apartenenei, documentele fondului fac parte dintr-un ansamblu de documente create sau acumulate ntr-o anumit perioad de o unitate, o persoan fizic sau familie. - principiul integritii fondului, ntre documentele unui fond exist o unitate organic; documentele trebuie s se pstreze la aceeai arhiv. Integritatea fondului este asigurat prin denumirea comun dat tuturor prilor din fond. - principiul valorii, documentele unui fond arhivistic trebuie s aib valoare documentar-istoric. Pe baza acestor principii i dup delimitarea fondului se trece efectiv la ordonarea documentelor care trebuie s respecte organizarea unitii. Dup cum am arta mai sus sunt uzitate, dup caz, mai multe scheme de ordonare: a. cronologic structural pentru fondurile create de uniti care au avut compartimente i care au suferit transformri substaniale n decursul timpului. Documentele se grupeaz pe ani i n cadrul fiecrui an pe compartimente, iar cele neconstiruite n dosare (foi volante) se ordoneaz pe probleme. Numrul de ordine nu se d pe compartimente ci n continuare, n cadrul anului. b. structural cronologic se aplic pentru fondurile ale cror uniti au avut aceeai form de organizare sau au suferit puine modificri de-a lungul activitii sale. Gruparea documentelor se efectueaz pe compartimente. Numrul de ordine se aaz n cadrul fiecrui compartiment fr a se ine seama de ani. c. cronologic pe probleme n cazul unitilor care nu au avut compartimente sau nu se poate stabili apartenena documentelor pe compartimente. d. cronologic se utilizeaz pentru fondurile unitilor ale cror documente au fost constituite n acest fel, iar reconstituirea se poate efectua cu instrumente de eviden contemporane (caz ntlnit mai ales n Transilvania). c. alfabetic se uziteaz doar pentru unele compartimente din cadrul unitii (de pild Serviciul Personal) viznd anumite categorii de documente (dosare de personal, caziere, dosare studeni, dosare de coresponden cu clienii (n cazul bncilor). Gruparea documentelor n uniti arhivistice se efectueaz n ordine alfabetic. 4.2. ORDONAREA I INVENATRIEREA DOCUMENTELOR DIN PERIOADA MEDIEVAL n perioada feudal, instituiile de stat, ecleziastice, comunitile, breslele, persoanele fizice etc. au creat diverse tipuri de documente (diplome, hrisoave, urice, cri domneti, anaforale rapoarte -, zapise, planuri, hri) care s-au pstrat sub form de originale, concepte, copii care sunt preioase mai ales prin vechimea lor. Ordonarea acestor documente se efectueaz inndu-se seama de: - ordonarea cronologic, pe baza datei de emitere, chiar dac acestea cuprind transumpturi sau inserii cu date mai vechi dect data documentului cadru. n cazul

16

cnd mai multe documente sunt scrise pe acelai suport, ordonarea se face la data celui mai vechi document; - documentele referitoare la formarea domeniilor i administrarea lor, cuprinse n fondurile instituiilor ecleziastice i n fondurile personale, se ordoneaz pe domenii, n cadrul acestora pe localiti, alfabetic, iar n cadrul localitilor, cronologic sau pe probleme i, n cadrul acestora, cronologic; - manuscrisele lucrrilor tiinifice, literare i artistice care fac parte dintr-un fond se ordoneaz n cadrul fondului respectiv, iar celelalte se grupeaz n colecia de manuscrise; - fondurile care au instrumente contemporane de eviden i informare, ordonarea va ncepe cu acele instrumente, iar n baza lor vor fi ordonate u.a. care le cuprinde; - registrele instrumente contemporane de eviden i informare se ordoneaz pe compartimente sau serii, iar n cadrul acestora cronologic. Celelalte se ordoneaz pe genuri (socoteli, dezbateri, impozite, conscrieri, instrumente de eviden cu valoare documentar etc.) i, n cadrul acestora, cronologic sau pe localiti, domenii etc., n ordine alfabetic, la sfritul compartimentului care le-a creat sau al fondului; - registrele de stare civil i mitricele se constituie n colecii i se ordoneaz pe localiti, alfabetic, i n cadrul acestora, pe culte, cronologic, dup felul lor (nscui, cstorii, decedai); - dosarele constituite n aceast epoc se ordoneaz n cadrul fondului, cronologic, respectnd ordinea numerelor date de creator; numerotarea se face, de regul, peste ani; cele care nu au numr se ordoneaz la sfritul anului. Inventarierea presupune efectuarea unor fie pentru fiecare u.a. Asupra unor puncte ale ei vom zbvii i noi: - data emiterii documentelor n ara Romnesc i Moldova este utilizat era bizantin (veleatul de la facerea lumii), drept pentru care transpunerea n anul erei noastre se realizeaz sczndu-se din vleat 5508, pentru documentele emise ntre 1 ianuarie-31 august, i 5509, pentru cele emise ntre 1 septembrie-31 decembrie. Cnd exist numai vleatul, fr lun, din vleat se scade de regul 5508. La documentele din Transilvania, datate dup calendarul roman sau bisericesc, data se transcrie n form original, ntre ghilimele, imediat dup data de zi, calculat dup calendarul actual (ex. 1405 iul. 5 Sexto Nonas Julii; - locul de emitere a documentelor cele de pe teritoriul rii noastre se dau n denumirea actual, iar n parantez, n forma din document . Ex. Sibiu (Hermannstadt). Pentru localitile care nu se pot identifica, n fi se red denumirea existent n document, iar la cele care au putut fi localizate se va da denumirea veche urmat, ntre paranteze, de localizare. Denumirile localitilor din strintate, care au corespondent n limba romn, se dau n fi n forma romneasc, urmat ntre paranteze de cea din document, dac acestea difer de cea din limba romn. Ex. Londra (London). Pentru cele care nu au corespondent n limba romn se d denumirea din document, urmat ntre paranteze de denumirea utilizat n prezent, dac aceasta poate fi stabilit. Ex. Agram (Zagreb). Dac nu se poate identifica denumirea actual se va indica, ntre paranteze, ara sau provincia.

