curs arhivistica (1)

8/12/2019 Curs Arhivistica (1)

1/62

CURS 1.

NOIUNEA DE DOCUMENT. TIPOLOGIE. SENSURI

Pentru a circula , informaia are nevoie de un suport: documentul. Altfel spus, informaiareprezint coninutul documentului, iar documn!u"este cel care vehiculeaz informaia.

tiina documentrii atribuie noiunii de document, definiia cu cel mai nalt rad deeneralizare: oric #a$% d cunoa&!r fi'a!% ma!ria"( )nr*i+!ra!% +au +u+c,!i#i"%d a fi u!i"i$a!% ,n!ru con+u"!ar +!udiu +au ,ro#%.- 1

a! "ntre cele dou posibiliti de informare, materializat #i nematerializat, e$ist diferenede natur #i de valoare. %alitatea esenial a informaiei materializate este perenitatea.&iind fi$at pe suport material, informaia poate fi transmis n spaiu, dar #i n timp.'

b! (ub aspectul comunicrii, informaia transmis oral #i rapid este receptat cu un rad deapro$imaie) informaia materializat presupune o rc,!ar mai m!odic% &i mai!minic%, memoria vizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci#i cea mai important.

Cri!rii d c"a+ificar:

*area varietate a tipurilor de documente s+a creat de+a lunul timpului n raport cudescoperirile tehnico-tiinificedar #i nfuncie de criterii economicecantitate #i cost!, saucele impuse de asigurarea integritii documentului rezistena fizic!

Pentru a clasifica documentele se folosesc diferite criterii care permit sistematizareaacestora.

I. %lasarea dup combinaia +u,or! documn!ar +mn !/nica d)nr*i+!rar0rdar, reprezint sistemul tipoloic eneral, cel mai riid:

-up +u,or!u" documn!ardenumit #i mediu suport, purttor de informaie sau mediu denreistrare! :

a) documente istorice nreistrate pe suport istoric argila, piatra, papirus,pergament, tblie de lemn, pnz etc.).

/ -01234156(%3, -imitrie, 7 p. 8) 06256A41, *ircea. (tudii7, p.'9. -efiniia a fost acceptat dup primul rzboi

mondial de Institutul Internaional de Coopreare Intelectual, mpreun cu alte oranisme de documentare. 6timoloic,

termenul provine din latinescul doceo ! "nv pe cineva) #i ptrunde n limbile europene n prima ;umtate a secolului al

>+lea . "n limba rom?n a ptruns ca neoloism, circul?nd cu sensul ;uridic modern, p?n n secolul al


2/62

b! documente contemporane+nreistrate pe suport modern hrtie, carton, materialplastic etc.!c! documente tehnice + nreistrate pe suport tehnic, care poate fi: suport opticpelicula fotorafic, pelicula de film!# suport magneticbenzile manetice, cartelemanetice, discurile compacte audio !) $ecesit utilizarea unui echipamenttehnic, pentru a fi consultate.

B. %up !/nica d )nr*i+!rarde fi$are pe suport!a! documente clasice: manuscrise, dactilorafiate, tiprite, $erorafiate fotorafiere,scriere uscat!, $ilorafiate te$te ravate n lemn!) documente litorafiate te$teravate in piatr!)b! documentemoderne, obinute prin& - "nregistrare electromagnetic: documente audiodiscuri, benzile manetice etc.!documente video filmate cu camera de luat vederi simple sau diitale, sau eneratede calculator!) + "nregistrare electronic documente electronicesunt cuprinse #ifiierele de date

#i soft'are+urile de aplicaie) ele pot fi nreistrate pe suport de h?rtie, magnetic,opticsau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr+unprocedeu similar!)

%. -up +mn" convenionale fo"o+i!: a! documente scriseav?nd la baz litera, cifra!)

b! documente imagini in care predomin imainea!, care pot fi, la r?ndul lor.schematice scheme, planuri,rafice, diarame, hari! sau imagini reale desene, picturi, ilustraii , stampe etc.!.

c) documente multimedia

II. C"a+ara din ,unc! d dr a" comunic%rii

A. Du,% forma d !ran+mi!r2 documente vizuale 3!oa! !i,uri" d documentelegrafice( +cri+ &i ima*ini( fi"m( CDROM4 &i documn! sonore 3 #and%( di+c( ca+!%audio45

6. Du,% forma d rc,!ar or fi( r+,c!i2 documn! vizuale5 auditive5 audio-vizuale3 fi"m +onor( !"i$iun45 tactile (a"fa#!u" 6rai"" ,n!ru n%$%!ori4.

&iecare dintre cateoriile menionate poate fi subclasat, , la r?ndul ei, dup altecriterii.

. -ocumentele scrise du,% forma d ,r$n!ar ,o! fi2 car!( #ro&ur%( cai!( fa+cicu"( foio"an!( !im#r

DOCUMENTTELE AR7I8ISTICE. DE9INIRE


3/62

"n activitile #tiinifice #i practice, cu anumite cateorii de documente, au fostatribuite sensuri mai restr?nse pentru termenul de document,n funcie de necesitilespeciale ale celor care opereaz cu ele.

Ponderea documentelor colec ionate de arhive o constituie documn!" :uridicactele i coresponden a oficial! . Ac!" sunt documente oficia" +au ,ar!icu"ar ,rincar + adr&! +au + ,rconi$a$% un fa,!( + confr% un dr,! +au + rcunoa&! o

o#"i*ai ;.Actele oficiale se distin de alte cateorii de documente, dup urmtoarele

par!icu"ari!%i2a! dup creator + sunt documente create n urma activitii desf#urate de persoane

;uridice 3or*an" ,u!rii cn!ra" d +!a!( or*ani$aii" admini+!raii d +!a!(or*ani$aii" conomico+ocia"( cu"!ura"( mi"i!ar( :uridic( c"$ia+!ic4(,rcum &i d c%!r ,r+oan fi$ic5

b! dup scop + iniial au scop practic;uridic! de a atesta un fapt, a recunoa#te undrept, o obliaie, iar constituirea lor n colecii este ;ustificat de utilizarea lor.

"n momentul n care sunt predate la(rhivele $aionaleele au alt destinaie, aceeade baz material pentru consultare, studiu, cercetare.

Pentru delimitarea lor, n sens arhivistic, se folosesc #i termenii @arhive viinecesare pentru lucrri curente! #i @arhive moarte, care numai ndeplinesc acestoficiu, av?nd scop documentar!.Cermenii de document#i act,n practica creatorilor de documente, sunt utilizai

adesea incorect, n sinonimie.

5oiunea de ac!- acte! desemneaz /


4/62

4ucrrile de referin din domeniul lingvisticIdefinesc actulca documn! "i#ra!d o au!ori!a! ,rin car + a!+!% un fa,!( o o#"i*ai( idn!i!a!a cuia.

"n %icionarul de tiine speciale ale istoriei:act - !rmn *nra" car +d% ,n!ru oric )n+cri+ )n!ocmi! d ,r+oan fi$ic +au :uridic( con+!a!


5/62

5oiunea de document, din punct de vedere etimoloic, provine din latinescul

documentum+ ceea ce servete la a "nva, a se instrui. -efiniia eneral, pentru

termenul document oric #a$% d cunoa&!r( fi'a!% , un +u,or! ma!ria" &i

+u+c,!i#i"% d a fi u!i"i$a!% ,n!ru idn%( +!udiu +au ,ro#%. =olumul #i varietatea #i

documentelor, n continu cre#tere, au determinat, pe o anumit treapt a evoluiei sociale,constituirea unor instituii, uniti sau resorturi a cror principal funciune este adunara

&i con+rara( )n mod or*ani$a!( a documn!"or( )n +co,u" a"orific%rii "or )n +co,uri

informaiona"( cu"!ura"( duca!i( &!iinific( !/nic !c.-enumirile acestor uniti

sunt variate, n funcie de enul de documente colecionate. %ele mai multe denumiri provin

din limba greac,din combinaia: en de documente L cuv?ntul recesc MNO H depozit:

alotec Q al lat.! L MNO H colecie de ale)bibliotec Q RSRTUVW L MNO H colecie de cri)

cinematec Q cinema fr.! L MNO H colecie de filme)

discotec Q XUYOVZ L MNO H colecie de discuri)

filmotec Q film enl.! L MNO H colecie de filme)

liptotec Q [T\]^_Z L MNO H colecie de pietre ravate)

iconotec Q `UOW L MNO H colecie de imaini)

micotec Q OZ L MNO H colecie de ciuperci)

pinacotec Q ]UO L MNO H colecie de picturi.

Alte denumiri de colecii sunt formate din numele latin al documentelor de obicei

specimene naturale! #i sufi$ul, tot latin, arium:

acvarium Q aua H colecie de vieuitoare de ap)

ierbar Q herba H colecie de plante)

insectar Q insectum H colecie de insecte)

planetarium Q planeta H colecie de machete ale corpurilor cere#ti.

'. NOIUNEA DE AR7I8>

Cermenul de arhiv deriv din cuv?ntul recesc archeion care desemna curia, locul

naltului maistrat numit archonte unde se pstrau actele archeia! emise n timpul


6/62

activitii acestuia. Cermenul a fost preluat de romani sub forma: arcivum, archivium

archivum, de la care a fost preluat n alte limbi moderne:archives fr.), archivio italian!,

archiva sp.!,(rchiv /erman!,arhiv rus! etc. "n evul mediu, noiunea de A0>=1

desemna locul de pstrare a documentelor, dar #i documentele aflate n acest loc.

(rhivele, ca #i #i bibliotecilealctuiesc principalele colecii de documente scrise pe hrtie.

Cipul de documente, ce constituie obiectul de activitate al acestor instituii este diferit:

+ arhivelor sunt constituite din documente nepublicate /manuscrise ,acte ), constituite

n uniti arhivistice de ctre cei care opereaz cu aceste documente) au circuit intern.

+ bibliotecile sunt colecii de documente publicate cri, ziare, reviste!, av?nd drept

scop colecionarea, conservarea, oranizarea #i comunicarea documentelor prin

consultare n sli de lectur sau prin mprumut!.-up cel de+al doilea rzboi mondial au aprut #i alte medii de nreistrare a informaiilor,

dec?t h?rtia: benzi de manetofon, videocasete, dischete, microfilme, utilizate at?t n

biblioteci c?t #i n arhive. "n funcie de anumite preocupri sau cerine locale, unele

biblioteci sau arhive #i pot amplifica activitatea #i cu alte enuri de documente

iconorafice, auditive sau chiar piese muzeistice.

&uncia lor principal este de a spri;ini cercetarea #i creaia.

"n prezent, termenul de arhiv este acceptat cu urmatoarele sensuri:

1. An+am#"u" d documn!( constituite oranic elaborate sau primite! referitoare la

activitatea unei uniti, la istoria unui popor, la persoane particulare, destinate prin natura

lor, a fi conservate. Pentru denumirea asamblului de documente, speciali#tii utilizeaz

termenuld ar/ia"ii.

=. Loc +,cia" amna:a! unde sunt str?nse documentele rezultate din activitatea uneiuniti, n vederea pstrrii #i cercetrii lor3D,o$i! d ar/i%4.

?. In+!i!ui +au +riciu n cadrul unei uniti, care prime#te #i pstreaz #i oranizeaz

documentele, pentru folosirea lor "n scopuri economice, politice, sociale, culturale,

#tiinifice,etc.


7/62

Arhivele rom?ne#ti sunt relementate n prezent prinL*a Ar/i"or Naiona"(

nr. 1@( 1@.

%onform art. /. din aca+!% "* con+!i!ui i$oar i+!oric &i a"c%!ui+c 9ondu" A.

