document management system (dms)
TRANSCRIPT
سیستم مدیریت اسناد )الکترونیکی(Document Management System (DMS)
V 2.1 / 20151
مقدمه :دیجیتالیزه شدن )ی#ا رقوم#ی شدن ( داس#تان امروز هم#ه شرکته#ا و س#ازمانهایی است ک#ه ب#ه دنبال س#ازماندهی بیشت#ر داراییهای خود هس#تند، یک#ی از ای#ن دارای#ی ه#ا نیز اس#ناد کاغذی اس#ت . ب#ا توج#ه ب#ه تغییرات چشمگی#ر روشهای تولی#د و نگهداری دیتا در دنی#ا و ب#ه تب#ع آ#ن در ایران ، چنی#ن تغیی#ر رویکردی، راهکارهای جدیدی م#ی طلبد
و ابعاد گوناگونی نیز دارد که به بخشی از آن در این مستند پرداخته ایم .لذا ، ای#ن مجموع#ه جه#ت راهنمای#ی بیشت#ر کارشناس#ان و س#ازمانهایی تهی#ه شده است
که به دنبال تهیه و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیک می باشند. وجود ندارد و صرفا Brandدر ای#ن مس#تند گرای#ش خاص#ی ب#ه هی#چ نرم افزار و ی#ا
( Solutionراهکار مورد بررسی قرار می گیرد .)
2
DMS چیست ؟ (Document Management System)
•DMS یک مجموعه از سیستم های کامپیوتری و یا برنامه هاست که مدیریت اسناد الکترونیک ، عکس ها و انواع داکیومنت ها را بر
عهده دارد .در واقع سرویس مدیریت اسناد یک راهکار الکترونیک برای کمک •
به سازمانها جهت ساده سازی فرایند های مدیریت اسنادشان است .
این سرویس شامل اسکن اسناد ، ذخیره سازی ، بازیابی ، •اشتراک گذاری ، ردیابی ، بازبینی و اصالح ، توزیع اسناد و
همچنین دیتاهای داخل آنهاست .3
کارکردهای اصلی سیستم :ذخیره اسناد و متا دیتاهای هر سند•ایندکس گذاری •ذخیره و بازیابی محتوای اسناد•امکانات امنیتی •ایجاد همکاری و هماهنگی •حفظ تاریخچه نسخ و ورژنهای اسناد •
4
اهمیت استفاده از آرشیو الکترونیکی:
صرفه جویی در فضای نگهداری و بایگانی اسناد•صرفه جویی در هزینه نسبت به مقیاس#•امکان دسترسی سریع به اسناد •انعطاف در سازماندهی •اثر • ، حف#ظ کیفی#ت در افزای#ش# ماندگاری ، باالت#ر ایمن#ی ( از اس#ناد بهت#ر حفاظ#ت
های عملکرد سیستم و اعضای LOGمرور زمان ، تبادل مدارک در محی#ط ام#ن و سازمان ، امکان رمز گذاری و ایحاد سط#وح دسترسی و.....(
متاس#فانه اکث#ر س#ازمانهای بزرگ دولت#ی ب#ه جه#ت فقدان قوانی#ن حمایت#ی کافی، در •% از فرایند این 100خص#وص اس#ناد دیجیتال ب#ا احتیاط برخورد م#ی نماین#د و ب#ه طور
س#یستم ه#ا پیروی نم#ی نماین#د و ب#ه همی#ن جه#ت از ه#ر دو روش بایگانی کاغذی و دیجیتال توامان استفاده می نماید .
5
تهیه سیستم یا سرویس DMSقب#ل از شروع باید بدانی#م ک#ه تهیه و راهاندازی •
ی#ک فرآین#د چن#د بعد#ی اس#ت ک#ه بخش#ی از آ#ن داخل ( و بخشی از بخ#ش تحلیل#ی و محتوا س#نجی س#ازمان )
بخ#ش ارائه خدمات نرم افزاری و آ#ن توس#ط پیمانکار ) افزاری یک س#خت موضوع ای#ن و میگیرد ص#ورت )
خری#د ص#رفا نرم افزاری نیس#ت و م#ی بایس#ت با نیاز های سازمان و توانمندی آن منطبق باشد .