17

n cazul localitilor care i-au schimbat denumirea se va da forma din documente (Petrsburg i nu Leningrad); - cota const din denumirea fondului sau a coleciei, a compartimentului sau seriei, numrul u.a. n instrumentul de eviden i, dup caz, anul. n situaia u.a. ordonate de creatorul fondului pe pachete sau fascicule, n cot intr i numrul pachetului sau al fascicolului. Numerele de ordine ale acestora se dau cu cifre romane, iar numerele de ordine ale documentului cu cifre arabe. Copiile sau traducerile unui document se inventariaz mpreun cu documentul original, cota lor constnd din cota originalului i o liter, n ordine alfabetic. Cota copiilor, rezumatelor i a meniunilor din catastife const din cota catastifului, numrul filelor sau a paginilor pe care sunt nscrise i numrul de ordine al copiei, rezumatului sau al meniunii. Cota documentelor scrise pe acelai suport const din cota suportului i numrul de ordine al documentelor n cadrul acestuia. Cota u.a. se scrie i pe documente, de regul, pe prima pagin, n stnga sus, cu creion negru. Pe mijloacele de protecie ale documentelor (cma, pachet, cutie) se scriu cotele u.a. cuprinse n ele: denumirea fondului (coleciei), a compartimentului (seriei), numrul pachetului, numerele documentelor i datele; - caracteristicile documentelor se urmrete forma n care s-au pstrat (original, transumpt, traducere, copie autentificat sau simpl, concept etc.), limba (n cazul n care documentele din u.a. sunt scrise n lb. romn, aceasta nu se consemneaz; se menioneaz limba sau limbile strine folosite n textul documentelor), suportul (se menioneaz dac este altul dect hrtia; se va meniona existena filigranului), semnele de validare (sigilii aplicat, atrnat, inelar, n tu sau n fum, monograma i semnturile), ornamentaia i starea de conservare (fr nceput, fr sfrit, fil lips, ptate, terse, deteriorate etc.), numrul de file; - genul documentului (uric, hrisov, diplom, zapis; - emitentul se consemneaz numele i calitatea menionate n document. Cnd sunt mai muli emitei se nominalizeaz cei mai importani. Numele de persoane care apar n documente numai cu iniiale sau prenume ori cognomene, n fie se menioneaz ntre paranteze drepte dac identificarea este sigur; n caz contrar, vor fi reproduse n forma din text; - aciunea (ntrete, confirm, poruncete, ordon, druiete, vinde etc.); - destinatarul (la redarea cruia se vor respecta indicaiile date pentru emitent); - obiectul aciunii i cauzele se vor consemna numai noiunile i aspectele eseniale Dup ncheierea firii, toate fiele se ordoneaz. La ordonarea cronologic trebuie s se aib n vedere: fiele documentelor cu vleat i zi, fr lun, se aeaz la sfritul lunii august; cele numai cu vleat, n continuarea acestora, cele cu vleat i lun, fr zi, la sfritul lunii respective; cele cu o perioad de ani stabilit cu probabilitate, avnd luna i ziua, se aeaz n cadrul lunii date, la nul de nceput al perioadei; cele fr lun i zi, cu o perioad de ani mai redus, se aeaz la sfritul anului de nceput din perioada dat, iar n continuare, cele cu o perioad mai mare 4.3. ORDONAREA DOCUMENTELOR DIN FONDURILE PERSONALE I FAMILIALE

