CYNGOR SIR YNYS MÔN

Adroddiad i: Pwyllgor Gwaith

Dyddiad: 20 Ebrill 2015

Pwnc: Panel Canlyniad Sgriwtini – Adolygiad Rheoli Absenoldeb Salwch

Aelod(au) Portffolio: Cynghorydd Alwyn Rowlands

Pennaeth Gwasanaeth: Dim yn berthnasol

Awdur yr Adroddiad: Rhif Ffôn: E-bost:

Panel Canlyniad Sgriwtini y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol cyswllt: (01248) 752039 cyswllt: gwrce@anglesey.gov.uk

Aelodau Lleol: Dim yn berthnasol

A – Argymhelliad/Argymhellion a Rheswm/Rhesymau

Fel yr amlinellir yn yr adroddiad sydd ynghlwm.

B – Pa opsiynau eraill wnaethoch chi eu hystyried a beth oedd eich rhesymau dros eu

gwrthod ac/neu ddewis yr opsiwn hwn?

Dim yn berthnasol

C – Am ba reswm y mae hwn yn benderfyniad i’r Pwyllgor Gwaith?

Fel yr amlinellir yn Rheolau Gweithdrefn Sgriwtini yng Nghyfansoddiad y Cyngor

CH – A yw’r penderfyniad hwn yn gyson â’r polisi a gymeradwywyd gan y Cyngor llawn?

Ydi

D – A yw’r penderfyniad hwn o fewn y gyllideb a gymeradwywyd gan y Cyngor?

Dim yn hysbys

DD – Gyda phwy wnaethoch chi ymgynghori? Beth oedd eu sylwadau?

1 Prif Weithredwr / Uwch Dim Arweinyddiaeth (UDA) (mandadol)

I gyflwyno sylwadau ar lafar yng nghyfarfod y Pwyllgor Gwaith

2

Cyllid / Adran 151 (mandadol)

Mae'r arbedion a nodwyd yn yr adroddiad yn ffigwr camarweiniol na fyddai'n cael ei gyflawni fel arbediad arian parod. Os bydd penderfyniad yn cael ei wneud i ymestyn swydd y Cydlynydd Salwch, ni ddylid ond gwneud hynny ar ôl cynnal dadansoddiad manylach. Byddai angen ariannu unrhyw estyniad hefyd o gyllideb benodol.

3 Cyfreithiol / Swyddog Monitro (mandadol)

Dim sylwadau ar yr adroddiad

4 Adnoddau Dynol (AD) Mynychodd y Pennaeth Proffesiwn a chynrychiolydd Adnoddau Dynol nifer o'r Panelau Canlyniadau Sgriwtini fel cyfranwyr. Lefelau absenoldeb oherwydd salwch yn Nhabl 1 yn cynrychioli'r ffigwr ym Mawrth 2013 (14.45 diwrnod). Mae'r ffigwr hwn wedi gostwng i 12.38 o ddiwrnodau ym mis Mawrth 2014. Mae gan Adnoddau Dynol bryderon ynghylch cyfreithlondeb ac ymarferoldeb gofyn am nodiadau ffitrwydd ar ôl 3 diwrnod o absenoldeb sy'n mynd yn groes i’r arfer safonol genedlaethol. Nid oes rhaid i Feddygon gynhyrchu nodiadau ffitrwydd tan ar ôl 7 diwrnod o absenoldeb a gallant godi ffi (efallai na fydd rhai yn darparu un o gwbl sy’n golygu na fydd gweithwyr yn gallu cydymffurfio). Mae rhai o'r mentrau Sandwell yn cael eu cyflawni eisoes gan yr Awdurdod ac ni chawsant eu trafod yn ystod y cyfarfod pan oedd Adnoddau Dynol yn bresennol. Ni fydd y lefelau presennol o gefnogaeth a ddarperir i reolwyr gan y Cydlynydd Absenoldeb Salwch yn gynaliadwy yn yr adran Adnoddau Dynol os nad yw'r swydd yn cael ei hymestyn.

5 Eiddo Dim yn berthnasol

6 Technoleg Gwybodaeth Cyfathrebu (TGCh)

Dim yn berthnasol

7 Sgriwtini Fe sefydlwyd y Panel Canlyniad Sgriwtini wedi i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol fonitro’r sgorfwrdd a’r sylwadau negyddol yn y wasg ynglŷn ag

absenoldeb salwch yn y Cyngor yn ystod Ebrill 2014

8 Aelodau Lleol Dim yn berthnasol

9 Unrhyw gyrff allanol / arall/eraill Dim yn berthnasol

E – Risgiau ac unrhyw gamau lliniaru (os yn berthnasol)

1 Economaidd Dim yn berthnasol

2 Gwrthdlodi Dim yn berthnasol

3 Trosedd ac Anhrefn Dim yn berthnasol

4 Amgylcheddol Dim yn berthnasol

5 Cydraddoldebau Dim yn berthnasol

6 Cytundebau Canlyniad Dim yn berthnasol

7 Arall Dim yn berthnasol

F - Atodiadau:

Atodiad: Adroddiad y Panel Canlyniad Sgriwtini – Adolygiad Rheoli Absenoldeb Salwch

FF - Papurau Cefndir (cysylltwch os gwelwch yn dda gydag awdur yr Adroddiad am

unrhyw wybodaeth bellach):

Cadeirydd o’r Panel canlyniad Sgriwtini. ( Cyswllt Geraint Wyn Roberts, Uned Sgriwtini, Cyngor

sir Ynys Mon, Swyddfa’r Cyngor, Llangefni LL777TW

1) ARGYMHELLION:

1.1 Ymestyn tymor swydd y Cydlynydd Salwch.Ers i’r swydd gael eu chreu yn ystod 2013 mae swydd y Cydlynydd Salwch wedi bod yn allweddol o ran dod â’r cyfraddau salwch i lawr yn y Cyngor o 14.45 diwrnod (32,143.35 y flwyddyn), i 12.38 dydd (29,109.5 y flwyddyn). Wrth ddefnyddio cyflog cyfartaleddog dyddiol £76.37 gallwn ragamcanu arbediad o £231,694 a lleihau’r costau ychwanegol ar swyddi llanw e.e swyddi gofal cymdeithasol uniongyrchol. [croes gyfeiriad: Casgliad 5.1]

