escuela politécnica nacional facultad de ingeniería de sistemas

I

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL

FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN Y MEJORA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE TITULACIÓN Y

TESIS DE GRADO DE LA FIS.

PROYECTO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN SISTEMAS INFORMÁTICOS Y DE COMPUTACIÓN.

TARAPUES FUEL BLANCA DAMARIS

[email protected]

UVIDIA TAPIA DAISY PAMELA

[email protected]

DIRECTOR: MARCO SANTÓRUM G. Ph. D.

[email protected]

Quito, mayo 2016

II

DECLARACIÓN

Nosotras, Tarapues Damaris y Uvidia Daisy, declaramos bajo juramento que el

trabajo aquí descrito es de nuestra autoría; que no ha sido previamente presentado

para ningún grado o calificación profesional; y, que hemos consultado las

referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.

A través de la presente declaración cedemos nuestros derechos de propiedad

intelectual correspondientes a este trabajo, a la Escuela Politécnica Nacional,

según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por

la normatividad institucional vigente.

Tarapues Fuel Blanca Damaris Uvidia Tapia Daisy Pamela

III

CERTIFICACIÓN

Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Blanca Damaris Tarapues

Fuel y Daisy Pamela Uvidia Tapia, bajo mi supervisión.

Marco Santórum G. Ph.D.

DIRECTOR DE PROYECTO

IV

AGRADECIMIENTOS

Al Señor Jesucristo, por ser el autor de la vida y la inspiración de mi existencia, a

mis padres por ser mi pilar y por quienes he logrado llegar hasta aquí. A mis

hermanos Cristian y Yadira por brindarme su amor y paciencia. También agradezco

a mi mejor amiga y hermana, Daisy Uvidia por ser mi soporte en esta carrera

académica, y a nuestro tutor, Ph.D Marco Santórum G. por la paciencia y

conocimientos compartidos para culminar esta carrera.

Tarapues Fuel Blanca Damaris

V

AGRADECIMIENTOS

Al Dios mi Padre celestial, quien me ha dado las fuerzas para seguir adelante a

pesar de todo, a mis padres, quienes me han apoyado continuamente y han

sido un pilar fundamental en mi vida para no desmayar, a mis hermanos

Katherine, Jadira, Jessica y Bryan, quienes me han brindado su amor e

igualmente me han apoyado totalmente. También agradezco a mi mejor amiga

y compañera de tesis Damaris Tarapues, quien ha sido más que una hermana

para mí y una bendición en mi vida y a Marco Santórum G. Ph.D quien ha

aceptado guiarnos en el desarrollo de este proyecto.

Uvidia Tapia Daisy Pamela

VI

DEDICATORIA

A mi Señor Jesús, a él sea la gloria y la honra.

A mis padres, Jorge y Mery, mentores y amigos incondicionales.

A mis hermanos, Cristian, Yadira y Daisy, mi cuñada, por compartir momentos

valiosos conmigo.

Y a mis bellas sobrinas Hillary y Miley, por brindarme su sonrisa y dulzura cada

día.

Les dedico con todo mi amor.

“Los que con lágrimas sembraron, con regocijo segarán” Sal 126:5

“He peleado la buena batalla, he acabado la carrera y he guardado la fe”

2 Ti 4:7

Tarapues Fuel Blanca Damaris

VII

DEDICATORIA

Al Dios todopoderoso por su inmenso amor y misericordia.

A mis padres Marlene y Ramiro, quienes han estado junto a mí en todo momento.

A mis hermanos Katherine, Jadira, Jessica y Bryan se los dedico con todo mi amor.

A mis amigos, quienes de alguna u otra manera han estado pendientes de mí.

“El caballo se prepara para el día de la batalla, pero la victoria pertenece al Señor”.

Pv 21:31

Uvidia Tapia Daisy Pamela

VIII

CONTENIDO

CAPÍTULO 1 .......................................................................................................... 1

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1

1.1 PROBLEMÁTICA ...................................................................................... 3

1.2 OBJETIVOS .............................................................................................. 4

1.2.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................ 4

1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................. 4

1.3 METODOLOGÍA ....................................................................................... 4

1.3.1 METODOLOGÍA ISEA: DEFINICIÓN Y ENFOQUE ........................... 4

1.3.2 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA METODOLOGÍA ISEA .......... 6

1.3.3 FASES DE LA METODOLOGÍA ISEA ................................................ 6

1.4 MARCO DE REFERENCIA ..................................................................... 19

1.4.1 PROCESO ........................................................................................ 19

1.4.2 ELEMENTOS DEL PROCESO ......................................................... 20

1.4.3 BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) ............................... 22

1.4.4 OBJETIVOS DE BPM (METODOLOGÍA) ......................................... 22

1.4.5 CICLO DE VIDA TRADICIONAL BPM .............................................. 23

1.4.6 HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS .... 24

1.4.7 FASE DE AUTOMATIZACIÓN ......................................................... 28

1.4.8 BPMN (BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION) .............. 39

CAPÍTULO 2 ........................................................................................................ 45

DISEÑO Y EVALUACIÓN DEL PROCESO ......................................................... 45

2.1 ESTADO DE SITUACIÓN ACTUAL ........................................................ 45

2.2 IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS DEL PROCESO ............................ 49

2.3 NORMATIVA VIGENTE .......................................................................... 61

2.3.1 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR ................... 61

2.3.2 LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR ............................... 62

2.3.3 REGLAMENTO DEL RÉGIMEN ACADÉMICO CODIFICADO-CONSEJO DE EDUCACIÓN SUPERIOR ..................................................... 64

2.3.4 REGLAMENTO DE SISTEMAS DE ESTUDIOS DE LAS CARRERAS DE FORMACIÓN PROFESIONAL Y POSGRADO DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL ............................................................................ 68

IX

2.3.5 INSTRUCTIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA UNIDAD DE TITULACIÓN EN LAS CARRERAS Y PROGRAMAS VIGENTES DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL. ......................................................... 69

2.3.6 DIRECTRICES PARA LA APLICACIÓN DE LA UNIDAD DE TITULACIÓN DE LA FIS ................................................................................ 71

2.4 CARACTERIZACION GENERAL DEL PROCESO ................................. 75

2.4.1 OBJETIVO DEL PROCESO ............................................................. 75

2.4.2 LISTA DE ACTORES Y FUNCIONES .............................................. 75

2.4.3 RESPONSABLE DEL PROCESO .................................................... 76

2.4.4 ROLES Y FUNCIONES DEL PROCESO ......................................... 76

2.5 DISEÑO DEL PROCESO ........................................................................ 79

2.5.1 DIAGRAMA DE PROCESOS ISEA .................................................. 79

2.5.2 LISTA DE DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO .............. 112

2.5.4 OTROS CASOS O REQUISITOS EN LA GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN ......................................................................................... 121

2.5.5 DIFERENTES ESCENARIOS DEL PROCESO .............................. 121

2.5.6 PROCESOS RELACIONADOS ...................................................... 122

2.6 EVALUACIÓN Y PROPUESTA DE MEJORA ....................................... 123

2.6.1 DIFICULTADES IDENTIFICADAS POR LOS PARTICIPANTES ... 123

2.6.2 ANÁLISIS DE DIFICULTADES ....................................................... 124

2.6.3 PROPUESTA DE ACCIONES DE MEJORA .................................. 127

2.6.4 PRIORIZACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA .............................. 130

2.6.5 MEDICIÓN DEL IMPACTO DE LAS ACCIONES DE MEJORA ..... 132

CAPÍTULO 3 ...................................................................................................... 138

AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO ................................................................ 138

3.1 IMPLEMENTACIÓN .............................................................................. 138

PASO 1: DISEÑO DEL PROCESO ............................................................ 140

PASO 2: CREAR OBJETOS DE NEGOCIO ................................................ 144

PASO 3: CREAR FORMULARIOS .............................................................. 146

PASO 4: DEFINICIÓN DE SERVICIOS DE DECISIÓN ............................... 152

PASO 5: CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE USUARIOS............................... 153

PASO 6: IMPLEMENTACION DE SERVICIOS ........................................... 156

PASO 7: EJECUCIÓN ................................................................................. 166

3.2 PRUEBAS Y EVALUACIÓN .................................................................. 168

X

3.2.1 PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD .................................................. 168

3.2.2 PRUEBAS DE USABILIDAD .......................................................... 200

CAPÍTULO 4 ...................................................................................................... 206

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 206

4.1 CONCLUSIONES ..................................................................................... 206

4.2 PERSPECTIVAS DEL TRABAJO Y RECOMENDACIONES .................... 208

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................ 209

ANEXOS ...................................................................................................... 216

XI

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1: Etapas de la Fase de Identificación .......................................................... 7 Tabla 2: Etapas de la Fase de Simulación ........................................................... 10 Tabla 3: Elementos de representación de la Metodología ISEA .......................... 12 Tabla 4: Etapas de la Fase de Evaluación ........................................................... 13 Tabla 5: Etapas de preparación de las acciones de mejora ................................. 17 Tabla 6: Protocolo de la Fase de Mejora .............................................................. 18 Tabla 7: Pasos del grupo de discusión ................................................................. 25 Tabla 8: Principales versiones de IBM BPM......................................................... 31 Tabla 9: Criterios de Evaluación de Alternativas Tecnológicas BPMS ................. 36 Tabla 10: Resultados de la evaluación de las Herramientas BPMS ..................... 38 Tabla 11: Evaluación de las Suites BPMS ........................................................... 39 Tabla 12: Notación BPMN: Actividades ................................................................ 41 Tabla 13: Notación BPMN: Datos ......................................................................... 41 Tabla 14: Notación BPMN: Contenedores ........................................................... 42 Tabla 15: Notación BPMN: Compuertas .............................................................. 43 Tabla 16: Notación BPMN: Eventos ..................................................................... 44 Tabla 17: Análisis de la Constitución del Ecuador referentes a la Educación Superior ................................................................................................................ 61 Tabla 18: Análisis de la Ley Orgánica de Educación Superior ............................. 63 Tabla 19: Análisis del Reglamento de Régimen Académico ................................ 67 Tabla 20: Análisis del Reglamento de Sistemas de Estudios de las Carreras de Formación Profesional y Posgrado de la Escuela Politécnica Nacional. Realizado por las autoras. ..................................................................................................... 68 Tabla 21: Análisis de la Unidad de Titulación en las carreras y programas vigentes de la Escuela Politécnica Nacional ....................................................................... 70 Tabla 22: Análisis correspondiente a los Trabajos de Titulación y Examen Complexivo del Instructivo de la Unidad de Titulación ......................................... 71 Tabla 23: Directrices de la Unidad de Titulación: Caso 1 ..................................... 73 Tabla 24: Directrices de la Unidad de Titulación: Caso 2 ..................................... 74 Tabla 25: Directrices de la Unidad de Titulación: Caso 3 ..................................... 75 Tabla 26: Caracterización del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación de Pregrado de la FIS ............................................................................................... 78 Tabla 27: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador) ............................................................................................................................. 84 Tabla 28: Resumen de actividades del Jefe de Departamento (modalidad Proyecto de investigación) ................................................................................... 85 Tabla 29: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto de investigación) ................................................................. 86 Tabla 30: Resumen de actividades del Administrador del sitio web (modalidad Proyecto de investigación) ................................................................................... 87

XII

Tabla 31: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto de investigación) ....................................................................................................... 91 Tabla 32: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto de investigación) ....................................................................................................... 92 Tabla 33: Resumen de actividades de la secretaria (modalidad Proyecto de investigación) ....................................................................................................... 93 Tabla 34: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto de investigación) ................................................................. 93 Tabla 35: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto de investigación) ....................................................................................................... 95 Tabla 36: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................................................... 98 Tabla 37: Resumen de actividades de la Secretaria de Decanato (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................... 99 Tabla 38: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor). .............................. 100 Tabla 39: Resumen de actividades del Administrador del Sitio Web (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................. 100 Tabla 40: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................................................. 104 Tabla 41: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................................................. 105 Tabla 42: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................................................. 106 Tabla 43: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) ............................... 107 Tabla 44: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor) .................................................................................. 107 Tabla 45: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante) ............................................................................... 110 Tabla 46: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante) ............................................................................... 110 Tabla 47: Resumen de actividades de la secretaria (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante). ............................................................. 111 Tabla 48: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante). ........................... 112 Tabla 49: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante). .............................................................................. 112 Tabla 50: Lista de documentos asociados al proceso ....................................... 118 Tabla 51: Lista de dificultades asociadas al proceso ......................................... 126 Tabla 52: Priorización de acciones de mejora .................................................... 131 Tabla 53: Impacto de acciones de mejora .......................................................... 133 Tabla 54: Lista de objetos de negocio y variables del proceso .......................... 144

XIII

Tabla 55: Parámetros de Configuración del servicio SMTP ............................... 163 Tabla 56: Encuesta de satisfacción de usuario .................................................. 201

XIV

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 : Ciclo de vida de la Metodología ISEA ............................................................... 5 Figura 2 : Diagrama de actividades ISEA .......................................................................... 6 Figura 3: Diagrama de actores del Proceso ...................................................................... 9 Figura 4: Diagrama del proceso de Gestión de Trabajo de Titulación-Primer escenario ..11 Figura 5: Ejemplo de diagrama del proceso de Gestión de Trabajo de Titulación con identificación de dificultades ............................................................................................14 Figura 6: Ejemplo del diagrama de afinidad del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación (Ver Sección 1.4.6.3) .......................................................................................15 Figura 7: Ejemplo del diagrama de Relaciones del proceso de Trabajos de Titulación (Ver 1.4.6.4) ............................................................................................................................16 Figura 8: Diagrama de mejora del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación ...........19 Figura 9: Elementos del proceso: ISO 9001 .....................................................................21 Figura 10: Perspectivas BPM ...........................................................................................22 Figura 11: Ciclo de vida BPM ...........................................................................................23 Figura 12: Ejemplo de diagrama de Afinidades ................................................................27 Figura 13: Ejemplo de diagrama de Relaciones. ..............................................................28 Figura 14: Magic Quadrant de Gartner para suites de Business Process Management Marzo 2015 ......................................................................................................................30 Figura 15: Arquitectura de IBM Business Process Management ......................................32 Figura 16: Organigrama FIS [36] .....................................................................................47 Figura 17: Mapa de Procesos internos de la FIS .............................................................48 Figura 18: Diagrama de actores del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación .........76 Figura 19: Sesión de trabajo de la Fase de simulación ....................................................81 Figura 20: Diagrama del proceso para el registro de temas para el catálogo de temas de Trabajos de Titulación (modalidad proyecto de investigación) .........................................82 Figura 21: Diagrama ISEA de proceso para el registro de temas para el catálogo de temas de Trabajos de Titulación (modalidad proyecto de investigación) ..........................83 Figura 22: Formulario de Trabajo de Titulación evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación .........................................................................................................................87 Figura 23: Catálogo de Proyectos de Investigación .........................................................88 Figura 24: Diagrama del proceso para la asignación y aprobación del tema de trabajo de titulación (modalidad proyecto de investigación) ..............................................................89 Figura 25: Diagrama ISEA del proceso para la asignación y aprobación del tema de trabajo de titulación (modalidad proyecto de investigación). ............................................90 Figura 26: Plan de Trabajo de Titulación evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación .........................................................................................................................94 Figura 27: Plan de Trabajo de Titulación aprobado por la Comisión de la Unidad de Titulación .........................................................................................................................95 Figura 28: Diagrama del proceso para el registro de temas para el catálogo de temas de trabajos de titulación propuesto por el profesor (modalidad Proyecto integrador) ............96 Figura 29: Diagrama ISEA de proceso para el registro de temas para el catálogo de temas de trabajos de titulación propuesto por el profesor (modalidad Proyecto integrador). ........................................................................................................................................97 Figura 30: Catálogo de Proyectos Integradores ............................................................. 101

XV

Figura 31: Diagrama del proceso para la asignación y aprobación del tema de trabajo de titulación (modalidad proyecto integrador propuesto por el profesor) ............................. 102 Figura 32: Diagrama ISEA del proceso para la asignación y aprobación del tema de trabajos de titulación (modalidad proyecto integrador propuesto por el profesor) ........... 103 Figura 33: Diagrama del proceso para la aprobación del tema del proyecto integrador propuesto por el estudiante............................................................................................ 108 Figura 34: Diagrama ISEA del proceso para la aprobación del tema del proyecto integrador propuesto por el estudiante. .......................................................................... 109 Figura 35: Mapa de escenarios del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación ........ 122 Figura 36: Procesos relacionados con la Gestión de Trabajo de Titulación ................... 123 Figura 37: Ejemplo de dificultad identificada por los actores del proceso. ...................... 124 Figura 38: Identificación de dificultades encontradas por los actores del proceso en el diagrama de Asignación y Aprobación del tema de Trabajo de Titulación modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor. .............................................................. 125 Figura 39: Propuesta de acciones de mejora. ................................................................ 127 Figura 40: Diagrama de afinidad de la propuesta de acciones de mejora 1. .................. 128 Figura 41: Diagrama de Afinidad de la propuesta de acciones de mejora 2. .................. 129 Figura 42: Priorización de acciones de mejora............................................................... 131 Figura 43: Propuesta de mejora del proceso para el registro de temas para el catálogo de temas de Trabajos de Titulación .................................................................................... 134 Figura 44: Propuesta de mejora para la asignación y aprobación del tema de Trabajo de Titulación ....................................................................................................................... 135 Figura 45: Propuesta de mejora para la aprobación del tema de Trabajo de Titulación. 136 Figura 46: Fases de IBM BPM ....................................................................................... 139 Figura 47: Secuencia de pasos para implementar un proceso de negocio. .................... 140 Figura 48: Barra de Herramientas en Notación BPMN 2 ................................................ 141 Figura 49: Diagrama BPMN para el registro de temas de Trabajos de Titulación en el catálogo de temas. ........................................................................................................ 141 Figura 50: Diagrama BPMN para la asignación y aprobación de Planes de Trabajos de Titulación ....................................................................................................................... 142 Figura 51: Diagrama BPMN para la asignación y aprobación de planes de Trabajos de Titulación propuesto por el estudiante. .......................................................................... 143 Figura 52: Creación de un Objeto de Negocio ............................................................... 145 Figura 53: Nuevo objeto de Negocio .............................................................................. 145 Figura 54: Variables del Objeto de Negocio ................................................................... 145 Figura 55: Áreas funcionales de Coaches ...................................................................... 146 Figura 56: Construcción de la actividad llenar formulario de plan de Trabajo de Titulación ...................................................................................................................................... 147 Figura 57: Creación del Asistente de actividad .............................................................. 147 Figura 58: Nombre de la Interfaz de usuario .................................................................. 148 Figura 59: Variables de la interfaz.................................................................................. 148 Figura 60: Coaches de la Interfaz .................................................................................. 149 Figura 61: Diseño de los Coaches de la Interfaz ............................................................ 149 Figura 62: HTML personalizado en el coach Información Básica ................................... 150 Figura 63: Validación de fecha ....................................................................................... 150 Figura 64: Validación de botón ...................................................................................... 151 Figura 65: Vista del coach en el navegador Firefox ....................................................... 152

XVI

Figura 66: Definición de servicios de decisión ............................................................... 153 Figura 67: Configuración de la pasarela del flujo del proceso ........................................ 153 Figura 68: Creación de usuarios en el Process Admin Console de IBM BPM ................ 154 Figura 69: Asignación de usuarios desde el Process Designer de IBM BPM ................. 155 Figura 70: Definición de equipos en el Process Designer de IBM BPM ......................... 155 Figura 71: Asignar usuarios a una actividad del proceso en Process Designer de IBM BPM ............................................................................................................................... 155 Figura 72: Asignar usuarios por pools ............................................................................ 156 Figura 73: Crear un nuevo Servicio de Sistema general ................................................ 157 Figura 74: Importar toolkit PDF Utility al Process Designer de IBM BPM ....................... 157 Figura 75: Servicio anidado ........................................................................................... 157 Figura 76: Correlación de datos para servicios de integración ....................................... 157 Figura 77: Correlación de datos para el servicio de integración ..................................... 158 Figura 78: Servicio anidado enlazado a un servicio de sistema general ........................ 158 Figura 79: Servicio anidado enlazado a un servicio de sistema general ........................ 159 Figura 80: Variable css del formulario de Plan de Trabajo de Titulación ........................ 159 Figura 81: Servicio del sistema general dentro de un servicio anidado .......................... 159 Figura 82: Scriptlet de servidor ...................................................................................... 160 Figura 83: Scriptlet de servidor ...................................................................................... 160 Figura 84: Creación del pdf shell.................................................................................... 161 Figura 85: Implementación del pdf shell ......................................................................... 161 Figura 86: Coach relacionado a la vista Previa del Plan Aprobado. ............................... 161 Figura 87: Código html en el coach relacionado a la vista Previa del Plan Aprobado..... 162 Figura 88: Creación del servicio de integración “pendiente”. .......................................... 162 Figura 89: Configuración SMTP ..................................................................................... 163 Figura 90: Configuración SMTP ..................................................................................... 164 Figura 91: Nuevo Servicio Ajax ...................................................................................... 164 Figura 92: Conexión al servicio “LineasInvestigación”.................................................... 165 Figura 93: Líneas de código del servicio Línea de Investigación. ................................... 165 Figura 94: Autenticación del usuario .............................................................................. 166 Figura 95: Tareas del usuario ........................................................................................ 167 Figura 96: Reclamar tareas desde el Process Portal ..................................................... 167 Figura 97: Registro del plan de Trabajo de Titulación en el Process Portal .................... 167 Figura 98: Registro del plan de Trabajo de Titulación en el Process Portal – segunda parte .............................................................................................................................. 168 Figura 99: Resultado de pregunta 1 una vez realizada la encuesta ............................... 202 Figura 100: Resultado pregunta 2 una vez realizada la encuesta .................................. 202 Figura 101: Resultado pregunta 3 una vez realizada la encuesta .................................. 203 Figura 102: Resultado pregunta 4 una vez realizada la encuesta .................................. 203 Figura 103: Resultado pregunta 5 una vez realizada la encuesta .................................. 204 Figura 104: Resultado pregunta 6 una vez realizada la encuesta .................................. 204

XVII

RESUMEN

EL Proceso de Gestión de Proyectos de Titulación es un proceso interno de la FIS

muy importante tanto para las autoridades como para los estudiantes. Actualmente

no se encuentra formalizado, tampoco existen manuales que detallen las

actividades que se realizan dentro del proceso, existen actividades repetitivas, se

realizan manualmente y debido al replanteamiento del Reglamento del Régimen

Académico surgieron nuevos escenarios del proceso.

Por esta razón el objetivo de este proyecto es formalizar el proceso de Gestión de

Proyectos de Titulación de la Facultad de Ingeniería de Sistemas (FIS) de la

Escuela Politécnica Nacional empleando la metodología ISEA para el

levantamiento de requerimientos del proceso e implementar la propuesta de

automatización del proceso mediante el uso de la herramienta IBM-BPM.

XVIII

Para el desarrollo del proyecto se sigue el enfoque propuesto por la metodología

ISEA, el mismo que se resume de la siguiente manera:

§ Identificación del proceso: En esta fase se identifican los actores (internos y

externos) del proceso, se recolecta la información relacionada al proceso y

se estudia la normativa vigente que establece las condiciones en la cual se

debe ejecutar el proceso.

§ Simulación del proceso: En esta fase se modeliza el proceso mediante la

ayuda de un juego serio propuesto por la metodología ISEA, logrando

especificar las actividades, flujos de información, actores, etc., concibiendo

de esta manera una representación de un diagrama de procesos.

§ Evaluación del proceso: En esta fase se evalúa el estado actual del proceso,

identificando las dificultades existentes y definiendo posibles soluciones de

mejora y su impacto sobre el proceso.

§ Mejora del proceso: En esta fase se propone una solución mejorada del

proceso en función de los resultados de la evaluación previa.

Finalmente el resultado de este proyecto es la caracterización del proceso y la

implementación de una propuesta de automatización con la ayuda de una

herramienta BPMS.

1

CAPÍTULO 1

INTRODUCCIÓN

Actualmente las organizaciones se encuentran en un ambiente competitivo que les

exige replantear los conceptos de calidad enfocados en la mejora continua, con el

fin de aportar positivamente a la organización, a través de sus procesos que se

rigen bajo políticas, normas y reglamentos.

Los procesos ayudan a mejorar y optimizar las actividades cotidianas que se llevan

a cabo dentro de la organización; sin embargo, hoy en día las organizaciones no

toman las medidas necesarias para mejorarlos y peor aún no están preparadas

para los cambios que éstos requieran. [1]

Este es el caso que se presenta en la Facultad de Sistemas de la Escuela

Politécnica Nacional, en la gestión de procesos internos, principalmente el Proceso

de Gestión de Proyectos de Titulación y Tesis de Grado de la FIS1, el mismo que

actualmente ha sufrido cambios debido al replanteamiento del Reglamento de

Régimen Académico (Ver 2.3.3) dando lugar a nuevos escenarios del proceso, los

cuales no se encuentran automatizados y cuyas actividades deben ser redefinidas.

Además, no existen manuales que detallen cada actividad que se realiza

cotidianamente dentro del proceso el cual engloba el registro de temas de Trabajos

de Titulación al catálogo web de la Facultad de Ingeniería de Sistemas, la

asignación de temas y aprobación del plan de Trabajo de Titulación y el seguimiento

que cada tutor realiza al avance del Trabajo de Titulación realizado por el estudiante

una vez que su plan ha sido aprobado por la Comisión de la Unidad de Titulación.

Esto ocasiona retraso en el tiempo de respuesta a las solicitudes de aprobación de

los planes de Trabajos de Titulación presentadas por los estudiantes, realización

de actividades innecesarias y la no optimización de recursos.

1 Entiéndase de hoy en adelante Proyecto de Titulación como Trabajo de Titulación, debido a los cambios realizados en el Reglamento de Régimen Académico (Quinta disposición transitoria) relacionada a la modalidad de Titulación (Véase 2.3.3)

2

Por esto, es necesario plantear estrategias que permitan alinear de manera

eficiente y eficaz los procesos, siendo BPM (Business Process Management) una

opción acogida por algunas organizaciones, ya que propone el siguiente ciclo de

vida: Diseño, Ejecución, Control, Análisis y Optimización del proceso de negocio.

[2]

Para cumplir con el ciclo de vida BPM se aplicará la metodología ISEA que

principalmente se enfoca en la participación activa de los actores del proceso

quienes ayudan al levantamiento de requerimientos, mediante un juego de roles

serio. Esta metodología tiene cuatro fases: Identificación, simulación, evaluación y

mejora del proceso, las mismas que se apoyan en herramientas de calidad que

permiten optimizar las fases clásicas del ciclo de vida BPM, entre ellas se

mencionan Brainstorming, Grupo de Enfoque, Diagrama de Afinidad y Diagrama de

relaciones. [3]

Después de concluir con las fases de la metodología ISEA se procede a la

automatización del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación, para que la

mayor parte de las tareas se puedan realizar en menor tiempo, ofrecer mejor

servicio, optimizar recursos, tener un seguimiento de las actividades de mejor

manera, acceso a la información de forma más rápida, segura y ágil mediante el

uso de herramientas BPMS.

Este proyecto está estructurado por cuatro capítulos los cuales se detallan de la

siguiente manera:

· El Primer Capítulo contiene la problemática del proceso que se pretende

resolver, los objetivos generales y específicos que se pretenden alcanzar, la

descripción de la metodología que se usará en la gestión de procesos y

finalmente el marco de referencia que contiene definiciones y conceptos

referentes al estado del arte de este trabajo.

· El Segundo Capítulo se refiere al análisis del estado de situación actual,

identificación de requisitos, la respectiva normativa en la que se fundamenta

el proceso, la caracterización general y diseño del mismo, evaluación y

propuesta de mejora, cumpliendo así con las fases de la metodología ISEA.

3

· El Tercer Capítulo comprende la automatización del proceso usando la Suite

IBM BPM la cual brinda las facilidades adecuadas para satisfacer las

necesidades de los usuarios. Además se probará y evaluará el proceso de

Gestión de Trabajos de Titulación aplicando pruebas de funcionalidad y

usabilidad.

· Finalmente, el Cuarto Capítulo presenta las conclusiones y

recomendaciones de este proyecto.

En los siguientes subcapítulos se analizará la problemática del proceso, objetivos,

descripción de la metodología empleada y el marco de referencia.

1.1 PROBLEMÁTICA

Las organizaciones tienen la necesidad de adaptarse a los constantes y rápidos

cambios. Éstos pueden ser: legales, de entorno, a nivel de organización y

tecnológicos. La manera más fácil de gestionar estos cambios es la gestión

organizacional enfocada en procesos, es decir desde la formalización, estudio,

evaluación hasta la mejora continua de cada uno de los procesos de negocio.

