DIRECTIVA PROCEDIMIENTOS PARA LATOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS

FISICAS EN EL ALMACEN CENTRAL DE LAAUTORIDAD NACIONAL DEL AGUA

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AUTORiDAD NACIONALDEl AGUA

MINISTERIO DEAGRICUL TURA

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA lA TOMA DE INVENTARIO GENERAL DE LASEXISTENCIAS FislCAS EN El AlMACEN CENTRAL DE lA AUTORIDAD NACIONAl

DElAGUA

Normar el proceso para la realizaci6n de la Toma de Inventario General de las ExistenciasFisicas en el Almacen Central de la Autoridad Nacional del Agua ANA.

Establecer las normas, procedimientos y mecanismos a seguir para la adecuada ejecuci6n delproceso de Toma de Inventario General de las Existencias Fisicas en el Almacen Central de laAutoridad Nacional del Agua - ANA.

Decreto Legislativo N° 997, que aprueba la Ley de Organizaci6n y Funciones del Ministeriode Agricultura.Decreto Supremo N° 039, que aprueba el Reglamento de Organizaci6n y Funciones de laANA.Resoluci6n de Contraloria N° 320-2006-CG, que aprob6 las normas de control interno.Resoluci6n de Contraloria N° 528-2005-CG, que aprueba el "Ejercicio del Control Preventivopor 105 Organos de Controllnstitucional".Norma General del Sistema de Abastecimiento S.A 0.7 sobre verificaci6n del Estado yutilizaci6n de 105 Bienes y Servicios, aprobado con Resoluci6n Jefatural N°118-80-INAP/DN.Resoluci6n Jefatural N°335-90-INAPIDNA "Manual de Administraci6n de Almacenes para elSector Publico".Directiva General N° 0002-2009-ANA-J-OPP - Normas para la Formulaci6n, Tramite,Aprobaci6n y Actualizaci6n de Directivas de la Autoridad Nacional del Agua - ANA.

La presente Directiva es de aplicaci6n en la Sede Central de la Autoridad Nacional del Agua -ANA.

5.1 La Toma de Inventario General de las Existencias Ffsicas en el Almacem Central de laANA, tiene por finalidad:

a) Determinar las c1asesy cantidad actual de las existencias del Almacen.b) Determinar las existencias obsoletas y/o deterioradas del Almacen.c) Viabilizar las futuras adquisiciones en el proceso de la programaci6n.d) Determinar y sustentar los saldos correspondientes para los efectos del Balance

General al 31 de diciembre de cada Ario Fiscal.

5.2 La Toma de Inventario General de las Existencias Fisicas en el Almacen Central de laANA estara a cargo de una Comisi6n de Toma de Inventario General de Existencias deAlmacen, la misma que sera presidida por el Subdirector de Contabilidad de la Oficina deAdministraci6n de la ANA.

5.3 La Comisi6n de Toma de Inventario General de Existencias de Almacen estaraconformada por los miembros siguientes:

a) EI Subdirector de la Unidad de Logistica y Control Patrimonial, quien la presidira yactuara como Secretario de la Comisi6n.

b) Un representante de la Unidad de Contabilidad, quien actuara como miembro y seradesignado por el Subdirector de la Unidad de Contabilidad.

c) Un representante de la Unidad de Logfstica y Control Patrimonial, quien actuara comomiembro y sera designado por el Subdirector de la Unidad de Logistica y ControlPatrimonial.

d) Un representante de la Oficina de Control Interno, quien actuara como Veedor y seradesignado por el Director del Organo de Control Institucional.

5.4 Por principio general, en el acto de inventario no intervendra el personal encargado delalmacen, 10que no impide su presencia para facilitar la identificaci6n y constataci6n delacto por interes individual.

5.5 Previa a la Toma de Inventario, se elaborara el acta de corte documentario respecto de ladocumentaci6n sustentatoria de ingreso y salida de bienes del ario a inventariar, la mismaque debera estar debidamente suscrita por el responsable del almacen, el Presidente de laComisi6n de Inventario y los responsables de la Unidad de Logistica y Control Patrimonial,Unidad de Contabilidad y el veedor del Organo de Control Institucional.

5.6 EI responsable de almacen, entrega al Presidente de la Comisi6n de Inventario, las lIavesdel almacen bajo su custodia, quien sera el unico responsable que abrira y cerrara elalmacen durante la toma de inventario fisico de existencias del almacen.

