Partnerskabsaftale

Mellem EJENDOMME og VEJ- OG

EJENDOMSSERVICE i Syddjurs Kommune

Maj 2020

1

1 Indledning og formål

Denne partnerskabsaftale beskriver de overordnede aftaler omkring samarbejdet mellem EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE omkring drift og vedligehold af Syddjurs Kommunes ejendomme.

Med udgangspunkt i de politisk fastsatte målsætninger og de økonomiske og organisatoriske rammer for det samlede ejendomsområde, skal partnerskabsaftalen bidrage til at understøtte et effektivt, fleksibelt, tillidsbaseret og løsningsorienteret samarbejde mellem partnerne.

Partnerskabsaftalen er formuleret med afsæt i kommunens overordnede vision ”Vi gør det – sammen”. Det betyder bl.a., at opgaveløsningen på ejendomsområdet skal ske i tæt dialog med brugerne af de kommunale ejendomme, ligesom visionen indebærer, at EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE skal være dygtige til at arbejde sammen på tværs, så ressourcerne bruges fornuftigt, og så ejendommenes brugere oplever parterne som én samlet organisation.

Tilsvarende er partnerskabsaftalen inspireret af kommunens ledelses- og medarbejdergrundlag, der bl.a. fremhæver målsætningen om at skabe sammenhæng i ydelserne, en koordineret indsats på tværs af organisationen, og styrkelsen af den fælles opgaveløsning og et fokus på at ”spille hinanden gode”.

Ved at fastlægge de overordnede rammer for opgave- og ansvarsfordelingen på ejendomsområdet, skal partnerskabsaftalen understøtte den fælles opgaveløsning, ved at tydeliggøre forventningerne til parternes samarbejde og gensidige roller.

Udover de overordnede målsætninger med kommunens fælles ejendomsdrift, er partnerskabsaftalens indhold også formuleret med afsæt i de erfaringer, som er gjort siden 1. januar 2019, hvor den nye organisering og den fælles ejendomsdrift trådte i kraft.

2 Partnerskabsaftalens opbygning

Partnerskabet er beskrevet i 2 dokumenter: en partnerskabsaftale gældende for 4 år, og en årsaftale som fornyes hvert år inden 1. januar. Partnerskabsaftalen og årsaftalerne er indholdsmæssigt afstemt med den politisk vedtagne ejendomsstrategi og de årlige handleplaner, jf. nedenstående figur.

Partnerskabsaftalen beskriver de fælles målsætninger for samarbejdet, samarbejdets struktur og organisering, parternes respektive roller og de overordnede rammer for opfølgning på økonomi og aktiviteter.

2

Årsaftalerne er mere konkrete, og indeholder dels en beskrivelse af de konkrete økonomiske rammer for det pågældende år, herunder de økonomiske rammer for de forskellige opgaveområder, og de områder, som hhv. EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE har ansvaret for at løse. Årsaftalen beskriver endvidere, hvilke opgavetyper og indsatser indenfor ejendomsområdet, der særligt skal være fokus på i det kommende år, herunder hvordan parterne sammen og hver for sig kan arbejde med politiske fokusområder mv.

3 Parternes overordnede roller og ansvar

Den 1. januar 2019 gennemførte Syddjurs Kommune en ganske omfattende ændring af rammerne for opgaveløsningen på ejendomsområdet. Med udgangspunkt i en række overordnede målsætninger for området, blev det besluttet at samle det faglige og økonomiske ansvar for alle kommunens ejendomsopgaver i en ny fælles ejendomsfunktion. Forventningen var bl.a., at dette ville bidrage til en bedre planlægning og mere effektiv udnyttelse af ressourcerne, ligesom samlingen af opgaveløsningen skulle bidrage til at fjerne uhensigtsmæssige snitflader mellem forskellige ”budgetkasser”.

Ansvaret for opgaveløsningen blev politisk placeret under Udvalget for natur, teknik og miljø, mens opgaveløsningen administrativt og organisatorisk blev samlet under Teknik og Miljø. I

3

Teknik og Miljø er ejendomsopgaverne delt mellem afdelingerne EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE.

EJENDOMME har ansvaret for den strategiske udvikling af kommunens ejendomsområde, og hovedopgaverne omfatter bl.a.:

Ejendomsstrategi og arealoptimering Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner samt prioritering af det samlede budget Udbud og indkøb større vedligeholdelse- og renoveringsopgaver Tekniske installationer Energistyring og optimering Ejendommenes stamdata, herunder bygnings- og arealregistrering Servicekontrakter Udøvelse af faglig/teknisk bistand til kommunens tekniske servicemedarbejdere Rengøringskontrakter – interne og eksterne

EJENDOMME har tillige det samlede budgetansvar for kommunens opgaveløsning på ejendomsområdet, idet en del af den samlede økonomiske ramme efter aftale er placeret hos VEJ- OG EJENDOMSSERVICE, jf. kapitel 4.