1.2 Dylai’r Pwyllgor Gwaith ystyried agor trafodaethau gyda’r undebau gyda golwg ar ddod i gytundeb bod yn rhaid i weithwyr ddarparu nodyn ffitrwydd gan eu Meddyg ar ôl 3 diwrnod gwaith o absenoldeb salwch a bod y Pwyllgor Gwaith yn ystyried a fyddai’n bosibl ai peidio yn ariannol i’r Cyngor ad-dalu’r ffi feddygol (os unrhyw) a delir gan y gweithiwr yn cael y nodyn ffitrwydd. [Croes gyfeiriad: C5.3]

1.3 Bod y Pwyllgor Gwaith yn sicrhau bod yr holl Uwch Swyddogion a Rheolwyr yn derbyn hyfforddiant ar y Polisi Rheoli Salwch a bod yr holl weithwyr yn cael eu hysbysu o bwysigrwydd lleihau lefelau salwch yn yr awdurdod er mwyn diogelu’r ddarpariaeth o wasanaethau llinell flaen. Mae’r adroddiad yn nodi’r blaenoriaethau allweddol o reoli’r broses i reolwyr yn Atodiad B.

ISLE OF ANGLESEY COUNTY COUNCIL

PWNC: Adroddiad Panel Canlyniad Sgriwtini – Adolygiad Rheoli Absenoldeb Salwch

DYDDIAD: 20 Ebrill 2015

AWDUR YR ADRODDIAD:

Panel Canlyniad Sgriwtini y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol (gyda chymorth gan y Rheolwr Sgriwtini)

ADRODDIAD WEDI CAEL YSTYRIAETH GAN Y PWYLLGOR SGRIWTINI CORFFORAETHOL AR:

24/3/15

Rhif Ffôn:

E-bost:

cyswllt : 01248 752039 cyswllt: gwrce@anglesey.gov.uk

1.4 Bod gwobr tîm ychwanegol am y presenoldeb gorau’n cael ei hychwanegu i’r seremoni flynyddol a gynhelir yn y siambr. Byddai hwn yn fater i reolwyr ei reoli drwy ‘Amdanaf i’ ac AD ar y system Northgate ar ddiwedd y flwyddyn. [Croes gyfeiriad:5.2]

1.5 Dylid ystyried gwobrwyo staff unigol gyda record wych o bresenoldeb.

1.6 Bod y Cyngor yn dilyn rhai o’r esiamplau a amlinellir yn yr adroddiad ym mharagraff 5.4 . Swydd y Cydlynydd Salwch fyddai yn y lle gorau i ddilyn rhaglen o’r fath ac i ddod â’r ffigyrau salwch uchel yr ydym yn eu gweld yn y Cyngor i lawr. [Croes gyfeiriad: 5.4]

2) RHESYMAU AM YR ADRODDIAD:

2.1 Yn Ebrill 2014, fe dderbyniodd y Cyngor feirniadaeth yn y wasg yn dweud bod gweithwyr Cyngor Ynys Môn ymysg yr uchaf yng Nghymru am gymryd dyddiau i ffwrdd yn sâl. Er bod hyn yn golygu bod gennym y nifer isaf o ddyddiau a gollwyd o gymharu â Chynghorau Gogledd Cymru, fel canran o gyfanswm nifer y staff a gyflogir, hwn oedd y ffigwr uchaf (gweler Tabl 1).

Tabl 1. Cymhariaeth o

Gynghorau Gogledd Cymru

y flwyddyn

Cyfanswm nifer y

dyddiau a gollwyd Cyfanswm nifer y dyddiau a gollwyd

fel canran o niferoedd staff.

Sir y Fflint 60,926 11.03

Wrecsam 49,252 9.9 Gwynedd 43,980 8.5

Conwy 37,300 10.8

Sir Ddinbych 34,184 8.6 Ynys Môn 32,143 14.45

2.2 Cytunodd y Pwyllgor Sgriwtini a Corfforaethol i’r Panel hwn gael ei sefydlu i geisio ychwanegu gwerth trwy adolygu’r arferion cyfredol a chynnig rhai syniadau am ffordd ymlaen i ostwng y dyddiau a gollir a thrwy hynny wneud arbedion i’r Cyngor fel bod mwy o arian ar gyfer y gwasanaethau llinell flaen.

3 METHODOLEG:

3.1 Cwblhaodd Aelodau’r Panel Sgriwtini y cynllun Prosiect/Profforma Sgriwtini (Atodiad D) i’r Panel Tasg a Gorffen yn unol â’r hyn yr oedd y Pwyllgor Sgriwtini wedi’i drafod.

3.2 Mae Profforma wedi’i gwblhau yn nodi yn ysgrifenedig y Cylch Gorchwyl a r g y f e r y Panel a’r canlyniad(au) y maent yn eu ceisio. Mae’r Profforma yn helpu gyda nifer o benawdau i greu cysondeb gydag Adolygiadau Sgriwtini ac y mae felly yn helpu hefyd i osgoi crwydro oddi ar y testun fel y mae’n hawdd i’w

wneud pan yn adolygu pwnc. Mae’r Profforma yn helpu gyda glynu wrth amserlen benodol.

3.3 Mae’r Profforma hefyd yn gymorth i aelodau’r Panel fedru canolbwyntio ar benderfynu pwy ddylai gyfrannu tuag at eu hadolygiad(au), pryd y dylai’r adolygiad(au) ddechrau a gorffen a beth y maent yn dymuno ei gasglu fel gwybodaeth, a sut.

3.4 Cafwyd trafodaeth ymysg y Panel ar 10 Tachwedd 2014 lle y cwblhawyd drafftio’r Profforma a llunio rhestr o gwestiynau yr oeddent yn dymuno cael atebion iddynt yn ystod yr adolygiad fel y gellid dod i rai casgliadau i helpu gyda’u hystyriaethau cyn gwneud unrhyw argymhellion.

