ebook ottimizzazione dei pagamenti durante una migrazione ... · pagamenti possano incrementare il...

Ottimizzazione dei pagamenti durante una migrazione all'ERP cloudUna Guida rapida di riferimento di Kyriba

eBOOK

Sommario

Introduzione ......................................................................................................................................................................................3

Portare i pagamenti a un nuovo livello ..........................................................................................................................................4

Protezione contro le frodi nei pagamenti ......................................................................................................................................6

Connettività .......................................................................................................................................................................................8

Formati dei pagamenti .....................................................................................................................................................................9

Agilità, scalabilità, visibilità ............................................................................................................................................................ 11

Componenti di un progetto di successo per i pagamenti ........................................................................................................ 12

Accelerazione del progetto di migrazione all'ERP cloud ........................................................................................................... 13

Conclusione .................................................................................................................................................................................... 14

- 3 -

Copyright © 2020 Kyriba Corp. Tutti i diritti riservati.Kyriba e il logo "kyriba" sono marchi di Kyriba Corp.

E-Book

Nei prossimi anni, molte aziende intraprenderanno progetti di migrazione all'ERP cloud e oltre il 70% dei clienti SAP e Oracle dovranno effettuare la migrazione nei prossimi tre anni. Quando tale migrazione include i pagamenti, può trattarsi di un processo decisamente significativo. Le società che hanno stabilito anni fa i loro attuali processi di pagamento noteranno che il panorama dei pagamenti si è notevolmente evoluto da allora. Alcuni anni fa, la prevenzione delle frodi non rappresentava un problema pressante quanto oggi, la connettività bancaria era più semplice e vi erano meno formati di pagamento da considerare.

Evoluzione

Quando le società intraprendono il loro progetto per i pagamenti ERP, devono considerare cosa è cambiato e come possono utilizzare il progetto come un catalizzatore al fine di affrontare i pagamenti in modo più strategico. In pratica, ciò significa considerare aree quali il rilevamento delle frodi, la connettività bancaria ed i formati dei pagamenti.

Le società devono inoltre considerare come agilità e scalabilità nei pagamenti possano incrementare il loro potere di negoziazione con le banche e come la visibilità globale possa aprire opportunità di ottimizzazione dei saldi di cassa e di consolidamento dei conti bancari.

Accelerare il processo

Nella pratica, la componente pagamenti di un processo di migrazione all'ERP cloud può risultare costosa e dispendiosa in termini di tempo. Ma questo si può evitare. Utilizzando una soluzione multi-tenant basata su SaaS per accedere a funzionalità pre-integrate di connettività e di trasformazione del formato bancario, le società possono semplificare e accelerare notevolmente il processo, nonché sfruttare l'opportunità per incentivare l'innovazione e migliorare la maturità generale dei processi di pagamento.

Introduzione

IN QUESTO EBOOK

Apprenderai quali sono le aree chiave da considerare durante un progetto di migrazione dei pagamenti all'ERP cloud, ossia:

Rilevamento delle frodiConnettività bancariaFormati dei pagamentiAgilità, scalabilità e visibilità

Scoprirai inoltre come potrai ridurre notevolmente i costi e i tempi richiesti per completare il progetto per i pagamenti.


E-Book


Anziché cercare di mantenere lo status quo, molte società stanno sfruttando la migrazione all'ERP cloud per semplificare e consolidare i diversi sistemi e le istanze ERP. Analogamente, in merito ai pagamenti, cercano opportunità per attuare trasformazioni che altrimenti potrebbero essere difficili da compiere.

La trasformazione dei processi esistenti può però rivelarsi notevolmente costosa. Per le società che intraprendono un progetto personalizzato per costituire e mantenere la connettività bancaria utilizzando risorse IT interne o consulenti esterni, il costo aggiuntivo può ammontare a una cifra compresa tra 200.000 e 1,5 milioni di dollari. Inoltre, il dispendio di tempo può essere altrettanto ingente: il completamento di tali progetti richiede in genere più di 12 mesi.