VEJ- OG EJENDOMSSERVICE har driftsansvaret for en lang række af opgaverne på ejendomsområdet herunder bl.a.:

Ejendomsdrift Tekniske installationer Alarm og sikring Forsyning og affaldshåndtering Serviceopgaver Rengøring

VEJ- OG EJENDOMSSERVICE har budgetansvaret for den af den samlede økonomiske ramme til ejendomsområdet, der jf. Partnerskabsaftalen og årsaftalerne er placeret her.

Helt overordnet er EJENDOMME ”faglig og kvalitetsansvarlig” for opgaveløsningen på ejendomsområdet, mens VEJ- OG EJENDOMSSERVICE er ”service og driftsansvarlig”.

At være faglig ansvarlig betyder bl.a., at EJENDOMME har det overordnede ansvar for bygningernes lovlighed og kvalitet, de bygningsmæssige forhold generelt og ansvaret for skal sikre alle bygningsmæssige ændringer på ejendommene sker forsvarligt og indenfor de lovgivningsmæssige rammer. Kvalitetsansvaret indebærer også, at EJENDOMME har det overordnede ansvar for at fastlægge og formulere service- og kvalitetsstandarder på de dele af ejendomsområdet, hvor det er hensigtsmæssigt, ligesom EJENDOMME har ansvaret for at kommunens indkøbte ydelser på ejendomsområdet har den rette kvalitet, og at indkøbene følger regler og rammer for udbud, tilbudsgivning og aftaleindgåelse i Syddjurs Kommune.

At være ”service og driftsansvarlig” betyder bl.a., at VEJ- OG EJENDOMSSERVICE har det overordnede ansvar, for at de tekniske serviceopgaver og rengøringsopgaverne (i eget regi) løses effektivt og sikkert, herunder indenfor de aktivitetsmæssige, kvalitetsmæssige og

4

økonomiske rammer, der aftales i årsaftalerne, og indenfor de rammer der aftales i samarbejdsaftalerne med kommunens skoler, institutioner mv.

Selvom de to afdelingers opgaver i tilknytning til kommunens ejendomme er forskellige, kræver opgaveløsningen at afdelingerne arbejder tæt sammen. For at sikre det bedst mulige udgangspunkt for samarbejdet har de to afdelinger indgået nærværende partnerskabsaftale.

Aftalen klarlægger opgave- og ansvarsfordelingen mellem afdelingerne og fastsætter nogle klare rammer for forvaltningernes samarbejde. Målet er at partnerskabsaftalen kan bidrage til at skabe gennemsigtighed i forhold til afdelingernes opgaver og ansvar på området, så det er tydeligt hvordan afdelingerne vil samarbejde om opgaveløsningen.

4 Økonomisk prioritering og budgetlægning

Den samlede økonomistyring på ejendomsområdet skal dække forskellige styringsbehov. Det gælder de strategiske styringsbehov i forhold til kommunens administrative og politiske ledelse, fx i form af at kunne understøtte den tværgående og overordnede prioritering på området, og ved at kunne dokumentere, at opgaveløsningen er effektiv.

Men det gælder også de operationelle, konkrete og aktuelle styringsbehov på området, der dels handler om at sikre budgetoverholdelse på det samlede ejendomsområde, men også handler om at udmønte de økonomiske rammer på en måde, så alle parter har mulighed for at anvende rammerne som udgangspunkt for en troværdig planlægning og ressourcestyring.

Samlingen af det faglige og økonomiske ansvar for alle kommunens ejendomsopgaver var et centralt princip bag den omorganisering af ejendomsområdet, der blev gennemført pr. 1. januar 2019. Et princip der skulle medføre en bedre planlægning og udnyttelse af ressourcer, og bidrage til at fjerne uhensigtsmæssige snitflader mellem forskellige ”budgetkasser”.

Fastlæggelse, tydeliggørelse og en fælles forståelse af ”de økonomiske spilleregler” er særligt centralt med den valgte partnerskabsmodel, hvor forskellige aktører kan træffe beslutninger og disponere indenfor den samlede økonomiske ramme.

EJENDOMME har som tidligere nævnt det overordnede (budget)ansvar for ejendomsområdet. Det indebærer et ansvar for at den samlede budgetramme overholdes, og at den samlede bevilling anvendes i overensstemmelse med budgetforudsætningerne.

Det er i forlængelse heraf EJENDOMMES ansvar at tilrettelægge styringen på ejendomsområdet på en måde, så service- og aktivitetsniveauet anvendes i henhold til de overordnede politiske målsætninger for området, og at niveauerne svarer til den politiske fastsatte økonomiske ramme.

5

Den samlede økonomi på ejendomsområdet skal dække udgifterne til følgende overordnede opgave- og aktivitetsområder:

Udgifter til planlagt vedligeholdelse – udvendig og indvendig, genoprettende og forebyggende vedligehold

Udgifter til daglig vedligeholdelse – akut og afhjælpende vedligehold Forsyningsudgifter og renovation Udgifter til forsikring og faste abonnementer Rengøringsudgifter Udgifter til grønne arealer mv. Udgifter til ejendomsservice og ejendomsdrift Øvrige udgifter

Opgave- og aktivitetsområderne vil i mange tilfælde være sammenhængende og gensidigt afhængige, idet en op- eller nedprioritering på ét område kan påvirke udgiftsniveauet på et eller flere af de øvrige områder. Samtidig er opgave- og aktivitetsområderne også meget forskellige i kompleksitet, fx i forhold til at definere præcise serviceniveauer, og i forhold til grad af økonomisk og aktivitetsmæssig ”styrbarhed”.