Sin embargo, es fácil evidenciar que en muchas organizaciones sean estas públicas

o privadas, como es el caso de las universidades ecuatorianas y más

específicamente la Facultad de Ingeniería de Sistemas de la EPN, no poseen una

cartografía de procesos internos al día, muchos de sus procesos no están

formalizados, la mayoría de las tareas administrativas se las realiza de manera

manual, lo cual ocasiona problemas de falta de eficiencia, redundancia de

información, etc. Las Universidades como todas las organizaciones deben ser

flexibles, capaces de alinear sus procesos en tiempo real a las necesidades de su

personal, estudiantes, público en general. Debido a esto, en la FIS se lleva a cabo

el Proyecto ISEAsy-FIS. Como parte del trabajo generado en el proyecto, se ha

establecido la cartografía de procesos internos de la FIS y se ha iniciado la

formalización de estos procesos internos de acuerdo a una priorización establecida

por las autoridades de la FIS. Es por esto que en el marco del proyecto ISEAsy-

FIS, se requiere el desarrollo de soluciones para la automatización de algunos

procesos internos como es el caso del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación

y tesis de grado.

4

1.2 OBJETIVOS

Tomando en cuenta la problemática descrita anteriormente, en el presente proyecto

se formulan los siguientes objetivos:

1.2.1 OBJETIVO GENERAL

Formalizar, mejorar y automatizar los procesos de Gestión de Proyectos de

Titulación y Tesis de Grado de la FIS mediante el uso de una suite BPM.

1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

· Realizar el levantamiento del proceso interno de la FIS.

· Elaborar un manual del proceso.

· Identificar las dificultades existentes en el proceso.

· Proponer acciones de mejora.

· Automatizar el proceso mediante el uso de una Suite BPM.

1.3 METODOLOGÍA

1.3.1 METODOLOGÍA ISEA: DEFINICIÓN Y ENFOQUE

ISEA es una metodología de gestión de procesos de negocio [4], que se apoya en

el ciclo de vida tradicional BPM, y cuyo enfoque es la mejora continua. Esta

introduce cuatro fases originales: Identificación, Simulación, Evaluación y Mejora,

tres de estas fases (Simulación, Evaluación y Mejora) se basan en un juego de roles

serio [5]. Este juego de roles consiste en la intervención lúdica de los actores

funcionales del proceso, describiendo sus actividades cotidianas en torno a la

ejecución del proceso, es decir, los mismos actores del proceso contribuyen con el

diseño puesto que el objetivo de esta metodología es obtener información directa

de los actores del proceso sin intermediarios, usando elementos de representación

simples propuesto por ISEA, obteniendo de esta manera una versión pronta y

consensuada del proceso.

Las fases de la metodología ISEA son: Identificación, Simulación, Evaluación y

Mejora. (Ver Figura 1).

5

Figura 1 : Ciclo de vida de la Metodología ISEA

Tomado de [4], realizado por las autoras

En [6] se establece que, “La fase de evaluación y mejora soporta el uso de

herramientas para la resolución de problemas y de mejora de la calidad de los

procesos”, estas herramientas se detallan en el literal 1.4.6

El enfoque ISEA se diferencia de otros enfoques, principalmente porque:

· Facilita la etapa de levantamiento de información, a menudo laboriosa,

basándose en un enfoque lúdico, implicando y motivando a los diferentes

actores del proceso.

· Permite anticipar el efecto de las diversas mejoras posibles para el proceso,

mediante una etapa de simulación previa a la ejecución del proceso. Esta

simulación de mejora se puede "realizar" tantas veces como sea necesario.

[3]

6

1.3.2 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA METODOLOGÍA ISEA

El diagrama de actividades (Ver Figura 2) ilustra gráficamente el proceso de la

metodología ISEA, el mismo que contempla el cumplimiento de las cuatro fases de

la metodología. Este ciclo permite la evolución de los procesos de negocio antes

de pasar a las etapas propuestas por metodologías tradicionales.

Figura 2 : Diagrama de actividades ISEA


En los párrafos siguientes se detallará cada una de las fases que contempla la

metodología ISEA.

1.3.3 FASES DE LA METODOLOGÍA ISEA

1.3.3.1 Fase de identificación

La fase de identificación es donde inicia el ciclo ISEA y su principal objetivo es

identificar a todos los actores funcionales que intervienen en el proceso. El actor

central del proceso, juega un papel importante ya que a partir de él, se puede

identificar rápidamente a las personas con las que este interactúa a su vez. Este

actor central por lo general es quien tiene conocimiento amplio del proceso y es

referido por la persona solicitante de la formalización del proceso.

Un actor funcional del proceso es una persona que desempeña un rol en este

proceso. Un actor puede ser una persona, entidad, servicio, sistema informático.

7

1.3.3.1.1 Etapas de la fase de identificación

En la Tabla 1 se detallan las etapas que deben ser tomadas en cuenta para la

fase de identificación.

Tabla 1: Etapas de la Fase de Identificación


Etapas Descripción

Planificación de la fase

de identificación.

Búsqueda de información.

Preparación de la plantilla de identificación del

proceso. (Alcance, responsables, documentación

relacionada al proceso, sistemas informáticos…).

Realización del ensayo previo entre los miembros del

proyecto.

Sesión de trabajo de la

fase de Identificación

Denominación del proceso.

Determinación de la actividad de inicio y fin del proceso

y su responsable.

Definición de las condiciones previas del proceso.

Identificación de la relación con otros procesos.

Identificación de los roles y actores.

Identificación del responsable del proceso.

Verificación de la existencia de documentación del

proceso.

Identificación de las aplicaciones informáticas

asociadas al proceso.

Documentación del

proceso

Transcripción de la grabación de la entrevista.

Documentación de la plantilla de identificación de

información en el manual de procesos.

Elaboración del manual (Caracterización del proceso).

Elaboración de la

convocatoria y

confirmar la asistencia

de los actores.

Elaboración de la agenda de reuniones.

Elaboración de las convocatorias.

Entrega de convocatorias y confirmación de la

asistencia de los actores.

8

1.3.3.1.2 El resultado de la Fase de Identificación

El resultado de la fase de identificación es un mapeo de todos los actores

involucrados en el proceso de negocio. La metodología ISEA distingue dos tipos de

actores de acuerdo a su función en el proceso:

· Actores internos: tienen un papel específico, esencial y crucial en el proceso,

se representan en forma única y exclusiva para distinguirlos de los demás,

mediante un corredor exclusivo en un diagrama ISEA.

· Actores externos: los actores externos son entidades o participantes

considerados externos al proceso en cuestión. Ellos son vistos como "cajas

negras", ya que generalmente es imposible conocer o modificar la

organización de sus procesos internos. Los actores externos están

representados por un corredor en un pool diferente en un diagrama ISEA.

Los actores externos interactúan con actores internos en la metodología

ISEA, pero sus acciones no se describen, sino que simplemente se

representa su interacción con los actores internos, como cuando un actor

interno solicita algo y el actor externo responde a su petición, por ejemplo

una cotización. [3]

Por ejemplo, en la figura 3 se muestra los actores que intervienen en el proceso de

Gestión de Trabajos de Titulación y Tesis de Grado de la Facultad de Sistemas.

9

Figura 3: Diagrama de actores del Proceso


1.3.3.2 Fase de simulación

La fase de simulación, es la fase más importante e innovadora de la metodología.

se apoya en un juego de roles denominado “Juego de roles de simulación serio”.

El objetivo de la fase de simulación es conseguir de manera lúdica y cooperativa,

la descripción de las actividades realizadas por los actores del proceso e identificar

documentos intercambiados en un proceso de negocio, a través del “Juego de roles

de simulación serio”. [3]

1.3.3.2.1 Etapas de la fase de simulación

En la Tabla 2 se detallan las etapas que deben ser tomadas en cuenta para la

fase de simulación.

Etapas Descripción

Planificación de la

fase de simulación

Preparación de la presentación de la fase de simulación.

Preparación de la plantilla de simulación.

Realización del ensayo previo entre los miembros del

proyecto.

10

Etapas Descripción

Sesión de trabajo

de la fase de

Simulación

Introducción a la sesión de trabajo de simulación de

procesos "AS-IS" explicando los objetivos.

Identificación del escenario en el que se desenvuelve el

proceso.

Asignación de roles a los participantes.

Presentación de elementos y reglas de juego.

Ejecución de la evaluación participativa del proceso.

Retroalimentación

de la etapa de

simulación

Depuración y consolidación de la información en la

plantilla de simulación del proceso

Documentación del

proceso

Profundización de la información obtenida con los actores

llenando la plantilla de post-simulación.

Obtención de los documentos que circulan en el proceso

Obtención de formularios del sistema informático.

Obtención de la normativa asociada al proceso

Digitalización y codificación de los documentos que

circulan en el proceso.

Transcripción de la grabación de la sesión de trabajo

Documentación de la información de la plantilla de

simulación.

Documentación de la información de la plantilla post

simulación.

Elaboración del diagrama ISEA de situación actual del

proceso.

Elaboración del manual

Tabla 2: Etapas de la Fase de Simulación

Tomado de [7]realizado por las autoras

1.3.3.2.2 El resultado de la Fase de Simulación

El resultado obtenido al final de la etapa de simulación es una representación

básica del diagrama de proceso (Ver Figura 4) semejante a un diagrama de

11

procesos modelado con BPMN, el cual se representa usando los elementos de la

Metodología ISEA (Ver Tabla 3).

Proceso de Gestión para la aprobación de trabajos de titulación modalidad Proyecto de Investigación iniciado por el profesor

PR

OF

ES

OR

SE

CR

ET

AR

IAE

XT

ER

NE

SC

OM

ISIO

N U

NID

AD

T

ITU

LA

CIÓ

N

Yo, recibo la solicitud de aprobación de tema.Yo, reviso que todas las secciones de la propuesta del trabajo de titulación estén completas.Yo, entrego la propuesta de trabajo de titulación a la comisión para su evaluación.

Yo, propongo un trabajo de titulación en base a mi proyecto de investigación

Yo, recibo la propuesta de tema.Yo, evalúo la propuesta.Yo, envío la respuesta. Observaciones

realizadasOB

PTT

SA

PTT

Aprobación tema

AT

SAPTT

Yo, reviso los comentarios.Yo, realizo los cambios

Condicionado-Hasta que se apruebe

Yo, recibo toda la documentación y temas temas aprobados.Yo, subo al banco de temas los temas aprobados

PTT AT SABanco de temasBT

OBSA

Solicitud de aprobación de tema del trabajo de titulación de

proyecto de investigación

Formulario de propuesta de trabajo de titulación: proyecto investigación

Figura 4: Diagrama del proceso de Gestión de Trabajo de Titulación-Primer escenario

Realizado por las autoras

Elementos Representación Descripción

Post –it Amarillo

Representa una actividad del

actor del proceso interno.

Post –it Rosa

Representa la intervención de un

actor externo en el proceso.

Flechas de color

Representa el flujo de secuencia

de las actividades del proceso.

Documentos

Representa el documento en el

cual se listan las actividades que

se deben realizar y/o el

documento producido por una

actividad.

Reloj

Representa un evento de tiempo,

desencadena una actividad.

Ciclo

Representa una actividad

repetida.

12

Elementos Representación Descripción

Stop

Representa el final de la

participación de un jugador en el

proceso.

Pellet de color

Representa el uso de un

documento en la actividad.

Tabla 3: Elementos de representación de la Metodología ISEA

Realizado por los autoras

1.3.3.3 Fase de evaluación

El objetivo de la fase de evaluación [4] es identificar las dificultades que se

presentan en el proceso, las mismas que son identificadas durante la simulación.

Además se proponen posibles acciones de mejora.

Esta fase se apoya en las herramientas de calidad, en la que los participantes

utilizan por ejemplo lluvia de ideas para identificar los problemas dentro del proceso

e identificar posibles acciones de mejora, a fin de priorizarlas para la siguiente fase.

1.3.3.3.1 Etapas de la fase de evaluación

A continuación, en la Tabla 4, se detallan las etapas de la fase de evaluación del

proceso:

Etapas Descripción

Planificación de la

fase de evaluación

Elaboración de la agenda de reuniones (dos etapas en una

jornada).

Elaboración de las convocatorias.

Entrega de convocatorias y confirmación de la asistencia

de los actores.

Preparación de la presentación de la fase de evaluación.

Preparación del diagrama ISEA de situación actual del

proceso individual, y un diagrama general del proceso para

que todos los participantes identifiquen las dificultades

consensuadas.

Etapas Descripción

13

Preparación de la plantilla de identificación de dificultades.

Preparación del material y equipo para la reunión.

Realización del ensayo previo de la fase de evaluación

entre los miembros del proyecto.

Sesión de trabajo

de la etapa de

identificación de

dificultades

Recapitulación del proceso de simulación y asignación de

roles.

Validación del diagrama ISEA de situación actual del

proceso.

Introducción a la sesión de trabajo de evaluación del

proceso, explicando los objetivos.

Presentación de elementos y reglas de juego.

Ejecución de la evaluación participativa del proceso (ver

procedimiento de la sesión de trabajo).

Retroalimentación

de la etapa de

evaluación

Depuración y consolidación de la información obtenida

durante la etapa de evaluación.

Documentación del

proceso

Elaboración del diagrama ISEA del proceso validado.

Transcripción de la grabación de la sesión de trabajo.

Verificación de la información de las dificultades

identificadas en el proceso de evaluación con los actores.

Documentar la información de la plantilla de identificación

de dificultades.

Documentar la lista de dificultades consensuadas, de

manera detallada.

Elaboración del manual.

Tabla 4: Etapas de la Fase de Evaluación


14

1.3.3.3.2 El resultado de la Fase de Evaluación

El resultado obtenido al final de la Fase de evaluación es el diagrama obtenido en

la fase de simulación pero resaltando las dificultades encontradas por los actores

del proceso de manera individual y posteriormente colectiva (Ver figura 5), lo cual

nos permite realizar una lista de dificultades y una lista de medidas de mejora en

orden de prioridad.

Proceso de Gestión para la aprobación de trabajos de titulación modalidad Proyecto de Investigación iniciado por el profesor

PR

OF

ES

OR

SE

CR

ET

AR

IAE

XT

ER

NE

SC

OM

ISIO

N U

NID

AD

T

ITU

LA

CIÓ

N

Yo, recibo la solicitud de aprobación de tema.Yo, reviso que todas las secciones de la propuesta del trabajo de titulación estén completas.Yo, entrego la propuesta de trabajo de titulación a la comisión para su evaluación.

Yo, propongo un trabajo de titulación en base a mi proyecto de investigación

Yo, recibo la propuesta de tema.Yo, evalúo la propuesta.Yo, envío la respuesta. Observaciones

realizadasOB

PTT

SA

PTT

Aprobación tema

AT

SAPTT

Yo, reviso los comentarios.Yo, realizo los cambios

Condicionado-Hasta que se apruebe

Yo, recibo toda la documentación y temas temas aprobados.Yo, subo al banco de temas los temas aprobados

PTT AT SABanco de temasBT

OBSA

Solicitud de aprobación de tema del trabajo de titulación de


Formulario de propuesta de trabajo de titulación: proyecto investigación

Figura 5: Ejemplo de diagrama del proceso de Gestión de Trabajo de Titulación con identificación de dificultades


Para obtener las dificultades y las acciones de mejora consensual utilizamos

diagrama de afinidades (Ver Figura 6), además se crean diagramas de relación (Ver

Figura 7) para que los participantes otorguen prioridades a las medidas de mejora.

Por ejemplo, en el proceso de Gestión de Trabajos de Titulación se encontraron las

siguientes dificultades mediante la utilización de la herramienta brainstorming -lluvia

de ideas (Ver 1.4.6.1):

· No hay fecha exacta para que el estudiante pueda conocer el estado en el

que se encuentra su plan.

· Los miembros de la comisión no tienen un plazo de tiempo establecido para

evaluar los planes que ingresan semanalmente.

· La secretaria recepta y archiva manualmente las solicitudes de aprobación

para los planes de trabajos de titulación.

Dificultad

15

· La secretaria archiva los planes de trabajos de titulación manualmente.

· Los estudiantes redactan sus planes de trabajos de titulación en el formato

establecido y entregan personalmente en secretaría.

· La comisión de la Unidad de Titulación no tienen establecidos horarios de

atención para los estudiantes que requieren explicación acerca de las

observaciones realizadas a los respectivos planes.

Por otro lado se realiza el diagrama de afinidades para categorizar las acciones de

mejora sobre las dificultades anteriormente mencionadas:

Figura 6: Ejemplo del diagrama de afinidad del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación (Ver Sección 1.4.6.3)


Ideas en forma aleatoria Diagrama de afinidad

16

Figura 7: Ejemplo del diagrama de Relaciones del proceso de Trabajos de Titulación (Ver 1.4.6.4)


Los grupos de acciones de mejora encontrados en el proceso para resolver

problemas, son el punto de partida de la siguiente fase de acuerdo con la jerarquía

obtenida en el diagrama de relación. [3]

La Tabla 5 describe una etapa previa al desarrollo de la fase de mejora:

Etapas Descripción

Sesión de trabajo de la etapa de

propuesta de acciones de mejora

del proceso

Introducción a la sesión de trabajo de

propuesta de acciones de mejora,

explicando los objetivos.

Presentar elementos y reglas de juego.

Ejecución de la mejora participativa (ver

procedimiento de la sesión de trabajo).

Retroalimentación de la etapa de

propuesta de acciones de mejora

Depuración y consolidación de la información

obtenida durante la etapa de propuesta de

acciones de mejora.

Documentación del proceso. Transcripción de la grabación de la sesión de

trabajo.

E= número de entradas. S= número de salidas.

17

Etapas Descripción

Digitalización del diagrama de afinidad de

las acciones de mejora de manera detallada.

Digitalización del diagrama de relaciones de

las acciones de mejora.


Tabla 5: Etapas de preparación de las acciones de mejora

Tomado de [7], realizado por las autoras.

1.3.3.4 Fase de mejora

El objetivo de la fase de mejora [4] es volver a simular el proceso de acuerdo a las

acciones de mejora propuestas en la fase anterior. Los participantes deben

intercambiar ideas y discutir las posibles consecuencias de la implementación de la

acción propuesta. Las actividades del proceso original se pueden añadir, modificar

o eliminar.

1.3.3.4.1 Etapas de la fase de mejora

A continuación, en la Tabla 6, se detallan las etapas de la fase de mejora del proceso:

Etapas Descripción

Planificación de la fase de

mejoramiento

Preparación de los diagramas ISEA de situación

actual del proceso para cada participante.

Preparación del material y equipo necesario para

la reunión.

Preparación de la plantilla de medición de

impacto de las acciones de mejora sobre las

dificultades para el facilitador.

Realización del ensayo previo entre los miembros

del proyecto.

Sesión de trabajo de la fase

de mejoramiento

Recapitular las dificultades consensuadas y las

acciones de mejora priorizadas.

Introducción a la sesión de trabajo de

mejoramiento del proceso, explicando los

18

Etapas Descripción

objetivos.

Ejecución del mejoramiento del proceso.

Retroalimentación de la etapa

de mejoramiento.

Depuración y consolidación de la información

obtenida durante la etapa de mejoramiento.

Documentación del proceso Transcripción de la grabación de la sesión de

trabajo.

Digitalización de la plantilla de medición de

impacto de las acciones de mejora.

Digitalización del diagrama ISEA del proceso

mejorado.


Tabla 6: Protocolo de la Fase de Mejora

Realizado por los autoras.

1.3.3.4.2 El resultado de la Fase de Mejora

El resultado de la fase de mejora es una vez más la representación del proceso

pero esta vez de manera óptima (Ver Figura 8). Se proponen varias acciones de

mejora y se logran con un grado de satisfacción ponderada por el nivel de

importancia de las dificultades. A partir de esta representación, la organización

podrá decidir la aplicación o no de las acciones de mejora y luego iniciar la fase de

modelado, ejecución y control estándar.

19

PR

OF

ES

OR

ES

TU

DIA

NT

EE

XT

ER

NO

SE

CR

ET

AR

IA

DE

GR

AD

OYo acepto al/los estudiantes(s) auspiciar el tema

Yo entrego el plan de proyecto integrador al profesor para revisión y firma

Yo realizo plan de proyecto integradorYo contacto al profesor

Yo recibo el plan de proyecto integradorYo evalúo el plan de proyecto integradorYo actualizo al SAEW el estado del plan

Plan de Proyecto Integrador

PPI

Yo reviso el documento.Yo apruebo y firmo el documento

Hasta que esté correcto

Yo realizo solicitud para la aprobación y revisión del plan.Yo entrego el plan completo del proyecto integrador con la solicitud en secretaría (impreso, digital) al correo [email protected]

SRAPIT

Solicitud de revisión y aprobación del plan de proyecto integrador

Yo recibo solicitud y plan del estudianteYo ingreso al saew el plan de Proyecto IntegradorYo genero e imprimo el formulario para el acta de revisión del Plan Proyecto integradorYo entrego la solicitud y plan a comisión de tesis con acta impresa y digital Acta de

revisión del PPIARPPI

SAEWActa de la comisión de trabajo de titulación del SAEWACT

Yo recibo el plan aprobado, la solicitud y el acta de revisión para enviar a la biblioteca de la FIS.

SRAPIT

SRAPITACT

Yo recibo documentos pendientes Yo espero al estudiante para que realice las modificaciones

Espera hasta que se Hasta aprobación n veces

acerque el estudiante SRAPIT

ACT

CE

Criterios de Evaluación

PPI

PPI

ARPPI

ARPPI

ARPPI

CO

MIS

ION

UN

IDA

D

DE

TIT

UL

AC

IÓN

PPI

PPI

Figura 8: Diagrama de mejora del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación

Realizado por las autoras.

1.4 MARCO DE REFERENCIA

En esta sección se detallan definiciones expuestas por varios autores

pertenecientes al estado del arte de este proyecto, tales como: Proceso, Elementos

del proceso, Gestión de Procesos de Negocio o BPM (Business Process

Management) y el Ciclo de vida BPM.

Por otro lado, se menciona las herramientas de calidad que se usan en la fase de

evaluación de la metodología ISEA y las herramientas que se enfocan en la

aplicación y automatización de los procesos (BPMS) e indicaremos la notación que

permite describir los procesos de negocio (BPMN).

1.4.1 PROCESO

Todas las organizaciones requieren planificar y poner en práctica los procesos,

debido a que son la base operativa y aportan valor a las mismas. Existen varias

definiciones de proceso, esto depende del contexto en que se aplique. Por ejemplo,

en las siguientes áreas: científica, financiera, tecnológica, organizacional,

producción industrial, educativa, salud, negocio, etc.

Según la norma ISO 9000:2005: Sistemas de gestión de la calidad- Fundamentos

y Vocabulario define en la cláusula 3.4.1 el concepto de proceso como: “Proceso:

conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

20

transforman elementos de entrada en resultados”. De igual modo, la norma ISO

9001:2000 define: “Un proceso es un conjunto de actividades que utiliza recursos

humanos, materiales y procedimientos para transformar lo que entra al proceso en

un producto de salida”. En [8] , Thomas Davenport indica que un proceso es “Un

conjunto estructurado, medible de actividades diseñadas para producir un producto

especificado, para un cliente o mercado específico”. Además, Oscar Barros en [9]

señala, “Un proceso es un conjunto de tareas lógicamente relacionadas que existen

para conseguir un resultado bien definido dentro de un negocio; por lo tanto, toman

una entrada y le agregan valor para producir una salida”. Por otro lado, Jean Noel

Gillot en [10] expone: “Un proceso se caracteriza por un evento de entrada,

entradas seguidas de las actividades que hacen posible la construcción de un

resultado y el resultado final (salida) esperado por el destinatario”. Las definiciones

descritas anteriormente detallan de manera general al proceso, pero es importante

conocer las definiciones del proceso de negocio. Para esto Ould en [11] describe al

proceso de negocio como: “Un conjunto de actividades con propósito, el cual es

ejecutado colaborativamente por un grupo de trabajadores de distintas

especialidades”.

En [12] señala: “Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas

lógicamente, llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio definido. Cada

proceso de negocio tiene sus entradas, funciones y salidas”.

Por otro lado, Jean Noel Gillot en [10] dice: “Un proceso de negocio es una

secuencia ordenada de actividades, que procedan en serie o en paralelo, que se

llevan a cabo por personas o aplicaciones (actividad práctica, semiautomáticas o

automáticas) y se anticipan a un resultado esperado”.

De acuerdo a las diferentes definiciones descritas anteriormente se resume a un

proceso como un conjunto de actividades ordenas que al interactuar

simultáneamente transforman los elementos de entrada en productos o resultados.

1.4.2 ELEMENTOS DEL PROCESO

Según la ISO 9001:2000, identifica los siguientes elementos del proceso. (Ver

Figura 9).

21

Figura 9: Elementos del proceso: ISO 9001


Cada proceso de negocio tiene elementos de entrada, actividades y elementos de

salida. [12]

· Entradas: Son los insumos que ingresan al proceso actual, pueden ser

elementos materiales, recursos humanos, documentos, información, para

producir salidas mediante actividades que agregan valor.

· Actividades: Conjunto de tareas que el usuario realiza para obtener un

resultado utilizando diversas herramientas Suite BPM.

· Salidas: Representan el producto o servicio creado con valor agregado para

la institución que ejecuta el proceso.

· Actores: Son los proveedores y clientes, vinculados al proceso.

Los procesos son importantes y necesitan ser apoyados de una manera sistemática

[13] , por lo tanto BPM ayuda a gestionar y mejorar los procesos de negocio a lo

largo de su ciclo de vida, apoyándose en herramientas que permitan modelar,

integrar, monitorear y analizar el funcionamiento del proceso [10], es decir ofrece

una solución estándar y escalable para la gestión de procesos, crea inteligencia de

negocios en tiempo real y ayuda a las organizaciones a responder con rapidez a

los cambios.

Proveedor

PROCESO

Elemento de entrada Resultado o

Elemento de salida

Personas

Procedimientos

Recursos

Materiales

Cliente

ACTORES

22

1.4.3 BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)

En [10] Jean Noel Gillot define a BPM como: “Una disciplina que permite alinear

eficientemente una organización con lo que desean y necesitan los clientes. Se

trata de un enfoque de gestión integral que promueve la eficacia empresarial y la

eficiencia (o la excelencia operativa) mientras se lucha por la innovación, la

flexibilidad y la integración con la tecnología”.

La gestión de procesos de negocio requiere un enfoque de acuerdo a cuatro

perspectivas, las cuales permiten tener una visualización de la organización de la

empresa y la forma de administración de la misma.(Ver Figura 10)

Las cuatro perspectivas deben abordarse simultáneamente, estas son: negocios,

procesos, tecnologías de la información y organización. [2]

Figura 10: Perspectivas BPM


Tomado de: Las cuatro perspectivas de BPM (Guillot, pág. 37) [2]

1.4.4 OBJETIVOS DE BPM (METODOLOGÍA)

Los objetivos de BPM se centran en comprender los problemas que se presentan

dentro de la organización y conocer las razones por las que se llevan a cabo los

procesos.

Los principales objetivos son:

BPM “Business

Process Management”

Negocios

Procesos

Tecnología de Información TI Organización

23

a) Alinear la calidad, es decir satisfacer los requisitos de los clientes y socios a

través de productos y servicios que ofrece la organización.

b) Reducir los plazos de espera, entrega o prestación de nuevos productos o

servicios en el mercado.

c) Disminuir, incluso eliminar ciertas actividades improductivas, con el fin de

optimizar el uso de ciertos recursos, reducir costos y aportar valor agregado.

Los objetivos mencionados anteriormente se centran en la mejora continua de las

organizaciones, apoyándose en el uso continuo de un ciclo de vida, el cual sigue

varias fases que permiten modelar el proceso, partiendo desde los requerimientos

hasta la puesta en producción y mantenimiento.

1.4.5 CICLO DE VIDA TRADICIONAL BPM

En [14], Howard Smith y Peter Fingar introducen por primera vez el concepto de

ciclo de vida, se pueden encontrar diferentes versiones según la visión de cada

autor, pero nos basaremos en el criterio de Jean-Nöel Gillot. Este autor define en

[10] al ciclo de vida como una vista iterativa que permite a los procesos ser

optimizados en ciclos cortos.

El enfoque del ciclo de vida BPM se basa en las cuatro fases propuestas en el ciclo

tradicional de Deming, las cuales son: P (plan), D (Do), C (check), A (act), cuya

secuencia lógica permite la mejora continua de la calidad del proceso [4].