18

Fondul personal este definit (vezi Normele tehnice, 1996, art. 27) ca totalitatea documentelor create n cursul vieii i activitii unei persoane care s-a afirmat pe lan politic, social, cultural-tiinific. El cuprinde actele personale, concepte de scrisori, manuscrise personale sau strine de arhiva persoanei respective, lucrri proprii cu nsemnri i note personale, acte privind activitatea tiinific, politic, cultural etc. n ordonarea acestui tip de fonduri se va urmrii gruparea documentelor pe urmtoarele categorii (vezi Norme tehnice, 1996, art. 29): - documente personale ale creatorului de fond (acte de stare civil, de studii, diplome nobiliare, acte de numire n diferite funcii, acte de donaie, testamente, genealogii, invitaii la congrese i conferine, la manifestri politice, tiinifice, culturale, artistice, banchete, albume, necrologuri etc.). - documente rezultate din ndeplinirea de ctre creator a unor funcii de rspundere sau misiuni de stat, din activitatea desfurat n viaa politic, militar, social, economic, tiinific, cultural, artistic, de cult etc. i documente provenite din fondurile unor organizaii care nu pot fi integrate n fondurile respective. - documente originale i copii rezultate din administrarea i exploatarea posesiunilor i referitoare la evoluia lor (ex. acte de proprietate, de vnzarecumprare, de motenire, de arendare, de ipotecare, urbarii, recensminte, hotrnicii, acte privind obligaiile ranilor i ale personalului angajat, copii de documente emise de locurile de adeverire etc.). - manuscrise i copii ale lucrrilor tiinifice, literare i artistice ale creatorului sau altor persoane. Tot aici intr i jurnalele, memoriile, carnetele de nsemnri etc. Manuscrisele tiinifice se ordoneaz tematic, indiferent de genul manuscrisului, iar n cadrul fiecrei teme, cronologic. Manuscrisele literare se ordoneaz pe genuri literare. La numerotarea filelor manuscriselor, cifrele se nscriu n colul din dreapta sus, iar la lucrrile artistice i reproducerile de art, pe verso, n colul din stnga sus. Manuscrisele numerotate de autor nu se renumeroteaz. - corespondena personal cuprinde scrisori primite de creatorul de fond de la diverse persoane sau organizaii (inclusiv plicurile i timbrele), precum i conceptele scrisorile or trimise de creator. Corespondena primit de creator se clasific astfel: cea primit alfabetic, dup numele emitenilor i n cadrul acesteia, n ordine cronologic, iar conceptele scrisorilor expediate alfabetic dup numele destinatarilor (n interiorul lor, cronologic). Scrisorile care poart mai multe semnturi se ordoneaz la numele emitentului principal; cele nedatate, la sfritul celor primite de la acelai emitent, iar cele de la corespondeni neidentificai se aeaz la sfritul grupului de scrisori primite, n ordine cronologic. Anexele scrisorilor (fotografii, acte etc.) nu se separ de acestea. - documente despre creatorul de fond (articole, note, memorii, monografii, studii privind viaa i activitate, recenzii). Se grupeaz n ordine alfabetic, dup numele autorilor sau cronologic. - instrumentele contemporane de eviden: registre de intrare ieire, inventare etc. - documente ale unor persoane i familii altele dect creatorul de fond sau ale unor instituii.

19

- lucrri artistice sau reproduceri de art (desene, stampe, gravuri, cri potele ilustrate care nu sunt cuprinse n alt grup. - documente fotografice (plci i filme fotografice, diapozitive, fotografii, albume, altele dect cele cuprinse n late grupe) se ordoneaz dup un tipic special asupra cruia vom insista mai trziu. - evidenele documentelor se ordoneaz la colecii. Fondul familial este definit (vezi Normele tehnici, 1996, art. 28) ca totalitatea documentelor create de membrii unei familii sau de membrii mai multor familii care provin dintr-un strmo comun sau nrudite prin alian. Numele de familie la care, n unele cazuri, se adaug i denumirea localitii de reedin constituie denumire fondului. La ordonarea acestor fonduri se va avea n vedere urmtoarele: - la nceputul fondului vor fi ordonate documentele care se refer la ntreba familie: privilegii i nscrisuri din care izvorsc drepturile familiei, protocoalele edinelor de familie, actele de proprietate, actele rezultate din administrarea bunurilor n indiviziune, actele divizionale, genealogice i actele proceselor susinute de familie, care vor fi ordonate pe procese, n mod cronologic. - documentele membrilor familiei vor fi ordonate separat, pe persoane (sunt urmate indicaiile referitoare la fondurile personale). - n inventar, dup documentele referitoare la ntreaga familie i documentele privind administrarea bunurilor familiale, vor urma, n ordine cronologic, documentele membrilor familiei; naintea documentelor care aparin unui membru al familiei se nscriu n inventar numele i prenumele acestuia i anii extremi ai documentelor. 4.4. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE NAINTE DE APLICAREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC Dup ncheierea operaiunii de ordonare a fondului, urmeaz cea de inventariere, adic luarea n eviden a fiecrei uniti arhivistice n parte (dosar, registru, condic, cartotec etc.). Prin efectuarea inventarului se nltur eventualitatea pierderii sau chiar a nstrinrii intenionate a unor u.a., iar pe de alt parte o arhiv neinventariat este un depozit de documente greu de valorificat din punct de vedere tiinific i nu numai. Inventarul, de regul este deschis printr-un preambul n care se furnizeaz date eseniale asupra istoricului creatorului de fond, dar i informaii privind metoda de lucru utilizat n realizarea lui. Inventarierea se poate efectua prin dou metode: metoda direct i metoda indirect (prin fiarea unitilor arhivistice). Prima se utilizeaz pentru fondurile cu un volum mic de documente i const n nscrierea direct a elementelor cerute de inventar (datele se trec direct n inventar). Aceast metod necesit mult spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc i altul. Pentru fondurile mari se recomand a doua metod care se bazeaz pe fiarea u.a. (pe fie separate se noteaz elementele cerute de inventar). Ordonarea definitiv a fielor i apoi a u.a. se efectueaz dup fiarea ntregului fond (sau a unei pri). Numerele de inventar ale u.a. se nscriu pe copertele acestora i n fiele corespunztoare, n mod provizoriu, fiind posibile modificri ulterioare, n faza de definitivare a lucrrii.

