EKMA4116 Manajemen

EKMA4116 ManajemenPertemuan IIIModul III Perencanaan dan Pengambilan KeputusanDewi Kusumaningrum

DefinisiPerencanaan (Planning)suatu proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai dengan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan yang matang merupakan dasar dari kesuksesan organisasi (tangguh dan bertahan lama).

Dengan adanya perencanaan, keputusan yang diambil selalu berdasarkan tujuan, pengetahuan dan perhitungan yang matang.

PerencanaanHasil suatu proses perencanaan yang baik harus memiliki kemampuan organisasi yang berasal dari kekuatannya sendiri, seperti:Kemampuan memprediksiKemampuan menghitung biayaKemampuan KomunikasiKemampuan menguasai teknik-teknik manajemenKemampuan pengukuran kinerja

Perencanaan, harus diimplementasikan. Perencanaan kembali dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir.

Perencanaan: usaha formal (organisasi/perusahaan) untuk berfikir ke depan, meramalkan (prediksi), mengontrolnya, dan mengambil keputusan secara terpadu.Tahap Dasar Perencanaan

Hakikat & Pentingnya PerencanaanUnsur pokok dalam perencanaan:Tujuan akhir yang dikehendakisasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannyaJangka waktu mencapai sasaran-sasaran tersebutmasalah-masalah yang dihadapimodal atau sumber daya yang akan digunakan serta pengalokasiannyaKebijaksanaan-kebijaksanaan untuk melaksanakannyaorang, organisasi, atau badan pelaksanaannyaMekanisme pemantauan, evaluasi, dan pengawasan pelaksanaanSIFAT PERENCANAAN;Segi Ruang Lingkup TujuanNational, Sektoral, dan Spasialagregatif, komprehensif, dan parsial Segi jangkauan dan hirerarkinyaTingkat pusat dan Tingkat daerahSegi Jangka WaktuJangka panjang, menengah, dan jangka pendek Segi arus Informasiatas ke bawah (top down); bawah ke atas (bottom up) Segi Ketetapan atau Keluwesanindikatif; prespektifMengapa perencanaan penting?1. protective benefits meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan

2. positive benefit dalam bentuk meningkatnya sukses dalam pencapaian tujuan organisasi

Gambar tsb menunjukkan perencanaan organisasi haruslah bersifat aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif agar manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap nlingkungannya tetapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha

Manfaat PerencanaanMembantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan diri dengan perubahan lingkunganMembantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utamaMembantu manajer untuk memahami gambaran operasional secara menyeluruhMembantu penempatan tanggung jawab lebih tepatMemberikan cara pemberian perintah untuk beroperasiMemudahkan dalam melakukan pengkoordinasianMembuat tujauan yang lebih khusus dan terperinciMeminimumkan pekerjaan yang tidak pastiMenghemat waktu, usaha, dan dana

Peran Perencanaan[Amirullah dan Budiyono, 2004] Perencanaan memiliki peran:1. Mengkoordinasikan Usaha-usaha2. Mengatasi Perubahan3. Mengembangkan Manajer4. Mengembangkan Standard Kerja5. Mengurangi Ketidakpastian

Fungsi perencanaan merupakan tempat bergantungnya fungsi-fungsi manajemen lainnya untuk tahap yg lebih lanjut.

Proses Perencanaan

Jenis Perencanaan1. Perencanaan menurut fungsinya:a. Perencanaan Strategik, cth. Keputusan merger dan akuisi perusahaan, ekspansi pasar, menambah dan mengurangi produksib. Perencanaan Taktis Operasional, berfokus pasa kegiatan operasional setiap unit aktivitas perusahaan sehari-hari- Perencana Sekali Pakai (single use Plan): Program, proyek, dan anggaran- Perencanaan untuk beragam kegunaan (standing plan): Kebijakan, peraturan, prosedur organisasi- Perencanaan berkeseimbangan atau berskenario (contingency plan): menjelaskan respons perusahaan yang dilakukan pada kondisi daruratJenis Perencanaan2. Menurut ruang Lingkup Kewilayahan- Perencanaan nasional- Perencanaan regional- Perencanaan daerah/lokal3. Menurut jangka waktunya- Perencanaan Jangka Pendek ( < 2 tahun)- Perencanaan Jangka Menengah ( 2-5 thn)- Perencanaan Jangka Panjang (> 5 thn)Ciri2: Kontinuitas, Peninjauan, Mempertimbangkan atau meninjau kembali tujuan

4. Perencanaan menurut objeknya:- Perencanaan Fisik- Perencanaan Non-Fisik5. Perencanan Tetap- digunakan untuk kejadian yang terjadi berulang-ulang secara terus menerus6. Perencanaan dengan maksud tertentu- digunakan saat organisasi menghadapi perubahan, kontingensi, dan pengembangan produkPendekatan dalam Perencanaan1. Management by Objective (MBO) suatu sistem manajerial yang komprehensif yang memadukan banyak aktivitas manajerial yang penting secara sistematis, dengan sadar diarahkan untuk mencapai sasaran organisasi dan individual secara efektif dan efisien.