La Figura 11, muestra las fases del ciclo de vida BPM:

Figura 11: Ciclo de vida BPM

Tomado de Jean-Nöel Gillot [10]


24

a) Diseño y formalización: los procesos son modelados usando herramientas

gráficas para tener un bosquejo del proceso, usando un lenguaje común que

permite la comunicación entre los diferentes actores del proceso.

b) Ejecución del proceso: integra los modelos con las soluciones BPM para

ser ejecutadas.

c) Manejo y Supervisión: permite la implementación del proceso en un

entorno de ejecución real para ser administrado y supervisado.

d) Análisis y optimización: tiene el propósito de analizar los datos recopilados

para identificar las posibles áreas de mejora después de un cierto tiempo de

funcionamiento. [4]

1.4.6 HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS

El uso de técnicas y herramientas aporta en gran manera al mejoramiento de los

procesos, debido a que permiten crear mapas de procesos de una manera

ordenada y simple. Por tanto es importante saber qué tipo de problema se pretende

resolver para usar una herramienta apropiada, ya que existen varias que permiten

evaluar, medir, y mejorar la calidad de los procesos [6], definiéndose por calidad al

“grado predecible de uniformidad que proporciona fiabilidad a bajo costo en el

mercado. Hacer las cosas bien desde la primera”, además KAOURO ISHIKAWA

señala, “La calidad no cuesta, es una función integral que toda organización debe

practicar” [15]. Quien diseñó siete herramientas de calidad, las cuales permiten

realizar el análisis de los procesos y actividades, detectar las causas de los

problemas y escoger las respectivas medidas correctivas.

En la fase de evaluación de la metodología ISEA se usan las siguientes

herramientas de calidad con el fin de identificar los problemas del proceso y

proponer acciones de mejora:

1.4.6.1 Brainstorming

También conocida como "lluvia de ideas", Brainstorming es una técnica creativa

para encontrar ideas originales en un grupo, sobre un tema determinado. Además

promueve la creatividad de cada participante, las primeras ideas deben estimular

la aparición de otras provocando el surgimiento de nuevas ideas. [3]

Es posible identificar tres fases: [16]

25

· Organización de la fase: en esta fase se obtienen ideas de otras personas,

no se comentan ni se critican dichas ideas y se involucra a todo el grupo.

· Fase de producción de ideas es donde los participantes piensan y anotan

todas las ideas que tienen.

· Fase de Operación o validación, el facilitador elimina redundancias, las ideas

que están fuera del tema y reúne las ideas por categorías con el grupo.

1.4.6.2 Grupo de enfoque

También conocido como grupo de discusión, es un método cualitativo para la

recopilación de información, es decir es un grupo de discusión semiestructurada

moderada por un facilitador neutral, que tiene como objetivo recoger información

sobre un número limitado de temas definidos de antemano.

El Grupo especializado evalúa las necesidades o expectativas de los

usuarios/clientes, para conocer sus motivaciones, para obtener información de una

manera sistemática y verificable, mejorar los programas existentes, para planificar

acciones, etc. [3] (Ver Tabla 7)

DIAGRAMA ILUSTRATIVO DE LOS PASOS DEL GRUPO DE DISCUSIÓN

Paso 1 Selección de participantes

Paso 2 Diseño de la guía de entrevista

Paso 3 Selección y capacitación de los facilitadores

Paso 4 Curso de la discusión

Paso 5 Análisis y la comunicación de los resultados

Tabla 7: Pasos del grupo de discusión


Tomado de: Focus Group (Santórum, pág. 39) [3]

1.4.6.3 Diagrama de afinidad

El diagrama de afinidad [3] (o método KJ (Kawakita Jiro, 1950)) tiene como objetivo

estructurar ideas para destacar su pertenencia a una lógica común, agrupándolas

en función de la relación con diversos problemas.

26

Por ejemplo, el diagrama de afinidad permite formular un problema con la

descripción de los hechos que se manifiestan en el proceso, centrando únicamente

los esfuerzos en problemas que requieran ser resueltos con mayor prioridad.

Esta herramienta se utiliza de la siguiente manera:

· Un facilitador hace una pregunta que permite la reflexión de los participantes.

Por ejemplo: "¿Qué acciones se deben tomar para mejorar las dificultades?”.

· A continuación, cada participante escribe ideas relevantes en los post-its.

· El siguiente paso es validar el contenido de los post-its. El facilitador revisa

cada uno de los post-its para asegurarse de que las ideas se hayan

formulado de manera clara y objetiva. Caso contrario, los colaboradores

deben reescribir los post-its.

· Cuando el conjunto de ideas hayan sido validadas, todos los participantes

se deben reunir alrededor de una mesa para consolidar los post-its por

afinidades considerando las ideas propuestas. Esto se hace intuitivamente,

con todos aquellos que parecen tener algo en común, si surgen

desacuerdos, los participantes pueden hablar hasta llegar a un acuerdo. Es

posible que algunos post-its no puedan ser consolidados.

· El siguiente paso es asignar un nombre a cada grupo de acuerdo a las

afinidades que tienen los post-its. El nombre asignado se colocará en un

post-it de color diferente.

A continuación, la Figura 12 explica en forma general el diagrama de afinidad,

aunque en la figura 5 de la sección 1.3.3.3.2 se representa el uso de esta

herramienta de mejor manera.

27

Figura 12: Ejemplo de diagrama de Afinidades

Realizado por las autoras, [17]

1.4.6.4 Diagrama de relaciones

El diagrama de relaciones se utiliza para resaltar las múltiples relaciones entre los

diferentes elementos, causas y efectos de un sistema, este diagrama se puede

utilizar para determinar las prioridades de un conjunto de acciones para resolver un

problema. Permite analizar las relaciones entre las acciones propuestas, identificar

la causa raíz del problema y el efecto principal de lograr si se implementan medidas.

[3]

Este diagrama se utiliza de la siguiente manera:

1. Una vez que los participantes han desarrollado propuestas de acciones de

mejora usando el diagrama de afinidad, colocan las tarjetas cerca unos de

otros para establecer relaciones.

2. Luego se plantea la siguiente pregunta: "Para la acción B, ¿la acción A es

útil?”. Según la mayoría de las respuestas, el facilitador dibuja una flecha

entre las acciones A y B, si A es útil para B, caso contrario no dibuja.

3. Cuando se haya completado este trabajo, el líder del grupo representa las

flechas de entrada y salida de cada acción. El número de entradas y salidas

de cada acción determina el orden de ejecución de las acciones de mejora.

El orden obtenido es parcial, algunas acciones pueden ser independientes

de las otras.

4. Identificar las acciones más importantes, es decir las que son un punto

importante de partida o de llegada. Por lo tanto, los post-its con flechas llevan

a muchos otros post-its, esto se considerará como acciones o causas

28

fundamentales. Por el contrario, los post-its en los que terminan muchas

flechas serán vistos como los efectos más importantes.

A continuación, la figura 13 explica en forma general el diagrama de relación,

aunque se representó el uso de esta herramienta de mejor manera en la figura 7

de la sección 1.3.3.3.2

Figura 13: Ejemplo de diagrama de Relaciones.

Tomado de: Diagrama de relaciones (Santorum, pág. 40,41) [3]. Realizado por las autoras.

1.4.7 FASE DE AUTOMATIZACIÓN

La automatización de procesos no quiere decir que el proceso esté 100%

automatizado, para realizar esta fase se requiere usar un componente central

llamado motor de ejecución de procesos o process engine.

El process engine es un entorno de desarrollo especializado en procesos, interpreta

el flujo y modelo del proceso, es decir, permite interpretar y ejecutar la lógica de los

procesos, monitorearlos con indicadores en tiempo real llevando un registro de lo

acontecido.

E= número de entradas. S= número de salidas.

29

1.4.7.1 Definición de Suite BPM

Debido a que es difícil encontrar una herramienta universal que supla las

expectativas de uso, es necesario asesorarse para elegir una adecuada

herramienta BPM. [18]

Según Abasolo Azkorra, las BPMS (Business Process Management Suites) son

herramientas que se enfocan en la aplicación y automatización de la gestión por

procesos, entre los beneficios que imparten éstas, se puede mencionar:

automatizar tareas que se realizan manualmente, eliminar tareas que no aporten

valor, optimizar la contribución entre las herramientas y los actores, gestionar la

documentación relacionada a los procesos.

1.4.7.2 Elementos que conforman un BPMS

Un sistema BPMS, está formado por los siguientes elementos: [19] [20]

· Diseñador de procesos: permite el diseño de los procesos de negocio

empleando una simbología propia de BPM.

· Workflow o motor de orquestación: es el encargado de la ejecución de

los procesos de negocio diseñados de manera secuencial, valiéndose para

esto de un lenguaje que el motor entiende BPEL.

· Bussiness activity monitoring: es el servicio encargado de supervisar las

actividades del negocio, que serán empleadas para ser implementada en los

sistemas.

· Creador de formularios: es el encargado de facilitar el diseño de

formularios que permitan la interacción entre el usuario y un determinado

evento del proceso.

· Repositorios: encargados de mantener los componentes y recursos de los

procesos utilizados para el negocio.

· Herramientas de simulación y optimización: servicios que permite emular

la ejecución de un proceso actual, así como mejorarlo.

· Herramientas de análisis y business intelligence: permiten el análisis de

un proceso ejecutado en tiempo real.

· Herramientas de integración o conectores: son los encargados de

integrar la solución propuesta, con los sistemas ya existentes en la empresa.

30

· Motor de reglas de negocio o business rules engine (BRE): servicio

encargado de abstraer las políticas y decisiones sobre un proceso de

negocio. Por ejemplo reglas de soporte, prioridades, precondiciones, etc.

1.4.7.3 Análisis de las principales Suites BPM

La suite de gestión de procesos de negocio posee una amplia gama de

funcionalidades (servicios y herramientas), que facilitan la gestión del ciclo de vida

de los procesos, partiendo desde el modelado (principio) hasta el monitoreo.

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) han adoptado una solución de

código abierto para BPMS debido a los bajos costos de adquisición, bajos o nulos

costos de licencia, interoperabilidad, así como también integración y

personalización fácil de implementar, pero las grandes empresas optan por invertir

en BPMS comerciales caros, ya que necesitan mejorar la productividad y eficacia

de sus negocios.

La compañía de análisis e investigación de mercado, Gartner (www.gartner.com),

ha publicado su último Cuadrante Mágico (Ver Figura 14) sobre las mejores

plataformas de Gestión de Procesos de Negocio, que en esta ocasión posiciona a

los proveedores Appian, Pegasystems e IBM dentro del cuadrante de líderes.

Figura 14: Magic Quadrant de Gartner para suites de Business Process Management Marzo 2015

Tomado de: Gartner [21]

31

Las suites que usan las grandes empresas principalmente financieras son: IBM

(Lombardi) y las suites principales de código abierto que usan las PYMES son:

Intalio, Bonita Open Solution, JBoss jBPM, ProcessMaker, Bizagi. [22]

A continuación se describe cada una de las anteriores herramientas:

1.4.7.3.1 IBM BPM

IBM Business Process Manager (BPM) [23] es una plataforma de gestión de

procesos de negocio integral y fácil de utilizar. Incluye herramientas y entornos de

ejecución que ayudan a los propietarios de procesos y los usuarios empresariales

a diseñar, ejecutar, supervisar y optimizar sus procesos de negocio, se comercializa

en tres versiones: Express, Estándar y Advanced. Los dos primeros son

funcionalmente idénticos, si bien la licencia Express tiene limitaciones contractuales

para el tamaño máximo de sus instalaciones. La versión Advanced tiene como una

de sus principales extensiones funcionales la existencia de una plataforma de

integración completa, Websphere Enterprise Service Bus (ESB)2.

La Tabla 8 detalla las principales versiones de IBM Process Management:

Ediciones Descripción

IBM Business Process Management

advanced:

Permite el análisis y la mejora de los

procesos, gracias a la combinación de

la arquitectura orientada a servicios

(SOA), gestión de casos básicos de

procesos y análisis de procesos.


express:

Proporciona una interfaz intuitiva con

un motor de ejecución de procesos,

supervisión y optimización.


standard:

Proporciona herramientas y recursos

de ejecución para diseñar, ejecutar,

supervisar y optimizar procesos.

Tabla 8: Principales versiones de IBM BPM

2 Websphere Enterprise Service Bus: permite la integración de aplicaciones rápida y flexible, con un costo reducido a través de las plataformas SOA y BPM.

32

Tomado de: IBM Process Manager [24]Realizado por las autoras

La Figura 15, muestra la arquitectura de IBM Business Process Management es:

Figura 15: Arquitectura de IBM Business Process Management

Tomado de: IBM Business Process Manager Advanced [23]

Principales características de IBM BPM:

· IBM BPM tiene un costo de licencia alto, independientemente de la

versión que se use.

· En relación al costo de licencia esta suite BPM presenta diferentes costos

de acuerdo a la versión a usarse.

· Proporciona licencias académicas a través de convenios estudiantiles.

· Aunque posee componentes desarrollados en Java, es de código

privativo.

· Es compatible con S.O Windows, Linux, AIX, Solaris.

· Permite la conexión especialmente de Base de datos SQLServer, DB2 y

Oracle.

33

· Utiliza la notación BPMN v2.0 como lenguaje de modelamiento de

procesos.

· Permite el desarrollo de aplicaciones por medio del uso de IBM Worklight

y BPMN 2.0.

· El monitor de negocios de IBM, constituye el BAM (Business Activity

Monitoring) el mismo que permite el monitoreo de las actividades de

negocio, por ejemplo proporciona predicciones para que se puedan

tomar decisiones antes de que se presenten problemas.

· Permite la creación de formularios utilizando IBM Process Designer.

1.4.7.3.2 JBoss BPM

Es una plataforma flexible de gestión de procesos de negocio BPM. En JBPM cada

proceso representa un flujo de ejecución, esto se hace a través de un diagrama

gráfico de procesos que permite la comunicación entre usuarios no técnicos y

desarrolladores. [25]

Sus principales características son: [26]

· JBPM es ligero, de código abierto (distribuido bajo licencia Apache).

· El motor de flujo de trabajo fue escrito en Java puro, permite ejecutar

procesos de negocio utilizando la última especificación BPMN 2.0.

· Puede funcionar en cualquier ambiente Java, incrustado en su aplicación

o como un servicio.

· Admite tres lenguajes de procesos diferentes: jPDL3, BPMN 2.0 y

Pageflow.

· Tiene una consola de administración para apoyar la gestión de procesos,

por ejemplo, listas de tareas y gestión de formulario de tareas, y la

presentación de informes.

1.4.7.3.3 Bonitasoft

Es una suite BPM que combina tres módulos principales: [27]

· Bonita Studio: permite al usuario transformar gráficamente los procesos

de negocio mediante el estándar BPMN, planificación de recursos

3 jPDL: lenguaje de definición de proceso propio de jBoss

34

empresariales, además el usuario puede diseñar gráficamente las formas

que se mostrarán con el fin de interactuar con el proceso.

· Bonita BPM Engine o Motor de BPM: El programador puede interactuar

mediante programación de los procesos. Su motor de BPM es una API

Java.

· Bonita Portal: Proporciona a cada usuario final gestionar en una interfaz

parecida a webmail todas las tareas en las que ellos están involucrados.

Sus principales características son las siguientes: [28]

· Está basado en la plataforma de Desarrollo de Eclipse EMF4 por lo que

su core está desarrollado en la plataforma JAVA, y trabaja con el estándar

de la notación de BPM denominada BPMN2.0.

· Permite la fácil personalización de la interfaz.

· Admite establecer las reglas de negocio, es decir, define las condiciones

en las transacciones con tablas de decisión en el diseño de un proceso

complejo.

· Da la posibilidad de escribir scripts fácilmente, con la ayuda y las

capacidades de prueba del editor de gestión de datos.

· Las aplicaciones BPM generadas con Bonita Studio satisfacen los

requerimientos W3C porque usan estándares html, css y JavaScript.

1.4.7.3.4 Intalio

Es una plataforma de código abierto que permite el manejo de procesos, montado

bajo el modelador BPMN STP de Eclipse y el motor Apache ODE BPEL 2.0, los dos

originalmente aportados por Intalio. [27]

Sus principales características son:

· Se compone de dos módulos: Intalio Designer e Intalio Server.

· Puede generar, editar y ejecutar los procesos sin requerir de un

desarrollador técnico para traducir la visión de negocio en código.

4 Eclipse EMF (Eclipse Modeling Framework): es un conjunto de plugins eclipse que se utilizan para modelar datos, por ejemplo: páginas HTML.

35

1.4.7.3.5 ProcessMaker

Es una solución de código abierto muy simple que permite diseñar y automatizar

procesos que utilizan formularios y requieran de decisiones o aprobaciones que

actualmente están siendo tratados por email, hojas excel u otros medios. [29]

Las principales características de process maker son: [27]

· Tiene varios módulos con los que el usuario puede crear mapas de flujo

de trabajo, formas de diseño personalizadas, extracción de datos desde

fuentes externas.

1.4.7.3.6 Bizagi

Bizagi BPM Suite es una solución de Gestión de procesos de negocio (BPM) que

le permite a las organizaciones ejecutar/automatizar procesos o flujos de trabajo

(workflows). [30]

Las principales características de Bizagi son: [31]

· Permite crear y modificar los procesos de forma rápida.

· Los cambios son más flexibles, la escalabilidad es garantizada y la

integración es simple.

· Existe un control en los ambientes de desarrollo, prueba y producción en

donde los cambios que se realizan son identificados por un proceso

automático, facilitando el monitoreo y migración o la exportación del

proceso desde un ambiente a otro.

· Dentro del ciclo de vida, uno de los más importantes es el rastreo y control

de procesos, en donde se identifican las mejoras a implementar.

· Reutiliza los elementos involucrados en el proceso. [31]

1.4.7.4 Definición de criterios de evaluación de las Suites BPM

Para escoger la mejor opción de herramientas BPM que se ajuste a los

requerimientos establecidos para la automatización del Proceso de Gestión de

Trabajos de Titulación es importante analizar algunos criterios que permitan

ponderar de mejor manera la alternativa de Suites BPM más acertada para la

implementación de este proceso. En la Tabla 9 se pueden observar los criterios de

evaluación con sus debidas ponderaciones y justificaciones:

36

CRITERIOS DE

EVALUACIÓN

PONDERACIÓN JUSTIFICACIÓN

Código abierto 10% Se refiere a si la herramienta a evaluar es

gratuita o propietaria.

Módulos

principales

25% Se refiere a todos los módulos con los que

cuenta la herramienta para las distintas fases

de la ejecución del proceso.

Notación 10% Se refiere a si cuenta o no con la notación

estándar como es BPMN v2.0.

Sistema

Operativo

10% Se refiere a si la suite soporta los diferentes

tipos de sistemas operativos.

Clientes 5% Determina los clientes más importantes a

nivel mundial.

Compatibilidad

con lenguaje

Java

10% Se refiere a si la suite es compatible con

diferentes tecnologías, aplicaciones o

servicios mediante código java.

Bases de

Datos

10% Se refiere a si la suite permite la conexión a

diferentes bases de datos.

Interfaz de

usuario

15% Determina que tan amigable es la interfaz

para modelar procesos en la herramienta.

CRITERIOS DE

EVALUACIÓN

PONDERACIÓN

JUSTIFICACIÓN

Workflows 5% Se refiere al motor que ejecuta los procesos

de negocio definidos, comúnmente es BPEL.

TOTAL 100%

Tabla 9: Criterios de Evaluación de Alternativas Tecnológicas BPMS


1.4.7.5 Método de evaluación

Para elegir la BPMS adecuada es necesario realizar una evaluación cuantitativa y

cualitativa entre cada una de ellas. Esta ponderación se la realiza de acuerdo al

criterio de las autoras de este proyecto, para esto se establece la valoración de la

siguiente manera:

37

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39

Después de haber realizado el estudio de las características propias de cada una

de las suites BPM, podemos resumir lo siguiente (Ver Tabla 11):

Tabla 11: Evaluación de las Suites BPMS


En base a los resultados obtenidos en el estudio de evaluación de las principales

herramientas BPM, se elige la herramienta IBM BPM para la implementación del

proceso de Gestión de Trabajos de Titulación, ya que proporciona un mayor número

de módulos y posee un motor para el monitoreo y seguimiento de los procesos,

además ofrece el consumo de servicios que permiten interactuar e integrar

sistemas externos. Aunque es una herramienta costosa, se pudo obtener una

versión académica sin costo debido a que IBM tiene convenios con la Escuela

Politécnica Nacional, pero esta versión tiene ciertas limitaciones como poner en

producción el proceso.

1.4.8 BPMN (BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION)

BPMN [10] es un modelo de notación que permite describir los procesos de negocio

de manera comprensible para todos, ya sean analistas de negocio o técnicos

calificados. Esto hace que sea posible implementar más fácilmente los procesos.

Fue desarrollado en 2001, pero se publicó por primera vez en 2004.

Un diagrama contiene objetos gráficos que hará posible modelar las actividades de

flujos, relaciones, los datos de los procesos, sus interacciones, etc. Esta

formalización de procesos se ha convertido en algo común para utilizar. El grupo

OMG [33] (Object Management Group) se hizo cargo del mantenimiento y evolución

de la notación BPMN. Es importante entender que no sólo es otra representación

SUITE BPM PUNTUACIÓN FINAL

IBM BPM 88%

jBoss JBPM 68%

BonitaSoft 75%

Bizagi 75%

Intalio 69%

ProcessMaker 60%

40

de los procesos de negocio, sino también un medio para garantizar un buen nivel

de planificación del negocio.

El objetivo de BPMN es unificar o estandarizar en una sola representación las

anotaciones que se utilizaban anteriormente en los procesos. Esta notación brinda

la posibilidad de mezclar los procesos humanos en procesos automatizados con el

fin de reflejar la realidad de los procesos de una empresa.

BPMN contiene los siguientes grupos: actividades (Ver Tabla 12), datos (Ver Tabla

13), contenedores (Ver Tabla 14), compuertas (Ver Tabla 15) y eventos (Ver Tabla

16), cada uno de estos está formado por varios elementos, por ejemplo en las

actividades tenemos:

ACTIVIDADES

Representación Elemento Representación Elemento

Tarea

Envío

Transacción

Recepción

Subproceso

Tarea de

Usuario

Actividad de

Llamada

Tarea Manual

Subproceso

Regla de

Negocio

Ciclo Invocación de

Servicio

41

Instancias

Múltiples en

Paralelo

Ejecución de

Script

Instancias

Múltiples en

Secuencia

Define el orden

de ejecución

entre dos

actividades

Tabla 12: Notación BPMN: Actividades


DATOS

Representación Elemento

Dato de Entrada o Input.

Dato de Tipo Objeto

Colección de Objetos de

Datos

Almacén

Mensaje

Tabla 13: Notación BPMN: Datos

Tomado de [34]. Realizado por las autoras

42

CONTENEDORES

Representación Elemento

Contenedores y Compartimentos

Flujo de Mensajes

Orden de intercambio de mensajes

Tabla 14: Notación BPMN: Contenedores


COMPUERTAS


Exclusiva

Punto de

bifurcación

Compleja

Comportamien

to complejo de

convergencia/

bifurcación

43

COMPUERTAS


Basada en

eventos

Compuerta

basada en

eventos

Exclusiva basada en

eventos

(generadora de

instancias)

Ocurrencia

basada en

eventos

Paralela

Punto de

bifurcación

Paralela basada en

eventos

(generadora de

instancias)

Ocurrencia

basada en

eventos

subsecuentes.

Inclusiva

Punto de

bifurcación, al

menos un flujo

es activado.

Tabla 15: Notación BPMN: Compuertas


EVENTOS

EVENTOS INICIO INTERMEDIOS FIN Mensaje

Tiempo

Error

44

EVENTOS EVENTOS INICIO INTERMEDIOS FIN

Condicional

Cancelación

Terminación

Tabla 16: Notación BPMN: Eventos


Después de conocer los inconvenientes que el proceso de Gestión de Trabajos de

Titulación presenta dentro de la FIS, fue necesario plantear el uso de una

metodología que ayude a resolver estos problemas, por tanto se escogió a la

Metodología ISEA que consiste en cuatro fases que se aplican en el siguiente

capítulo.

45

CAPÍTULO 2

DISEÑO Y EVALUACIÓN DEL PROCESO

En este capítulo analizaremos el estado de la situación actual del proceso de

Gestión de Trabajos de Titulación en la Facultad de Ingeniería de Sistemas con el

propósito de conocer cómo se realizan las actividades concernientes al proceso. A

través de la identificación de requisitos que consiste en señalar los actores que

intervienen en el proceso, los reglamentos o normativa relacionada al proceso.

También se estudia las características generales del proceso, el diseño, evaluación

y propuesta de mejora del mismo.

2.1 ESTADO DE SITUACIÓN ACTUAL

La Facultad de Ingeniería de Sistemas de la Escuela Politécnica Nacional fue

creada el 20 de agosto de 1987 con el objetivo de “formar personal capacitado para

la utilización de la información (…) y proporcionar a los estudiantes conocimientos

que les permitan tener una actitud crítica frente a la investigación (…), planteando

soluciones concretas a los problemas del país en el área del conocimiento”. [35]

Dentro de su Plan Estratégico planteado para el período 2014-2017 [35] se detalla

lo siguiente:

· Misión de la FIS

· Visión de la FIS

· Valores y Principios

· Organigrama FIS

· Mapa de Procesos de la FIS

Misión

“La Facultad de Ingeniería de Sistemas es el referente de la Escuela Politécnica

Nacional en el campo de conocimiento y aplicación de las Tecnologías de

Información y Comunicaciones; actualiza en forma continua y pertinente la oferta

académica en los niveles de pregrado y postgrado para lograr una formación de

calidad, ética y solidaria; desarrolla proyectos de investigación, vinculación y

46

proyección social en su área científica y tecnológica para solucionar problemas de

transcendencia para la sociedad”.

Visión

“La Facultad de Ingeniería de Sistemas está presente en posiciones relevantes de

acreditación a nivel nacional e internacional y es referente de la Escuela Politécnica

Nacional en el campo de las Tecnologías de la Escuela Politécnica Nacional. La

Facultad de Ingeniería de Sistemas por su aporte de excelencia en las carreras de

pregrado y postgrado que auspicia, la calidad y cantidad de proyectos de

investigación, vinculación y proyección social que desarrolla y su aporte en la

solución de problemas nacionales a través del uso intensivo y extensivo de la

ciencia y la tecnología”.

Valores y Principios

La FIS adopta y acepta los valores y principios institucionales de la Escuela

Politécnica Nacional; cuyos valores son honestidad, respeto hacia sí mismo y hacia

los demás, verdad y compromiso con la institución; y sus principios promueven la

libertad de pensamiento, expresión y culto de todos sus integrantes, estimulan el

respeto de los valores inherentes de cada uno y acoge el principio de rendición de

cuentas a la sociedad.

Organigrama FIS

La Facultad de Ingeniería en Sistemas se estructura de la siguiente manera: (Ver

Fig. 16).

47

Figura 16: Organigrama FIS [36]


Mapa de Procesos de la FIS

En el Plan Estratégico de la FIS se encuentra el mapa de procesos internos (Ver

Figura 17) que consta de tres categorías: procesos gobernantes, proceso

principales y procesos de apoyo.

· Procesos gobernantes: son una guía en la gestión institucional debido a

que se relacionan con la implantación y seguimiento de políticas, estrategias

y objetivos que permitan lograr metas establecidas por la FIS.

· Procesos principales: generan y producen servicios que permiten cumplir

con la misión y objetivos planteados por la institución. Se basan en formar

profesionales con un elevado nivel académico, promueven las actividades

relacionadas con la investigación.

· Procesos de apoyo: aportan recursos necesarios para el desarrollo de los

procesos gobernantes y principales fortaleciendo la gestión institucional.

CONSEJO DE FACULTAD

DECANATO

SUBDECANATO

CONSEJO DE DEPARTAMENTO DICC

DEPARTAMENTO DICC

LABORATORIOS

48

Mapa de Procesos Internos

Facultad de Ingeniería de Sistemas de la EPN

Figura 17: Mapa de Procesos internos de la FIS

Tomado de [35]. Realizado por las autoras.

En el Mapa de Procesos Internos de la FIS, el proceso de Gestión de Trabajos de

Titulación se encuentra dentro de Gestión de Estudiantes como parte de los

procesos de apoyo, siendo importante para la gestión institucional.