La sfida è quindi aggiornare i processi di pagamento e ottenere un più elevato livello di maturità dei pagamenti evitando ritardi e costi esosi. Per CIO e CFO, gli obiettivi di un progetto per i pagamenti possono includere:

Prevenzione delle frodi Rilevare le frodi, adottare controlli efficaci, ottenere visibilità in tempo reale

Accelerazione del progetto Ridurre il costo e il tempo di implementazione del progetto

Agilità e scalabilità Ottenere l'indipendenza bancaria

Visibilità globale Ottimizzare la liquidità e ridurre le spese

Portare i pagamenti a un nuovo livello

€

- 5 -


E-Book

EMERGENTEAD-HOC STANDARDIZZATA STRATEGICA

•

• Non standardizzato o centralizzato con visibilità molto limitata

Mancanza di controlli sistematici e audit trail/screening per frodi

Sistemi multipli, connessioni bancarie multiple gestite internamente da IT senza ripristino di emergenza

•

•

• Numerose standardizzazioni non centralizzate con visibilità localizzata

Numerosi controlli sistematici con audit trail limitati e senza screening per frodi

Sistemi multipli, connessione bancaria multipla gestita internamente da IT e ripristino di emergenza limitato

•

•

• Standardizzato con visibilità centralizzata limitata

Controlli sistematici con audit trail e senza screening per frodi

Sistemi multipli, connessione bancaria multipla gestita internamente da IT e ripristino di emergenza

•

•

• Standardizzato con visibilità centralizzata in tempo reale completa e comprensivo di dashboard

Controlli sistematici con audit trail completi e informativi e screening per frodi preventivo

Una sola connessione crittografata in un SaaS basato su hub di pagamenti con connettività come servizio e gestione completa del ripristino di emergenza

•

•Gestione della cassa

Gestione della tesoreria

Estensione del valore della tesoreria

Gestione della liquidità attiva

La tesoreria è globale con visibilità e controlli centralizzati

Le strutture di gestione della liquidità e del rischio diventano più evolute

La tesoreria è fonda-mentalmente reattiva

La tesoreria crea valore grazie a informazioni e Business Intelligence a livello dell'intera organizzazione

Processo di maturità dei pagamentiLe diverse società hanno raggiunto livelli diversi di maturità dei loro pagamenti. In genere, il processo di maturità dei pagamenti è formato da quattro fasi:

Portare i pagamenti a un nuovo livello (continua)

- 6 -


E-Book

Protezione contro le frodi nei pagamentiNon è un segreto che le frodi rappresentino un problema più pressante che mai. Il 2019 AFP Cyber Risk Survey ha rilevato che l'88% delle organizzazioni negli ultimi 18 mesi ha subito un attacco informatico, effettivo o tentato.

Tuttavia, nonostante la gravità della minaccia, molte organizzazioni non hanno ancora implementato misure di sicurezza efficaci per identificare le frodi nei pagamenti e proteggersi. Secondo la ricerca condotta da Strategic Treasurer nel 2019, solo il 9% delle organizzazioni ha implementato sistemi di monitoraggio o screening dei pagamenti, mentre solo il 3% sfrutta sistemi di intelligenza artificiale o apprendimento automatico.

Oltre alla perdita finanziaria, le frodi nei pagamenti possono anche danneggiare la reputazione di una società e causare la perdita di dati essenziali. È pertanto fondamentale mettere in atto misure per proteggere l'organizzazione da questi rischi. Tali misure possono includere la digitalizzazione dei flussi di lavoro dei pagamenti, la standardizzazione dei controlli e lo screening dei pagamenti.

Digitalizzazione dei flussi di lavoro dei pagamenti

La presenza di flussi di lavoro dei pagamenti digitali è la chiave per ridurre il rischio di frodi. Occorre applicare controlli ai flussi di lavoro per standardizzare il modo in cui le transazioni vengono avviate, approvate e trasmesse alla banca o alle banche. Ciò richiede l'impostazione di meccanismi quali:

Conferme automatiche

Un'unica origine di registrazione

Un solo insieme di approvazioni

Protocolli di sicurezza coerenti

Visibilità in tempo reale

- 7 -


E-Book

Standardizzazione dei controlli

Si può accrescere notevolmente il valore di un sistema ERP mediante la standardizzazione dei controlli per tutti i pagamenti e tutte le aree geografiche. Alcune società non hanno un approccio coerente in questo senso e presentano livelli di approvazione diversi nei vari mercati.

