estatutos bylaws marzo 2018 march 2018 · 8.1 la asamblea actuando conforme a estos estatutos, es...

Estatutos

Bylaws

Marzo 2018

March 2018

Marzo 2018 / March 2018

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Resolución del Ministerio de Educación y Cultura ..........................3

Artículo 1: Nombre, objeto y domicilio: .......................................6

Artículo 2: Objeto .....................................................................7

Artículo 3: Principios .................................................................7

Artículo 4: Miembros .................................................................7

Artículo 5: Órganos ................................................................ 10

Artículo 6. Carácter Honorario: ................................................. 10

Articulo 7: Sede de Asambleas ................................................. 10

Artículo 8: Asambleas ............................................................. 10

Artículo 9: Competencia de las Asambleas ................................. 11

Artículo 10: Lugar de celebración de las Asambleas .................... 11

Artículo 11: Presidencia de las Asambleas. ................................ 12

Artículo 12: Participantes de las asambleas. Derecho a voto ........ 12

Artículo 13: Representación ..................................................... 12

Artículo 14: Quorum ............................................................... 13

Artículo 15: Mayoría ............................................................... 13

Artículo 16: Apertura y desarrollo de las Asambleas. Acta............ 13

Artículo 17: Comisión Electoral. ................................................ 14

Artículo 18: Idiomas. .............................................................. 14

Artículo 19: Composición del Consejo de Administración y

designación de sus miembros .................................................. 14

Artículo 20: Duración de los mandatos ...................................... 15

Artículo 21: Remoción y reemplazos. ........................................ 15

Artículo 22: Funcionamiento del Consejo de Administración ......... 17

Artículo 23: Actas de Reuniones ............................................... 17

Artículo 24: Facultades del Consejo de Administración ................ 18

Artículo 25: Comité Ejecutivo o Comisión Directiva ..................... 18

Artículo 26: Comité de Finanzas o Comisión Fiscal ...................... 19

Artículo 27: Presidente ............................................................ 20

Artículo 28: VicePresidentes..................................................... 21

Artículo 29: Tesorero .............................................................. 21

Artículo 30: Secretario ............................................................ 21


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Artículo 31: Embajadores de la FIP ........................................... 22

Artículo 32: Cuotas Anuales y Finanzas ..................................... 22

Artículo 33: Limitaciones Especiales .......................................... 23

Artículo 34: Incompatibilidad. .................................................. 23

Artículo 35: Disolución y liquidación de la FIP............................. 23

Artículo 36: Definiciones.......................................................... 23


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Resolución del Ministerio de Educación y Cultura


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Artículo 1: Nombre, objeto y domicilio: Se crea la Federación Internacional de Polo, como entidad sin fines de lucro, cuyo objeto

será:

a) encauzar la práctica internacional del polo y las actividades de los

distintos países en ese campo; difundir sus reglas y promover la

organización de los torneos internacionales a que se refiere el artículo

2 del presente.

b) aprobar y difundir un Reglamento Internacional de Polo, que sin

eliminar los internos de cada país, ni los torneos internacionales ya

existentes, salvo acuerdo ulterior, sirva para eliminar diferencia de

interpretación cuando los torneos sean internacionales, y como guía

para los países donde se comience a intensificar la práctica del polo.

c) propender al mantenimiento de una disciplina deportiva que

concuerde con el espíritu del polo. A estos efectos las asociaciones

nacionales deberán comunicar a la Federación sin demora, las

sanciones disciplinarias que apliquen a los jugadores que actúen en

sus respectivos países, a fin de que la Federación las haga conocer a

los demás miembros, a los efectos que éstos estimen convenientes.

d) coordinar los criterios de las distintas Asociaciones y confeccionar

un listado internacional de hándicaps obligatorio para los torneos

internacionales.

e) organizar reuniones, simposios, seminarios, etc., con el ánimo de

iniciar una Escuela Internacional de Árbitros, impulsando

movimientos similares en los países de los miembros y procurando

dar solución a la necesidad de contar con arbitrajes técnicamente

satisfactorios, basados en criterios uniformes.

f) propiciar la crianza del Polo Pony, facilitar asesoramiento técnico y

alentar el intercambio de reproductores de probada calidad,

promoviendo la adopción de medidas tendientes a allanar a los

problemas que afecten la importación, la exportación y el traslado del

Polo Pony.

g) El domicilio legal de la Federación Internacional de Polo será en la

República Oriental del Uruguay, pudiendo instalar oficinas en el

exterior.

h) Para el mejor cumplimiento de su objeto la Federación podrá

adquirir, gravar, transferir y disponer a cualquier título de bienes

muebles o inmuebles y realizar todos los actos y ejercer todos los

derechos y operaciones crediticias sin fines de lucro conforme a lo

permitido por las Leyes de la República Oriental del Uruguay.


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Artículo 2: Objeto. La FIP tiene por objeto:

2.1 Promover, fomentar y desarrollar la práctica del polo en el ámbito

nacional e internacional en todas sus variantes ecuestres (por

ejemplo tradicional, nieve, playa, arena, otros).

2.2 Representar, a nivel mundial, al deporte del polo en el Comité

Olímpico Internacional, así como en otras organizaciones o foros

internacionales.

2.3 Apoyar las actividades de las asociaciones nacionales del polo.

2.4 Para el mejor cumplimiento de su objeto, la Federación

Internacional de Polo tiene amplia capacidad para adquirir bienes de

cualquier tipo y contraer obligaciones de cualquier naturaleza y, en

general, llevar a cabo cualquier acto tendiente a cumplir su objeto.

Artículo 3: Principios

3.1 La FIP funciona sobre la base del principio de igualdad de los

miembros que la componen -dentro de la categoría que integre cada

uno de ellos- y el respeto mutuo entre los mismos. Rechaza de plano

cualquier discriminación basada en razones de sexo, raza, religión o

política.

3.2 Todos los miembros que la integran reconocen a la FIP como la

autoridad rectora del polo internacional, dentro del ámbito de

actuación que le fija su objeto, el presente estatuto y con las

facultades que le confiere el mismo.

3.3 La FIP reconoce a las asociaciones nacionales como únicas

autoridades rectoras del polo en los respectivos países, sin perjuicio

de reconocer a otras entidades como miembros de la FIP.

3.4 Ninguna disposición de los presentes estatutos tendrá

preeminencia por sobre las normas dictadas o que dicten cada una

de las Asociaciones Nacionales de los países miembros.

Artículo 4: Miembros

La FIP estará integrada por las asociaciones nacionales de polo de los

distintos países u otras organizaciones deportivas de polo, que

deseen formar parte de la misma y reúnan los requisitos necesarios

para incorporarse a ella.

Existen tres tipos de miembros: (i) los plenos, (ii) los

correspondientes y (iii) los contactos.

A) Miembros plenos

Son las asociaciones nacionales afiliadas. Las mismas tienen derecho

a participar en todas las actividades y programas de la FIP.


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4.1 Condiciones de Ingreso. Para ser reconocidos como

miembros plenos las asociaciones nacionales deberán regir,

efectivamente, el polo en los países donde se encuentran

constituidas. Se dará preferencia en la afiliación a aquellas

asociaciones nacionales que se encuentren reconocidas por

el Comité Olímpico Nacional de su país. Para ingresar como

asociado se requerirá Solicitud escrita presentada al Comité

Ejecutivo la cual una vez aprobada la someterá a la decisión

de la Asamblea Ordinaria. Se Faculta al Comité Ejecutivo a

fijar otras condiciones de ingreso.