ManfaatKelemahan meningkatkan kualitas organisasi Penetapan tujuan Jangka Pendek memperjelas berbagai peran dan struktur organisasi Ketidakluwesan dalam hal perubahan sasaran. menuntut setiap posisi diisi oleh orang yang tepat dan sesuai dengan posisi tersebutPerencanaan dan pengendalian yang efektifKegiatan Utama agar MBO BerhasilMenetapkan tujuanMengembangkan rencanan pelaksanaanMeninjau kemajuan yang dicapai Penghargaan atas kinerja keseluruhan

Pendekatan dalam Perencanaan2. Pendekatan Perencanaan Inside Out/OutsideInOutside-In: menganalisa lingkungan eksternal untuk mengeksploitasi berbagai kesempatan dan meminimalisasi permasalahan yang terjadiInside-Out: menitikberatkan pada berbagai hal yang telah dilakukan tetapi didorong terus menerus hingga mencapai kemampuan terbaik bisa dilaksanakan

3. Pendekatan Perencanaan Top-Down & Bottom-Up Top-Down: pimpinan/manajer puncak menentukan secara menyeluruh dan kemudian mengijinkan manajer tingkat bawah membuat perencanaan dengan mengunakan batas yang telah di buat pimpinan atas. Bottom-up: awal perencanaan dikembangkan pada tingkatan bawah tanpa batasan aturan4. Pendekatan Perencanaan Contingency Mencakup perencanaan yang menyebabkan tindakan yang dapat diimplementasikan dan saat perencanaan yang telah disusun tidak sesuai dengan keadaanPendekatan dalam Perencanaan5. Pendekatan Social Demand berusahan memprediksi kesesuaian antar produk dengan keiginan dan kebutuhan konsumen.6. Pendekatan Man Power didasarkan pada kebutuhan perkembangan dan pertumbuhan laju ekonomi organisasi yang difokuskan pada sumber daya peningkatan kualitas sumber daya manusia yang akan berdampak pada peningkatan kesejahteraan organisasi.7. Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit Ratio berdasarkan teori produktivitas dengan Konsep keseimbangan antar masukan (input) dan keluaran (output)

ADA PERTANYAAN.????????????Proses Pembuatan Keputusan

Teknik Pembuatan Keputusan

Gaya Pengambilan KeputusanGaya mengarahkan Toleransi rendah terhadap ambiguitas; Rasional (efisien dan logis); Memusatkan pada Jangka PendekGaya analitis: Toleransi terhadap ambiguitas; lebih ingin punya banyak informasi dan alternatif sebelum mengambil keputusanGaya Konseptual: mempunyai pandangan Luas dan banyak alternatif; Jangka PanjangGaya perilaku mudah bekerja sama dengan orang lain; Perhatian terhadap prestasi anak buah; suka dengan kritik dan saran

RENDAHRasionalToleransi Terhadap ambiguitasCara BerpikirIntuitifTINGGI Penyakit Hamlet Dorongan BerlebihanKecemasan memikirkan Akibat Berdiam diriMenyadari melangkah mundur menggantimengubah Kurang lengkapnya Informasi Kesulitan Menggunakan Tolak Ukur Munculnya Tujuan Ganda Adanya lebih dari satu orang yang berwenang mengambil keputusanHambatan PsikologisTindakan ketika GagalPenyebab KesulitanKeterlibatan KelompokKeberhasilan pencapaian tujuan organisasi terdapat pada manusia-manusia yang terlibat didalamnya.Brincloe (1983) organisasi dapat berbuat lebih baik dalam mencapai tujuan, apabila, perhatian lebih banyak diberikan kepada manusia dalam organisasi.

Teknik Pengambilan Keputusan1. Teknik Curah Pendapat Temu Muka (Face-to-face Brainstorming) Teknik yang menyangkut pengunaan kelompok untuk mengidentifikasi berbagai alternatif penyelesaian masalahTujuan: mendorong orang berpikir kritis dan membebaskan mereka dari hambatan, keritikan sendiri, dan kritikan orang lainIndividual Brainstorming/Synthetic Group Brainstorming

Teknik Pengambilan KeputusanIndividual Brainstorming/Synthetic Group Brainstorming aturan Pokok:- setiap anggota tidak diperkenankan melakukan kritik terhadap diri sendiri hingga identifikasi selesai- ide ekstreem lebih baik daripada ide umum- Ide banyak ide yang lebih dashyat.