Tali incoerenze possono rendere le società vulnerabili alle frodi nei pagamenti, pertanto è importante adottare un approccio standardizzato condiviso da tutte le persone, da tutte le aree geografiche e da tutti i sistemi di pagamento. Ad esempio, i controlli applicati ai pagamenti ERP devono essere applicati anche ai pagamenti manuali effettuati fuori dall'ERP.

Screening dei pagamenti

La chiave per il rilevamento delle frodi è poter esaminare i pagamenti in base agli elenchi di sanzioni esterni e per i casi di frode interna. Mentre un team di tesoreria che gestisce 10 pagamenti al giorno può agevolmente individuare qualsiasi attività sospetta, è impossibile controllare manualmente in tempo reale volumi elevati di pagamenti.

L'apprendimento automatico e l'automazione possono svolgere un ruolo importante per superare di queste limitazioni. È possibile

utilizzare sistemi di automazione basati su regole per identificare anomalie nell'esecuzione dei pagamenti, quali una variazione delle istruzioni di pagamento di un fornitore o un pagamento insolitamente elevato a un determinato fornitore.

Importante quanto lo screening è la capacità di rivedere qualsiasi pagamento sospetto prima che venga saldato. Il processo di screening richiede pertanto un componente di quarantena, affinché qualsiasi pagamento segnalato possa essere sospeso per consentire di effettuare indagini.

OLTRE LA FRODE

Oltre a ridurre il rischio di frodi, un esame più critico dei pagamenti può dare alle società l'opportunità di rivedere i tipi di pagamenti utilizzati nelle diverse situazioni. Ad esempio, una società che abitualmente invia in Francia costosi bonifici Wire transfrontalieri può sfruttare le opportunità di cash pooling locale e inviare pagamenti SEPA locali in sostituzione.

Protezione contro le frodi nei pagamenti (continua)

- 8 -


E-Book

La connettività bancaria si è evoluta notevolmente negli ultimi anni. Ora vi sono molti modi diversi per connettersi alle banche, sia direttamente che indirettamente:

• Connessione diretta: i metodi di connettività diretta includono l'uso di API o FTP protetto per la connessione della banca tramite il sistema ERP o un hub dei pagamenti.

• Connessione indiretta: le società possono anche connettersi tramite un intermediario, ad esempio tramite soluzioni SWIFT quali Alliance Lite2, SWIFT Service Bureau o Alliance Access/Gateway. Possono inoltre connettersi utilizzando una rete regionale quale EBICS, tuttavia questo presenta alcune complessità, tra cui anche il fatto che Francia, Germania e Svizzera hanno una loro propria rete EBICS.

Quale connessione?

Data la quantità di opzioni disponibili, le società devono decidere il modo giusto per connettersi alle loro banche in ogni paese e ciò che è appropriato per una società potrebbe non esserlo per un'altra. I fattori chiave includono i tipi e il volume dei pagamenti utilizzati da una particolare società, nonché la sua presenza geografica e gli obiettivi futuri.

Parallelamente, le forme di connettività scelte da un'organizzazione devono essere standardizzate in tutta l'organizzazione e ciò richiede la collaborazione tra CIO e CFO.

Connettività come servizio

Per le società che si connettono a più banche, la connettività come servizio (CaaS) può semplificare il processo. Le società devono cercare fornitori di tecnologie che offrano un servizio CaaS in grado di gestire attivamente le connessioni bancarie per conto dei clienti. Come risultato, le società non avranno bisogno di destinare supporto IT interno alle connessioni bancarie né di eseguire test sui file con le loro banche e la soluzione tecnologica diventa la risorsa di attività bancaria IT della società.