20

Tipul de formular pentru inventarierea documentelor create nainte de aplicarea nomenclatorului are urmtoarele rubrici (este asemntor cu din anexa 2 a Legii Arhivelor Naionale): - numrul curent, se trec numerele u.a. ncepnd cu 1 pentru fiecare parte structural sau an, respectnd numerele date pe fie. - numrul vechi al unitii arhivistice (n locul indicativului dosarelor dup nomenclator), se completeaz n cazul fondurilor reiventariate. Unde nu este cazul (nu exist un nr. vechi de inventar) nu se completeaz. - cuprinsul pe scurt al unitii arhivistice, se efectueaz un rezumat edificator al coninutului u.a. (denumirile localitilor din Romnia la care se fac referiri n u.a. sunt consemnate, n rezumat, cu denumire actual iar n parantez se d forma din documente; de asemenea se indic i data evenimentelor despre care se vorbete). - anii extremi ai documentelor, se ia ca baz anul primului document i al ultimului document din u.a. respectiv (ex. 1910-1982). n cazul cnd documentele din aceeai grup sunt constituite n mai multe volume, n inventar se trece fiecare volum sun numr curent diferit, iar la aceast rubric se trec limitele extreme ale fiecrui volum (ex. vol. I ianuarie-martie; vol. II iulie-septembrie etc.). La stabilirea anilor extremi nu se iau n considerare anexele. - numrul filelor, se trece pentru fiecare unitate arhivistic n parte. - observaii, se completeaz cu date privind ieirea u.a. sau eventualele noi cote. La sfritul fiecrui inventar (vezi anexa X) se efectueaz o not de certificare (cuprinde nr. filelor inventarului, nr. u.a. trecute n inventar, data ntocmirii, numele i semntura celui care l-a ntocmit). Inventarul se ntocmete n dou exemplare i are caracter provizoriu pn la selecionarea u.a., dup care se ntocmete un inventar definitiv (vezi anexa XI) pentru documentele cu termen de pstrare permanent. Acesta se ntocmete n 4 exemplare, din care trei se depun la Arhivele Naionale odat cu documentele (nota de certificare va cuprinde: nr. filelor inventarului, nr. u.a. trecute n inventar, nr. u.a. care lipsesc din inventar, data ntocmirii i numrul u.a. preluate, numele i semntura celui care pred i a celui care preia documentele). Dac dup ntocmirea inventarului se mai gsesc documente din acelai fond necuprinse n inventar, se va proceda astfel: n cazul unui numr mic de documente, ele vor fi fiate i intercalate la compartimentele respective; dac documentele sunt numerotate, dar nu depesc nr. celor din inventar se ntocmesc inventare anex, iar dac le depesc se trece la reinventarierea fondului.

21

5. PRELUCRAREA ARHIVISTIC A DOCUMENTELOR TEHNICE I DE NREGISTRARE TEHNIC Potrivit Normelor tehnice (Bucureti, 1996, art. 176), prin documente tehnice i de nregistrare se nelege totalitatea documentelor purttoare de informaii tehnice (arhivele tehnic) sau cele produse ca urmare a aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili, din hrtie tratat special pentru mecanografie (arhive de nregistrare. n cadrul arhivelor tehnice se disting mai frecvent dou categorii: arhivele tiinifice i cele inginereti (de ex. cercetaredezvoltare) indiferent de domeniul de cercetare i de aplicaie. Arhivele de nregistrare sunt formate din: arhive geodezice i geografice (de ex. documentele cartografice, geologice, seismologice etc.), audio-video (de ex. cinematografice, orale, fotografice), informatice (indiferent de domeniul de aplicaie) i de laborator (n general fizico-chimice i biologice). Cu alte cuvinte, documentele tehnice sunt constituite din: proiecte, plane, schie, planuri, hri, msurtori de laborator etc. Majoritatea lor sunt create de instituii de cercetare i proiectare specializate pe domenii (energetic, telecomunicaii, ci ferate, minier, industrie chimic, agricultur etc.). 5.1. ORDONAREA I INVENTARIEREA FONDURILOR I COLECIILOR DE ARHIV TEHNIC Arhivele de cercetare, create n baza cercetrii fundamentale (sau teoretice), se ordoneaz cronologic pe structurile creatorului, n ordinea numrului temei de cercetare, dac creatorul nu a avut alte criterii de constituire a propriului fond. La inventariere se utilizeaz un formular precizat n legislaie (cel din anexa XII) cruia i se aduc urmtoarele completri: tipul de suport (calc, pelicul pozitiv sau negativ, band, disc, CD etc.), mijlocul mecanografic sau dup caz, tehnica de nregistrare a informaiei (helograf, nregistrare desen n tu, n acuarel etc.). La cuprinsul documentului se va meniona: autorul (autorii) sau coordonatorul i autorii, titlul temei de cercetare cu principalele capitole. Arhivele inginereti (cercetare-proiectare) indiferent de domeniul de aplicaie, se prezint formal din dou pri distincte una scris i una desenat. n general partea scris este format din documente economice i tehnice ce reprezint n ansamblu memoriul tehnico-economic i aplicativ, n vreme ce partea desenat reprezint proiecia n plan a obiectelor proiectate. Fondurile acestor arhive se ordoneaz prin combinarea, n succesiune, a criteriilor: cronologic (pe nr. de titlu) de proiect (tema de cercetare-dezvoltare), faza de proiectare i form de prezentare (partea scris, partea desenat). De pild, un proiect se ordoneaz mai nti la anul n care s-a dat tema de cercetare-dezvoltare; n cadrul temei (titlului) pe faze de proiectare; n cazul fiecrei faze, pe partea scris i partea desenat. Documentele din partea desenat pot di la rndul lor ordonate n cadrul structurii pe formatele suportului, fie n ordinea cronologic (plan de ansamblu general, planuri de profile, detalii etc.). Inventarierea se realizeaz prin fiarea fiecrei uniti arhivistice, nelegndu-se prin aceasta din urm completul parte scris-parte desenat, dat fiind unitatea lor de coninut inseparabil. Cum ns din motive de conservare,