4.2 Derechos: a) Integrar la Asamblea General con derecho

a voz y voto; b) Ser electores y elegibles; c) Solicitar

convocatoria de la Asamblea General (Artículo 8.3); d)

Promover ante el Comité Ejecutivo o Comisión Directiva

iniciativas favorables al mejoramiento de la institución en

cualquier aspecto.

4.3 Deberes: a) Abonar puntualmente las cuotas ordinarias

y las contribuciones extraordinarias que se establezcan; b)

Acatar las reglamentaciones y resoluciones sociales.

4.4 Sanciones:

a) Será causal de expulsión de la entidad, la realización de

cualquier acto o la omisión que importe un agravio relevante a

la institución, a sus autoridades, o a los principios morales que

deben presidir las actividades de la asociación, o al desacato

reiterado a resoluciones de las autoridades. La expulsión podrá

ser decretada por el Comité Ejecutivo o la Comisión Directiva

por voto conforme de dos tercios de sus integrantes; deberá

ser notificada al interesado mediante telegrama colacionado o

por otro medio fehaciente y el socio dispondrá de un plazo de

treinta días a partir de esa notificación para recurrir por escrito

fundado, para ante la Asamblea General, la que a tal efecto

deberá ser convocada por el Comité Ejecutivo o la Comisión

Directiva para fecha no posterior a los treinta días siguientes a

la interposición del recurso. Este recurso no tendrá efecto

suspensivo.

b) será causal de suspensión, hasta por un máximo de seis

meses, la comisión de actos o la omisión que importe un

agravio a la institución, a sus autoridades o a los principios

morales sustentados, o el desacato a resoluciones de las

autoridades sociales, que a juicio de el Comité Ejecutivo o la

Comisión Directiva no den mérito para la expulsión. La


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suspensión será aplicada por decisión simple mayoría de los

integrantes de el Comité Ejecutivo o la Comisión Directiva y

podrá ser recurrida en la misma forma establecida en el

apartado anterior.

c) Será causal de suspensión automática, hasta que se

efectúen los pagos correspondientes, la falta de pago de los

aportes señalados en el artículo 32.2. de este estatuto. No

obstante, la Comisión Directiva podrá conceder prórroga hasta

de sesenta días.

d) Antes de adoptar decisión sobre suspensión o expulsión de

un miembro, el Comité Ejecutivo o la Comisión Directiva deberá

dar vista de las actuaciones al interesado por el término de 10

días hábiles y perentorios, dentro de cuyo plazo el miembro

podrá articular su defensa; la resolución a recaer deberá ser

fundada.

Los miembros plenos se dividen en tres categorías:

Categoría "A": Está integrada por la “Asociación Argentina de Polo”,

la “Hurlingham Polo Association” y la “United States Polo

Association”, como entes rectores del polo de los países en los cuales

el mismo se encuentra más desarrollado.

Categoría "B": Las asociaciones nacionales que tienen más de 100

jugadores registrados, excluyendo las de la categoría “A”

Categoría "C": Las asociaciones nacionales que tienen hasta 100

jugadores registrados.

B) Miembros “Correspondientes”

Revisten el carácter de correspondientes aquellas asociaciones

nacionales u otras organizaciones deportivas de polo que se afilian al

solo efecto de mantener vínculos con la FIP sin intervenir en sus

actividades ni en su gobierno. No pueden participar en las actividades

y programas de la FIP. Están facultadas a asistir a las asambleas,

pero carecen de voz y de voto en las mismas.

Para poder afiliarse, ya sea como miembro pleno o correspondiente,

se requiere la presentación de una solicitud de ingreso, firmada por

el Presidente de la asociación nacional; solicitud que será

acompañada con la documentación que fije el Consejo de

Administración.

El Consejo de Administración revisará las solicitudes y cuando se

cumplan todas las condiciones exigidas para el ingreso, presentará

las solicitudes en la Asamblea General para su consideración.


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C) Miembros “Contactos”

Si un país carece de una asociación nacional de polo y/o no tiene un

club u organización deportiva de polo afiliada que lo represente, o

existiendo alguna de ellas no mantiene correspondencia, la FIP podrá

establecer relaciones con una o más personas físicas que tengan

relevancia en el ámbito del polo de ese país con el objeto de promover

la incorporación a la FIP, sin que ello les confiera a tales personas

físicas derecho a asistir a las Asambleas ni votar en las mismas.

Artículo 5: Órganos

Los órganos de la F.I.P. son:

Asamblea General

Consejo de Administración

Comité Ejecutivo o Comisión Directiva

Comité de Finanzas o Comisión Fiscal

Comisión Electoral

Artículo 6. Carácter Honorario: Todos los cargos electivos que se

ejerzan dentro de la institución tendrán carácter honorario.

Articulo 7: Sede de Asambleas

La sede de la próxima Asamblea General será fijada por la Asamblea

General anterior. Se procurará la máxima rotación a fin de extender

los beneficios adicionales de estas reuniones a la mayor parte de los

países a los que pertenecen los miembros que deseen organizarlas.

Artículo 8: Asambleas

8.1 La Asamblea actuando conforme a estos Estatutos, es el Órgano

soberano de la Institución. Se celebrará anualmente y dentro de los

90 (noventa) días siguientes al cierre del ejercicio económico. El

Consejo de Administración convocará a Asamblea Ordinaria para

considerar los asuntos a que refiere el artículo 9 siguiente.

8.2 Además, el Consejo de Administración podrá convocar a

Asamblea Extraordinaria cuando lo juzgue conveniente o necesario,

fijando el correspondiente Orden del Día.

8.3 Las Asambleas Extraordinarias podrán ser convocadas por el

Consejo de Administración, Comité Ejecutivo O Comisión Directiva,

Comité de Finanzas o Comisión Electoral cuando lo entiendan

oportuno o cuando lo soliciten miembros plenos que representen por


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lo menos el 50% (cincuenta por ciento) de la totalidad de los votos

que pueden emitirse en las asambleas de la FIP. En este caso, los

peticionantes deberán indicar el Orden del Día a considerar, cuyos

puntos no podrán ser variados ni ampliados. La Asamblea deberá

celebrarse dentro de los 45 días de recibido el pedido.

Artículo 9: Competencia de las Asambleas

La Asamblea General Ordinaria tiene las siguientes facultades:

a) Elegir el Presidente; b) Designar la Comisión electoral cuando

corresponda (Artículo 17) c) Modificar los presentes estatutos, para

lo cual se requiere un quórum y el voto favorable de las dos terceras

partes de la totalidad de los votos que puedan emitirse;d) Dictar y

modificar reglamentos internos;e) Aprobar las actas de las reuniones

anteriores; f) Aprobar el balance anual; g) Considerar el presupuesto

para el año siguiente; h) Aprobar la admisión de nuevos miembros;

i) Aprobar modificaciones a las Reglas Internacionales del Juego de

Polo; j) Fijar el importe de la cuota anual que deben pagar los

miembros plenos y los embajadores y establecer la fecha de pago;

k) Suspender o expulsar , por causa justificada, a un miembro pleno,

miembro correspondiente, o contacto, previo sumario ante el Consejo

de Administración en el que el afectado podrá efectuar su descargo

por nota y ofrecer prueba (artículo 4.4 del presente estatuto), todo

dentro del plazo de treinta días de haberles sido notificados los

cargos por escrito. ;l) Fijar, previo los estudios del caso, los lugares

en los cuales se han de llevar a cabo los Campeonatos Mundiales de

la FIP y las Presentaciones Olímpicas; m) Confirmar a los

Embajadores de la FIP designados por el Presidente; n) Discutir y

decidir en todos los asuntos presentados en el Orden del Día; o)

Tratar y resolver toda otra cuestión que le competa teniendo en

cuenta el presente estatuto, su objeto y las leyes y reglamentaciones

que la rigen.

