e.s.e hospital universitario fernando...

GUIA PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MACRO PROCESO DE GESTIÒN DE RECURSOS FISICOS

E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO FERNANDO

TROCONIS

Código: AFA-RF- OT-01 Versión: 01

5.2.2. R‐ ECURSOS FÍSICOS

1. Ejecución de una Orden de Trabajo2. Llamado de Empresa Representante o Contratista3. Archivo de los Reportes de Servicios4. Solicitudes del Servicio de Mantenimiento5. Formato de Retiro de elementos de Almacén6. Rutina Diaria de Operador de Turno7. Mantenimiento Preventivo y Correctivo8. Pedidos de Almacén9. Recepción y Almacenamiento10. Entrega de Elementos11. Vigilancia de Áreas Internas12. Vigilancia de Vehículos13. Ingreso y Salida de Usuarios (Acompañantes y Trabajadores)14. Ingreso y Salida de Elementos del Hospital15. Procedimiento de Novedades de Hurto con y sin Captura16.Llavandería Hospitalaria.


VER. CAMBIO REALIZADO RESPONSABLES

01

ELABORO:

FECHA

REVISO:

FEC HA:

APROBO:

FECHA:


NOMBRE DEL PROCESO:GESTIÓN DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO

CODIGO: AFA-RF- OT-01

VERSION: 01

PROCEDIMIENTO:EJECUCION DE UNA ORDEN DE TRABAJO

FECHA: 21-MARZO-2014PAGINA: 1-3

TIPO DE PROCESO: Mantenimiento de Equipos e infraestructura

RESPONSABLE: Profesional especializado de Recursos Físicos

OBJETO: Realizar los trabajos de mantenimiento en el menor tiempo posible y con las condiciones de calidad y seguridad pertinentesALCANCE:

RECURSOS NECESARIOSRECURSOS HUMANNOS RECURSOS

TEGNOLOGICOSRECURSOS

FINANCIEROSRECURSOS

INFORMATICOS

ENTRADAS SALIDASPROVEEDORES: INSUMOS:

Orden de trabajo Herramientas de acuerdo el Tipo de trabajo

USUARIOS: PRODUCTOS:

CLIENTES:ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE

1 Acudir al sitio del daño, luego de haber recibido la Orden de T.

Coordinador de mantenimiento -contratista

2 Hacer la presentación al Jefe del área o persona encargada diciendo su nombre y la razón por la cual está ahí.

Coordinador de mantenimiento - contratista

3 Hacer una inspección para verificar la gravedad del daño. Determinar que repuestos necesita.


4 Acordar con el Jefe del área el momento oportuno para realizar la labor


5 Elaborar pedido a Almacén si necesita insumos. Profesional especializado de recursos físicos

6 Realizar la reparación dentro de un tiempo razonable.


7 Escribir en la Orden de trabajo los repuestos utilizados y el tiempo empleado


8 Recoger sus herramientas y/o repuestos utilizados y dejar completamente limpia el área donde trabajó


9 Devolver al almacén los repuestos no utilizados y los cambiados

Coordinador de mantenimiento

10 Devolver la orden de trabajo debidamente firmada a su superior inmediato.


PRODUCTO ESPERADO: Metodología e instructivo ajustados a obtener fichas de Proyectos, metas e indicadores, responsables de tiempo y ejecuciónSOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: Resolver en un 100% la orden de trabajo recibida.INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES:ANEXOS: Formato de Orden de TrabajoELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: GerenciaREVISO: P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:


Hacer la presentación al Jefe del área o persona encargada diciendo su nombre y la razón por la cual está ahí.

Acordar con el Jefe del área el momento oportuno para realizar la labor

Hacer una inspección para verificar la gravedad del daño. Determinar que repuestos necesita.

Recoger sus herramientas y/o repuestos utilizados y dejar completamente limpia el área donde trabajó

Escribir en la Orden de trabajo los repuestos utilizados y el tiempo empleado

FIN

Realizar la reparación dentro de un tiempo razonable.

Elaborar pedido a Almacén si necesita repuestos.

Devolver al almacén los repuestos no utilizados y los cambiados.

Devolver la orden de trabajo debidamente firmada a su superiorInmediato

FLUJOGRAMA


NOMBRE DEL PROCESO:GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

HOSPITALARIO

CODIGO: AFA‐RF‐C‐01

VERSION: 01

PROCEDIMIENTO:LLAMADO DE EMPRESA

REPRESENTANTE O CONTRATISTA

FECHA: 21-ABRIL-2014PAGINA: 1-2

TIPO DE PROCESO: Mantenimiento de Equipos e Infraestructura RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos.

