El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Bueno te dejo este ejemplo de arqueo de fondos por depositar (Caja)

…………….….Empresa ABC, C.A………………..…Arqueo de Caja……………..……Al 30-04-20X0

Contado por: Juana MPresenciado por: Lis Alvarez

Monedas…………………………………….…… 6.000,00Billetes……………………………..……………. 100.000,00

Total efectivo..……………………….. ...............106.000,00

Cheques de clientes:Fecha………. Número ………… Monto01-04………. 124578 ………….. 10.000,0002-04………. 145785 ………….. 15.000,0003-04………. 887545…………… 12.000,00

Sub-total.............................… 37.000,00

Recibos de caja:Fecha………. Número ….……… Monto01-04………. 714 …………..….... 2.000,0002-04………. 715 ……………….. 6.000,0003-04………. 716………………… 7.000,00

Sub-total.............................… 15.000,00

Listado de cobros recibidosFecha………. Número …………… Monto01-04………. 150 ……..………….. 7.000,00

Sub-total.............................… 7.000,00

Reporte de cobradores:

Fecha………. Número …………… Monto01-04………. 310 ……………..….. 15.000,0002-04………. 311 ……………….... 18.000,0003-04………. 312…………….…… 14.000,00

Su-total..............................… 47.000,00

Total comprobantes de ingreso……………….. - 106.000,00

Total......………………………………….. ..................... 0,00

Declaro que me ha sido devuelto intacto el fondo arriba mencionadoY declaro no tener otro fondo bajo mi custodia excepto por:

Fondo de caja chica

……………………………………….. Lis Alvarez (firma)……………………………………….. Fecha: 04-04-20X0………………………………………...Hora: 09:20 am

--------------------------------------…

Aunque el Arqueo se realiza el 04-04-20X0Se coloca al 30-04-20XO en el encabezamiento porque se está auditandoEl mes de Abril

ARQUEO DE FONDOS FIJO

A) FONDOS RECONTADOS..........................................2,200BILLETES Y FEBLES

B) VALORES.................................................................760CHEQUE (POR COBRANZA).....................500CHEQUES (SIN FONDOS)........................260

C) COMPROBANTES.....................................................1,140ADELANTOS DE REMUNERACIONES..........400COMPROBANTES MANUALES....................740

D) FORMATOS EN BLANCO..............................................600TOTAL........................................................................4,700FONDO ASIGNADO....................................................(5,000)FALTANTE....................................................................(300)

En todo negocio de hostelería o quizás sería más correcto decir en todo negocio de venta menor, existe un proceso al final del día que mucha gente odia por sus implicaciones y problemas: el arqueo de caja.

En sí un arqueo de caja no es más que la suma del dinero que dispone la caja y una operación simple de sumas y restas que dan como resultado el "descuadre".La operación es simple, nuestro dinero al comenzar el día, más las ventas

realizadas, menos los pagos, debe ser igual a la cantidad de dinero que tenga nuestra caja.Esta operación tan simple puede ser complementada de otras adicionales como, sumar el dinero agregado a la caja (en ocasiones por falta de cambio), restar el dinero que ha sido retirado (en ocasiones por exceso de cambio o saldo en caja), gestión de propinas ya sean en metálico o con otros medios de pago, abonos, etc...

No hay más complicaciones en el proceso de arqueo, por más que la gente pueda ver este procedimiento como algo complicado, difícil, lento o tedioso.Existen algunos aspectos a tener en cuenta en un arqueo de caja:1.- El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma cantidad de dinero al iniciar el día2.- La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa3.- La retirada de dinero al banco al finalizar el día.4.- El control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el local

Cada uno de estos aspecto puede parecer que al ser variado nos complican la gestión y por ende el cuadre de caja, pero nada más lejos de esta idea.

En este blog vamos a comentar el método tradicional, la operación que se realiza y en consecuencia que problemas pueden surgir.

Método tradicional:- Se inicia el día con una cantidad fija de dinero que normalmente se cuenta y verifica al iniciar la actividad, o bien está ya preparada en la caja. (Suele ser el método habitual en supermercados por los cambios de cajeros y con el fin de no parar la actividad).- En el método tradicional no hay gestión de cobros, por lo que cualquier pago por caja se realiza con dinero externo (en ocasiones muy mal controlado).- Al finalizar el día o el turno, simplemente se cuenta el dinero de caja, se resta el saldo inicial y el resultado debe coincidir con lo que nuestro terminal indica que ha sido vendido.