I forhold til samarbejdet mellem EJENDOMME og VEJ- OG EJENSOMSSERVICE er følgende tre overordnede opgaveområder indeholdt i partnerskabsaftalen:

Teknisk Service inkl. akut/afhjælpende vedligehold Grønne områder Rengøring

Partnerskabsaftalen indeholder (kapitel 5) en overordnet beskrivelse af parternes fælles forventninger og målsætninger for hver af disse overordnede opgave- og aktivitetsområder, mens de konkrete aktivitetsforudsætninger og de økonomiske rammer aftales i årsaftalerne.

Partnerskabets overordnede budgetmodel kan kaldes en ”samordnet driftsmodel” eller ”modificeret rammestyring”. EJENDOMME har det overordnede budgetansvar, men dele af budgettet er placeret hos Vej og ejendomsservice. De budgetdele der placeres hos VEJ- OG EJENDOMSSERVICE er som udgangspunktet faste i det enkelte budgetår, og fordelt på de relevante opgave- og aktivitetsområder som varetages af VEJ OG EJENDOMSSERVICE. Fastsættelsen af budgetrammerne er baseret på et forudsat aktivitetsniveau, idet der beregningsteknisk samtidig tages udgangspunkt i de omkostningsbaserede kalkulationspriser, der er beregnet for Vej og Ejendomsservices aktiviteter.

Det samlede budget for ejendomsområdet – og for den del der er placeret hos VEJ- OG EJENSOMSSERVICE - følges der op på i de løbende budgetopfølgninger og på de tilknyttede dialogmøder, jf. kapitel 6. Det er også her der kan tages stilling til behovet for evt. omprioritering af budgetterne til de forskellige opgave- og aktivitetsområder

Partnerskabsaftalens modificerede rammestyring er valgt for at understøtte 3 overordnede formål:

1) budgetoverholdelse,

6

2) størst mulige fleksibilitet i tilrettelæggelse af opgaverne inden for den samlede ramme 3) gennemsigtighed og tydelighed omkring prioriteringer

Samtidig er der i den konkrete udformning af økonomistyringsmodellen lagt vægt på en høj grad af transparens i budgetgrundlaget og en tydeliggørelse af budgettets forudsætninger.

Økonomistyringsmodellen bygger videre på den allerede etablerede praksis i VEJ- og EJENDOMSSERVICE omkring registrering af ressourceforbruget på opgave- og ejendomsniveau samt anvendelsen af omkostningsægte timepriser for mandskab og maskiner. Således vil der også fremadrettet både i budgetlægningen (og bogføringen) blive taget afsæt i omkostningsægte timepriser, beregnet på baggrund af de direkte omkostningselementer og de indirekte omkostninger i VEJ OG EJENDOMSSERVICES budget.

Som det fremgår nedenfor er VEJ OG EJENDOMSSERVICES andel af det samlede budget til ejendomsområdet opdelt på de overordnede opgaveniveauer. Af de årsaftalerne fremgår, hvordan budgettet til de forskellige opgaveområder sammensat af de forskellige (forventede) anvendte produktionsfaktorer (løn, maskinomkostninger, varekøb, eksterne leverandører).

Budget til VEJ- OG EJENDOMSSERVICE Opgaveområder Budget i alt Årsaftale - Teknisk Service 15.000.000 Årsaftale - Grønne områder 2.500.000 Årsaftale – Rengøring 13.000.000 Rammebudget i alt 30.500.000

Den budgetramme, der knytter sig til hver af de enkelte opgaveområder, er som udgangspunkt fast, mens VEJ- OG EJENDOMSSERVICE har fleksibilitet i sammensætningen af de forskellige produktionsfaktorer indenfor det enkelte opgaveområde.

For alle opgaveområder er budgetrammerne afsat med udgangspunkt i parternes bedste viden om opgavemængder og serviceniveau. Som udgangspunkt er årsaftalerne på alle områder derfor også baseret på en ”fast pris”. Evt. opjusteringer af aktiviteterne på én ejendom vil således som udgangspunkt skulle modsvares af effektiviseringer eller nedjusteringer af aktiviteten på en anden ejendom.

For opgaveområderne ”Rengøring” samt ”Grønne områder” – hvor der er den tætteste sammenhæng mellem mængder (antal kvm), service- og kvalitetsniveau samt det forudsatte aktivitetsniveau - vil der dog ved en tilgang/afgang af nye ejendomme kunne aftales en aktivitetsudvidelse eller –reduktion på de løbende dialog- og budgetopfølgningsmøder.

Med budgetlægningen skabes synlighed omkring fordelingen af den samlede økonomi til de forskellige aktiviteter og ydelser på ejendomsområdet. Denne viden er helt central i forhold til løbende at kunne omdisponere ressourcerne, når dette er påkrævet af hensyn til at opretholde effektiviteten i driften, eller når rammer og forudsætninger ændrer sig (fx antallet af akutopgaver, vejrmæssige forhold etc.).