3.5 Ceisiodd y Panel yn y lle cyntaf gael data gan yr Adain AD; gofynnwyd am gael cyflwyniad gan y Pennaeth AD ar y Polisi Rheoli Absenoldeb fel ag y mae ar hyn o bryd. Hefyd, gofynnwyd i’r Cydlynydd Absenoldeb Salwch fynychu’r cyfarfod nesaf o’r Panel.

3.6 Byddai’r Panel yn ceisio costio unrhyw argymhellion o ganlyniad i’r adolygiad.

4.0 CANFYDDIADAU:

4.1 Roedd y Sefydliad Siartredig ar gyfer Datblygiad Personol (CIPD) 2011 yn amcangyfrif y costau dyddiol ar £100 neu fe allem ddefnyddio cyfradd cyflog cyfartaleddog dyddiol Ynys Môn i amcanu’r arbediad cost fyddai’n cael ei wneud drwy ostwng cyfraddau absenoldeb salwch. Dewisodd y Pwyllgor y ffigwr olaf. ( croes cyfeiriad: 1.1)

4.2 Mae CSYM wedi adolygu ei Bolisi Absenoldeb ac y mae’n delio â nifer enfawr o resymau pam y gall staff fod yn absennol, ac roedd y Panel yn teimlo y dylid sefydlu cyd-destun; roeddent am wybod beth fyddai’r dychweliad ar fuddsoddiad o gymharu’r ffigyrau absenoldeb salwch yn erbyn absenoldebau eraill. Byddai hyn yn sefydlu ai absenoldeb salwch oedd y maes i ganolbwyntio arno, fel y categori o absenoldeb oedd yn costio’r mwyaf i’r Cyngor.

4.3 Ar 2 Rhagfyr 2014 derbyniodd yr Aelodau gyflwyniad y Pennaeth AD a hefyd atebion i nifer o gwestiynau yr oedd Aelodau’r Panel wedi eu llunio a’u cylchredeg ynghynt fel y gallai swyddogion baratoi ar gyfer y cyfarfod ( Atodiad A).

4.4 Mae atebion i’r cwestiynau fel a restrir yn Atodiad A yn dangos nad oes unrhyw

gofnodiadau o absenoldeb arbennig neu drugarog wedi’u cofnodi dim ond Salwch sydd mewn gwirionedd yn golygu bod hwn yn gategori o absenoldeb y dylai’r Panel ganolbwyntio arno.

4.5 Atodiad A a B yn nodi’r dadansoddiad o ddyddiau a gollir yn fisol ym Môn a’r gymhariaeth flwyddyn ar flwyddyn 2013/14 i 2014/15.

4.6 Mae’r data yn y graff isod yn dangos bod camargraff yn aml mai mis Rhagfyr yw’r mis lle mae’r mwyafrif o staff yn absennol oherwydd salwch ond nid yw hyn mewn gwirionedd yn wir, gan mai mis Ebrill yw’r uchaf. Mae misoedd y gaeaf yn uwch na’r haf a’r hydref ond mae 3 mis y gwanwyn sef Mawrth, Ebrill a Mai yn dal i fod ychydig yn uwch na 3 mis y gaeaf.

Gwahaniaeth mewn Diwrnodau Gweithio a Gollwyd

5 CASGLIADAU:

5.1 Gan gyfeirio at Atodiad B (para 4, ‘Cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith’ a phara 5 ‘Rheoli Absenoldeb Tymor Byr’) a derbyn tystiolaeth anecdotaidd, daeth yr aelodau i’r casgliad bod y ‘cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith’ yn awr yn cael eu defnyddio fel ymarfer ticio bocsys i gyfarfod â’r pwysau i adrodd yn ôl drwy anfon ffurflenni ymlaen i’r canol i bwrpasau cerdyn sgorio perfformiad corfforaethol

Er bod cofnodi yn bwysig, y brif flaenoriaeth dros ei ddefnyddio yw sicrhau bod y rheolwyr/goruchwylwyr yn cynnal trafodaeth gyda’u staff ar ôl pob un absenoldeb er mwyn sicrhau bod staff yn sylweddoli eu bod yn cael eu gwerthfawrogi ond hefyd bod rheolwyr o dan bwysau i gofnodi unrhyw batrymau a welir. Mae hyn o ganlyniad i doriadau ariannol sydd wedi golygu timau llai a llai o gapasiti drwy hynny i ddarparu gwasanaeth wrth gefn ac felly mae’r ddarpariaeth o wasanaeth yn cael ei tharo ar unwaith pan fydd person o’i waith ac y mae hyn yn rhan o’r gwaith ‘codi ymwybyddiaeth’ y mae’r Cydlynydd Absenoldeb Salwch wedi bod yn ei wneud gyda swyddogion.

5.2 Roedd y Panel yn hoffi’r syniad o ganmoliaeth yn hytrach na’r negeseuon negyddol arferol sy’n mynd allan i staff ac yng nghyswllt yr ateb i gwestiwn 9 (Atodiad A), roedd am ddweud y dylai gwasanaethau fod yn anfon llythyr o longyfarchiadau i staff sydd â phresenoldeb 100% a thrafodwyd a ellid ymestyn hyn yn awr i’r gwobrwyau tîm sy’n cael eu cynnal yn y siambr a’u cyhoeddi ar dudalennau gwefan y Cyngor.

5.3 Gwnaeth yr Aelodau hefyd ychydig o waith ymchwil gan selio eu hargymhelliad 1.2 yn benodol, yn dilyn edrych ar Adroddiad cynhwysfawr Cyflogwyr Llywodraeth Leol 2007 ar atal a rheoli absenoldeb salwch yn benodol yng nghyswllt hysbysu ac ardystio salwch. Yn ychwanegol, darganfuwyd erthygl yn y ‘Management Journal’ Tachwedd 2014 yn manylu ar sut y bu i Gyngor Sandwell ddelio yn llwyddiannus â chyfraddau salwch. Maent wedi gostwng eu cyfraddau salwch yn raddol at i lawr o gyfartaledd 11.8 diwrnod yn 2008, i 8.1 heddiw.