N. a" Rom


8/62

+ ar/i cn!ra" +au *urna!i, create de instituiile de conducere din stat )

+ ar/i admini+!ra!i, create de: prefecturi, primrii, consilii populare )

+ ar/i :udc%!or&!isau ;udiciare, create de instituii ca: (fatul -omnesc, tribunale, curi

cu ;uri etc.)

+ ar/i ,o"iin&!i provin de la instituiile din perioada modern care aveau n sarcinmeninerea ordinii #i care erau orane e$ecutive ale statului )

+ ar/i conomic, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale

economiei #i cele provenite de la *inisterul Ariculturii, al >ndustriei, al %omerului )

+ ar/i +!a!i+!ic fac parte din arhivele economice) apar n secolul al < lea, prin

nfiinarea oficiilor statistice /I8! )

+ ar/i mi"i!ar cuprind documente create de armat, *inisterul de 0zboi, *arele (tat*a;or )

+ ar/i +ani!ar aparin unor instituii create la sfr#itul secolului al


9/62

Arhiva curent este aceea care +! )n cur+ d con+!i!uir, ce se bazeaz pe anumite

relementri. Arhiva este constituit din cor+,ondn a ,rimi!%( ',dia!% +au )n!ocmi!%

,n!ru u$ in!rn, rezultat din activitatea cotidian a oraniza iilor.

-ocumentele sunt pstrate la compartimente un timp limitat. 4imita ma$im p?n c?nd

documentele se pot considera ca fiind pri ale arhivei curente este de ' ani #i este ;ustificatde utilizarea lor. -up ' ani, sunt constituite n dosare conform nomenclatorului! #i

urmeaz s fie depuse la arhiva unitii.

-up acest timp, arhivele #i pierd actualitatea #i trec la arhivele clasate, constituind arhive

de depozit. -up anumite termene, fi$ate prin leislaia arhivistic, materialele arhivistice

socotite cu caracter permanent se predau ctre Arhivele 5aionale, pe baz de inventare.

Aceste arhive vor fi deschise publicului spre consultare, devenind arhive istorice sauenerale!.

Ti,o"o*ia documn!"or cra! n arhivele administrative poate fi abordat dup criterii

diferite.

A. -in punct de vedere al +u,or!u"ui informaiona" mediului de nreistrare! :

"nscrisuri pe hrtii manuscrise, parial imprimate, dactilorafiate mecanic sau

electronic!, care constituie ponderea documentelor de birou )

+ documente pe suport tehnic care pot aprea incidental n birourile coleciilor

administrative, fie ca ane$e la un document scris pe h?rtie, fie ca documente distincte.

6$emple: documente audio+vizuale nreistrate tehnic pe supori manetici sau informatici)

documente scrise nreistrate electronic disgete, %-+uri! )

+ matrice siilare

B. -up forma d ,r$n!ar, documentele scrise pot fi :

+foi volante + nscrisuri, planuri, plan#e, hri, stampe, afi#e

+ dosared. constituite n uniti !

+ registre, condici, caiete preconstituite din formulare tip, parial imprimate, boniere,

chitaniere, facturier etc.!, cataloae )

c! -up modu" d crar.


10/62

+ -ocumente create pentru u$ in!rn rapoarte, decizii, dri de seam de activitate,

reulamente de ordine interioar, cereri , borderouri, coresponden, etc.

+ %oresponden documn! car in!r% &i i+ din uni!a!.

-! -up forma d ,%+!rar2

+ concept nscris cuprinz?nd o prim redactare definitiv a unui act , care permiteeventualele corectri, completri n vederea asiurrii formei definitive a actului. (inonime:

ciorn, bruion, minut.

+ original documentul care a fost conceput cel dint?i, fr a e$ista alt model sau fr a

imita, indiferent de tipul de document abordat.

"n cazul documentelor arhivistice, oriinalul reprezint forma cea mai complet a

documentului sau actului care are forme de validare isclituri!. "n consecin, ori*ina"u"unui ac! ar a"oar ,ro#a!ori :uridic%. (inonimul ac! au!n!ifica!este folosit n zilele

noastre pentru ori*ina"" mu"!i,", fiecare dintre ele conin?nd elemente de autenticitate

#tampile, isclituri.


11/62

CURS ?

SISTEME I METODE DE P>STRARE A DOCUMENTELOR

1. Sisteme de pstrare la nivelul organizaiei"n cadrul oranizaiilor se practic dou sisteme de pstrare a documentelor, n

funcie dimensiunile oranizaiei&a! ,%+!rara cn!ra"i$a!%/ "n cazul organizaiilor mici)&

- toate documentele sunt pstrate "ntr-o "ncpere#- un funcionar specializat "n acest scop, se ocup de ele#- sistemul de "ndosariere este unic, pentru toat organizaia .

(vanta0e & echipamente bine e*ploatate, posibilitatea gestionrii centralizate icomputerizate.

b! ,%+!rara d+cn!ra"i$a!%, "n cazul organizaiilor mi0locii i mari&- fiecare compartiment "i pstreaz documentele emise i primite#- sistemele de clasare sunt stabilite de fiecare compartiment, "n funcie de specificul

documentelor.-

1.2. 3etode tradiionale de pstrare

4rin metode de pstrare a documentelor, se "nelege, de fapt, tipul recipientelor

folosite pentru arhivarea curent a documentelor "n birouri. (tta timp ct hrtia continus fie principalul mi0loc de transmitere a informaiilor, se vor folosi "n continuare tehnicide "ndosariere clasice i depozitarea "n dulapuri.

5n principiu, avem urmtoarele posibiliti de pstrare a documentelor& a#ezarea n vrafuri a dosarelor) poziionarea n bibliorafturi, casete, supori verticali) suspendarea pendular sau vertical)

6a alegerea celei mai bune metode de pstrare, factorii hotrtori sunt economia de

spaiui economia de timp.

Tipuri de dosare

- dosarul simplu - o foaie de carton "ndoit "n care documentele nu sunt ataate cu nimic#- dosarul plic sau mapa7 cu trei clape de carton care "nchid documentele, fiind astfel

prote0ate de pierdere i de praf, putnd fi prevzute i cu dou benzi elastice pentru o maibun "nchidere#


12/62

- dosarul cu #in - cu sistemul de prindere cu lame metalice sau din plastic, impunndperforarea documentelor pe marginea stng#

- dosarul dublu- format dintr-un dosar cu in i unul plic#- dosarul cu clem- o copert din carton sau plastic, care are "n partea superioar a

clem#- mape transparente din material plastic subire, deschise "n partea superioar sau

lateral, prevzute cu o margine perforat care permite plasarea lor "ntr-un dosar cu in#- dosare suspendate- prevzute cu un sistem de agrafe de raft# de aici documentele se pot

scoase fr a scoate dosarele din raft#- dosare cu etichete7 prevzute cu o margine, pe care se pot face notaii#- dosare de ncopciat "n bibliorafturi.

Alte tipuri de recipiente&+ Bibliorafturicu diferite mecanisme de prindere#+ 2eni cu fa de cartonsau din material plastic, pentru arhivarea pe vertical i lateral#

+ %utii pentru fi#iere, confecionate din carton sau lemn de diferite dimensiuni#+ %ontainere verticale#- Casete pentru discuri magnetice#+ %asetepentru pstrat dosare#- Cutii pentru microfilme.

Cea mai rspndit tehnic de pstrare a documentaiei, "n birourile romneti, esteaceea a ordonrii "n dosare de ncopciat, care suntprinse apoi n bibliorafturi"n funcie de

sistemul de clasare practicat "ntr-un birou. (cest sistem prezint avanta0ul ocuprii unui

spaiu mai mic, cu condiia de a fi pline. %ac conin mai puine documente, dectdimensiunile standard, este de preferat pstrarea lor "n dosare, introduse "n containereverticale sau casete.

(cest suport poate fi folosit i pentru prospecte, cataloage i alte documente cu formateneuzuale. 8ederea de ansamblu este mult mai ameliorat, iar aspectul este mai ordonat.

*apele cu file nendosariate, de format (1,. sunt cele mai practice pentru pstrareaactelor "n stadiu anterior arhivrii. (a s-a a0uns i la sistemul de mape suspendate, cu filenendosariate,folosit "n unele birouri , mai ales pentru documente de care avem permanentnevoie sau, care pot fi uor substructurate.

%ac prezentm comparativ, cele dou moduri de arhivare , raportndu-ne laoperaiunile de introducere a unui document, ne edificm asupra acestui lucru.9*emplu&

operaiuni pentru biblioraft &:.sortarea hrtiilor# 2.perforarea# .scoaterea biblioraftului din fiet# 1.deschiderea#;.deschiderea dispozitivului de blocare# .deschiderea mecanismului# ?. introducerea hrtiei, :@. reaezarea hrtiilor# ::."nchiderea mecanismului de blocare# :. "nchiderea biblioraftului# :1. aezareabiblioraftului "n fiet.


13/62

operaiuni pentru map suspendat&:. sortarea hrtiilor# 2. deschiderea fietului# . ridicarea mapei# 1. introducerea hrtiei# ;.eliberarea mapei#


14/62


15/62

#$S

/ASA$&A "!#&*T&/!$ "#0 *!&*/AT!$ (T%T/#$%2

Eperaiunea fundamental #i cea mai comple$ a reistraturii o constituie repartizarea#i clasarea actelor. Aceast operaiune presupune ordonarea tuturor documentelor ntr+unsistem raional, n condiii de accesibilitate #i siuran, indiferent de natura lor, de forma #ide frecvena utilizrii

"n eneral, secretarele asistentele se ocup de clasarea documentelorcare circulla nivelul conducerii. "n oranizaiile n care nu e$ist un serviciu de reistratur #isecretariatul funcioneaz de obicei centralizat, acesta poate ocupa #i de oranizarea altordocumente, aparin?nd firmei respective.

A clasa documentele arhivistice n forma final nseamn a aplica urmtoarele etapeenerale de lucru:

I. A ana"i$a ac!" in!ra! &i i&i! &i a " r,ar!i$a )n!run do+ar du,% ri!riu dconinu!( )n a&a f"( )nc

*omenclatorul (!a#"a d !i!"uri4 fic%ri or*ani$aii5

II. A c"a+a ac!" r,ar!i$a! )n ficar do+ar( du,% a"! cri!rii documn!ari+!ic(3dc

1. NOMENCLATORUL DOCUMENTELOR

1.1. Nc+i!a!a a,"ic%rii Nomnc"a!oru"ui

*ulimea #i diversitatea documentelor care intr #i ies dintr+o unitate, necesitrespectarea cu riurozitate a circuitului lor, clasarea acestora pe baze #tiinifice care sasiure resirea lor rapid.

$omenclatorul arhivistic sau nomenclatorul documentelor de arhiv este uninstrument principal de lucru al fiecrui creator de arhiv, const?nd dintr+un tabel sa u list

sistematic a tuturor categoriilor de documente, create n decursul unui an, grupate pecompartimente, potrivit schemei de oranizare a unitii respective, iar n cadrul acestorape

probleme#i termene de pstrare.2ruparea documentelor pe baza nomenclatorului are mare nsemntate nu numai n

activitatea curent, ci #i pentru activitile ulterioare: constituirea unitilor arhivistice,inventarierea#iselecionareaacestora, valorificarea informaiilordin documente etc.

Erice clasare este o operaiune loic prin care, obiectele sunt rupate conform radelor de asemnare #i separate conform elementelor care le difereniaz.


16/62

&ormarea dosarelor pe baza nomenclatorului arhivistic este sistemul cel maieconomic #i operativ, clasarea documentelor put?nd fi efectuat chiar de speciali#tii care l+au creat.

Practica a dovedit c persoanele care creeaz documentele, la compartimente, cunosccel mai bine unde este locul documentelor, conform nomenclatorului, care este valoareaacestora #i implicit termenul de pstrare.