22

determinate de formatul documentelor, cele dou pri componente nu se pot arhiva mpreun este necesar ca unitatea s fie meninut prin inventariere i cotare. Aadar, la inventariere se vor meniona: nr. crt. (cota u.a.), cota veche a documentului, autorul (autorii, eventual coordonatorul i autorii), tema de cercetareproiectare (titlul proiectului), faza, anii extremi, nr. file scrise, nr. file desenate, cota de coresponden a prii desenate (se completeaz numai n cazurile n care desenele au fost ordonate pe formate) i observaii (vezi anexa XII). n cazul n care desenele sunt pstrate mpreun ntr-o map sau tub, indiferent de format, cota de coresponden este cota curent plus litera D (desene) i numrul desenelor (ex. 321 D 1-19). Cota de arhiv la partea desenat se scrie ntotdeauna pe verso-ul filei document. Fondurile i coleciile cartografice, geologice, geodezice, mbuntiri funciare i a alte asemenea fonduri i colecii formate din nregistrri diverse pe supori cartografici se ordoneaz pe grad geografic (sau zon geografic), n cadrul acestuia (acesteia) pe planuri (hri) de ansamblu i detalii, i dup caz, cronologic. Inventarierea acestor tipuri de documente se efectueaz pa baza unor formulare speciale. Astfel, planurile se iau n eviden ntr-un inventar conform anexei XIII, iar hrile dup anexa XIV 5.2. ORDONAREA I INVENATRIEREA DOCUMENTELOR DE NREGISTRARE TEHNIC Exist, potrivit Normelor tehnice, 1996, art.186, patru categorii de documente de nregistrare tehnic: documente mecanografice, documente audiovizuale, documente foto-cinematografice i documente informatice. Documentele mecanografice sunt produsul nregistrrii mecanice a variaiilor cantitative a unor fenomene fizice, chimice i biografice. Ele se realizeaz pe supori de hrtie special preconstituit (ex. hrtia milimetric). Ordonarea lor se efectueaz cronologic, alfabetic pe subieci (staii, posturi, subieci n urmrire) i n cadrul acestora, tot cronologic. De ex. nregistrrile seismologice realizate pe seismografe se ordoneaz anula pe posturi sau staii, fiecare u.a. coninnd cele 365 de nregistrri de 24 de ore ale postului sau staiei respective. Inventarierea acestor documente se efectueaz conform anexei XII. Documentele audio-video sunt nregistrri magnetice sonore i vizuale ale unor fenomene tiinifice sau sociale. n funcie de utilizarea lor, documentele audio-video se pot clasifica n trei categorii: - documente audio-video de nlocuire ale unor categorii de documente tradiionale (procese-verbale, rapoarte, note de convorbiri); - documente audio-video provocate pentru documentare istoric (aanumitele arhive orale, memoriale audio-video, fonoteca de aur etc.); documente audio-video de producie curent mass-media. Inventarierea lor se efectueaz conform anexei XV i XVI. Documentele foto-cinematografice sunt nregistrri vizuale pe supori fotosensibili ale unor fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale diverse. Ele pot mbrca forma de fotografii, microfilme, microfie, filme etc. Documentele fotografice se ordoneaz fie la fondul sau colecia respectiv, constituite n uniti arhivistice, fie n colecia de documente fotografice urmnd ca la inventarele fondurilor i coleciilor de unde provin s se anexeze lista cotelor unitilor

23

arhivistice inventariate n cadrul coleciei. Inventarierea se realizeaz conform anexei XVII. Documentele pe microfilm se constituie n role care la rndul lor se organizeaz n colecii, pe ri, teme etc. Rolele se numeroteaz cu cifre arabe, ncepnd cu 1, n cadrul fiecrei colecii, n ordinea intrrii n depozit. Toate rolele se nregistreaz n registrul microfilmelor, n ordinea intrrii lor (vezi anexa XVIII). Documentele cinematografice se ordoneaz n colecii, potrivit tematicii i provenienei lor. Astfel, avem filme romneti artistice, documentare, animaie, actualiti (fostele jurnale cinematografice), respectiv filme strine cu aceeai tematic. n cadrul coleciei filmele se ordoneaz cronologic, dup anul de producie. Documentele informatice pot fi constituite din date numerice, texte, grafice, imagini statice sau animate, nregistrri sonore, n genere, orice alctuire sau reproducere prin mijloace automate a unor date, fapte, lucruri, expresii, situaii etc. materializate sub form electronic, pentru a permite citirea i preluarea automat de cei interesai. Ordonarea documentelor informatice se face cronologic pe u.a. (band, disc) dup intrarea n cadrul structurii informatice constituite (fiier de date, baze de date, banc de date) i se inventariaz unitate cu unitate n complete de sisteme informatice (vezi anexa XIX). De subliniat c u.a. constituite la compartimentele de lucru (birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. n ncheierea acestui subcapitol trebuie s zbovim i asupra selecionrii documentelor tehnice i de nregistrare, ce reprezint o chestiune important n condiiile creterii consistente a acestor genuri de documente. Pe de alt parte multe din ele au o valoare practic care dispare dup un anumit numr de ani, aspect de care trebuie s se in seam i la stabilirea termenului de pstrare. Cu alte cuvinte, n cazul unor documente tehnice i de nregistrare ce au ca obiect baraje, diguri, sisteme de irigaii, tuneluri ce se menin mult vreme, termenul de pstrare difer fa de cele ntocmite pentru diferite maini a cror durat este numai pentru o perioad mai mare sau mai mic de timp. De asemenea, este de dorit o selecionare a documentelor din interiorul proiectelor (s nu fie pstrate doar prile cu adevrat importante), astfel se realizeaz o decongestionare a spaiului din arhiv.