BLWYDDYN 2008 2010 2011 2012 2013 2014

Nifer y dyddiau 11.8. 10.6 9.7 9 8.5 8.1

5.4 Fe sylweddolodd Cyngor Sandwell nad yw geiriau teg mewn polisi yn ddigon ac aeth ati i wneud y newidiadau ymarferol a ganlyn :-

I. Yn gyntaf, ceisiwyd moderneiddio gan ei gwneud yn gyflymach ac yn haws i reolwyr gofnodi absenoldeb drwy weithredu technoleg newydd a chael gwared ag unrhyw oedi.

II. Yn ail, mae gweithwyr sydd yn galw i mewn yn sâl yn awr yn gorfod rhoi galwad ffôn i’r Tîm Iechyd Galwedigaethol yn hytrach nag i’w rheolwr. Mae hyn yn golygu eu bod yn cael cyngor uniongyrchol a sydyn ar sut i reoli symptomau eu salwch, cytuno ar ba mor hir yr oedd yn debygol y byddent yn gwella, cael triniaeth yn dilyn hynny ac os yn briodol, gynnig triniaethau.

III. Sylweddolodd AD na allant wneud hyn i gyd ar eu pennau eu hunain a cheisiwyd cael cyfranwyr arbenigol, elusen benodol i’w helpu i lunio rhaglen i helpu’r rhai ar salwch tymor hir.

IV. Sicrhau cefnogaeth gan eluseni eraill i annog a chefnogi gydweithwyr sy’n mynd drwy driniaethau canser.

V. Gwasanaeth cwnsela, rhan o becyn buddion ehangach i weithwyr.

VI. Fferyllfa yn darparu chwistrelliad rhag ffliw am ddim i weithwyr.

VII. Lansiwyd grŵp llesiant gyda’r faner ‘Cymryd rheolaeth o’ch Iechyd, Eich Dyfodol’ a daeth hyn â mentrau lles gweithwyr cyfredol at ei gilydd gan dargedu’r tri phrif achos o absenoldeb salwch: Straen - heintiau - cyflyrau cyhyr-ysgerbydol. Buont yn gweithio ag iechyd cyhoeddus i rannu gwybodaeth ac adnoddau. Ceisiwyd cymorth arbenigwyr allanol eraill oedd yn barod i gefnogi’r fenter.

VIII. Roedd y canlyniadau’n rhai mesuradwy e.e. cafodd 850 aelod staff siecio eu hiechyd, roedd clwb colli pwysau’r gweithwyr yn amcangyfrif iddynt golli dros 26 stôn mewn pwysau ymysg ei aelodau. Llwyddodd y digwyddiad a oedd yn canolbwyntio ar straen i dorri’r dyddiau gweithio a gollir am y rheswm hwn i 8.7% a’r digwyddiad heintiau yn sicrhau toriad o 11%. Yn ariannol roeddent yn amcangyfrif bod y 2 ddigwyddiad a’r digwyddiad cyhyr-ysgerbydol wedi arbed mwy na £200,000 mewn amser a gollwyd.

6. NODYN YNGLŶN Y ARGYMHELLION:- Mewn adroddiadau Sgriwtini mae’r

‘Argymhellion’ wedi’u symud i ddechrau’r adroddiad oherwydd eu bod yn cael eu

hystyried fe l y pethau pwysicaf h .y . canlyniadau o’r Panel Sgriwtini. Mae fformat yr

adroddiad yn nodi’r ffordd y byddai’r adolygiad panel yn digwydd (Methodoleg, Pam cynnal

Adolygiad (Pwrpas yr Adolygiad/Adroddiad), pa wybodaeth a gasglwyd (Canfyddiadau) i

dynnu casgliadau ohonynt (Casgliadau). Bydd y casgliadau hyn wedyn yn arwain at yr

argymhellion y mae’r Panel yn eu gwneud i’w Rhiant Bwyllgor. Os bydd y Pwyllgor

Sgriwtini’n cytuno â’r adroddiad, yna daw’r adroddiad yn brif adroddiad o Sgriwtini ac

felly daw o dan Gyfansoddiad y Cyngor a rhaid ei dderbyn gan y Pwyllgor Gwaith ar ei

gyfle cyntaf.

Awdur: Ms B.A. Symonds, ar ran Aelodau’r Panel Canlyniad Sgriwtini a’u Pwyllgor Rhiant - y ‘Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol’

Teitl Swydd: Rheolwr Sgriwtini

Dyddiad: Ionawr 2015

ATODIAD A - Rhestr o Gwestiynau gan Aelodau’r Panel i Swyddogion AD a’u hatebion a dderbyniwyd 2Rhagfyr 2014.

ATODIAD B – Crynodeb o gyflwyniad gan y Pennaeth AD a dderbyniwyd gan y Panel ar 2 Rhagfyr

ATODIAD C - Dyfyniad o dudalennau gwe AD ar fewnrwyd CSYM, Monitor.

ATODIAD D - Templed Sgriwtini i Gynllunio Profforma Prosiect: i’r Panel Canlyniad Sgriwtini (SOP) yn

adolygu Rheoli Absenoldeb Salwch – fersiwn 3 (terfynol)

Atodiad: A

a) Sawl categori o Absenoldeb sydd wedi eu cynnwys o fewn y Polisi Rheoli Absenoldeb? a) Absenoldeb Salwch yn unig b) Nid yw Adnoddau Dynol yn cadw unrhyw gofnodiadau data ar absenoldeb

arbennig; dyletswydd rheithgor, absenoldeb rhiant. c) Cyfrifoldeb rheolaethol.

b) Beth ydynt? D/B

c) A ydych chi’n casglu data ar y categorïau hyn? Os Ydych .... a) Ydym, rydym yn categoreiddio pob salwch i adrannau a awgrymwyd gan

Iechyd Galwedigaethol oherwydd y gwahanol resymau a roddir am salwch. b) Mae rhesymau salwch yn hanfodol am eu bod yn dweud llawer am y

gefnogaeth y gallwn ei chynnig i staff h.y. Iechyd Galwedigaethol i broblemau cefn, Cwnsela Medra ar gyfer straen.

c) Annwyd Ffliw / Anhwylderau Stumog yw’r mwyafrif o resymau salwch a roddir.