5.7 AI inicio y al final de la toma del inventario, se levantara un acta de conformidad de larecepci6n y entrega del almacen, siendo firmada por el presidente, secretario y miembrosdesignados de la Comisi6n.

a) Planificar y organizar la Toma de Inventario General de Existencias de Almacen,supervisando, coordinando y verificando la conformidad del baloteo de las existenciasa inventariar.

b) Designar a las personas que se encargaran de la ejecuci6n misma de la Toma deInventario General de Existencias del Almacen, las mismas que no deberan superarel numero de cuatro (04) miembros, siendo dos (02) de ellos personal de la Unidad deContabilidad y dos (02) de la Unidad de Logfstica y Control Patrimonial.

c) Verificar el correcto ordenamiento de los bienes, antes de iniciar el inventario ffsico deexistencia del almacen.

d) Proporcionar el material indispensable para la toma y procesamiento del inventariofisico de existencias del almacen.

e) Efectuar la verificaci6n de las diferencias de las tarjetas de conteo y reconteo.t) Emitir un informe final con respecto a la Toma del Inventario Fisico de Existencias de

Almacem a la Direcci6n de la Oficina de Administraci6n, bajo responsabilidad.g) Asegurar que el proceso de organizaci6n de tarjetas se concluya en la fecha

serialada.

a) Duraci6n del Inventario. EI inventario fisico de existencias del almacen se efectuaradentro de las tres (03) primeras semanas de enero de cada ario y tendra una duraci6nmaxima de tres (03) dias utiles, bajo responsabilidad e la Comisi6n de Toma deInventario.

b) Conteo de existencias. EI inventario fisico se efectuara con dos (02) conteosefectuados por el personal designado por la Comisi6n de Inventario, los mismos queestaran integrados en grupos de dos (02) personas para cada cuerpo de tarjeta ytal6n respectivo.

c) Tarjeteos de existencias. EI area de almacen ordenara las existencias fisicas dealmacen una semana antes del inicio del inventario fisico de existencias de almacende cada ario fiscal. EI tarjeteo de existencias debe iniciarse el primer dia util en que laComisi6n de Inventario mediante Acta de Instalaci6n, de por iniciado el InventarioFisico de Existencias de Almacen.

d) Tarjetas de Inventario. EI Presidente de la Comisi6n se cerciorara que todos lositems contenidos en la lista de stock de almacen otorgada por el encargado dealmacen, se encuentren con su respectiva Tarjeta de Inventario, verificando de estamanera selectivamente que la tarjeta coincida con la descripci6n del articulo.

e) Existencias obsoletas. Por existencias obsoletas encontradas durante la Toma deInventario Fisico, la Comisi6n de Inventario elevara un acta informando de dichaocurrencia y de considerarlo pertinente recomendar la baja de dichos bienes, informeque sera elevado a la Direcci6n de la Oficina de Administraci6n.

f) Bienes en custodia. Lo s bienes en custodia que se encuentran en el Area deAlmacen se calificaran de forma coordinada con el encargado de Almacen, a fin dedeterminar el tiempo que se encuentran en dicha area y a partir de ello, secomunicara a cada Oficina responsable de dichos bienes, a fin que los recupere ydetermine su destino.

a) Con anticipaci6n a la Toma de Inventario, la Comisi6n debe:Verificar el cumplimiento de las politicas y procedimientos para la preparaci6n delInventario Fisico de Existencias de Almacen, bajo responsabilidad.Verificar el corte documentario del Area de Almacen.

b) Efectuar la Inspecci6n Fisica del ordenamiento de existencias fisicas en el almacenpara autorizar el inicio del conteo.

c) Verificar la ubicaci6n de la mesa de control conjuntamente con el responsable dealmacen.

a) Supervisar el trabajo de la mesa de control.b) Si se hallaran documentos retenidos en almacen correspondientes a movimientos de

existencias efectuadas antes del inventario ffsico de bienes, se coordinara con elPresidente de la Comisi6n de Inventario, a fin de elevar un acta destacando dichacircunstancia.

c) Asegurar que el inventario se haga con doble contada y se confronte en mesa decontrol el cuerpo de la tarjeta con el tal6n.

d) Tomar nota de la cantidad de tarjetas emitidas para confrontarlas con la relaci6n quealcanzara el responsable de almacen.

e) Solicitar al responsable de almacen el listado de control de tarjetas de inventario yefectuar la verificaci6n respectiva, sin omitir ningun dato.

f) Una vez culminado el inventario fisico revisar que no queden tarjetas de inventario sintrabajar.

g) Coordinar la apertura del almacen con el responsable de este, cuando se hayaculminado con el conteo ffsico y las correcciones necesarias.

a) Entregar al responsable de almacen, 105 cuerpos de las tarjetas de inventariotrabajadas y verificadas en mesa de control, a fin de elaborar el cuadro respectivo delresultado del inventario.

b) Preparar el informe final del inventario con sus comentarios y sugerencias, programasde trabajo, Planillas de Corte Documentario, copia del listado de control de tarjetasemitidas y entregarlo a la Direcci6n de la Oficina de Administraci6n, bajoresponsabilidad, en un plazo que no excedera 105 tres (03) dias utiles a partir de laculminaci6n del inventario.