Artículo 10: Lugar de celebración de las Asambleas

10.1 El lugar y el día en que se ha de llevar a cabo la Asamblea

Ordinaria serán anunciados –vía correo electrónico, notificación

personal o medio similar- con no menos de tres (3) meses de

anticipación a la fecha de su celebración. El lugar, fecha y hora de

celebración de las Asambleas Extraordinarias serán comunicados

junto con la convocatoria a dichas asambleas con no menos de 15

(quince) días corridos de anticipación a la celebración de la misma.


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10.2 El Orden del Día a considerar en las Asambleas Ordinarias será

remitida a todos los miembros plenos, también por correo electrónico

o medio similar, con una anticipación no inferior a los treinta días

corridos a la fecha de celebración del acto. Asimismo, la

documentación a considerar en las Asambleas Ordinarias será

remitida a los miembros plenos con una anticipación no inferior a los

15 días corridos a la fecha de celebración del acto.

Artículo 11: Presidencia de las Asambleas.

Todas las asambleas serán presididas por el Presidente de la FIP. Si

el mismo no estuviera en condiciones de hacerlo por cualquier causa

que fuere, presidirá el Vicepresidente con mayor antigüedad en el

ejercicio de su cargo. En ausencia de todos ellos presidirá quien

designe la Asamblea.

Artículo 12: Participantes de las asambleas. Derecho a voto

12.1 Solamente los miembros plenos de la FIP tienen derecho a

participar en las asambleas que se celebren, siendo los únicos que

tienen voz y voto en las mismas. En caso de empate en la votación

desempatará quien presida la asamblea.

12.2 El número de votos de cada miembro pleno será igual al número

de "jugadores registrados" que haya informado dentro de los 60

(sesenta) días corridos del comienzo de cada año. No obstante lo

anterior, ningún miembro pleno tendrá derecho a exceder el 30% del

total de votos que pueden ser emitidos en cualquier Asamblea

General, con independencia del número de “jugadores registrados”

declarado por dicho miembro pleno.

12.3 Para poder ejercer el derecho a voto en las Asambleas

Ordinarias y Extraordinarias, los miembros plenos deberán: (i) haber

informado a la FIP, en la forma antes indicada, el número de

jugadores registrados que tiene, acompañando el listado

correspondiente y (ii) estar al día con el pago de la cuota al momento

en que la asamblea se lleve a cabo. La falta de cumplimiento de

cualquiera o de ambos requisitos le impedirá ejercer el derecho a

votar en la asamblea.

Artículo 13: Representación

Para poder ejercer el derecho a voto, cada miembro pleno debe

notificar a la FIP, con no menos de 10 (diez) días de anticipación a la


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fecha de celebración de la asamblea, el nombre del delegado o

apoderado que lo representará en la misma. La comunicación deberá

hacerse por escrito, vía correo electrónico o medio similar, correo o

fax.

Artículo 14: Quorum

14.1 Para que una Asamblea Ordinaria quede debidamente

constituida en primera convocatoria, deberán encontrarse presentes

miembros plenos que cuenten, en conjunto, con más de la mitad de

la totalidad de los votos que correspondan a todos los miembros

plenos activos registrados. En caso de no reunirse dicho quórum la

Asamblea se celebrará, en segunda convocatoria, una hora después

cualquiera fuera el número de miembros presentes y los votos que

representen.

14.2 Para que una Asamblea Extraordinaria quede debidamente

constituida en primera convocatoria, deberán encontrarse presente

miembros plenos que cuenten en conjunto con más de la mitad de la

totalidad de los votos que correspondan a todos los miembros plenos

activos registrados. En caso de no reunirse dicho quórum la Asamblea

se celebrará, en segunda convocatoria, una hora después, con los

miembros presentes y los votos que representen.

14.3 Las asambleas extraordinarias convocadas para tratar la

reforma de los estatutos y la disolución de la FIP requerirán los

quorums establecidos en los artículos 9 c) y 35.2, es decir, el voto

favorable de dos tercios de los votos que puedan emitirse tomando

en cuenta los jugadores registrados informados por cada miembro

pleno.

Artículo 15: Mayoría

Las decisiones se adoptarán por mayoría simple de votos tanto en las

Asambleas Ordinarias como Extraordinarias, salvo los casos previstos

en los artículos 9 c) y 35.2

Artículo 16: Apertura y desarrollo de las Asambleas. Acta

16.1 Una vez verificada la existencia del quórum, el Presidente podrá

abrir oficialmente la sesión de la Asamblea.

16.2 Las votaciones se llevarán a cabo en un todo de acuerdo con lo

que marca el artículo 12 debiendo ser a mano alzada.


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16.3 Se deberá dejar constancia de los temas tratados y de las

decisiones adoptadas en las asambleas mediante la confección de las

correspondientes actas.

16.4 Se dejará constancia en el acta del número de votos de cada

delegado, tomando en consideración la cantidad de jugadores

registrados por su parte e informados a la FIP de acuerdo a lo previsto

en el Artículo 12.2 que antecede.

16.5 Las actas deben ser firmadas por quien haya presidido la

Asamblea y otra persona designada por la misma.

16.6 Copias de las actas serán enviadas al Consejo, Comité Ejecutivo

y Delegados no más de cuatro (4) semanas después de la sesión.

Artículo 17: Comisión Electoral.

La Comisión Electoral estará integrada por 3 miembros todos ellos

mayores de edad. Será elegida por la Asamblea General Ordinaria,

en los años que corresponda efectuar elecciones. Esta comisión

tendrá a su cargo todo lo relativo al acto eleccionario así como la

realización del escrutinio y determinación de sus resultados y de los

candidatos triunfantes. Tiene facultades para llamar a Asamblea

Extraordinaria en caso de irregularidades graves en la elección. La

misma cesará en sus funciones al finalizar la Asamblea

correspondiente.

Artículo 18: Idiomas.

Serán idiomas oficiales de la Federación Internacional de Polo el

español y el inglés.

Artículo 19: Composición del Consejo de Administración y

designación de sus miembros

19.1 El Consejo de Administración de la FIP estará compuesto por el

Presidente, tres Vicepresidentes y doce Consejeros

19.2 El Presidente de la FIP será elegido por la Asamblea.

19.3 Los tres cargos de vicepresidentes recaerán en las personas que

ejerzan la presidencia de la Asociación Argentina de Polo, de la

Hurlingham Polo Association y de la United States Polo Association.

Los vicepresidentes no tienen derecho a voto, salvo que hayan sido

designados como consejeros de acuerdo a lo que dispone el artículo

19.5 o voten representando al Consejero Titular de su asociación por

ausencia de este.


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19.4 Seis consejeros serán designados en la asamblea por los

miembros plenos de Categoría “A”, a razón de dos por cada uno de

ellos;

19.5 Cuatro consejeros serán designados en la Asamblea por los

miembros plenos de Categoría “B”;

19.6 Dos consejeros serán designados en la Asamblea por los

miembros plenos de la Categoría “C”.

19.7 Treinta minutos antes de iniciada la asamblea, o durante un

intervalo de la misma, los miembros plenos de las Categorías “B” y

“C” y los clubs afiliados, se reunirán, por separado, para elegir a las

personas que han de integrar el Consejo de Administración en su

representación. Ambas elecciones serán fiscalizadas por los

miembros de la Comisión Electoral, debiendo los mismos informar a

la asamblea el resultado de las votaciones.