7

Med økonomistyringsløsningen er der skabt sammenhæng mellem EJENDOMMES behov for at kunne følge den op på den samlede økonomi på ejendomsområdet, og VEJ- OG EJENDOMSSERVICES muligheder og for at planlægge, budgetlægge og disponere på sager og projekter samt de løbende registreringer af mand- og maskintimer, vareforbrug mv. i Navision

Med den valgte økonomimodel er der ikke behov for løbende at fakturere/afregne EJENDOMME for alle enkeltydelser, der leveres af VEJ og EJENDOMSSERVICE. I stedet kan bogføringen foregå direkte (fx ugentligt/månedligt) på baggrund af VEJ og EJENDOMSSERVICE registreringer af de faktisk udførte arbejder/opgaver. Dette kan fx ske i form af overførsel af data fra Navision til de berørte aktiviteter/kontoplansområder i KMD OPUS, således at bogføringen giver et billede af, hvilke omkostninger der er medgået til udførelsen af arbejderne på de enkelte områder. Dette er baseret på, at VEJ- OG EJENDOMSSERVICE som hidtil fører registreringer i ressourcestyringssystemet af, hvor mange mand- og maskintimer, vareforbrug og tjenesteydelser, der benyttes på de enkelte aktiviteter/områder/projekter.

Parterne vil i fællesskab – og i samarbejde med kommunens økonomifunktion – vurdere og etablere en passende administrativ løsning, der både tilgodeser de styringsmæssige behov, og som minimerer behovet for administrative ressourcer.

VEJ- OG EJENDOMSSERVICE vil således fortsat registre medarbejdernes aktiviteter på de valgte aktivitetsniveauer – både til brug for den interne ressourcestyring i VEJ- OG EJENDOMSSERVICE og til brug for dialogen med EJENDOMME om den samlede udvikling på ejendomsrådet. En dialog der er helt central som fundament for en velfungerende, samlet styring af området.

5 Kvalitets- og serviceniveauer

Samarbejdet og partnerskabet mellem EJENDOMME og VEJ OG EJENDOMSSERVICE er baseret på en ”samordnet driftsmodel”, hvor der tages udgangspunkt i faste budgetrammer, men hvor der samtidig er en høj grad af løbende dialog om opgavevaretagelsen, de økonomiske rammer, kvalitets- og serviceniveauer mv. Dette skal bl.a. ses i lyset af, at en række af opgaverne indenfor ejendomsdrift er forholdsvis komplekse, hvorfor det er svært at definere præcise serviceniveauer og opgavebeskrivelser. På nogle opgaveområder – fx for de grønne områder og for rengøringsopgaverne – er parterne enige om at fortsætte arbejdet med at tydeliggøre serviceniveauerne via drift- og plejeplaner mv., da dette kan bidrage til at kvalificere opgaveløsningen, og kan anvendes til at forventningsafstemme i forhold til ejendommenes brugere og interessenter, og i dialogen med det politiske niveau omkring de budgetmæssige rammer. I forhold til ejendommenes brugere, er parterne enige om, at det er centralt at sætte skærpet fokus på, at skabe en gensidig forventningsafstemning med brugerne om hvilke service- og vedligeholdsholdopgaver, der kan forventes udført på den enkelte ejendom, samt i hvilket

8

omfang disse opgaver kan forventes løst. Der bør desuden være fokus på et skabe en gensidig forståelse af, hvad der er vigtige opgaver for den enkelte enheds drift, og hvordan vigtige ikke-akutte opgaver håndteres.

Den interne gennemsigtighed om opgaveprioriteringen i EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE vil også være central i forhold til dialogen med ejendomsbrugerne. Den øgede gennemsigtig og tydelighed omkring prioriteringsmuligheder, økonomi og budgetter internt i EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE herunder blandt distriktskoordinatorer og det tekniske servicepersonale, således at dette kan viderekommunikeres til ejendomsbrugerne.

Nedenstående afsnit indeholder en overordnet beskrivelse af parternes fælles forventninger og målsætninger for hver af disse overordnede opgave- og aktivitetsområder, mens de konkrete aktivitetsforudsætninger og de økonomiske rammer aftales i årsaftalerne.

5.1 Teknisk Service

Teknisk Service omfatter en række opgaver, som er helt centrale i forhold ejendommenes drift- og vedligeholdelse. Opgaverne omfatter en lang række drifts- og vedligeholdelsesmæssige opgaver, der har meget forskellig karakter og omfang: mindre reparationer og udskiftning af forskellige bygningsdele, vedligeholdelse af løst og fast inventar, udskiftning, vedligeholdelse og pleje af indvendige døre, gulv-, væg- og loftoverflader mv. Og teknisk service dækker også over en række forskelligartede brugerrelaterede serviceopgaver.

Udgiften til teknisk service udgør en forholdsvis stor andel af det samlede budget til drift og vedligehold af kommunens ejendomme, og omfanget, kvaliteten og effektivitet i den tekniske service har tæt sammenhæng med både de øvrige udgifts- og aktivitetsområder på ejendomsområdet, ligesom det i høj grad også hænger sammen med brugernes oplevelse af de bygningsmæssige rammer.