Como responsable de la ejecuci6n del inventario del almacen a su cargo, debe cumplir conlas siguientes funciones:

a) Verificar el correcto ordenamiento de las existencias antes de iniciarse el inventarioffsico de bienes.

b) Tener en orden las tarjetas de inventario y colocarlas un dia antes del inicio delinventario.

a) Ubicar la mesa de control a fin que 105 miembros de la comisi6n efectuen su trabajocon eficacia.

b) Orientar a 105 miembros de mesa de control cuando estes se 10 soliciten.c) Coordinar con el Presidente de la Comisi6n de Inventario Fisico de Existencia de

Almacen, 0 quien haga sus veces sobre 105 asuntos de Toma de Inventario deBienes.

d) Otras funciones internas, tales como aviso oportuno al personal, usuario,proveedores, etc., sobre la fecha de ejecuci6n del inventario.

e) EI encargado del almacen no debera ausentarse hasta concluir la revisi6n de lastarjetas de inventario.

a) Coordinar con el Presidente de la Comisi6n de Inventario para complementar tareasde mesa de control en almacen.

b) Recepcionar 105 talones de tarjetas de inventario trabajadas y ordenariascorrelativamente. Efectuar la misma operaci6n con 105 cuerpos de las tarjetas.

c) Verificar que la cantidad inventariada, indicada en la de tarjeta de inventario, coincidacon la cantidad de 105 talones.

d) AI final del inventario, disponer de un listado de errores y entregarlo al Presidente dela Comisi6n de Inventario.

e) En resumen, trabaja con: tarjetas de inventario, listado de errores, listado del stock dealmacen, formato de tarjetas, que entregara el Presidente de la Comisi6n deInventario al terminar su trabajo.

f) Los encargados de la mesa de control no se ausentartm hasta haber culminado laejecuci6n del inventario. Solo se retiraran con la autorizaci6n del Presidente de laComisi6n de Inventario.

a) Anotar con lapicero y en forma legible en el tal6n la cantidad inventariada, poniendosu apellido en serial de haber side inventariado.

b) En caso de items expresados en numeros enteros y decimales 0 en kilos, se colocarala unidad mas cercana al numero entero.

4.494.804.50

c) En caso de items con tarjeta en blanco, se asegurara que el concepto y la referenciacoincidan tanto en el cuerpo como en el tal6n de la tarjeta de inventario.

d) La Comisi6n de Inventario proveera de lapicero y hojas de borrador para la labor decada inventariador.

a) Anotar con lapicero en el cuerpo de la tarjeta, la cantidad inventariada, su apellido enserial de haber side inventariado.

b) EI responsable de almacen es el encargado de recoger las tarjetas trabajadas yremitirlas al encargado de la mesa de control.

a) Recibir del responsable de almacen los talones trabajados por el inventariador.b) Verificar que los talones Inventariados esten escritos con letra legible y en caso de

enmendadura, disponga del visto bueno del responsable de almacen.c) Agrupar las tarjetas por secci6n.d) Ordenar correlativamente los talones del inventario de acuerdo alas secciones

prefijadas.e) De faltar una tarjeta, colocar un clip al tal6n anterior y comunicar al jefe de grupo para

su busqueda.

a) Proceder de acuerdo a 10 indicado en los literales a) y b) de la primera contada, conlos cuerpos de las tarjetas de inventario.

b) Comparar cantidades del cuerpo con su respectivo tal6n, segun numeraci6ncorrelativa.

c) Revisar que coincidan las cantidades anotadas en el cuerpo y tal6n de tarjeta deinventario.

d) De no coincidir, se procedera de la siguiente manera:

Se entregaran las papeletas de error a la persona designada para que efectueel tercer conteo, indicandole previamente que anote en el documento lacantidad y su apellido en serial de conformidad.

Nota: De persistir el error, se confecciona otra papeleta, a fin que se efectUe elcuarto y ultimo conteo, que debera ser realizado por el Presidente de laComision y el resultado se dara como valido.

d.2) Se unen el talon y el cuerpo con un clip en serial que existe diferencia en esatarjeta. Se corrige la cantidad equivocada en el cuerpo y/o talon de la tarjeta deinventario, anotando la cantidad correcta que figura en la ultima papeleta deerror.

Se coloca su visto bueno en el cuerpo y/o talon de la tarjeta de inventario allado de la cifra corregida, se saca el clip y se coloca en su lugar.

e) Se ordena correlativamente segun su numeracion, cuerpo y talon.t) Se cuadra la tarjeta del inventario con el listado de control de tarjetas por seccion,

anotando tanto el numero de tarjetas como las en blanco.

La Comision de Inventario, a traves de sus inventariadores, efectuara su labor de la mejormanera posible, adoptando todas las disposiciones que se indican en esta Directiva General 0

acogiendo procedimientos extras que faciliten su labor, pero que de ninguna manera podrandiferir de 10aqui dispuesto, bajo responsabilidad.

Los miembros de la Comision de Toma de Inventario General de Existencias de Almacen y losinventariadores que estos designen, son responsables del cumplimiento de la presente DirectivaGeneral.

ANCISCO PALOMINO GARCiAJefe

f\utoridad Nacional del Agua