Artículo 20: Duración de los mandatos

20.1 Los miembros del Consejo de Administración que sean elegidos

en una Asamblea comenzarán a desempeñar sus funciones una vez

aceptada la designación por escrito o por medio electrónico.

20.2 Los Consejeros son elegidos por el término de dos (2) años,

pudiendo ser reelegidos, hasta por dos períodos mas. Los mismos se

mantendrán en el desempeño de sus funciones, al vencimiento del

mandato, hasta la toma de posesión de los nuevos consejeros electos

20.3 El mandato de los Vicepresidentes durará mientras ocupen el

cargo de Presidente de sus respectivas asociaciones nacionales

miembros a cuya propuesta fueron designados.

Artículo 21: Remoción y reemplazos.

21.1 El Presidente del Consejo de Administración puede ser removido

en cualquier momento por la asamblea, con expresión de causa con

mayoría simple de votos, tomando en cuenta la cantidad total de

votos que podrían emitirse de acuerdo a los jugadores registrados

informados por cada miembro pleno en caso de constatarse la

realización de cualquier acto u omisión que importe un agravio

relevante a la institución. Previamente a la realización de la

Asamblea, se deberá conferir vista al involucrado por el término de

10 días hábiles para que éste efectúe sus descargos los que serán

puestos en conocimiento de la misma antes de adoptar la Resolución

sobre la remoción. Dicha asamblea designará a su reemplazante


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21.2 Los tres Vicepresidentes y los seis Consejeros designados por

los miembros plenos de Categoría “A” serán removidos, con

expresión de causa. Se entenderá que existe causa justificada en

caso de constatarse la realización de cualquier acto u omisión que

importe un agravio relevante a la institución o ante el pedido

formulado en tal sentido por la asociación nacional (miembro) que

los propuso, la que deberá brindar en el pedido de sustitución el

nombre de las personas que han de reemplazarlos. En el caso de que

se produzca la remoción por constatarse la realización de cualquier

acto u omisión que importe un agravio relevante a la institución, se

deberá conferir vista al involucrado por el término de 10 días hábiles

para que éste efectúe sus descargos los que serán puestos en

conocimiento de la Asamblea antes de adoptar la Resolución sobre la

remoción. Su reemplazante será designado por el miembro que había

designado al Vicepresidente o consejero reemplazado.

21.3 Los Consejeros designados por los miembros plenos de la

Categoría “B” podrán ser removidos, con expresión de causa, por

una asamblea convocada a pedido de miembros que reúnan al menos

un tercio de los votos que puedan emitirse dentro de dicha categoría.

Se entenderá que existe causa justificada en caso de constatarse la


relevante a la institución. En este caso, se deberá conferir vista al

involucrado por el término de 10 días hábiles para que éste efectúe

sus descargos los que serán puestos en conocimiento de la Asamblea

antes de adoptar la Resolución sobre la remoción. Su reemplazante

será elegido en la Asamblea por los miembros plenos de la categoría

“B”.

21.4 Los Consejeros designados por los miembros plenos de la

Categoría “C” podrán ser removidos, con expresión de causa, por una

asamblea convocada a pedido de miembros que reúnan al menos un

tercio de los votos que puedan emitirse dentro de dicha categoría. Se

entenderá que existe causa justificada en caso de constatarse la






será elegido en la Asamblea por los miembros plenos de la categoría

“C”.


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Artículo 22: Funcionamiento del Consejo de Administración

22.1 El Consejo de Administración se reunirá, como mínimo, una vez

al año.

22.2 El Presidente puede convocar a reunión al Consejo de

Administración cuando lo considere conveniente, debiendo citar e

informar a sus integrantes los temas a tratar y votar, con siete (7)

días de anticipación como mínimo.

22.3 El Consejo de Administración deberá ser convocado por el

Presidente cuando se lo requiera al menos la mitad (½) de sus

integrantes con derecho a voto. En el pedido deberá establecerse los

temas a considerar. La sesión deberá tener lugar dentro de los 30

días de recibido el requerimiento por parte del Presidente

22.4. Para sesionar válidamente deberán asistir más de la mitad de

sus integrantes, ya sea en persona o por apoderado en simple carta

poder. El Consejo podrá funcionar con sus miembros presentes o

comunicados entre sí por cualquier medio de transmisión simultánea

de sonido e imágenes (conferencia telefónica), debiéndose adoptar

un sistema seguro y confiable, computándose a los efectos del

quórum y mayorías tanto a los directores presentes como los que

participen a distancia. En las actas que se levanten con motivo de las

reuniones celebradas a distancia se dejará constancia de los nombres

de los integrantes que participaron a distancia. El acta reflejará las

manifestaciones tanto de los integrantes presentes del Consejo de

Administración, como las de quienes participaron a distancia y sus

votos con relación a cada resolución adoptada

22.5 Las sesiones serán presididas por el Presidente. Lo dispuesto en

el artículo 11 es de aplicación en este caso en lo pertinente.

22.6 Cada Consejero tiene un (1) voto. El Presidente votará

solamente en caso de empate.

22.7 Las decisiones se adoptan por mayoría simple.

22.8 Los ex Presidentes de la FIP podrán participar de las reuniones

del Consejo de Administración, con voz pero sin voto.

Artículo 23: Actas de Reuniones

23.1 Se dejará constancia de cuanto suceda en cada reunión del

Consejo, como asimismo de las decisiones tomadas, levantándose a

tal efecto la correspondiente acta.

23.2 Las actas, serán firmadas por el Presidente y un Consejero.

23.3 Los borradores de las actas serán enviadas a los miembros del

Consejo de Administración, tan pronto como sea posible pero no más

de cuatro (4) semanas después de la reunión.


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Artículo 24: Facultades del Consejo de Administración

24.1 El manejo de las actividades generales de la FIP, en relación al

cumplimiento de sus objetivos.

24.2 Tendrá la autoridad de disponer de propiedades que pertenecen

a la FIP, con previa autorización concedida por la Asamblea General.

24.3 Preparación de la agenda para la reunión de la Asamblea

Ordinaria la cual se distribuirá a todos los miembros 30 días antes de

la fecha de la sesión.

24.4 Revisión de los informes del Comité Ejecutivo o Comisión

Directiva y preparación de la documentación a ser sometida a

consideración de la Asamblea General.

24.5 Puede designar vicepresidente honoris causa a una o más

personas en reconocimiento de su excepcional contribución para el

progreso del polo y servicios prestados en la promoción del deporte

tanto local como internacionalmente. Dicho nombramiento tendrá

una duración de hasta tres años pudiendo ser renovado. El o los

vicepresidentes honoris causa podrán asistir a las reuniones de

Consejo de Administración con voz, pero sin voto. Podrán representar

a la FIP en eventos internacionales, pero no podrán obligarla de

ninguna forma.

Artículo 25: Comité Ejecutivo o Comisión Directiva

25.1 El Comité Ejecutivo o Comisión Directiva tiene a su cargo todo

cuanto haga a la operatoria diaria de la FIP en los aspectos

deportivos, de relación con otras entidades, administrativos,

económicos y financieros. Tiene facultades para resolver todo cuanto

sea de competencia del Consejo de Administración, dando cuenta al

mismo de las decisiones adoptadas.

25.2 Estará compuesto por el Presidente de la FIP y por cinco (5)

miembros, de los cuales tres serán designados a propuesta de los

Vicepresidentes, en consulta con el Presidente, y los dos restantes

serán designados por el Presidente de la FIP debiendo ser uno de la

categoría B y el otro de la Categoría C. La designación de los

miembros del Comité Ejecutivo o Comisión Directiva deberá ser

ratificada por la próxima Asamblea Ordinaria de la FIP.