d) Allwch chi ddarparu data ar gyfer y tair blynedd diwethaf ar y rhain? a) Na, nid yw swydd y Cydlynydd wedi bod mewn bodolaeth ond ers 01/04/2013

e) O ran y categori absenoldeb salwch..... Oes gennych chi ddadansoddiad pellach o’r rhain e.e. yn ôl adran, yn ôl salwch e.e. Straen / ysgerbydol / anwyd ffliw ac ati, Tymor Hir v Tymor byr? a) Oes, mae’r dadansoddiad yn ôl gwasanaeth yn cael ei gyhoeddi ar y cerdyn

sgorio corfforaethol gan rannu tymor hir v tymor byr, nifer sy’n ymwneud â Straen yn y Gwaith, nifer y Cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith a gwblhawyd.

b) Nid oes raid adrodd ar y rhesymau salwch. Gwybodaeth gwasanaeth yn cael ei ddarparu yn fisol i Benaethiaid Gwasanaeth a gwybodaeth feddygol unigol yn gyfrinachol ac yn cael ei rhannu gydag Iechyd Galwedigaethol.

f) A yw absenoldeb tymor byr yn cael ei ddadansoddi ymhellach i 1 dydd, 2 dydd, 3 dydd ac ati hyd at ardystiad h.y. ar ôl 7 diwrnod? a) Na, nid yw Northgate yn cynnwys y wybodaeth hon.

g) Pa bryd mae absenoldeb tymor byr yn dod yn absenoldeb tymor hir i bwrpasau cofnodi? a) Ystyrir bod absenoldeb tymor hir yn absenoldeb lle mae’r gweithiwr i ffwrdd o’r gwaith am gyfnod o 4 wythnos neu fwy.

h) Faint o hyfforddiant y mae’r rheolwyr wedi ei dderbyn ar ddelio â gweithdrefnau absenoldeb salwch? a) Mae Adnoddau Dynol wedi cwblhau 6 sesiwn o hyfforddiant Rheoli

Absenoldeb Salwch, mae 95 o reolwyr wedi ymateb i’n gwahoddiad ac wedi

mynychu ac y mae 12 ar restr aros, gyda’r hyfforddiant nesaf i fod ym mis Ionawr 2015.

b) Mae gwybodaeth ar gael yn barhaus i Reolwyr drwy’r adran Rheolwyr ar Monitor a’r system hunanwasanaeth “Amdanaf Fi”, templedi a thaflenni gwybodaeth sydd ar gael a hefyd drwy fynd yn uniongyrchol at y Cydlynydd Absenoldeb Salwch ar unrhyw amser.

c) Mae gan bob un o Reolwyr Ynys Môn yn awr ffolder Cymorth i Reolwyr, ac y mae’r adran gyntaf yn cynnwys cyfarwyddyd ar reoli absenoldeb.

i) Sut yr ydych chi’n hysbysu staff am y cyfraddau salwch? a) Bwletin Salwch, Bwletin AD yn cael ei ddarparu i reolwyr gyda’r disgwyl y

byddant yn eu pasio ymlaen i’w staff. b) Penaethiaid gwasanaeth yn derbyn canlyniadau salwch misol. c) Y Cydlynydd AD yn trefnu sesiynau rheolaidd gyda Chydlynwyr yr Adrannau

gan eu hysbysu o unrhyw newidiadau pwysig i’r polisi a chael adborth gwerthfawr ar eu pryderon o fewn y gwasanaeth.

d) Dylai gwasanaethau fod yn anfon llythyr i longyfarch staff sydd â phresenoldeb 100%.

j) Ydych chi erioed wedi cymryd camau i ddiswyddo oherwydd problemau salwch? Os ydych.... a) Do, ond dylai diswyddo fod y dewis olaf.

k) A oes gennych chi ffigyrau’n dangos faint o bobl sydd wedi gadael ym mhob blwyddyn, dros y 3 blynedd diwethaf drwy’r broses hon? a) Dim ond y ddwy flynedd diwethaf. b) Yn ystod 2012/13, gadawodd 16 aelod staff oedd ar absenoldeb salwch tymor

hir yr Awdurdod, gydag 8 ohonynt yn ymddeol ar sail afiechyd a daethpwyd â chyflogaeth 8 aelod o staff i ben ar sail salwch tymor hir.

c) Yn ystod 2013/14, gadawodd 14 aelod staff oedd ar absenoldeb salwch tymor hir yr Awdurdod, 2 ohonynt yn ymddeol ar sail afiechyd, a chyflogaeth yr aelodau eraill yn cael ei derfynu ar sail afiechyd.

d) Ddim yn gallu cwblhau tymor byr oherwydd mai ond yn Ebrill 2014 y sefydlwyd y Panel Galluedd.

l) Pa adrannau sydd â chyfraddau salwch is nag eraill? A oes gennych eglurhad am hyn?

a) Bydd Cerdyn Sgorio Corfforaethol yn dangos pa adrannau sydd â’r cyfraddau salwch isaf.

b) Y gwasanaethau i oedolion sydd â’r cyfraddau salwch uchaf oherwydd natur eu gwaith.

m) Pryd fyddwch chi’n cyfeirio staff at Iechyd Galwedigaethol?

a) Y rheolwr sy’n cyfeirio at Iechyd Galwedigaethol yn dilyn cyfnod o absenoldeb salwch sydd fel arfer yn un mis neu nifer o absenoldebau tymor byr o fewn cyfnod o amser. Dylai’r rheolwyr gyfeirio ar unwaith unrhyw achosion o broblemau iechyd meddwl fel straen, iselder, pryder neu unrhyw achosion cyhyr ysgerbydol neu broblemau cefn.

n) Ydych chi’n gwybod faint o amser y mae eich tîm yn ei dreulio yn plismona ac yn cofnodi data am absenoldeb salwch? Beth yw’r amser a dreulir yn yr adrannau? A oes gennych unrhyw system TGCh i helpu gyda chofnodi hyn? a) Y system gorfforaethol a ddefnyddir i gofnodi absenoldeb salwch yw

Northgate ac y mae’n cofnodi’r holl absenoldeb salwch. b) Mae Cydlynwyr ym mhob gwasanaeth yn gyfrifol am fewnbynnu’r holl

ddata absenoldeb salwch am eu gwasanaeth; mae’r data hwn yn darparu adroddiad gwybodaeth reolaethol i reolwyr a’r cydlynydd absenoldeb salwch.

