el sistema imss desde su empresa
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
E. Educativa: Sistemas Integrales en las Organizaciones
Catedrático: Dr. Carlos A. Torres Gastelú
Equipo 3:Campos López Elizabeth
Herrera Nieto Mayra YazmínPeñalosa Venses Axel Rafael
Rivera Méndez SandraTorres Rivera Ma. Angélica
AportaciónSistema IDSE
IMSS desde su empresaTecnología utilizada.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 3
EL SISTEMA IMSS DESDE SU EMPRESA 4
OBJETIVO 4
EXPECTATIVAS 4
EL PROYECTO 5
DOCUMENTACIÓN PARA LAS EMPRESAS 5
BENEFICIOS 5
REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA 6
PROCEDIMIENTO DEL TRABAJO 7
REQUERIMIENTO DE COMPUTO 7
INSTRUCTIVO PARA INICIO DE TRANSMISIONES I.D.S.E. 8
CONCLUSIÓN 10
Equipo 3
INTRODUCCIÓN
Actualmente la cultura electrónica está en constante cambio, mucho de los
trámites que con anterioridad se desarrollaban manualmente o de forma
presencial, se realizan por medio del servicio vía web que algunas organizaciones
ofrecen.
El Gobierno Mexicano ha implementado propuestas e innovaciones para la mejora
y facilidad de desarrollar los trámites convenientes tanto para las organizaciones
como los individuos.
El Instituto Mexicano del Seguro Social, por medio de un sistema llamado IDSE
que permite el registro de los trabajadores de una empresa, dentro del patrón del
Seguro Social sea más fácil y rápido, esto en apoyo a las organizaciones que
ofrecen esta prestación a sus empleados.
IDSE
Equipo 3
EL SISTEMA IMSS DESDE SU EMPRESA
El Instituto Mexicano del Seguro Social, abre sus puertas a las empresas que trabajan actualmente con el intercambio electrónico de datos a través de EDI, con esta tecnología el Instituto ha implementado el Sistema IMSS desde su Empresa (IDSE), para que los movimientos afiliatorios por Reingresos, Modificaciones de salario y Bajas de los trabajadores puedan ser reportados directamente desde la computadora de la empresa a la computadora del IMSS. El sistema inició su fase de prueba piloto en el mes de septiembre de 1996, lográndose comunicación con 7 empresas, de las cuales 5 son corporativas y cubren un total de 103 empresas registradas, a la fecha se encuentra implantado a nivel nacional y se cuenta con un total de 2813 empresas registradas, lo que representa 6% de la afiliación nacional.
El IDSE tiene su origen en el procedimiento del IMSS denominado "Comunicación de Movimientos Afiliatorios de los Trabajadores Asegurados Mediante Dispositivos Magnéticos o por Aviso Masivo", con el cual se realiza la recepción, concentración y trámite aproximado de 1.5 millones de movimientos afiliatorios al mes.
OBJETIVO:
El propósito de este sistema, es la simplificación del procedimiento de presentación y trámite de movimientos afiliatorios, mediante procesos totalmente automatizados que permitan la comunicación directa entre el IMSS y las empresas a través de las computadoras y por consiguiente, mantener información actualizada en las bases de datos.
EXPECTATIVAS:
Con la tecnología EDI, el Instituto espera lograr la comunicación con BANCOS y EMPRESAS, cualquiera que sea su infraestructura de cómputo, para que a mediano plazo se realice la implementación de otros procesos como los pagos, a través del intercambio electrónico extendiendo los servicios de su Red Institucional de Telecomunicaciones, utilizando un medio seguro y confiable como es la Red de Valor Agregado (VAN) por ahora, ya que se espera incorporar a Internet en poco tiempo.
El IMSS cuenta con los recursos necesarios para la recepción y transmisión de la información de las empresas y corporativos desde un solo punto de la República, y efectuar la distribución de los Avisos Automáticos a nivel nacional a las Sub-delegaciones donde las empresas y sus filiales deben realizar sus trámites, así mismo las actualizaciones de los registros (vigencias) en las clínicas.
EL PROYECTO:
Equipo 3
El proyecto de "EL IMSS DESDE SU EMPRESA" agiliza y optimiza el intercambio de información de los movimientos afiliatorios (Bajas, Reingresos y Modificaciones de salario del personal afiliado al IMSS) entre su empresa como patrón y el IMSS. Este proceso actualmente le demora semanas e inclusive meses al realizarlo y recibir por parte del IMSS una respuesta.
El proyecto fue realizado bajo un nuevo concepto tecnológico denominado EDI (Intercambio Electrónico de Datos) que consiste en enviar información utilizando medios electrónicos (redes de comunicación) desde la computadora de su empresa directamente a la computadora central del IMSS. Bajo esta nueva tecnología el proceso administrativo se acelera enormemente y en cuestión de 48 horas los movimientos serán registrados por el IMSS, notificándole a su empresa por el mismo medio (EDI).