6
مرحله اصلی در برنامه 4توجه به ریزی :
ابزارهای ورود دیتا 1.
نرم افزار مدیریت اسناد 2.
سخت افزار ذخیره سازی و 3.بازیابی اسناد
ویژگی های حفاظتی و امنیتی 4.اسناد
7
مرحله اول: ابزارهای ورود دیتا توج#ه ب#ه ای#ن مس#اله و تنوع آ#ن بس#تگی مس#تقیم ب#ه اس#تاد و تکنولوژی های مورد •
استفاده در سازمان شما دارد .ی#ک س#یستم مدیری#ت اس#ناد ضم#ن اینک#ه ب#ای#د بتوان#د تمام نیازهای شم#ا مانند ورود •
.... را مرتفع ایمی#ل، فک#س، اس#کنرها و ، اداری اتوماس#یون اس#ناد از س#یستم ارتباطی پروتک#ل های از طری#ق آنه#ا ب#ا نی#ز یکپارچگ#ی خوب#ی بای#د ب#لک#ه س#ازد
استاندارد برقرار نماید .جه#ت شروع لیس#تی از ورودی های س#ازمان ، جزئیات دیتاهای آنه#ا ، دسته بندی •
تایید ، کننده وارد ، تاری#خ ( س#ند ه#ر از نیاز مورد جانب#ی اطالعات و ه#ا آنها ارتباط#ی های پ#روت#ک#ل همچنی#ن و )... و یکدیگ#ر ب#ا آنه#ا ، ارتباط کننده
و توانایی های توسعه و ارتباطی آنها ( تهیه نمایید .API) استانداردهای شبکه و
8
مرحله دوم : تهیه نرم افزار مدیریت اسناد در واق#ع ای#ن بخ#ش یک#ی از س#اده تری#ن بخشهای تهی#ه سیستم •
مدیری#ت اس#ناد اس#ت ، ب#ه جه#ت اینک#ه کارشناس#ان بسیاری از شرکتهای بزرگ در دنیا در این زمینه به خوبی اندیشیده اند .
برای شروع ای#ن بخ#ش ب#ه س#ایت چن#د شرک#ت تخص#صی مدیریت •اس#ناد در داخ#ل و خارج از کشور س#ری بزنی#د . ی#ه جرات می
٪ نیاز نرم افزاری شم#ا از قب#ل توسط 95توان گف#ت بی#ش از همی#ن شرکته#ا تهی#ه شده ان#د و ه#ر بار نی#ز ب#ا کس#ب تجربه از راه اندازی آنه#ا در ی#ک س#ازمان جدی#د ، ب#ه خوب#ی رفع ایراد شده و
همچنین تجربیات خوبی نیز به همراه دارند . میزان کم#ی از عملکرد نرم افزار ب#ا توج#ه ب#ه کس#ب و کار شما •
تعیی#ن میگردد ک#ه معموال آ#ن بخشه#ا نی#ز انعطاف پذیر و ماژوالر برنامه نویسی گردیده اند .
9
مرحله سوم :سخت افزار ذخیره سازی و بازیابی اسناد که • اس#ت اس#ناد مدیری#ت تهی#ه س#یستم بخشهای تری#ن پیچیده از یک#ی ای#ن مرحل#ه
متاس#فاته در ایران ، در ابتدا نادیده گرفت#ه شده و ی#ا ب#ه آ#ن ک#م توجه#ی میشود و به همین جهت آسیب پذیرترین بخش معماری سیستم شما را تشکیل خواهد داد .