OBJETO: Garantizar la oportuna atención de los contratistas a las unidades funcionales.ALCANCE:



FINANCIEROSRECURSOS

INFORMATICOS


Oficio de requerimientoPRODUCTOS:


1 Buscar el No. Telefónico de la firma contratista, con la instrucción del jefe inmediato

Profesional especializado de recursos físicos- coordinador de Mantenimiento

2Contactar al contratista para solicitar el servicio de mantenimiento dando la información correcta sobre el equipo, el daño y el servicio a que pertenece


3 Concretar con el contratista la fecha y hora probables de la visita.


4 Escribir en el libro de bitácora la información obtenida.

Coordinador de Mantenimiento

5 Informar al servicio y al jefe inmediato lo acordado.


6Retirar el equipo (si es necesario) o una de sus partes para reparación fuera de la institución, diligenciar el formato de salida en la oficina de recursos Físicos.


7Realizar seguimiento diario a la reparación del equipo, mediante comunicación telefónica con los representantes o con quien esté realizando la reparación.

Coordinador de mantenimiento – supervisor

PRODUCTO ESPERADO: Metodología e instructivo ajustados a obtener fichas de Proyectos, metas e indicadores, responsables de tiempo y ejecuciónSOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: Calificación de respuesta y responsabilidad de los diferentes contratistas que tienen a su cargo el mantenimiento.INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES: Procedimiento en el cual el representante de mantenimiento por cuenta del Hospital se a persona de la solución, sirviendo de puente entre el Hospital y los contratistas para el efectivo cumplimiento de la responsabilidad contractuada.ANEXOS: Formato de orden de salida.ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: Gerencia

REVISO: P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:


INICIO

Buscar el No. Telefónico de la firma contratista, con la instrucción del jefe inmediato

Concretar con el contratista la fecha y hora probables de la visita.

Contactar al contratista para solicitar el servicio de mantenimiento dando la información correcta sobre el equipo, eldaño y el servicio a que pertenece

Informar al servicio y al jefe inmediato lo acordado

Retirar el equipo (si es necesario) o una de sus partes para reparación fuera de la institución, diligenciar el formato de salida en la oficina de recursos Físicos.

Realizar seguimiento diario a la reparación del equipo, mediantecomunicación telefónica con los representantes o con quien esté realizando la reparación

Escribir en el libro de bitácora la información obtenida FIN

FLUJOGRAMA



HOSPITALARIO

CODIGO: AFA‐RF‐HVE‐ 01

VERSION: 01PROCEDIMIENTO:

ARCHIVO DE LOS REPORTES DE SERVICIOS EN LAS HOJAS DE VIDA

FECHA:21-Marzo-2014PAGINA: 1-2

TIPO DE PROCESO: Gestión de Mantenimiento de Equipos e Infraestructura

RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos

OBJETO: Garantizar la disponibilidad de la documentación de las hojas de vida de los equipos.ALCANCE:



FINANCIEROSRECURSOS

INFORMATICOS

ENTRADAS SALIDASPROVEEDORES: INSUMOS: USUARIOS: PRODUCTOS:


1Identificar plenamente el equipo sobre el cual se tiene el reporte de servicio, la orden de trabajo o cualquier información al respecto


2 Localizar la carpeta de hoja de vida en el libro de fichas técnicas


3 Archivar por orden cronológico los reportes de servicio.


4 Guardar nuevamente el libro de fichas técnicas en el Archivo de mantenimiento

Coordinador mantenimiento

PRODUCTO ESPERADO: Metodología e instructivo ajustados a obtener fichas de Proyectos, metas e indicadores, responsables de tiempo y ejecuciónSOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: Tener acceso en el menor tiempo posible a la información requeridaINDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES: Archivo: Conjunto de documentos en las cuales reposa toda la información técnica de los mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos efectuados durante su vida útil. De igual forma en las hojas de vida aparece toda la información tecnológica de cada equipo.ANEXOS: Reportes de serviciosELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: Gerencia



INICIO

Identificar plenamente el equipo sobre el cual se tiene el reporte de servicio, la orden de trabajo o cualquier información al respecto

Archivar por orden cronológico los reportes de servicio.

Localizar la carpeta de hoja de vida en el libro de fichas técnicas

FIN

Guardar nuevamente el libro de fichas técnicas en el Archivo de mantenimiento

FLUJOGRAMA



HOSPITALARIO

CODIGO:AFD-RF-SM-01


SOLICITUDES DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO

FECHA:21-MARZO-2014PAGINA: 1-2

TIPO DE PROCESO: Gestión de Mantenimiento de equipos e Infraestructura

RESPONSABLE: Subgerente Administrativo.

OBJETO: Asegurar que las solicitudes de servicio de mantenimiento estén identificadas y con la información completa y suficiente.ALCANCE:



FINANCIEROSRECURSOS

INFORMATICOS



1 Recibir la información del daño a través del formato, correo electrónico, vía telefónica, información verbal, o ronda de inspección.

