Małgorzata Krawczyk
Analiza przypadków wdrożeń zintegrowanych
systemów zarządzania w polskich
przedsiębiorstwach pod kątem
zrealizowanych podczas wdrożenia innowacji
i ich skutków dla funkcjonowania organizacji.
Analiza ośmiu przedsiębiorstw różnych branż.
Analiza oparta jest na danych
udostępnionych przez te organizacje, na
wywiadach z przedstawicielami.
1. Powody wdrożenie: Słaba wydajność dotychczasowych systemów;
brak informacji kosztowo – zarządczych.2. Stopień reorganizacji: Zmiany, dotyczące obiegu dokumentów,
wykonane w trakcie wdrożenia.3. Korzyści z wdrożenia: Zmniejszenie kosztów obsługi i administracji TI;
lepsza jakość danych; szybsze raportowanie; kontrola dostępności zasobów i wyrobów gotowych.
4. Korzyści z reorganizacji: Nie wystąpiły.
1. Powody wdrożenia: Potrzeba dostarczania informacji zarządczo –
controllingowych; potrzeba monitorowania kosztów i w konsekwencji znacznego ich zmniejszenia; potrzeba osiągnięcia większej elastyczności w zakresie obsługi przedsiębiorstwa wielozakładowego.
2. Stopień reorganizacji: Zamodelowanie istniejących procesów gospodarczych przed
wdrożeniem; „lekkie” zmiany w trakcie wdrożenia tak, ażeby nie powodować zakłóceń; przesunięcie działań z jednych jednostek organizacyjnych do innych, tak aby procesy były bardziej „skoncentrowane”.
3. Korzyści z wdrożenia: Spójna informacja w obrębie całej firmy.4. Korzyści z reorganizacji: Skrócenie czasu trwania procesów.
1. Powody wdrożenie: Potrzeba centralizacji i ujednolicenia przepływu informacji
we wszystkich browarach, wchodzących w skład tworzącej się grupy; potrzeba wprowadzenia systemu, wspierającego całościowo nową strukturę.
2. Stopień reorganizacji: Zamodelowanie procesów gospodarczych; wdrożenie
poprzedzone zmianami organizacyjnymi, dotyczącymi integracji przepływu informacji i planowania zasobów.
3. Korzyści z wdrożenia: Zapewnienie spójnej i homogenicznej informacji wszystkim
jednostkom, wchodzącym w skład grupy.4. Korzyści z reorganizacji: Lepsze wykorzystanie mocy produkcyjnych wszystkich
browarów poprzez centralne planowanie zasobów.
1. Powody wdrożenia: Brak wsparcia poprzedniego systemu przez producenta, co
uniemożliwiało jego rozwój; brak przygotowania poprzedniego systemu do roku 2000; koncepcja ujednolicenia systemów informatycznych w ramach grupy kapitałowej.
2. Stopień reorganizacji: Analiza procesów gospodarczych i opis stanu istniejącego przed
wdrożeniem; procesowy charakter wdrożenia, nie powiązany z głębokim reeigineeringiem.
3. Korzyści z wdrożenia: Łatwość i szybkość uzyskiwania potrzebnej informacji zarówno dla
pracowników jak i Zarządu; system przyjazny dla Użytkownika; uzyskanie elastycznego systemu umożliwiającego w prosty sposób implementowanie koniecznych zmian; zintegrowanie działu produkcji z resztą systemu.
4. Korzyści z reorganizacji: Usprawnienie procesu sprzedaży.
1. Powody wdrożenia: Niemożność wsparcia informacyjnego nowej struktury
organizacyjnej.2. Stopień reorganizacji: Gruntowna reorganizacja kluczowego procesu zbierania
zamówień i dystrybucji.3. Korzyści z wdrożenia: Brak korzyści w obszarze finansowo – księgowym; nowa
informacja o używanych przez klientów akcesoriach; informacja na temat rozrachunków i kontaktów z klientami.
4. Korzyści z reorganizacji: Redukcja zatrudnienia; redukcja stanu zapasów; większa
kontrola pracowników terenowych; zwiększona ilość zamówień.