ابزارهای تخص#صی آرشی#و اطالعات دارای ویژگ#ی های خاص#ی م#ی باشن#د ک#ه فرایند •نگهداری و بازگردانی اسناد شما را تسهیل می نمایند . در سازمانهای بزرگ و بس#یار
بزرگ می بایس#ت اجبارا از این ابزارها استفاده نمود. پی#ش نیاز ای#ن مرحل#ه ، آنالی#ز تعداد ، حج#م ، س#یاستهای نگهداری و بازیاب#ی دیتا های •
بنابرای#ن لیس#تی از انواع آنه#ا ، تعداد اس#ناد در س#ال ، حجم س#ازمان شم#ا م#ی باش#د .فعلی آنها و ضریب رشد آنها در یک سال به همراه توانایی سازمان خود در نگهداری
این حجم از اسناد در مقایسه با سخت افزارهای فعلی سازمان تهیه نمایید .
10
مرحله چهارم :ویژگی های حفاظتی و امنیتی اسنادتوجه به ابعاد امنیتی مانند موارد ذیل در تمام مراحل تولید ، کاربری ، •
نگهداری و بازیابی اس#ناد بسیار ضروری می باشد : حفظ محرمانگی –حفظ یکپارچگی –قابل دسترس بودن –قابلیت عدم انکار–اصل بودن –توصیه های پدافند غیر عامل –ISMSتوصیه های فرایند –استانداردهای مراجع ذیصالح در کسب و کار شما ) به طور مثال : وزارت –
بازرگانی ، بانک مرکزی ، دادگستری و .... (
11
رویکرد دو سویه به بلوغ سازمان :اینک#ه شم#ا و ی#ا س#ازمان شم#ا ب#ه دنبال تهی#ه س#یستم مکانیزه آرشی#و اسناد •
هس#تید به تنهایی نشان از بلوغ سازمان و آمادگ#ی پذیرش آن در سازمان نیس#ت . چالشهای پی#ش رو را ب#ه دق#ت بررس#ی نمایی#د و برای برخورد با ه#ر کدام از آنه#ا از قب#ل برنام#ه ریزی و فرهن#گ سازی نموده و آموزش
پرسنل را در الویت قرار دهید وسطح سازمان خود را ارتقاع دهید .از س#وی دیگ#ر راهکاری را انتخاب نمایی#د ک#ه ب#ا محی#ط و فرهن#گ سازمان •
باشد، در س#ازمان مناب#ع موجود بر اس#اس ، باش#د تطاب#ق داشت#ه شم#ا بتوان#د ب#ا اس#تراتژی های كس#ب و كار س#ازمان منطبق شود ، هوشیاری الزم اصالحی برنام#ه بتوان#د و باش#د داشت#ه پیاده س#ازی و اجرا زمان در را
مناسب را ارایه نماید.12
سواالت اساسی قبل از پیاده سازی سیستم نرم افزاری :
چگونه به دیتا ها و اسناد دسترسی داشته باشیم؟•چگونه دیتا ها و اسناد را ذخیره نماییم ؟•چگونه دیتا ها و اسناد را سازماندهی نماییم ؟•چگونه در دیتا ها و اسناد جستجو و بازیابی •
نماییم ؟چگونه تاریخچه تغییرات دیتا و اسناد را ثبت نماییم •
؟چگونه جریان دیتا و اسناد را مدیریت نماییم ؟•
13
توجهات مرحله اول : UTF 8پشتیبانی از • برای DPIقدرت اسکنر و اسناد اسکن شده بر اساس •
اسناد فارسیقابلیت فشرده سازی در مبدا• فارسیOCRپشتیبانی از •توجه به استانداردهای ورود دیتا •قدرت تشخص متون ، اشکال ، فضاهای تفکیک شده و ..•
14
توجهات مرحله دوم :ابزار متناسب با اندازه و فعالیت سازمانتان را انتخاب کنید.•ب#ه تجرب#ه راهاندازی نرم افزار در س#ایر س#ازمانها دق#ت کنی#د و تجربه •
پیمانکار در این خصوص را جویا شوید. ( س#ازمان خود و همخوان#ی آ#ن ب#ا تجربیات شرکت Scaleب#ه اندازه )•
طرف قرارداد حتم#ا دق#ت نمایی#د زیرا اکث#ر پروژ#ه ه#ا در مراحل پیاده سازی با مشکل رو به رو شده و به شکست منجر می گردند .