c) Mae’n sicrhau cywirdeb drwy siecio’r adroddiad am anghysonderau amlwg. d) Mynychu rhai cyfarfodydd tîm mewn gwasanaethau.

o) Beth yw cyfartaledd yr amser a gymerir i brosesu diswyddiad ar sail presenoldeb gwael? a) Mae’r amgylchiadau a’r unigolyn a’r cyd-destun i gyd yn wahanol. b) Rydym wedi cyflwyno’r Panel Galluedd er mwyn diswyddo oherwydd

presenoldeb gwael; mae hyn yn rhywbeth newydd ers Ebrill 2014. c) Ni allwn roi amser cyfartaleddog, 6-12 mis - rhaid dilyn yr holl brosesau a

rhaid i’r Awdurdod weithredu mewn ffordd resymol bob amser. Diswyddo yw’r dewis olaf ar ôl edrych ar bob opsiwn arall.

p) Faint o amser a dreulir yn AD gydag Apeliadau?

a) Mae apeliadau fel arfer yn cymryd ychydig o oriau gerbron panel aelodau a hefyd amser paratoi ymlaen llaw.

ATODIAD B

5. Egwyddorion - Blaenoriaeth allweddol Cyngor Sir Ynys Môn yw lleihau absenoldeb salwch a sicrhau’r lefelau

presenoldeb uchaf posibl yn y gwaith. - Mae angen i’r rheolwr fod â gwybodaeth gyfredol o ran y lefelau absenoldeb yn eu tîm. - Dylai rheolwyr ddeall beth yw achos yr absenoldeb gan y gall hyn adlewyrchu patrwm mewn

absenoldeb sy’n cael effaith ar draws y sefydliad.

6. Rhybudd Rhaid i weithwyr hysbysu eu rheolwyr llinell yn bersonol cyn 9.30am ar fore cyntaf y salwch

gan nodi beth yw natur eu salwch a’r dyddiad y maent yn disgwyl gallu dychwelyd.

Blaenoriaeth

Hunan-ardystiad am y saith niwrnod cyntaf, ac yna ’ r anghenraid i gael Datganiad o Ffitrwydd i Weithio (“Nodyn Ffitrwydd”, cyfeirir at hwn yn ffurfiol fel “nodyn salwch”) ar yr wythfed diwrnod. Gweithwyr Gofal Cartref/Shifft cyn iddynt ddechrau shifft.

7. Cynnal Cyswllt â Gweithwyr Absennol Dylid cadw mewn cyswllt rheolaidd ag aelodau staff yn ystod cyfnod o absenoldeb, a dylid ei g o f n o d i a’i fonitro. Dylech fod yn cadw mewn cysylltiad rheolaidd ar ôl pythefnos ac wedyn bob wythnos gyda gweithwyr yn ystod cyfnodau o absenoldeb salwch tymor hir.

Blaenoriaeth

Dylai rheolwyr gymryd camau cadarnhaol i gadw mewn cysylltiad fel bod y gweithiwr yn gwybod bod gan y sefydliad ddiddordeb yn ei iechyd a bod cefnogaeth ar gael.

8. Cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith Ar y diwrnod dychwelyd i’r gwaith yn dilyn unrhyw gyfnod o absenoldeb rhaid i’r rheolwr llinell gynnal cyfweliad dychwelyd i’r gwaith gyda’r gweithiwr.

Blaenoriaeth

Cwblhau o fewn 5 niwrnod gwaith

Ystyried a yw’r lefelau Sbarduno wedi eu taro

Anfon gwaith papur perthnasol ymlaen i’r Cydlynydd Salwch i’w cadw mewn ffeil bersonol a mewnbynnu’r manylion ar Northgate.

9. Rheoli Absenoldeb Tymor Byr Pan nodir patrwm o absenoldeb salwch tymor byr ailadroddus, rhaid i reolwr llinell drefnu cyfarfod adolygu presenoldeb gyda’r gweithiwr penodol.

Blaenoriaeth

Mae modiwl rheoli “Amdanaf I ” yn caniatáu i chi weld y patrymau hyn a dylid eu monitro’n rheolaidd o leiaf unwaith y mis.

10. Cyfarfod Adolygu Presenoldeb Lefel yr Absenoldeb yn cyrraedd lefel “Sbarduno’r” Awdurdod

Tri neu fwy o gyfnodau o absenoldeb salwch o fewn blwyddyn ariannol

Patrwm o absenoldeb y gellir ei adnabod (yn aml ar ddydd Llun, dydd Gwener neu fwy nag un arwydd bod gweithiwr yn gyson yn disgyn ychydig yn fyr o’r sbardun)

Amgylchiadau eraill s yd d ym mar n yn r heo lwr yn achosi p roblem, fel methu cofnodi rheswm dilys dros absenoldeb.

Cyfnodau aml o absenoldeb tymor hwy

Cyfarfod Adolygu Presenoldeb

Pwrpas y Cyfarfod Adolygu Presenoldeb yw ymchwilio i’r rhesymau dros absenoldeb o’r gwaith ac i nodi materion sylfaenol all fod angen rhoi sylw iddynt. Mae polisi diwygiedig y Cyngor yn cynnwys cyfeiriad at y Panel Galluedd a byddir yn cyfeirio unrhyw achos iddynt lle nad yw absenoldeb salwch wedi gwella yn dilyn y broses Adolygu Presenoldeb.

11. Absenoldeb Salwch Tymor Hir

Bernir bod absenoldeb tymor hir yn unrhyw absenoldeb lle bo’r gweithiwr i ffwrdd o’r gwaith am gyfnod o bedair wythnos neu fwy.

Rhaid i’r gweithiwr gyflwyno tystysgrif feddygol berthnasol

Rhaid i reolwyr gyfeirio at Iechyd Galwedigaethol.

12. Dychwelyd i’r Gwaith dros Gyfnod Mae’n cael ei gydnabod mewn rhai amgylchiadau e.e. yn dilyn salwch hir neu salwch

gwanychol, yn dilyn llawdriniaeth neu tra’n gwella ar ôl anaf , na fydd yn briodol

efallai i’r gweithiwr ddychwelyd ar unwaith i’w ddyletswyddau llawn ac oriau gwaith eu

contract. Mae’n ddyletswydd ar yr Awdurdod i ystyried addasiadau rhesymol mewn

achosion o anabledd.