Langkah-Langkah:Menjelaskan masalah dan tugas, idenifikasi Setiap anggota dilarang berkomunikasi selama mereka menuangkan ide-idenyaWaktu yang diberikan +/- 10 menitUsahakan mereka menulis ide seadanya Teknik Pengambilan Keputusan2. Teknik Kelompok Nominal Sering digunakan kelompok untuk mengevaluasi awal sejumlah alternatif keputusan.

Langkah-Langkah: Setiap anggota kelompok harus memiliki ide-ide dan informasiSetiap anggota menyampaikan ide-ide mereka secara bergiliranPastikan para anggota mendiskusikan ide-ide tersebut dalam urutan yang telah ditentukanSetiap anggota kelompok mengunakan rank voteTeknik Pengambilan Keputusan3. Teknik Delphi metode pembuatan keputusan dengan jalan membentuk suatu panel yang beranggotakan sejumlah tenaga ahli untuk menanggapi sejumlah pertanyaan dari anggota sehingga mencapai suatu kesepakatan atas suatu permasalahan.

Langkah-langkah Tahap Delphi:Rumuskan masalahRancang kuestionerPastikan orang yang bertugas dan mereka untuk berpartisipasi dengan baikBerikan semua materi yang diperlukan dan kuestioner kepada anggota kelompokBuat tabulasi dan analisaBuat kuestioner tahap 2Berikan ringkasan umpan balik Analisa hasil kuestioner tahap 2Teknik Pengambilan Keputusan4. Curah Pendapat Elektronik (Electronic Brainstorming) menggabungkan antara teknik Kelompok nominal dengan teknologi komputer

Langkah:Buat sebanyak mungkin ide tanpa nama (30 menit)Memeriksa ide yang disusun, mengklasifikasikannyaMengeliminasi hal-hal yang kurang perlu, Susun berdasarkan tingkatan kualitas, EKMA4116 ManajemenPertemuan IIIModul IV PengorganisasianDewi KusumaningrumDefinisiPengorganisasian proses mewujudkan, memelihara, mengembangkan dan meningkatkan kerja sama antar karyawan yang mewakili peranan unit/satuan kerja masing-masing yang bertujuan untuk mempersatukan kegiatan agar bergerak ke arah pencapaian tujuan.

Karakteristik dari Organisasi- Memiliki suatu tujuan (goal)- Terdiri dari orang-orang- Memiliki struktur

Hambatan Produktivitas dalam OrganisasiBirokrasiManajer membatasi diri pada hubungan kerja formal dan menghidari hubungan non-formalKurangnya Informasi dan KoordinasiDeskripsi pekerjaan/jabatan menjadi kurang jelasDasar-dasar PengorganisasianAsas Kejelasan Tujuan- Menterjemahkan visi- Penentuan volum kerja dan beban kerja

Dasar Pembagian Kerja- Jejaring Kerja Internal - Kepentingan bersama- Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerjaan- Pembagian Kerja Secara tuntasDasar Kesatuan PerintahPimpinan perlu memahami dan memiliki keterampilan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan kebijaksannaan dan pelimpahan wewenang dalam mewujudkan perintah yang efektif.

Asas Fleksibilitas Organisasi:Kemampuan suatu oranisasi untuk menabah/mengurangi unit/satuan kerja dalam stukturnyaDasar-dasar Pengorganisasian Asas Fungsionalitas Setiap unit kerja harus memberikan kontribusi pada organisasi agar tugas pokoknya secara keseluruhan dapat diwujudkan secara efektif dan effisien

Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi inovasi & Pengembangan; fungsi responsif; fungsi produktivitas; fungsi prediktifJenis-Jenis OrganisasiProses PembentukannyaOrganisasi Formal: dibentuk secara sadar dengan ketentuan yang diatur secara formalOrganisasi Informal, cth. Koperasi karyawanKeterkaitan dengan Pemerintahdibentuk untuk menjalankan roda pemerintahan & terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth. Organisasi resmi & tidak resmiBerdasarkan ukuran organisasiBesar, kecil, sedangBerdasarkan TujuanSosial/nirlaba: yayasan sosialLaba/mencari keuntungan: PT (perseroan terbatas), BUMN, Koperasi dsb. Berdasarkan Bagan OrganisasiLangkah-Langkah PengorganisasianRencanakan Organisasi berdasarkan TujuanPembagian TugasAlokasi Sumber DayaEvaluasi Hasil & Strategi pembentukan organisasiBentuk Struktur Organisasi