در خری#د نرم افزار ب#ه مواردی مانند پلتفرم ، توانمندی پایگاه داده ، •معماری نرم افزار، تکنولوژ#ی های اس#تفاده شده ، میزان استفاده از
آماده در نرم Open Sourceمحص#والت از پیش و کامپونن#ت های به بلک#ه نیس#تند ب#د ی#ا خوب لزوم#ا هیچی#ک . کنی#د دق#ت و... افزار
توانمندی و نیاز سازمان شما بستگی دارند. برابر حج#م دیتای فعلی 4 ال#ی 3حتم#ا مراح#ل پایلوت و راه اندازی ب#ا •
خود را در دس#تور کار پیمانکار، قب#ل از تحوی#ل پروژ#ه قراردهی#د تا از ) افزار سخت و افزار )نرم پیشنهادی معماری کارای#ی و عملکرد اطمینان حاص#ل نمایی#د زیرا قطع#ا در چن#د س#ال آینده ب#ه ای#ن نقطه از
حجم دیتا و گردش کار خواهید رسید .
15
توجهات مرحله سوم :ب#ه اطالعات را غیر • ب#ه آس#انی دس#ترسی س#ریع بخ#ش مهل#ک س#یستم ک#ه
ممک#ن م#ی س#ازد و ی#ا هزین#ه باالی#ی بر س#ازمان تحمی#ل خواهد کرد در دیتای حجیم آن و مدیریت سخت افزار آن نهفته است
High Availabilityنس#بت ب#ه معماری و به#م بندی س#خت افزار ، توج#ه به • و... در معماری شرک#ت پیمانکار بررس#ی دقیقی Backup ، Networkو
انجام دهید.( و HSMب#ه اس#تفاده بج#ا از تکنولوژ#ی های مدیری#ت فض#ا بر اس#اس هزینه )•
الیسنسهای الزم دقت کنید. برای حفاظت Cloud systems ی#ا Off Siteاس#تفاده کاربردی از روش •
دیتا را مد نظر قرار دهید.16
توجهات مرحله چهارم:امنی#ت اطالعات یعن#ی حفاظ#ت از اطالعات و س#یستم های اطالعاتی از •
استفاده، دس#ترسی، از عبارتن#د ه#ا فعالی#ت ای#ن غیرمجاز. فعالی#ت افشاء، خواندن، نسخه برداری یا ضبط، خراب کردن، تغییر، دستکاری. ک#ه برای ه#ر ی#ک نی#ز راهکار متناس#ب ب#ا موضوع خود ) استاندارد (قرار
دارد .ب#ا دق#ت ب#ه دنبال اس#تفاده از اس#تانداردها در س#یستم های مورد بررسی •
خود باشی#د . ول#ی فراموش نکنی#د ک#ه اس#تانداردها ، حداقل های الزم برای انجام ه#ر کاری م#ی باشن#د . اگ#ر ب#ه دنب#ال سیستم های قوی برای
سازمان خود هستید باید دنبال چیزی بیش از استاندارد باشید .
17
پیاده سازی فرایندها : پ#س از بررس#ی چهار مرحل#ه قبل#ی و انجام امور مرتب#ط ب#ا هری#ک ک#ه ب#ه آنها •
برای و را بشناسید فرایندهای س#ازمان خود بایس#ت ، م#ی اشاره گردی#د انتقال آن به سیستم جدید برنامه ریزی نمایید .