24

6. ORDONAREA, INVENTARIEREA I SELECIONAREA DOCUMENTELOR SECRETE DE STAT Oriunde n lume, protejarea secretelor de stat reprezint un element extrem de important ntruct multe dintre acestea, prin deconspirare, pot aduce mari prejudicii intereselor, integritii i chiar suveranitii statului respectiv. Iat de ce se acord o atenie sporit ordonrii, pstrrii, inventarierii i selecionrii documentelor clasificate ca secrete de stat. Ce se nelege, conform legii, prin secrete de stat ? n aceast categorie intr toate informaiile, datele, documentele care prezint n mod vdit acest caracter, precum i cele declarate astfel de ctre autoriti. De asemenea, n funcie de importana lor, documentele secrete de stat se clasific n 3 categorii: strict secrete de importan deosebit, strict secrete i secrete. 6.1. CLASIFICAREA DOCUMENTELOR SECRETE DE STAT Documentele strict secrete de importan deosebit sunt cele care se refer la: date de ordin tehnic, economic, financiar i valutar, planuri economice anuale, rezervele i centrele de depozitare a metalelor, pietrelor preioase i metalelor radioactive, date privind relaiile internaionale pe multiple planuri, organizarea pazei i aprrii obiectivelor de importan deosebit, date privind munca operativ a organelor serviciilor de informaii etc. Documente strict secrete conin date despre descoperiri i invenii de importan tiinific sau economic (pn la brevetarea lor), capacitatea de tranzit a reelei feroviare, schemele de ansamblu ale reelei feroviare, reelele astronomogeodezice sau gravimetrice, schemele de ansamblu ale conductelor de petrol i gaze, ale magistralelor electrice, schemele de ansamblu ale conductelor de ap i planurile generale ale construciilor hidrotehnice, amplasarea, construcia, profilul i capacitatea de producie i reparaii ale unitilor destinate produciei de aprare etc. Documente secrete - se refer la investiii, pre de cost, cercetare tiinific, rezervele de metale rare, de petrol i gaze naturale pe regiuni petrogazeifere, producia special n uniti naturale exprimat n cifre; hrile, planurile, documentaiile i alte lucrri ce cuprind date pariale ale lucrrilor de investiii cu caracter de aprare; asamblaje de hri topografice la sacra 1: 500.000 i mai mari; organizarea pazei i aprrii unitilor economice; dosarele personale ale cadrelor de conducere etc. De consemnat faptul c evidena, pstrarea, folosirea i selecionarea documentelor cu regimul secret de stat se efectueaz cnd volumul documentelor este mare - n cadrul aa-numitelor birouri de protecie i pstrare a documentelor (BPPD), ce au purtat anterior denumirea de birouri de documente secrete (BDS). Dac acest tip de documente nu sunt ntr-un numr mare i nu se justific formarea unui asemenea birou, grija lor revine unei persoane care, pe lng atribuiile ce-i revin potrivit funciei sale, va ndeplini i aceast obligaie. 6.2. EVIDENA, INVENTARIERE DOCUMENTELOR SECRETE DE STAT I SELECIONAREA

25

Birourile de protecia i pstrarea documentelor sau persoana desemnat cu atribuii trebuie s acorde toat atenia nregistrrii documentelor constituirii dosarelor, numerotrii filelor, certificrii, inventarierii, pstrrii n condiii speciale i folosirii acestor categorii de documente. Evidena documentelor secrete de stat se ine n registre speciale (vezi anexa XX). Numerele de nregistrare vor fi precedate de un zero la documentele secrete, de dou zerouri la documentele strict secrete i de trei zerouri la documentele strict secrete de importan deosebit i se cor nscrie pe toate exemplarele documentului, precum i pe anexele acestuia. Pentru fiecare document strict secret de importan deosebit i exemplar de pe acest document se ntocmete cte o fi nsoitoare (vezi anexa XXI). Aceast fi se completeaz de fiecare dat cnd documentul respectiv este dat spre consultare. Gruparea documentelor secrete n dosare se face conform nomenclatorului arhivistic al unitii respective care include, obligatoriu, i aceste categorii de documente, inndu-se seama de clasificarea acestor categorii de documente. Dac ntr-un dosar exist mai multe documente secrete de categorii diferite ca importan, dar care se refer la aceeai problem, sunt clasificate n categoria de secret de cea mai mare importan. Coperta u.a. se completeaz cu urmtoarele elemente: - denumirea creatorului de fond; - compartimentul, indicativul u.a. din nomenclator i anul crerii documentelor; - cuprinsul u.a. - data nceperii (data primei file din dosar); - data ncheierii (data ultimei file din dosar); - numrul filelor; - volumul (dac din aceeai problem se creeaz mai multe volume); - termenul de pstrare (din nomenclator); - numrul de inventar sau cota u.a. Tot pe copert se va meniona categoria de importan a documentelor: secret, strict secret, strict secret de importan deosebit, dup caz, n funcie de documentele de cea mai mare importan pe care le deine dosarul. n vederea asigurrii controlului permanent asupra pstrrii i manipulrii acestui tip de documente se recomand ca dosarul s aib n fa un opis al documentelor pe care le cuprind (vezi anexa XXII). Procedndu-se n acest fel, se poate verifica eficient i rapid integritatea acestor dosare. Selecionarea acestor documente se efectueaz n aceleai condiii n care se efectueaz n aceleai condiii ca i n cazul documentelor nesecrete. Totui, persoanele numite n comisia de selecionare trebuie s aib aprobarea de acces la documente cu caracter secret. n aceast comisie va fi, n mod obligatoriu, persoana care ndeplinete atribuii cu privire la evidena i manipularea informaiilor, datelor i documentelor cu caracter secret. Dup confirmarea lucrrilor de selecionare de ctre Arhivele Naionale, documentele vor fi tocate n cadrul unitii. Birourile de protecia i pstrarea documentelor sau persoana desemnat cu manipularea documentelor pstreaz o serie de documente create n urm cu 15-30 de ani. Cele care i-au pierdut caracterul de document clasificat (dar au valoare documentar-istoric sau tiinific) sunt predate la arhiva unitii respective. Situaia