PE de Recursos físicos- coordinador de mantenimiento

2 Verificar que venga escrito en forma clara el daño reportado. La ubicación del mismo y la persona que la solicita.

PE de Recursos físicos – coordinador de mantenimiento

3 Escribir el nombre de quien recibe, la fecha y la hora.

PE de Recursos físicos – coordinador de mantenimiento

4 Informar al coordinador de mantenimiento sobre la solicitud.

PE de Recursos físicos

PRODUCTO ESPERADO: Recibir oficialmente cada solicitud para que pueda ser clasificada, asignada y ejecutada correctamente.SOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: El total de las solicitudes estén bien diligenciadasINDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES: Solicitud en la cual se manifiesta la necesidad de realizar un mantenimiento preventivo o correctivo de algún sistema.ANEXOS: Solicitud de Mantenimiento.ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: gerencia



INICIO

Recibir la información del daño a través del formato, correo electrónico, vía telefónica, información verbal, o ronda de inspección.

Escribir el nombre de quien recibe, la fecha y la hora

Verificar que venga escrito en forma clara el daño reportado. La ubicación del mismo y la persona que la solicita.

FIN

Informar al Subgerente administrativo sobre la solicitud

FLUJOGRAMA


NOMBRE DEL PROCESO:GESTIÓN DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO

CODIGO:AFA-RF-RA-01

VERSION: 01

PROCEDIMIENTO:FORMATO DE RETIRO DE ELEMENTOS DE

ALMACEN

FECHA: 21-MARZO-2014PAGINA: 1-2


RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos.

OBJETO: Garantizar el suministro oportuno de los elementos o repuestos necesarios para realizar la labor.ALCANCE:



FINANCIEROSRECURSOS

INFORMATICOS

ENTRADAS SALIDASPROVEEDORES: INSUMOS: USUARIOS: PRODUCTOS:CLIENTES:

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE1 Recibir la necesidad o requerimiento por parte de

las dependencias de insumos en depósito en el almacén

PE recursos Físicos

2 Autorizar en el formato que corresponde en forma clara y completa la siguiente información: Fecha, Concepto, nombre, sección a donde va des tinado el insumo, nombre claro del elemento, cantidad solicitada

PE Recursos Físicos

3 Entregar la solicitud al Almacén Área requerida4 Retirar los elementos solicitados. Área requerida5 Firmar con nombre legible el recibido. Funcionario encargado6 Entregar la copia a la Oficina de recursos Físicos. Almacén

PRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL: La oportunidad en el suministro de los elementos.ESTANDAR DE CALIDAD:INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES: Procedimiento en el cual se solicitan los elementos o repuestos necesarios para realizar un trabajo.ANEXOS: Formato de retiro de elementos.ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: GerenciaREVISO: P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:

FLUJOGRAMA


INICIO

Escribir en el formato que corresponde en forma clara y completa la siguiente información: Fecha, Concepto, nombre, sección a donde va des tinado el elemento, nombre claro del elemento,Cantidad solicitada.

Retirar los elementos solicitados

Solicitar autorización del subgerente Administrativo

FIN

Firmar con nombre legible el recibido

Entregar la solicitud al Almacén

Entregar la copia a la Oficina del supervisor de mantenimiento


CODIGO:AFA-RF-T-01


HOSPITALARIO VERSION: 01

PROCEDIMIENTO:RUTINA DIARIA DEL OPERADOR DE TURNO

FECHA: 21-MARZO-2014PAGINA:


RESPONSABLE: Profesional especializado de Recursos físicos.

OBJETO: Verificar el estado de los sistemas eléctricos, mecánicos e hidráulicos del hospital.ALCANCE:



FINANCIEROSRECURSOS

INFORMATICOS



1 Tener en las manos el reporte diario de consumos y funcionamiento del servicio de mantenimiento preventivos y correctivos de equipos industriales


2 Llegar al banco de medición eléctrica y anotar en el formato la medición actual.


3 Revisar en cada uno de los sectores el funcionamiento de los mismo .

Coordinador de Mantenimiento

4 Enviar informe de rutina del servicio prestado a l profesional especializado de recursos físicos

Coordinador de mantenimiento y contratista

5 Supervisar los servicios prestado por el contratista

PE de Recursos Fisicos

PRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: Garantizar el 100% los sistemas electromecánicos al hospital.INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES: Tanque Cryogénico: Tanque de Gases medicinales en estado líquidoANEXOS: Formatos de control diario.ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: GerenciaREVISO: P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:


INICIO

Tener en las manos el reporte diario de consumos.

Llegar al banco de gases medicinales y anotar en el formato la medición actual de Oxigeno, Óxido Nitroso, Aire comprimido, existencia de Bióxido de carbono y nitrógeno

Llegar al banco de medición eléctrica y anotar en el formato la medición actual.

Revisar el contador de suministro principal de aguas de Santa Marta y anotar la lectura actual

Revisar el estado del tanque cryogenico y anotar en el formato de control de lectura del tanque cryogénico.