Este proceso se encuentra en un período de transición debido a nuevas

disposiciones legales en el Reglamento de Régimen Académico emitidas por el

Consejo de Educación Superior el 6 de junio de 2015, en el que se estipulan nuevas

modalidades de Titulación (Ver Art. 21, Cap. 3, Título II) que deben ser adoptadas

por las Instituciones Superiores; por dicha razón la Facultad de Ingeniería de

Sistemas adoptó como Trabajos de Titulación los siguientes: Proyecto de

investigación y Proyecto integrador para pregrado mientras que Artículo Académico

y Proyecto de investigación para postgrado, sustituyendo al Proyecto de Titulación

en pregrado y Tesis de grado en postgrado, respectivamente. Además, los

PROCESOS PRINCIPALES

PROCESOS GOBERNANTES

PROCESOS DE APOYO

De Dirección De Planificación

Académica

Docencia Investigación Vinculación y Proyección

Social

Gestión de Talento Humano

Gestión Administrativa

Gestión de estudiantes

49

estudiantes de pregrado y postgrado pueden dar un examen de carácter

complexivo en lugar de realizar un Trabajo de Titulación.

Por esta razón el tema del presente documento es “Propuesta de automatización y

mejora del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación”, sin tomar en cuenta al

examen de carácter complexivo ya que no corresponde a un tipo de Trabajo de

Titulación. (Ver Art. 21, Cap. 3, Título II del Reglamento de Régimen Académico)

[37]

Conforme se señala en el capítulo 1, para el estudio del proceso indicado se seguirá

el ciclo propuesto por la metodología ISEA, estudiado en las subsecciones 2.2, 2.5,

2.6. A continuación se desarrolla la primera fase de la metodología en la que se

podrá obtener los requisitos del proceso y evidenciar su estado actual.

2.2 IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS DEL PROCESO

La identificación de requisitos del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación de

la FIS permite identificar y establecer el objetivo del proceso, definir quién es el

responsable o propietario del proceso, cuándo y quién inicia el proceso y su fin,

identificar los actores del mismo, recopilar la información relacionada por el

proceso. Esta fase se la realiza mediante entrevistas a los actores que intervienen

en el proceso, que son:

· Miembros de la Comisión de Trabajos de Titulación: MSc. Carlos

Anchundia, PhD. Marco Benalcázar, MSc. Patricio Zambrano.

· Secretaria de Grados: Srta. Sandra Bermeo

· Profesor: PhD. Marco Santórum G.

· Estudiante: Carmen Aguilar

· Jefe de Departamento: Ing. Bolívar Palán

A continuación se detallan las entrevistas realizadas a los actores del proceso:

50

ENTREVISTA A LA COMISIÓN DE LA UNIDAD DE TITULACIÓN DE LA FACULTAD DE SISTEMAS.


FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS FECHA:

ENTREVISTA A USUARIO CENTRAL

FASE IDENTIFICACIÓN PÁGINA: 1

Lugar : FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Fecha y hora : 3-12-2015 Entrevistado : Marco Benalcázar Entrevistador : Damaris Tarapues y Daisy Uvidia La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, no será divulgada, servirá exclusivamente en la estructuración del manual de procesos internos de la Facultad de Ingeniería en Sistemas. El objetivo de la presente entrevista es obtener información veraz y relevante, concerniente a las actividades que realiza para EL PROCESO DE GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN De su conocimiento, si tiene que nombrar formalmente este proceso, ¿cómo lo llamaría? Proceso para la entrega y aprobación de tema de proyectos de investigación-proyectos integradores. ¿Cuál es el objetivo fundamental del proceso? Establecer actores y actividades que intervienen en la entrega de un tema de proyecto de investigación-proyecto integrador Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso? El propietario del proceso es la Facultad ¿Cuándo inicia el proceso? Cuando un profesor desea presentar un tema de proyecto de investigación Entonces, ¿quién inicia el proceso? Profesor que desea presentar un tema de proyecto de investigación. ¿Y cuándo termina? Cuando el profesor recibe una respuesta (aceptado o rechazado) de su propuesta de tema ¿Podría identificar los roles y actores que intervienen en el proceso? Rol Actores Revisa, aprueba o rechaza un tema Comisión de Unidad de Titulación Presenta o genera una propuesta Profesor-Profesor Recepta propuestas de temas y los pasa Jefe de Departamento a la comisión de Unidad de Titulación Ordena la subida de los temas aprobados

51

al catálogo de temas de investigación ¿Qué documentos se requieren para el proceso? Propuesta de tema de proyecto de investigación-documento que acredite la existencia de un proyecto de investigación aprobado-memorando ¿Qué documentos surgen como resultado del proceso? De Proyecto de investigación aprobado o notificación de rechazo ¿Existen reglamentos/normativa bajo al cual funciona el proceso? Si, Reglamento de Proyectos de Investigación y Proyecto integrador de la Facultad, y Reglamento de régimen académico CES ¿Existen condiciones previas a cumplir para la ejecución del proceso? Sin respuesta________________________________________ ¿El resultado de este proceso es necesario para la realización de otro? Si- la aprobación de un tema permite iniciar el proceso de revisión de un plan de proyecto de investigación para un estudiante. ¿Conoce Ud. Si existe alguna aplicación informática que soporte la ejecución del proceso? No existe actualmente en la facultad Actividades del proceso:

· Entrega de la propuesta de tema por el proponente jefe del DICC · Entrega de la propuesta por el Jefe de DICC a la Comisión de la Unidad de

Titulación · Revisión de la propuesta por la Comisión de la Unidad de Titulación · Aprobación-Pendiente- Rechazo de la propuesta

· Notificación del resultado a jefe del DICC · Notificación del resultado por el Jefe del DICC al proponente

· Si el resultado es aprobado el Jefe del DICC solicita subir el tema aprobado al catálogo de temas

Observaciones: _______________________________________________________

Entrevista realizada por: Damaris Tarapues y Daisy Uvidia Firma: _____________________________

52

ENTREVISTA A LA SECRETARIA DE GRADOS DE LA FACULTAD

DE SISTEMAS.




FASE IDENTIFICACIÓN PÁGINA:

Lugar : FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Fecha y hora : 3-12-2015 Entrevistado : Sra. Sandra Bermeo Entrevistador : Damaris Tarapues y Daisy Uvidia La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, no será divulgada, servirá exclusivamente en la estructuración del manual de procesos internos de la Facultad de Ingeniería en Sistemas. El objetivo de la presente entrevista es obtener información veraz y relevante, concerniente a las actividades que realiza para EL PROCESO DE GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN De su conocimiento, si tiene que nombrar formalmente este proceso, ¿cómo lo llamaría? Unidad de Titulación-Proceso graduados ¿Cuál es el objetivo fundamental del proceso? Graduar rápidamente a los estudiantes Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso? Sin respuesta_________________________________

¿Cuándo inicia el proceso? Cuando el estudiante presenta su Proyecto de Titulación Entonces, ¿quién inicia el proceso? Estudiante ¿Y cuándo termina? En la investidura de su grado ¿Podría identificar los roles y actores que intervienen en el proceso? Rol Actores Presentación Formularios Secretaria, Profesor, SAEW, Comisión de Tesis

53

¿Qué documentos se requieren para el proceso? Formulario de la EPN, solicitud ¿Qué documentos surgen como resultado del proceso? Formulario aprobado, acta ¿Existen reglamentos/normativa bajo al cual funciona el proceso? Reglamento del sistema de estudios de la EPN ¿Existen condiciones previas a cumplir para la ejecución del proceso? Sí, cumplir más del 80% de créditos para presentar el Proyecto-Seguir reglamento del sistema de estudios. ¿El resultado de este proceso es necesario para la realización de otro? Si ¿Conoce Ud. Si existe alguna aplicación informática que soporte la ejecución del proceso? Saew Actividades del proceso: 1. Inicia cuando el profesor propone un tema de trabajo de titulación y envía a la Comisión de Unidad de Titulación para ser evaluado. 2. Si el estudiante toma el tema propuesto entonces debe completar para que el plan de trabajo de titulación sea evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación. 3.

Observaciones_________________________________________________________

____________

Entrevista realizada por: Damaris Tarapues y Daisy Uvidia Firma: _____________________________

54

ENTREVISTA AL JEFE DE DEPARTAMENTO DE LA FACULTAD

DE SISTEMAS.





Lugar : FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Fecha y hora : 4-12-2015 Entrevistado : Miriam Nicolalde Entrevistador : Damaris Tarapues y Daisy Uvidia La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, no será divulgada, servirá exclusivamente en la estructuración del manual de procesos internos de la Facultad de Ingeniería en Sistemas. El objetivo de la presente entrevista es obtener información veraz y relevante, concerniente a las actividades que realiza para EL PROCESO DE GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN: PROYECTO DE INVESTIGACIÓN De su conocimiento, si tiene que nombrar formalmente este proceso, ¿cómo lo llamaría? Sin respuesta___________________________________________________________ ¿Cuál es el objetivo fundamental del proceso? Crear un banco de temas de proyectos de titulación para los estudiantes Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso? Jefe del departamento DICC ¿Cuándo inicia el proceso? Cuando el profesor presenta una propuesta de temas de proyecto de titulación Entonces, ¿quién inicia el proceso? El profesor ¿Y cuándo termina? Cuando se publica en la página web de la FIS ¿Podría identificar los roles y actores que intervienen en el proceso? Rol Actores

55

Proponente del tema Profesor Receptor del tema Secretaria Validación del tema Consejo de Departamento Aprobación del tema Comisión de tesis Publicación en página web Encargado de página web ¿Qué documentos se requieren para el proceso? Formularios, memorandos ¿Qué documentos surgen como resultado del proceso? Publicación en la página web de la FIS ¿Existen reglamentos/normativa bajo al cual funciona el proceso? No ¿Existen condiciones previas a cumplir para la ejecución del proceso? SI ¿El resultado de este proceso es necesario para la realización de otro? Si ¿Conoce Ud. Si existe alguna aplicación informática que soporte la ejecución del proceso? No Actividades del proceso: Proponente del tema Receptor del tema Validación del tema Aprobación del tema Publicación en página web

Observaciones

______________________________________________________________________ Entrevista realizada por: Damaris Tarapues y Daisy Uvidia

56

ENTREVISTA A UN ESTUDIANTE DE LA FACULTAD DE

SISTEMAS.





Lugar : FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Fecha y hora : 6-10-2015 Entrevistado : Damaris Tarapues Entrevistador : Daisy Uvidia La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, no será divulgada, servirá exclusivamente en la estructuración del manual de procesos internos de la Facultad de Ingeniería en Sistemas. El objetivo de la presente entrevista es obtener información veraz y relevante, concerniente a las actividades que realiza para EL PROCESO DE GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN: PROYECTO DE INVESTIGACIÓN De su conocimiento, si tiene que nombrar formalmente este proceso, ¿cómo lo llamaría? Gestión de trabajos de titulación modalidad proyecto de investigación ¿Cuál es el objetivo fundamental del proceso? El plan de proyecto de investigación presentado se apruebe con el fin de empezar a hacer el trabajo de titulación. Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso? Pienso que es la comisión de la Unidad de Titulación ¿Cuándo inicia el proceso? Cuando el profesor tiene una propuesta de proyecto de investigación. Entonces, ¿quién inicia el proceso? El profesor ¿Y cuándo termina? Cuando el plan de proyecto de investigación ha sido aprobado ¿Podría identificar los roles y actores que intervienen en el proceso? Rol Actores Estudiante Carmen Aguilar Profesor Marco Santórum

57

Comisión de Unidad de Titulación Marco Benalcázar, Carlos Anchundia, Patricio

Zambrano Secretaria de decanato Sandra Bermeo ¿Qué documentos se requieren para el proceso? La solicitud de aprobación y el plan de proyecto de investigación ¿Qué documentos surgen como resultado del proceso? Plan de Trabajo de Titulación aprobado ¿Existen reglamentos/normativa bajo al cual funciona el proceso? El reglamento de régimen académico y el instructivo de la EPN ¿Existen condiciones previas a cumplir para la ejecución del proceso? El estudiante debe haber egresado o tener aprobado más del 80% de créditos de la carrera. ¿El resultado de este proceso es necesario para la realización de otro? Si, el proceso de graduación ¿Conoce Ud. Si existe alguna aplicación informática que soporte la ejecución del proceso? El saew, tal vez Actividades del proceso: Yo escojo un tema del banco de temas propuestos en el catálogo de la FIS. Luego yo me contacto con el profesor para que me asigne ese tema Después yo completo el plan de proyecto de investigación en base al formato publicado en el portal de la FIS Luego le presento al profesor para que me revise y firme el plan. A continuación le entrego a la secretaria la solicitud y el plan Espero que me notifiquen si el plan fue aprobado o no. ¿Cree Ud. Que el proceso para la aprobación del plan de proyecto de investigación

es igual al proceso para la aprobación del plan de proyecto integrador? Sí, porque el

formato publicado en el portal de la FIS es un solo documento tanto para el proyecto

integrador como para el proyecto de investigación ya que existe una opción “Tipo de trabajo

de titulación”.

Observaciones

Este proceso se parece al mismo proceso que se llevaba a cabo anteriormente para la

aprobación del plan conocido como proyecto de titulación o tesis de grado.

58

ENTREVISTA A UN PROFESOR DE LA FACULTAD DE SISTEMAS




FASE IDENTIFICACIÓN PÁGINA:

Lugar : FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Fecha y hora : 6-10-2015 Entrevistado : Marco Santórum Entrevistador : Daisy Uvidia La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, no será divulgada, servirá exclusivamente en la estructuración del manual de procesos internos de la Facultad de Ingeniería en Sistemas. El objetivo de la presente entrevista es obtener información veraz y relevante, concerniente a las actividades que realiza para EL PROCESO DE GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN: PROYECTO DE INVESTIGACIÓN De su conocimiento, si tiene que nombrar formalmente este proceso, ¿cómo lo llamaría? Gestión de Trabajos de Titulación ¿Cuál es el objetivo fundamental del proceso? Aprobar los trabajos de titulación para que el estudiante desarrolle su proyecto, ya sea proyecto integrador o proyecto de titulación. Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso? La Comisión de la Unidad de Titulación, ya que es la encargada de evaluar los temas y planes de trabajos de titulación. ¿Cuándo inicia el proceso? Inicia cuando un profesor propone un tema de trabajo de titulación (proyecto integrador o proyecto de investigación) o cuando un estudiante propone un proyecto integrador. Entonces, ¿quién inicia el proceso? El profesor o un estudiante de la FIS. ¿Y cuándo termina? Termina cuando es aprobado el tema de trabajo de titulación propuesto por el profesor o también puede concluir cuando el plan de trabajo de titulación (proyecto integrador) completo o propuesto por el estudiante es aprobado. ¿Podría identificar los roles y actores que intervienen en el proceso? Rol Actores Estudiante Carmen Aguilar

59

Profesor Marco Santórum Comisión de Unidad de Titulación Marco Benalcázar, Carlos Anchundia, Patricio

Zambrano Secretaria de decanato Sandra Bermeo ¿Qué documentos se requieren para el proceso? La solicitud de aprobación y el plan de proyecto de investigación, memorandos ¿Qué documentos surgen como resultado del proceso? Temas de trabajos de Trabajos de Titulación aprobados y publicados en la página web de la FIS Plan de Trabajo de Titulación aprobado ¿Existen reglamentos/normativa bajo al cual funciona el proceso? El reglamento de régimen académico y el instructivo de la EPN ¿Existen condiciones previas a cumplir para la ejecución del proceso? Sí, cumplir más del 80% de créditos para presentar el Proyecto-Seguir reglamento del sistema de estudios. ¿El resultado de este proceso es necesario para la realización de otro? Sí, permite iniciar el proceso de graduación cuando el estudiante concluye el desarrollo del proyecto. ¿Conoce Ud. Si existe alguna aplicación informática que soporte la ejecución del proceso? El saew. Actividades del proceso: El proceso inicia cuando un profesor propone un tema de Proyecto de investigación o Proyecto integrador, el mismo que debe ser aprobado por la Comisión de la Unidad de Titulación, y una vez aprobado se publica en el portal de la Facultad de Sistemas. También puede ser iniciado por un estudiante, quien puede tomar un tema aprobado del catálogo de temas o proponer un tema de trabajo de investigación. Ya sea que proponga o tome uno del catálogo éste debe ser aprobado por la Comisión de la Unidad de Titulación.

Observaciones

Entrevista realizada por: _____________________________ Firma: _____________________________

60

RESUMEN DE LAS ENTREVISTAS

Una vez realizadas las entrevistas se pudo notar que las respuestas no coincidieron

en su mayoría, ya que las preguntas fueron abiertas, por ejemplo, en las siguientes:

Para la pregunta 3: Conoce Ud., ¿Quién es el responsable/propietario del proceso?,

las respuestas fueron:

· La facultad

· Sin respuesta

· Jefe de departamento

· Comisión de la Unidad de Titulación

Debido a que los entrevistados tuvieron criterios diferentes, no se pudo determinar

específicamente quien es el responsable de este proceso. Por lo tanto, las autoras

de este proyecto consideran que el responsable del proceso es la Comisión de la

Unidad de Titulación, ya que son los que evalúan los planes de Trabajos de

Titulación.

Por otro lado, los entrevistados identificaron varios roles y actores del proceso, que

son: Profesor, Estudiante, Comisión de la Unidad de titulación, Secretaria de

Grados, Jefe de Departamento. Además, éstos determinaron los documentos que

se usan en este proceso, por ejemplo: el nuevo formato de Plan de Trabajo de

Titulación, memorando, solicitudes de aprobación y actas del SAEw.

Aunque debido a cambios en la normativa que rige al proceso no tienen claro

algunas actividades. Por lo tanto, es necesario formalizar el nuevo proceso

mediante un manual que permita describir de manera pormenorizada cómo se

ejecuta cada una de las actividades que los actores del proceso deben realizar,

pero antes de realizar dicho manual es importante conocer la normativa que se

relaciona con este proceso.

61

2.3 NORMATIVA VIGENTE

Todo proceso de negocio se fundamenta en leyes, reglamentos y normativas. Por

esta razón a continuación se estudia la Constitución de la República del Ecuador

[38], Ley Orgánica de Educación Superior [39], Reglamento de Régimen académico

Codificado [40] y estatuto y reglamento de la EPN relacionados al proceso de

Gestión de Trabajos de Titulación de la FIS [41].

2.3.1 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR

La Constitución de la República del Ecuador [38], elaborada por la Asamblea

Nacional de la República del Ecuador el 20 de octubre del 2008, establece la

educación superior como un derecho de las personas a través los siguientes

artículos descritos en la Tabla 17:

DESCRIPCIÓN ARTÍCULOS

La educación como un derecho

“La educación es un derecho de las personas a lo

largo de su vida y un deber ineludible e inexcusable

del Estado (…).”

Ver Art. 26.

Título II

Cap. 2

Sección 5

Finalidad del sistema de educación superior

“El sistema de educación superior tiene como

finalidad la formación académica y profesional con

visión científica y humanista; la investigación

científica y tecnológica.”

Ver Art. 350.

Título VII

Cap.1

Sección 1

Principios del sistema de educación superior

“Se regirá por los principios de autonomía

responsable,(…) igualdad de oportunidades (…) para

la producción del pensamiento y conocimiento”

Ver Art. 351.

Título VII

Cap.1

Sección 1

Instituciones del sistema de educación superior

“El sistema de educación superior estará integrado

por universidades y escuelas politécnicas”.

Ver

Art. 352

Título VII

Cap.1 Sección

1

Tabla 17: Análisis de la Constitución del Ecuador referentes a la Educación Superior


62

De acuerdo a la Primera Disposición Transitoria de la Constitución de la República

del Ecuador [42], establece que el órgano legislativo debe expedir leyes que

permitan la organización, regulación y control del Estado, entre ellas se expide la

Ley Orgánica de Educación Superior.

2.3.2 LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR

La Ley Orgánica de Educación Superior [39], aprobada el 12 de octubre del 2010,

por la Asamblea Nacional, garantiza el derecho a la educación superior de calidad,

contribuye a la formación de profesionales y académicos con capacidades y

conocimientos que permitan la transformación de la sociedad, apoya el derecho de

las y los estudiantes a la educación superior. Además establece los organismos

reguladores que rigen el sistema de educación superior. Y señala la igualdad de

oportunidades que tienen los y las estudiantes en el ingreso, permanencia,

movilidad y egreso del sistema, permitiéndole a las Escuelas Politécnicas expedir

títulos de tercer nivel.

A continuación, en la Tabla 18, se citan los artículos concernientes al proceso en

estudio donde se fundamenta lo antes mencionado:


Derecho a egresar y titularse:

“Son derechos de los y las estudiantes: (…) egresar y

titularse (…) “.

Ver Art. 5

Título I

Cap. 2.

Apartado a

Organismos que rigen al sistema de educación superior:

“El Consejo de Educación Superior (CES) y El Consejo

de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la

calidad de la Educación Superior (CEAACES)”.

Ver Art. 15

Título I

Cap. 3

Apartados

a, b

Principio de Igualdad de Oportunidades:

“Garantizar a todos los actores del Sistema de Educación

Superior las mismas posibilidades en el acceso,

permanencia, movilidad y egreso del sistema”.

Ver Art 71

Título IV

Cap.1

Requisitos para que el estudiante apruebe una carrera: Ver Art 84

Título IV

63


“Los requisitos de carácter académico y disciplinario

necesarios para la aprobación de cursos y carreras,

constarán en el Reglamento de Régimen Académico”.

Cap. 2

Instituciones que expiden títulos de tercer nivel:

“Sólo podrán expedir títulos de tercer nivel las

universidades y escuelas politécnicas”.

Ver Art. 118

Título VII

Cap.2

Apartado b

Organismo que regula los títulos y grados académicos:

“El Consejo de Educación Superior aprobará el

Reglamento de Régimen Académico que regule los

títulos y grados académicos”.

Ver Art. 123

Título VII

Cap. 2

Sección II

Nomenclatura de títulos:

“El Consejo de Educación Superior unificará (…) las

nomenclaturas de los títulos que expidan las IES en base

a un Reglamento aprobado por el Consejo de

Educación Superior.”

Ver Art. 130

Título VII

Cap. 2

Sección II

Definición del Consejo de Educación Superior

“El Consejo de Educación Superior es el organismo de

derecho público (…) tiene por objetivo la planificación,

regulación y coordinación interna del Sistema de

Educación Superior, (…)”.

Ver Art 166

Título IX

Cap.2

Sección I

Tabla 18: Análisis de la Ley Orgánica de Educación Superior


La Ley Orgánica de Educación Superior, dispone que sea deber del Consejo de

Educación Superior “(…) aprobar los Reglamentos de Régimen Académico y

Títulos, y de Régimen de Posgrado; y de las distintas modalidades de estudio”.

Por esta razón lo citamos a continuación:

64

2.3.3 REGLAMENTO DEL RÉGIMEN ACADÉMICO CODIFICADO-CONSEJO

DE EDUCACIÓN SUPERIOR

El Reglamento de Régimen Académico [40], fue aprobado el 21 de noviembre de

2013 por el Pleno del Consejo de Educación Superior, y reformado por última vez

el 6 de junio de 2015 respectivamente”.

El Art. 1 del Reglamento de Régimen Académico dice, “El presente reglamento se

aplica a las instituciones de educación superior pública y particular. Universidades,

Escuelas Politécnicas, cuyo objetivo es regular y orientar el quehacer académico

de las instituciones de Educación Superior (IES) en sus diversos niveles de

formación”.

Además define la unidad de organización curricular en las carreras de grado

resaltando a la unidad de titulación como la opción implementada para que el

estudiante pueda titularse dentro de los plazos establecidos en este reglamento.

A continuación, en la Tabla 19, se respalda lo antes mencionado con los siguientes

artículos:


Niveles de formación del sistema de educación superior:

“El sistema de educación superior se organiza a partir de

los siguientes niveles de formación: (…) Educación

superior de grado o de tercer nivel.”

Ver Art. 5.

Título II

Cap. 1

Apartado c, d

Tipos de carreras de la educación superior de grado o de

tercer nivel:

“Este nivel de formación se organiza mediante carreras

que podrán ser de los siguientes tipos: (…). b)

Ingenierías, (…)”.

Ver Art. 8.

Título II

Cap. I

Apartado b

Definición de la Unidad de Titulación:

La Unidad de Titulación es “la unidad curricular que

incluye las asignaturas, cursos o sus equivalentes, que

permiten la validación académica de los conocimientos

(…)”.

Ver Art. 21

Título II

Cap. 3

Numeral 3

65


Resultados finales de la Unidad de Titulación:

“(…) trabajo de titulación, y (…) examen de grado de

carácter complexivo”.

Ver Art. 21

Título II

Cap. 3

Tipos de trabajo de titulación:

“Se consideran trabajos de titulación en la Educación

Superior de grado a los siguientes: examen de grado o de

fin de carrera, proyectos de investigación, proyectos

integradores, ensayos o artículos académicos,

etnografías, sistematización de experiencias prácticas de

investigación y/o intervención, análisis de casos, estudios

comparados, propuestas metodológicas, propuestas

tecnológicas, productos o presentaciones artísticas,

dispositivos tecnológicos, modelos de negocios,

emprendimientos, proyectos técnicos, trabajos

experimentales, entre otros de similar nivel de

complejidad”.

Ver Art. 21

Título II

Cap. 3

Numeral 3

Descripción del examen complexivo:

“El examen de grado deberá ser de carácter complexivo,

(…) con el mismo nivel de complejidad, (…) que el exigido

en las diversas formas del trabajo de titulación (…) “.

Ver Art. 21

Título II

Cap. 3

Numeral 3

· Prórrogas para la Aprobación del trabajo de titulación

“(…) no excederá el equivalente a dos períodos

académicos ordinarios (…)”, la misma que no requerirá

del pago de nueva matrícula, arancel, tasa, ni valor similar

(…)”.

· Prórroga para la aprobación del trabajo de titulación con

costo

“(…) tendrá, por una única vez, un plazo adicional de un

período académico ordinario (…)”, deberá realizar un

pago de conformidad con lo establecido en el Reglamento

de Aranceles (…)”.

Ver Tercera

Disposición

General

Primero y

Segundo

inciso.

66


Caso en que el estudiante no concluyó el trabajo de

titulación en el plazo entre 18 meses y 10 años contados

desde que egresa.

“(…), deberá tomar los cursos, asignaturas o

equivalentes para la actualización de conocimientos,

pagando el valor establecido en el Reglamento de

Aranceles para las lES (…).

Adicionalmente, deberá rendir y aprobar una evaluación

de conocimientos actualizados para las asignaturas, (…),

así como culminar y aprobar el trabajo de titulación o

aprobar el correspondiente examen de grado de carácter

complexivo, el que deberá ser distinto al examen de

actualización de conocimientos”.

Ver Cuarta

Disposición

General

Asignación del tutor

“Las lES deben garantizar el nombramiento inmediato del

director o tutor del trabajo de titulación, una vez que el

estudiante lo solicite, (…)”.

Ver Sexta

Disposición

General

Estudiante que no apruebe el examen complexivo.

“Tendrá derecho a rendir, por una sola vez, un examen

complexivo de gracia”.

Ver Décimo

Séptima

Disposición

General.

Plazo para implementar la Unidad de Titulación.

“Las lES tienen un plazo máximo de 18 meses para

organizar e implementar una unidad de titulación especial

para todas las carreras y programas vigentes o no

vigentes habilitados para el registro de títulos”.

Esta unidad, además de un examen complexivo de grado

contemplará. al menos, una opción de trabajo de

titulación, de aquellas contempladas en el Reglamento

del Régimen Académico (Ver Art. 21,Cap. 3,Numeral 3).

Ver Quinta

Disposición

Transitoria

67


Opciones para implementar la Unidad de Titulación

“Además de un examen complexivo de grado

contemplará, al menos, una opción de trabajo de

titulación, de aquellas contempladas en el Reglamento

del Régimen Académico (…).

Ver Quinta

Disposición

Transitoria

Normas para la titulación:

Caso 1: Quienes finalizaron sus estudios a partir del 21

de noviembre del 2008:

“Podrán titularse bajo las modalidades que actualmente

ofertan las lES, en el plazo máximo de 18 meses a partir

de la vigencia del presente Reglamento, (…).”

Caso 2: Quienes iniciaron la tesis o trabajo de titulación

hasta el 31 de enero del 2015.

“Podrán solicitar una prórroga adicional de tres meses

para la presentación final de su trabajo. Las lES deberán

garantizar las condiciones para el cumplimiento de esta

disposición”.

Caso 3: Quienes hayan finalizado sus estudios antes de

21 de noviembre de 2008.

“Deberán aprobar en la misma lES un examen

complexivo o de grado”.

Ver Quinta

Disposición

Transitoria

Tabla 19: Análisis del Reglamento de Régimen Académico


De acuerdo al Art. 355 de la Constitución de La República del Ecuador [38] se

reconoce a las universidades y escuelas politécnicas su autonomía académica,

administrativa financiera y orgánica. Apoyándose en la Disposición Transitoria

Décimo Séptima de la Ley Orgánica de Educación Superior (LOES) [39], señala

que: “Las Universidades y Escuelas Politécnicas en un plazo de 180 días

reformarán sus estatutos para adecuarlos a la presente Ley. Reforma que deberá

ser revisada y aprobada por el Consejo de Educación Superior.” Por lo tanto, la

Escuela Politécnica Nacional se regirá a estos artículos para presentar el Estatuto

Institucional.

