digi-palvelukeskuksen valmistelu

-13.12.20161

DIGI-

palvelukeskuksen

valmisteluDIGIvalmistelijat 15.12.2016

-30.11.20162

ICT- palvelukeskus

Valmistelun tilannekatsaus

ICT- palvelukeskuksen projektiryhmä

13.12.2016

Heikki Heikkilä

-

Valmistelun tilanne ja mitä seuraavaksi?

Valmistelun tilanne

• Erilaisten palvelukeskusskenaarioiden työstöä

on tehty

• Skenaariot käsitelty ohjausryhmässä

8.12.2016 ja maakuntadigiryhmässä

7.12.2016

• Keskeisistä kunta/kuntayhtymä/shp-

omisteisista toimijoista selvitystä täydennetty

• Yhdessä TAHE- palveluselvityksen kanssa

lähtenyt kysely maakuntien valmisteluryhmille

• Vastausaikaa jatkettu 16.12.2016 saakka

• Tulokset pyritään tuottamaan muodossa, jota

valmisteluryhmät voivat pitää itse yllä

• Ei uskota siihen, että lopputulos on

täydellinen, mutta jostain on aloitettava

30.11.20163

Mitä seuraavaksi

• Kyselyjen yhteenveto ennen joulua

• Projektiryhmän työskentelyn saaminen

vauhtiin

• Muut selvitykset jatkuvat

• ICT- palvelukeskuksen skenaariotarkastelun

tarkennus työn alla

• Työsuunnitelma ja työsuunnitelman

synkronointi ohjausryhmän kanssa

• Valmistelijaverkoston lomittaminen

valmisteluun- myöhässä

• Resursoinnin tarkistus…

• Eri tahojen haastattelut ja tapaamiset

kokonaistilanteen selvittämiseksi

-

Missä haasteita?

Haasteet

• Koko maakuntauudistuksen kokonaistilanne vielä monilta osin auki

• Muutama peruslinjausasia olisi saatava ohjaus/johtoryhmän kautta eteenpäin

• Skenaariotarkastelu ja lähestymistavan valinta

• Työnjako eri ryhmien välillä

• Eri puolilla maata eri lähtötilanne ja eri näkemykset maakuntien ICT:n järjestämisestä

• In-house asiat ja sopimusviidakko

• Tuleeko lakiesitykseen muutoksi palvelukeskusten osalta

• Aliresursointi annetun tehtävän toteuttamisessa

• Kustannuksia alkaa kertyä…

13.12.20164

-

ICT- palvelukeskusvalmistelun ohjausryhmä

• Ohjausryhmässä käytiin läpi skenaariot ICT- palvelukeskuksen osalta.

Seuraavia huomioita kirjattiin ( ei vielä pöytäkirjaa)

• Fat Cat malli ei ole raskautensa takia toivottava

• Virtual company ei anna valtion ohjaukselle riittävästi tukea

• Esityksessä paljon kohtia joihin kaivataan tarkennusta sekä viestinnällistä

näkökulmaa

• Valmistelua voidaan jatkaa ’Ecosystem’- mallin pohjalta ottaen huomioon myös

se, että kunnat eivät ainakaan kovin pitkään olisi mukana tytäryhtiöissä.

• Johtoryhmään tarkennettu esitys linjattavaksi kun se kokoontuu ensimmäisen

kerran

13.12.20165

-

Kotitehtävä verkostolle

13.12.20166

Käy kohteessa

http://www.ideaboardz.com/for/Palvelukeskuksen%20palvelutarjooma/25064

56

- Uusia palvelukeskuksen palvelutarjooman elementtejä ehdolle

- Äänestämässä muiden esittämiä palveluja

http://www.ideaboardz.com/for/Palvelukeskuksen palvelutarjooma/2506456

-8.11.2016 Heikkilä Heikki7

Palvelukeskusskenaa-

riot ja ICT- palvelujen

tuotannolle maakunnissa

-

Nykytila ICT- palvelutuotannossa

• Maakuntien alueilla toimii joukko erityyppisiä kuntien-, sairaanhoitopiirien ja muiden kuntayhtymien omistamia yhtiöitä tuottaen näille mm. TAHE- ja ICT-palveluita

• Osa toimii tiukasti alueellisesti, osa pyrkii laajentumaan jopa valtakunnan tasolle

• Osa kunnista tai kuntayhtymistä ei ole yhtiöittänyt tai hanki julkisilta yhtiöiltä palveluja

• Valtion osalta keskeisiä palvelukeskusmaisia palveluntuottajia ovat KEHA, Palkeet ja osin Valtori