FIN

FLUJOGRAMA


CODIGO:AFA-RF-MP-01


HOSPITALARIO VERSION: 01PROCEDIMIENTO:

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS BIOMEDICOS



RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos

OBJETO: Garantizar en el óptimo funcionamiento de los sistemas.ALCANCE:



FINANCIEROSRECURSOS

INFORMATICOS



1 Elaboración del Plan de mantenimiento Hospitalario

PE de Recursos Fisicos – coordinador de Mantenimiento

2 Revisar el cronograma de mantenimiento para ubicar el área que corresponde a la fecha.

Coordinador de Mantenimiento y contratista

3Hacer presencia ante el Jefe del área o persona encargada e informarle sobre la realización del mantenimiento programado.

PE de Recursos Físicos – coordinador de mantenimiento –

contratista

5Realizar la revisión y el mantenimiento preventivo o correctivo si lo amerita del sistema eléctrico, hidráulico o mecánico del área.

Coordinador de Mantenimiento o

contratista

5 Hacer el trámite respectivo a almacén, en caso de necesitar elementos o repuestos.


7 Hacer firmar la orden de trabajo por la persona encargada o el Jefe del área

Coordinador de mantenimiento o

contratista8 Informar al supervisor sobre lo encontrado y

lo ejecutado.Coordinador de mantenimiento ,

contratista o supervisor9 Entregar al supervisor el informe sobre la

ejecución del mantenimiento.Coordinador de

mantenimiento o contratista

Reportar semestral mente la ejecución del plan de mantenimiento a los entes de control y a la supersalud

PE de Recursos Físicos- Gerente- Coordinador de Mantenimiento

PRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: Funcionamiento del 100% de los sistemas.INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES: Mantenimiento necesario para garantizar el buen funcionamiento de los sistemas de apoyo del Hospital.ANEXOS: Orden de TrabajoELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: Gerencia

REVISO: : P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:


INICIO

Revisar el cronograma de mantenimiento para ubicar el área que corresponde a la fecha

Hacer el trámite respectivo a almacén una vez terminado el mantenimiento

Organizar el plan de acción con los elementos e insumos.

FIN

Hacer presencia ante el Jefe del área o persona encargada e informarle sobre la realización del mantenimiento programado

Hacer firmar la orden de trabajo por la persona encargada o el Jefe del área

Realizar la revisión y el mantenimiento preventivo o correctivo si lo amerita del sistema eléctrico, hidráulico o mecánico del equipo.

Hacer el trámite respectivo a almacén, en caso de necesitar elementos o repuestos.

Informar al supervisor sobre lo encontrado y lo ejecutado

Entregar al supervisor la Orden de trabajo diligenciada

FLUJOGRAMA


INICIOINICIOINICIO

Recepcionar la remisión o factura y confrontarla con la orden de compraElaborar carta de Notificación de interventoría, a la persona designada de acuerdo al servicio o suministro del área al que se requiera.

Acudir al sitio del daño, luego de haber recibido la Orden de T.

Diligenciar formato de entrada al almacén, anexar original a la emisión o factura.

Revisar la mercancía que esté en igual cantidad que la remisión, condiciones de empaque, estado de la mercancía, si son medicamentos del Laboratorio clínico se envían al Laboratorio.

FIN

Colocar la mercancía en los estantes.

NOMBRE DEL PROCESO:GESTIÓN DE ALMACÉN

CODIGO:AFA-RF-RA-01

VERSION: 01

PROCEDIMIENTO:RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO

FECHA: 21-MARZO-2014PAGINA: 1

TIPO DE PROCESO: Provisión de Recursos y Gestión Financiera RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos

OBJETO: Recibir y almacenar correctamente la mercancía.ALCANCE:



FINANCIEROSRECURSOS

INFORMATICOS

ENTRADAS SALIDASPROVEEDORES: INSUMOS: USUARIOS: PRODUCTOS:CLIENTES:

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE1 Recepcionar la remisión o factura y confrontarla

con la orden de compraAlmacenista General

2 Revisar la mercancía que esté en igual cantidad que la remisión, condiciones de empaque, estado de la mercancía, si son medicamentos del Laboratorio clínico se envían al Laboratorio.

Almacenista General

3 Diligenciar formato de entrada al almacén, anexar original a la emisión o factura.

Almacenista General

4 Colocar la mercancía en los estantes. Almacenista GeneralPRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: El 100% de la mercancía que se decepcione esté acorde con lo pedido y en las condiciones de almacenamientoINDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES:ANEXOS: Formato de entrada a almacénELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: GerenciaREVISO: : P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:

FLUJOGRAMA

NOMBRE DEL PROCESO:GESTIÓN DE ALMACÉN

CODIGO:AFA-RF-EE-01


INICIO

Recepcionar la solicitud de pedido autorizada por la Subgerente administrativa

Entregar los insumos a la dependencia que lo requiere.