Blaenorol

ATODIAD: C

RHANNAU O DUDALENNAU GWE MEWNRWYD CSYM

* Absenoldeb Salwch * Rhaid i weithwyr gysylltu â’r rheolwr llinell cyn 9.30 ar y bore cyntaf o salwch gan

nodi natur y salwch a’r dyddiad pryd y bydd yn dychwelyd yn ôl i’r gwaith.

* Absenoldeb Salwch

Canfuwyd yn y ffeil(iau) ynghlwm

• Ffurflen Hunan-ardystio - Adobe PDF

• Rheoli Absenoldeb Salwch Tymor Hir - Adobe PDF

• Proses Salwch - Adobe PDF

• Salwch Tymor Hir – Cadw mewn cysylltiad - Adobe PDF

• Ffurflen <http://monitor.anglesey.gov.uk/download/39507>gofnodi c ŷf

weli ad d yc hwel ŷd i’ r gwait h - Word * Oriau <http://monitor.anglesey.gov.uk/at-work/working-hours-and-time-off-

work/>gw eithio a c am sêr o’ r gw aith

* Gwybodaeth am wyliau blynyddol, trefniadau gwyliau arbennig, salwch, amser i fwrdd ar gyfer rhieni, salwch ac amser i ffwrdd yn lle oriau a weithiwyd.

* Polisi Rheoli Absenoldeb

* Mae rheoli absenoldeb yn broses allweddol i gyflogwyr geisio, trwy wahanol ffyrdd, gwella presenoldeb gweithwyr yn y gweithle.

* Cyrsiau Corfforaethol

Canfuwyd yn y ffeil(iau) ynghlwm

• Cwrs Absenoldeb Salwch - Adobe PDF

IECHYD GALWEDIGAETHOL: Mae Cyngor Sir Ynys Môn bellach yn darparu

gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol i bob un o weithwyr y Cyngor.

Darperir y gwasanaeth hwn gan Uned Iechyd Galwedigaethol Cyngor Gwynedd ac mae

wedi bod ar gael ers mis Hydref 2011. Mae Nyrs yn cynnal clinig ym mhencadlys y

Cyngor yn Llangefni bob dydd Mawrth a dydd Iau.

Mae gan Reolwyr Llinell ddyletswydd gofal tuag at eu staff ac fe ddylent bob amser:

* Gyfeirio mewn da bryd - ar unwaith yn achos materion iechyd

meddwl fel straen/iselder/pryder neu yn achos problemau/salwch

cyhyr-ysgerbydol

* Monitro absenoldebau/adnabod pwyntiau sbardun

* Rhoi sylw i Absenoldebau Tymor Byr trwy gynnal cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith

* Sicrhau bod yr Uned Iechyd Galwedigaethol yn cael gwybod am absenoldebau sydd

wedi eu cynllunio e.e. llawdriniaethau a drefnwyd ymlaen llaw

Profwyd dro ar ôl tro bod cyswllt cynnar rhwng rheolwyr a’r Uned Iechyd Galwedigaethol yn cael pobl

yn ôl i’r gwaith yn gynt. Mae yna atgyfeiriadau Rheolwr Llinell ac atyfeiriadau cwnsela Gweithwyr.

Fersiwn 3. Ion 2015 ATODIAD D

CYNLLUN PROSIECT

SGRIWTINI

PWYLLGOR SGRIWTINI CORFFORAETHOL – PANEL CANLYNIADAU SGRIWTINI

Pwnc yr Adolygiad: Polisi Rheoli Salwch, gyda sylw penodol i Absenoldeb Salwch

Cylch Gorchwyl:

(Gosodwch amcanion

penodol – byddwch yn glir

am yr hyn y dylid a’r hyn

na ddylid ei gynnwys yn

dasg)

Ym mis Ebrill 2014, derbyniodd CSYM sylw anffafriol yn y wasg

unwaith eto pan ddywedwyd bod nifer y dyddiau a gymerir i ffwrdd

gan weithwyr Cyngor Sir Ynys Môn oherwydd salwch ymysg yr

uchaf yng Nghymru. Amcangyfrifodd y Sefydliad Siartredig ar gyfer

Datblygu Personél (CIPD) 2011 bod hyn ar gyfartaledd, yn costio

£100 y diwrnod. O’r herwydd, cytunodd y Pwyllgor i sefydlu’r Panel

hwn i geisio ychwanegu gwerth drwy adolygu’r arferion cyfredol a

chynnig syniadau o ran y ffordd ymlaen i leihau nifer y dyddiau o

absenoldeb gan wneud arbedion i’r Cyngor fel bod mwy o arian yn

cyrraedd y gwasanaethau rheng flaen ac yn diogelu swyddi gyda’r

diswyddiadau sydd ar y gorwel.

Mae CSYM wedi adolygu ei Bolisi Absenoldeb ac mae’n cynnwys

nifer fawr o resymau pam fod staff yn absennol. Roedd y Panel yn

teimlo y dylid sefydlu cyd-destun, maent eisiau gwybod beth fyddai’r

dychweliad ar fuddsoddiad o ran cymharu ffigyrau absenoldeb

salwch yn erbyn mathau eraill o absenoldeb. Byddai modd sefydlu

wedyn ai hwn oedd y maes y dylid canolbwyntio arno fel yr un a

oedd yn costio’r mwyaf o arian i’r Cyngor.

Y nod wedyn fyddai adolygu arferion cyfredol a’u cymharu gydag

awdurdodau eraill er mwyn sicrhau canlyniadau gwell ac awgrymu

camau gwella pellach os yw hynny’n bosibl. Byddai’r Panel yn ceisio

costio unrhyw argymhelliad o ganlyniad i’r adolygiad hwn.

Casglu

Tystiolaeth

Dogfennau

(Beth? Pam?)