Conferme dei pagamenti

Le società devono inoltre considerare come connettersi alle banche per ricevere le conferme (ACK). Le conferme dei pagamenti comprovano che un pagamento è stato inviato e ricevuto. Tuttavia, i diversi protocolli di pagamento hanno le proprie conferme. Vi possono essere opportunità per utilizzare in modo più efficace le conferme, sia come parte della revisione giornaliera dei pagamenti inviati che ai fini di riconciliazione.

Connettività€

- 9 -


E-Book

Una parte essenziale di un progetto per i pagamenti consiste nell'assicurarsi che la società sia in grado di inviare i pagamenti alle banche nel formato corretto. Ciò è più complesso di quanto sembri, in particolare se la società intraprende un progetto personalizzato con conseguente creazione di nuovi scenari di formati bancari.

Dieci anni fa, alle società era sufficiente conoscere i pochi formati di pagamento comunemente utilizzati. Viceversa oggi sono presenti centinaia di formati diversi, ognuno dei quali presenta numerose possibili variazioni. Nella pratica, le società devono essere in grado di gestire cifre pari a:

250 formati specifici – tra cui XML, SEPA, EDI

1.400 variazioni – ogni banca ha la propria versione di questi formati

45.000 scenari di pagamento – per i diversi tipi di

pagamento sono richieste informazioni diverse

Formati dei pagamenti

E-Book

- 10 -


E-Book

Sviluppo dei formati dei pagamenti

Per ogni specifico tipo di pagamento, le società devono assicurarsi che i pagamenti siano formattati correttamente in base ai requisiti specifici della banca e che contengano le informazioni necessarie alla banca per completare il pagamento.

Questo richiede di analizzare attentamente i tipi di pagamenti che la società invia e di considerare come tali pagamenti devono essere gestiti. I fattori chiave includono le banche utilizzate dalla società per i pagamenti e i paesi in cui i pagamenti vengono eseguiti.

Sviluppare e testare i formati dei pagamenti per assicurare che sia possibile inviare i pagamenti nel formato corretto per ogni scenario rappresenta un lavoro enorme. Questo processo richiede in genere da tre a sei mesi, ma può richiedere fino a 12 mesi o più in caso di formati complessi.

Fortunatamente può essere possibile semplificare e accelerare notevolmente questa parte del processo. Vi sono fornitori di tecnologie che gestiscono un ampio inventario di formati e scenari di pagamento preconfigurati e testati, che consentono alle società di semplificare la trasformazione dei formati e di ridurre i tempi del progetto ad appena due o tre settimane.

Formati dei pagamenti (continua)

SPECS TEST

TESTTEST

TEST

DEVELOP

DEVELOP

PRODUCTIONNONPRODUCTION

DEVELOP

DEVELOP

ERP BANKPAYMENT FORMATLIBRARY

Un unico file di pagamento da ERP, Kyriba interpreta

e trasforma tutti i pagamenti nel formato approvato

in base alla banca

I formati dei pagamenti sono condivisi sull'intera

infrastruttura multi-tenant

Gestione costante di tutti i formati

I formati vengono prodottizzati in base allo SLA

Nessuna risorsa IT client richiesta

Gestione in base a SOC 1 e SOC 2

Libreria di formati dei pagamenti Kyriba: oltre 45.000 formati pronti all'uso

Sviluppo tradizionale dei pagamenti ERP

SPECIFICHE SVILUPPO

SVILUPPO

SVILUPPO

SVILUPPOTEST

TEST

TEST

TEST

NON PRODUZIONE PRODUZIONEOLTRE 6 MESI PER UN UNICO

FORMATO

ERPLIBRERIA DI FORMATI

DEI PAGAMENTI BANCA

- 11 -


E-Book

Agilità, scalabilità, visibilitàAl fine di procedere verso la maturità dei pagamenti, le società devono essere in grado di gestire la complessità delle opzioni di connettività e dei formati dei pagamenti attualmente esistenti. Devono posizionarsi in modo da poter sfruttare le nuove opportunità di innovazione.