25.3 El Comité Ejecutivo o Comisión Directiva será convocado, por lo

menos cuatro veces al año, cuando el Presidente lo considerare

necesario, como asimismo dentro de los siete (7) días de recibido un

pedido de reunión por dos cualesquiera de sus integrantes.

25.4 Para funcionar válidamente se requiere la presencia de la

mayoría de sus integrantes. El Comité Ejecutivo o Comisión Directiva


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podrá funcionar con sus miembros presentes o comunicados entre sí

por cualquier medio de transmisión simultánea escrita, de sonido y/o

imágenes, aplicándose a los efectos del quórum lo previsto en 22.4.

25.5 Cada miembro del Comité Ejecutivo o Comisión Directiva,

incluyendo al Presidente, tendrá un (1) voto y las decisiones se

adoptaran por mayoría simple, desempatando el Presidente en caso

de empate.

25.6 Todas las decisiones adoptadas por el Comité Ejecutivo o

Comisión Directiva serán comunicadas a los miembros del Consejo

de Administración y puestas en conocimiento de la Asamblea

siguiente.

25.7 Los miembros del Comité Ejecutivo o Comisión Directiva son

elegidos por el término de dos (2) años, pudiendo ser reelegidos,

hasta por dos períodos mas. Los mismos se mantendrán en el

desempeño de sus funciones, al vencimiento del mandato, hasta la

toma de posesión de los nuevos consejeros electos.

25.8 Los miembros del Comité Ejecutivo o Comisión Directiva podrán

ser removidos, con expresión de causa, o ante el pedido formulado

en tal sentido por quien lo propuso (Artículo 25.2). Se entenderá que

existe causa justificada en caso de constatarse la realización de

cualquier acto u omisión que importe un agravio relevante a la

institución. En este último caso, se deberá conferir vista al




será designado de acuerdo a lo previsto en el artículo 25.2

Artículo 26: Comité de Finanzas o Comisión Fiscal

26.1 El Comité de Finanzas o Comisión Fiscal será nombrado por el

Comité Ejecutivo o Comisión Directiva y estará compuesto por el

Tesorero y otros dos (2) integrantes, todos ellos mayores de edad.

26.2 Los integrantes del Comité de Finanzas o Comisión Fiscal no

podrán ser miembros del Comité Ejecutivo o Comisión Directiva y

durarán en sus funciones durante dos años pudiendo ser reelectos

por hasta dos períodos más.

26.3 El Comité de Finanzas o Comisión Fiscal deberá: (i) revisar el

informe financiero y cuentas bancarias de la FIP; (ii) proporcionar,

cuando le sea requerida por el Consejo de Administración o por la

Asamblea, su opinión en materias financieras de la FIP; (iii) fiscalizar

los fondos sociales y sus inversiones en cualquier tiempo; (iv)

inspeccionar en cualquier momento los registros contables y otros


20

aspectos del funcionamiento de la Institución; (v) verificar el Balance

anual el que deberá aprobar u observar fundadamente antes de su

consideración por la Asamblea General; (vi) asesorar al Comité

Ejecutivo o Comisión Directiva cuando ésta lo requiera; y (vii) cumplir

cualquier otra función inspectiva o de control que entienda

conveniente o le cometa la Asamblea General.

Artículo 27: Presidente

27.1 El Presidente es elegido por la Asamblea. Los candidatos deben

haber servido como miembros del Consejo de Administración,

Comité Ejecutivo, Embajador de la FIP.

27.2 Los miembros plenos deben informar por escrito al Consejo de

Administración, con no menos de 3 (tres) meses de anticipación a la

fecha de celebración de la Asamblea Ordinaria, el nombre de la o las

persona(s) que han de proponer como Presidente.

27.3 El Consejo de Administración hará conocer los nombres de los

candidatos apenas cumplido el período de tres (3) meses dispuesto

en el artículo 27.2

27.4 El Presidente dura en sus funciones dos (2) años y puede ser

reelegido por un segundo período consecutivo de igual duración. Para

ser electo nuevamente debe haber transcurrido un período de dos

años desde que cesó en sus funciones. Sin perjuicio de lo anterior, el

Presidente se mantendrá en su cargo hasta la designación por parte

de la Asamblea de un nuevo Presidente.

27.5 En caso de ausencia o impedimento –en ambos casos temporal

o definitiva- el Presidente será reemplazado por el Vice Presidente

más antiguo en el ejercicio de su cargo, hasta que aquél se reintegre

o hasta que una Asamblea designe a su reemplazante.

27.6 Corresponde al Presidente:

(i) Ejercer la representación legal de la FIP con las más amplias

facultades.

(ii) Convocar y presidir las asambleas, el Consejo de

Administración y el Comité Ejecutivo.

(iii) Votar en los cuerpos colegiados que integra, cuando este

estatuto le confiere tal derecho.

(iv) Firmar las actas de las reuniones de las Asambleas y del

Consejo de administración, la correspondencia y toda comunicación

de la FIP.

(v) Autorizar con el Tesorero las cuentas de gastos, firmando los

recibos y demás documentos de la Tesorería de acuerdo con lo


21

resuelto por el Consejo de Administración, el Comité Ejecutivo y

Comisión Fiscal.

(vi) Dirigir el debate en las asambleas y en las reuniones del

Consejo de Administración y el Comité Ejecutivo, suspender y

levantar las sesiones.

(vii) Velar por la buena marcha y administración de la FIP,

observando y haciendo observar el estatuto y las resoluciones de la

asamblea y del Consejo de Administración.

(viii) Mantener y promover buenas relaciones de la FIP con las

asociaciones nacionales y con otras asociaciones internacionales, el

COI, y cualquier otra corporación o individuos vinculados al polo

internacional.

(ix) Implementar las decisiones adoptadas por la Asamblea, el

Consejo de Administración y el Comité Ejecutivo.

(x) Designar a los Embajadores de la FIP.

Artículo 28: VicePresidentes

28.1 Los Vicepresidentes serán designados y reemplazados en todo

de acuerdo con lo que marca el artículo 21.2 de estos Estatutos.

28.2 Deberán promover los objetivos de la FIP en su asociación

nacional y en el mundo.

28.3 Apoyar y promover los proyectos y los eventos que organice la

FIP.

28.4 Cumplir las tareas que les encomiende, temporalmente, el

Presidente o el Consejo de Administración.

Artículo 29: Tesorero

29.1 El Tesorero será elegido por el Comité Ejecutivo o Comisión

Directiva.

29.2 El Tesorero integra y preside el Comité de Finanzas o Comisión

Fiscal junto con otros dos (2) miembros de acuerdo al artículo 26.1

29.3 Supervisa los asuntos financieros de la FIP.

29.4 Presenta un informe financiero anual a la Asamblea.

Artículo 30: Secretario

30.1 El Secretario será designado por los Consejeros de entre los

integrantes del Consejo de Administración. Durará en su cargo

mientras integre dicho Consejo. Podrá ser reemplazado en cualquier

momento por decisión de los Consejeros.


22

30.2 Le corresponde al Secretario asistir a las asambleas y sesiones

del Consejo de Administración y redactar las actas respectivas.

Artículo 31: Embajadores de la FIP

31.1 El Presidente designa a los Embajadores, los que deben ser

confirmados por la Asamblea.

31.2 Duran cuatro (4) años en sus funciones y pueden ser reelegidos,

en forma indefinida.