Polisi Rheoli Absenoldeb CSYM ... sy’n cynnwys cyfeiriad at

reoli absenoldeb salwch Gweithdrefnau Iechyd Galwedigaethol

Nifer y gweithwyr ar y llyfrau

Sefydlu a sicrhau hyfforddiant

Rhoi gwybod i (a) Rheolwyr a (b) gweddill y staff am y Polisi

Cyfranwyr Mewnol

(Aelodau a

Swyddogion - Pwy?

Pam?)

Pennaeth AD

Cydlynydd Absenoldeb Salwch

Swyddogion AD

Cyfranwyr Allanol

Defnyddwyr Gwasanaethau, Cynrychiolwyr Cymunedol, Cydranddeiliaid Allweddol, Arbenigwyr, Sefydliadau Eraill – Pwy? Pam?)

Heb benderfynu eto

• Ymweliadau Safle (Dewisol – e.e. Defnyddwyr, Cynrychiolwyr Cymunedol, Cydranddeiliaid Allweddol, Arbenigwyr Cydnabyddedig, Sefydliadau Eraill – Pwy? Pam?)

Dibynnu ar farn yr Aelodau ynglŷn â’r broses – a fyddai’n werth

mynd allan i gwrdd â’r cyhoedd neu gydranddeiliaid eraill i

ymgynghori â nhw?

Ymgynghori /

Ymchwil

(Dulliau eraill – Pwy?

Pam? Sut?)

(A yw’r Pwyllgor yn

dymuno rhoi

cyhoeddusrwydd i’w

adolygiadau?)

Adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Gwaith ynghylch arbedion posibl yng

nghyllideb 2014-15 ond yn bendant ar gyfer cyllideb 2015-16.

Ffurf y Cyfarfodydd

Lleoliad y cyfarfodydd

(A fedrir eu cynnal yn

y gymuned?)

Cyfarfod cyntaf - Y Cadeirydd a’r Rheolydd Sgriwtini i gyfarfod â

Swyddogion AD er mwyn cytuno ar ffordd ddefnyddiol ymlaen er

mwyn sicrhau nad yw gwaith sydd eisoes wedi ei wneud yn cael ei

ddyblygu

Ail gyfarfod - 10/11/14 - Cyflwyniad y Pennaeth i Aelodau’r Panel,

drafftio Profforma’r Panel er mwyn cael cymeradwyaeth y Panel i

symud ymlaen

Trydydd cyfarfod – 2 Rhagfyr 2014 – Cyflwyniad gan AD yn crynhoi

prif bwyntiau’r Polisi Absenoldeb Salwch a sut yr ydym wedi cyrraedd

y pwynt yma. Sector preifat v cyhoeddus. Amlinellu’r hyn sydd wedi ei

gynllunio er mwyn lliniaru’r sefyllfa.

C Sut ydych chi’n meddwl y gallwn helpu? ac ati (gweler gwaelod y

tabl am fwy o gwestiynau gan y Panel i’w hateb.

Amlder cyfarfodydd (Argaeledd Aelodau, cael

cyfranwyr)

1 cyfarfod bob 6 wythnos Anelu at gwblhau erbyn diwedd C3 2014-15.

Cyfethol (A yw’r Pwyllgor yn dymuno cyfethol aelodau i’r pwyllgor ar gyfer yr

ymchwiliad? Os ydyw, pam?) – Dim ar hyn o bryd.

1. Cyfranogiad Aelodau

(Pwyllgor Llawn, Grŵp

Tasg a Gorffen)

Aelodau’r Panel

Cyng M. Jones (Cadeirydd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol)

Cyng Gwilym Jones (Is-gadeirydd)

Cyng Victor Hughes

Cynghorydd Jim Evans

Cyng Peter Rogers (cyfarfod cychwynnol)

Swyddogion yr ymgynghorwyd â nhw:

Rheolydd Sgriwtini, Bev Symonds

Pennaeth AD

Swyddog AD

Cydlynydd Absenoldeb Salwch

+ Swyddog Cyfrifol i

gwblhau wrth i’r

adolygiad fynd

rhagddo)

Fersiwn 3 Terfynol

Ionawr 2015

B.A.Symonds, Rheolydd Sgriwtini

CWESTIYNAU a luniwyd gan y Panel:

C Faint o gategorïau o Absenoldeb sy’n cael eu cynnwys yn y Polisi Rheoli

Absenoldeb? C Beth yw’r categorïau?

C A ydych chi’n casglu data mewn perthynas â’r categorïau hyn? Os ydych…

C A fedrwch ddarparu data ar gyfer y 3 blynedd ddiwethaf?

C O ran y categori ‘absenoldeb salwch’... A oes gennych wybodaeth fanylach, e.e.

fesul adran, fesul math o salwch, e.e. Straen/ysgerbydol/annwyd a ffliw ac ati, tymor

hir a thymor byr?

C A yw ‘tymor byr’ yn cael ei ddadansoddi ymhellach yn 1, 2, 3 diwrnod ac ati hyd

at ardystiad, h.y. ar ôl 7 niwrnod?

C Pa bryd daw ‘tymor byr’ yn ‘dymor hir’ i bwrpasau cofnodi?

C Faint o hyfforddiant mae’r Rheolwyr wedi ei gael o ran delio gyda

gweithdrefnau absenoldeb salwch?

C Sut ydych chi’n rhoi gwybod i staff am y cyfraddau salwch ?

C A oes gennych chi ffigyrau yn dangos faint o bobl sydd wedi gadael oherwydd y broses

hon bob blwyddyn am y tair blynedd ddiwethaf?

C Ym mha adrannau y mae cyfraddau salwch yn is nag eraill? A fedrwch egluro hyn?

Pryd fyddwch chi’n cyfeirio staff at y gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol?

C Ydych chi’n gwybod faint o amser y mae eich tîm yn ei dreulio yn plismona ac yn

cofnodi data mewn perthynas â salwch corfforaethol? Beth am yr amser a dreulir yn y

cyfadrannau? A oes gennych system TGCh i gynorthwyo gyda’r gwaith cofnodi hwn?

C Faint o amser a gymer ar gyfartaledd i ddiswyddo oherwydd presenoldeb gwael?

C Faint o amser mae AD yn ei dreulio ar Apeliadau oherwydd diswyddo am y rheswm hwn?