3n nomenclator bine ntocmit #i aplicat corect, de la nceputul fiecrui an, nseamnun spri;in esenial fr de care nu se poate concepe constituirea corect a arhivei curente.Cocmai de aceea, ntocmirea #i aplicarea sa este una din principalele obligaii alecreatorilor i deintorilor de documente).

5entocmirea #i neaplicarea de ctre creatorii de documente, persoane ;uridice, anomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, constituie contravenie #i sesancioneaz conform art. G9 din 4eea Arhivelor 5aionale nr./J/88J, modificat #icompletat prin 4eea nr. GIJ iunie '99'.

1.=. Procduri !/nic d )n!ocmir a nomnc"a!oru"ui

5omenclatorul se ntocme#te de ctre fiecare creator de arhiv, pentru documenteleproprii vezi model, ane$a G! &iind un instrument de lucru de mare interes, de care depinde ntreaa oranizare a

documentelor, pentru ntocmirea nomenclatorului trebuie s se implice, n primulr?nd, conducerea unitii, care, prin #eful compartimentului care rspunde de arhiv,s trimit fiecrui compartiment o not intern,prin care s solicite propuneri nvederea ntocmirii nomenclatorului vezi ane$a '!)

Aceste propuneri trebuie s cuprind, sub form de tabel absolut toate cateoriile dedocumente ce urmeaz s se creeze la fiecare compartiment.

efii compartimentelor vor avea ri;, ca ruparea documentelor n dosare, s se facn funcie de problemele comunepe care le trateaz, de importana lor tiinific #i

practic#i implicit de termenele de pstrare. 4a stabilirea termenelor de pstrare trebuie avute n vedere #i prevederile Codului

civil, Codului penal, 6egii contenciosului administrativ, 6egii contabilitii nr.>2B/88/ cu modificrile #i completrile ulterioare etc. ca #i nevoia practic dedocumentare. Astfel, spre e$emplu, vor fi cuprinse ntre documentele permanente &

planurile anuale, rapoartele, drile de seam sau informrile, situaiile statistice

anuale etc., pentru cele decadale, lunare sau trimestriale stabilindu+se termene depstrare temporare de /,',G,I ani.

"n tabel, vor fi trecute mai nt?i dosarele, apoi documentele preconstituite reistre,condici, cartoteci!. %uprinsul fiecrei uniti arhivistice va fi redat scurt, clar iconcis, fr prescurtri #i evit?nd formulrile enerale #i echivoce. Propunerile vortrebui s cuprind #i informaiile secrete, ca #i lista cu bazele de date computerizate.

=ezi art. din 4eea Arhivelor 5aionale nr./J/88J ) >nstruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii #i deintorii dedocumente, art./9 /I, n *60A, 4aureniu, p. ''F)


17/62

Erdinea dosarelor, n cadrul compartimentului, se stabile#te n funcie de importanaactelor ce le compun. Astfel, la nceputul tabelului sau listei, vor fiura:/! dosarele ce cuprind actele normative, instruciuni, dispoziii, circulare, "ndrumri

din partea ministerelor sau unitilor tutelare, dac este cazul, apoi'! dosarele cu documentaia principal a unitii.

"n nomenclator, rupele de documente se repet de at?tea ori, de c?te ori se creeaz nactivitatea unitii de ctre diferitele sale compartimente.

0ezumatul unitilor arhivistice trebuie s reflecte e$act cuprinsul acestora, s fieformulat clar #i precis, in?ndu+se seama #i de termenul de pstrare. -e e$emplu,

pentru acelea#i cateorii de documente create pentru perioade diferite #i termenele depstrare vor fi diferite: pentru planurile de activitate, drile de seam sau rapoartelede activitate, situaiile statistice etc. trebuie ntocmite dosare separate pentru celeanuale, care se pstreaz permanent, la fel pentru cele trimestriale I ani! ca #i pentrucele lunare / an!.

Propunerile compartimentelor se centralizeaz de ctre #eful compartimentului carerspunde de arhiv secretariat, resurse umane, contabilitate etc.!, mpreun cuarhivarul sau responsabilul cu arhiva. (e analizeaz, apoi, cu spri;inul consilierului

;uridic #i al comisiei de selecionare at?t sub aspectul definirii cuprinsului unitilorarhivistice, evit?nd formulri enerale #i echivoce ca:%iverse, (cte, Corespondendiferit, 6ucrri diverse, %ri de seam, fr a se specifica perioada pentru care aufost ntocmite etc., c?t #i al stabilirii termenelor de pstrare.

5omenclatorul arhivistic se ntocme#te sub forma unui tabel, n care se nscriu, pecompartimente, cateoriile de documente rupate pe probleme #i termene de pstrare.

"n tabel, compartimentele trebuie a#ezate conform organigramei unitii, fiecareav?nd ca simbol o liter ma;uscul. "n cazul ministerelor care au n subordinea lordepartamente, nomenclatoarele vor fi ntocmite pe departamente sau pe direciienerale independente, iar n cazul unitilor centrale #i ale celorlalte uniti sentocme#te c?te un nomenclator unic, pe structura proprie a unitii.

"nprima rubrica nomenclatorului se trec denumirile e$acte ale departamentelor saudireciilor, n ordinea n care fiureaz n schema de oranizare #i se numeroteaz cucifre romane >, >>, >>>.....!.

"n rubrica a doua, se trec compartimentele care compun departamentul sau direciarespectiv serviciile #isau birourile! #i se noteaz cu litere ma;uscule A,B,%.....!.

"n rubrica a treia se consemneaz, n rezumat, scurt, clar #i concis, dar frprescurtri, cuprinsul documentelor ce constituie unitatea arhivistic dosar, reistru,condic, cartotec!. 5umerotarea unitilor arhivistice se face cu cifre arabe,ncep?nd cu nr. / la fiecare compartiment, tocmai pentru ca eventualele completrisau omisiuni, fcute ulterior la un compartiment sau altul s se poat face u#or, frs afecteze ntreul nomenclator.

"n rubrica a patrase consemneaz termenul de pstrare pentru fiecare cateorie dedocumente. (tabilirea lui se face av?nd n vedere leile n vioare, importana


18/62

#tiinific a informaiilor din documente ca #i importana practic pentru activitateacreatorului de documente. "n dreptul rupelor de documente, care se pstreaz

permanent, se scrie litera ma;uscul 4permanent!, iar pentru cele care se pstreaztemporar se scrie cifra arab care reprezint numrul anilor c?t se pstreaz/,G,I,/9,I9 etc.!.

-ac termenul de pstrare al unor rupe de documente nu poate fi stabilit cu

certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac e$ist motive s sepresupun c, n anumite con;uncturi, informaiile documentelor pot avea importan#tiinific, l?n termenul de pstrare temporar se menioneaz %( Comisia de

selecionare, de pild,. /9 %(!. 4a e$pirarea termenului de pstrare, acestedocumente vor fi analizate de Comisia de selecionarecu mai mare atenie #i, dupcaz, pot fi reinute permanent, poate fi prelunit termenul de pstrare sau pot fi

propuse pentru eliminare. +ubrica a cinciaeste rezervat pentru observaii. Cifra roman, litera ma0uscul i cifra arab formeaz indicativul unitii

ar3ivistice dup nomenclator -e pild, indicativul >A I, reprezint, -ireciaeneral, serviciul secretariat, dosarul I!. Atribuirea indicativului reprezintoperaiunea de codificare.8

%?nd unitatea nu are n componena sa departamente sau direcii, ci doar servicii #ibirouri, se va renuna la prima rubric din modelul de nomenclator, cuprins n ane$a /din 4eea /J/88J. -ac unitatea nu are nici compartimente, se va renuna #i larubrica a doua, trec?ndu+se n rubric doar numrul curent, cuprinsul cateoriilor dedocumente, termenul de pstrare #i observaii. "n aceste cazuri indicativul unitiiarhivistice va fi format din litera ma;uscul #i cifra arab B8! sau numai din cifraarab /, '9, etc.!. "n concluzie, indica!iu" uni!%ii ar/ii+!ic( du,% nomnc"a!or(+! un "mn! car aria$% )n funci d +!ruc!ura uni!%ii.

4a nreistrarea documentelor, indicativul unitii arhivistice va fiura n reistrul deintrare+ie#ire al corespondenei n rubrica rezervat acestuia! ca #i pe fiecaredocument n parte, fc?ndu+se n acest fel, corelaia dintre reistru #i acte. -easemenea, indicativul dup nomenclator se va resi pe fiecare unitate arhivistic sau

biblioraft n care urmeaz a se repartiza documentele, pe coperta fiecrei unitiarhivistice constituite definitiv ca #i n inventar coloana a doua!.

-up ntocmirea proiectului de nomenclator, el va fi verificat de ctre arhivistul de laArhivele 5aionale sau direciile ;udeene, care rspunde de unitate, completat sau

modificat cu suestiile acestuia #i apoi definitivat la calculator sau prindactilorafiere la un r?nd #i ;umtate.

5omenclatorul trebuie aprobat, prin decizie intern, de ctre conductorul unitii #iapoi trimis cu adres vezi ane$a F!, n dou e$emplare, pentru confirmare.

5omenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se confirm de ctre Arhivele5aionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile ;udeene ale Arhivelor5aionale.

8 "n instituiile colecionare de documente, resirea informaiilor se realizeaz prin operaia de codificare. Codificareareprezint procesul de atribuire a unor simboluri numerice sau alfa+numerice care poart diferite denumiri.


19/62

Propunerile compartimentelor pentru ntocmirea nomenclatorului arhivistic trebuie sfie temeinic analizate, astfel nc?t nici o categorie de documente s nu rmn pedinafar, "ntruct aceste omisiuni vor duce, ulterior, "n timpul clasrii documentelor, la"ncercri de asimilare prin analogie care, "n final, duc la pierderea individualitiidocumentelor, la imposibilitatea nominalizriii regsirii lor./9

Alctuit, cum s+a amintit, pe baza propunerilor tuturor compartimentelor, av?nd ca

scop ruparea corect a documentelor n uniti arhivistice, nomnc"a!oru" ar/ii+!icr%m


20/62

Criteriul geografic const n ruparea unor documente pe anumite arii eorafice,provenite de la uniti sau persoane fizice care, prin natura activitii lor, creeaz astfel dedocumente, cum sunt institutele de topometrie, geologie, cartografieetc.

5n unitile bancare, a cror activitate este str?ns leat de o serie de corespondeni, prinoperaiunile de creditare+debitare etc. se practic formarea dosarelor pe corespondeni,

ceea ce presupune ruparea ntr+un dosar a documentelor care se refer la unul #i acela#icorespondent. Aceste dosare sunt ordonate, apoi, alfabetic, n rafturi.

%lasarea dup criteriul nominalconst n ruparea actelor dup denumirea sau enul lor,ceea ce nseamn c ntr+un dosar se concentreaz documente numai de un sinur en:

procese-verbale, ordine, circulare, rapoarte de activitate, situaii statistice, e*trase decont, balane de verificare etc. i n acest caz, ruparea documentelor n interioruldosarului trebuie s respecte ordinea nreistrrii lor, in?ndu+se seama #i de documentelecone$ate sau ane$e.

-atorit acestui fapt, se d posibilitatea cunoa#terii mai bine a coninutului

documentelor rupate n dosare, identificrii lor, atunci c?nd necesitile o cer.Anitatea de ordonarepoate fi aleas dintre elementele informaionale comune tuturor

documentelor:+ numele persoanei ;uridice emitente)- nume de persoane #i funcii responsabile)- data de emitere sau de primire! cu elementele: an, luna, zi)- numr de nreistrare la emitent sau destinatar! )- localitatea emitentului sau destinatarului! date eorafice!