31.3 El Presidente puede proponer a la Asamblea la remoción de un

Embajador en cualquier momento, con expresión de causa. Se

entenderá que existe causa justificada en caso de constatarse la





antes de adoptar la Resolución sobre la remoción.

31.4 El Presidente puede designar hasta 70 embajadores.

31.5 Los Embajadores servirán bajo la dirección del Presidente.

31.6 Los Embajadores no recibirán compensación alguna por su

desempeño.

31.7 Las responsabilidades de los Embajadores de la FIP son:

(i) Trabajar, junto con otros Embajadores y Delegados de las

asociaciones nacionales, en la promoción, organización y

presentación de la denominada “Copa Embajadores”.

(ii) Promover la afiliación a la FIP de las asociaciones nacionales.

(iii) Difundir los objetivos de la FIP, sus torneos y actividades.

(iv) Fomentar la amistad entre quienes practican el polo, el

desarrollo de las actividades internacionales y las competiciones

internacionales de polo.

(v) Colaborar con la organización de torneos y actividades de la FIP

mediante el préstamo de caballos y la promoción y organización de

eventos sociales.

Artículo 32: Cuotas Anuales y Finanzas

32.1 Anualmente la Asamblea General fijará la cuota que deberán

pagar, en dólares estadounidenses, los integrantes de cada una de

las distintas categorías de miembros plenos, embajadores y la fecha

de pago.

32.2 Los miembros plenos que no paguen la cuota anual en término

incurrirán en mora en forma automática y serán suspendidos,


23

perdiendo de inmediato su derecho a voto en las asambleas y el de

participar en las actividades de la FIP, hasta que se efectúe el pago

de lo debido.

32.3 La FIP puede obtener ingresos derivados de la venta de

entradas a torneos, de publicaciones y de programas, del

otorgamiento de concesiones, derechos de difusión a través de la

radio, TV, videos, venta de mercancía o de la insignia, y otras

actividades aprobadas por el Consejo.

32.4 La FIP puede adquirir, hipotecar, transferir, y disponer de

activos, y propiedades inmobiliarias, realizar todos los actos y

ejercitar todos los derechos y operaciones de crédito permitido por

leyes aplicables en la medida en que dichos actos lo sean para cumplir

el objeto de la misma.

32.5 El año fiscal (Ejercicio Económico) de FIP cerrará el 30 de

septiembre de cada año.

Artículo 33: Limitaciones Especiales

Esta institución excluye de sus propósitos sociales toda otra finalidad

que las previstas expresamente en estos estatutos.

Artículo 34: Incompatibilidad.

Es incompatible la calidad de miembro de todo órgano de carácter

electivo de la institución, con la de empleado o dependiente de la

misma por cualquier concepto.

Artículo 35: Disolución y liquidación de la FIP

35.1 La disolución de la FIP puede ser decidida solamente por una

Asamblea Extraordinaria convocada a tal efecto.

35.2 La mayoría para disolver la FIP es de las dos terceras partes de

la totalidad de los votos que correspondan a todos los Miembros

Plenos registrados.

35.3 Si la FIP fuese disuelta, todos sus activos serán adjudicados a

la Cruz Roja uruguaya.

Artículo 36: Definiciones

Los siguientes términos tendrán el significado que se indica a

continuación:

36.1 FIP: Es, en forma indistinta, la "Federación Internacional de

Polo” y la "Federation of International Polo”.


24

36.2 Asamblea: Es el órgano de gobierno de la FIP y autoridad

suprema de la misma.

36.3 Asociación Nacional: Es la asociación, federación o una

institución equivalente que rige el polo en un país.

36.4 Club Afiliado: Es el único club de polo o el más representativo

de dicho deporte en su país, que es afiliado por no existir en el mismo

una asociación nacional. A los fines de estos Estatutos se lo considera

asimilado a 4 C).

36.5 Delegado: Es el Presidente de una asociación nacional de polo

o la persona designada por escrito por aquel, que representa a su

asociación nacional en las asambleas.

36.6 Consejo de Administración: el órgano que tiene a su cargo la

administración de la FIP.

36.7 Miembros Plenos: Son las asociaciones nacionales u otros

miembros afiliados que tienen voz y voto en las Asambleas.

36.8 Procedimientos de Torneos: Procedimientos establecidos por

la FIP para producir y organizar sus torneos.

36.9 Jugadores Registrados: son las personas físicas que pagan a

una asociación nacional u otra entidad miembro un “derecho de

hándicap” o cuota similar, o que ha jugado en por lo menos un (1)

torneo oficial organizado por la misma.


25

Article 1: Name, object and domicile ......................................... 27

Article 2: Purpose. .................................................................. 28

Article 3: Principles ................................................................. 28

Article 4: Membership ............................................................. 28

Article 5: Bodies ..................................................................... 30

Article 6: Honorary basis ......................................................... 31

Article 7: ............................................................................... 31

Article 8: Assemblies .............................................................. 31

Article 9: Authority of the Assembly .......................................... 31

Article 10: Venue of the Assemblies .......................................... 32

Article 11: Chairman of the Assemblies. .................................... 32

Article 12: Participants of the Assemblies. Right to vote .............. 32

Article 13: Representatives ...................................................... 33

Article 14: Quorum ................................................................. 33

Article 15: Majority ................................................................. 34

Article 16: Opening and course of Assemblies. Minutes ............... 34

Article 17: Election Committee. ................................................ 34

Article 18: Official Languages. .................................................. 34

Article 19: Composition of the Council of Administration and

appointment of its members .................................................... 34

Article 20: Duration of terms of office ....................................... 35

Article 21: Removal and Replacement. ...................................... 35

Article 22: Functioning of the Council of Administration ............... 36

Article 23: Minutes of the Meetings ........................................... 37

Article 24: Powers of the Council of Administration ..................... 37

Article 25: Executive Committee .............................................. 38

Article 26: Finance Committee ................................................. 39

Article 27: President ............................................................... 39

Article 28: Vice-Presidents ....................................................... 41

Article 29: Treasurer ............................................................... 41

Article 30: Secretary ............................................................... 41

Article 31: Ambassadors of FIP ................................................ 41


26

Article 32: Annual Fees and Finance ......................................... 42

Article 33: Special Limitations .................................................. 43

Article 34: Incompatibility ....................................................... 43

Article 35: Dissolution and liquidation of FIP .............................. 43

Article 36: Definitions ............................................................. 43


27

Article 1: Name, object and domicile: The Federation of

International Polo is created as a non-profit organization whose

purpose is to:

a) Channel the practice of International polo and activities of this

sport in different countries; spread its rules and promote the

organization of international tournaments in accordance with section

2 herein.

b) Approve and spread the international rules for Polo which, without

dismissing each country's polo rules or the existing international

tournaments, unless subsequent agreement, will help to resolve

interpretation differences in case of international tournaments, and

as a guide for countries where polo practice is beginning to increase.

c) Encourage to keep a sport discipline which corresponds to the Polo

spirit. For this purpose, the national associations shall notify the

Federation without delay the disciplinary sanctions applied to players

who play in their respective countries, so that the Federation informs

the other member countries, for any purpose deemed appropriate.

d) Coordinate the different associations’ criteria and prepare an

international list of mandatory handicaps for international

tournaments.

e) Organize meetings, symposia, seminars, etc., with the aim of

initiating an International Umpire School, prompting similar activities

in each country and trying to solve the need for technically

satisfactory arbitration, based on consistent criteria.

f) Encourage the breeding of the polo pony; provide technical advice

and encourage the exchange of proven quality breeding males and

females, by taking measures aimed at solving the problems affecting

the import, export and transportation of the polo pony.

g) The legal domicile of the Federation of International Polo will be

established in the Oriental Republic of Uruguay, offices abroad may

be established.

h) For the best fulfillment of its objective, the Federation shall be able

to acquire, encumber, transfer and hold any title on movable or real

properties and to carry out all the actions and exercise all the rights

and non-profit credit operations allowed by the applicable laws of the

Oriental Republic of Uruguay.


