effektiv dokumenthantering till iscala. elektronisk ... med ftg pres.pdf · effektiv...
TRANSCRIPT
![Page 1: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/1.jpg)
Effektiv dokumenthanteringEffektiv dokumenthantering till iScala.
Elektronisk Faktura HanteringElektronisk Faktura Hantering
SCALA EPICOR ANVÄNDARFÖRENING 2012ULRIKA WALDNER IT GROUPBO VILBERN IT GROUPBO VILBERN IT GROUP
![Page 2: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/2.jpg)
IT Groupp
IT Group ISE AB
IT Group Solutions IT Group Konsult
Konsult Tilläggsprogram Affärssystem iScalatill Affärssystem
2
![Page 3: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/3.jpg)
DDS Digital Document SystemDDS – Digital Document System
• Elektronisk lagring och återsökning avKundfakturor (endast för iScala)( )
Journaler (endast för iScala)
Leverantörsfakturor (för iScala och SAP)Leverantörsfakturor (för iScala och SAP)
Arkiv (generell lagring av dokument)
3
![Page 4: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/4.jpg)
DDS LeverantörDDS Leverantör
• Utvecklat dokumenthanteringssystem utifrån ERP‐systemet istället för tvärt omy
• Inga dubbellagringar
Lå ERP h l k h• Låter ERP‐systemet hantera regelverken och kontroller
• Djupt integrerat med ERP‐systemet
K l tt i täll t fö k k d ERP• Kompletterar istället för konkurrerar med ERP‐systemet
4
![Page 5: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/5.jpg)
5
![Page 6: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/6.jpg)
6
![Page 7: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/7.jpg)
Dokument flödeDokument‐flöde
Tolkning av:Köpare
Eller
i Molnet
- Köpare- Leverantör- Fakturanummer
Fakturadatum i Molnet- Fakturadatum- Belopp- Momsbelopp- Plus flera fält
I egen miljöPlus flera fält
7
![Page 8: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/8.jpg)
Komplett lösning för alla fakturaformat
DDSPapper
Fax ReadSoft
Ver
e‐mail
Web
XML
DatafångstEx
rif
XML
‐ Finvoice‐ Svefaktura
tra
ier
‐ OIOXML
‐ EBXML
m fl
ing‐m.fl g
- Finns leverantören i ERP-systemet?- Är fakturanumret redan registrerat?- Finns inköpsordernumret i ERP-systemet?- Finns attestantlistan i DDS?
![Page 9: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/9.jpg)
Leverantörsfakturans resa i företagetLeverantörsfakturans resa i företagetEn faktura kommer till företaget, som en‐Pappersfaktura – skannas inpp
DDS ‐ idag ‐Tolkad faktura – internt eller externt ‐EDI Faktura– kompletterad med mall
1 32 I‐ordiSC
Preliminär bokning i iScala
derCA
LADefinitiv bokning i iScala
Klar för betalning
9
![Page 10: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/10.jpg)
1. Registrera nya fakturor
10
![Page 11: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/11.jpg)
2 Koppla till inköpsorder2. Koppla till inköpsorderKoppla till inköpsorder eller leverantörens följesedelKoppla till inköpsorder eller leverantörens följesedel
11
![Page 12: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/12.jpg)
2 För kontering av faktura2. För kontering av faktura
Attestlistorna styr vilka som skall attestera på raden ochhela fakturan utifrån fakturans belopphela fakturan utifrån fakturans beloppValet av attestlista kan styras av redovisningsdimensionen,eller person eller manuellt
12
![Page 13: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/13.jpg)
3. Attestering3. Attestering
Vid attesten kan systemet kontrollera och filtrera1. Vilka konton och dimensioner man får kontera på2. Vilka kontokombinationer, som lagts upp i iScala3. Beloppsmaximerat på attestantnivå
13
![Page 14: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/14.jpg)
4 Faktura attestering4. Faktura attestering
14
![Page 15: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/15.jpg)
5 Definitivbokning5. Definitivbokning
15
![Page 16: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/16.jpg)
SökfunktionenSökfunktionen
16
![Page 17: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/17.jpg)
EFH Elektronisk Faktura HanteringEFH – Elektronisk Faktura Hantering
• I dag– Effektivt sätt att elektroniskt beskriva och förmedla attesteringen av fakturor i organisationen.g
– Decentralisera arbetet (och också lägga det utanför ERP‐systemet)utanför ERP systemet).
– Elektronisk lagring av fakturorna, inklusive alla händelser dokumenterade för lätt åtkomsthändelser dokumenterade, för lätt åtkomst
17
![Page 18: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/18.jpg)
Vad innebär det?Vad innebär det?
• Ingen sortering och arkivering av fakturor• Ingen överföring av fakturor till arkivpärmar vid årsskiftet
• Lätt tillgänglighet till fakturorna i företaget– Minskat jobb för ekonomiavdelningenj g– Snabbare korrekta svar
• Ökar kontrollen och minskar felkällorna• Underlättar för revisorn vid årsbokslutet• Snabbare betalningar av fakturor (räntefaktura)Snabbare betalningar av fakturor (räntefaktura)
![Page 19: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/19.jpg)
EFH Elektronisk Faktura HanteringEFH – Elektronisk Faktura Hantering
Nä t t• Nästa steg– Tolkning (externt/internt) finns idag, men minskar i betydelse
• På fakturanivå vid större volymer (och lite EDI)• På radnivå (tveksamt om man har inköpsorder)
– EDI har man länge talat om ‐ nu verkar det komma• SvefakturaSvefaktura
– Nu gäller det att minska attesteringen!!– C:a 20 till 30 % av fakturorna är redan attesterade innan (hyresavtal, försäkringar, el debiteringar etc.)försäkringar, el debiteringar etc.)
– Integrera EFH till övriga delar av företaget• Analys‐ och beslutsstödssystem• Generell arkivering• Generell arkivering
– För iScala – attestering före istället för efter inköpet
19
![Page 20: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/20.jpg)
Leverantörsfakturans resa i företagetLeverantörsfakturans resa i företagetSteg 1‐minimera attesteringenSteg 2 ‐ gör attest vid källan
Ko
DDSVersion 3.3
DDSArkiv
1 32 I‐ord
ntrakt
iSC
Preliminär bokning i iScala
derCA
LADefinitiv bokning i iScala
Klar för betalning
20
![Page 21: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/21.jpg)
KontraktshanteringKontraktshantering
21
![Page 22: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/22.jpg)
Några kunderNågra kunder
22
![Page 23: Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk ... med ftg pres.pdf · Effektiv dokumenthantering till iScala. Elektronisk Faktura Hantering ... EFH –Elektronisk Faktura Hantering](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022060605/6059fad552925f426f2c2feb/html5/thumbnails/23.jpg)
FrågorFrågor
23