68

El Estatuto de la Escuela Politécnica Nacional [41] en el Art. 2 dice “La Escuela

Politécnica Nacional tiene la facultad dentro del marco institucional y legal, de

expedir sus normas jurídicas propias, consistentes en su Estatuto, reglamentos, e

instructivos, a través de acuerdos y resoluciones emanadas por la autoridad

competente”. Por esta razón expide el Reglamento de Sistemas de Estudios de las

Carreras de Formación Profesional y Posgrado de la Escuela Politécnica Nacional.

[43]

2.3.4 REGLAMENTO DE SISTEMAS DE ESTUDIOS DE LAS CARRERAS DE

FORMACIÓN PROFESIONAL Y POSGRADO DE LA ESCUELA

POLITÉCNICA NACIONAL

Este reglamento fue aprobado el 26 de Noviembre del 2013 en segunda discusión

por Consejo Politécnico cuyo fin es “que sus graduados posean una educación

integral (…)”. Además indica que el estudiante debe aprobar la malla curricular de

la carrera y cumplir los requisitos establecidos en el reglamento mencionado, para

obtener un título en ingeniería.

A continuación, en la Tabla 20, se detallan los artículos que respaldan el sistema

de estudios de la Escuela Politécnica Nacional:


· Entrega de títulos otorgados por la EPN

“otorga los títulos profesionales politécnicos en ingeniería

y ciencias, (…) y Magister (…)”.

Ver Art. 3

Título I

Capítulo 2

· Requisitos para optar por un título:

“Para optar por un título en ingeniería o ciencias, (…) el

estudiante debe aprobar completamente la malla curricular

de la carrera y demás requisitos aprobados por el Consejo

Académico”.

Ver Art. 22

Título III

Capítulo 2

· Requisito para acceder a la formación de postgrado:

“(…) deben poseer título profesional de tercer nivel y

satisfacer los requerimientos establecidos en el programa

de postgrado (…)”

Ver Art. 34

Título IV

Tabla 20: Análisis del Reglamento de Sistemas de Estudios de las Carreras de Formación Profesional y Posgrado de la Escuela Politécnica Nacional. Realizado por las autoras.

69

Después de haber completado la malla curricular de la carrera, el estudiante debía

realizar un proyecto de titulación o tesis de grado para pregrado y posgrado,

respectivamente, con el fin de obtener un título académico [43], pero ahora debe

acogerse a la nueva Unidad de Titulación mencionada en el Reglamento de

Régimen Académico [37], la misma que debe ser implementada en cada Institución

Superior. Por tal motivo, la Escuela Politécnica Nacional cumpliendo con la

ordenanza de implementar dicha unidad, elabora el siguiente instructivo:

2.3.5 INSTRUCTIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA UNIDAD DE

TITULACIÓN EN LAS CARRERAS Y PROGRAMAS VIGENTES DE LA

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL.

El presente instructivo [44] fue aprobado por el Consejo de Docencia de la EPN, el

29 de abril de 2015, a su vez fue enviado al CES para cumplir con la Disposición

Transitoria Quinta del Reglamento de Régimen Académico, el mismo que fue

aprobado el 7 de mayo del 2015.

Este instructivo [44] señala dos tipos de unidad de titulación, una para las carreras

de tecnologías superiores y de grado y la otra para los programas de postgrado, los

cuales se basan en el desarrollo de un trabajo de titulación o la aprobación de un

examen complexivo.

A continuación, en la Tabla 21, se detallan los artículos que describen la nueva

modalidad de trabajos de titulación:


Requisitos y opciones de la unidad de titulación:

“(…) el estudiante que haya aprobado el 80 % o más, de

las horas de las asignaturas de la carrera o programa,

podrá seleccionar la Unidad de Titulación con una de las

siguientes opciones de titulación: examen de grado o

Trabajo de Titulación.”

Art 8

Cap. I

Características del trabajo de titulación con base en el

perfil de egreso para cada carrera.

Ver Art 10

Cap. III


70

(…) debe ser una propuesta innovadora, (…)

correspondencia con los aprendizajes adquiridos (…)”

proceso de investigación (…)”

Tipos de trabajos de titulación.

“(…) para definir los trabajos de titulación: proyecto de

investigación, proyecto integrador (…)”.

Ver Art 11

Cap. III

Características del examen complexivo.

“El examen de titulación de carácter complexivo de grado

deberá ser articulado al perfil de egreso de la carrera, (…)

el examen de titulación de carácter complexivo de

posgrado son evaluaciones teóricas y/o prácticas”.

Ver Art 12

Cap. IV

Asignación de comisión al trabajo de titulación.

“El Consejo de Facultad designará una comisión

permanente de trabajo de titulación (…)”.

Ver Art 23

Cap. VII

Aprobación del plan del trabajo de titulación.

El estudiante debe realizar un plan de trabajo de titulación,

el cual debe ser “aprobado por parte de la Comisión

Permanente (…)”.

Ver Art 24

Cap. VII

Tabla 21: Análisis de la Unidad de Titulación en las carreras y programas vigentes de la Escuela Politécnica Nacional


El Art 10, Cap. III del Instructivo de la Unidad de Titulación de la EPN, indica que

cada carrera o programa debe definir los Trabajos de titulación, por esta razón, la

Facultad de Ingeniería de Sistemas selecciona de los distintos tipos de trabajos de

titulación establecidos en el Art. 11, Cap. III del Instructivo de la Unidad de titulación,

al proyecto de investigación, proyecto integrador.

Además, se acoge al Art. 12, Cap. 4 de los exámenes de titulación de carácter

complexivo para grado y posgrado, es decir adoptamos la nueva modalidad de

titulación dejando atrás al proyecto de titulación y tesis de grado. Por lo tanto los

siguientes artículos del Instructivo de la Unidad de Titulación (Ver Tabla 22) definen

los trabajos de titulación y examen complexivo que la Facultad de Sistemas ha

escogido:

71


Definición del proyecto de investigación.

“El proyecto de investigación es un procedimiento

científico (…), para generar conocimientos o dar soluciones

a problemas puntuales, empleando las diferentes formas

de investigación”.

Ver Art 11

Cap. III

Definición del proyecto integrador.

“Proyecto integrador: trabajo técnico y/o científico que

consiste en realizar un conjunto de actividades articuladas

entre sí, con un inicio, un desarrollo y un final con el

propósito de identificar, interpretar, argumentar y resolver

un problema del contexto, (…) contexto disciplinar-

investigativo, social, laboral-profesional, etc.(…) “

Ver Art 11

Cap. III

Definición del examen de carácter complexivo.

“(…) El examen de titulación de carácter complexivo,

puede ser una prueba teórico y/o práctica (…)”.

Ver Art 12

Cap. IV

Tabla 22: Análisis correspondiente a los Trabajos de Titulación y Examen Complexivo del Instructivo de la Unidad de Titulación


De acuerdo a las modalidades de trabajo de titulación mencionada anteriormente,

los estudiantes deben escoger una de estas para la obtención del título de

Ingeniería y Maestría. Para esto deben cumplir con los requisitos establecidos en

las directrices para la aplicación de la Unidad de Titulación de la FIS.

2.3.6 DIRECTRICES PARA LA APLICACIÓN DE LA UNIDAD DE

TITULACIÓN DE LA FIS

Basándose en el artículo 9, capítulo 2 del Instructivo de la Unidad de Titulación

aprobada por el Consejo de Educación Superior CES, el cual indica que cada

carrera debe implementar la Unidad de Titulación tomando en cuenta los requisitos,

la Facultad de Ingeniería de Sistemas acata esta orden, con las siguientes

directrices (Ver Tablas 23,24,25):

72

ESTUDIANTES QUE APROBARON EL 100% DE SU PLAN DE ESTUDIOS

HASTA EL SEMESTRE 2008-2 (21 DE NOVIEMBRE DE 2008)

a) Los estudiantes que no tengan plan de proyecto de titulación o tesis de

grado aprobado, deberán rendir el examen complexivo (Directrices para

la aplicación de la Disposición transitoria Quinta del Reglamento de

Régimen Académico y sus reformas, aprobadas por Consejo de

Docencia 14/05/2015)

1. Si aprueba, continúa con el proceso de graduación.

2. Si lo reprueba, debe rendir el examen de gracia.

b) Los estudiantes que aún no han rendido el examen complexivo, lo podrán

hacer hasta el 21 de mayo de 2016 de acuerdo a la convocatoria de cada

Facultad.

c) Aquellos estudiantes que no rindieron el examen complexivo y tengan

aprobado su proyecto de titulación o tesis de grado, podrán presentarlo

hasta el 18 de diciembre de 2015 y titularse bajo esta modalidad

(Disposición EPN-VD-2015-0447-2015).

d) Quienes no se

presentaron al

examen complexivo

o lo reprobaron por

dos ocasiones:

1. Podrán acogerse a la Disposición General

Cuarta del reglamento de Régimen

Académico(20159, a partir del 21 de mayo de

2016, es decir matricularse en el período 2016-B,

siempre y cuando no haya transcurrido 10 años

contados a partir de la aprobación del 100% del

plan de estudios.

(Reglamento de régimen académico,

Disposición transitoria Quinta literal b y

Disposición general Cuarta primer párrafo).

2. Para quienes hayan transcurrido más de los 10

años contados a partir de la aprobación del 100%

del plan de estudios, no podrán titularse en la

carrera o programa. En este caso el estudiante

podrá optar por la homologación de estudios en

73


HASTA EL SEMESTRE 2008-2 (21 DE NOVIEMBRE DE 2008).

una carrera o programa vigente, únicamente

mediante el mecanismo de validación de

conocimientos establecidos en el artículo de

Reconocimiento u Homologación de estudios de

la Escuela Politécnica Nacional (Reglamento de

Régimen Académico, Disposición General Cuarta

segundo párrafo).

Tabla 23: Directrices de la Unidad de Titulación: Caso 1



DESDE EL SEMESTRE 2009-1 HASTA EL SEMESTRE 2014-B

1) Los estudiantes que tengan plan vigente:

a) Los estudiantes que tuvieron vigente el plan de proyecto de titulación o

tesis de grado al 31 de enero de 2015, podrán presentar su proyecto

de titulación o tesis de grado hasta el 31 de diciembre de 2015. (RPC-

SE-06- No. 020-2015, Reforma a la Disposición Transitoria Quinta del

Reglamento de Régimen Académico).

b) Los estudiantes a quienes se les apruebe el plan de proyecto de

titulación de grado por primera vez, a partir del 1 de febrero hasta el 10

de septiembre de 2015, tendrán 12 meses para presentar su proyecto

de titulación o tesis de grado, contados desde la aprobación del plan.

c) Los estudiantes a quienes se les actualice el plan de proyecto de

titulación o tesis de grado a partir del 1 de febrero hasta el 10 de

septiembre de 2015, podrán presentar su proyecto de titulación o tesis

de grado hasta el 31 de diciembre de 2015 sin prórroga.

d) Los estudiantes que no concluyan con el proyecto de titulación o tesis

de grado en los plazos establecidos en los literales a), b) y c), deberán

matricularse y aprobar el curso de actualización y posteriormente

matricularse en Unidad de Titulación

74


DESDE EL SEMESTRE 2009-1 HASTA EL SEMESTRE 2014-B

e) Los estudiantes que tengan su plan de proyecto de titulación vigente

hasta el 10 de septiembre de 2015 y deseen acogerse a la Unidad de

Titulación, deberán presentar a la autoridad académica la renuncia al

plan de proyecto de Titulación o tesis de grado hasta el 4 de septiembre

de 2015, y matricularse de la Unidad de Titulación en el período 2015-

B.

2) Los estudiantes que no tengan plan aprobado o vigente:

a) Para aquellos estudiantes que haya transcurrido más de 5 semestres en

las carreras de grado o 6 semestres en los programas de posgrado,

contados desde la aprobación del 100% del plan de estudios, deberán

matricularse y aprobar el curso de actualización en el período 2015-B,

luego de lo cual deberán matricularse en la Unidad de Titulación en el

siguiente semestre.

b) Para aquellos estudiantes que no haya transcurrido 5 semestres en las

carreras de grado o 6 semestres en los programas de posgrado, contados

desde la aprobación del 100% del plan de estudios, deberán matricularse

en la Unidad de Titulación.



ESTUDIANTES QUE TIENE APROBADO ENTRE EL 80% Y EL 100% DE SU

PLAN DE ESTUDIOS A PARTIR DEL SEMESTRE 2015-A

1) Quienes tengan plan vigente:

a) Los estudiantes que tengan un plan de proyecto de titulación o tesis

vigente, tendrán 12 meses para concluir el plan de proyecto de

titulación o tesis, contados desde la aprobación del 100% del plan de

estudios.

b) Los estudiantes que tengan su plan de proyecto de titulación vigente

hasta el 10 de septiembre de 2015 y deseen acogerse a la Unidad de

Titulación, deberán presentar a la autoridad académica la renuncia al

75

ESTUDIANTES QUE TIENEN APROBADO ENTRE EL 80% Y EL 100% DE SU

PLAN DE ESTUDIOS A PARTIR DEL SEMESTRE 2015-A

plan de proyecto de titulación o tesis de grado hasta el 4 de septiembre

de 2015, y matricularse en la Unidad de Titulación en el período 2015-

2) Quienes no tengan plan aprobado:

a) Los estudiantes que tengan aprobado el 80 % del plan de estudios

deberán registrarse en una de las opciones de la Unidad de Titulación

durante el período de matrículas.

3) Los estudiantes que se registraron en la Unidad de Titulación, podrán

cambiarse de opción por una sola vez antes de completar el 100% del plan

de estudios.

4) Para realizar la defensa del trabajo de titulación o rendir examen de grado

de carácter complexivo, deberán cumplir con el requisito de aprobación del

100% del plan de estudios y estar matriculados.



Una vez concluido el estudio de la normativa vigente y la identificación de los

actores del proceso, se cuenta con los insumos necesarios para comenzar a

formalizar el proceso mediante su caracterización, que se describe a continuación:

2.4 CARACTERIZACION GENERAL DEL PROCESO

A continuación se describe el objetivo del proceso, lista de actores funcionales,

roles, usuarios, clientes, responsable del proceso, documentos de entrada,

externos al proceso y los documentos de salida, generados durante su ejecución y

además se detallan las actividades y la normativa asociada al mismo.

2.4.1 OBJETIVO DEL PROCESO

Gestionar las actividades relacionadas con el registro de temas en el catálogo web

de la FIS, la aprobación y asignación de Trabajos de Titulación, y el seguimiento

del avance del mismo.

2.4.2 LISTA DE ACTORES Y FUNCIONES

El diagrama de casos de uso ilustra los roles involucrados en el Proceso de Gestión

de Trabajos de Titulación, en el cual intervienen: el Estudiante, el Profesor, la

76

Secretaria de Grados, Jefe de departamento, la Comisión de la Unidad de Titulación

y actores externos tales como: el SAEW, Biblioteca de la FIS, Administrador del

Catálogo Web de Temas.(Ver Figura 18)

Figura 18: Diagrama de actores del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación


2.4.3 RESPONSABLE DEL PROCESO

En la Facultad de Ingeniería de Sistemas, el responsable de la gestión de las

actividades relacionadas al Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación es la

Comisión de la Unidad de Titulación, quien aprueba o rechaza los temas y planes

de Trabajo de Titulación, propuestos por profesores o estudiantes de la FIS. (Ver

sección 2.2).

2.4.4 ROLES Y FUNCIONES DEL PROCESO

En base a las entrevistas realizadas se pudo identificar los siguientes roles del

proceso con sus respectivas funciones:

· Estudiante

El estudiante es la persona interesada en la aprobación del plan de Trabajo

de Titulación para proceder con el desarrollo del trabajo y así obtener el título

académico.

· Profesor

77

El profesor es quien propone temas de Trabajos de Titulación. Además es el

responsable de asignar su tema aprobado a un estudiante interesado y ser

el ente principal en la guía y dirección del desarrollo del Trabajo de Titulación

hasta su finalización.

· Secretaria

La secretaria da soporte a las funciones que desempeña el Decanato

referente a la Gestión de Trabajos de Titulación.

· Comisión de la Unidad de Titulación

Es la encargada de receptar, revisar y aprobar los Planes de Trabajo de

Titulación presentados por los profesores y/o estudiantes de la FIS.

· Jefe de Departamento

Es el responsable de coordinar la propuesta y publicación de temas de

Trabajos de Titulación en el portal de la FIS.

· SAEW

Es el sistema informático de Administración Estudiantil Web de la Escuela

Politécnica Nacional que permite el registro, consulta de la información

seguimiento de avance de los Trabajos de Titulación que han sido asignados

a los estudiantes.

· Administrador del portal web FIS

Es la persona responsable de la administración del portal web de la Facultad

de Ingeniería de Sistemas, donde se registran los temas de Trabajos de

Titulación aprobados.

· Biblioteca FIS

Es el espacio físico donde se archivan los planes de Trabajos de Titulación

aprobados.

En la Tabla 26 se detalla la caracterización del proceso de Gestión de Trabajos de

Titulación.

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Una vez concluida la fase de identificación se ha obtenido como resultado los

actores, los documentos afines, la normativa relacionada y la caracterización del

proceso, permitiendo así iniciar la fase de simulación a través del diseño del

proceso.

2.5 DISEÑO DEL PROCESO

El diseño del proceso corresponde a la Fase de Simulación de la Metodología ISEA,

en esta etapa se obtiene los diagramas del proceso similar a un diagrama de

procesos modelado con BPMN, los cuales se validan por los actores funcionales

del proceso

En el siguiente apartado se muestran los diagramas ISEA correspondientes al

Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación.

2.5.1 DIAGRAMA DE PROCESOS ISEA

El diagrama de procesos ISEA es una representación básica del proceso en el que

se contemplan los roles, secuencia de actividades, documentos e información

producida durante la ejecución del proceso. Este diagrama es construido de manera

participativa por los actores funcionales del proceso de manera lúdica. Los actores

describen sus actividades cotidianas en relación al proceso e interacción con los

demás actores del mimo.

Si bien es cierto la metodología ISEA es aplicada en procesos ya existentes, donde

los actores describen las actividades que diariamente realizan, facilitando así el

diseño del diagrama ISEA, para nuestro caso, el proceso se encuentra en una etapa

de transición tras la implementación de la Nueva Unidad de Titulación, por lo tanto

la metodología permitió diseñar una propuesta del proceso. Para esto se usaron

elementos de representación como post-it amarillos, post-it rosados, marcadores

de colores, pastillas de colores, elemento stop, elemento reloj y elemento bucle,

fichas de documentos y pliego de papel en blanco, con la intervención directa de

cada uno de los actores del proceso mediante un juego serio de roles.

Como se mencionó anteriormente, la Facultad de Ingeniería de Sistemas acogió al

Proyecto integrador y Proyecto de investigación como Trabajos de Titulación de

Pregrado, basándose en el Instructivo para la implementación de la Unidad de

80

Titulación en las Carreras y Programas vigentes de la EPN, entonces a

continuación enumeramos las etapas concernientes al Proceso de Gestión de

Trabajos de Titulación:

· Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad proyecto de

investigación

2.5.1.1 Registro de temas para el catálogo de temas de Trabajos de

Titulación, modalidad proyecto de investigación

2.5.1.2 Asignación y aprobación del tema de Proyecto de investigación,

modalidad proyecto de investigación.

· Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad proyecto integrador

propuesto por el profesor

2.5.1.3 Registro de temas para el catálogo de temas de Trabajos de

Titulación, modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor.

2.5.1.4 Asignación y aprobación del tema de proyecto integrador, modalidad

proyecto integrador propuesto por el profesor.

· Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad proyecto integrador

propuesto por el estudiante

2.5.1.5 Aprobación del tema de trabajos de titulación modalidad proyecto integrador propuesto por el estudiante

En la primera sesión de trabajo como muestra la Figura 19, los actores de manera

participativa concibieron los diagramas de acuerdo a las etapas del proceso listadas

anteriormente, para esto se usó los elementos de la metodologia ISEA.

81

Figura 19: Sesión de trabajo de la Fase de simulación


Posterior a la sesión de trabajo, los diagramas realizados por los actores se

representan como Diagramas ISEA, que se muestran a continuación( Ver Figuras

20,21,24,25,28,29,31,32,33,34) de acuerdo a las etapas mencionadas

anteriormente:

82

2.5

.1.1

Reg

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83

PROFESORJEFE DE

DEPARTAMENTOEXTERNOCOMISION UNIDAD

DE TITULACIÓN

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84

Descripción de actividades de la etapa: Registro de temas para el catálogo de Trabajos de

Titulación, modalidad proyecto de investigación.

A partir de la Tabla 27 hasta la Tabla 49, se listan las actividades que realizan los

actores del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad proyecto de

investigación, el cual inicia con el registro del tema en el catálogo de temas de

Proyecto de investigación

· Actividades correspondientes al rol profesor

Nro. Actividad

1. Yo propongo un tema de proyecto de investigación (PPI) llenando

el formulario

(Ver anexo 1) que se presenta en el siguiente link:

http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-

titulacion/formatos-y-guias con código F_AA_225

2. Yo envío el plan de proyecto de investigación (PPI) y adjuntando

memorando de plan (MP) al Jefe de Departamento

4. Yo realizo modificaciones al plan de proyecto de investigación

(PPI) de acuerdo a las observaciones realizadas por la Comisión

de la Unidad de Titulación

5. Yo reenvío documentos: plan de proyecto de investigación (PPI) y

memorando de plan (MP) al Jefe de departamento

6. Yo recibo la notificación de la propuesta rechazada (RMS) por

parte del Jefe de Departamento una vez que fue evaluada por la

Comisión de Unidad de Titulación

7. Yo recibo la respuesta de aprobación al plan de proyecto de

investigación (RMS) por parte del Jefe de Departamento una vez

que fue evaluada por la Comisión de Unidad de Titulación

8. Yo espero a estudiante interesado para que complete el tema

propuesto ya aprobado.

Tabla 27: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador)


85

Descripción del Profesor:

Los profesores son los únicos que proponen temas de proyectos de

investigación, los mismos que deben ser evaluados por la Comisión de la

Unidad de Titulación y una vez que éstos sean aprobados se suben al

catálogo de temas de trabajos de titulación: modalidad proyecto de

investigación y esperan hasta que exista algún estudiante interesado en el

tema propuesto.

· Actividades correspondientes al Jefe de Departamento

Nro. Actividad

1. Yo renvío el plan de proyecto de investigación (PPI) que el profesor

me envió previamente, además adjunto un memorando de plan

(MP) dirigido a la Comisión de Unidad de Titulación.

2. Yo recibo toda la documentación por parte de la Comisión de Unidad

de Titulación (Acta de la Comisión de Unidad de Titulación (AC) y

el plan de Proyecto de investigación evaluado (PPI))

3. Yo notifico al profesor el estado de su propuesta a través de un

memorando (RMS)

4. Yo dispongo publicar los temas de proyecto de investigación

aprobados en catálogo de temas de trabajos de titulación (CT):

http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/catalogo-

proyectos-investigacion.

Tabla 28: Resumen de actividades del Jefe de Departamento (modalidad Proyecto de investigación)


Descripción Jefe de Departamento:

El Jefe de departamento es la persona encargada de entregar las propuestas

de los profesores a la Comisión de la Unidad de Titulación y reportar un

memorando para que ellos evalúen la documentación.

Una vez evaluados los planes, la Comisión de Unidad de Titulación envía al

Jefe de Departamento para que éste notifique el estado de los mismos a los

profesores

86

Además dispone que el administrador del portal web de la FIS publique en

el catálogo de temas de trabajos de titulación: modalidad proyecto de

investigación los planes de trabajos de titulación aprobados.

· Actividades correspondientes al rol Comisión de la Unidad de Titulación.

T

Tabla 29: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto de investigación)


Descripción Comisión de la Unidad de Titulación:

La Comisión de la Unidad de Titulación recepta las propuestas de los

profesores, las cuales son evaluadas de acuerdo al documento: Criterios de

Evaluación (ver anexo 2) publicado en el portal de la FIS:

http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/plan-de-

titulacion. Además notifica el estado del plan al Jefe de Departamento.

A continuación se describe un ejemplo de plan de Trabajo de Titulación evaluado

por la Comisión, en estado Pendiente. (Ver Figura 22).

Nro. Actividad

1. Yo recepto los documentos: Plan de Proyecto de investigación (PPI),

memorando de plan (MP) y solicito revisión por parte de los miembros

de la comisión.

2. Yo programo reunión de la Comisión de Unidad de Titulación para

revisar y evaluar solicitudes (MP) y planes recibidos (PPI).

3. Yo evalúo la propuesta de proyecto de investigación (PPI) de

acuerdo a los criterios de evaluación (CE) expuestos en el siguiente

link: http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/plan-

de-titulacion o ver Anexo 2.

4. Yo notifico el acta de resolución de la Comisión de Unidad de Titulación (AC) al Jefe de Departamento.

87

Figura 22: Formulario de Trabajo de Titulación evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación

· Actividades correspondientes al rol Administrador Sitio Web

Nro. Actividad

1. Yo publico los temas aprobados en el portal web de la FIS

(CT) http://fis.epn.edu.ec/ en la pestaña Estudiante /Unidad

de Titulación/ Catálogo Proyecto Investigación.

Tabla 30: Resumen de actividades del Administrador del sitio web (modalidad Proyecto de investigación)


Descripción Administrador Sitio Web

El administrador del Sitio Web es el encargado de publicar los temas de

proyecto de investigación que han sido aprobados previamente por los

miembros de la Comisión de la Unidad de Titulación. (Ver Figura 23)

88

Figura 23: Catálogo de Proyectos de Investigación

Tomado de: [45]

Terminada esta etapa, el estudiante debe elegir un tema del catálogo de temas para

su debida asignación y posterior aprobación del plan de Trabajo de Titulación, los

diagramas de esta etapa se muestran a continuación: (Ver Figuras 24, 25).

89

2.5

.1.2

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91

Descripción de actividades de la etapa: Asignación y aprobación del tema de Proyecto de

investigación.

· Actividades correspondientes al Estudiante

Nro. Actividad

1. Yo consulto en el portal de la FIS: http://fis.epn.edu.ec/vida-

universitaria/unidad-de-titulacion/catalogo-proyectos-

investigacion y elijo un tema del catálogo de temas de

trabajos de titulación.(CT)

2. Yo descargo el plan de proyecto de investigación (PPI)

3. Yo contacto al profesor que ha propuesto el tema de mi interés

4. Yo completo el plan de proyecto de investigación (PPI) y envío

al profesor para su revisión y aprobación.

5. Yo realizo solicitud para la aprobación y revisión (SRAP) del

plan de proyecto de investigación (PPI).

6. Yo entrego el plan del proyecto de investigación (PPI) firmado

por el profesor que posteriormente dirigirá el desarrollo del

proyecto, y la solicitud de aprobación de plan (SRAP) en

secretaría.

7. Yo envío el plan de proyecto de investigación (PPI) y la

solicitud (SRAP) al correo: [email protected]

Tabla 31: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto de investigación)


Descripción Estudiante:

El estudiante consulta y elije un tema del catálogo de temas de trabajos de

titulación: modalidad proyecto de investigación, descarga el plan de proyecto

de investigación, contacta al profesor, completa los siguientes ítems del plan

de Proyecto de investigación: Metodología, Plan de Trabajo Cronograma,

Bibliografía y envía al profesor para la revisión, luego realiza la solicitud para

la aprobación y revisión del plan. Después entrega el plan del proyecto de

investigación firmado y la solicitud en secretaría para que la Comisión de la

Unidad de Titulación evalúe los documentos.

92

· Actividades correspondientes al profesor

Nro. Actividad

1. Yo acepto ser el tutor del estudiante mediante un acuerdo

verbal.

2. Yo reviso y evalúo los siguientes ítems del plan de proyecto de

investigación (PPI): Metodología, Plan de trabajo, Bibliografía

y Cronograma del plan de Proyecto de investigación realizado

por el estudiante.

3. Yo apruebo y firmo el plan de Proyecto de investigación (PPI)

si cumple con lo requerido, caso contrario señalo las

modificaciones que el estudiante debe realizar para su

aprobación.

Tabla 32: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto de investigación)


· Actividades correspondientes a la Secretaria de Grados

Nro. Actividad

1. Yo recibo solicitud (SRAP) y el plan de Proyecto de investigación

(PPI) de cada estudiante.

2. Yo registro la descripción del plan de Proyecto de investigación

que presenta cada estudiante en el SAEW.