DOCUMENTACION PARA LAS EMPRESAS:
El apoyo que el Instituto ofrece en este nuevo procedimiento de trabajo, consiste en la entrega del siguiente material:
Especificaciones para el desarrollo del programa de nómina que la empresa debe integrar para automatizar su proceso de envío y recepción de la información, utilizando la tecnología EDI.
Mapas de ambas transacciones para que el proveedor de EDI brinde asesoría a la empresa en su instalación.
Instrucciones para la realización de sus trámites y pruebas de transmisión en las oficinas del IMSS.
Programa de enlace que requerirá si su software EDI es para Sistema Operativo MS-DOS, para realizar las traducciones al enviar y recibir la información de movimientos afiliatorios, ya que esa versión no acepta la instalación de los mapas para intercambio.
BENEFICIOS:
El Instituto espera hacer extensivos los beneficios del sistema a los patrones para:
Facilitar la presentación de movimientos afiliatorios, evitando el servicio de mensajeros, tiempos perdidos en grandes filas para complicados trámites en un horario de ventanilla fijo y restringido, así como los rechazos de avisos.
Simplificar el procedimiento de reporte de movimientos afiliatorios, disminuyendo los índices de error y aclaraciones al patrón.
Garantizar que la información de las grandes bases de datos del Instituto está al día con la actualización de las empresas que se integran al programa, minimizando la posibilidad de error.
Reducir las cargas de trabajo al depender solamente de procedimientos automatizados que evitan el manejo de papel y error humano.
Equipo 3
Promover la participación activa de los patrones en la simplificación y modernización de los servicios del IMSS.
REQUISITOS PARA LA INSCRIPCION EN EL SISTEMA:
Acudir al Departamento de Supervisión de Afiliación Vigencia de la Delegación del IMSS a la que corresponde la empresa de acuerdo con su domicilio legal o donde realiza sus trámites normalmente, para inscribirse al programa a través de la firma de un convenio de trabajo con el Instituto, en el caso de corporativos se puede elegir un punto central para la incorporación al programa.
Obtener las especificaciones, mapas y programas de enlace en su caso, que entrega el Instituto de acuerdo con los requerimientos de la empresa y en función de su infraestructura de cómputo con que cuenta.
Contar con un mínimo de 100 trabajadores, salvo que la empresa considere que puede serle beneficioso aún contando con un número menor.
Tener instalado y en funcionamiento el software para intercambio electrónico de datos (EDI), y conocer ampliamente los beneficios que otorga.
Contar con el servicio de una Red VAN que hasta ahora es el único medio que reporta altos niveles de seguridad, confiabilidad y confidencialidad en la transmisión de información.
Realizar el procedimiento de homologación del registro de sus trabajadores suscritos al IMSS, con el propósito de ratificar que se están realizando movimientos en beneficio de los mismos trabajadores, es decir, que tanto en las bases de datos de la empresa como en las del Instituto reside la misma información.
Cubrir el procedimiento de prueba inicial, para así obtener la certificación del IMSS, y poder enviar la información de trabajo en forma normal.
Por último, es importante señalar que para la operación del programa, cada empresa deberá cubrir los gastos que implique la transmisión y recepción de los movimientos afiliatorios de sus trabajadores en forma integral, por su parte el Instituto cubrirá los servicios que impliquen la actualización y distribución de la información a nivel nacional, sin costo alguno.
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO:
Los documentos electrónicos diseñados para el IDSE, están basados en las transacciones 834 y 864 de los Estándares ANSI X12, la transacción 834 comprende los tres tipos de
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movimientos mencionados y la 864 los reportes consolidados que recibe la empresa asociada.
Los patrones podrán enviar su información al Instituto mediante la transacción 834 los 365 días del año a cualquier hora, se registrará la fecha y hora de transmisión, misma que será considerada para efectos de proceso y cumplimiento de los plazos de Ley.
Una vez recibida la información se lleva a cabo la actualización de las bases de datos del Instituto, generándose dos tipos de reportes, uno consolidado que comprende las cifras de movimientos operados y otro que contiene el detalle de los errores detectados, los cuales no deberán exceder del 5% del total de registros reportados, la respuesta será enviada por el IMSS a través de una transacción 864 a su buzón en un lapso de 12 a 48 horas de acuerdo con la hora y día en que hayan transmitido y según corresponda al corte del IMSS. Por otra parte, los avisos automáticos impresos por el instituto estarán a la disposición de la empresa en la Sub-delegación que le corresponda y que controla sus registros patronales en un lapso de 2 a 8 días hábiles.
LOS REQUERIMIENTOS DE CÓMPUTO
Equipo de cómputo de tipo PC con las siguientes características mínimas.