- denumirea sau enul chitan, proces verbal, ordin, decizie, e$tras de contetc.! )

"n funcie de elementul pentru care se opteaz, uni!%i" d ordonar ,o! fi cuvinte+au cifre( iar cri!rii" d c"a+ar +un!( du,% na!ura "or( alfabetice +aunumerice.

-in aceste dou sisteme de clasare, principale, deriv #i altele: ordinea zecimal,cronologic, alfanumeric.

Astfel, dac se opteaz pentru clasarea documentelor dupdat, unitatea de ordonare vafi cifra, iar criteriul va fi cel natural, cronologic) dac se opteaz pentru numrul de"nregistrare, clasarea va fi numeric) dac se opteaz pentru subiecte probleme!, enul

documentelor, nume de organizaii, persoane sau localiti, criteriul va fi alfabetic.(ecretara asistenta ana;at ntr+o firm cu activitate ndelunat va si sisteme destocare a documentelor de;a stabilite) rolul ei, n acest caz, este acela de a le aplica corect. n a"*ra unui cri!riu c"a+ar !r#ui +% + in% con!( )n!o!dauna( d urm%!oriifac!ori2 accesul operativ"a documn! &i costurile stocrii. Oda!% +!a#i"i!( +i+!mu" + aa,"ica unitar&i continuu. 3n sistem de clasare nu se stabile#te dup bunul plac al personalului, ci dup criteriide eficien,urmrind cerinele practice, specifice unui compartiment. -e e$emplu, pentruun serviciu de resurse umane, cel mai eficient este criteriul de ordonare alfabetic dup


21/62

numele persoanelor ana;ate!) pentru un serviciu de e$port va fi util un criteriu alfabetic,dar dup elementul eorafic.

%ostul se evalueaz n funcie de materialul #i timpul consumat cu clasarea #icutarea.

=. 1 C"a+ara crono"o*ic%

in acest caz, unitatea ordonatoare va fi data nreistrrii documentului la intraresauieire. Pe msura ce intra n unitate, cele mai recente se vor plasa deasupra celor cu datmai veche, av?nd, ntotdeauna, deasupra teancului, documentul cu data cea mai recent.(istemul este practicat, de obicei, n etapa de adunare a documentelor curente #i este util, nspecial, pentru clasarea documentelor care constituie un tot omoen e$trase de cont,rapoarte cu reim periodic, facturi, documente fiscale etc. ! sau pentru firmele mici, la carenumrul documentelor de clasat este restr?ns.

"n etapa de constituire a dosarului,se inverseaz n ordinea cronoloic a numerelor carereprezint data.

(vanta0ele sistemului:

- resirea unui document se rezolv rapid, cu condiia ca solicitantul s cunoasc datae$act la care documentul a fost nreistrat)

- &iind rupate n funcie de data la care s+a lucrat cu ele, putem avea la ndem?n #idocumentele asociate.

%ezavanta0e&

>n cazul operrii cu coresponden foarte diversificat, scrisorile primite #irspunsurile, viz?nd aceea#i problem, risc s fie desprite prin repartizarea cronoloic.

Pentru resirea informaiilor, #i dup aceast faet, va fi necesar ntocmirea unui inde*tematicsau pe probleme.

=.=. C"a+ar numric% "n clasarea numeric se respect ordinea natural a numrului de "nregistrareatribuit fiecrui document intrat sau ie#it din oranizaie sau a numerelor prenreistrate, ncazul facturilor, borderourilor, documentelor fiscale etc. 6ste utilizat, n mod special,

pentru clasarea corespondenei.%lasarea dup numrul de nreistrare, se practic, n special, n cazul oranizaiilor

care funcioneaz n mai multe cldiri, prin repartizarea unor rupe de numere pecompartimente, astfel, nc?t, s e$iste o corespondent ntre compartimente #i rupul denumere care se atribuie.

6$emple:

+ de la nr. / la I99 pentru (ecretariat )+ de la nr. I9/ + /999 pentru serviciul 0esurse 3mane )+ de la /99/ I999 + pentru serviciul Administrativ etc.


22/62

0epartiia se face n funcie de volumul de munc cu corespondena al fiecruicompartiment sau sediu. "n etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toateserviciile, se adun #i se ordoneaz numeric.

(vanta0ele sistemului:+ aran;area #i cutarea sunt rapide, e$tensia se poate face la infinit, documentul lips saumutat poate fi sit u#or)

+ se pot localiza documentele u#or, numai la vederea numrului de nreistrare, dosarelefiind repartizate pe compartimente) pentru orientare rapid, se pot nota numerele atribuitefiecrui compartiment #i se pot pstra la ndem?n, ntr+o cartotec sau sertar.+ permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari .

%ezavanta0e&+ este imposibil intercalarea unui dosar nou)+ un repertoar alfabetic, este indispensabil )+ documentele mai vechi, cu numr de nreistrare mai mici, dispar, cu timpul, dincirculaie. Pentru remedierea acestui nea;uns se practic redistribuirea anual a rupelor de

numere, pe compartimente.=.?. C"a+ara a"fa#!ic%Presupune clasarea corespondenei n ordinea alfabetic, de la A la j. (istemul este

cel folosit n cazul crilor de telefonsau al dicionarelor.%lasarea alfabetic se practic, n mod special, n instituiile de administraie public

primarii!, n firme de e$port, n oranizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care aurelaii cu furnizori, clieni, n oranizaii de asisten social, instituii de nvm?nt,medicale etc. sau, raport?ndu+ne la tipuri de documente, n cazul rapoartelor, proceselorverbale, dosarelor de personal, etc.

"n aceste cazuri, unitatea ordonatoarepoate fi :-$ume de persoan 0uridic de la care provin sau, la care se refer documentele )-nume de persoan fizic)-subiectulprincipal al documentelor de pild oferte !sau-zon geografic.

-e obicei, + )n!ocm+c a!

"n cazul n care, numrul de documente, corespunztor dosarului unei litere, este preamare, dep#ind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate

submpri n mai multe subuniti, astfel :"osarul &a - an) Do+aru"Ao - asetc. "n schimb, dac un dosar este prea voluminos, pentru documentele corespunztoare uneilitere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mapedistincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel 2A4, etc.

-esiur, ordonarea documentelor enerate de oranizaii, nu ridica probleme decomple$itate, precum cele ale documentarii, pentru care e$ist standarde de ordonare.//

//D( >


23/62

=.?.1 C"a+ara a"fa#!ic% a num"or d ,r+oan fi$ic4rincipiul de baz: numele de familie constituie, ntotdeauna, cuv?ntul de ordine.Aleerea subunitii de ordonare subunitii directoare! se face, in?nd cont de

fiecare liter din cuv?nt. Ca$uri +,cia" &i r*u"i

Iniiale identice: se ordoneaz numele dup a doua liter) dac #i aceasta este identic, dupa treia litera, #.a.m.d. 6$emple: 6 "i s e i, 6 na c h e, 6 n ci c etc.

$ume identice& ordonarea se face in?nd cont de iniiala prenumelui: Popescu Andrei)Popescu, Ion ) Popescu, Mihai.

$ume si prenume identice& se ale subuniti de ordonare, iniiala reprezent?nd numeletatlui sau o funcie a persoanei. 9*emple :-umitra#cu C. 2heorhe. ) -umitra#cu N.2heorhe sau -umitra#cu 2heorhe contabil!) -umitra#cu 2heorhe director economic4.

$ume compuse cu cratim& unitatea de ordonare este primul nume) reula se aplic #i n

cazul numelor compuse fr cratim cazul femeilor cstorite, care+#i pstreaz #i numeleanterior cstoriei, aduat, de obicei, dup numele de cstorie: 5icolae 6rad+ 2eorescu) Ion+cu2alai) 4uii A",a*o+ 5ovello etc.

$ume de persoane care ncep cu o particula de noblee d( on!: aceasta nu se ia nconsiderare, n ordonare.

$ume scoiene i irlandezecare ncep cuMcsau Mk se consider la a#ezare ca ncep?nd cuM, iar n aceea#i rup cu astfel de nume se consider ca ncep?nd cu Mac.6$emplu: Lupu,>on) Mc Callum) *ac Courdi) *c Donald) *ac Donnel) Popa7.#.a. m.d.

$ume i prenume confuze, precum G/or*/ Andrei sau P!r >on Andrei) atunci c?nd se

dactilorafiaz corespondena,se recomand evideniereacu alte caractere a cuv?ntului deordonare bolduiri, italice, nume cu litere mari #i prenume cu litere mici, sublinieri!) $ume strine scrise cu alt alfabet(dec?t cel latin slav, rec, ebraic, arab!: se practic

conversia n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale adoptate castandarde rom?ne. /'

3etodele de conversiecele mai uzitate sunt :- transcrierea- care const n a reprezenta elementele unei limbi, sunete sau semne, oricare

ar fi scrierea lor oriinal, prin orice sistem scris de litere sau semne fonetice)- transliterarea + care const n a reprezenta caracterele sau semnele unui alfabet, prin acelea

ale unui alt alfabet, n eneral liter cu liter. Aceast metod de conversiune se aplic nspecial reprezentrii alfabetelor n ntreime literare.Pentru orientare rapid, se recomand sublinierea cuv?ntului de ordine, nainte de a ncepeclasarea. "n cazul n care se aplic acest sistem pentru ordonarea dosarelor individuale,cuv?ntul de ordonare numele persoanei! va fi subliniat pe coperta dosarului, mai ales, ncazurile care fac e$cepie de la reula eneral.

/'=ezi : (tas IG98+ Dransliteraia "n alfabetul latin & Dransliteraia caracterelor greceti ) (0. >(E 8 : /88 Dransliterarea"n alfabetul latin a te*telor din limbile& slav, ebraic, arab# D( >2;1-=


24/62

. =.?.=. C"a+ara a"fa#!ic% a num"or d ,r+oan :uridic

"n clasarea alfabetic a persoanelor ;uridice emitente apar situaii speciale n aleereacuv?ntului de ordonare. -enumirile oranizaiilor #i, n special, cele ale aeniloreconomici, sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte, indic?nd, pe l?n denumirea

propriu+zis, #i forma organizatoric societate comerciala, societate pe aciuni, asociaie,universitate, fundaie, primrie etc.!) altele indic obiectul de activitate Camera deComer Industrie $avigaie i(gricultur).Alte firme au caractere de ordonare variate,

provenind din substantive comune sauproprii, combinaii de silabe, de litere iniialeacronime!, combinaii de cuvinte, alfanumerice sau numai cifre.

"n aceste condiii, trebuie cunoscute c?teva reuli, prevzute n standardeleinternaionale, care privesc at?t aleerea unitii de ordonare , c?t #i clasarea acestora./G

$egula generalpentru societile comerciale: cuv?ntul de ordine l va constitui numelecare o identific ntre forme oranizatorice de acela#i fel, iar prima liter va servi la clasare:ocietatea comercial

egatar . (.# ocietatea comercial

icos +6# ocietatea

comercial obite5t (. %uv?ntul director a fost cel subliniat) pentru subunitiledirectoare, sunt valabile reulile prezentate n cazul numelor de persoane. 0eula estevalabil #i n cazul n care se ntocme#te unInde* alfabetic, pentru descrierea unitilor deintrare, proced?ndu+se astfel) M*a(tar, (.%., (.A. ) Mico+, (.%. (.0.4. #.a.m.d.

4ersoane 0uridice cu denumiri identicereprezent?ndsucursale, filialesau uniti de stat, cuacela#i obiect de activitate! se ordoneaz dup cuv?ntul care desemneazlocalitatea& :(E+F39C ioc6rlia, (E+F39C"eleni, (E+F39C Tulcea.