3. Yo genero e imprimo el formulario de acta de revisión del plan

de proyecto de investigación (ARPPI) del SAEW para que la

Comisión de Unidad de Titulación inicie la evaluación de Plan de

Proyecto de investigación

4. Yo envío los siguientes documentos a la Comisión de Unidad de

Titulación: solicitud de aprobación de plan (SRAP), plan de

Proyecto de investigación (PPI) presentados por el estudiante y

el acta de revisión (ARPPI) impresa y digital.

5. Yo recibo los siguientes documentos enviados por la Comisión

de Unidad de Titulación: plan de proyecto de investigación

aprobado (PPI) , la solicitud de aprobación de plan (SRAP), el

93

acta de revisión de plan de proyecto de investigación (ARPPI)

generada por el SAEW y el acta de registro del estado del plan

(ACT).

6 Yo entrego el plan (PPI) aprobado en la biblioteca de la FIS.

6. Yo recibo por parte de la Comisión de la Unidad de Titulación el

plan de proyecto de investigación (PPI) pendiente una vez que

fue evaluado.

7. Yo espero al estudiante que retire su plan de proyecto de

investigación (PPI) con las observaciones realizadas por la

Comisión de Unidad de Titulación.

Tabla 33: Resumen de actividades de la secretaria (modalidad Proyecto de investigación)


Descripción de la Secretaria de Grados:

La secretaria recibe la solicitud de aprobación y planes de proyecto de

investigación. Si el plan de proyecto de investigación fue aprobado, entonces

registra el estado del plan en el SAEW y entrega el documento en la

biblioteca de la FIS; caso contrario, si recibe el plan de proyecto de

investigación con observaciones realizadas por la comisión, entonces espera

que el estudiante retire su plan para que realice las modificaciones

correspondientes.

· Actividades correspondientes a la Comisión de la Unidad de Titulación.

Nro. Actividad

1. Yo recibo el plan de proyecto de investigación (PPI)

presentado por el estudiante.

2. Yo evalúo el plan de proyecto de investigación (PPI) de

acuerdo al documento de criterios de evaluación (CE)

mencionado en la etapa anterior.

3. Yo registro el estado del plan en el SAEW.

Tabla 34: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto de investigación)


Descripción de la Comisión de Unidad de Titulación:

94

La comisión de Unidad de Titulación evalúa el plan de proyecto de

investigación de acuerdo a los criterios de evaluación

La Figura 26 muestra que la frase señalada de la base conceptual del plan

de proyecto de investigación no tiene coherencia ni claridad en la idea

propuesta, lo cual corresponde al criterio O3 según el documento “Criterios

de evaluación”. [46]

Figura 26: Plan de Trabajo de Titulación evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación

Tomado de la Secretaría de Grados de la FIS

La siguiente Figura 27 es un ejemplo de plan aprobado por la Comisión de Unidad

de Titulación:

95

Figura 27: Plan de Trabajo de Titulación aprobado por la Comisión de la Unidad de Titulación

Tomado de Secretaría de Grados de la FIS

· Actividades correspondientes al SAEW

Nro. Actividad

1. Yo genero el acta de revisión de proyecto de investigación

(ARPPI) y acta de la Comisión de la Unidad de Titulación

(ACT)

Tabla 35: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto de investigación)


96

2.5

.1.3

Reg

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28

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97

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COMISION DE UNIDAD

TITULACIÓN

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98

Descripción de actividades de la etapa: Registro de temas para el catálogo de Trabajos de

Titulación, modalidad proyecto integrador

A continuación se listan las actividades que realizan los actores del proceso de

Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad proyecto integrador propuesto por el

profesor, el cual inicia con el registro de temas en el Catálogo de temas de proyecto

integrador

· Actividades correspondientes al rol profesor

Nro. Actividad

1. Yo propongo un tema de proyecto integrador (PPI) llenando el

formulario que se presenta en el siguiente link:

http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/formatos-

y-guias , con el código F_AA_225 (Ver anexo 1)

2. Yo envío el plan de proyecto integrador (PPI) adjuntando un

memorando de plan (MPIT) al Jefe de Departamento

4. Yo realizo modificaciones al plan de proyecto integrador (PPI) de

acuerdo a las observaciones realizadas por la Comisión de la Unidad

de Titulación.

5. Yo reenvío los siguientes documentos al Jefe de Departamento: plan

de proyecto integrador (PPI) y memorando de plan (MPIT).

6. Yo recibo la notificación de la propuesta rechazada (RMSPIT) por

parte del Jefe de Departamento una vez que fue evaluada por la

Comisión de Unidad de Titulación.

7. Yo recibo la respuesta de aprobación al plan de proyecto integrador

(RMSPIT) por parte del Jefe de Departamento una vez que fue

evaluado por la Comisión de Unidad de Titulación.

8. Yo espero a un estudiante interesado para que complete el tema

propuesto ya aprobado.

Tabla 36: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)


Descripción del Profesor:

Los profesores proponen temas de proyectos integradores, los mismos que

deben ser evaluados por la Comisión de la Unidad de Titulación y una vez

99

que éstos sean aprobados se suben al Catálogo de temas de trabajos de

titulación: modalidad proyecto integrador y esperan hasta que exista algún

estudiante interesado en el tema propuesto.

· Actividades correspondientes al Jefe de Departamento

Nro. Actividad

1. Yo reenvío el plan de proyecto integrador (PPI) que el profesor

me envío previamente, además adjunto un memorando dirigido

a la Comisión de la Unidad de Titulación

2. Yo recibo toda la documentación por parte de la Comisión de

Unidad de Titulación: Acta de la Comisión de la Unidad de

Titulación (ACIT) y Plan de Proyecto integrador (PPI) evaluado

3. Yo notifico al profesor el estado de su propuesta a través de un

memorando (RMSPIT)

4. Yo dispongo publicar los temas de proyecto integrador

aprobados en el catálogo de temas de trabajos de titulación

(CTI): http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-

titulacion/catalogo-de-temas

Tabla 37: Resumen de actividades de la Secretaria de Decanato (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)


Descripción del Jefe de Departamento:

El Jefe de Departamento es la persona encargada de entregar las

propuestas de los profesores a la Comisión de la Unidad de Titulación,

reportar un memorando para que ellos evalúen la documentación y notifiquen

a los profesores el estado de los mismos. Una vez que los temas se

aprueban, el administrador del portal web de la FIS los publica en el Catálogo

de temas de trabajos de titulación: modalidad proyecto integrador.

100

· Actividades correspondientes al rol Comisión de la Unidad de

Titulación

Nro. Actividad

1. Yo recepto los documentos: Plan de Proyecto integrador (PPI),

memorando de Plan de Proyecto integrador (MPIT) y solicito

revisión por parte de los miembros de la comisión.

2. Yo programo reunión de la Comisión de Unidad de Titulación

para revisar y evaluar las solicitudes y planes recibidos

3. Yo evalúo la propuesta de proyecto integrador (PPI) de

acuerdo a los criterios de evaluación (CE) expuestos en el

siguiente link: http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-

de-titulacion/plan-de-titulacion o ver Anexo 2.

4. Yo notifico el acta de resolución de la comisión (ACIT)

Tabla 38: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor).


Descripción Comisión de la Unidad de Titulación:

La Comisión de la Unidad de Titulación recepta las propuestas de los

profesores, las cuales son evaluadas de acuerdo al documento: Criterios de

Evaluación (Ver anexo 2) publicado en el portal de la FIS:

http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/plan-de-titulacion

Además se notifica el estado del plan al Jefe de Departamento.

· Actividades correspondientes al rol Administrador Sitio Web

Nro. Actividad

1. Yo publico los temas aprobados en el catálogo de temas (CT)

del portal web de la FIS http://fis.epn.edu.ec/ en la pestaña

Estudiante/ Unidad d Titulación/ Catálogo Proyecto integrador

Tabla 39: Resumen de actividades del Administrador del Sitio Web (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)


101

Descripción Administrador Sitio Web

El administrador del Sitio Web es el encargado de publicar los temas de

proyecto integradores que han sido aprobados previamente por los

miembros de la Comisión de la Unidad de Titulación. (Ver Figura 30)

Figura 30: Catálogo de Proyectos Integradores

Tomado de: [45]

Terminada esta etapa, el estudiante debe elegir un tema del catálogo de temas para

su debida asignación y posterior aprobación del plan de trabajo de titulación, el cual

se representa en la Figura 31.

102

2.5

.1.4

Asi

gn

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31

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103

PROFESOR ESTUDIANTEEXTERNO SECRETARIA DE GRADOS

COMISIÓN DE UNIDAD DE TITULACIÓN

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ras.

104

Descripción de actividades de la etapa: Asignación y aprobación del tema de proyecto

integrador


Nro. Actividad

1. Yo consulto en el portal de la FIS: http://fis.epn.edu.ec/vida-

universitaria/unidad-de-titulacion/catalogo-de-temas y elijo un

tema del catálogo de temas de trabajos de titulación (CTI):

modalidad proyecto integrador

2. Yo descargo el plan de proyecto integrador (PPI)

3. Yo contacto al profesor que ha propuesto el tema de mi interés.

4. Yo completo el plan de proyecto integrador (PPI) y envío al

profesor para su revisión y aprobación.

5. Yo realizo solicitud para la aprobación (SRAPIT) y revisión del

plan de proyecto integrador (PPI).

6. Yo entrego el plan del proyecto integrador (PPI) firmado por el

profesor tutor del proyecto, y la solicitud de aprobación de plan

(SRAPIT) en secretaría

7. Yo envío el plan de proyecto integrador (PPI) y la solicitud

(SRAPIT) al correo: [email protected]

Tabla 40: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)



El estudiante consulta y elije un tema del catálogo de temas de trabajos de

titulación: modalidad proyecto integrador, descarga el plan de proyecto

integrador, contacta al profesor, completa los siguientes ítems del plan de

Proyecto integrador: Metodología, Plan de Trabajo, Bibliografía, Cronograma

y envía al profesor para la revisión, luego realiza la solicitud para la

aprobación y revisión del plan.

Después entrega el plan del proyecto integrador firmado y la solicitud de

aprobación del plan en secretaría para que la Comisión de Unidad de

Titulación evalúe los documentos.

105


Nro. Actividad

1. Yo acepto ser el tutor del estudiante mediante un acuerdo

verbal

2. Yo reviso y evalúo los siguientes ítems del plan de proyecto

integrador (PPI): Metodología, Plan de Trabajo, Bibliografía

y Cronograma del plan de Proyecto de investigación

realizado por el estudiante.

3. Yo apruebo y firmo el plan de Proyecto integrador (PPI) si

cumple con lo requerido, caso contrario señalo las

modificaciones que el estudiante debe realizar para su

aprobación.



· Actividades correspondientes a la secretaria de grado

Nro. Actividad

1. Yo recibo solicitud (SRAPIT) y el Plan de Proyecto

integrador (PPI) de cada estudiante.

2. Yo registro la descripción del plan de Proyecto integrador

(PPI) de cada estudiante en el SAEW

3. Yo genero e imprimo el formulario de acta de revisión del

plan de proyecto integrador (ARPPI) para que la Comisión

de Unidad de Titulación inicie la evaluación del mismo.

4. Yo envío los siguiente documentos a la Comisión de

Unidad de Titulación: solicitud de aprobación de plan

(SRAPIT), Plan de Proyecto integrador (PPI) presentados

por el estudiante y acta de revisión (ARPPI) impresa y

digital.

Nro. Actividad

5. Yo recibo los siguientes documentos por parte de la

Comisión de la Unidad de Titulación: plan de proyecto

106

integrador (PPI) aprobado, la solicitud de aprobación de

plan (ARPPI), acta de revisión de plan de proyecto

integrador (ARPPI) generada por el SAEW y acta de

registro del estado del plan (ACT).

6. Yo entrego el plan (PPI) aprobado por la Comisión de la

Unidad de Titulación en la biblioteca de la FIS

7. Yo recibo el plan de proyecto integrador (PPI) en estado

pendiente por parte de la Comisión.

8. Yo espero al estudiante que retire su plan de proyecto

integrador (ARPPI) con las observaciones realizadas por la

Comisión de Unidad de Titulación para que realice las

modificaciones



Descripción de la Secretaria de grado:

La secretaria de grados recibe la solicitud de aprobación y planes de

proyecto integrador, Si el plan de proyecto integrador fue aprobado entonces


biblioteca de la FIS, caso contrario si recibe el plan de proyecto integrador

con observaciones realizadas por la Comisión de la Unidad de Titulación

entonces espera que el estudiante retire su plan para que realice las

modificaciones correspondientes.

· Actividades correspondientes a la Comisión de la Unidad de Titulación

Nro. Actividad

1. Yo recibo el plan de proyecto integrador (PPI) presentado

por el estudiante.

2. Yo evalúo el plan de proyecto integrador (PPI) de acuerdo

Nro. Actividad

al documento de criterios de evaluación (CE) mencionados

en la etapa anterior: http://fis.epn.edu.ec/vida-

107

universitaria/unidad-de-titulacion/plan-de-titulacion o

(Anexo 2)

3. Yo registro el estado del plan en el SAEW

Tabla 43: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)

Realizado por las actoras

Descripción de la Comisión de la Unidad de Titulación:

Los miembros de la Unidad de Titulación son los responsables de evaluar el

plan de proyecto integrador presentado por el estudiante y notificar en el

SAEW el estado del mismo


Nro. Actividad

1. Yo genero el acta de revisión de proyecto integrador (ARPPI)

y acta de la Comisión de la Unidad de Titulación (ACT)

Tabla 44: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto integrador propuesto por el profesor)


108

2.5

.1.5

Ap

rob

aci

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109

PROFESOR ESTUDIANTEEXTERNOSECRETARIA DE GRADO

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110

Descripción de actividades de la etapa: Aprobación del tema del proyecto integrador

propuesto por el estudiante


Nro. Actividad

1. Yo realizo el plan de proyecto integrador (PPI)

2. Yo contacto al profesor auspiciante del proyecto integrador

3. Yo entrego el plan de proyecto integrador (PPI) al profesor

para su revisión y aprobación

4. Yo realizo solicitud para la aprobación (SRAPIT) y revisión del

plan de proyecto integrador (PPI).

5. Yo entrego el plan del proyecto integrador (PPI) firmado por el

profesor tutor del proyecto y la solicitud de aprobación del plan

(SRAPIT) en secretaría (impreso, digital) al correo

[email protected]

Tabla 45: Resumen de actividades del estudiante (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante)



El estudiante realiza el plan de proyecto integrador, busca un tutor que le

dirija en el desarrollo del mismo, entrega el plan en secretaría luego de que

este haya sido aprobado por el tutor, junto con una solicitud para la

aprobación del respectivo plan.


Nro. Actividad

1. Yo acepto ser el tutor del estudiante mediante un acuerdo verbal

2. Yo reviso y evalúo el plan.

3. Yo apruebo y firmo el plan de proyecto integrador (PPI)

Tabla 46: Resumen de actividades del profesor (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante)


111

· Actividades correspondientes a la secretaria de grados

Nro. Actividad

1. Yo recibo la solicitud de aprobación (SRAPIT) y plan de

proyecto integrador (PPI) de cada estudiante.

2. Yo registro la descripción del plan de proyecto integrador (PPI)

en el SAEW.

3. Yo genero e imprimo el formulario de acta de revisión del plan

de proyecto integrador (ARPPI) generada en el SAEW para

que la Comisión de Unidad de Titulación inicie la evaluación

respectiva.

4. Yo envío los siguientes documentos a la Comisión de Unidad

de Titulación: solicitud de aprobación del plan (SRAPIT), plan

de proyecto integrador (PPI) presentado por el estudiante y el

acta de revisión (ARPPI) impresa y digital.

5. Yo recibo los siguientes documentos por parte de la Comisión:

plan de proyecto integrador (PPI) aprobado, la solicitud de

aprobación de plan (SRAPIT), acta de revisión de plan de

proyecto integrador generada por el SAEW y acta de registro

del estado del plan (ARPPI) para enviar a la biblioteca de la

FIS.

6. Yo recibo el plan de proyecto integrador (PPI) en estado

pendiente, por parte de la Comisión.

7. Yo espero al estudiante para que retire su plan de proyecto

integrador con las observaciones realizadas por la Comisión

de Unidad de Titulación

Tabla 47: Resumen de actividades de la secretaria (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante).


Descripción de la Secretaria de grado:

La secretaria de grados recibe la solicitud de aprobación y planes de

proyecto integrador. Si el plan de proyecto integrador fue aprobado entonces


112

biblioteca de la FIS, caso contrario si recibe el plan de proyecto integrador

con observaciones realizadas por la Comisión, entonces espera que el

estudiante retire su plan para que realice las modificaciones

correspondientes

· Actividades correspondientes a la Comisión de la Unidad de Titulación

Nro. Actividad

1. Yo recibo el plan de proyecto integrador (PPI) presentado por

el estudiante

2. Yo evalúo el plan de proyecto integrador de acuerdo al

documento de criterios de evaluación. (Ver Anexo 2)

3. Yo registro el estado del plan en el SAEW.

Tabla 48: Resumen de actividades de la Comisión de la Unidad de Titulación (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante).



Nro. Actividad

1. Yo genero el acta de revisión de proyecto integrador (ARPPI)

y acta de la Comisión de la Unidad de Titulación (ACT).

Tabla 49: Resumen de actividades del SAEW (modalidad Proyecto integrador propuesto por el estudiante).

Realizado por las autora.

2.5.2 LISTA DE DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO

Lista de documentos del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación: modalidad


113

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2.5.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL PLAN DE TRABAJOO DE

TITULACIÓN POR LA COMISIÓN DE LA UNIDAD DE TITULACIÓN.

Como ya se mencionó en la sección 2.5.1.2, la Comisión de la Unidad de Titulación

es el ente encargado de evaluar los planes de Trabajos de Titulación.

Para evaluar un plan de Trabajo de Titulación siguen los siguientes pasos:

· El presidente de la Comisión recibe los planes nuevos y planes en estado

pendiente por parte de la Sra. Secretaria semanalmente.

· Luego el presidente de la Comisión de la Unidad de Titulación convoca a

una reunión a los miembros de la Comisión.

· Una vez reunidos todos los miembros de la Comisión se realiza la revisión y

evaluación de los planes de Trabajos de Titulación, iniciando por los que se

encuentran en estado pendiente y posteriormente los planes nuevos.

· Después de un plazo máximo de 15 días, la Comision debe emitir una

resolución de cada plan.

Esta resolución depende de las observaciones realizadas en cada plan, las cuales

se basan en los Criterios de Evaluación expuestos en el portal de la FIS:

http://fis.epn.edu.ec/vida-universitaria/unidad-de-titulacion/plan-de-titulacion. Estos

criterios de evaluación lo conforman varios ítems de evaluación, que a su vez

contienen varios numerales a ser considerados. (Ver Anexo 2).

Los ítems de evaluación son:

· O. Generales

· A. Tema

· B. Objetivo General

· C. Objetivos Específicos

· D. Alcance

· E. Justificación

· F. Base Conceptual

· G. Temario

· H. Bibliografía

120

· I. Cronograma de actividades

Por tanto, el método de evaluación consiste en usar indicadores, los mismos que

se representan por la letra del ítem de evaluación, un punto de separación y el

numeral Interno. Por ejemplo: “O.1”.

Donde: 0 corresponde al ítem de evaluación GENERALES, y 1 corresponde al

numeral “Debe tener ortografía correcta”.

Es importante mencionar que varios ítems de evaluación deben ser actualizados

para que correspondan con el nuevo formulario de plan de Trabajo de Titulación.

2.5.3 PROCEDIMIENTO DE PUBLICACIÓN DE TEMAS DE TRABAJOS DE

TITULACIÓN EN EL CATÁLOGO WEB

El administrador del sitio web es el encargado de publicar los temas de Trabajos

de Titulación que han sido aprobados por la Comisión de la Unidad de

Titulación.

Para publicar los temas aprobados el administrador del sitio web realiza los

siguientes pasos:

· Primero, el administrador del sitio web espera que el Jefe de

Departamento le indique los temas que han sido aprobados.

· Segundo, el administrador se dirige al portal web a la sección

estudiante/unidad de titulación/ catálogo de proyectos de investigación o

catálogo de proyecto integrador según sea el caso.

· Y tercero, el administrador actualiza la siguiente información que ha sido

proporcionada por el Jefe de Departamento: profesor auspiciante, tema

de trabajo de titulación, área técnica, línea de investigación, fecha de

presentación, fecha de aprobación, link y estado.

Ítem de evaluación

Numeral interno INDICADOR

121

2.5.4 OTROS CASOS O REQUISITOS EN LA GESTIÓN DE TRABAJOS DE

TITULACIÓN

El desarrollo del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación contempla: Registro

de temas en el catálogo de Trabajos de Titulación, asignación del tema y

aprobación del plan de Trabajo Titulación y seguimiento de avances; sin embargo,

pueden presentarse otros casos que están fuera del alcance de este proyecto, que

son: [48]

· Actualización de Plan Vencido: este caso se presenta cuando el tiempo

del plan de trabajo de titulación ha vencido, por lo tanto el estudiante

presenta una solicitud (Ver anexo 3) de extensión de tiempo para continuar

con el desarrollo del Trabajo de Titulación

· Anulación de Plan: se presenta cuando el estudiante no desea continuar

con el desarrollo de su propuesta aprobada por motivos personales o

circunstancias externas, las cuales deben ser justificadas en la solicitud de

anulación (Ver anexo 4) presentada a la Comisión de Unidad de Titulación.

· Retiro de estudiante de un plan: se presenta cuando el plan de Trabajo de

titulación inicialmente fue aprobado para dos estudiantes, empero uno de los

dos decide no continuar con el desarrollo del mismo. Por tanto, el estudiante

a retirarse debe presentar las correspondientes justificaciones en la solicitud

de retiro de estudiante (Ver anexo 5) dirigida a la Comisión de Unidad de

Titulación.

· Actualización Plan vigente: se presenta cuando el estudiante desea

realizar modificaciones en: tema, objetivos o alcance del plan de Trabajo de

Titulación. Los cambios también requieren ser justificados a la Comisión de

Unidad de Titulación. (Ver anexo 6)

2.5.5 DIFERENTES ESCENARIOS DEL PROCESO

Los diferentes escenarios que se presentan en la Gestión de Trabajos de Titulación

dependen de quien proponga el plan de Trabajo de Titulación, es decir el estudiante

o el profesor de la FIS.

122

La siguiente figura muestra que el proyecto de investigación puede ser propuesto

por el profesor, quien debe estar vinculado a un Proyecto de investigación Vigente.

Por otro lado, el proyecto integrador puede ser propuesto por un profesor o un

estudiante de la FIS.

La figura 35 muestra los diferentes escenarios que pueden presentarse para la

aprobación del plan de Trabajo de Titulación5.

Figura 35: Mapa de escenarios del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación


2.5.6 PROCESOS RELACIONADOS

El proceso de Gestión de Trabajos de Titulación de la FIS se relaciona con otros

procesos. Estos son: proceso de graduación y el proceso de gestión de seguimiento

a egresados [35].

El proceso de graduación inicia cuando el estudiante presenta anillados del Trabajo

de Titulación con los siguientes requisitos: solicitud dirigida a la Decana de la FIS,

3 copias del plan aprobado del trabajo de titulación, formulario de aprobación del

plan lector, tener aprobado el 100% en el currículum académico para que al

estudiante le asignen un tribunal que evaluará su trabajo de titulación, y

posteriormente pueda realizar la defensa oral, con el fin de obtener el título que

será registrado en el SENECYT para su validación. El proceso de Gestión de

seguimiento de egresados corresponde a los estudiantes que han cumplido con el

5 El estudiante puede hacer un proyecto de investigación o integrador propuesto y aprobado previamente por un profesor. Pero el estudiante solamente puede proponer proyectos integradores.

123

Gestión de Seguimiento a egresados

currículum académico pero no han desarrollado un trabajo de titulación o no han

rendido un examen de carácter complexivo. (Ver Figura 36).

Figura 36: Procesos relacionados con la Gestión de Trabajo de Titulación


2.6 EVALUACIÓN Y PROPUESTA DE MEJORA

El objetivo de esta etapa es analizar los Diagramas de procesos ISEA que se

obtuvieron en la etapa de simulación para verificar su coherencia, identificar

dificultades y posibles acciones de mejora.

2.6.1 DIFICULTADES IDENTIFICADAS POR LOS PARTICIPANTES

Para esto se hace una recapitulación de la etapa anterior, en la que cada

participante lee individualmente cada diagrama ISEA para validar si corresponde a

lo acordado en la sesión anterior, de no ser así se señala con colores las dificultades

encontradas en el diagrama.

A continuación, en la Figura 37, se muestra una imagen que señala con color rojo

la dificultad encontrada por los actores del proceso.

Proceso de Graduación

a egresados

GESTIÓN DE TRABAJOS DE TITULACIÓN

124

Figura 37: Ejemplo de dificultad identificada por los actores del proceso.


2.6.2 ANÁLISIS DE DIFICULTADES

De manera grupal se discute las diferentes dificultades encontradas en el diagrama

central para llegar a un consenso, donde cada actor señala la dificultad de manera

individual marcando con color rojo para que los demás actores aprueben su

dificultad propuesta.

Una vez encontradas las dificultades individualmente, los actores del proceso

validan sus dificultades por un lapso de tiempo hasta llegar a un consenso. Las

dificultades consensuadas se señalan con un marcador de color rojo en el diagrama

central que se muestra a continuación (Ver Figura 38):

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En la Tabla 51 se listan las dificultades consensuadas por los actores:

SECUENCIA DIFICULTADES

1 No existe un correo electrónico exclusivo para la Comisión de

Unidad de Titulación.

2 Demasiados documentos

3 No existe un reglamento que especifique el lapso de tiempo de

cada actividad del proceso.

4 Existen actividades que se realizan innecesariamente durante el

proceso.

5 No existe formato de Certificado del Plan Vigente.

Tabla 51: Lista de dificultades asociadas al proceso


A continuación se detalla cada dificultad:

· No existe un correo electrónico exclusivo para la Comisión de Unidad

de Titulación.

Esta dificultad responde a la falta de una dirección de correo electrónico

exclusivo para la Comisión de la Unidad de Titulación, donde se recepte

directamente los diferentes tipos de solicitud y planes de Trabajos de

Titulación. Actualmente, los estudiantes entregan personalmente las

solicitudes y planes de trabajos de titulación a la secretaria, quien envía las

solicitudes y planes de trabajo de titulación a la Comisión de Titulación.

· Demasiados documentos

Esta dificultad se refiere al exceso de documentos que se originan para la

aprobación del plan de Trabajo de Titulación, los cuales algunas veces se

traspapelan o inclusive pueden extraviarse.

· No existe un reglamento que especifique el lapso de tiempo de cada

actividad del proceso.

Esta dificultad se presenta porque no se ha estipulado ningún documento

que establezca lapsos de tiempo para la realización de algunas actividades

127

del proceso, por ejemplo, cuando el estudiante tiene que corregir el plan no

se especifican plazos de entrega.

· Existen documentos que no llegan al destinatario directamente.

Esta dificultad se refiere a un solo documento circulando por diferentes

actores del proceso. Por ejemplo, el plan de Trabajo de Titulación propuesto

por el profesor es enviado y receptado por varios intermediarios,

ocasionando que el tiempo de aprobación se extienda más de lo normal, ya

que no llega directamente a los miembros de la Comisión, quienes son los

encargados de evaluar los planes, además esto produce un retraso en la

actualización de los temas disponibles publicados en el portal web de la FIS

· No existe un certificado de Proyecto de investigación Vigente

Este caso se presenta porque no se ha establecido un documento que valide

la vigencia de un Proyecto de investigación, al cual un estudiante puede

vincularse.

2.6.3 PROPUESTA DE ACCIONES DE MEJORA

Después de identificar, discutir y consensuar las dificultades existentes en el

proceso, los participantes reflexionan y plantean oportunidades de mejora para

resolver estas dificultades. Para esto primero se realiza un brainstormig silencioso

y con la ayuda de post-its cada participante escribe una posible oportunidad de

mejora por cada post-it. Las ideas se agrupan por afinidad. Esto se muestra en la

Figura 39 y se detalla de mejor manera a continuación:

Figura 39: Propuesta de acciones de mejora.


128

Diagrama de Afinidades (ver sección 1.4.6.3)

El siguiente diagrama se realiza en base a las ideas generadas por los actores en

la reunión. Cuando las ideas son similares se agrupan y se asigna un nombre a

cada grupo de acuerdo a las afinidades que tienen los post-its. (Ver Figura 40 y

figura 41)

Figura 40: Diagrama de afinidad de la propuesta de acciones de mejora 1.


Crear una dirección de correo electrónico

de uso exclusivo para la Comisión de Unidad de Titulación.