Partnerne er derfor også enige om, at den videre udvikling den tekniske service er et centralt og fælles fokusområde i de kommende år.

Teknisk service dækker som nævnt over mange forskellige opgavetyper, og behovet og opgaveomfanget varierer betydeligt på tværs af ejendomme. Som hidtil er der med partnerskabsaftalen derfor også lagt op til, at der indenfor – og på tværs af - de enkelte ejendomsdistrikter, er store frihedsgrader i at tilrettelægge og prioritere opgaveløsningen efter de lokale behov.

Samtidig afspejler partnerskabsaftalen en overordnet rolle- og ansvarsbeskrivelse på nogle centrale opgavefelter, men det er i de enkelte budgetårs årsaftaler, der kan aftales konkrete fokusområder eller særlige initiativer.

9

Løbende og akut vedligeholdelse (indvendig og udvendig)

EJENDOMME har det overordnede ansvar for vedligeholdelsesopgaverne på kommunens EJENDOMME. Af samme grund er budgetansvaret for det samlede vedligeholdelsesbudget placeret hos EJENDOMME, der prioriterer dette med afsæt i ejendommenes behov og ejendomsstrategiens prioriteringer.

Generelt arbejdes der på at en stadig større andel af vedligeholdelsesopgaverne skal være planlagte ved årets start. Over tid skal der derfor også afsættes en større andel af budgettet til planlagte opgaver. Dette sker for at lave en bedre planlægning over flere år, og dermed være grundlag for bedre udbud af opgaver, ligesom planlægningen kan skabe gennemsigtighed overfor fagområderne i forhold til EJENDOMMES arbejde. Planlægningen af opgaverne tager primært udgangspunkt i behov/registreringer og kvalitetsstandarder.

I forhold til at konstatere og vurdere vedligeholdelsesbehovet i kommunens ejendomme, fungerer medarbejderne i VEJ- OG EJENDOMSSERVICE som en tæt samarbejdspartner for EJENDOMME. De tekniske servicemedarbejdere er jævnligt fysisk tilstede på kommunens EJENDOMME, og medarbejderne har derfor gode muligheder for at være EJENDOMMEs ”øjne og ører” lokalt.

Som del af det samlede vedligeholdelsesbudget er parterne enige om, at der hvert år afsættes en budgetpulje til akutte og afhjælpende vedligeholdelsesarbejder, der administreres af VEJ og EJENDOMSSERVICE. Budgetpuljen til akutte og afhjælpende vedligeholdelsesarbejder vil skulle anvendes til mindre udbedringsarbejder, når der konstateres svigt eller skade på dele af bygningen eller dets installationer. Skader der skal udføres straks for at mennesker kan færdes sikkert i og omkring bygningen, og for at sikre at bygningen bevarer sin brugsværdi. Eksempler kan være vinduer, der er så medtagede af råd, at der er risiko for at de falder ud, eller huller i taget, der skal repareres så der ikke trænger vand ind i bygningen.

Med henblik på at effektivisere beslutningsprocessen og fremme en omkostningseffektiv opgaveudførsel placeres ansvaret for denne budgetmæssige ”akut-pulje” hos VEJ- OG EJENDOMSSERVICE. Med overdragelsen af budgetansvaret for en del af de akutte vedligeholdelsesarbejder får VEJ- og EJENDOMSSERVICE mulighed for - i de enkelte situationer - konkret at vurdere, hvordan opgaverne mest effektivt udføres – via egne medarbejdere og kompetencer, eller via indkøb af eksterne håndværkere mv.

Når der konstateres et behov for akut eller afhjælpende vedligehold på en ejendom, vil VEJ- OG EJENDOMSSERVICE foretage en umiddelbar besigtigelse af skaden, og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE vil samtidig foretage en umiddelbar vurdering af arbejdets omfang og karakter.

VEJ- OG EJENDOMSSERVICE informerer EJENDOMME om arbejdets omfang, karakter mv., og den videre proces aftales konkret. Det vurderes således i de konkrete tilfælde således om:

- der er behov for, at teknikerne hos EJENDOMME foretager yderligere en vurdering af arbejdets karakter, forud for en beslutning om den videre proces

10

- medarbejderne fra VEJ- OG EJENDOMSSERVICE selv kan udbedre arbejdet (indenfor budgetpuljen)

- medarbejderne fra VEJ- OG EJENDOMSSERVICE skal rekvirere eksterne håndværkere til udførelsen af arbejdet (indenfor budgetpuljen)

- teknikerne fra EJENDOMME skal rekvirere eksterne håndværkere til udførelsen af arbejdet (udenfor budgetpuljen)

I forhold til de akutte og afhjælpende vedligeholdelsesopgaver er det nødvendigt med et godt og tillidsfuldt samarbejde mellem VEJ- OG EJENDOMSSERVICE og EJENDOMME – et samarbejde der baseres på gensidig tillid og dialog, og som rummer mulighed for smidige beslutningsgange i forhold til opgaveløsningen.

EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE er i forlængelse heraf enige om, at det i praksis er uhensigtsmæssigt og unødvendigt at fastlægge generelle og meget faste retningslinjer for, hvilke opgavetyper der skal finansieres indenfor den afsatte budgetpulje. Hvilke af ovenstående aktiviteter der igangsættes vil i de konkrete tilfælde bl.a. afhænge af arbejdets omfang og karakter samt den forventede udgift til udbedring.

Tekniske installationer EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE samarbejder tæt omkring ejendommenes tekniske installationer. Budgettet til service, udskiftning og reparation af de tekniske installationer er placeret i EJENDOMME, ligesom også udgifterne til el, vand og varme er budgetlagt her.

De tekniske servicemedarbejdere i VEJ- OG EJENDOMSSERVICE har imidlertid en meget central rolle i forhold til at sikre en effektiv drift af de tekniske installationer. Det er således VEJ- OG EJENDOMSSERVICE der generelt fører tilsyn med bl.a.:

- Vand, varme- og ventilationsanlæg - CTS-anlæg - Aflæsning og kontrol af forbrugsmåler - Sprinkleranlæg afprøves efter gældende regler - Kaldeanlæg - ABDL-anlæg afprøves og kontrolleres

Parterne er enige om, at de tekniske installationer generelt er et opgavefelt der bør opprioriteres over de kommende år – både af klimamæssige og økonomiske grunde. I årsaftalerne specificeres, hvilke indsatser der generelt sættes i fokus, herunder hvordan EJENDOMME fagligt kan understøtte de tekniske servicemedarbejderes opgaveløsning, ligesom der følges op på indsatserne i de løbende dialog- og budgetopfølgningsmøder.

Serviceopgaver

Et af principperne bag den nye organisering af på ejendomsområdet i Syddjurs Kommune var, at de tekniske servicemedarbejdere også fremadrettet skulle løse en række serviceopgaver for

11

skoler, institutioner mv. I den forbindelse blev estimeret, at ca. 25% af medarbejdernes tid gennemsnitligt blev brugt på serviceopgaver.

Serviceopgaverne har forskelligt omfang og indhold i forskellige institutioner og institutionstyper, idet der også er taget afsæt i lokale og institutionsspecifikke forhold/behov. Parterne er enige om, at der også fremadrettet vil blive taget udgangspunkt i et tillidsbaseret, fleksibelt og pragmatisk samarbejde med de lokale ledelser og ejendommenes brugere omkring serviceopgaverne.

Som del af den samlede prioritering af ressourcerne på ejendomsområdet er det relevant for parterne at have øget fokus på, hvordan ressourceanvendelsen til serviceopgaverne løbende udvikler sig. Parterne er enige om at der – på tværs af distrikter og ejendomme – ikke bør anvendes mere end de forudsatte 25% på serviceopgaverne. I det omfang brugernes ”efterspørgsel” overstiger dette, har EJENDOMME og VEJ OG EJENDOMSSERVICE et fælles ansvar for at komme med forslag til, hvilke opgaver der må nedprioriteres, og at løfte disse forslag ind i dialog med fagområderne og ejendommenes brugere.

5.2 Grønne områder

Opgaveløsningen på de grønne områder (ejendommenes udearealer) har historisk været varetaget på forskellig vis. En række tidligere udbudte opgaver vedr. skolers og institutioners udearealer har i en årrække været udført af VEJ OG EJENDOMSSERVICE, mens det for andre institutioner (fx på ældreområdet) først er med etableringen af den fælles ejendomsfunktion, at opgaverne er blevet samlet og centraliseret.

Opgavefeltet er forholdsvis velbeskrevet i forhold til service-, kvalitets- og plejeniveauer, og parterne er enige om, at udgangspunktet for opgaveløsningen er (eller bør være) de udarbejdede plejeplaner mv. Parterne har et fælles ansvar i forhold til sikre formidling, samarbejde, koordination, forventningsafklaring og prioritering af de enkelte ejendommes ønsker og behov for vedligeholdelse af grønne udearealer, i forhold til de midler der er afsat i budgettet.

Ejendommenes brugere og de lokale ledelser har stor fokus på ejendommenes udearealer, og parterne er derfor enige om opgaveløsningen og udviklingen af området både skal ske med afsæt i faglige hensyn (den faglige pleje) men også i forhold til borger/ brugerinteresser. I det omfang der kan frigives ressourcer hos det tekniske servicepersonale, er parterne derfor enige om, at området med fordel kan opprioriteres over de kommende år. I den forbindelse kan det også være relevant at se på samarbejdet og snitfladerne mellem de forskellige dele af VEJ OG EJENDOMSSERVICE, herunder om de samlede ressourcer anvendes tilstrækkeligt effektivt og fleksibelt.

De konkrete økonomiske og aktivitetsmæssige niveauer for de grønne arealer fastlægges konkret i årsaftalerne.