Gli obiettivi da considerare includono:

Agilità e scalabilità

Il raggiungimento dell'indipendenza bancaria può agevolare il cambiamento, l'aggiunta, l'espansione o la rimozione di relazioni bancarie da parte delle società. L'indipendenza bancaria offre inoltre alle società la possibilità di aggiungere nuovi servizi quali SWIFT gpi, pagamenti in tempo reale o pagamenti istantanei SEPA.

Pertanto, le società che ottengono agilità e scalabilità per i loro pagamenti avranno maggiori possibilità di:

• Entrare in nuovi mercati in modo rapido ed efficiente

• Effettuare rapidamente pagamenti a diverse banche e in molteplici formati a costi ridotti

• Passare a nuovi formati e a nuove tecnologie

• Aumentare il loro potere di negoziazione con le banche

Visibilità globale

Centralizzando tutti i pagamenti in un unico sistema, le società otterranno la visibilità completa sul loro flusso di cassa in uscita. Come risultato, saranno in grado di:

• Identificare gli scenari di pagamento più efficienti

• Ottimizzare i saldi di cassa e prendere decisioni efficaci in merito a dove distribuire cassa e liquidità

• Sbloccare il capitale circolante con sconti dinamici o supply chain finance

• Trovare opportunità per consolidare i conti e risparmiare sui costi

• Ricevere conferme immediate dei pagamenti inviati

- 12 -


E-Book

Quando le società intraprendono un progetto per i pagamenti, devono considerare una serie di elementi, tra cui:

Identificare l'ambito del progetto:

• Quali banche, paesi e tipi di pagamento saranno inclusi?• Il progetto includerà solo pagamenti dei fornitori o anche

tesoreria e pagamenti manuali?• Vi sono pagamenti attualmente non centralizzati che occorre

centralizzare?• Occorre connettere nuove banche di pagamento (ad

esempio, per pagamenti attualmente gestiti manualmente)?

Verificare se gli attuali requisiti dei pagamenti sono ancora applicabili

Considerare se occorre includere nuovi metodi di connettività, formati o servizi di pagamento, quali API, armonizzazione XML ISO 20022, pagamenti in tempo reale, tracciatura di SWIFT gpi e servizi di pagamenti transfrontalieri

Verificare gli scenari di pagamento esistenti e nuovi: occorre identificare tutti gli scenari di test dei formati, poiché i requisiti sui formati delle banche possono differire

Decidere se implementare tutte le banche contemporaneamente o se implementare inizialmente un gruppo di banche più ridotto

Componenti di un progetto di successo per i pagamenti

FASI DELL'IMPLEMENTAZIONE

1. Assegnazione delle priorità tra i partner bancari

2. Allineamento del sistema IT interno all'architettura di sistema e alla progettazione dei flussi di lavoro globali

3. Definizione degli ambiti dei pagamenti: scenari, tipi, aree geografiche

4. Identificazione dei controlli dei pagamenti e delle gerarchie di approvazione

5. Determinazione di screening aggiuntivi (ad esempio, OFAC e rilevamento delle frodi)

6. Test e implementazione effettiva

€

- 13 -


E-Book

La buona notizia è che il tuo progetto per i pagamenti non deve necessariamente richiedere un enorme investimento di tempo e denaro. Puoi accelerare il tuo progetto di migrazione all'ERP cloud ottimizzando il valore del tuo investimento ERP.

Gestione di connessioni e formatiKyriba offre il servizio di connettività bancaria più grande al mondo. Grazie a questo, Kyriba può gestire tutte le tue connessioni e i tuoi formati, consentendoti di sfruttare le ultime innovazioni in ambito di pagamenti, quali pagamenti in tempo reale, SWIFT gpi e rilevamento delle frodi.

• La libreria di formati preconfigurati di Kyriba supporta oltre 45.000 scenari di pagamenti per 1.000 banche di tutto il mondo, pertanto non dovrai occuparti dello sviluppo di formati personalizzati.

• Grazie alla connettività bancaria globale integrata, Kyriba supporta opzioni di connettività quali SWIFT Alliance Lite2 e SWIFT Service Bureau, nonché API, connessioni bancarie dirette e protocolli regionali quali EBICS, BACS ed EDITRAN. Kyriba è inoltre conforme a SWIFT gpi.

