doküman ve kayıtlar
DESCRIPTION
MODÜL 6. Doküman ve Kayıtlar. Laboratuvarlar niçin doküman yönetim sistemine ihtiyaç duyarlar?. Gerektiğinde bilgiye ulaşmak için. Doküman ve Kayıt - Farklar. Dokümanlar Politikalar, süreçler ve prosedürler hakkında bilgi sağlar. Gerektiğinde güncellenir. Kayıtlar - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Doküman ve Kayıtlar
MODÜL
6
Laboratuvarlar niçin doküman yönetim sistemine ihtiyaç duyarlar?
Gerektiğinde bilgiye ulaşmak için
Doküman ve Kayıt - Farklar
Dokümanlar•Politikalar, süreçler ve prosedürler hakkında bilgi sağlar.•Gerektiğinde güncellenir.
Kayıtlar•Çalışma kağıtları, formlar, etiketler ve çizelgelerde toplanmış bilgilerdir•Kalıcıdır, değiştirilmez
KAYITLAR
Dokümanlar, laboratuvarın organizasyon ve
kalite yönetiminin yansımasıdır.
Altın kural:“Yazdığını yap ve yaptığını yaz”
Standart Çalışma Prosedürleri (SÇP)
Bir testin nasıl yapılacağını adım adım tarif eder
Yazılı SÇP’ler şunları sağlar: – tutarlılık– doğruluk– kalite
İyi bir SÇP
Test/analiz teknikleri için detaylı, anlaşılır, kısa ve öz bir yönlendirme sağlamalı
Yeni personel tarafından kolaylıkla anlaşılmalı Laboratuvar yönetimi tarafından gözden
geçirilip onaylanmalı Düzenli bir şekilde güncellenmeli
Evrak Sistemleri
• Kalıcılık• Defterleri ciltletin• Sayfaları
numaralandırın• Kalıcı mürekkep
kullanın• Arşivleyin
• Erişilebilirlik• Erişim kolaylığı olan bir
sistem kullanın
• Güvenlik• Gizliliği sağlayın• Çevresel tehlikelerden
koruyun
• İzlenebilirlik• Numunenin süreç
boyunca takibini sağlayın
Özet
Dokümanlar:• Yazılı politikaları, süreçleri
ve prosedürleri içerir• Kalite Sistemi için çerçeve
oluşturur• Güncellenmeli ve
korunmalıdırlar
Kayıtlar:• Süreçte toplanan bilgiyi
içerir• Kalıcıdır, güncellenmez
İyi bir doküman kontrol programı:
• En son revizyon kullanılır
• Kullanım ve erişim kolaylığına sahiptir.
Anahtar Mesajlar
• Bilgi, en önemli ürünümüzdür.
• Dokümanlar laboratuvarda doğruluk ve tutarlılığı garanti etmek için esastır.
BULAŞICI HASTALIKLARIN SURVEYANSI VE KONTROLÜ PROJESİFAZ III (TR0802.16)
MİKROBİYOLOJİ LABORATUVARLARINDA İYİ LABORATUVAR YÖNETİMİ ve UYGULAMALARI
Personel
MODÜL
7
Personel
Öğrenim HedefleriBu etkinliğin sonunda, katılımcılar:
•Personel yönetiminde, yönetimin rolü ve sorumlulukları tanımlayabilme•Çalışanlara yetkinlik kazandırmak için program oluşturabilme•Çalışanların yetkinliğini geliştirebilme•Çalışanın performans sorunlarının olası kaynaklarını belirleyebilme •Personel ile ilgili kayıtları oluşturabilme ve muhafaza edebilme
Senaryo
“Laboratuvar yöneticisisiniz. Kıdemli iki teknisyeninizden biri geçici olarak bir başka laboratuvara atandı. Diğer kıdemli teknisyeniniz hastalandı ve geriye kalan iki teknisyeniniz de sıtma yaymalarını değerlendiremiyor. Bu sabah 20 tane sıtma yayması istemi aldınız. Doğru test uygulamasını sağlayamadığınız için, test istemi yapanlara testlerin gecikeceğini bildirmelisiniz.
Yönetici olarak, bu durumu önlemek için neler yaparsınız?