26

aceasta se datoreaz faptului c dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii de la birourile de protecia i pstrarea lor la arhiva general este stabilit cu exactitate (de ex. cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare), pentru altele ns, aceast operaie a fost lsat la aprecierea celor ce le-au dat caracterul secret. Desecretizarea documentelor secrete de stat i de serviciu este o problem care trebuie soluionat legal. Dup expirarea termenului de pstrare, stabilit prin nomenclator, sunt supuse ateniei comisei de selecionare. Avem situaii n care documentele secrete de stat sunt declasificate, prin efectul legii sau din alte considerente, nainte de a fi grupate n dosare i predate la arhiva unitii. Aceste documente vor fi scoase din registrul de eviden special i vor fi grupate la un loc cu documentele nesecrete, urmnd ca, n continuare, toate celelalte operaiuni s se fac conform Legii Arhivelor Naionale (16/1996). Documentele secrete de stat rmase n urma selecionrii i predate la arhiva unitii i care prezint importan istoric vor fi predate la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n conformitate cu prevederile art. 13-19 din Legea Arhivelor Naionale. 6.3. INFORMAIILE, DATELE I DOCUMENTELE SECRETE DE SERVICIU I PSTRATEA DOCUMENTELOR SECRETE DE STAT I DE SERVICIU Evidena informaiilor, datelor i documentelor care constituie secrete de serviciu se ine de ctre compartimentele de secretariat. Aceste documente se nregistreaz separat de documentele de secretariat. Aceste documente se nregistrat separat de documentele nesecrete, fiecare document poart naintea numrului de nregistrare iniiala S, iar pe prima pagin se scrie Secret de serviciu. Arhivarea documentelor de serviciu i celelalte operaiuni se fac la un loc cu documentele nesecrete, n conformitate cu prevederile Legii arhivelor Naionale i Instruciunilor de aplicare a ei. Nici o persoan nu are dreptul s fac cunoscute activiti secrete privind sigurana naional, prevalndu-se de accesul nengrdit la informaii, de dreptul la difuzarea acestora i de libertatea de exprimare a opiniilor. Divulgare, prin orice mijloace, de date i informaii secrete care pot aduce prejudicii intereselor siguranei naionale, indiferent de modul n care au fost obinute, este interzis i atrage, potrivit legii, rspunderea celor vinovai (se stipuleaz n legea privind sigurana naional a Romniei, nr. 51/1991). De asemenea, funcionarii publici au ndatorirea s pstreze secretul de stat i secretul de serviciu, n condiiile legii, s pstreze confidenialitatea n legtur cu faptele, informaiile sau documentele de care iau cunotin n exercitarea funciei (Legea privind Statutul funcionarilor publici, nr. 188/1999) De subliniat faptul c n afara programului de lucru, documentele cu caracter secret de stat se pstreaz la compartimentul special sau la salariatul care exercit i atribuii cu privire la evidena, pstrarea i manipularea informaiilor, datelor i documentelor cu caracter secret de stat. Se interzice scoaterea din incinta unitii a documentelor ce conin secrete de stat pentru a fi duse la domiciliu sau n alte locuri neautorizate. Manipularea acestor documente se face numai de ctre persoane care au aprobare s lucreze cu astfel de documente, pstrndu-se o

27

eviden stric a exemplarelor multiplicate. Se interzice multiplicarea documentelor strict secrete de importan deosebit primite de la late uniti. ncperile unde se pstreaz documente secrete de stat i cele destinate arhivei documentelor secrete de stat trebuie s fie amenajate n mod special, cu gratii la ferestre, cu ui prevzute cu grilaje metalice i ncuietori sigure i s fie asigurate mpotriva incendiilor. n aceste ncperi au acces numai salariaii compartimentului special i persoanele care au dreptul s controleze munca acestora. Dup ncheierea programului, casele de fier i dulapurilor metalice n care se pstreaz documentele secrete de stat se sigileaz cu plastilin. n cazul pierderii cheilor, se va schimba sistemul de nchidere i se vor efectua cercetri pentru stabilirea mprejurrilor care au dus la pierderea acestora. n afara programului de lucru, paza i securitatea ncperilor n care se pstreaz documentele secrete de stat se asigur prin personalul de serviciu sau de paz, acolo unde exist, ori cu mijloace tehnice speciale. Uile acestor ncperi se nchid cu cheia i se sigileaz. Documentele ce conin informaii sau date secrete de serviciu se pstreaz i dup terminarea programului de lucru de ctre salariat, n case de fier sau n dulapuri metalice. Aadar, documentele pstrate la fostele birouri de documentare secrete (BDS) sau actualele birouri de protecia i pstrarea documentelor (BPPD) sunt cele mai valoroase din punct de vedere documentar-istoric, tiinific sau practic. Acestea, dup ce i pierd caracterul secret, nu trebuie distruse (cum deseori s-a ntmplat pn n 1989), ci depuse la arhiva unitii, ca de aici, cele permanente s ajung la Arhivele Naionale.