Rilevamento delle frodiRilevamento delle frodi in tempo reale, screening degli elenchi delle sanzioni completamente integrato e controlli dei pagamenti assicurano che tutte le attività di pagamento siano conformi alle tue politiche di pagamento.

Digitalizzazione dei flussi di lavoro dei pagamentiKyriba ti consente di mettere in atto flussi di lavoro per standardizzare le modalità con cui i pagamenti vengono avviati, approvati e trasmessi alla banca.

Supporto dell'indipendenza bancariaOttieni agevolmente scalabilità bancaria per raggiungere l'indipendenza bancaria e sfruttare l'innovazione.

Fornitura di innovazione e intelligenzaKyriba ti consente di sfruttare i nuovi servizi, formati e standard di pagamento senza richiedere supporto IT interno. Inoltre, potrai ottimizzare le tue decisioni sui pagamenti grazie a visualizzazione dei dati in tempo reale e analisi dei pagamenti.

Accelerazione del progetto di migrazione all'ERP cloud

Kyriba può accelerare il tuo progetto di migrazione all'ERP cloud di fino a quattro mesi e ridurre i costi di un valore da 200.000 a 1,5 milioni di dollari.

- 14 -


E-Book

Molte società intraprenderanno nei prossimi anni progetti di migrazione all'ERP cloud e ciò rappresenta una notevole opportunità per quanto riguarda i pagamenti.

Il panorama dei pagamenti è cambiato significativamente da quando la maggior parte delle società ha implementato gli attuali processi di pagamento ERP. Esaminando i nuovi requisiti, le società possono assicurarsi di disporre delle funzionalità di rilevamento delle frodi necessarie per contrastare le attuali minacce. Possono posizionarsi in modo da poter sfruttare le nuove opportunità di innovazione.

Ciò significa mettere in atto funzionalità di rilevamento delle frodi ottimali per proteggere le loro attività. Significa inoltre posizionare l'organizzazione in modo tale da utilizzare al meglio l'ampia gamma di opzioni di connettività bancaria attualmente disponibili, assicurando al contempo che i pagamenti possano essere inviati alle banche nel formato corretto e con le informazioni corrette.

I tempi e i costi necessari per un progetto di migrazione dei pagamenti a ERP possono essere ingenti. Tuttavia, lavorando con un fornitore di tecnologie specializzato, le società possono accelerare il processo da oltre 12 mesi a poche settimane riducendo al tempo stesso fino all'80% i costi per connettività e formati.

Maggiori informazioni

Conclusione

INFORMAZIONI SU KYRIBA

Kyriba consente ai CFO e ai loro team di trasformare la propria modalità di attivazione della liquidità in un veicolo dinamico di crescita e creazione di valore in tempo reale, proteggendo al contempo dal rischio finanziario. L'innovativa Rete per la liquidità attiva di Kyriba connette applicazioni interne per la gestione della tesoreria, del rischio, dei pagamenti e del capitale circolante con importanti fonti esterne quali sistemi ERP e bancari, piattaforme di trading e provider di dati di mercato. Basandosi su una piattaforma SaaS sicura e altamente scalabile che utilizza l'intelligenza artificiale e la business intelligence, Kyriba consente a migliaia di aziende in tutto il mondo di massimizzare le proprie opportunità di crescita, di proteggersi dalle perdite derivanti da frode e rischio finanziario e di ridurre i costi attraverso l'automazione avanzata. Kyriba ha sede a San Diego e i suoi uffici si trovano a New York, Parigi, Londra, Francoforte, Tokyo, Dubai, Singapore, Shanghai e in altre importanti località del mondo. Per ulteriori informazioni, visita www.kyriba.it.

Copyright © 2020 Kyriba Corp. Tutti i diritti riservati. Kyriba e il logo "kyriba" sono marchi di Kyriba Corp.

MARCHI ECCELLENTI CHE USANO KYRIBA

ebook ottimizzazione dei pagamenti durante una migrazione ... · pagamenti possano incrementare il...

Documents