FIN

Diligenciar formato de salida de almacén, lo firma quién recibe y entrega.

Despachar la solicitud de pedido de acuerdo al stock de almacén

Confrontar la solicitud de pedido con el stock de inventario.


ENTREGA DE ELEMENTOSFECHA:21-MARZO-2014PAGINA:

TIPO DE PROCESO: Provisión de Recursos y Gestión Financiera RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos.

OBJETO: Entregar los insumos y medicamentos de acuerdo a la solicitud y al stock de inventario.ALCANCE:



FINANCIEROSRECURSOS

INFORMATICOS



1 Recepcionar la solicitud de pedido autorizada por la Subgerente administrativa y Profesional especializado de recursos Fisicos

Almacenista General

2 Confrontar la solicitud de pedido con el stock de inventario.

Almacenista General

3 Despachar la solicitud de pedido de acuerdo al stock de almacén

Almacenista General

4 Entregar los insumos a la dependencia que lo requiere.

Almacenista General

5 Diligenciar formato de salida de almacén, lo firma quién recibe y entrega.

Almacenista General

6 Diligenciar y autorizar salida de equipos o bienes por fuera de las instalaciones de propiedad de la ESE, aliados o contratista por garantía y reparación

Almacenista General PE de Recursos

Físicos

PRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: Entregar el 100% de la mercancía solicitada.INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES:ANEXOS: Formato de salida.ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: Gerencia


FLUJOGRAMA


NOMBRE DEL PROCESO:GESTIÓN DE VIGILANCIA

CODIGO:AFA-RF-VI-01

VERSION: 01

PROCEDIMIENTO:VIGILANCIA DE AREAS INTERNAS.


TIPO DE PROCESO: Ambiente de Trabajo RESPONSABLE: Profesional Especializado de recursos Físicos.

OBJETO: Organizar, controlar, hacer seguimiento y evaluar los servicios de vigilancia de las áreas internas del hospitalALCANCE:


TEGNOLOGICOSEscarapelas, recurso humano (vigilantes), armamentos, radios de comunicación, detector de metales, espejo retrovisor para revisión de vehículos, minutas de novedades y consignas, minutas de revisión de vehículos, equipo de cómputo, linternas.

RECURSOS FINANCIEROS

RECURSOS INFORMATICOS



1

Vigilar por áreas: vigilancia primer piso: Consulta externa, su función consiste en el control de ingresos a esta área de conformidad con los horarios establecidos para tal fin, también se encuentra otro servicio de vigilancia en el área de cirugías , el cual está encargado de restringir el paso del personal no autorizado a esa área, y de efectuar revistas constantes a todo el sector del primer piso dentro de las instalaciones; vigilante 2do piso : este servicio de vigilancia se encarga del control de las personas en el área de gerencia y administrativa y revistas constantes de las oficinas administrativas y consultorios y apoyar con revistas

Supervisor encargado

2Recorrer los sectores asignados de vigilancia: se efectúa este recorrido con el objeto de constatar la excelente prestación del servicio asignado a cada área de vigilancia

Supervisor encargado

PRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: Garantizar la seguridad en un 90% dentro de la institución.INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES: Jefe de seguridad: persona encargada de evaluar el desempeño del servicio de vigilancia, plantear y poner en funcionamiento procesos de seguridad en caso de encontrar falencias con respecto a este tema.ANEXOS:ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: GerenciaREVISO: : P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:


INICIO

Vigilar por áreas: vigilancia primer piso: Consulta externa, su función consiste en el control de ingresos a esta área de conformidad con los horarios establecidos para tal fin, también se encuentra otro servicio de vigilancia en el área de cirugías , el cual está encargado de restringir el paso del personal no autorizado a esa área, y de efectuar revistas constantes a todo el sector del primer piso dentro de las instalaciones; vigilante 2do piso : este servicio de vigilancia se encarga del control de las personas en el área de gerencia y administrativa y revistas constantes de las oficinas administrativas y consultorios y apoyar con revistas

Recorrer los sectores asignados de vigilancia: se efectúa este recorrido con el objeto de constatar la excelente prestación del servicio asignado a cada área de vigilancia

FIN

FLUJOGRAMA



CODIGO:AFA-RF-VV-01


VIGILANCIA DE VEHICULOSFECHA:21-MARZO-2014PAGINA: 1-2

TIPO DE PROCESO: Ambiente de Trabajo RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos

OBJETO: Controlar, hacer seguimiento y evaluar de los servicios de vigilancia de los vehículos en la institución.ALCANCE:


TEGNOLOGICOSEscarapelas, recurso humano (vigilantes), armamentos, radios de Comunicación, detector de metales, espejo retrovisor para revisión de vehículos, minutas de novedades y consignas, minutas de revisión de vehículos, equipo de cómputo, linternas.