• Lisäksi valtakunnallisia palveluja tuottavat ainakin VRK, Kela ja THL

• Valtakunnallinen ICT- palvelukeskus nähdään eri suunnista erilaisena; joko uhkana tai mahdollisuutena

-

Palvelukeskuksen muodostamisen tavoitteet

• Digitalisaation edistäminen

• On pystyttävä tuottamaan joko kaikkien tai usean maakunnan toimintaa tukevia ICT-ratkaisuja joustavalla mallilla (ylläpito ja kehitys)

• Tarjottava välineet ja alustat sekä asiantuntemus ideoiden testaamiseen edullisesti ja joustavasti

• Tarjottava asiantuntijavoimaa erilaisiin tehtäviin (arkkitehtuuri, hankinnat, tietoturva, toimittajahallinta, projektihallinta)

• Uusi toimintatapa sekä digitalisaation hyödyntämisessä että palvelujen tuottamisessa

• Kustannustehokkuus ja tuottavuus

• Palvelukeskusmallin on mahdollistettava kustannustehokkaampi toiminta – kalliimpaan ei ole vara vaihtaa

• On pystyttävä lisäämään tuottavuutta ICT- palvelujen järjestämisessä ja tuottamisessa – vähemmällä väellä enemmän

-

Palvelukeskusmalli ja skenaariot

• Tavoitteena palvelukeskustoiminnalle on löytää malli jossa

• Valtakunnalliselle palvelukeskuksella on luonteva rooli toisaalta palvelujen kehittäjänä ja

toisaalta niiden järjestäjänä

• Digitalisaation edistämiselle ja siihen liittyvien palvelujen tuottamiselle syntyy jokin uusi,

aiemmista poikkeava malli

• Pystytään ottamaan huomioon se, mitä kehittämistoimia ja keskittämisiä on jo tapahtunut

• Pystytään turvaaman palvelutuotanto nivelvaiheessa 2018-2019

• Palvelukeskusten osalta voidaan muodostaa useita skenaarioita

• Hajautetun ja keveän kehittämisorganisaation lisäksi voi olla erilaisia

verkostomaisia malleja

• Tässä tarkastelu ICT- palveluja, mutta samat periaatteet purevat pääosin myös

TAHEn osalta

-

Maakunnallisen ICT- palvelukeskuksen/-keskusten skenaariot

22.12.2016 Etunimi Sukunimi11

’Fat Cat’

Yksi yhteinen valtakunnal-linen palvelukeskus, jonne palvelujen tuotannon järjestäminen ja hankinta kootaan

’Ecosystem’

Perustuu emoyhtiö-tuotantoyhtiö- ketjuun

Kunnat mukana

’Separate ways’

Perustuu emoyhtiö-tuotantoyhtiö- ketjuun

Kunnat eivät mukana

´Virtual company’

Maakunnilla omat palveluyhtiöt tai hankinnat. Palvelukeskus pieni kehittämisyhtiö.

-

Fat Cat - Mallin yleiskuvaus

• Valtio ja maakunnat omistavat palvelukeskuksen

• Valtion omistajuuden rooli määritellään A/B –osakkaiden kautta

• Nykyisten palvelutuottajien henkilöstö keskitettäisiin pääosin yhteen palvelukeskukseen ainakin siirtymävaiheen ajaksi

• Yhtiön roolina mm. koordinaatio, palveluhankinnat, kehittämisprojektit, sekä toimittajien ja kokonaisuuden hallinta maakuntien lukuun.

• Alkuvaiheessa ainakin 2-4 vuoden ajan myös omalla henkilöstöllä tapahtuva palvelutuotanto

• Palvelukeskusyhtiö sopeuttaa henkilöstömääränsä palvelutuotantoon. Todennäköisiä liikkeenluovutuksia tapahtuisi myös.

• Edellyttää voimakasta murrosta nykyisissä palveluyhtiöissä ja merkittäviä henkilöstösiirtoja

• Emoyhtiö voi omistaa myös tytäryhtiöitä (esim. kasvupalvelujen ja asiakkuuksienkehitysyhtiön). Tähän voidaan sisällyttää myös valtakunnallisesti keskitetyt asiakaspalvelut (mm. työvoimapalvelut). Tai hoitaa edellä mainitut tehtävät itse emoyhtiössä

• Toimitaan hajautetulla mallilla lähellä asiakkaita, ei keräillä ihmisiä tiettyyn osoitteeseen, ei tule muuttoja, ei valmistelun aikana eikä palvelukeskuksissa