4ersoane 0uridice care cuprind "n denumire obiectul de activitate: 4anca +omn de%ezvoltare)amera de Comer Industrie i $avigaie Constana# 'antierulde Construcii

$avale #unitatea directoare va fi primul cuv?nt, dac intercalarea se face printre alte tipuride oranizaii) dac se ordoneaz filiale, sucursale din diferite zone eorafice, cuv?ntul deordonare va fi localitatea.

"enumirea unei persoane 0uridice este compus din mai multe numede pildA*AGDF3),unitatea de ordonare va fi primul cuv?nt) dac sunt de clasat documente care auacela#i cuv?nt director, se impune aran;area documentelor n ordinea celui de+al doileacuv?nt, subdirector)

Cuvntul subdirector, este o cifr, ruparea documentelor se face n ordinea natural anumerelor: antierul 1, Hantierul 7etc.

$umeleeste compus din iniiale,stabilite n modsubiectiv,fr a avea letur cu obiectulde activitate, n ordonarea alfabetic se vor aplica urmtoarele reuli de plasare adocumentelor:a! dac iniialele sunt desprite cu punctesau spaii albe, astfel de documente sau dosarevor fiplasate "naintea celor cu nume "ntregi, n ordinea primei litere, astfel: :(ocietatea/G 0eulile sunt aplicate #i pentru proramele specifice de inde$are automat, deci ele trebuie respectate #i pentru a elimina

posibile neconcordane n sistemul informaional. >ntrrile alfabetice sunt relementate prin standarde internaionale. =ezi:D( >


25/62

comercial 9. &. Eroup +6# ocietatea comercial 9 G $. acu # &5oterm +6#&lector - anitas +6 etc.b) dac iniialele nu sunt desprite cu punctesau spaii albe, sunt tratate ca ni#te cuvinte, #idocumentele vor fi plasate n poziia alfabetic, fireasc, a numelor ntrei: (ocietateacomercial %S cor .(.# ocietatea comercial %nstant.+.6.# ocietatea comercial

%*T&$ .+.6. etc. $umele unei persoane 0uridice "ncepe cu o cifr&documentul va fi plasat naintea celor cu

ordine alfabetic.Astfel, imain?nd o documentaie, n care vom avea situaiile menionate, ordinea

plasrii ar fi: /. (ocietatea comercial 7 8 7 CF3. 2.ocietatea comercial 93 9+8I . ocietatea comercial :;:+6#

F. (ocietatea comercial S.5.0.;. ocietatea comercial Argos


26/62

lucrrilor #tiinifice n capitole, subcapitole #i paragrafe. Principiul const n tratareafiecrui numr, nu ca numr ntre, ci ca numr zecimal, deci ca #i c?nd ar fi precedat de 9,zero,virul!. "n practic s+a suprimat zero+ul iniial #i virula care preced fiecare numr.Astfel s+a a;uns la o prezentare normal, pstr?nd n acela#i timp, n mod convenionalcaracterul zecimal.

n ca$u" a,"ic%rii ac+!i m!od d c"a+ar do+ar" sunt


27/62

CONSTITUIREA UNIT>ILOR AR7I8ISTICE

1. Do+aru" uni!a! d #a$% a fondu"ui ar/ii+!ic admini+!ra!i

Cermenul dosar, cu sensul pe care+l folosim astzi, a nlocuit pe acela de acta:; #iacesta, la r?ndul lui, pe aceladedell( n nelesul d runir "a un "oc a !u!uror ac!"or

,riind o ,ro#"m% 3afacr( ,ricin%4.Ebiceiul, de a aduna toate actele privitoare la o problem, l sim practicat nc de la

nceputul sec. al , Anton, sv. )/JB60%>3+-012>%6(%3, Adina. Arhivistica, p.I)/4eea Arhivelor 5aionale, nr. /J/88J7)


28/62

Frdonarea documentelor. %?nd la formarea dosarului se folose#te ordineacronologic, documentele se inverseaz, astfel nc?t, primul document, cu data cea maiveche de nreistrare, s fie deasupra, adic la nceputul dosarului, urmat de celelalte, nordinea cresctoare a numerelor de nreistrare. E atenie deosebit se acordrspunsurilor la actele de baz #i ane$elor, pentru a se asiura ruparea lor ladocumentele de care aparin #i prin aceasta unitatea cuprinsului dosarului. Practica a

demonstrat c ordinea numerelor de nreistrare este cea mai indicat, deoarececorespunde nsu#i mersului aciunii)

-osarul nu trebuie s conin mai mult de 'I9 G99 de file. -ac se adun mai multde G99 de file pentru actele care se rupeaz sub acela#i indicative din nomenclator,se constituie mai multe volume.

Dria0ul actelor i verificarea lor. Edat cu operaiunea de inversare se trece #i latria;ul actelor #i la verificarea lor. (e verific:

- dac fiecare act are indicativul de dosarcorect)- dac anumite acte nu au fost repartizate re#it, n cursul anului sau nu au fost puse la

locul lor, n urma consultrii) acestea se intercaleaz la locul lor natural.- (e elimin numai h?rtiile care nu poart nici un numr de nreistrare sau de

cone$are #i, nu au nici semntura de autenticitate. ?rtia care rezult din tria;ulactelor este adevrat maculatur #i se trateaz ca atare.

$umerotarea operaiune care are drept scop s determine locul documentului ndosar #i s asiure astfel interitatea lui. 6a const n numerotarea filelor scrise ncolul de sus din dreapta cu creion neru) n cazul documentelor compuse din maimulte volume filele se numeroteaz, ncep?nd cu numrul 1( pentru fiecare dosar.-eci, numerotarea se face continuu, indiferent dac sunt acte de baz, ane*e.

5ndeprtarea pieselor de metal ace, arafe de birou) 8erificarea condiiei de conservare:- foilor ndoite sau mototolite se ndreapt)- h?rtiilor care ies n afara dosarului se ndoaie pentru a nu se deteriora)- h?rtiile deteriorate se lipesc #i se ntresc pe alt h?rtie) la fel procedm #i cu actele

scrise pe foile care se deterioreaz u#or)- dac nu s+a respectat reula, de a se lsa un spaiu la marinea din st?na pentru a fi

prinse la dosar, atunci pe fiecare foaie se mai lipe#te o foaie de h?rtie astfel nc?t,prins la dosar, h?rtia s poat fi consultat)

6egarea dosarului. -ocumentele din fiecare dosar se lea n coperte de carton n a#afel, nc?t, s se asiure citirea comple$ a te$tului, datelor #i rezoluiilor)

"ntr+un dosar intr de obicei o rup de documente. (unt cazuri c?nd, ntr+o rup dedosare prevzut n nomenclator, nu se formeaz dec?t dou sau cel mult trei acte.Pentru a nu irosi materialul de protecie #i a se economisi spaiul de depozitare se potconcentra mai multe rupe de documente ntr+un dosar, desprite printr+o foaie alb,av?nd n vedere ca ele s aib acelea#i termene de pstrare.


29/62


30/62

ordonate corect, cusute, numerotate #i certificate corespunztor, ele pot fi u#or rtcite, dacse dau n cercetare.

Pe msur ce h?rtiile au fost cusute la dosar se opereaz n registrul de intrare-ieire,n dreptul fiecrei corespondene, la rubrica m-, se trece numrul dosarului #i paina lacare se afl corespondena. 6$emplu: "n 0eistrul de intrare+ie#ire, n dreptulnumrului. I9, de nreistrare, la rubrica mse va scrie F9, ceea ce nseamn:

Corespondena cu nr. ;@, a fost cusut la %osar nr.=, pag.19. Acest sistem u#ureazcontrolul n ceea ce prive#te e$ecutarea, precum #i sirea cu u#urin a scrisorii.

=.?. P%+!rara documn!"or ,rimi! ,rin fa'

Pentru documentele primite prin fa$, toi creatorii #i deintorii vor trebui s respecteprevederileInstruciunii tehnice nr. ;@1@?= din :@ iulie :??>privind reimul de pstrare#i conservare a acestor cateorii de documente, emis de Arhivele 5aionale #i ane$at

prezentei teme ane$a J!.

%ele mai serioase reuti se nt?mpin ns atunci c?nd trebuie s se aprecieze

valoarea dosarelor ce cuprind documente cu diferite termene de pstrare, inclusiv cucaracter permanent, formate n acest fel ca urmare a neaplicrii sau neaplicrii corecte anomenclatorului.


31/62

#$S >

9. A/T& !0&$A %#*% A$?%@%ST%& "#0 "&+%*%T%@A$&A

"!SA$&/!$

G./. >5=65CA0>606A A0>=6> 4A %E*PA0C>*65C6

Edat constituite unitile arhivistice, se trece la inventarierea lor. Printre obligaiilecreatorilor #i deintorilor de documente, art. 8 din lee prevede c: %ocumentele sedepun la depozitul arhivei creatorilor de documente "n al doilea an de la constituire, pebaz de inventar i proces-verbal de predare-primire, "ntocmite potrivit ane*elor 2 i .:>

4eislaia arhivistic stabile#te o metodunicde inventariere, pentru toi creatorii de

documente din ar, at?t caformular,c?t #i ca mod de "nregistrare.Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii #i deintorii de documente,ntr+un capitol aparte art. /+'G!,/8aduc detalii n letur cu inventarierea documentelor lacompartimente #i apoi preluarea acestora la arhiva unitii.

>nventarul este un instrument de eviden cu dubl funcionalitate:a! una practic,pentru c+ este un instrument de eviden n sens administrativ estionar

pe baza cruia se efectueazpredarea 7 primireadocumentelor n estiunea arhivaruluisau responsabilului cu arhiva din cadrul unei oranizaii)

b! una documentar - tiinific,pentru c+ insereaz sub form de rezumat, n mod concis#i concludent, informaiile cuprinse n documentele constituite n unitile arhivistice,folosind, ulterior, ca instrument de baz n resirea acestora pentru cercetare)Procesul de inventariere a arhivelor de ctre creatorii de documente se desf#oar ca un

proces de lucru diri;at sub controlul Arhivelor 5aionale.

.2. P06-A06A -E%3*65C64E0 4A A0>=A E02A5>jAK>6>'9

-ocumentele se depun la depozitul oranizaiei, n al doilea an de la constituire, pebaza unui 0roces B verbal de predare - primire, potrivit ane*ei , din art. ? al 6egii

(rhivelor $aionale&

%enumirea organizaieiM.

CompartimentulM

/4eea nr. /J /88J, p. ':/85orme tehnice, p. 8)'9"ncep?nd cu aceast etap, toate operaiunile arhivistice pe care le vom prezenta, sunt atribuii ale arhivarului oranizaiei.Kin?nd cont de faptul c n oranizaiile mici, astfel de responsabiliti i pot reveni secretariatului, vom prezenta c?teva repereorientative, n acest sens, fc?nd trimiterile necesare spre lucrrile de specialitate care trateaz amnunit aceste operaiuni.


32/62

P0E%6(+=60BA4

de predare+primire a documentelor

Astzi,+++++++++++++ subsemnaii++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++deleai ai compartimentului+++++++++++ #i arhivarul unitii responsabilul cu arhiva! ++++++++++++++ am procedat primulla primirea #i al doilea la preluarea documentelor create n perioada+++++++++++++++++++++ dectre compartimentul menionat, n cantitate de +++++++++++ dosare, reistre, condici etc.

Predarea + primirea s+a fcut pe baza inventarelor ane$ate, cuprinz?nd +++++++ painidactilorafiate, conform dispoziiilor leale.

Am predat, Am preluat,

&i. 'F.

3n e$emplar din 4rocesul-verbal rm?ne la compartimentul creator, ntr+un dosarspecial, iar cellalt, mpreun cu inventarele aferente, vor fi predate n estiuneaarhivarului.