Senaryo
14
Performans değerlendirilmesi
Sürekli eğitim
Yetkinlikdeğerlendirilesi Eğitim
Oryantasyon
İşTanımı
PersonelYönetimi
İş yüküne uygun personel sayısı
İş kalifikasyonu
Laboratuvar Personeli• Laboratuvarın en büyük değeridir• Kalite için önemlidir• Laboratuvar hizmetlerinin bir parçasıdır• Kalifiye personeldir
Oryantasyon
Yetkinlik Değerlendirmesi
Göreve özgü Eğitim
Yetkinliğin Tanınması
Görev Tanımı
Kalifiye Yeni Çalışan
Yeniden Eğitim
ÖzetPersonel yönetimi, kalite yönetim sisteminin başarısı için önemlidir.
• Görev tanımlarında, sorumluluk ve yetkiler doğru tanımlanmalıdır.
• Yetkinlikler değerlendirilmeli ve periyodik gözden geçirilmelidir.
• Eğitim, personelin yetkinliğine yardımcı olmalıdır.
• Nitelikli personel için cazip koşullar oluşturulmalıdır.
Anahtar Mesajlar
• Personel, laboratuvar için en önemli kaynaktır.
• Yöneticiler, laboratuvarda yüksek kalite performansının sağlanması için tüm laboratuvar personelini motive eden bir ortam hazırlamalıdırlar
• Sürekli eğitim, personel yetkinliği için hayati önem taşır.
19
Süreç Kontrolü: Numune Yönetimi
MODÜL
8
20
İyi bir etiketleme sisteminin tanımlanması
Tüm numunelerin değerlendirilmesi-Analiz öncesi
Numune alma bilgilerinin sağlanmasıne-ne zaman- nasıl
laboratuvarın sorumlulukları
Uygun taşıma ve sarfmalzemelerinin temini
21
test istem formu
• hasta kimlik bilgileri• istem yapılan testler• numune alma tarih ve zamanı• numune türü• klinik veri• istem yapan doktor/yetkili
kişinin iletişim bilgileri
22
uygunsuz numune
• sonuç raporunda gecikme• gereksiz tekrar• müşteri memnuniyetsizliği• maliyet artışı• yanlış tanı ve tedavi• hastanın zarar görmesi/ ölüm
ile sonuçlanabilir
23
numune işleme: analiz öncesi basamaklar
• Kontrol edilmeli• istem formunun eksiksiz doldurulduğu• numunenin kabul kriterlerine uygun olduğu• etiket bilgilerinin doğru olduğu
• Numune bilgileri kayıt edilmeli
• Uygun olmayan numuneler için ret kriterleri prosedürü uygulanmalı
24
Özet tüm kullanıcılar için numune alma bilgilerini de içeren
laboratuvar el kitabı oluşturulmalı numunenin laboratuvardaki sürecini izlemek için bir sistem
olmalı numune saklaması ve atık/imhası ile ilgili yöntemler
belirlenmeli sonuçlar raporlanıncaya kadar numune bütünlüğü
korunmalı numune kurallara uygun olarak taşınmalı numune yönetimi için gerektiğinde bir sorumlu atanmalıher zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı
25
Anahtar Mesaj
• Laboratuvarlar, doğru ve güvenilir sonuç vermek için uygun kalitede numune almalı ve numune yönetim süreci eksiksiz uygulanmalıdır
• Numune yönetimi hasta sağlığı ve tedavi süreci ile doğrudan ilişkilidir
Bilgi Yönetimi
MODÜL
9
Bu etkinliğin sonunda:
Bilgi yönetim sisteminin önemli unsurları tanımlanabilecektir
Evrak-bazlı sistem geliştirirken göz önüne alınması gereken hususlar açıklanabilecektir
Elektronik bilgi yönetim sisteminin avantajları ve dezavantajları ortaya konulabilecektir
Öğrenim Hedefleri
Kalite Yönetim Sistemindeki Rolü
Test sonuçları laboratuvarın son ürünüdür.