Ventajas:- Máxima simplicidad en el proceso, apenas admitimos las operaciones de ventas.- Cambio rápido de cajero en el mismo terminal- Operación de cálculo simple Dinero de Caja - Saldo inicial = Ventas- Al banco normalmente se lleva la misma cantidad de dinero

Inconvenientes:- No permite la manipulación de la caja por varias personas y si fuera así no hay control para un posible descuadre- Cualquier vendedor que tenga acceso a la venta de caja puede realizar un cuadre manual y es un camino susceptible de convertirse en fuente de hurtos a caja- El descuadre de caja se descuenta del dinero a banco, por lo que la intención de que banco = ventas es poco menos que imposible

- Si el descuadre se realiza contra el saldo inicial puede quedarse sin dinero en caja para las operaciones, o bien necesitar el proceso de ingreso a caja

Conclusión:- Es un método solo recomendable para supermercados o líneas de caja- Solo ayuda al posible hurto, salvo que la caja sea gestionada por una única persona- No ayuda a conocer lo vendido por el dinero del banco

En los próximos posts veremos otros métodos alternativos que podremos encontrar y los compararemos con este

PROCEDIMIENTO EGASA No001 – REVISIÓN 1ARQUEOS1. OBJETIVOLa presente normatividad tiene por objetivo establecer el procedimiento que permitala realización de arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de laEmpresa.2. ALCANCEEste procedimiento abarca en su aplicación a las dependencias y trabajadoresencargados del manejo y custodia de fondos de caja, valores negociables,documentos en garantía, documentos por pagar y documentos por cobrar.3. APROBACIÓN, IMPLANTACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓNAprobación: Gerencia GeneralImplantación: División de ContabilidadDivulgación y Actualización: Dpto. de Organización y Métodos e Información4. BASE LEGALNormas Técnicas de Control Interno para el Sector Público – Texto Aprobado porResolución de Contraloría N° 072-98-CG (Norma Técnica 230-12 Arqueo deFondos y Valores)5. NORMAS GENERALES5.1. DEFINICIONESArqueo de Caja.-Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo,durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizadotodo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, correspondecon lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales.Valores Negociables.-Son instrumentos del mercado monetario que puedenconvertirse fácilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de losactivos corrientes de la Empresa.25.2. NORMAS ESPECIFICAS5.2.1.

Los arqueos serán supervisados por la Jefatura de la División de Contabilidad,quién deberá suscribirlos.5.2.2.Los arqueos serán efectuados por la persona asignada de la Jefatura de laDivisión de Contabilidad y deberán ser practicados obligatoriamente enpresencia de la persona responsable de los fondos o documentos materia delarqueo. Opcionalmente, podrá participar un representante del Órgano de ControlInstitucional.5.2.3.La DivisiónContabilidad, tendrá la responsabilidad de practicar el arqueomensual ordinario y arqueo extraordinario de carácter sorpresivo y selectivo a lascajas chicas de la empresa, debiendo levantar un acta en la cual se consignarásu conformidad o disconformidad y que será suscrita por el encargado de cajachica y por quien realice el arqueo.Las irregularidades que se aprecien en los arqueos serán comunicadas porescrito a la Gerencia de Administración y Finanzas, con el propósito de que seadopten las medidas correctivas necesarias.6. CLASIFICACIÓN6.1. Arqueos de Caja Central- Campo de aplicación :Fondos en caja central, valores negociables ydocumentos en garantía.- Sujeto de arqueo : Tesorero- Documento de Análisis : Mayores Auxiliares- Elementos de arqueo :Efectivo, cheques y giros de tercerosCheques en carteraValores negociablesCartas FianzasRecibos de caja ingresosRecibos de caja egresosÚltimos depósitos efectuados, por cuentaChequerasÚltimo cheque en formato continuoÚltima carta de orden de transferencia emitidaÚltimo presupuesto de viaje entregado36.2. Arqueos de Fondos Fijos de Caja Chica- Campo de aplicación : Fondos asignados de caja chica- Sujeto de arqueo : Responsables de los fondos- Documento de Conciliación : Mayor auxiliar / Registro de Gastos de Caja Chica- Elementos de arqueo : -Efectivo- Vales provisionales entregados- Comprobantes de pago cancelados6.3.Arqueos de Documentos por Cobrar