1 Controlar el acceso de vehículos al hospital: el vigilante de la puerta principal de ingreso se encarga del control de acceso a vehículos: se le revisa el baúl del vehículo y la parte inferior con el espejo cóncavo y se hace entrega de una ficha de control. Informándosele al conductor que debe tenerla consigo en todo momento y no dejarla en el interior de vehículo.

Vigilante en turno puerta de entrada

2 Vigilar el servicio de parqueadero, consiste en la revisión constante de la ubicación de vehículos y revisión de los mismos e impedir que personas extrañas merodeen por el sector. La institución no se compromete con la seguridad de los mismos.

Vigilante de turno del parqueadero

3 Controlar la salidas de vehículos del hospital, se efectúa una revisión al vehículo en el baúl y parte inferior del mismo con el espejo de revisión y se le solicita al conductor su ficha, la cual debe corresponder a la registrada al momento de su ingreso

Vigilante en turno puerta de salida.

PRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: Garantizar la seguridad en un 90% dentro de la institución.INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES: Jefe de seguridad: Persona encargada de evaluar el desempeño del servicio de vigilancia, plantear y poner en funcionamiento procesos de seguridad en caso de encontrar falencias con respecto a este tema.ANEXOS: Copia de fichas de ingreso vehículos.ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: GerenciaREVISO: : P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:


INICIO

Controlar el acceso de vehículos al hospital: el vigilante de la puerta principal de ingreso se encarga del control de acceso a vehículos: se le revisa el baúl del vehículo y la parte inferior con el espejo cóncavo y se hace entrega de una ficha de control. Informándosele al conductor que debe tenerla consigo en todo momento y no dejarla en el interior de vehículo.

Vigilar el servicio de parqueadero, consiste en la revisión constante de la ubicación de vehículos y revisión de los mismos e impedir que personas extrañas merodeen por el sector. La institución no se compromete con la seguridad de los mismos.

FIN

Controlar la salidas de vehículos del hospital, se efectúa una revisión al vehículo en el baúl y parte inferior del mismo con el espejo de revisión y se le solicita al conductor suficha, la cual debe corresponder a la registrada al momento de su ingreso

FLUJOGRAMA



CODIGO:AFA-RF-IU-01


INGRESO Y SALIDA DE USUARIOSFECHA:21-MARZO-2014PAGINA: 1-3

TIPO DE PROCESO: Ambiente de Trabajo RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos.

OBJETO: Controlar el ingreso de elementos nocivos para la institución y confrontar el elemento a sacar con lo relacionado en la orden.ALCANCE:







1 Controlar el acceso de usuarios y familiares al hospital, el vigilante de la puerta principal de ingreso se encarga del control de acceso a todas las personas, las cuales debe revisar con el detector de metales, los bolsos y recibir un documento de la persona y entregar a su vez una escarapela de identificación de acuerdo a la área del hospital a la cual se dirija, atendiendo el horario establecido por la institución. El ingreso al área de Consulta externa por parte de personas que requieran el servicio médico no puede ser impedido por el personal de la vigilancia, por ende cabe anotar que es primordial el ingreso de pacientes que van a recibir atención médica de consulta, el cual no puede ser interrumpido por el personal de seguridad. El ingreso del personal que labora en la institución, debe estar sujeto a la revisión de carnet identificativos de la ESE Hospital Universitario Fernando Tronconis y/o de los contratistas que prestan sus servicios en la misma, de igual forma se efectúa además la revisión a bolsos y detector de metales.

vigilante en turno puerta de entrada y salida y supervisor de vigilancia

2

Controlar las salidas de usuarios y familiares del hospital, se le recibe la escarapela de identificación a la persona, y se hace una revisión a bolsos o pertenencias; de igual forma si ingresan elementos de construcción u otros elementos se registran en un documento desprendible el cuál al momento de salir se verifica y se cancela en el formato para constatarsu salida; para la salida de pacientes hay que tener en cuenta que las enfermeras, camilleros y o en su defecto la enfermera jefe, notifique al vigilante de que el paciente ha sido dado de alta, ante lo cual se le informara al supervisor de vigilancia , por parte de cualquier vigilante que tenga conocimiento ya sea del área de, consulta externa y UCI; una vez le entregue el

Vigilante en turno puerta de salida, vigilante del área del servicio de consulta externa y hospitalización


paciente al vigilante de la puerta de salida la certificación de cancelación de servicios se permitirá su salida del hospital. Referente a la salida de los trabajadores, se revisa las pertenencias y se pasa el detector de metales.

PRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD:INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES:Jefe de seguridad: persona encargada de evaluar el desempeño del servicio de vigilancia, plantear y poner en funcionamiento procesos de seguridad en caso de encontrar falencias con respecto a este tema.Supervisor de vigilancia: es la persona encargada de efectuar revistas a las aéreas en donde se ha destinado el servicio de seguridadANEXOS:ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: GerenciaREVISO: : P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:


INICIO

Controlar el acceso de usuarios y familiares al hospital, el vigilante de la puerta principal de ingreso se encarga del control de acceso a todas las personas, las cuales deberevisar con el detector de metales, los bolsos y recibir un documento de la persona y entregar a su vez una escarapela de identificación de acuerdo a la área del hospital a la cual se dirija, atendiendo el horario establecido por la institución. Elingreso al área de Consulta externa por parte de personas que requieran el servicio médico no puede ser impedido por el personal de la vigilancia, por ende cabe anotar que es primordial el ingreso de pacientes que van a recibir atención médica de consulta, el cual no puede ser interrumpido porel personal de seguridad. El ingreso del personal que labora en la institución, debe estar sujeto a la revisión de carnet identificativos de la ESE Hospital Universitario Fernando Troconis y/o de los contratistas que prestan sus servicios en la misma, de igual forma se efectúa además la revisión a bolsos y detector de metales.

Controlar las salidas de usuarios y familiares del hospital, se le recibe la escarapela de identificación a la persona, y se hace una revisión a bolsos o pertenencias; de igual forma si ingresan elementos de construcción u otros elementos se registran en un documento desprendible el cuál al momento de salir se verifica y se cancela en el formato para constatarsu salida; para la salida de pacientes hay que tener en cuenta que las enfermeras, camilleros y o en su defecto la enfermera jefe, notifique al vigilante de que el paciente ha sido dado de alta, ante lo cual se le informara al supervisor de vigilancia, por parte de cualquier vigilante que tenga conocimiento ya sea del área de, consulta externa y UCI; una vez le entregue el paciente al vigilante de la puerta de salida la certificación de cancelación de servicios se permitirá su salida del hospital. Referente a la salida de los trabajadores, se revisa las pertenencias y se pasa eldetector de metales.

FIN

FLUJOGRAMA



CODIGO:AFA-RF-IE-01


INGRESO Y SALIDA DE ELEMENTOS DEL HOSPITAL

FECHA: 21-MARZO-2014PAGINA:

TIPO DE PROCESO: Ambiente de Trabajo RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos

OBJETO: Controlar el ingreso de elementos nocivos para la institución y confrontar el elemento a sacar con lo relacionado en la orden.ALCANCE:







1

Controlar ingreso de elementos a la ESE Hospital Universitario Fernando Tronconis: todos los elementos que se ingresen a la ESE Hospital Universitario Fernando Tronconis, deben ser revisados o inspeccionados por parte del personal de la vigilancia de la ESE y hacer su respectivo reporte de ingreso en los formatos establecidos para tal fin.

Vigilante en turno puertas de entradas.

2

Controlar las salidas de elementos de la ESE Hospital Universitario Fernando Tronconis: todos los elementos que pertenezcan a los recursos físicos del hospital necesitan de la autorización del profesional especializado del área de recursos físicos de la ESE Hospital Universitario Fernando Tronconis quien permitirá su salida mediante formato establecido para tal fin; los elementos de particulares que ingresen a la ESE y se proceda a su salida debe ser mediante revisión al registro que se hizo durante su ingreso de este elemento yverificación de sus características propias que presento al momento de ingresar

Vigilantes en turno puertas de salidas

PRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD:INDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES:Jefe de seguridad: persona encargada de evaluar el desempeño del servicio de vigilancia, plantear y poner en funcionamiento procesos de seguridad en caso de encontrar falencias con respecto a este tema.Supervisor de vigilancia: es la persona encargada de efectuar revistas a las aéreas en donde se ha destinado el servicio de seguridadANEXOS:ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: Gerencia



INICIO

Controlar ingreso de elementos a la ESE Hospital Universitario Fernando Troconis: todos los elementos que se ingresen a la ESE Hospital Universitario Fernando Troconis, deben ser revisados o inspeccionados por parte del personal de la vigilancia de la ESE Hospital Universitario Fernando Troconis y hacer su respectivo reporte de ingreso en los formatos establecidos para tal fin.

Controlar las salidas de elementos de la ESE Hospital Universitario Fernando Troconis: todos los elementos que pertenezcan a los recursos físicos del hospital necesitan de la autorización del profesional universitario del área de recursos físicos de la ESE Hospital Universitario Fernando Troconis quien permitirá su salida mediante formato establecido para tal fin; los elementos de particulares que ingresen a la ESE y se proceda a su salida debe ser mediante revisión al registro que se hizo durante su ingreso de este elemento y verificación de sus características propias que presento al momento de ingresar

FIN

FLUJOGRAMA


INICIO

Detectar novedades como: Hurtos, captura de personas y/o daños locativos que pongan en riesgo la integridad de usuarios, trabajadores y visitantes en general del Hospital Universitario Fernando Troconis:con capturado: se deja a disposición de la patrulla policial del sector y se instaura la denuncia penal respectiva. Sin capturado: el supervisor de turno, informa al jefe de seguridad hospital inmediatamente y realiza el respectivo informe de novedades y se evalúan responsabilidades tanto de la víctima como del servicio de vigilancia informando a la oficina disciplinaria de la empresa .