%in obligaiile arhivarului

Arhivarul sau responsabilului cu arhiva de depozit, verific, concordana dintreconinutul acestora #i cele nscrise n inventar)

Predarea se face conform unei proramri prealabile, stabilit de comun acord ntrecele dou pri)

"n cazul constatrii unor neconcordane,ele se aduc la cuno#tin compartimentului

creator, care efectueaz corecturile ce se impun) Coate inventarele se pstreaz ntr+un fi#et metalic, sub cheie.

G.G. (646%K>E5A06A -E%3*65C64E0 4A %06ACE0>> > -6K>51CE0>> -6 A0>=6

1. %adrul ;uridic al selecionrii


33/62

Prin operaiunea de selecionare se hotr#te soarta documentelor, adic, pstrarea saueliminarea lor definitiv. S"cionara +! o,raiuna ar/ii+!ic% d +!a#i"ir aa"orii documn!ari+!oric +au ,rac!ic a uni!%i"or ar/ii+!ic din!run fond +auco"ci( )n dra ,%+!r%rii ,rmann! a c"or car fac ,ar! din 9ondu" Ar/ii+!icNaiona" &i "iminara c"or "i,+i! d im,or!an%.-=1

(elecionarea este considerat de speciali#ti, una dintre operaiunile de baz ale

activitii arhivistice, piatra de ncercare a competenei personalului care o efectueaz.''

%adrul ;uridic leal de efectuare a acestei operaiuni este asiurat de6egea (rhivelor$aionale nr. /J /88J art. /9+//! #i Instruciunile privind activitatea de arhiv lacreatorii i deintorii de documente art. '8+GJ!. (elecionarea documentelor este necesar s se fac anual sau o dat la doi ani c?nd

#eful de arhiv scoate din arhiv dosarele al cror termen de pstrare este e$pirat, nvederea analizrii lor de ctre comisia de selecie convocat de conducerea unitii lacererea acesteia.

%onform leii, n cadrul fiecrei uniti creatoare #i deintoare de documente

funcioneaz c?te o comisie de selecionare, numit prin decizie sau prin ordinulconductorului.

%omisia se ntrune#te anual, ori de c?te ori este nevoie, pentru a analiza fiecare unitatearhivistic n parte.

"n instituiile unde nu se pot nfiina comisii de selecionare, din lips de personal,selecia va fi efectuat de responsabilul arhivei #i aprobat de conducerea instituiilorrespective.

. 4a stabilirea termenelor de pstrare se ia n calcul anul urmtor constituirii

documentelor. -e e$emplu, dac documentele au fost create n anul /88/, #i au termende pstrare /9 ani, vor putea fi selecionate n anul '99'. Atribuiile comisiei sunt urmtoarele:

- analizeaz importana documentelor)- elimin documentele care nu au importan documentar+istoric)- elaboreaz indicatoare de termene de pstrare.

-up obinerea unei confirmri scrise din partea Arhivelor 5aionale,documentele respective vor fi scoase din eviden #i predare ca maculatur.

(coaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobareaconducerii oranizaiei #i cu avizul Arhivelor 5aionale, n urmtoarele cazuri:- transferul n alt depozit de arhiv)- distrueri provocate de calamiti naturale sau evenimente imprevizibile)- dep#irii termenelor leale de pstrare.

Oric indr+au di+!ru*r a documn!"or cra!( f%r% confirmara Ar/i"orNaiona"( a!ra* du,% +in r%+,undri ,na"

'/5orme tehnice7, p. )''*60A, 4aureniu, p. // )


34/62

#$S C

"!#&*T&/& T&?*%& S% "& %*$&:%ST$A$& T&?*%A

Pe l?n documentele ;uridice clasice corespondenta!, unele oranizatii, n carefiuncioneaz servicii tehnice specializate, enereaz #i documente. tehnice #i denreistrare tehnic

Dfinira noiuni"or

>n spiritul6egii (rhivelor $aionaleprin documente tehnice #i de inreistrare tehnica seinelee: !o!a"i!a!a ac!"or,ur!%!oar d informai !/nic%sau produse ale aciunii de

)nr*i+!rar !/nic% , +u,ori ma*n!ici( fo!o+n+i#i"i( +au /


35/62

=.=. -ocumn! audio-video , nreistrri manetice sonore #i vizuale ale unorfenomene #tiinifice sau sociale. -up scop pot fi: a! )nr*i+!r%ri ,rooca!pentru documentare istoric, produse memoriale, realizate pe

baza unui plan tematic de in!riuarhive orale, cu interviuri, recitaluri: e$.fonotec deaur sau filmoteca de aur a 0adio Celeviziunii!. 3nitatea arhivistic este ro"a sau

ca+!a.b! documente audio+video de producie curent mass+media.: documente muzicale,documente vorbite , documente muzicale #i scenice de fond.S or*ani$a$% du,% ca!*oriid +u,ori( )n2 fi"mo!c%( #ando!c%( ido!c%( di+co!c%( !c.=.?. Documn! fo!ocinma!o*rafic inreistrri vizuale pe supori fotosensibili aleunor fenomene fizice, chimice, bioloice sau sociale diverse. 6le pot aprea sub form de 2fo!o*rafii( microfi"m( microfi&( fi"m !c.

=.B. Documn! informa!ic pot fi constituite din date numerice, te$te rafice, imaini

statice sau animate, nreistrri sonore, n enere orice alctuire sau reproducere prinmi;loace automate a unor date, fapte, lucruri, e$presii, situaii etc. materializate sub formelectronic, pentru a permite citirea #i prelucrarea automat de ctre ci interesai.indiferentde domeniul de aplicaie)

Ordonara( inn!arira documn!"or !/nic &i d inr*i+!rar !/nic%

A! -ocumentele tehnice #i de nreistrare tehnic pot aparrea incidental n interiorul unuifond clasic: e$. ilustraii cuprinse n te$t, ane$e la un te$t. "n acest caz se vor ordona #iinventaria impreuna cu unitatea arhivistic "n care se incorporeaz)

B! -. tehnice #i de de nreistrare tehnic formeaz uniti izolate, ele se vor constitui nparte separat la ordonare #i inventariere #i vor fi plasate #i pstrate separat, la sf?r#itulfondului de documente clasice.6$. fondurile si coleciile cartografice, geografice,

geodezice, "mbuntiri funciare etc.Erdonarea se face, n prima etap , n funcie de natura suportului, apoi dup alte criteriicronoloic, eorafic, alfabetic, tematic sau dup format etc. ! n funcie de reimul deconsultare #i valorificare.>nventarierea se face pe formulare speciale pentru fiecare cateorie de documente.

"!#&*T&/& S&$&T&

(ecretara asistenta , desf#ur?ndu+#i ntotdeauna activitatea pe l?n structurile conducerii,va avea acces la toate cateoriile de documente ce se redacteaz #i circul n aceast sfer.Astfel, confidenialitatea asupra informaiilor constituie cerina deontologic istoric #ifundamental a acestei profesiuni #i, nu se limiteaz numai la informaiile clasificate,conform leislaiei.


36/62

/. 462>(4AK>A P0>=>5- -E%3*65C646 (6%06C6. C60*>5E4E2>6

%onform 6egii privind protecia informaiilor clasificate, nr./' din /' aprilie'99','G noiunea informaie capt un sens specific: prin informaie neleem oricedocumente, date, obiecte sau activiti, indiferent de suport, form, mod de e*primare sau

punere "n circulaie. Informaiile clasificate sunt informaiile, datele, documentele de interes pentru

securitatea naional care datorit nivelului de importan #i consecinelor care s+ar produceca urmare a dezvluirii sau diseminrii neautorizate, trebuie s fie prote;ate.

4rotecia 0uridiceste ansamblul normelor constituionale #i a celorlalte dispoziiileale n vioare, care relementeaz prote;area informaiilor clasificate.

4rotecia pentru msuri procedurale reprezint ansamblul relementrilor princare emitenii #i deintorii de informaii clasificate stabilesc msurile interne de lucru #i deordine interioar destinate realizrii proteciei informaiilor.

Prin autoritate sau instituie public se nelee orice autoritate sau instituiepublic precum #i orice reie autonom care utilizeaz resurse financiare publice #i caredesf#oar activitatea pe teritoriul 0om?niei, potrivit %onstituiei.

Prin informaie de interes public se nelee orice informaie care prive#teactivitile sau rezult din activitile unei autoriti publice, indiferent de suportulinformaional, de forma #i modul de e$primare a informaiei.

Prin informaii cu privire la datele personalese nelee orice informaie privind opersoan fizic identificat sau identificabil.'F

1.1. C"a+" d +cr!i$ar

A! Informaiile secrete de stat sunt informaii care privesc securitatea naional, prin acror divulare se pot pre;udicia siurana naional #i aprarea rii.

B! Informaiile secrete de serviciu sunt informaii a cror divulare este de natur sdetermine pre;udicii unei persoane ;uridice de drept public au privat.

1.=. Ni"uri" d +cr!i$ar se atribuie informaiilor clasificate din clasa secrete destat #i sunt:

a! strict secrete de importan deosebitdivularea neautorizat este de natur sproduc daune de o ravitate e$cepional securitii naionale!)

b! strict secrete divularea neautorizat este de natur s produc daune rave

securitii naionale! #ic! secrete divularea neautorizat este de natur s produc daune securitiinaionale!.

=. IN9ORMAII SECRETE DE STAT. CATEGORII

'G

=ezi:3onitorul Fficial, partea >, an. =, nr. 'F /' apr '99'!, p '+G)'F4eea privind liberul acces la informaiile de interes public, nr IFF, din /' octombrie '99/ n & 3onitorul Fficial al +omniei,

partea >, nr. JJG 'G oct '99/!, p. I)


37/62

"n cateoria informaiilorsecrete de statsunt cuprinse informaiile care reprezint saucare se refer la:

sistemul de aprare a rii #i elementele de baz ale acestuia operaiuni militare,tehnoloii de fabricaie, planuri #i dispozitive militare!)

cifrul de stat#i alte elemente criptoloice stabilite de autoritile publice competente) oranizarea sistemelor de protecie #i aprare a obiectivelor, sectoarelor, a reelelor de

calculatoare speciale, a datelor , schemelor #i proramelor referitoare la sistemele decomunicaii, inclusiv la mecanismele de securitate a acestora)

activitatea de informaii desf#urat de autoritile publice, stabilit prin lee, pentruaprarea rii #i siuran naional, inclusiv mi;loacele, metodele, tehnica #i echipamentulde lucru, precum #i sursele de informaii specifice, utilizate de acestea)

hrile, planurile topografice i "nregistrrile aeriene de oricetip, considerate secrete destat)

studii, prospecii geologiceprin care se evalueaz rezervele naionale de metale #i minereuri

rare, preioase, disperse #i radioactive, precum #i alte rezerve materiale , care sunt ncompetena Administraiei 5aionale a 0ezervelor de (tat)

sistemele #i planurile de alimentare cu energie electric, energie termic, energie nuclear#i ali aeni necesari funcionrii obiectivelor clasificate secrete de stat)

activitile tiinifice, tehnologice sau economice#i investiiile care au letur cu siurananaional sau prezint importan deosebit pentru interesele economice #i tehnico +#tiinifice ale 0om?niei)

cercetrile tiinifice n domeniul tehnoloiei nucleare precum #i proramele pentruprotecia #i securitatea materialelor #i instalaiilor nucleare)

emiterea , imprimarea bancnotelor #i baterea monedelormetalice, machetele emisiunilormonetare ale Bncii 5aionale a 0om?niei, precum #i imprimarea h?rtiilor de valoare denatura titlurilor de stat, a bonurilor de tezaur #i a obliaiunilor de stat)

0rotecia informaiilor secrete de stat reprezint o obliaie ce revine tuturorpersoanelor autorizate care le emit, le estioneaz sau care intr n posesia lor.