1. Powody wdrożenia: Potrzeba szczegółowej kontroli kosztów; potrzeba wdrożenia
elastycznego systemu, wspierającego zmiany organizacyjne zarówno w chwili obecnej jak i w przyszłości.
2. Stopień reorganizacji: Reorganizacja procesów po wdrożeniu systemu; identyfikacja
głównych grup klientów i utworzenie odrębnych jednostek organizacyjnych do obsługi każdej grupy; wsparcie nowej struktury organizacyjnej przez wdrożony wcześniej system.
3. Korzyści z wdrożenia: Dostępność informacji zarządczej; redukcja redundancji przy
wprowadzaniu danych; zmniejszenie kosztów utrzymania systemu w związku z centralizacją utrzymania systemu.
4. Korzyści z reorganizacji: Większa koncentracja na klientach; lepsze rozpoznanie potrzeb
klientów; lepsze dopasowanie wyrobów i usług towarzyszących do potrzeb klientów; zwiekszenie szybkości i dokładności obsługi klientów.
1. Powody wdrożenia: Redundancja czynności, spowodowana koniecznością wpisywania
danych do kilku systemów; utrudniony dostęp użytkowników do informacji; potrzeba racjonalizacji zarządzania finansami; potrzeba uproszczenia wybranych procesów eksploatacyjnych, remontowych i inwestycyjnych.
2. Stopień reorganizacji: Zamodelowanie procesów gospodarczych przed rozpoczęciem
wdrożenia przez firmy konsultingowe; przeanalizowanie 12 procesów; reorganizacja 2 procesów, dotyczących obsługi klienta.
3. Korzyści z wdrożenia: Lepszy i szybszy dostęp do informacji; lepsza jakość informacji.4. Korzyści z reorganizacji: Skrócenie czasu wykonania procesów fakturowania klientów oraz
wydawania warunków technicznych.
1. Powody wdrożenia: Brak możliwości budżetowania projektów;
wprowadzanie nowego systemu raportowania.2. Stopień reorganizacji: Zmiany w procesach informacyjnych; drobne
zmiany organizacyjne.3. Korzyści z wdrożenia: Możliwość prowadzenia budżetów; zmniejszenie
stanu zapasów dzięki lepszej informacji o stanach magazynów; lepszy dostęp do informacji.
4. Korzyści z reorganizacji: Nie wystąpiły.
1. Wdrożenie systemu ERB spowodowało: Wyeliminowanie redundancji przy wprowadzeniu
danych do systemów; Ujednolicenie informacji w obrębie
przedsiębiorstwa; Łatwość uzyskiwania informacji z systemów
przez jego użytkowników, bez potrzeby odwoływania się do pomocy informatyków;
Lepszą jakość i dopasowanie informacji do potrzeb użytkowników;
Oraz zmniejszenie kosztów administracji systemu, ze względu na centralizację związanych z tym czynności.
2. System zintegrowany wpływa na polepszenie jakości informacji w przedsiębiorstwie – jej dopasowania do potrzeb, dostępności, czasu uzyskania, aktualności. Nie wpływa natomiast bezpośrednio na usprawnienie działania organizacji.
3. Czynności, związane ze zmianą procesów gospodarczych skutkowały bezpośrednio usprawnieniem działania organizacji, a wielkość tych usprawnień i ich wpływ na skuteczność działania organizacji jako całości zależał bezpośrednio od skali i zakresu zmian czyli od tego, jakie procesy były zmieniane i jak głębokie były te zmiany.
Przedstawione przykłady wdrożeń zakończyły się powodzeniem.
We wszystkich przedsiębiorstwach projekt przebiegał zgodnie z zasadami.
Wszystkie firmy osiągnęły korzyści związane z lepszą dostępnością i jakością informacji, które to korzyści wynikają bezpośrednio z udanego wdrożenia systemu.
Dodatkowe korzyści uzyskały te przedsiębiorstwa, które w trakcie realizacji wdrożenia przeprowadziły zmiany organizacyjne – zmieniały sposób wykonywania pracy.