28

7. SELECIONAREA DOCUMENTELOR Operaiunea de selecionare a documentelor este una dintre cele mai importante, pentru c elementele i criteriile care o cluzesc difer de la o epoc la alta. Cu alte cuvinte, deseori ceea ce este lipsit de importan, n momentul selecionrii, poate fi de mare utilitate n alt perioad. Pe de alt parte, selecionarea documentelor este necesar din lips de spaiu pentru depozitare, ceea ce determin creatorii i deintorii s scoat la retopit ct mai multe documente. Ar fi de preferat s rmn n arhiv documente fr valoare, care s fie eliminate de ctre arhiviti, dup preluarea lor la Arhivele Naionale, dect s fie eliminate documente cu valoare documentar-istoric. 7.1. SELECIONAREA DOCUMENTELOR DEFINIRE, CADRU JURIDIC n Normele Tehnice (1996, p.8), selecionarea este definit ca operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a u.a. dintr-un fond sau colecie, n vederea pstrrii permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional (FAN) i eliminarea celor lipsite de importan. Cu alte cuvinte prin selecionare se urmrete atingerea a dou obiective: - identificarea documentelor cu valoare documentar-istoric i practic ce vor fi pstrate i depuse la Arhivele Naionale la timpul precizat n legislaie - eliminarea din arhiv a documentelor care, prin trecerea unui anumit numr de ani, nu mai au nici o importan, astfel eliberndu-se spaii de depozitare pentru elaborarea documentelor n curs de elaborare. n Legea Arhivelor Naionale (16/1996) i Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale este creionat cadrul legal al desfurrii activitii de selecionare a documentelor. n Seciunea a II-a numit chiar Selecionarea documentelor (art.1011) din capitolul III (Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente) al Legii Arhivelor Naionale se precizeaz faptul c n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a documentelor care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de creatorii la nivel central, iar n cadrul direciilor judeene ale Arhivelor Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor deinute de ceilali creatori. Modul de organizare i atribuiile acestor comisii se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic aprobate de directorul Arhivelor Naionale (art.10). De asemenea, n fiecare unitate creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membrii numii din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual, sau de cte ori este necesar, pentru a analiza fiecare u.a. n parte, stabilindu-se valoarea practic sau istoric. Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor de documente la nivel

29

central, sau comisiile din cadrul direciile judeene ale arhivelor Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de documente. Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor-verbale ale comisiilor. n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate. n Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, n Capitolul II, litera D (art. 29-36) cuprind cteva detalii cu privire al operaiunea de selecionare. Astfel, n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective. Comisia de selecionare este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente creatoare de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare. Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preedintele convoac comisia de selecionare. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de pstrare expirate. n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere respectarea termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul dosarelor, acordnd o atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de pstrare, meniunea C.S.. cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor comisia ntocmete un proces-verbal care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Comisia efectueaz selecionarea att a documentelor create de unitatea respectiv, ct i a celor create de alte uniti i pstrate n depozitul unitii respective. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite de procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i de inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale. Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Documentele se pstreaz, n ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale , se inventariaz, n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru special. Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de proces-verbal nsoite de inventar, cu confirmarea Arhivelor Naionale. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente: nsemnele i nscrisul din cmpul sigilar, valoarea artistic, frecvena .a. n ncheierea acestui subcapitol, s consemnm i faptul c noua legislaie a nlturat indicatorul, ca instrument de lucru n arhive, termenele de pstrare pentru

30

fiecare categorie de documente regsindu-se n nomenclatorul arhivistic. Iat de ce n realizarea acestuia din urm este foarte important fixarea termenului de pstrare permanent, nu numai n funcie de nevoi practice, ci i de valoarea documentartiinific a unor categorii de documente. 7.2. SELECIONAREA DOCUMENTELOR: REGULI I PRECEPTE n stabilirea importanei documentelor pentru efectuarea operaiunii de selecionare se vor avea n vedere cteva criterii asupra crora ne vom opri n cele ce urmeaz. a. valoarea istoric care cuprinde informaii privind istoria economic, politic, cultural-religioas, indiferent dac acestea sunt de interes local, naional sau internaional b. vechimea documentelor (n conformitate cu Normele Tehnice, nici un document mai vechi de 1920 nu va fi supus selecionrii) c. frecvena n cadrul FAN i universal se impune cunoaterea ct mai exact a documentelor create n mai multe exemplare i aria lor de rspndire, pentru a evita eliminarea acestora la toate nivelele. Trebuie apreciate valoric aanumitele dublete, inndu-se seama de locul lor de pstrare, n cadrul organizaiei creatoare sau la alte organizaii, n special din alte organizaii, n special din alte localiti d. rolul i atribuiile creatorului documentelor sau fondului i locul ocupat de acesta n sistemul instituional din ara noastr sau relaiile acestuia cu instituii i personaliti din ar i strintate e. cantitatea documentelor unui fond sau ale unei perioade din fond, cu alte cuvinte nu se vor elimina documente n situaia n care ntr-un fond sau pe o perioad de civa ani, exist documente puine, chiar dac valoarea lor este mai redus f. valoarea practic a documentelor g. starea de conservare j. valoarea artistic (ornamentaii din metal i pietre preioase, miniaturi, grafia, caracteristici) i. suportul deosebit (pergament, mtase, papirus, coaj de copac etc.) k. semne de validare deosebite l. evenimentele sau mprejurrile istorice remarcabile, cu ocazia crora au fost create documente. Legtura unor documente cu astfel de evenimente le sporete valoarea,