Persoanele ;uridice de drept privat, deintoare de informaii secrete de stat, au obliaias respecte #i s aplice relementrile n vioare stabilite pentru autoritile #i instituiile

publice, n domeniul lor de activitate.O#"i*aii" &i r%+,undri" c rin a*ni"or conomici #i altor persoane ;uridice

pentru protecia informaiilor secrete de stat sunt prevzute n?otr6rea pentru aprobareaStandardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate D din

7==7( ca,. III.=

?. IN9ORMAII SECRETE DE SER8ICIU

Informaii" secrete de serviciu+ +!a#i"+c d c%!r conduc%!oru" or*ani$aii( ,#a$a norm"or ,r%$u! ,rin /o!%r


38/62

instituiilor publice, ai aenilor economici cu capital interal de stat #i ai altor persoane;uridice de drept public ori privat sunt obliai s stabileasc msuri privitoare la pstrareasecretului de serviciu, potrivit competenelor, n conformitate cu normele stabilite prinhotr?re a 2uvernului. 6ste interzis clasificare ca secrete de serviciu a informaiilor care,

prin natura sau coninutul lor, sunt destinate s asiure informarea cetenilor asupra unorprobleme de interes public sau personal, pentru favorizarea sau acoperirea eludrii leii sau

obstrucionarea ;ustiiei'J

B. M>SURI SPECIALE PRI8IND DOCUMENTELE

-e#i6egea (rhivelor $aionale, aflat n vioare, nu cuprinde prevederi e$prese nletur cu informaiile clasificate,Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii

i deintorii de documente rezerv subcapitolul 6 art. G+G8!, problemelor privindordonarea, inventarierea i selecionarea acestor documente.

-ispoziiile leale, privind ansamblul msurilor referitoare la evidena, circulaia,

pstrarea sau reproducerea documentelor considerate secrete, difer dup specificuloranizaiei.Astfel, leea prevede:

crearea de compartimente specialepentru evidena #i pstrarea documentelor secrete, maiales n sectoarele n care se concentreaz un numr mai mare de date #i informaii,documente secrete)

leea interzice scoaterea documentelor secrete din instituii #i transportul lor n alte locuri,care nu asiur suficiente condiii pentru pstrarea secretului.

norme precise privind: interdicia multiplicrii unor date #i materiale nedestinatepublicitii #i care constituie secret de serviciu)

precizeaz reuli privind accesul "n cadrul unitilor a personalului ana;at precum #i apersonalului din e$terior. 6videna autorizaiilor de accesla informaiile secrete de serviciuse ine centralizat de funcionarul de securitate, n +egistrul pentru evidena autorizaiilorde acces la informaii secrete de serviciu. "n +egistrele pentru evidena informaiilorclasificatevor fi menionate numele #i prenumele persoanei care a primit documentul, iaraceasta va semna de primire n condic.

transmiterea sau divulgarea secretelor de stat, pierderea, distrugerea, alterarea orisustragerea documentelor cu caracter secret, negli0enacare d posibilitatea altei persoanes intre n posesia secretelor de stat, de natur s pun n pericol interesele economice,

tehnico+#tiinifice, militare ale statului, precum #i orice "nclcri ale normelor privindaprarea secretului de stat constituie fapte deosebit de rave #i sunt pedepsite.

B.1 M%+uri +,cia" ,riind ,r+oan" :uridic

(unt consideratesecrete de serviciu #i informaiile, datele i documentelecare serefer la activitatea unei oranizaii #i care, fr a constitui, n nelesul leii, secrete de stat,

'J 4eea nr. /', din '99', p. I)


39/62

nu trebuie cunoscute dec?t de persoanele crora le sunt necesare, pentru ndeplinireaatribuiilor de serviciu. -ivularea acestora poate pre;udicia un interes eneral sau

personal.>n eneral, n orice oranizaie,pstrarea secretului profesional#i se#te o serie de

e$plicaii precum:- necesitatea prevenirii, pe c?t posibil, a concurenei neloiale cu alte firme similare)- din considerente de siuran naional sau, n unele cazuri, pentru aprarea dreptului de

autor, instituit prin lee, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc. 6$ist oranizaii n care sunt oranizate birouri speciale, pentru pstrareadocumentelor cu caracter secret B.(.-.!

B. =. M%+uri" d +curi!a! )n a!nia +cr!aria!u"ui

-ocumentele vor purta, pe fiecare pain, meniunea personal , c?nd sunt destinate strict,unor persoane anume determinate.

Pentru identificarea documentelor cu caracter de secret de serviciu, numrul de "nregistrareal acestora va fi precedat de litera S-( iar pe fiecare pain se va nscrie +cr! d+riciu.

-ocumentele constituite n dosare, precum #i cele leate n volume distincte se marc/a$%, co,r!%#i , ,a*ina d !i!"u, cu litera S-5

Evidena documentelor secrete de serviciu se ine separat de cea a documentelor secrete destat #i a celor nesecrete, n r*i+!ru +,cia"destinat acestui scop)

Este interzis scoaterea din incinta unitii deintoare a documentelor secrete de serviciu,fr aprobarea conductorului acestuia.'

n cazul dactilorafierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite c?nd intrao alt persoan n birou)%onvorbirile telefonice secrete vor fi prote;ate)%iornele si materialele dactilorafiate sau alte materiale secrete, se vor ncuia ntr+un fi#et,

atunci c?nd se prse#te locul de munc, chiar pentru o perioada scurt) msura este valabil#i n cazul calculatorului, documentul n lucru este salvat #i scos de pe ecran)

Coate documentele se ncuie, la sf?r#itul zilei de munc, n dulapuri+fi#et, care se siileaz)%utiile cu microfilme, atunci c?nd este cazul, vor fi ncuiate n dulapuri speciale)-up dactilorafierea unei lucrri, este obliatorie distruerea ciornelor, a copiilor, a

indioului si suativei, dac e cazul)6ste interzis inerea la vedere, pe birou, a #tampilelor, parafelor de orice fel) acestea se vor

pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci c?nd este necesar utilizarea lor)=or fi prote;ate, prin ncuiere, #i caietele, reistrele listele sau aendele cu numere de telefon

#i adrese, chiar ale propriilor salariai) "n cazul unor nt?lniri de rup #edine, conferine!, materialele destinate participanilor, vor

fi nm?nate numai acestora)'otr?rea privind protecia informaiilor secrete de serviciu nr. din '99', n3onitorul Fficialal +omniei, partea >, an=, nr. II au '99'!, p. /9)


40/62

-up ncheierea #edinelor, este interzis transmiterea de informaii, asupra celor discutate)stenogramelerealizate sau minuteleau statut de secret de serviciu sau, atunci c?nd e cazul,de secrete de stat)

(unt considerate a fi secrete #i numele persoanelor care solicit audien, precum #i obiectulaudienei)

%oninutul documentelor elaborate pentru D uz internnu va fi comunicat persoanelor dinafara oranizaiei )

4a sf?r#itul proramului, documentele considerate secrete acte, dosare , mape, indio+uri,#tampile, casete etc. ! vor fi ncuiate n fi#ete sau dulapuri #i acestea se vor siila)

53 se va lsa pe birou, nici o h?rtie cu antetul oranizaiei )Accesul la orice document, n afara orelor de proram, este permis numai secretarei si

directorului.

Eestiunea informaiilor secrete #i aprarea patrimoniului economico+financiar, in cazulutilizrii computerului, constituie o problem ma;or a oranizaiilor. -eosebit de actual,

este acest aspect, n cazul companiilor din rile dezvoltate. -e fapt, aici a aprut #i o nouDprofesiuneD, ileal, cea de Descroc de informaii, raportat la nreistrrile electronice.


41/62


42/62

3atrice sigilar rotund /=,2 cm) folosit "n cancelaria lui (le*andru %. Ehica,voievodul Nrii +omneti /:>1-:>12).

Diparele sigilareau forme variate: rotunde, oval+orizontale, oval+verticale, rombice,

octaonale, ptrate, he$aonale, dreptunhiulare #i triunhiulare.

%el mai mare numr de tipare siilare istorice, se ncadreaz n forma rotund #i au

un diametru care variaz ntre urmtoarele dimensiuni: I/ mm cel mai mare al ora#ului

%lu;! #i /F mm al ora#ului 2orova!.G9

-in punct de vedere al tehnicii gravrii, tiparele siilare pot fi e$ecutate n inciziesau

e*cizie. (unt confecionate prin incizie spare!, tiparele siilare destinate a fi folosite la

siilarea cu cear, n timp ce matricele e$ecutate prin e$cizie folosesc la siilarea cu diferite

soluii: tu#uri de diferite culori, iar din punct de vedere istoric, cu ginovar rom obi#nuit din

plante!, soluii din aur sau fum."n privina confecionrii, n secolul nostru se practic confecionarea de siilii prin

firme industriale. Prima fabric de #tampile s+a numit Oc!aian L. H+!man #i apoi

fabrica 6a"ir+ cu sediul n Bistria.G/

G96mil =?rtosu,Introducere la documente privind istoria +omniei, Bucure#ti, /8IJ, p. 'I)G/>dem, ibid, p. 'J)


43/62

6egende i devize gravate "n tipare sigilare

>mainea ravat n c?mpul matricei siilare este nsoit, obicei, de un te$t preciz?nd

numele, calitatea, titlul posesorului #i locul unde acesta a activat sau a avut sediul.

%oninutul leendei, ca #i forma rafiei, difer de la o epoc la alta #i de la o

localitate la alta. >nstituii de diferite cateorii au nscris n tiparele siilare pe care le+auutilizat, date precum numele rii, denumirea instituiei, localitatea.

-efinirea emitentului de acte prin leend a determinat includerea unor norme

leislative cu privire la termenii care trebuie folosii.

/egenda (sau c6mpul! matricelor curente este dispus de obicei la marinea

spaiului siilar, ntre unul sau dou cercuri continue, i cuprinde:, localitatea, tipul de

organiza ie (.%. , Biblioteca ;ude ean, etc!, numele rii .) n centru denumireaorganiza iei

"ntotdeauna, leendele sunt dispuse de la st?na la dreapta #i separate printr+un punct sau

rozete. "n hetaldica #i siilorafia rom?neasc s+au folosit devize at?t de ctre localiti, c?t

#i de instituii #i persoane particulare. 6$emple:4atria i libertatea)4atria i dreptul meu)

5nva i vei ti) trnge i vei avea) 8oiete i vei putea) Fnoare i probitate.G'

"n privina confecionrii, pstrrii #i folosirii tiparelor siilare precum #i a

abuzurilor #i falsurilor a e$istat ntotdeauna o leislaie. Aceste msuri au fost impuse

desiur de importana pe care o are siiliul n asiurarea autenticitii actelor.

=. M%+uri "*i+"a!i ,riind u!i"i$ara +i*i"ii"or. R,r i+!oric

(iiliul a reprezentat de+a lunul secolelor at?t arania cea mai siur a autenticitii

#i interitii actelor, c?t #i mi;locul de a asiura secretul corespondenei. 6$presie #i dovad

a aprobrii sau consimirii la emiterea actului a celui a crui emblem #i nume l poart,

siiliul reprezint un izvor istoric de necontestat.

Pe teritoriul patriei noastre siiliile au aprut odat cu emiterea primelor documente

scrise, ns datorit vicisitudinilor vremurilor, din secolele >>+= s+a pstrat un numr

mic de documente, iar numrul acelora care au a;uns p?n la noi, cu siiliul care le+a

autentificat, este #i mai redus.G'Adina Berciu+-rhicescu, Htiine au*iliare ale istoriei: -ocumentaristic #i Arhivistic, Bucure#ti, 6ditura 3niversitiiBucure#ti, /88F, p. /J)


44/62

igiliu rotund al voievodului Nrii +omneti, igiliu rotund al trgului Drotu,imprimat "n fumHtefan Cantacuzino, confecionat din cear roie. pe un document din :


45/62

d +!a!."n urma acestui act leislativ, *onetria (tatului era sinura ntreprindere n drept

care era obliat s in un reistru de comenzi n care trebuiau nreistrate toate solicitrile

de tipare siilare av?nd stema de stat. (iiliile scoase din uz erau depuse tot la *onetria

(tatului pentru a fi distruse.