28

Article 2: Purpose. The purpose of FIP is:

2.1 To promote, foster and develop the practice of polo at the

international level in all its equestrian variants (i.e. traditional, snow,

beach, arena and others).

2.2 To represent worldwide the sport of polo at the International

Olympic Committee and other international organizations or forums.

2.3 To support the activities of polo national associations.

2.4 In furtherance of the best fulfillment of its purpose, the

Federation of International Polo is broadly empowered to acquire any

kind of property whatsoever and in general to perform all activities

that will allow complying with its object.

Article 3: Principles

3.1 FIP works on the principle of equality of its national associations

– each of them within their category - and their mutual respect. It

categorically rejects any discrimination based on sex, race, religion

or political ideology.

3.2 All national polo associations comprised by FIP recognize it as the

governing authority of international polo, within the scope of action

defined by its purpose, these Bylaws and the powers granted thereby.

3.3 FIP recognizes the national associations as the sole polo

governing authorities in the respective countries, but not limited to

recognize others as members of FIP.

3.4 No provision of these Bylaws will prevail over the provisions set

forth or to be set forth by each National Association of the member

countries.

Article 4: Membership

FIP is composed by polo national associations of different countries

and other polo organizations, wishing to be a part thereof and

meeting the necessary requirements to join it.

There are three types of members: (i) Full, (ii) Corresponding and

(iii) Contacts.

A) Full members

These are the affiliated national associations. They are entitled to

participate in all activities and programs of FIP.

4.1 Admission Conditions. In order to be recognized as full

members, national associations shall effectively rule polo in

the countries where they are incorporated. Membership

preference will be given to those national associations


29

recognized by the National Olympic Committee of their

country. To be admitted as a member, a written request

submitted to the Executive Committee shall be required,

which once approved shall be submitted to the Ordinary

General Assembly. The Executive Committee is authorized

to set other admission conditions.

4.2 Rights: a) To take part of the General Assembly with the

right to speak and vote; b) To vote and stand as candidates;

c) Call the General Assembly (Section 8.3); d) To promote

before the Executive Committee initiatives favorable to the

improvement of the institution in any aspect.

4.3 Obligations: a) Punctually pay the regular dues and the

special contributions established; b) Comply with social

regulations and resolutions.

4.4 Sanctions:

a) It shall be cause for expulsion from the entity, any act or omission

that implies a relevant grievance to the institution, its authorities, or

the moral principles that should preside over the activities of the

association, or repeated contempt of the authorities resolutions. The

expulsion may be ordered by the Executive Committee by a two-

thirds majority vote of its members; it shall be notified to the

interested party by certified telegram or by other reliable means and

the member will have a period of thirty days from that notification to

appeal in writing to the General Assembly, which for this purpose

shall be called by the Executive Committee for a date not later than

thirty days following the filing of the appeal. This appeal shall not

have suspensive effect.

a) It shall be cause for suspension, up to a maximum of six months,

any act or omission that implies a relevant grievance to the

institution, its authorities, or the moral principles, or contempt of the

authorities’ resolutions, that in the opinion of the Executive

Committee does not merit the expulsion. The suspension shall be

applied by a simple majority of the voting members of the Executive

Committee and may be appealed in the same manner established in

the previous section.

c) It shall be cause for automatic suspension, until the corresponding

payments are made, the nonpayment of the contributions indicated

in article 32.2. of this bylaws. However, the Board of Directors may

grant an extension of up to sixty days.

d) Before taking a decision on the suspension or expulsion of a

member, the Executive Committee must notify of the proceedings to


30

the interested party for a period of 10 peremptory and working days,

when the member may prepare his defense; the resolution must be

founded.

Full members are divided into three categories:

“A” Category: It is composed by the "Argentine Polo Association", the

"Hurlingham Polo Association" and the "United States Polo

Association”, as polo governing bodies in the countries where polo is

more developed.

“B” Category: Those national associations with more than 100

registered players excluding those full members described in “A”

category.

“C” Category: Those national associations with up to 100 registered

players.

B) Corresponding Members

Those national associations or other polo organizations joining with

the sole purpose of keeping their links with FIP without taking part in

neither it’s activities nor it’s government. They cannot participate in

the activities and programs of FIP. They are entitled to attend the

assemblies, but not to speak or vote thereat.

In order to become either a full or corresponding member, the

submission of an admission application for membership is required.

It shall be signed by the President of the national association and

supplemented by the documents required by the Council of

Administration.

The Council of Administration will review the applications and when

all conditions for admission are met; such applications will be

submitted to the General Meeting for consideration.

C) Contacts

If a country lacks a polo national association and / or an affiliated

club to represent it, or in case any of them exists without

correspondence, FIP may start a relationship with one or more

relevant individuals in the domain of polo in such country, in order to

promote the incorporation to FIP, without granting to such individuals

the right to participate in the assemblies nor to vote in them.

Article 5: Bodies

The bodies of FIP are:

General Assembly

Council of Administration

Executive Committee


31

The Finance Committee

Election Committee

Article 6: Honorary basis: All the elective positions exercised in the

institution shall be served on an honorary basis.

Article 7:

The venue of the General Assembly will be set by the General

Assembly. Maximum rotation will be sought to extend the additional

benefits of these meetings to most of the countries to which the

members who wish to organize them belong.

Article 8: Assemblies

8.1 The Assembly is the supreme body of the institution as per these

bylaws. It will be held annually and within 90 (ninety) days following

the close of the fiscal year. The Council of Administration will call for

the Ordinary General Assembly meeting to consider the issues listed

in article 9 following.

8.2 In addition, the Council of Administration may call for a Special

General Assembly when deemed appropriate or necessary, specifying

the corresponding Agenda.

8.3 Special General Assemblies shall be called by the Council of

Administration, Executive Committee, Finance Committee or Election

Committee upon request of full members representing at least 50%

(fifty per cent) of the total votes that may be cast at the Assemblies

to be held by FIP. In this case, the petitioners will indicate the Agenda

to be considered, which points shall not be changed or extended. The

Assembly shall be held within 45 days upon receipt of such request.

Article 9: Authority of the Assembly

The General Assembly has the following powers:

a) To elect the President; b) Appoint the Election Committee when

appropriate (Article 17) c) To amend these bylaws, with the quorum

and favorable vote of two-thirds of the total votes that may be cast;

d) To enact and amend internal rules and procedures; e) To approve

the minutes of previous Assemblies; f) Approve the annual balance

sheet; g) To consider the budget for the following year; h) To approve

the admission of new members; i) To approve amendments to the

Rules of International polo; j) To set the amount of the annual fee


32

payable by full members and ambassadors and to set the date of

payment; k) To suspend or exclude, with a just cause, a full member,

corresponding member or contact member. The affected party may

submit its defense in writing and offer the corresponding evidence

(article 4.4 herein), all within a period of thirty days upon having

been served written notice. l) Set the venues after the corresponding

studies, for FIP World Championships and Olympic Presentations; m)

To confirm FIP Ambassadors appointed by the President; n) To

discuss and decide upon all matters submitted in the Agenda; o) To

address and decide upon any other matters of its concern,

considering these bylaws, its purpose, ruling laws and provisions.