ه#ر چن#د ک#ه اص#ول اولی#ه طراح#ی فرآینده#ا کامال مشاب#ه اس#ت ولی در پیاده •سازی سیستم ، این همان بخش#ی از سیستم است که به ازای هر سازمان
می تواند کامال متفاوت از دیگران طراحی شود . فراینده#ا شام#ل محتوی اس#ناد و نوع فیلده#ا ، ارتباطات بی#ن اس#ناد ، توالی •
آنه#ا ، دس#ترسی ه#ا و تعیی#ن مس#ئولیت ه#ا ی#ی اس#ت ک#ه م#ی بایست برای مراح#ل تهی#ه اس#ناد ، تجمی#ع ، ممیزی ، تهی#ه گزارش ه#ا ، نحوه جستجو و
پارامترهای جستجو و.... تهیه گردد. 18
پیاده سازی فرایندها : تعدادی از س#ازمانها م#ی بایس#ت اس#ناد خود را ب#ا اسناد •
مال#ی و ی#ا تراکن#ش های مرتب#ط ب#ا آ#ن مقایس#ه نماین#د که ای#ن خود نیازمن#د مکانیزمهای ترکیب#ی و تعیین نحوه و محتوای آنالی#ز برای ممیزی و خط#ا یاب#ی س#یستم می
باشد . لیس#تی از مراح#ل انجام کار و فراین#د دستی آ#ن ب#ا توجه •
و نمایی#د فراه#م باال موارد سیستم Workflowب#ه تهیه نهای#ی س#ازی پیاده و مقایس#ه برای را دس#تی
19نمایید .
توجه :با • جدی#د س#یستم انطباق حال در شم#ا ک#ه باشی#د داشت#ه توج#ه#
معنی بدان موضوع ای#ن ول#ی هس#تید س#ابق دس#تی مکانیزمهای ( کار ولی اینبار با ابزار الکترونیکینیست که شما کامال مانند گذشته )
، استانداردها و الزامات الکترونیک#ی ابزارهای بلک#ه خواهی#د کرد را م#ی طلبن#د و صد اس#تفاده خاص خود و پیاده س#ازی شرای#ط
البته منافع ویژه ای نیز دارند.با • ای#ن اس#ت ک#ه# : توانمندی س#یستم جدی#د آنچ#ه ک#ه مه#م اس#ت
بایس#ت همپوشان#ی مطلوب#ی داشته نیازهای س#ازمانی شم#ا، م#ی باشند .
20
21
قابلیت های کلیدی نرم افزار در بخش محتوا :
حداقل قابلیت های جستجوشامل :•
1 .Through Index2 .Full Text Indexing
3 .Folder File structure
قابلیت های کلیدی سخت افزار :جه#ت رس#یدن ب#ه مناس#بترین مح#ل در نمودار ”هزینه-فایده“ این •
توان با افزاره#ا از س#خت ای از مجموع#ه بایس#ت م#ی پروژ#ه اجرایی متفاوت استفاده نمایید .
بخش#ی از س#خت افزار م#ی بایس#ت قدرت تشخی#ص و جابجایی •دیت#ا بی#ن مدیاهای ب#ا ارزش باال ) گرانقیم#ت ( و پایی#ن ) ارزانتر ( را ب#ه ص#ورت اتوماتی#ک داشت#ه باشد. ای#ن کار نی#ز ب#ا آنالیز میزان دوره زمانی ی#ک در قبی#ل ای#ن از پارامترهای#ی و دیت#ا ب#ه ارجاع
(HSM)معین ، از سوی این ابزارها تعیین می شوند .
22
Client
Client
File Store: Secure storage
of Files and Versions
Database: Metadata, Search Indexes, and Data
Relationships
Local Area Network
Web Server: Client to Server
Communications
Server
معماری عمومی و اولیه سیستم :
23
برآورد حجم و هزینه :شرکت بزرگی را فرض کنید ) مانند بانکها و بیمه ها ( که حدود •
برگ سند 800 شعب#ه در کشور دارد و ه#ر شعب#ه روزان#ه 2000تولی#د م#ی نمای#د اگ#ر ه#ر س#ند فق#ط شام#ل ی#ک برگ دو رو باشد ،
میلیون برگ س#ند دستی در 992ای#ن شرک#ت چیزی در حدود سال تولید می نماید .