-in anu" 1B a fost emis #i 7o!%r


46/62

"n ara noastr siiliile se numr printre cele mai importante izvoare care au

conservat #i transmis eneraiilor mai noi simbolurile folosite de nainta#i. igilografiaeste

#tiina special, au$iliar istoriei, care studiaz principalul mi;loc de validare a

documentelor sigiliul.

"n fondurile #i coleciile arhivelor e$istente n depozitele de arhiv #i biblioteci dinar sau de peste hotare s+au pstrat siilii de diferite tipuri provenind din cancelariile

voievozilor rom?ni sau din alte cancelarii care ilustreaz momente istorice semnificative.

"n marea lor ma;oritare aceste siilii constituie unicate, care, ca urmare a valorii lor

documentare #i istorice sunt supuse unor condiii speciale de protecie, retrase de la

cercetare, sau cu reim restrictiv impus n slile de studiu, n scopul evitrii unor solicitri la

care ar fi supuse n timpul manipulrilor sau schimbrii mediului de comservare.GG

CURS 11 @. 9OLOSIREA DOCUMENTELOR DE AR7I8>

GG5atalia -rhici, *aria -oaru,3ula0e sigilare realizate de (rhivele tatului "n spri0inul activitilor cultural-educative, n0evista arhivelor, nr. G /8!, p. GG9.


47/62

LA CREATORI I DEIN>TORI

Coi creatorii #i deintorii de arhive pot folosi, n diverse scopuri, documentele pe care leau n estiune, cu respectarea prevederilor leislaiei arhivistice n vioare, indiferent dacacestea fac parte din &ondul Arhivistic 5aional #i se pstreaz permanent! sau nu fac partedin &ondul Arhivistic 5aional #i se pstreaz temporar e$. statele de plat etc.!.

4eea Arhivelor 5aionale nr. /J/88J trateaz problematica folosirii valorificrii!documentelor ntr+un capitol aparte >=, art. '9+''! intitulat Oolosirea documentelor care

facparte din Oondul (rhivistic $aional al +omniei, preciz?nd c: Documn!" car fac,ar! din 9ondu" Ar/ii+!ic Naiona" a" Rom


48/62

(tabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul leal al acestora,potrivit,6istei termenelordup care pot fi date "n cercetare documentele privind intereselenaionale, drepturile i libertile cetenilorart. nr. '' + ane$a. J din lee!, astfel:

- -ocumentele medicale, dup /99 de ani de la crearea lor)- 0eistrele de stare civil, dup /99 de ani de la crearea lor)- -osarele personale, dup I de ani de la crearea lor)- -ocumentele privind viaa privat a unei persoane, dup F9 de ani de la moartea

acesteia)- -ocumentele referitoare la siurana #i interitatea naional, dup /99 de ani de

la crearea lor)- -ocumentele privind afacerile criminale, dup 89 de ani de la crearea lor)- -ocumentele privind politica e$tern, dup I9 de ani de la crearea lor)- -ocumentele ale societilor comerciale cu capital privat, dup I9 de ani de la

crearea lor)- -ocumentele fiscale, dup I9 de ani de la crearea lor)- -ocumentele notariale #i ;udiciare, dup 89 de ani de la crearea lor.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii dedocumente, din /88J, aduc unele detalii n letur cu folosirea documentelor, astfel:%reatorii #i deintorii de documente sunt obliai s elibereze, potrivit leii, la cererea

persoanelor fizice sau ;uridice, certificate, copii #i e$trase dup documentele pe care lecreeaz #i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de G9 de ani, dac acestea se referla drepturile care l privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi

patrimoniale.

9ORME DE 9OLOSIRE A DOCUMENTELOR LA CREATORII IDEIN>TORII DE DOCUMENTE

Pe baza documentelor aflate n depozitele lor, creatorii #i deintorii de documenteelibereaz, la cerere, persoanelor ;uridice #i fizice, cr!ifica!( co,ii &i '!ra+ dupdocumente ce se refer la drepturile petenilor privind vechimea "n munc, patrimoniu,

colaritate, atestarea unor date personale i de stare civil, susinerea unor cauze "n faainstanelor de 0udecat etc.

Pentru ca actele eliberate de pe documentele din depozitele de arhiv s poat fifolosite scopurilor solicitate este necesar ca ele s rspund #i s clarifice datele cerute, sreflecte temeiul documentar #i s poarte elementele de ntrire prevzute de leislaia nvioare. "ntocmirea certificatelor #i e$traselor prin natura #i importana lor pentru diferitedomenii de activitate, implic o mare rspundere din partea celui care le ntocme#te, ntruc?tcea mai mic re#eal n coninutul lor atrae pre;udicii materiale #i de alt natur, at?t

pentru instituia carele+a eliberat c?t #i pentru beneficiar. -e aceea, la rezolvarea cererilor,se pretinde o cunoa#tere temeinic a leislaiei aferente, a surselor documentare, un nalt


49/62


50/62


51/62

CURS 1=

9ONDUL AR7I8ISTIC NA IONAL AL ROMKNIEI 39AN4.

ORGANIARE

4a sf?r itul anului /88I, &A5 era reprezentat de apo$. 'J9 999 metri lineari de

arhiv, structurat n G8 '99 de fonduri i colec ii arhivistice. -ocumentele sau

transmis dea lunul timpului sub form de oriinal, concept sau copii..

in?nd cont de natura documentelor, &A5 este alctuit din urmtoarele orane:

>. ->06% >A 26560A41 A A0>=64E0 5A >E5A46 %A06

%E5(60=1 documentele scrise acte!dar i cele ob inute prin alte tehnici de imprimare afi e, proclama ii, manifeste, diplome, hr i etc.!,

fotografii, documente tehnice i matrice sigilare relizate n ar i de

creatori rom?ni n strintate ambasade, consulate, institu ii !).

>>. A0>=A 5A >E5A41 -6 &>4*6 conserv documentele

cinematografice

>>>. A0>=A 0A->EC646=>j>35>> 0E*56 conserv documentele

fonice i video

>=. A0>=646 -6 4>C60AC301

I.1. Atribuiile "ireciei :enerale a Ar3ivelor *aionale


52/62

clasificarea #i includerea n fondul Arhivistic 5aional al 0om?niei a documentelor

prevzute la art.', care se dau publicitii, dup caz)

b! controleaz aplicarea prevederilor leislaiei n vioare pe linia muncii de arhiv #i

stabile#te msurile ce se impun potrivit leii)

c! preia de la creatorii #i deintorii de arhiv documentele care fac parte din &ondulArhivistic 5aional al 0om?niei, n condiiile #i la termenele prevzute n prezenta

lee)

d! asiur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea #i folosirea documentelor pe care le

deine)

e! asiur documentele pe baz de microfilme #i alte forme de reproducere adecvate)

f! constituie #i dezvolt banca de date a Arhivelor 5aionale #i reeaua automatizat deinformare #i documentare arhivistic, stabile#te msuri pentru corectarea tehnic #i

metodoloic #i pentru colaborarea serviciilor de informare #i documentare arhivistic

#i a compartimentelor similare din cadrul (istemului naional de informare #i

documentare)

! elaboreaz #i editeaz 0evista Arhivelor #i alte publicaii de specialitate, destinate

informrii #i spri;inirii cercetrii #tiinifice, precum #i punerii n valoare a documentelor

care fac parte din &ondul Arhivistic 5aional al 0om?niei)

h! asiur, prin &acultatea de Arhivistic #i coala 5aional de Perfecionare Arhivistic

pretirea #i specializarea personalului necesar desf#urrii activitilor arhivistice)

i! la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din &ondul

Arhivistic 5aional al 0om?niei)

;! autorizeaz scoaterea temporar peste rani a documentelor care fac parte din &ondul

Arhivistic 5aional al 0om?niei, n scopul e$punerii sau documentrii cu ocazia unor

manifestri #tiinifice sau culturale internaionale)

g! ntreine #i dezvolt relaii cu oranele #i instituiile similare din strintate, n vederea

informrii reciproce n domeniul arhivistic #i al schimbului de documente #i de

reproduceri de pe acestea) asiur aplicarea conveniilor #i acordurilor internaionale


53/62

privind domeniul arhivistic #i particip la conrese, conferine, reuniuni #i consftuiri

arhivistice internaionale)

l! asiur aplicarea prevederilor leislaiei n vioare n realizarea proteciei documentelor

care fac parte din &ondul Arhivistic 5aional al 0om?niei, respectiv n aprarea

secretului de stat, paza #i conservarea acestor documente, at?t n timp de pace, c?t #i lamobilizare sau rzboi.

"n cadrul Arhivelor 5aionale funcioneaz un consiliu #tiinific, format din speciali#ti

ai Arhivelor 5aionale, cercettori, cadre didactice universitare #i speciali#ti din ministerele

interesate, care analizeaz, dezbate #i face propuneri n probleme privind normele #i

metodoloiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum #i dezvoltarea ntreii

activiti arhivistice. *odul de oranizare #i funcionare, precum #i componenta consiliului #tiinific se

stabilesc prin reulament de oranizare #i funcionare, aprobat de directorul eneral al

Arhivelor 5aionale.

II. Ar/ia Naiona"% d 9i"m

Cinedocumentul este un document fiurativ din cateoria documentelor audio+

vizuale, care fi$eaz cu a;utorul tehnicii cinematorafice o serie de obiecte, evenimente,

fenomene etc. sub forma unor succesiuni de imaini.G

Cinematecapoate fi: o colecie de documente cinematorafice filme!, sau un loc

special amena;at pentru pstrarea unei astfel de colecii.

Oilmoteca, de asemenea, are dou semnificaii: /. %olecie de documente

cinematorafice #i de televiziune clasate ntr+o ordine sistematic) '. 4oc special amena;at

pentru depozitarea filmelor cinematorafice #i de televiziune. &ilmele sunt pstrate n cutii

metalice a#ezate vertical n dulapuri speciale #i evideniate pentru resire n repertorii sau

fi#iere. Aceste forme de eviden se numesc Cartoteci: cartoteca filmelor de lung metra0)

cartoteca filmelor sonore de scurt metra0) cartoteca de benzi desenate.

G%icionar al tiinelor speciale ale istoriei, op. cit., p. J8)


54/62


55/62

(e contureaz conceptul de arhiv cinematorafic, oranism prin care o

cinematorafie cu toate zonele sale de ficiune #i nonficiune devine con#tient de

sine, de trecutul #i de potenele prezentului su, de apartenena la o spiritualitate.

Prin valorile sale obiective #i virtuale,filmul documentar, modalitate inevitabil de

comunicare #i cunoa#tere, implicat multiform n toate sferele e$perienei umane seconstituie ca un fond autonom al tezaurului imaistic naional.

%inematoraful este menit s aduc mare folos omenirii, poate tot at?t de folositor

ca alfabetul cu care n fond are at?ta analoie. 6l completeaz seria descoperirilor ce vor

permite eneraiilor viitoare s reconstituie istoria trecutului.

Acest te$t sesizat de istoriorafii arhivei noastre a fost scris n anul /8J de

publicistul *i#u =crescu. %u aceste aprecieri unul dintre primii cronicaricinematorafici rom?ni comenteaz primele reprezentaii cinematorafice din Bucure#ti,

care creeaz iluzia mrea a realitii. >ar data de > iunie :?2=se nscrie ca data naterii

cinematografului romnesc, ziua c?nd ar

curs arhivistica (1)

Documents