Crear un único documento donde se registre cada evento

sobre plan de Trabajo de Titulación

Solicitar la creación de la dirección de

correo comisión.tesis@epn.

edu.ec

Definir un modelo (formato) de Proyecto de

investigación vigente que el profesor tiene

aprobado

Solicitar formalmente el formato de Certificado al Consejo de Facultad.

Manejar una ficha de seguimiento

Crear ficha de seguimiento.

Crear dirección de correo electrónico

para la Comisión de la Unidad de

Titulación

Definir certificado del Plan de proyecto

de investigación vigente

129

Segunda parte del Diagrama de Afinidad de la Propuesta de mejora

Figura 41: Diagrama de Afinidad de la propuesta de acciones de mejora 2.


A continuación se listan las ACCIONES DE MEJORA definidas en consenso por

los actores del proceso:

· Crear dirección de correo electrónico de la Comisión de la Unidad de

Titulación con el dominio de la EPN para facilitar a los proponentes el

envío de sus planes sin intermediarios debido a que los miembros de la

comisión son los responsables de evaluar los planes de trabajo de titulación

Informatizar el proceso para evitar

exceso de documentos

Crear una normativa que defina los plazos

de cada actividad

Proponer una modificación al

reglamento especificando los

tiempos necesarios.

Formalizar en un acta de reunión con

Jefe de Departamento las

funciones de la carga del Catálogo.

Reasignación de actividades del Jefe de Departamento y

la secretaria.

El Consejo de Facultad debe reglamentar.

Solicitar reunión con el Jefe de Departamento

para definir competencias de la

Comisión

Proponer Normativa sobre plazos de cada actividad

relacionada con los trabajos de titulación

Informatizar el proceso para evitar

exceso de documentos

Detallar la fecha de envío y recepción del plan hasta que

éste llegue a la Comisión de la

Unidad de Titulación para su respectiva

evaluación.

130

· Crear ficha de seguimiento de las actividades realizadas para gestionar

de mejor manera la recepción y envío de los planes de Trabajo de Titulación,

es decir un documento que detalle la fecha de envío y recepción del plan.

· Definir certificado del Plan de proyecto de investigación vigente por

parte del Consejo de Facultad de la FIS para dar apertura a la propuesta de

un proyecto investigación.

· Informatizar el proceso para evitar exceso de documentos mediante la

ayuda de medios informáticos.

· Solicitar reunión con el Jefe de Departamento para definir

competencias de la Comisión con respecto a la carga de los planes

aprobados en el catálogo del portal web de la FIS y reasignación de

actividades de la secretaria a la comisión para que los planes de Trabajos

de Titulación y solicitudes se envíen directamente a la Comisión.

· Proponer Normativa sobre plazos de cada actividad relacionada con

los Trabajos de Titulación por parte de la Comisión de Unidad de Titulación

o el Consejo de Facultad, debido a que son entes importantes en la toma de

decisiones.

2.6.4 PRIORIZACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA

Luego de identificar las acciones de mejora, es importante establecer un orden de

prioridad para saber por cual empezar. La Figura 42 muestra el diagrama de

relaciones para dicha priorización, el mismo que se lo realizó a través de la siguiente

pregunta: ¿Para hacer la acción de mejora B, la acción de mejora A es útil?, es

decir este diagrama de relaciones que se origina es una herramienta de Gestión de

la Calidad realizado en consenso con los actores del proceso para priorizar la

ejecución de las acciones de mejora.

131

Figura 42: Priorización de acciones de mejora


Para priorizar las acciones de mejora se toman en cuenta el número de salidas de

cada acción como indica la Tabla 52.

Tabla 52: Priorización de acciones de mejora


De acuerdo al diagrama de relaciones se prioriza por el número de salidas que tiene

cada acción de mejora. En esta caso, existen 3 acciones de mejora con el mismo

Acciones de Mejora

En

trad

as

Sal

idas

Pri

ori

dad

Informatizar 2 1 1

Definir certificado de Plan de proyecto de investigación vigente 0 1 2

Crear ficha de seguimiento detallando la fecha de envío y

recepción del plan de trabajo de titulación hasta que éste llegue

a la Comisión de la Unidad de Titulación para su respectiva

evaluación.

1 1 3

Crear dirección de correo electrónico exclusivo de la Unidad de

Titulación

0 0 4

Solicitar reunión con el Jefe de Departamento para definir

competencias de la Comisión de la Unidad de Titulación

0 0 5

Proponer normativa sobre plazos 0 0 6

132

número de salidas lo cual no permite definir con exactitud el orden de prioridad de

las mismas, por lo tanto se prioriza de acuerdo al criterio de los actores del proceso.

Una vez definido el orden de prioridad de las acciones de mejora es necesario

analizar su impacto.

2.6.5 MEDICIÓN DEL IMPACTO DE LAS ACCIONES DE MEJORA

El impacto de las acciones de mejora se mide planteándose la siguiente pregunta: ¿La

acción de mejora resuelve las dificultades identificadas?, como se explica en el

siguiente ejemplo: Acción de mejora de la Prioridad 1: ¿Crear ficha de seguimiento

resuelve la no existencia de una dirección de correo electrónico exclusivo para la

Comisión de la Unidad de Titulación?, Si la respuesta es afirmativa se escribe una

X, caso contrario se deja en blanco el casillero. Este análisis se realiza con todas

las dificultades, de esta manera se puede identificar si es necesario realizar un

cambio en el orden establecido de ejecución o en las actividades del proceso.

Por lo tanto, en la Tabla 53 se analiza el impacto de cada una de las dificultades

encontradas anteriormente por cada acción de mejora.

133

Prioridad 1 2 3 4 5 6

Acción de mejora

Dificultad

Informatizar el proceso para evitar exceso de documentos

Definir certificado de Plan de proyecto de investigación vigente

Crear ficha de seguimiento

Crear dirección de correo electrónico para la Comisión de la Unidad de Titulación

Solicitar reunión con el Jefe de Departamento para definir competencias de la Comisión de la Unidad de Titulación

Proponer normativa sobre plazos de cada actividad relacionada con los trabajos de titulación

No existe una dirección de correo electrónico exclusivo para la Comisión de Unidad de Titulación

X

Demasiados documentos

X

X

X

X

No existe un reglamento que especifique el lapso de tiempo de cada actividad del proceso.

X

Existen actividades que se realizan innecesariamente durante el proceso.

X

X

No existe formato de Certificado del Plan Vigente

X

Tabla 53: Impacto de acciones de mejora


Una vez determinado la pertinente aplicación de cada acción de mejora se simula

el proceso de Gestión de Trabajos de Titulación tomando en cuenta los cambios

generados durante la etapa de mejora, con el fin de percibir el impacto del mismo

en el diagrama y así obtener una versión optimizada del proceso. Por esta razón,

se realizaron los siguientes diagramas ISEA (Ver Figuras 43, 44,45). Los mismos

que reflejan la implementación del proceso para las dos modalidades de Trabajos

de Titulación: Proyecto de Investigación y Proyecto Integrador.

134

Fig

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137

En este capítulo se ha logrado formalizar el proceso siguiendo las fases de la

Metodología ISEA, que han permitido realizar la caracterización del proceso, la

identificación de problemas y en base a esos problemas se propusieron posibles

soluciones, permitiendo hacer cambios de mejora a los diagramas que se

obtuvieron en la fase de simulación de la metodología ISEA.

Después de obtener toda esta información respecto a la formalización del proceso

de Gestión de Trabajos de Titulación se procede a la fase de automatización, que

consiste en la implementación y realización de pruebas y evaluaciones al proceso.

138

CAPÍTULO 3

AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO

Un proceso una vez diseñado puede ser automatizado mediante el uso de

herramientas BPMS. Para la automatización del Proceso de Gestión de Trabajos

de Titulación de la FIS como se mencionó en la sección 1.4.7.4, vamos a utilizar la

suite IBM BPM. Esta contiene herramientas y entornos de ejecución que ayudan a

los propietarios de procesos y los usuarios empresariales a diseñar, ejecutar,

supervisar y optimizar sus procesos de negocio.

Este capítulo se lo aborda en dos partes que consisten en: la implementación del

proceso usando el Process Designer, Process Portal, Process Admin Console de

IBM BPM y la realización de pruebas y evaluaciones del proceso automatizado

empleando pruebas de funcionalidad y pruebas ergonómicas.

3.1 IMPLEMENTACIÓN

La implementación del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación se centrará

en las fases de modelización y ejecución que corresponden a las fases de diseño,

implementación y ejecución de IBM BPM (Ver Figura 46). Para esto IBM BPM

ofrece el Process Designer que permite el diseño del diagrama BPM, creación de

objetos de negocio basado en el modelo conceptual de datos, creación de

Interfaces, definición de reglas de negocio o implementación de servicios de

decisión y configuración de servicios; el Process Admin Console permite la

creación y asignación de usuarios y el Process Portal permite la ejecución del

proceso. (Ver Figura 47)

139

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EJECUCIÓN( Fase Clásica

BPM)

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN

Process Designer

EJECUCIÓN

Modelador de Negocio

Usuario

Process Portal

Gerente

Evaluación

Mejoramiento

Process Admin Console

Figura 46: Fases de IBM BPM


A continuación se ilustra la secuencia de pasos para la implementación del proceso

de Gestión de Trabajos de Titulación en IBM BPM: 1. Diseño del proceso, 2.

Creación de objetos de negocio en base a un modelo conceptual de datos, 3.

Creación de formularios, 4. Definición de servicios de decisión, 5. Asignación de

usuarios, 6. Implementación de servicios y 7.Ejecución del proceso.

Cabe recalcar que estos pasos no necesariamente se deben cumplir rígidamente

pero servirán como guía para cumplir con la automatización.

140

1. DISEÑO DEL PROCESO

2. CREACIÓN DE OBJETOS DEL NEGOCIO

3. CREACIÓN DE FORMULARIOS

4. DEFNICIÓN DE SERVICIOS DE DECISIÓN

5. ASIGNACIÓN DE USUARIOS

6. IMPLENTACIÓN DE SERVICIOS

7. EJECUCIÓNProcess Designer

Process Designer

Process Designer

Process Designer

Process Admin Console

Process Designer

Process Portal

Propuesta de pasos para la

Implementación de un Proceso en IBM BPM

Figura 47: Secuencia de pasos para implementar un proceso de negocio.

Tomado de [49] . Realizado por las autoras

NOTA: Cada paso se describe tomando como ejemplo una de las actividades del

proceso, que corresponde a “LLENAR FORMULARIO DE PLAN DE TRABAJO

DE TITULACIÓN”.

PASO 1: DISEÑO DEL PROCESO

En este paso se diseña el proceso de Gestión de Trabajos de Titulación usando el

Process Designer de IBM BPM ya que es una herramienta de interfaz gráfica que

permite modelizar usando BPMN 2 como lenguaje de representación de procesos

universal, tal y como se muestra en la siguiente figura:

141

Figura 48: Barra de Herramientas en Notación BPMN 2

Tomado de [49] . Realizado por las autoras

Para nuestro caso, se requiere modelizar las tres etapas del proceso, estas son:

Registro de temas en el catálogo, asignación y aprobación del plan de trabajo de

Titulación y aprobación del plan de Trabajo de Titulación propuesto por el

estudiante (modalidad Integrador), estas se ilustran a continuación.

ETAPA 1: REGISTRO DE TEMAS EN EL CATÁLOGO DE TEMAS

· Actores: Profesor y comisión

· Flujo: Ver Figura 49

Figura 49: Diagrama BPMN para el registro de temas de Trabajos de Titulación en el catálogo de temas.


Notación BPMN 2

142

ET

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143

ET

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144

PASO 2: CREAR OBJETOS DE NEGOCIO

Después de diseñar el proceso, se crean los objetos de negocio por tanto es

importante definir qué es un objeto de negocio. Según IBM BPM un objeto de

negocio es “un conjunto de campos o elementos que se utilizan conjuntamente para

pasar información a través de un proceso de negocio. Cada objeto de negocio

puede ser un tipo de datos primitivo (como una serie o un entero) o puede ser en sí

mismo un objeto de negocio”. [50]

Por tanto, los objetos de negocio y las variables que requiere la actividad Llenar

formulario de Plan de Trabajo de Titulación se muestran en la tabla 54

Objeto de Negocio

Variables

Profesor idProfesor nombreProfesor correoProfesor numeroVerificación

PlanTesisProfesor lineaInvestigacion auspiciante fecha tipoTrabajo

Relación

nombreProyecto DirectorProyecto

infoTitulacion

tituloTrabajo planteamientoProblema justificación objetivoGeneral objetivoEspecífico

Tabla 54: Lista de objetos de negocio y variables del proceso


Si bien es cierto se necesita varios objetos y variables para pasar información a los

formulario pero a manera de ejemplificación explicaremos cómo crear un sólo

objeto. En este caso crearemos el objeto PlanTesisProfesor realizando los

siguientes pasos:

1. Seleccionar objeto de negocio de la sección de datos.(Ver Figura 52)

145

Figura 52: Creación de un Objeto de Negocio


2. Asignar el nombre al objeto de negocio “PlanTesisProfeso”. (Ver Figura 53)

Figura 53: Nuevo objeto de Negocio


3. Crear las variables del objeto de negocio. Para esta actividad se necesitan

las siguientes: lineaInvestigacion, auspiciante, fecha, relación, infoTitulacion,

tipoTrabajo, nombreProfesor. (Ver Figura 54)

Figura 54: Variables del Objeto de Negocio


146

PASO 3: CREAR FORMULARIOS

Una vez definido el diseño y los objetos del proceso el siguiente paso es la creación

de formularios. Para el diseño de los formularios es necesario crear coaches. Según

IBM BPM, un coach “es una interfaz que permite la interacción con los usuarios

finales, visualizar qué datos son necesarios para su ejecución, y dónde se deben

visualizar los datos en el diseño” [51]. Una vez que se diseña el aspecto del coach,

deberá proporcionar datos de negocio creados en el paso anterior a los controles

del coach para que los participantes del proceso interactúen con ellos. Además, los

coaches requieren crear enlaces entre los controles del coach y las estructuras de

datos (variables) que representan los datos de negocio de los procesos de IBM

BPM.

Para crear los coaches es necesario conocer el diseñador de coaches y cada una

de sus áreas funcionales, como indica la Figura 55.

Figura 55: Áreas funcionales de Coaches


1

2

3

4

5

147

1. Muestra todos los coaches que tiene la actividad.

2. Muestra el diseño y la implementación del coach seleccionado en la pestaña

Diseño, si pulsa la pestaña “Vista previa” podrá ver cómo los usuarios finales

visualizarán el coach cuando se ejecute el servicio.

3. Utilice los primeros dos iconos para: (1) depurar o (2) ejecutar todo el servicio.

4. Lista las secciones, controles y variables que puede incluir en el coach.

5. Muestra las propiedades del control seleccionado en la pestaña Diseño, por

ejemplo: Texto de entrada, Presentación y Visibilidad. [52]

Después de saber qué es un coach, para que sirve y las partes del diseñador de

los coaches, procedemos a crear los siguientes coaches: Información Básica e

Información del Trabajo de titulación correspondiente a la actividad del paso

anterior.

1. Arrastrar una actividad de la paleta de elementos de BPMN.(Ver Figura 56)

Figura 56: Construcción de la actividad llenar formulario de plan de Trabajo de Titulación


2. Dar clic derecho sobre la actividad para desplegar el menú contextual y

elija la opción Asistente de actividad. (Ver Figura 57)

Figura 57: Creación del Asistente de actividad


148

3. Se despliega una ventana en la que se introduce el nombre del coach. Por

defecto toma el nombre de la actividad: Llenar Formulario de Trabajo de

Titulación. (Ver Figura 58)

Figura 58: Nombre de la Interfaz de usuario


4. Seleccionar los datos de entrada y de salida que usará el coach.(Ver

Figura 59)

Figura 59: Variables de la interfaz


5. Una interfaz de usuario puede contener un flujo de pantallas o coaches. La

interfaz Llenar formulario de Trabajo de titulación contiene dos coach: (Ver

Figura 60)

149

Figura 60: Coaches de la Interfaz


6. Para realizar el diseño de cada Coach, se pulsa en la pestaña Coaches. Y

podrá observar que los datos de la variable PlanTesisProfesor creado

previamente se muestran junto con controles que permiten la entrada de

datos. Cada variable del objeto se arrastra al área de diseño como se

muestra a continuaciónen la Figura 61:

Figura 61: Diseño de los Coaches de la Interfaz


7. Para mejorar el diseño de los coaches de la interfaz se puede agregar un

HTML personalizado de la paleta de controles.(Ver Figura 62)

150

Figura 62: HTML personalizado en el coach Información Básica


8. Además del diseño de los coach es necesario validar los campos que

contiene. Existen dos formas: a) con los controladores que ofrece la

herramienta y b) con script de java. A continuación se muestra un ejemplo

de validación de la fecha de presentación del plan y del botón “Siguiente”

usando script de java.

Para validar la fecha se realiza con DOJO6. Primero se arrastra un “HTML

personalizado” en el que se ingresa un fragmento de código como se

muestra en la figura 63, este código permite cargar el formulario con la fecha

del día.

Figura 63: Validación de fecha


6 Dojo: es un framework que contiene APIs y widgets para facilitar el desarrollo de las aplicaciones Web que utilizan tecnología AJAX

151

Es necesario validar el botón siguiente del coach debido a que todos los

campos del mismo son necesarios para pasar a la siguiente pantalla. Para

esto dar clic en la sección de propiedades, opción presentación e

introducimos el código en el área “Script de validación”. (Ver Figura 64)

Figura 64: Validación de botón


9. Sin realizar ninguna otra actividad se prueba la apariencia del Coach en un

navegador de internet. (Ver Figura 65)

152

Figura 65: Vista del coach en el navegador Firefox


PASO 4: DEFINICIÓN DE SERVICIOS DE DECISIÓN

Luego de cumplir los pasos anteriores es necesario configurar un servicio de

decisiones que permita definir las reglas de negocio para tomar decisiones, es decir

expresar la lógica del negocio utilizando una sintaxis de reglas similar al lenguaje

natural, de tal manera que sea comprensible para los usuarios del negocio. Esta

sintaxis de regla se conoce como Business Action Languaje (BAL), que constituye

un lenguaje declarativo que relaciona conceptos de negocio con acciones y datos

de negocio. Para definir las reglas de negocio se usan sentencias como “If-then”.

[53]

Los pasos para crear las reglas de negocio son los siguientes:

153

1. Para esto se debe dar clic en la pasarela del flujo del proceso. (Ver Figura 66)

Figura 66: Definición de servicios de decisión


2. Debe dirigirse a implementación y en el área de decisiones defina la lógica

del proceso tal y como se indica en la figura siguiente. (Ver Figura 67)

Figura 67: Configuración de la pasarela del flujo del proceso


PASO 5: CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE USUARIOS

Este paso se realiza en el Process Admin Console, es decir en el administrador del

sistema con el fin de crear usuarios y otorgar acceso al Process Portal para que

puedan ejecutar las actividades que se les ha designado realizar.

Es importante recalcar que la asignación de usuarios sólo le corresponde al

administrador del sistema.

Nuestro proceso requiere los siguientes usuarios:

154

· Profesor

· Estudiante

· Comisión

A continuación se detallan los pasos para crear el usuario “profesor: Marco

Santórum”:

1. Para Gestionar los usuarios internos de IBM BPM se dirige al Process Admin

Console y da clic en Gestión de Usuarios, después se debe completar los

campos: nombre de usuario, nombre completo, contraseña y confirmar

contraseña. (Ver figura 68)

Figura 68: Creación de usuarios en el Process Admin Console de IBM BPM


2. Una vez que se crea los usuarios o actores del proceso, es necesario que

se dirija al IBM Process Designer para asignar los usuarios a las actividades

del proceso. Para esto se dirige a Proceso y escoge la opción Equipo (Ver

Figura 69)

155

Figura 69: Asignación de usuarios desde el Process Designer de IBM BPM


3. Se definen los equipos de los usuarios de la empresa que realizan las

actividades, en este caso se crearon los equipos profesor, comisión y

estudiante. (Ver Figura 70)

Figura 70: Definición de equipos en el Process Designer de IBM BPM


4. Después de crear los equipos, añadimos usuarios a cada equipo. Como se

ve en la figura siguiente al equipo profesor se añade el usuario MSantorum

que se creó en el Process Admin Console. (Ver Figura 71)

Figura 71: Asignar usuarios a una actividad del proceso en Process Designer de IBM BPM


156

5. Ahora para definir las actividades que deben realizar los usuarios, se dirige

al diseño del proceso/sección de propiedades/General/Seleccionar y

escoge el usuario que debe realizar las actividades respectivas. (Ver Figura

72)

Figura 72: Asignar usuarios por pools


PASO 6: IMPLEMENTACION DE SERVICIOS

Los servicios se crean dependiendo de los requisitos de cada actividad. En este

proyecto se crean: a) servicios del sistema general, b) servicios de integración y c)

servicio Ajax, cuya implementación permiten imprimir documentos, enviar correos

y manejar automáticamente listas desplegables.

A continuación describimos detalladamente los servicios antes mencionados:

1. Servicios del sistema general permiten coordinar servicios anidados y

scriptlet de servidor. A continuación se describe cómo crear un servicio de

sistema general para generar PDF que se usará en este proyecto. En la

implementación de este servicio se usa un toolkit “PDF Utility el cual fue

codificado en java.

Para la configuración de este servicio se realizan los siguientes pasos:

1. En la sección de implementación se escoge la opción servicio del

sistema general y luego se asigna un nombre. (Ver Figura 73)

157

Figura 73: Crear un nuevo Servicio de Sistema general


2. Importar el Toolkit PDF Utility como indica en la Figura 74:

Figura 74: Importar toolkit PDF Utility al Process Designer de IBM BPM


3. Seleccionar opción “Crear pdf Plan Aprobado” como indica en la

Figura 75

Figura 75: Servicio anidado


4. En Correlación de datos asignar las variables de entrada:

tw.local.html, tw.env.outputPath, tw.local.fileName y la variable de

salida:tw.local.pdfFilePath. como se indica en la Figura 76:

Figura 76: Correlación de datos para servicios de integración


158

5. Crear variables de entorno: outputPath y pdfHttpPath como se

muestra en la Figura 77.

Figura 77: Correlación de datos para el servicio de integración


6. En el servicio anidado “Crear pdf Plan Aprobado” (Ver Figura 78) se

crean dos servicios anidados: css y pdf Shell, y dos scriptlet de

servidor: cabecera y cuerpo

Figura 78: Servicio anidado enlazado a un servicio de sistema general


7. Crear las siguientes variables de entrada: planTesisProfesor,

aprobaciones, las variables de salida: html y las variables privadas:

css, cabecera y cuerpo. (Ver figura 79)

159

Figura 79: Servicio anidado enlazado a un servicio de sistema general


8. En el servicio anidado css que se muestra en la figura 78 se crea un

servicio de sistema general, se enlaza a la variable tw.local.css (Ver

Figura 80) y se introduce el código del css en la sección de

implementación (Ver Figura 81)

Figura 80: Variable css del formulario de Plan de Trabajo de Titulación


Figura 81: Servicio del sistema general dentro de un servicio anidado


160

9. En el scriptlet de servidor “cabecera” se enlaza la variable:

tw.local.cabecera y se introduce el código de la cabecera del PDF.

(Ver Figura 82)

Figura 82: Scriptlet de servidor


10. En el scriptlet de servidor “cuerpo” se enlaza la variable:

tw.local.cuerpo y se introduce el código del cuerpo del PDF. (Ver

Figura 83)

Figura 83: Scriptlet de servidor


1

2 3

1

2 3

161

11. En “pdf shell” de la figura 84 se crea un servicio de sistema general

“html”, este se enlaza a la variable tw.local.html y se introduce el

código en la sección de implementación. (Ver Figura 85).

Figura 84: Creación del pdf shell


Figura 85: Implementación del pdf shell


12. Crear coach “Vista Previa Plan Aprobado” como se muestra en la

Figura 86:

Figura 86: Coach relacionado a la vista Previa del Plan Aprobado.


Este coach contiene lo siguiente:

162

Figura 87: Código html en el coach relacionado a la vista Previa del Plan Aprobado.


2. Servicios de integración permiten llamar a otros servicios externos. Por

ejemplo el servicio smpt. Este servicio se implementa con el objetivo de

enviar mensajes de notificación a los usuarios interesados. Para

implementar este servicio se realizaron los siguientes pasos:

1. En la actividad notificar plan pendiente se crea un servicio de integración

denominado “pendiente” tal y como se muestra en la figura 88.

Figura 88: Creación del servicio de integración “pendiente”.


2. En el servicio “pendiente” se crea un scriptlet de servidor “mail

pendiente”. Allí se configuran los parámetros descritos en la Tabla 55 los

mismos que son propios del kit de herramientas del sistema.

163

PARÁMETRO DESCRIPCIÓN

smtpHost Host del servidor de correo electrónico de la EPN

To Dirección del correo electrónico del usuario a

quien se le enviará las notificaciones

from Dirección de correo electrónico desde donde se

enviarán las notificaciones, para este caso se creó

una cuenta de correo electrónico.

subject: Asunto con el que llegará el correo electrónico

mesaggeText Cuerpo del correo electrónico en leguaje HTML

contentType Es importante tener el atributo charset "text/html;

charset=utf-8" para visualizar los caracteres

especiales en el correo.

Tabla 55: Parámetros de Configuración del servicio SMTP


Para configurar el componente SMTP es necesario ir a

Propiedades/Correlación de Datos e ingresar los parámetros requeridos,

como se muestra en la siguiente figura 89:

Figura 89: Configuración SMTP


164

3. Servicios Ajax permiten enlazar controles de Coach para realizar

funciones tales como llenar automáticamente listas desplegables.

Para crear servicios Ajax es necesario dirigirse a interfaz de usuario y

escoger la opción Servicio Ajax.

1. En implementación del Process Designe, dar clic en servicio Ajax.(Ver

Figura 90)

Figura 90: Configuración SMTP


2. Ingresar el nombre del servicio Ajax como se indica en la Figura 91

Figura 91: Nuevo Servicio Ajax


3. Este servicio se implementa dentro de un coach en un control de

texto, para esto en propiedades del coach, en la pestaña se

Presentación se llama al servicio” LíneasInvestigación” creado en el

anterior paso. (Ver Figura92)

165

Figura 92: Conexión al servicio “LineasInvestigación”


4. Dentro de LineaInvestigacion se ingresa el código dando clic en

“Propiedades”, luego en “Implementación” como muestra la figura 93.

Figura 93: Líneas de código del servicio Línea de Investigación.


Después de realizar lo antes mencionado se puede decir que se ha logrado

presentar una propuesta de automatización del proceso mediante el uso de la

herramienta IBM BPM ya que ha permitido realizar: el diseño del proceso, creación

de formularios, y consumo de servicios, cumpliendo así los objetivos de este

proyecto.

Sin embargo, para verificar su correcto funcionamiento es necesario realizar

pruebas y evaluaciones al proceso.

166

PASO 7: EJECUCIÓN

Finalmente, la ejecución del proceso que se realiza usando el Process Portal de

IBM BPM. Para realizar este paso el usuario debe estar creado y tener los permisos

correspondientes, como se hizo en el paso 5.

A continuación explicamos la ejecución de la actividad “Llenar Fromulario de Plan

de Trabajo de Titulación” con el usuario “Profesor”, quien es el responsable de

realizar esta actividad.

1. Abrir Process Portal desde el navegador web para gestionar instancias de

proceso y tareas.

2. Inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña de IBM BPM.

Figura 94: Autenticación del usuario


3. Una vez que se auntentifica el usuario, éste puede ver las actividades que

debe realizar. Para esto debe dar clic en el proceso Registro Temas, luego

aparecen las tareas pendientes.

167

La figura 95 muestra que el profesor tiene una tarea pendiente.

Figura 95: Tareas del usuario


4. Dar clic en la tarea “Llenar formulario de Plan de trabajo de Titulacion” y

aparecerá la siguiente imagen:

Figura 96: Reclamar tareas desde el Process Portal


5. Completar los campos requeridos en el formulario como indican las

siguientes figuras 97, 98.

Figura 97: Registro del plan de Trabajo de Titulación en el Process Portal


1

2

168

Figura 98: Registro del plan de Trabajo de Titulación en el Process Portal – segunda parte


Los pasos anteriores se realizaron para cada una de las actividades de nuestro

proceso. Después de esto se procedió a realizar pruebas para la demostración

del flujo del proceso y funcionamiento de la aplicación.

3.2 PRUEBAS Y EVALUACIÓN

En esta sección se probará la funcionalidad y usabilidad de la propuesta de

automatización del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación.