- Campo de aplicación : Archivos de facturas, letras y otros documentospor cobrar emitidos por la empresa.- Sujeto de arqueo : Tesorero- Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares6.4. Arqueos de Documentos por Pagar- Campo de aplicación : Archivos de facturas, letras y otros documentospor pagar girados a la empresa- Sujeto de arqueo : Tesorero- Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares47. PROCEDIMIENTOPASOLABOR A REALIZAR1EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO,inicia elprocedimiento con la elaboración del Acta respectiva.2 Solicita la última documentación girada para practicar el cortedocumentario, visando cada uno de los documentos que lo conforman.3EL SUJETO DE ARQUEO,procede, en presencia del trabajadorresponsable del arqueo, a la presentación de la documentación y losúltimos movimientos en el sistema mecanizado o manual segúncorresponda.4EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO,procede al conteo yconfirmación del saldo, visando cada uno de los cierres, efectuando laconciliación o verificación del saldo.5 Efectúa el cierre del Acta respectiva, anotando en ella, de ser el caso,cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observaciónque afecte a la normatividad.6 Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla, conjuntamentecon el sujeto de arqueo, en señal de conformidad y la distribuye de lasiguiente manera:Original : División ContabilidadCopia 1 : Sujeto del ArqueoCopia 2 : Órgano de Control Institucional7 La División Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existendiferencias8¿EXISTEN DIFERENCIAS ?8ANo existen diferencias.-Continua en el paso N° 118BSí existen diferencias.-Informa por escrito al Trabajador Sujeto delArqueo y le solicita descargo a diferencias detectadas.9EL SUJETO DE ARQUEO,procede a efectuar descargo por escritomediante Documento Interno (Original y 2 copias) distribuyéndolo de lasiguiente manera:Original : División ContabilidadCopia 1 : Gerencia de Administración y FinanzasCopia 2 : Órgano de Control Institucional5PASOLABOR A REALIZAR10DIVISIÓN DE CONTABILIDAD,emite un informe dirigido a la Gerenciade Administración y Finanzas sobre el arqueo practicado a fin de quetome las medidas correctivas que correspondan.11 Término del procedimiento.APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERALN° 00672006-EGASA DEL 30 DE ENERO DEL 20066

P R O C E D I M I E N T O D E A R Q U E O ST R A B A J A D O R R E S P O N S A B L E D E L A R Q U E O T R A B A J A D O R S U J E T O D E L A R Q U E OI N I C I O A p e r t u r a e l A c t a r e s p e c t i v a S o l i c i t a l a ú l t i m a d o c u m e n t a c i ó n g i r a d a p a r a c o r t e d o c u m e n t a r i o P r o c e d e a l v i s a d o d e l o s d o c u m e n t o s s o l i c i t a d o s P r o c e d e , a p r e s e n t a r l a d o c u m e n t a c i ó n y l o s ú l t i m o s m o v i m i e n t o s e n e l s i s t e m a m e c a n i z a d o P r o c e d e a l c o n t e o y c o n f r o n t a c i ó n d e s a l d o s , v i s a n d o c a d a u n o d e l o s c i e r r e s E f e c t ú a l a c o n c i l i a c i ó n o v e r i f i c a c i ó n d e s a l d o s P r o c e d e a l c i e r r e d e l A c t a f i r m á n d o l a y h a c i é n d o l a f i r m a r a l s u j e t o d e l a r q u e o e n s e ñ a l d e c o n f o r m i d a d D e t e c t a a n o m a l í a s y l a s d e t a l l a e n e l a c t a E m i t e e l A / A 210A/AO r g . d e C o n t r o l I n s t i t u c i o n a l S u j e t o d e A r q u e oD I V I S I O N C O N T A B I L I D A DE m i t e I n f o r m e a l a G e r e n c i a d e A d m i n i s t r a c i ó n y F i n a n z a s s o b r e e l a r q u e o p r a c t i c a d o y s u s r e s u l t a d o s P r o c e d e a s o l i c i t a r d e s c a r g o a d i f e r e n c i a s p o r e s c r i t o E x i s t e n d i f e r e n c i a s ?1I n f o r m e Ó r g a n o d e C o n t r o l I n s t i t u c i o n a l G e r e n c i a d e A d m . y F i n a n z a sSiNoT E R M I N O 1L E Y E N D A A / A : A c t a d e A r q u e o D / I : D o c u m e n t o I n t e r n o d e I n f o r m e d e D i f e r e n c i a s210D/IE m i t e D / I d e d e s c a r g o s y l o r e m i t e a l a D i v i s i ó n C o n t a b i l i d a d7ANEXO NRO. 1Página 1ARQUEO DE CAJA CENTRALEn la ciudad de Arequipa, a las ............ horas del día ............................................. seprocedió a efectuar el arqueo de Caja Central de la empresa bajo la supervisión de laSra. CPC Luz María Zea Arroyo, Jefe de la División de Contabilidad.El Sr. ............................................... responsable del arqueo y el Sr. ........................................................................................ responsable de Caja- Egresos e Ingresos;obteniéndose el siguiente resultado.A.- Caja Egresos1. Facturas Pendientes de CobroN° Factura RUC Cliente Monto Importe Vencimiento2. ChequerasBanco N° de cuenta Numeración (del -al)ANEXO NRO. 1Página 28B.- Caja Ingresos1. Recibos de RecaudaciónFecha deEmisiónN°Recibo Descripción Monto Importe Vencimiento