8.11.201612 Heikkilä Heikki

-

Fat Cat- Tarkastelukulmia

8.11.2016 Heikkilä Heikki13

Asiantuntijapalvelut

Palveluhankinnat

Toimittajahallinta

Palvelutuotannon järjestäminen

Projektitoimisto

Keskitetyt tietovarannot ja raportointi

Perinteinen perustietotekniikka

Palvelujen tuotanto sekä hankkimalla vapailta markkinoilta ja omana tuotantona

Alueellisia toimipisteitä maakunnissa lähipalvelujen

hoitamiseksi

Iso maakunta/valtio-omisteinen yhtiö

Erikoistuneita tytäryhtiöitä

(Esim. SOTEICT)

Valtio perustaa maakuntien lukuun

Koottu pääosin nykyisistä toimijoista

Asiantuntija- ja tuotanto-organisaatio

Henkilöstöllä hajautettu toimintamalli

Joustava siirtyminen organisaatioiden välillä mahdollista

Noin 800-1200 henkilöä

Palvelut Tuotantomalli

HenkilöstöOrganisaatio ja

ohjausmalli

-

Separate Ways - Mallin yleiskuvaus

• Valtio ja maakunnat omistavat ”emoyhtiön”


• Emoyhtiön roolina mm. koordinaatio, palveluhankinnat, kehittämisprojektit, sekä toimittajien ja kokonaisuuden hallinta maakuntien lukuun.

• Emoyhtiö omistaa ICT tehtävien palvelutuotannon yhtiöitä siten, että emoyhtiö voi hankkia näiltä palveluja maakuntien käyttöön palvelusopimuksin ja emoyhtiö osallistuu yhtiöiden päätöksentekoon (in-house edellytykset täyttyvät)

• Kunnat eivät voi hankkia alueellisilta palveluyhtiöiltä palveluja kuten aiemminkin

• Edellyttää voimakasta nykyisten tuotantoyhtiöiden jakautumista maakunta-kunta- tuottajiksi

• Alueelliset yhtiöt vastaavat alueillaan (yksi tai useampi maakunta) operatiivisesta palvelutuotannosta

• Emoyhtiö voi omistaa myös muita tytäryhtiöitä (esim. kasvupalvelujen ja asiakkuuksienkehitysyhtiön). Tähän voidaan sisällyttää myös valtakunnallisesti keskitetyt asiakaspalvelut (mm. työvoimapalvelut). Tai hoitaa edellä mainitut tehtävät itse emoyhtiössä



-

Separate Ways - Tarkastelukulmia



Palveluhankinnat

Toimittajahallinta


Projektitoimisto


Palvelujen tuotanto hankkimalla vapailta markkinoilta ja alueellisilta tuotantoyhtiöiltä sopimuspohjaisesti

Omana tuotantona asiantuntijapalvelut jotka halutaan pitää maakuntien tai valtion ohjauksessa tai joita ei ole helposti saatavilla vapailta markkinoilta

Kevyt maakunta/valtio-omisteinen emoyhtiö

Ohjaavaa omistusta maakunnallisissa palveluyhtiöissä



Asiantuntijaorganisaatio






ohjausmalli

-

Ecosystem - Mallin yleiskuvaus

• Valtio ja maakunnat omistavat ”emoyhtiön”


• Emoyhtiön roolina mm. koordinaatio, palveluhankinnat, kehittämisprojektit, sekä toimittajien ja kokonaisuuden hallinta maakuntien lukuun.

• Emoyhtiö omistaa yhdessä kuntien kanssa ICT tehtävien palvelutuotannon yhtiöitä siten, että emoyhtiö voi hankkia näiltä palveluja maakuntien käyttöön palvelusopimuksin ja emoyhtiö osallistuu yhtiöiden päätöksentekoon (in-house edellytykset täyttyvät)

• Kunnat voivat hankkia alueellisilta palveluyhtiöiltä palveluja

• Alueelliset yhtiöt vastaavat alueillaan (yksi tai useampi maakunta) operatiivisesta palvelutuotannosta

• Emoyhtiö voi omistaa myös muita tytäryhtiöitä (esim. kasvupalvelujen ja asiakkuuksienkehitysyhtiön). Tähän voidaan sisällyttää myös valtakunnallisesti keskitetyt asiakaspalvelut (mm. työvoimapalvelut). Tai hoitaa edellä mainitut tehtävät itse emoyhtiössä



-

Ecosystem - Tarkastelukulmia



Palveluhankinnat

Toimittajahallinta


Projektitoimisto


Palvelujen tuotanto hankkimalla vapailta markkinoilta ja alueellisilta tuotantoyhtiöiltä sopimuspohjaisesti