12

5.3 Rengøring

Omtrent halvdelen af de kommunale ejendomme rengøres af rengøringsselskaber efter udbud på en treårig kontrakt, men den anden halvdel rengøres af kommunens egen rengøringsafdeling, der er en del af VEJ OG EJENDOMSSERVICE. EJENDOMME har kontrakten med de eksterne rengøringsleverandører, mens rengøringsafdelingen varetager tilsynsopgaverne. Aktuelt er det parternes vurdering, at kvaliteten og servicen overfor institutionerne er størst, hvor arbejdet udføres med eget personale, men opgaveløsningen er også betydeligt dyrere, end hvor det udføres af rengøringsselskaberne. Parterne er derfor enige om, at der er behov for at igangsætte et optimeringsarbejde af indsatsen blandt kommunens egen rengøringsafdeling. Parterne er enige om, at det er et fælles ansvar at udvikle den kommunale rengøringsafdeling, så kvaliteten af rengøringen er tilfredsstillende (og svarer til det fastlagte niveau) og så opgaveløsningen er effektiv. På rengøringsområdet er det centralt, at opgaveløsningen i kommunens egen rengøringsafdeling over tid bliver sammenlignelig med opgaveløsningen, der varetages af de eksterne rengøringsselskaber. Parterne er enige om, at forudsætningen herfor både er et opdateret planlægningsgrundlag (opmålinger, kvalitetsniveauer, rengøringsstandarder mv.), og at den løbende styring af opgaveudførelsen er effektiv.

6 Opfølgning, dialog og mødestrukturer

En god og sammenhængende opgaveløsning på ejendomsområdet kræver en tæt og konstruktiv dialog mellem de forskellige aktører. Det gælder i forhold til ejendommenes brugere, men også internt mellem EJENDOMME og VEJ OG EJENDOMSSERVICE.

Samspillet mellem EJENDOMME og VEJ OG EJENDOMSSERVICE betyder rigtig meget for effektivitet, målrettethed og medarbejdernes tilfredshed med arbejdet. Og en tæt dialog er central for udvikling af samarbejdet i partnerskabet, og kan være med til at styre og koordinere beslutningsprocesser, og dermed også bidrage til at indgåede aftaler og forventninger/prioriteringer af kvalitet og kvantitet holdes, uden at økonomien løber løbsk.

For at fremme dialogen i partnerskabet er parterne enige om, at der – i tillæg til den eksisterende løbende dialog om faglige spørgsmål, enkeltopgaver mv. - med fordel kan etableres en mere ”formel” mødestruktur, hvor ledere og medarbejdere fra EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE mødes og træffer beslutninger eller udveksler synspunkter og erfaringer.

Som udgangspunkt anvendes følgende mødestruktur:

13

Formål: Status og overordnet udvikling Deltagere: Leder af Teknik og Miljø, leder af EJENDOMME og leder af VEJ OG EJENDOMSSERVICE Mødestruktur jf. gældende praksis

Ledelsesmøder:

Formål: Drøftelse af faglige temaer, erfaringsudveksling og sikre ensartet praksis Deltagere: Funktionsledere, faglige koordinatorer, distriktskoordinatorer Ca. 4 møder årligt

Koordineringsmøder:

Formål: Udarbejdelse og afstemning af budget Deltagere: Ledelsen af EJENDOMME og VEJ OG EJENDOMSSERVICE 2 møder årligt

Budgetlægnings- og prioriteringsmøder:

Formål: Opfølgning på opgaver, aktiviteter og økonomi og afstemning af budget Deltagere: Ledelsen af EJENDOMME og VEJ og EJENDOMSSERVICE 4 møder årligt: ultimo marts, ultimo juni, ultimo september, ultimo december, afstemt med kommunens overordnede budgetopfølgningsprocedure

Budgetopfølgnings- og statusmøder:

Formål: dybdegående gennemgang og drøftelse af faglige fokusområder Deltagere: Relevante ledere og medarbejdere fra EJENDOMME og VEJ og EJENDOMSSERVICE 1-2 møder årligt

Faglige temamøder:

Formål: etablering og fastholdelse af faglig og social sammenhængskraft på tværs Deltagere: Ledere og medarbejdere fra EJENDOMME og VEJ og EJENDOMSSERVICE 1-2 møder årligt

Fællesmøder:

EJENDOMME har ansvaret for at planlægge og indkalde til ovenstående møder, idet det konkrete indhold i de forskellige møder afstemmes med VEJ & EJENDOMSSERVICE. Øvrige møder aftales ad hoc.

I forhold til budgetlægnings- og koordineringsmøderne vil disse blive afholdt hhv. medio og ultimo året. På mødet medio året er der fokus på:

Udarbejdelse af budgetforslag Bidrag til effektivisering- eller sparekataloger Evt. udarbejdelse af beslutningsgrundlag vedrørende serviceniveauer EJENDOMME præsenter udkast til planlagt vedligeholdelsesaktiviteter

På mødet Ultimo året er der fokus på:

Prioritering af en politisk afsatte budgetramme Udarbejdelse af årsplaner: prioritering af fokusområder og særlige indsatser for teknisk

service og rengøring Når de budgetmæssige rammer er kendte, udarbejder EJENDOMME et udkast til

aktivitetsplan for det kommende års planlagte vedligeholdelsesmæssige aktiviteter på kommunens ejendomme. Aktivitetsplanerne er en konkretisering af vedligeholdelsesplanerne, idet der i aktivitetsplanerne er taget hensyn til de

14

budgetmæssige begrænsninger. Med aktivitetsplanerne får VEJ- OG EJENDOMSSERVICE et bedre grundlag for at vurdere deres opgaver i forhold til den løbende vedligeholdelse. Det er VEJ- OG EJENDOMSSERVICEs ansvar - forud for planlægningsmøderne - at indsamle relevant information fra brugere, ledere og medarbejdere i tekniske servicemedarbejdere mv.