2. Efectivo- ( ... ) Billete de S/. S/.- ( ... ) “- ( ... ) Moneda- .. ( ) “----------------Total----------------3. Notas de AbonoN°N/A. RUC Cliente Monto Importe Vencimiento4. ChequesBanco N° de Cheque Monto Importe9ANEXO NRO. 2Formulario 1ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICARESUMENFECHA :..........................A SR (A) : ............................................................... HORA : .........................--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ :- Arqueo de Caja Chica ( ..... )- Arqueo de Especies Valoradas ( ..... )--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESULTADOFondo ArqueableFONDO ARQUEADOEfectivoVales y comprobantes--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME CONFORME--------------------------------------------------- -----------------------------------------------Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado------------------------------------------Supervisor de ArqueoANEXO NRO. 210FORMULARIO 2ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICAEFECTIVOFECHA : .............................A SR (A) : ............................................................... HORA : .............................------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ:- Arqueo de Caja ChicaEFECTIVO :- (... ) Billete de S/. S/.- (... ) “- ( ) Moneda- ( ) “--------------Total ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME CONFORME--------------------------------------------------- -----------------------------------------------Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado------------------------------------------Supervisor de ArqueoANEXO NRO. 211FORMULARIO 3ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICACOMPROBANTES Y VALESFECHA : .............................A SR (A) : .................................................................. HORA : .............................COMPROBANTES Y VALESNº Fecha Descripción ImporteTotalS/.CONFORME CONFORME--------------------------------------------------- -----------------------------------------------Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado------------------------------------------Supervisor de Arqueo12ANEXO NRO. 3ARQUEO DE LETRAS POR COBRAREn la ciudad de Arequipa, a las ................... horas del día ........................................ ,se procedió a efectuar el arqueo de Letras por Cobrar que obran en poder del Área deTesoreríaFecha deemisiónNº Letra Girador RUC Monto Importe VencimientoFirmando el presente, en señal de conformidad.CONFORME CONFORME--------------------------------------------------- -----------------------------------------------Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado------------------------------------------Supervisor de Arqueo

13ANEXO NRO. 4ARQUEO DE FACTURAS POR COBRAREn la ciudad de Arequipa, a las ................. horas del día .............................................se procedió a efectuar el arqueo de Facturas por cobrar que obran en poder delDepartamento de Tesorería, obteniéndose el siguiente resultado:Fecha deEmisiónFactura Nº Descripción Mon. Importe VencimientoFirmando el presente, en señal de conformidad:CONFORME CONFORME--------------------------------------------------- -----------------------------------------------Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado------------------------------------------Supervisor de ArqueoANEXO NRO. 5

14ARQUEO DE CARTAS FIANZASEn la ciudad de Arequipa, a las ........................ horas del día .................................. seprocedió a efectuar el arqueo de Cartas Fianzas que obran en poder del Área deTesorería, obteniéndose el siguiente resultado:ContratoNºBancoNº CartaFianzaEntidadAfianzadaMonto Importe VencimientoFirmando el presente, en señal de conformidad :CONFORME CONFORME--------------------------------------------------- -----------------------------------------------Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado------------------------------------------Supervisor de ArqueoANEXO NRO. 6ARQUEO DE PRÉSTAMOS AL PERSONAL

15 En la ciudad de Arequipa, a las ................. horas del día ...........................................se procedió a efectuar el arqueo de Préstamos al Personal que obran en poder delDepartamento de Recursos Humanos, obteniéndose el siguiente resultado:Código Nº Tipo de Préstamo Saldo de PréstamoFirmando el presente, en señal de conformidad:CONFORME CONFORME--------------------------------------------------- -----------------------------------------------Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado------------------------------------------Supervisor de Arqueo