Lab. Raporu
Bilgi Yönetimi
Evrak-bazlı
Elektronik
Veri yönetimi için süreç oluşturma
Hasta bilgileri
erişilebilir doğruluk zamanında güvenli gizlilik
Lab Raporu
ID 0905120047
Veri Koruma
Evrak-bazlı sistemler Kayıtlar için dayanıklı materyaller kullanın
Kayıtları uygun olarak saklayın
Elektronik sistemler
• Düzenli aralıklarla verileri yedekleyin
Evrak- bazlı sistem
Kayıt defterleri iyi tasarlanma gerektirir:
Kullanımı pratik ve doldurması kolay olmalı Veri bulmada kolaylık sağlamalı Verileri özetlemede ve rapor yazmada kolaylık sağlamalı
Evrak-bazlı sistem
Son rapor ana üründür- okunaklı yazılmalı Basılı raporlar iki nüsha hazırlanmalı ve biri
arşivlenmeli Gerektiğinde tekrar ulaşmak için kayıtlar güvenli
yerde saklanmalı
Hedefler:• Sonuçlara gerektiğinde ulaşılması• Numunelerin izlenmesi• Olayların değerlendirilmesiYararlı kurallar:• Saptanmış bir tarihe kadar her şeyi saklayın• Kolay erişimi sağlayın• Dosyalama için mantıksal bir sistem kullanın• Kronolojik bir düzen içinde numaralayın
Evrak-bazlı sistemde-saklama
01-04-200930-04-2009
Özet• Bilgi yönetim sistemi gelen ve giden verileri
yöneten bir sistemdir.• Evrak-bazlı, elektronik ve her ikisi birlikte olabilir.• Her iki sistemde de numunelere özgü
tanımlayıcılar, formlar, defterler, çalışma kağıtları kullanılır.
• Elektronik sistem kurulurken iyi planlanmalı, maliyet dikkate alınmalıdır.
Anahtar Mesajlarİyi bir bilgi yönetim sistemi: • Bütün verilerin iyi yönetilmesini,• Sistem planlanmasında laboratuvar verilerinin
tümünün kullanılmasını,• Verilerin erişilebilirliğini, doğruluğunu,
zamanlamayı ve güvenliğini,• Hasta bilgilerinin gizliliğini sağlar.
Müşteri Hizmetleri
MODÜL
10
Öğrenim HedefleriBu modülün sonunda katılımcılar:
• Laboratuvar müşterilerinin çeşitliliğinin farkında olacak• Müşteri memnuniyetini ölçmek için yöntemler geliştirebilecek• Müşteriler ile doğabilecek sorunları tartışabilecek• Müşteri hizmetlerindeki sorunlar için çözüm önerileri
sunabilecek• Kalite yönetim sürecinin laboratuvara müşteri ihtiyaçlarını
karşılamada nasıl yardım edeceğini tartışabileceklerdir
Philip CrosbyFour Absolutes of Quality Management
1979
Kalite, müşterilerin gereksinimlerini karşılamaktır.
Müşteri hizmetlerinden kim sorumludur?
Laboratuvardaki herkes!
Müşteri memnuniyetini geliştirmek için program
Gerekenler:• Sorumluluk ve Katılım• Planlama• İzleme Yöntemleri Hakkında Bilgi• Kaynaklar
Laboratuvarın denetlenmesi ve akreditasyonu
Hizmet Alanlar İçin Gereksinimler
2007
İLK
2008, 2009, 2010…
SÜRDÜRÜLDÜ
İyi müşteri hizmetleri• Hasta bakımı için gerekli bilgi
• Halk sağlığı ve sürveyansa yönelik etkinlikleri geliştirmek için gerekli bilgi
• Laboratuvara profesyonel imaj sağlar
Müşteri Hizmetlerikalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir
parçasıdır
Özet
• Müşteri hizmetleri kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır. Laboratuvar için:
• Sorumluluk• Planlama ve izleme• Hizmet alanların ihtiyaçlarını bilmek ve karşılamak• Program için kaynak sağlamak önemlidir.
Anahtar Mesajlar
Müşteri ihtiyaçlarını karşılamak laboratuvarın ana hedefidir.
Laboratuvardaki herkes kaliteden ve dolayısıyla müşteri hizmetlerinden sorumludur.
Aktif bir kalite yönetim sistemi, laboratuvarın ondan hizmet alanların tüm gereksinimlerinin karşılandığının garantisidir.