Las pruebas de funcionalidad permiten asegurar que cada actividad del proceso

funcione tal como estaba especificado, cuyo objetivo es identificar errores de

ejecución y mejorar el diseño de los formularios. Por otro lado, las pruebas de

usabilidad permiten conocer si la aplicación es útil, fácil de usar, fácil de aprender

y apreciar para un usuario.

3.2.1 PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD

Estas pruebas se realizaron en el Process Portal de IBM BPM para probar que cada

actividad se ejecute correctamente, que haya sido asignada al usuario

correspondiente, que los servicios de decisión sean los correctos y que los servicios

implementados cumplan su propósito, con el fin de presentar una propuesta de

automatización que satisfaga las necesidades del usuario.

Para mostrar los resultados de las pruebas se utiliza una plantilla que contiene los

siguientes campos:

169

A. Nombre de la Actividad

B. Usuario: quien realiza la actividad

C. Descripción de la actividad: es la especificación de la prueba, es decir, lo

que se va a realizar en la prueba.

D. Campos requeridos: son los campos que el usuario debe ingresar

E. Pasos requeridos: es cada uno de los pasos que se realizan para ejecutar

la prueba.

F. Resultados: muestra el resultado con las respectivas pantallas

G. Análisis: en este campo se pone por qué falla y cuál sería su corrección.

A continuación se muestra las pruebas realizadas a cada una de las actividades del

proceso en sus diferentes etapas:

A B

C

D

E

F

G

170

3.2.1.1 Etapa 1: Registro de temas de Trabajos de Titulación

Nombre de la Actividad: Llenar Formulario Plan de Trabajo de titulación.

Usuario: Profesor

Descripción de la prueba

En esta actividad el profesor debe completar los campos solicitados del plan de trabajo de titulación.

Campos requeridos:

1. Tipo de Trabajo 2. Línea de investigación 3. Propuesto por 4. Auspiciado por 5. Fecha de presentación 6. Tipo de trabajo 7. Título del trabajo 8. Planteamiento del problema 9. Justificación 10. Objetivo General 11. Objetivo específico

Pasos de ejecución: Debido a que esta actividad tiene dos interfaces debe realizar lo siguiente:

Primera interfaz:

1. Ingresar al portal 2. Ingresar a la actividad 3. Elegir el tipo de trabajo de titulación 4. Ingresar los datos en Información Básica 5. Dar clic en siguiente

Segunda interfaz:

1. Ingresar los campos en Información de Trabajo de Titulación 2. Dar clic en finalizar.

171

Resultados:

Interfaz 1

Interfaz 2

172

Análisis: El resultado fue el esperado, es decir se mostraron los datos ingresados correctamente, y además se puede observar el área de texto que se añadió.

Nombre de la Actividad: Evaluar plan de trabajo de Titulación propuesto por el profesor

Usuario: Comisión Unidad de Titulación

Descripción de la Prueba: En esta interfaz la comisión evalúa los campos ingresados en la actividad anterior por el profesor.

Campos requeridos:

1. Tipo de Trabajo 2. Línea de investigación 3. Tipo de Trabajo 4. Línea de investigación 5. Propuesto por 6. Auspiciado por 7. Fecha de presentación 8. Título del trabajo 9. Planteamiento del problema

10. Justificación 11. Objetivo General 12. Objetivo específico

Campos opcionales:

1. Comentario Tipo de Trabajo 2. Comentario Título del trabajo 3. Comentario Planteamiento

del problema 4. Comentario Justificación 5. Comentario Objetivo General 6. Comentario Objetivo

específico

Pasos de Ejecución:

1. Abrir el Portal 2. Ingresar a la actividad “Evaluar plan de trabajo de Titulación

propuesto por el profesor” 3. Leer los campos ingresados anteriormente 4. Emitir comentarios si se requiere marcando la respectiva casilla 5. Ingresar fecha de evaluación 6. Enviar notificaciones del estado del plan

173

Resultados:

Análisis:

El resultado fue el esperado, es decir la Comisión puede ver los campos

ingresados por el profesor en la actividad anterior, y por ende procede a evaluar

el plan de Trabajo de Titulación. Se genera un PDF si el plan es aprobado.

Nombre de la Actividad: Notificaciones de estado Aprobado.

Usuario:

Sistema

174

Descripción de la Prueba: En estas actividades el profesor recibirá notificaciones de estado de su plan enviadas por la Comisión de la Unidad de Titulación.

Campos requeridos: Motivo del estado del plan

Pasos requeridos: Ninguno debido a que es una actividad del sistema.

Resultados:

Análisis:

El resultado fue el esperado, el profesor recibe la notificación del estado de su

plan aprobado a través de un correo electrónico.

175

Nombre de la Actividad: Notificaciones de estado Rechazado.

Usuario:

Sistema

Descripción de la Prueba: En esta actividad el profesor recibirá una notificación

del estado de su plan rechazado enviada por la Comisión de la Unidad de

Titulación.


Pasos requeridos: Ninguno debido a que es una actividad del sistema

Resultados:

Análisis:

El resultado fue el esperado, el profesor recibe la notificación del estado de su

plan rechazado a través de un correo electrónico.

176

Nombre de la Actividad: Notificaciones de estado Pendiente

Usuario: Sistema

Descripción de la Prueba: En esta actividad el profesor recibirá una notificación

del estado de su plan en estado pendiente enviada por la Comisión de la Unidad

de Titulación.


Pasos requeridos: Ninguno debido a que es una actividad del sistema.

Resultados:

Análisis:

El resultado fue el esperado, el profesor recibe la notificación del estado

pendiente de su plan a través de un correo electrónico.

177

3.2.1.2 Etapa 2: Asignación y aprobación de Trabajos de Titulación.

Nombre de la Actividad: Escoger número de estudiante

para presentar plan.

Usuario: Estudiante

Descripción de la Prueba: En esta actividad el estudiante debe decidir si

presentar solo el plan o con otro estudiante. Si presenta con otro estudiante

entonces debe ingresar el número único de su compañero.

Campos requeridos: Un estudiante o dos estudiantes


1. Ingresar al portal 2. Seleccionar el número de estudiantes que desean enviar la solicitud de

aprobación (uno o dos). 3. Dar clic en siguiente

Resultados:

178

Análisis:

El resultado fue el esperado, el usuario debe elegir el número de estudiantes que

desean enviar la solicitud de aprobación.

Nombre de la Actividad: Consultar catálogos-llenar

solicitud de aprobación

Usuario: Estudiante

Descripción de la Prueba: en esta actividad el estudiante debe seleccionar entre

escoger un plan propuesto por un profesor o proponer un nuevo plan.

Campos requeridos:

· Escoger tema · Proponer plan


1. Ingresar al portal 2. Dar clic en la actividad 3. Escoger tema propuesto o proponer nuevo plan 4. Elegir tipo de Trabajo de titulación 5. Si escoge tema propuesto se carga el catálogo de trabajos de titulación 6. Dar clic en finalizar.

Resultados:

179

Análisis:

Los resultados son los esperados, el estudiante ingresa el número único y los

datos personales se cargan directamente

Nombre de la Actividad: Enviar solicitud de asignación

de trabajo de titulación.

Usuario: Estudiante

Descripción de la Prueba: en esta actividad se verifica que los datos del usuario

y el plan sean los correctos con el fin de que este le asigne el tema solicitado.

Campos requeridos: ninguno


1. Ingresar al portal 2. Ingresar a la actividad 3. Verificar datos 4. Dar clic en aceptar

180

Resultados:

Análisis:


datos personales se cargan directamente

Nombre de la Actividad: Revisar solicitud de

asignación

Usuario: Profesor

Descripción de la Prueba: En esta interfaz el profesor revisa los datos del

estudiante para asignarle el tema.

Campos requeridos:

· Nombre · Email · Último semestre aprobado


1. Ingresar al portal 2. Ingresar a la actividad 3. Revisar datos 4. Ingresar fecha de evaluación

181

5. Emitir comentarios 6. Dar clic en aceptar

Resultados:

Mensaje de aceptación de la solicitud de asignación del plan del profesor.

182

Análisis:


datos personales se cargan directamente.

Nombre de la Actividad: Completar plan Usuario: Estudiante

Descripción de la Prueba:

En esta interfaz, el estudiante observa los datos ingresados anteriormente, y completa los campos referentes al Plan de Trabajo de Titulación

Campos requeridos:

· Plan de trabajo · Metodología


1. Abrir el portal 2. Ingresar a la actividad 3. Ingresar los campos solicitados 4. Aceptar

183

Resultados:

184

Análisis:

El resultado es el esperado, el profesor aprueba la solicitud marcando la casilla,

caso contrario debe emitir un comentario.

Nombre de la Actividad: revisar plan

Usuario: Profesor

Descripción de la Prueba: En esta interfaz, el profesor se encarga de revisar el

plan de trabajo de titulación enviado por el estudiante(s).

La comisión puede marcar la casilla para emitir comentarios marcando la casilla.

185

Campos requeridos:

1. Tipo de Trabajo 2. Línea de investigación 3. Tipo de Trabajo 4. Línea de investigación 5. Propuesto por 6. Auspiciado por 7. Fecha de presentación 8. Título del trabajo 9. Planteamiento del problema 10. Justificación 11. Objetivo General 12. Objetivo específico 13. Plan de trabajo 14. Metodología 15. Cronograma 16. Bibliografía

Campos opcionales:

1. Comentario Tipo de Trabajo

2. Comentario Título del trabajo

3. Comentario Planteamiento del problema

4. Comentario Justificación

5. Comentario Objetivo General

6. Comentario Objetivo específico.

7. Comentario Plan de trabajo

8. Comentario Metodología

9. Comentario Cronograma

10. Comentario Bibliografía


1. Ingresar al portal 2. Seleccionar la actividad 3. Observar los datos ingresados en Información Básica e Información de

Trabajo de Titulación. 4. Dar clic en la casilla para emitir comentarios. 5. Dar clic en finalizar para terminar la actividad

186

Resultados:

Análisis:

El resultado es el esperado, el estudiante ingresa exitosamente todos los datos

del plan de Trabajo de Titulación.

187

Nombre de la Actividad: Solicitud de aprobación

Usuario:

Estudiante

Descripción de la Prueba: en esta actividad el estudiante debe enviar una

solicitud dirigida a la comisión para que revise el plan.

Campos requeridos:

· Nombre del estudiante(s) · Número de cédulas


1. Ingresar al portal 2. Reclamar tarea 3. Realizar solicitud 4. Dar clic en aceptar para que enviar la solicitud.

Resultados:

Análisis: El resultado es el esperado, la comisión puede evaluar el plan enviado

por el estudiante

188

Nombre de la Actividad: Revisar plan. Usuario: Comisión

de la Unidad de

Titulación

Descripción de la Prueba: En esta actividad la comisión evalúa el plan, es decir,

si un plan es aprobado, rechazado o requiere modificaciones entonces el sistema

enviará una notificación al estudiante del estado de su plan.

Campos requeridos:

1. Tipo de Trabajo 2. Línea de investigación 3. Tipo de Trabajo 4. Línea de investigación 5. Propuesto por 6. Auspiciado por 7. Fecha de presentación 8. Título del trabajo 9. Planteamiento del

problema 10. Justificación 11. Objetivo General 12. Objetivo específico 13. Plan de trabajo 14. Metodología 15. Cronograma 16. Bibliografía

Campos opcionales:

1. Comentario Tipo de Trabajo 2. Comentario Título del trabajo 3. Comentario Planteamiento del problema 4. Comentario Justificación 5. Comentario Objetivo General 6. Comentario Objetivo específico. 7. Comentario Plan de trabajo 8. Comentario Metodología 9. Comentario Cronograma 10. Comentario Bibliografía

Pasos de ejecución:

1. Ingresar al portal 2. Seleccionar la actividad 3. Observar los datos ingresados en Información Básica e Información de

Trabajo de Titulación. 4. Dar clic en la casilla para emitir comentarios. 5. Dar clic en finalizar para terminar la actividad

Resultados:

189

Análisis:

El resultado es el esperado, el interesado ha recibido la notificación

correspondiente.

190

3.2.1.3 Etapa 3: Aprobación del Trabajo de Titulación propuesto por el estudiante.

Nombre de la Actividad: Escoger número de estudiantes Usuario:

Estudiante

Descripción de la Prueba: en esta actividad el estudiante selecciona el número

de estudiantes que desean proponer un nuevo plan.

Campos requeridos: un estudiante o dos estudiantes


1. Ingresar al portal 2. Reclamar la tarea 3. Seleccionar el número de estudiantes. 4. Dar clic en siguiente 5. Verificar que los datos sean los correctos 6. Aparecerá “Proponer nuevo plan” 7. Dar clic en Proponer 8. Dar clic en aceptar

Resultados:

191

Análisis

El resultado fue el esperado, una vez escogida la opción proponer nuevo plan y

dar clic en el botón proponer se dio paso a la siguiente actividad del flujo del

proceso.

192

Nombre de la Actividad: Llenar formulario de Plan de

Trabajo de Titulación

Usuario: Estudiante

Campos requeridos:

1. Tipo de Trabajo 2. Línea de investigación 3. Tipo de Trabajo 4. Línea de investigación 5. Propuesto por 6. Auspiciado por 7. Fecha de presentación 8. Título del trabajo 9. Planteamiento del problema 10. Justificación 11. Objetivo General 12. Objetivo específico 13. Plan de trabajo 14. Metodología 15. Cronograma 16. Bibliografía


El estudiante debe completar los campos del formulario del plan de trabajo de Titulación.


1. Ingresar al portal 2. Reclamar la tarea 3. Registrar los campos requeridos del plan de Trabajo de Titulación 4. Dar clic en finalizar

193

Resultados:

194

Análisis

El resultado fue el esperado el estudiante pudo completar los campos

correspondientes al plan de trabajo de titulación que desea proponer.

Nombre de la Actividad: Revisar plan Usuario: Profesor


El profesor revisa el plan de Trabajo de Titulación propuesto por el estudiante


1. Revisar el plan de trabajo de Titulación 2. Emitir observaciones en el caso de ser requeridas 3. Dar clic en finalizar

Resultados:

196

Análisis

El resultado de esta actividad fue el esperado, una vez que el profesor revisó el

plan que le envió el estudiante, escribió observaciones referentes al plan, dando

lugar a la siguiente actividad del proceso.

Nombre de la Actividad: Revisar plan Usuario: Comisión de

la Unidad de Titulación.


El profesor revisa el plan de Trabajo de Titulación propuesto por el estudiante


1. Ingresar al portal 2. Reclamar plan 3. Revisar el plan de trabajo de Titulación 4. Marcar las casillas para emitir comentarios si es necesario. 5. Dar clic en finalizar

Resultados:

197

Análisis

El resultado de esta actividad fue el esperado, una vez que el profesor revisó el

plan que le envió el estudiante, escribió observaciones referentes al plan, dando

lugar a la siguiente actividad del proceso.

Nombre de la Actividad: Notificar estado del plan pendiente

Usuario: Sistema


Cuando el profesor revisa un plan, el sistema automáticamente le notifica el

estado del plan mediante un correo electrónico.

Campos requeridos: ninguno

Pasos de Ejecución: ninguno, debido a que esta actividad la realiza el sistema

Resultados:

198

Análisis

El estudiante recibió la notificación de su plan en estado pendiente.

Nombre de la Actividad: Evaluar plan de Trabajo de

Titulación.

Usuario: Comisión de la

Unidad de Titulación


La comisión de la Unidad de titulación evalúa el plan propuesto por el estudiante

una vez que este fue aprobado por el profesor.

Campos requeridos:

17. Tipo de Trabajo 18. Línea de investigación 19. Tipo de Trabajo 20. Línea de investigación 21. Propuesto por 22. Auspiciado por 23. Fecha de presentación 24. Título del trabajo 25. Planteamiento del

problema 26. Justificación 27. Objetivo General 28. Objetivo específico 29. Plan de trabajo 30. Metodología 31. Cronograma

Campos opcionales:

11. Comentario Tipo de Trabajo 12. Comentario Título del trabajo 13. Comentario Planteamiento del problema 14. Comentario Justificación 15. Comentario Objetivo General 16. Comentario Objetivo específico. 17. Comentario Plan de trabajo 18. Comentario Metodología 19. Comentario Cronograma 20. Comentario Bibliografía

199

32. Bibliografía


1. Revisar el plan de trabajo de titulación propuesto por el estudiante 2. Escoger el estado del plan 3. Dar clic en finalizar. 4. El sistema envía la notificación del estado del plan al mail del estudiante

Resultados:

Análisis:

Se pudo evaluar el plan propuesto por el estudiante y emitir una notificación sobre

el estado del plan.

200

3.2.2 PRUEBAS DE USABILIDAD

Las pruebas de usabilidad se realizan en este proyecto con el objetivo de medir la

utilidad, facilidad de uso, facilidad de aprendizaje y apreciación de aplicación. La

utilidad se refiere a la capacidad de una herramienta o sistema para cumplir tareas

específicas, la facilidad de uso está en relación directa con la efectividad de la

aplicación, es decir, el tiempo que se demora en ejecutarse cada tarea, la facilidad

de aprendizaje consiste en conocer si el usuario logra entender rápidamente el

funcionamiento de la tarea asignada, y la apreciación es la percepción, opinión y

actitud generada en el usuario por el sistema. [54]

ETAPAS DE LA PRUEBA DE USABILIDAD

Para las pruebas de usabilidad se realizaron las siguientes etapas: planificación

consiste en desarrollar un cuestionario y en determinar el número y tipo de usuarios,

test se refiere a probar la aplicación y análisis de resultados.

1. Planificación:

Los recursos empleados para las pruebas de usabilidad son: encuestas (Ver

Tabla 56).

El grupo objetivo de las encuestas fueron: Siete estudiantes de 8vo semestre

de la FIS, entre 22 y 26 años, y tres profesores de tiempo completo.

2. Test: la encuesta realizada a los usuarios es la siguiente: (Ver Anexo 7)

201

PREGUNTAS: 1. ¿La información que se ofrece en cada pantalla para saber qué actividad está realizando es?

Excelente Satisfactoria Buena Regular

2. ¿Cree que la distribución de los elementos en la pantalla es?

Excelente Satisfactoria Buena Regular

3. ¿Cree que la propuesta de automatización de este proceso es?

Muy Útil Útil Poco Útil Nada Útil

4. ¿Cree que cada interfaz es?

Muy Intuitiva Intuitiva Poco Intuitiva Nada Intuitiva

5. ¿Cuándo propuso o eligió un plan de Trabajo de Titulación le pareció?

Muy fácil Fácil Difícil Complicado

6. En su opinión, la aplicación le pareció:

Muy Interesante

Interesante Poco Interesante Nada interesante


FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS FECHA:

ENCUESTA A USUARIOS

PRUEBAS DE USABILIDAD N° ENCUESTA:

Lugar : ……………………………………………………………. Entrevistado : ……………………………………………………………. Entrevistador : ……………………………………………………………. Tipo de usuario: ……………………………………………………………. La información obtenida a través de la presente encuesta, será utilizada netamente con fines académicos, y cuyo objetivo es evaluar si la propuesta de automatización del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación se adapta a las características físicas y psicológicas del usuario. Indicaciones:

· Marque con una X su respuesta.

· Escoja solo una opción

Tabla 56: Encuesta de satisfacción de usuario

202


3. Análisis de resultados A continuación se muestra los resultados obtenidos por cada pregunta:

· Pregunta 1: ¿La información que se ofrece en cada pantalla para saber qué

actividad está realizando es?, el resultado se muestra en la Figura 99::

Figura 99: Resultado de pregunta 1 una vez realizada la encuesta


· Pregunta 2: ¿Cree que la distribución de los elementos en la pantalla es?, el

resultado se muestra en la Figura 100:

Figura 100: Resultado pregunta 2 una vez realizada la encuesta


N° encuestados

Ponderación %

01020304050

2 5 3 0

20

50

30

0

Pregunta 1

N° encuestados Ponderación %

N° encuestados

Ponderación %

0

10

20

30

40

3 4 3 0

30

40

30

0

Pregunta 2


203

· Pregunta 3: ¿Cree que la propuesta de automatización de este proceso es?,

el resultado se muestra en la Figura 101:



· Pregunta 4: ¿Cree que cada interfaz es?, el resultado se muestra en la

Figura 102:



N° encuestados

Ponderación %

0

20

40

60

80

Muy útil Útil Poco útil Nada útil

2 71 0

20

70

100

Pregunta 3


N° encuestados

Ponderación %

0102030405060

Muyintuitiva

Intuitiva Pocointuitiva

Nadaintuitiva

3 61 0

30

60

100

Pregunta 4


204

· Pregunta 5:¿Cuándo propuso o eligió un plan de Trabajo de Titulación le

pareció?, el resultado se muestra en la Figura 103:



· Pregunta 6: En su opinión, ¿la aplicación le pareció?: el resultado se muestra

en la figura 104:



N° encuestados

Ponderación %

0

20

40

60

80

8 1 1 0

80

10 100

Pregunta 5


N° encuestados

Ponderación %

0

20

40

60

80

100

Muyinteresante

Interesante Pocointeresante

Nadainteresante

91 0 0

90

100 0

Pregunta 6


205

El resultado de las encuestas es el siguiente: el 85 % de los encuestados

respondieron positivamente a la mayoría de preguntas. Por lo tanto, se puede decir

que el índice de aceptación de la propuesta de automatización del Proceso de

Gestión de Trabajos de Titulación es alto.

En resumen, en el capítulo tres se implementó el proceso en IBM BPM y se

realizaron pruebas de funcionalidad y usabilidad que permitieron conocer el grado

de aceptabilidad de la propuesta de automatización del proceso, dando lugar así al

detalle de las conclusiones y recomendaciones que en el desarrollo de este

proyecto se obtuvieron.

206

CAPÍTULO 4

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 CONCLUSIONES

· Formalización del proceso

Hemos formalizado el proceso de Gestión de trabajos de titulación mediante

la elicitación de información, esto consistió en realizar entrevistas a los

actores que intervienen en el proceso, la recolección de información

relacionada, estudio de la normativa vigente para de esta manera

caracterizar el proceso. Se establecieron además, los roles, responsables,

funciones, actividades, recursos, entradas, salidas de todo el proceso

permitiéndonos generar el capítulo dos que reúne la información requerida

en un manual del proceso.

· Mejora del proceso

Mediante la aplicación de la metodología ISEA en sus fases de evaluación y

mejora, hemos logrado representar una versión optimizada del proceso,

esto de acuerdo a la evaluación realizada por los actores funcionales de los

procesos, quienes además propusieron y priorizaron posibles acciones de

mejora.

· Automatización del proceso

A través del uso de la herramienta IBM BPM se logró realizar una propuesta

de automatización del proceso, generándose un prototipo funcional que

comprende el manejo de formularios desde el registro de temas de Trabajos

de Titulación propuestos por el profesor hasta la aprobación de los planes

de Trabajos de Titulación por parte de los miembros de la Comisión de la

Unidad de Titulación.

Además se obtuvo un 85% de aceptabilidad de la propuesta de

automatización del Proceso de Gestión de Trabajos de Titulación; dicho

207

porcentaje fue el resultado del análisis de las pruebas de funcionalidad y

usabilidad realizadas a diferentes usuarios.

· Enfoque centrado en el usuario

La metodología contempla el involucramiento del usuario o actores

funcionales del proceso en el centro de la ejecución de la metodología, esto

es en el diseño, evaluación y propuesta de posibles soluciones. La

participación de los usuarios representa una ventaja al momento de

consensuar y producir una versión real y final de los procesos, sin embargo,

al momento de establecer horarios de reuniones se presentaron

inconvenientes debido a la no disponibilidad al mismo tiempo de los

usuarios, lo cual dificulta muchísimo la tarea.

· Herramientas de creatividad y resolución de problemas

El uso de herramientas de fomento a la creatividad y resolución de conflictos

nos permitió sobretodo, producir ideas, consensuar, identificar las

dificultades existentes en el proceso, obtener posibles acciones de mejora

expuestas por los actores y finalmente ayudaron a organizar y priorizar

ideas.

· Objetivos y Metodología

Se logró cumplir con todos los objetivos planteados del proyecto gracias a la

aplicación de la metodología ISEA que guía adecuadamente a la

consecución de los objetivos: realizar el levantamiento del proceso interno

de la FIS ( desde la sección 2.1 hasta la sección 2.3.6) , elaborar un manual

del proceso (desde la sección 2.4 hasta la sección 2.5.6), identificar las

dificultades existentes en el proceso (sección 2.6.1 y 2.6.2), proponer

acciones de mejora (sección 2.6.3, 2.6.4 y 2.6.5) y automatizar el proceso

mediante el uso de una suite BPM (Capítulo 3).

208

4.2 PERSPECTIVAS DEL TRABAJO Y RECOMENDACIONES

· Propuesta de automatización

La propuesta de automatización del proceso presentada en este trabajo

consiste en un prototipo funcional, el mismo que requiere continuar con su

desarrollo en caso de solicitarse su implantación. Lo que resta por hacer es

permitir la ejecución de varias instancias del proceso a la vez, su integración

con los procesos relacionados, emitir reportes, añadir firmas electrónicas,

entre otros.

· Evolución de los procesos

Los procesos continuamente evolucionan debido a factores externos que

pueden ser leyes, reglamentos y normativas expedidas por organizaciones

externas. Este fue el caso del proceso de Gestión de Trabajos de Titulación

que sufrió cambios debido a cuestiones reglamentarias, dando lugar a la

nueva Unidad de Titulación y a la necesidad de replantear formatos a fines

al mismo, por esta razón se recomienda continuar el trabajo de gestión del

proceso de manera permanente, el trabajo no concluye con la generación de

un manual.

· Apoyo de las autoridades

El apoyo de las autoridades es esencial para la formalización de procesos,

quienes disponen a su personal, facilitar dicha tarea otorgando información

y autorizando el tiempo necesario para dicha actividad.

209

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[64] ISO, Quality management standard (ISO9001:2000). Technical report, International Organization for Standardization, December 2000.

[65] I. R. YASELGA, «PLANIFICACIÓN DOCENTE Y MATRICULACIÓN ORDINARIA DE PREGRADO DE LA FIS,» QUITO, 2014.

[66] R. M. Stallman, Software libre para una sociedad libre, Madrid: Traficantes de Sueños, 2004.

[67] O. Source, «Opensource.org site content is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.,» 22 03 2007. [En línea]. Available: http://opensource.org/docs/osd. [Último acceso: 2015].

[68] wikipedia, «JBPM,» 15 mayo 2015. [En línea]. Available: https://es.wikipedia.org/wiki/JBPM. [Último acceso: 22 diciembre 2015].

[69] J. Hanson, «Manage your business processes with JBoss jBPM,» 22 mayo 2006. [En línea]. Available: http://www.javaworld.com/article/2071769/build-ci-sdlc/manage-your-business-processes-with-jboss-jbpm.html. [Último acceso: 22 diciembre 2015].

[70] BonitaSoft, 2015. [En línea]. Available: https://www.google.com.ec/search?q=arquitectura+de+Bonita+Open+solution&espv=2&biw=1366&bih=623&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ved

215

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[71] ProcessMaKer, «ProcessMaker Architecture Diagrams,» 2015. [En línea]. Available: http://wiki.processmaker.com/index.php/ProcessMaker_Architecture_Diagrams. [Último acceso: 22 diciembre 2015].

[72] Bizagi, «Arquitectura del Sistema Bizagi,» 2014. [En línea]. Available: http://download.bizagi.com/docs/Arquitectura_del_Sistema_2CasosDeEstudio.pdf. [Último acceso: 20 diciembre 2015].

[73] IBM, «Tipos de variable en Process Designer,» [En línea]. Available: http://www.ibm.com/support/knowledgecenter/SSFTBX_7.5.1/com.ibm.wbpm.wle.editor.doc/modeling/topic/cdev_jsapi_variabletypes.html?lang=es. [Último acceso: 8 febrero 2016].

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ANEXOS

A continuación se listas todos los anexos que se encuentran en el CD:

Anexo 1: Formulario de Plan de Trabajo de Titulación.

Anexo 2: Documento Criterios de Evaluación.

Anexo 3: Solicitud Actualización de Plan Vencido.

Anexo 4: Solicitud Anulación de Plan.

Anexo 5: Solicitud Retiro de Estudiante de un Plan.

Anexo 6: Solicitud Actualización de Plan Vigente.

Anexo 7: Encuesta de Satisfacción de Usuario.

Anexo 8: Propuesta de Certificado de Proyecto de Investigación.

Anexo 9: Propuesta de Memorando de Plan

Anexo 10: Propuesta de Respuesta al Memorando de Plan

Anexo 11: Propuesta de Memorando de solicitud de Reevaluación

Anexo 12: Propuesta de Solicitud de revisión y Aprobación del Plan de Trabajo de

Titulación

Anexo 13: Acta de la Comisión.

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