CODIGO:AFA-RF-NH-01


NOVEDADES DE HURTO CON Y SIN CAPTURADO.

FECHA: 21-Marzo-2014PAGINA: 1-2

TIPO DE PROCESO: Ambiente de Trabajo RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos.

OBJETO: Detectar la comisión de conductas ilícitas.ALCANCE:


TEGNOLOGICOSEscarapelas, recurso humano (vigilantes),armamentos, radios decomunicación, detector de metales, espejo retrovisor para revisión de vehículos, minutas de novedades y consignas, minutas de revisión de vehículos, equipo de cómputo, linternas





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Detectar novedades como: Hurtos, captura de personas y/o daños locativos que pongan en riesgo la integridad de usuarios, trabajadores y visitantes en general del Hospital Universitario Fernando Tronconis: con capturado: se deja a disposición de la patrulla policial del sector y se instaura la denuncia penal respectiva. Sin capturado: el supervisor de turno, informa al jefe de seguridad hospital inmediatamente y realiza el respectivo informe de novedades y se evalúan responsabilidades tanto de la víctima como del servicio de vigilancia informando a la oficina disciplinaria de la empresa.

Subgerencia administrativa, PE de recursos Físicos- contratista de vigilancia

2Informar mensualmente a gerencia de las novedades ocurridas en el Hospital. (De acuerdo a la magnitud de los hechos se reportará inmediatamente)

Subgerencia administrativa, PE de recursos Físicos- contratista de vigilancia

3 Informar en casos especiales a la Subgerencia Administrativa del Hospital para las denuncias respectivas

PE de Recursos Físicos – Subgerencia Administrativa - afectado

PRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL:ESTANDAR DE CALIDAD: Detectar el 90% de las acciones ilícitas en el HospitalINDICADORES:PUNTOS DE CONTROL:DEFINICIONES:Jefe de seguridad: persona encargada de evaluar el desempeño del servicio de vigilancia, plantear y poner en funcionamiento procesos de seguridad en caso de encontrar falencias con respecto a este tema.Supervisor de vigilancia: es la persona encargada de efectuar revistas a las aéreas en donde se ha destinado el servicio de seguridadANEXOS: Flujograma de procesos, copias de fichas de ingreso de personas y vehículosELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: GerenciaREVISO: : P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:

FLUJOGRAMA


NOMBRE DEL PROCESO:GESTIÓN DE LAVANDERIA

CODIGO:AFA-RF- LH-01


LAVANDERIA HOSPITALARIAFECHA: 21-Marzo-2014PAGINA: 1-2

TIPO DE PROCESO: AMBIENTE DE TRABAJO RESPONSABLE: Profesional Especializado de Recursos Físicos.

OBJETO: Realizar un manejo interno adecuado e integral del suministro, desinfección y mantenimiento del stock de prendas de uso hospitalario.ALCANCE: Desde la recolección de ropa en servicios hasta que se realiza el suministro de prendas nuevas

RECURSOS NECESARIOSRECURSOS HUMANNOS

AUXILIARES DE LAVANDERIASRECURSOS


FINANCIEROSRECURSOS

INFORMATICOS


Carro destinado para tal función.

USUARIOS: PRODUCTOS:


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El operario de la zona de lavado recoge la ropa de los servicios en los carros destinados para esta función.

Auxiliar de Lavandería- contratista y tecnicos de lavandería

2 Se cargan los equipos de lavado con la ropa clasificada para aplicar el proceso respectivo de acuerdo al grado de suciedad. Extracción mecánica de agua mediante centrifuga

Contratista

4 Se clasifican prendas por tipo de textil, se secan a en equipos a 70ºC, La ropa de hospitalización se plancha. Luego se clasifica y se entrega a los técnicos de lavandería

Contratista

5 Se reparan las prendas en mal estado que puedan ser recuperadas. Se separan las posibles prendas a dar de baja.

Contratista – Técnicos de lavandería

6 En reunión del comité se determina que prendas nuevas se requieren para reemplazar las dadas de baja, por uso.

Profesional especializado de recursos Físicos – hotelería – técnicos –

subgerencia administrativa

PRODUCTO ESPERADO:SOPORTE LEGAL: Resolución 4445 de 1996 – Resolución 1441 de 2013 o norma que la sustituya

ESTANDAR DE CALIDAD: lavar el 100% de la ropa HospitalariaINDICADORES:

PUNTOS DE CONTROL: Provisión de inventario mínimo de insumos de Lavandería Equipos adicionales de respaldo Reserva de gas propano en cilindro

DEFINICIONES:ANEXOS:ELABORO: INVERSALUD SAS APROBO: GerenciaREVISO: : P.E. Unidad Funcional de Recursos Físicos FECHA:


e.s.e hospital universitario fernando...

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