Espoon työskentelytavat

16.12.2015, ForssaJohanna Pajakoski, @jpajakoski

2

Terveisiä Espoosta!

2015

Asukkaita 265 543Kaupungin henkilöstöä 14 051

Suomen toiseksi suurin kaupunki.

@EspooEsbo

espoonkaupunki

3

Sähköiset työvälineet Espoossa

2015

4

Sähköinen työympäristö

2015

SharePoint-työtilat

Kumppani-työtilat

YammerUutis-kirjeetOutlook

Lync

sähköiset työkalut

Intranet Essi

dokumentinhallinta

ilmoituksetkokoustaminen

verkkokokouksetläsnäolotieto

kokousresurssit

projektien työtilat

Intranet Essi

• Koko henkilöstölle yhteinen

• Sisällöntuottajia n. 100 hlöä

• Omat työtilat etusivulla

• Voi kirjautua millä tahansa laitteella, myös hallinnon verkon ulkopuolelta

2015 5

Työtilat

• Yksiköille, tiimeille, projekteille jne.

• Ilmoituksia voivat lisätä työtilan jäsenet

• Dokumentinhallinta• Jäsenten hallinta

työtilan omistajan vastuulla

• Voi kirjautua hallinnon verkon ulkopuolelta

• Extranet-työtilat kumppanien kanssa työskentelyyn

2015 6

Yammer

• Organisaation sisäinen sosiaalinen media• Voi seurata henkilöitä tai liittyä ryhmiin• Ryhmät avoimia tai suljettuja• Voi käyttää mobiilisovelluksella

2015 7

”Meillähän on jo sähköposti ja työtilat... ” – miksi Yammer?

01.05.2023 8

Avoimet ryhmät kutsuvat

osallistumaan

Tutustu ja verkostoidu

Valitse itse mikä sinua kiinnostaa

Linkitä ja vinkkaa

Kätevä keskustelu

Työyhteisön sisäiset asiat

helposti jakoon

Sähköinen väline käyttötarkoituksen mukaan

2015 9

Yammer

Essi

TekstiviestiWhatsApp

SähköpostiLyncPuhelin

osal

listu

jia

kiireellisyys

paljon

vähän

ei kiireellinenakuutti

Ryhmä-työtilat

Kriisi?

Millaista apua välineistä on?

2015 10

Espoon pelisäännöt

Käytämme Outlookin kalenteria ja pidämme

huolta siitä, että se on ajan tasalla. Kalenterin

tavoitettavuustieto näkyy myös Lyncissä.

Tilavaraukset tehdään Outlookilla.

Dokumentinhallintaan käytetään työtiloja

(Sharepoint).

Lynciä hyödynnetään pikaviestintään ja

verkkokokoustamiseen.

Kysy nopeat kysymykset mieluummin Lyncillä kuin

sähköpostilla!

Kaupungin sisäisesti emme lähetä liitetiedostoja sähköpostitse. Dokumentit

tallennetaan ja jaetaan työtilojen kautta.

Yksiköiden, tiimien ja verkostojen sisäisessä

viestinnässä hyödynnetään työtiloja. Työtilojen

ilmoitukset näkyvät työtilan jäsenten Essi-etusivulla.

Jokainen työyhteisö sopii yhteiset pelisäännöt, jotka parhaiten tehostavat tiimin

sisäistä viestintää, kokoustamista ja

dokumentinhallintaa.

2015 11

2015 12

”Dokumentit eivät olesinun tai minun.

Ne ovat meidän.”

Tehokkaampaa kokoustamista

2015 13

LUPissa Lyncataan

Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen (LUP) viikkokokoukset pidetään Lyncin avulla aiemman fyysisen palaverin sijaan.

Mikäli kaikki työntekijät haluttaisiin tavoittaa ilman Lynciä, kokouksen pitäjän täytyisi matkustaa kokousta varten seitsemälle paloasemalle –

jokaiselle neljä kertaa (neljä työvuoroa vuorokaudessa).

Tästä syntyisi 1 200 kilometrin matka viikoittain ja noin 62 800 kilometriä vuodessa.

Nyt kaikilla on mahdollisuus osallistua viikkokatsaukseen Lyncin välityksellä omalla paloasemallaan ja työvuoronsa

aikana, joko suorana tai tallennettuna lähetyksenä. Osallistumis- ja tiedonsaantimahdollisuudet ovat lisääntyneet

merkittävästi ilman kustannusta tai hiilidioksidipäästöjen kasvua.

Päinvastoin, teoreettisesti laskien nyt on aikaansaatu 6 091 kilon hiilidioksidisäästöt, mikä vastaa 33 henkilön vuosittaista

suihkujen määrää

2015 14

Etätyö

Pelisäännöt• kaupunkitasoise

t ohjeet• sovitaan

esimiehen kanssa

Työvälineet• liikkuvaan

työskentelyyn sopivat välineet, mm. verkkokokouksia varten

• VPN

Tavoitettavuus• Outlook ajan

tasalla• Lync käytössä

2015 15

Työskentelyn tilat muuttuvat

2015 16

Konserniesikunnan monitilatoimisto on kaupungin pilottikohde

• Noin 40 konserniesikunnan työntekijää • 22 nimeämätöntä työpistettä• Erilaisia työskentelyyn sopivia tiloja mm.

piipahduspisteet, hiljaisen työn tila sekä neuvotteluhuoneita

2015

17

2015

18

Uudistus on kokonaisuus

Tilat

Ihmiset

Työvälineet

2015

19

2015

20

Uusi tapa tehdä työtä – avainasioita

Luotu yhdessä

Pidetään ajan tasalla

Paperiton ja liikkuva

työskentely mahdollista

Liikkuvan työn sopimukset

kaikille Tavoitettavuu

s säilyy

Osallistuminen

Tiedon jakaminen

Työvälineiden käytön

tehokkuuteen panostettuKoulutusta

kaikille yksiköille

2015

21

2015

23

Kiitos!