کیلوبای#ت را درنظر 50اگ#ر ب#ه ازای ه#ر برگ س#ند فق#ط حج#م • ترابای#ت دیت#ا ه#ر س#ال تولید 50داشت#ه باشی#م ، چیزی در حدود
است.Imageخواهد شد که از نوع قابل توج#ه اینکه تهیه و توزیع همین تعداد برگ اسناد کاغذی نیز •
حدود هزینه 30چیزی شرک#ت برای س#ال در تومان میلیارد دارد. ) بدون احتس#اب هزین#ه بایگان#ی دس#تی و مت#ر مرب#ع هزینه س#اختمان جه#ت انبار ای#ن اس#ناد و ی#ا ریس#ک تخری#ب و از دست
رفتن هر یک از آنها (
24
چالش های اصلی زیرساخت • هزینه و اولیه گذاری سرمایهکار • گردش مدیریت و کارکنان آموزشبحران • مدیریتکار • انجام در وقفه و سیستم خرابیاطالعات / • سرقت ها داده امنیت
25
پیامدهای معماری نادرست :تمام ش#دن فض#ای دیسك# ) به س#رعت (•هزینه باالی تهیه و نگهداری دیس#ک جهت نگهداری اسناد راکد •قط#ع كام#ل# س#یس#تم در زمانیك#ه دیتابی#س# ب#ه پردازش بس#یار نیاز •
دارد عدم# موفقی#ت در تهی#ه نس#خه های پش#تیبان هنگام#ی ك#ه باید از •
اطالعات زیادی در پنجره های موجود پش#تیبان تهیه شود نهایت#ا وقف#ه زمان#ی# در تراكن#ش# ه#ا در هنگام# جس#تجو در میلیون •
ها و یا میلیاردها ركورد26
: تعدادی از شرکتهای و نرم افزارهای پیشرو در این 1پیوست زمینه :
• SAP• Open KM (Open Source )
• Alfresco• Knowledge Tree (Open Source )
• jLibrary (Open Source )
• Info Router• Finedocs• Applimation• Princeton Softech ( Add to IBM )• Ixos Software
27
: مقررات فعالیت آرشیو 2پیوست : الکترونیک
• Sarbanes-Oxley• SEC Rule 17a• Health Insurance Problility • Accountability
28
: تعدادی از اختصارات کاربردی و 3پیوست مشابه در این حوزه
• DMS (Document Management Systems) • DIS (Document Information Systems) • IDM (Integrated Document Management) • EDM (Electronic Document Management) • ECM (Enterprise Content Management) • Document Management System (also known by some as
a "paperless office" system or content management system)29
: سایر استانداردهای 4پیوست الزم
• Many industry associations publish their own lists of particular document control standards that are used in their particular field. Following is a list of some of the relevant ISO documents. Divisions ICS 01.140.10 and 01.140.20.[6][7] The ISO has also published a series of standards regarding the technical documentation, covered by the division of 01.110.[8]
• ISO 2709 Information and documentation — Format for information exchange • ISO 15836 Information and documentation — The Dublin Core metadata element set • ISO 15489 Information and documentation — Records management • ISO 21127 Information and documentation — A reference ontology for the interchange of
cultural heritage information • ISO 23950 Information and documentation — Information retrieval (Z39.50) — Application
service definition and protocol specification • ISO 10244 Document management — Business process baselining and analysis • ISO 32000 Document management — Portable document format 30
محمد علی میرفالح •لیالستانی
شماره تماس : •09123158616
مدیر و کارشناس ارشد • در بانک ITپروژه های
تجارت دانشجوی دکتری مدیریت •
تکنولوژی
( ، حتی بدون ذکر نام نگارندهاستفاده از محتویات این مستند )برای عموم آزاد است.
31