15

Årsaftale 2020

Indledning Denne årsaftale er baseret på partnerskabsaftalen mellem EJENDOMME og VEJ OG EJENDOMSSERVICE i Syddjurs Kommune.

Med afsæt i de overordnede målsætninger og de økonomiske og organisatoriske rammer beskriver partnerskabsaftalen rammen for samarbejdet mellem EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE omkring drift og vedligehold af Syddjurs Kommunes ejendomme.

I partnerskabsaftalen fastlægges, at EJENDOMME ”faglig og kvalitetsansvarlig” for opgaveløsningen på ejendomsområdet, mens VEJ- OG EJENDOMSSERVICE er ”service og driftsansvarlig”.

Som udmøntning af partnerskabsaftalen udarbejdes étårige årsaftaler, der er mere konkrete og som beskriver de konkrete økonomiske rammer for det pågældende år, herunder de økonomiske rammer for de forskellige opgaveområder, og de områder, som hhv. EJENDOMME og VEJ- OG EJENDOMSSERVICE har ansvaret for at løse. Årsaftalen beskriver endvidere, hvilke opgavetyper og indsatser indenfor ejendomsområdet, der særligt skal være fokus på i det kommende år.

Den økonomiske ramme i 2020 Den samlede økonomiske (drifts)ramme til ejendomsområdet fremgår af nedenstående tabel: Aktivitet Rådighedsbeløb Budget Vej og Ejendomsservice Driftsbudget Ejendomme i alt 67.455 Overført underskud 2019 2.495 Forbrug el, vand varme 17.600 Husleje, forpagtning mv. -2.200 Forsikringer 2.000 Faste abonnementer 2.200 Rengøringsselskab, måtter og vinduer 9.600 Renovation 1.000 Div. øvrige udgifter 1.355 Planlagt vedligeholdelse 3.000 Intern rengøring 13.000 Grønne arealer og andre ydelser 2.500 Ejendomsservice 13.000 Ekstern hjælp (mindre håndværkerydelser) 2.000 Sum 64.960 34.050 30.500

16

På baggrund af de afholdte budget- og dialogmøder er der enighed om, at VEJ OG EJENDOMSSERVICEs andel af det samlede budget er baseret på følgende aktivitetsmæssige budgetforudsætninger: Detaljeret budgetgrundlag

I alt Mandskab Maskiner Varekøb Fremmed regning

Kr. Kr. Kr. Kr. 30.500

2.500100 Dagtilbud 110 Øvrige områder 120 Ældreområdet 130 Skoleområdet

15.000200 Indvendig bygningsvedligehold 210 Udvendig bygningsvedligehold 220 Tekniske installationer 230 Renholdelse, fejning mv. 240 Tagrender og tagbrønde 280 Serviceopgaver (25%) 290 …

13.000310 Dagtilbud og skoler 320 Øvrige områder 330 Ældreområdet

Vej og Ejendomsservice (1.000 kr.)

Rammebudget - Partnerskabsaftale i alt Mandetimer Udførende

pers.+koord. Timer

Grønne områder -

Rengøring -

Teknisk Service

(skal udfyldes konkret)

Faglige prioriteringer og fokusområder i 2020 I 2020 er parterne enige om at sætte fokus på følgende faglige indsatsområder: Teknisk Service

- Akut vedligeholdelse - handling på skader og defekter som kan udvikle sig til væsentlige følgeskader på og i bygning.

- Sikre at der ikke er fejl og mangler der kan være til fare for brugerne af bygningen. - Være deltagende i at kommunens ejendomme fremstår ordentlige, såvel udenomsarealer

som bygninger. - Smøring og justering af døre, vinduer, dørpumper mv. - 25 % servicetid

Tekniske installationer

- Tilsyn og trimning af tekniske installationer. - Lovpligtig afprøvning af tekniske installationer. - Kvalificere og følge op på serviceaftaler.

17

Grønne områder

- Renholdelse ved indgange, hovedindgange og ved hovedfærdselsårer. - Opdatering og formidling af kort og beskrivelser.

Rengøring

- Tilpasning af aktivitetsniveau (særligt på skolerne - jf. direktionens beslutning herom)

Opfølgning på årsaftalen og budgettet Parterne er enige om, at 2020 anvendes til at få strukturer og processer knyttet til partnerskabsmodellen etableret i praksis, herunder at få formidlet formål og indhold i partnerskabsaftalen til alle relevante aktører og interessenter. Parterne vil i 2020 - i samarbejde med kommunens økonomifunktion – etablere en passende administrativ løsning, der både tilgodeser de styringsmæssige behov, og som minimerer behovet for administrative ressourcer. I den forbindelse vil det også blive vurderet, om den anvendte kontoplan med fordel kan justeres.