Kevyt maakunta/valtio-omisteinen emoyhtiö

Ohjaavaa omistusta maakunnallisissa palveluyhtiöissä









ohjausmalli

-

Virtual Company - Mallin yleiskuvaus

• Valtio ja maakunnat omistavat palvelukeskuksen


• Maakunnat hankkivat palvelunsa itse tai erilaisilla konsortioilla nykyisiltä palvelukeskusyhtiöiltä ja/tai vapailta markkinoilta

• Valtakunnallisen yhtiön roolina toimia asiantuntijapoolina yhteisille kehityshankkeille tai hoitaa yhteistä arkkitehtuurien, tietoturvan jne. hallintaa

• Voi toimia tarvittaessa yhteisenä hankintayksikkönä

• Yhtiö voi omistaa myös tytäryhtiöitä (esim. kasvupalvelujen ja asiakkuuksienkehitysyhtiön). Tähän voidaan sisällyttää myös valtakunnallisesti keskitetyt asiakaspalvelut (mm. työvoimapalvelut). Tai hoitaa edellä mainitut tehtävät itse emoyhtiössä

• Toimitaan hajautetulla mallilla lähellä asiakkaita, ei keräillä ihmisiä tiettyynosoitteeseen, ei tule muuttoja, ei valmistelun aikana eikä palvelukeskuksissa


-

Virtual company - Tarkastelukulmia



Palveluhankinnat


Palvelujen tuotanto hankkimalla vapailta markkinoilta sopimuspohjaisesti


Kevyt maakunta/valtio-omisteinen yhtiö

Joustavat ja nopeat muutokset tehtävissä ja henkilöstössä









ohjausmalli

-

Todennäköiset etenemissuunnat

• Etenemissuunta on kaikissa malleissa kohti asiantuntijapalvelukeskusta jolla rooli palvelujen hankkijana ja yhtenäistäjänä.

• Lopputulos voi olla kevyt emoyhtiö 1-3 erikoistuneen tytäryhtiön kera, jotka eivät tuota sellaista jota markkinoilta on saatavissa

• Separate ways ja Ecosystem malleissa muutokset tapahtuisivat tn. nopeimmin, pienimmin häiriöin ja hallitusti.

• Edellä mainitun kahden vaihtoehdon osalta jo valmisteluaikana 2017-2018 käynnistyisi todennäköisesti jo ennakoivia muutoksia (fuusioita) nykyisillä kunta/kuntayhtymä- omisteisissa yhtiöissä

• Fat Cat mallissa organisaation muodostamisen ja merkittävien keskittämisien sekä ison organisaation käynnistämisen takia syntyisi hitautta

• Virtual company osalta voisi jopa olla riski, että yhtenäistyminen ja organisaatiomuutos pysähtyisi tai hajautuisi


-

Henkilöstö

• Periaatteena pitäisi kaikissa malleissa olla se, että henkilöstö voi toimia

hajautetusti sijoitettuina maakuntien toimitiloihin.

• Kynnys siirtymiseen eri organisaatioiden välillä pitäisi olla matala eikä

siirtyminen organisaatiosta toiseen edellytä muuttoja

• Fat Cat – mallissa henkilöstö keskittyisi saman johdon alle. Haasteena tulee

olemaan organisoinnin ja toimintamallien yhtenäistämisen vaatima hitaus joka

olisi myös henkilöstön kannalta raskain vaihtoehto.

• Muissa malleissa muutos olisi suurimmalle osalle henkilöstöä varsin kevyt


-

Kustannukset ja aikataulu

• Fat Cat- mallissa muodostamiskustannukset olisivat suurimmat. Tämä johtuisi

ison organisaation muodostamisesta ikään kuin tyhjästä.

• Fat Cat – malli olisi aikataulun suhteen kaikista haasteellisin, koska

tuotantovalmius pitäisi olla heti 2019 alussa

• Raskas muutos tukipalveluissa vie fokuksen pois varsinaisen muutoksen

toteuttamiselta tai ainakin hankaloittaa liiketoiminnan muutoksen läpivientiä.

• Aikataulullisesti ja kustannusten osalta muut kolme mallia toimisivat paremmin

ja joustavimmin


-13.12.201623

Kiitos!Alueuudistus.fi

https://taimi.sharepoint.com/sites/tyotilat/Digi_palvelukeskukset

DIGI-palvelukeskuksen valmistelun projektiryhmä

digi-palvelukeskuksen valmistelu

Government & Nonprofit