Procesador 486 o superior Espacio en disco de 60 MB (más espacio para sus datos) Monitor a color Memoria RAM de 32 MB Mouse DRIVE de 3.5 pulgadas Puerto serie RS/232 Windows 95 o superior Módem asyncrono, Hayes compatible (comandos AT), velocidad mínima de 2,400
bps, externo (de preferencia), cable RS232 para conexión a la PC (si es externo) Línea telefónica (de preferencia directa) Impresora
INSTRUCTIVO PARA INICIO DE TRANSMISIONES I.D.S.E.
El software EDI, es una herramienta que facilita el envío de grandes volúmenes de información con el 100% de seguridad en la confidencialidad e integridad de los datos. Para realizar el intercambio de información, es necesaria la elaboración de documentos electrónicos, con estándares reconocidos internacionalmente, denominados mapas. Los
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mapas son documentos similares a formatos de captura con los cuales se puede realizar el intercambio de información.
Los estándares mencionados son rígidos, es decir, requieren de cumplimiento estricto, por lo tanto, deben ser revisados antes de iniciar la comunicación electrónica. Esta revisión se realiza por el Instituto a través del Departamento de Informática en su Delegación correspondiente, con la función denominada "Prueba Inicial". El procedimiento es el siguiente:
El patrón, con el apoyo de su proveedor de software EDI, debe generar a través del "traductor", un archivo en formato EDI, con tres movimientos: Una baja, un reingreso y una modificación. Éste, es un archivo igual a los que se generan con el traductor, pero se distingue porque únicamente debe tener tres movimientos y el nombre del asegurado para los tres movimientos debe ser: DATOS DE PRUEBA PRIMERA TRANSMISION.
El nombre del archivo generado deber ser EDI.TXT El patrón debe entregar al Departamento Delegacional de Informática (DDI) a
través del Jefe del Departamento de Supervisión de Afiliación y Vigencia, el archivo EDI.TXT en un disco flexible de 3.5".
El Departamento Delegacional de Informática debe revisar el contenido y estructura del archivo con la función Prueba Inicial.
La función Prueba Inicial revisa el archivo y manda a impresión un reporte con los resultados de la prueba.
El Departamento Delegacional de Informática debe entregar al patrón, a través del Jefe del Departamento de Supervisión de Afiliación y Vigencia, el resultado de la prueba inicial. Tomando en cuenta las siguientes consideraciones:
Si la función Prueba Inicial no reporta ningún error en la estructura del archivo EDI.TXT, el patrón puede iniciar su transmisión al Buzón del IMSS. El patrón debe enviar al Buzón el mismo archivo EDI.TXT, con el fin de completar el ciclo de validación de las comunicaciones.
Si la función Prueba Inicial reporta por lo menos un error, el patrón debe generar nuevamente el archivo y entregarlo al Departamento Delegacional de Informática para su validación.
La función Prueba Inicial tiene como objetivo básico, verificar que el archivo de movimientos IMSS del patrón, fue generado correctamente y será aceptado sin problemas de validación por los sistemas del Instituto. Así mismo, tiene la tarea de ratificar que el software EDI adquirido por el patrón, esté realizando correctamente la traducción de los datos.
Lo anterior permitirá al patrón asegurar que su sistema se comunicará sin problemas con los sistemas del Instituto, es decir, que tanto las claves de identificación y acceso a los buzones así como la traducción y la estructura de su información han quedado
Equipo 3
registradas correctamente, logrando un procedimiento de intercambio de información oportuno y totalmente automatizado.
En el presente instructivo se proporcionan al Departamento Delegacional de Informática los elementos necesarios para revisar el archivo muestra entregado por el patrón, mismo que debe generar con las especificaciones indicadas y haciendo uso de su software EDI.
Es importante aclarar que la empresa que realiza transacciones electrónicas, utilizando la tecnología EDI, cuenta con el apoyo y asesoría de su proveedor; por lo tanto, cualquier problema que no sea posible identificar, en el proceso de traducción que se realiza con el software EDI o en el envío de información a través de la Red de Valor Agregado (VAN) con el software de comunicación, deberá ser aclarado por su proveedor de EDI.
CONCLUSIÓN
Equipo 3
El Instituto Mexicano de Seguro Social, ofrece con esta implementación la
automatización de los procesos en el alta, baja o modificaciones con respecto al
patrón de seguro social que las empresas tienen de sus trabajadores.
La utilización de esta herramienta ayuda que los procesos que duraban semanas
en realizarse o para obtener respuestas sean de manera fácil y sencillo, ya que
con esto ayuda que las los registros se realicen con repuesta de 12 a 18 horas, a
fin de evitar pérdida de tiempo, así como también el mantener las Bases de Datos
actualizadas con respecto tanto de las empresas como de los propios trabajadores
del IMSS.
Equipo 3