Faktor yang menentukan Rancangan Struktur OrganisasiStrategi OrganisasiPenggunaan TeknologiKualitas Karyawan yang terlibat didalamnyaUkuran organisasiUnsur-unsur Struktur OrganisasiSpesialisasi AktivitasStandardisasi KegiatanSentralisasi dan desentralisasiUkuran kesatuan KerjaCara untuk melihat/memperjelas aktivitas organisasiJenisKelebihanKelemahanBAGAN dapat dgn jelas melihat pekerjaan dan tanggung jawab dapat dicari ketika saat kritis menghilangkan / mengurangi masalah sebagai preventif terhadap sumber konflik

kurang mampu menjelaskan wewenang dan tanggung jawab kurang mampu menunjukan hubungan informal dan saluran komunikasiDepartementalisasi Memanfaatkan spesialisasi dari masing-masing manajer efisien karena bekerja sesuai dengan kemampuan sulit untuk mengukur prestasi pontensi konflik terhadap pimpinan puncakTipe Struktur OrganisasiOrganisasi Lini bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan secara vertikal antara atasan dengan bawahan

KELEBIHANKELEMAHAN Adanya kejelasan masalah pendelegasian kewenangan dan tanggung jawan untuk setiap bidang Bentuknya Sederhana dan mudah dipahami Beban yang berat dipikul eksekutif puncak karena harus menjalankan urusan administratif Tidak ada spesialisasiTipe Struktur Organisasi (2)Organisasi Lini dan Staf Gabungan dari organisasi lini dengan departemen staf untuk memberikan saran dan masukan untuk departemen liniKELEBIHANKELEMAHAN Para spesialis memberikan ide dan saran kepada manajer puncak Seluruh Karyawan melaporkan pekerjaan kepada seorang penyelia (supervisor) Karena ketidakjelasan hubungan maka sering terjadi konflik antara departemen lini dan staf Rekomendasi para manajer staf terbatas hanya pada manajer liniTipe Struktur Organisasi (3)Organisasi Fungsional Organisasi berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan.KELEBIHANKELEMAHAN Menciptakan effisiensi melalui spesialisasi Memusatkan keahlian organisasi dan pengawasan yang lebih ketat terhadap fungsi-fungsi menciptakan konflik antar fungsi Lamban bereaksi bila terjadi perubahan hanya memikirkan tugas, dan menjadikan individu kurang inovatifTipe Struktur Organisasi (4)Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional yang bertujuan untuk memanfaatkan berbagai kelebihan dan kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional .

Cth. Organisasi Besar dan KompleksTipe Struktur Organisasi (5)Organisasi Komite memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memiliki wewenang yang sederajat.Ciri2:Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan tertentuTugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara kolektifPelaksanaan dibagi berdasarkan bidang Keputusan hasil bersamaKelemahan:Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambilan keputusan memerlukan waktu yang lama.Tipe Struktur Organisasi (6)Organisasi Proyek dan Matriks tersusun dari sebuah atau lebih tipe departementalisasi lainnya yang mengkombinasikan kelebihan tipe fungsional dan divisional serta menghilangkan kekurangannyaKELEBIHANKELEMAHAN Memiliki Kelenturan (fleksibilitas) yang tinggi Berfokus pada masalah tertentu atau masalah teknis yang unik memungkinkan melakukan inovasi dan kreativitas tanpa menggangu struktur reguler Masalah akuntabilitas disebabkan adanya lebih dari satu atasan Kendala dalam membentuk tim yang kompak berpotensi menimbulkan konflik antara manajer proyek dengan manajer departemen lainnyaOrganisasi Formal vs InformalFORMAL Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja yang teratur

Bertujuan: mencapai hubungan yang teratur diantar fungsi namun hal itu juga memiliki nilai tambahan dengan memberikan perasaan aman kepada merekaINFORMAL Interaksi dan hubungan antar karyawan, serta membentuk suatu pola yang tidak secara khusus dan resmi diciptakan/diatur oleh pihak manajemen

Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini menjadi nilai tambah tersendiriPerubahan Struktur OrganisasiPekembangan bisnis, teknologi, kompetisi, pertumbuhan ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi untuk merubah strukturnya.

Langkah-langkah membuat Perubahan:Manajer harus mengkomunikasikan secara terbukaManajer harus memberikan pemahaman kepada seluruh karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang samaManajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perubahan tersebut memberikan dampak positiveAdanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertentu sehingga situasi kerja tidak terganggu. ReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial Manajemen Widita RarasatiFadia Dewanda