Article 10: Venue of the Assemblies

10.1 The place and date of the General Assembly will be announced

- via email, personal notice or similar means - no less than three (3) months prior to the date of the event. The venue, date and time of Special Assemblies shall be submitted together with the notice of such meeting no less than fifteen (15) calendar days prior to the holding of the same.

10.2 The Agenda to be considered at the General Assemblies shall be

sent to all full members, also by email or similar means - at least

thirty consecutive days prior to the date of the Assembly. Also,

the documents to be considered at the General Assemblies shall

be sent to the full members at least fifteen consecutive days

prior to the date of the Assembly.

Article 11: Chairman of the Assemblies.

All Assemblies will be chaired by the President of FIP. If he is unable to do so on account of any reason, then the most senior Vice-president in office will chair the Assembly. In case of absence of all previous individuals, the Assembly will decide who will act in such capacity.

Article 12: Participants of the Assemblies. Right to vote

12.1 Only full members of FIP are entitled to participate in the

Assemblies to be held, being the only ones with right to speak and

vote at those Assemblies. In case of a tied vote, the Chairman will

vote to break the tie.


33

12.2 The number of votes of each full member shall be equal to the

number of "registered players" reported in the first 60 (sixty) days of

each year. Provided however no full member will be entitled to more

than 30% of the votes capable of being voted at any General

Assembly, regardless of the number of “registered players” declared

by that full member.

12.3 In order to exercise the right to vote in General Assemblies and

Special General Assemblies, full members must: (i) Have informed

FIP, the number of registered players, sending together the

corresponding list and (ii) Have paid the membership fee before the

Assembly takes place. Any failure to comply with either or both

requisites will preclude the full member from voting at the Assembly.

Article 13: Representatives

In order to exercise their right to vote, each full member shall notify

FIP, at least 10 (ten) days prior to the date of celebration of the

Assembly about the name of the delegate or agent to represent them

thereat. Such notice shall be served in writing by email or similar

means, mail or fax.

Article 14: Quorum

14.1 For a General Assembly to be duly held in first call, full members

that represent more than 50% of the total number of votes that may

be cast thereat must be present. Should that quorum not be reached,

the Assembly will be held in second call, one hour later, with those

members being present.

14.2 For a Special Assembly to be duly held in first call, full members

that represent more than 50% of the total number of votes that may

be cast thereat must be present. Should that quorum not be reached,

the Assembly will be held in second call, one hour later, with those

members being present.

14.3 The Special Assemblies called to consider the amendment of

bylaws and the dissolution of FIP will require the quorums set forth

by Articles 9 c) and 35.2, this is, a favorable vote of two-thirds of the

total votes that may be cast, taking into account the registered

players informed by each full member.


34

Article 15: Majority

Decisions are to be taken by simple majority, both at the General and

Special Assemblies, except as provided in Articles 9 c) and 35.2

Article 16: Opening and course of Assemblies. Minutes

16.1 Upon having verified the existence of quorum, the President

may officially open the session of the Assembly.

16.2 Voting will be performed in full accordance with Article 12., by

show of hands.

16.3 The issues discussed and the decisions taken at Assemblies shall

be recorded in subsequent minutes.

16.4 The number of votes of each delegate shall be recorded in the

minutes, taking into account the number of registered players

informed to FIP in accordance with preceding Article 12.2.

16.5 The minutes must be signed by who chaired the Assembly and

another participant selected by him.

16.6 Copies of the minutes will be sent to the Council, the Executive

Committee and Delegates, no later than four (4) weeks after the

session.

Article 17: Election Committee.

The Election Committee shall be composed by 3 members, all of them

of legal age. It shall be appointed by the General Assembly, when

elections are carried out. This committee shall be in charge of

everything related to the election act as well as the scrutiny and its

results and the winning candidates. It has the power to call an Special

General Assembly in case of serious irregularities in the election. It

will cease its duties at the end of the corresponding Assembly.

Article 18: Official Languages.

The official languages of the Federation of International Polo are

Spanish and English

Article 19: Composition of the Council of Administration and

appointment of its members

19.1 The Council of Administration will be comprised by the President,

three Vice-presidents and twelve Council members.

19.2 The President of FIP will be elected by the Assembly.


35

19.3 The three officers to serve as Vice-Presidents will be the

incumbent Presidents of the Argentine Polo Association, the

Hurlingham Polo Association and the United States Polo Association.

The Vice-presidents are not entitled to vote, unless they have been

appointed as Council members according to Article 19.5 or in case

they vote in representation of the Incumbent Council member of their

association on account of his absence.

19.4 Six Council members will be appointed at the assembly by the

“A” category full members, two for each of them.

19.5 Four Council members will be elected by the “B” category full

members;

19.6 Two Council members will be elected by the “C” category full

members.

19.7 Thirty minutes before starting or during an interval of the

Assembly, those full members of "B" and "C" categories and the

affiliated clubs, will meet separately to elect the individuals to become

part of the Council of Administration on their behalf. Both elections

will be supervised by those individuals appointed by the members of

the Election Committee, who will report the voting outcome to the

Assembly.

Article 20: Duration of terms of office

20.1 The members of the Council of Administration appointed in an

Assembly will take office once accepted the appointment in writing or

by electronic means.

20.2 Council members are elected for a term of two (2) years and

may be reelected for up to two more terms. They shall remain in their

duties, upon the expiration of the terms of office, until the entry to

office of the new elected council members.

20.3 The term of office of Vice-presidents continues as long as they

hold office as President of their respective national associations to

whose proposal they were appointed.

Article 21: Removal and Replacement.

21.1 The President of the Council of Administration may be removed

at any time by the Assembly, with cause, by simple majority of votes,

taking into account the total number votes cast according to the

registered players informed by each Full member in case any act or

omission that implies a relevant grievance to the institution is found.

Prior to the Assembly, the interested party must be notified for a


36

period of 10 business days for it to answer to charges, which shall be

informed to the Assembly before adopting the Resolution of the

removal.. Such Assembly will appoint his replacement.

21.2 The three Vice-Presidents and the six Council members

appointed by the full members of Category "A" can be removed with

cause. It will be understood that there is justified cause in case of

verifying any act or omission that implies a relevant grievance to the

institution or at the request in that sense by the national association

(member) that proposed them, which shall provide the name of the

persons who will replace them. In the event that the removal takes

place due to any act or omission that implies a relevant grievance to

the institution, the interested party must be notified for a period of

10 business days for it to to answer to charges which shall be


removal. The replacement member shall be appointed by the

member who had appointed the Vice President or replaced council

member.

21.3 The Council members elected by “B” Category full members may

be removed, with cause, by an Assembly called upon request of those

members holding at least one third of the votes that may be cast

within such category. It will be understood that there is justified

cause in case of verifying any act or omission that implies a relevant

grievance to the institution. In such case, the interested party must

be notified for a period of 10 business days for it to answer to

charges, which shall be informed to the Assembly before adopting the

Resolution of the removal. The replacement shall be appointed by the

Assembly by the “B” category full members.

21.4 The Council members appointed by ”C” category full members

may be removed with cause, by an Assembly called upon request of

those members holding at least one third of the votes cast within

such category. It will be understood that there is justified cause in

case of verifying any act or omission that implies a relevant grievance

to the institution. In such case, the interested party must be notified

for a period of 10 business days for it to answer to charges, which

shall be informed to the Assembly before adopting the Resolution of

the removal. The replacement shall be appointed by the Assembly by

the “C” category full members.

Article 22: Functioning of the Council of Administration

22.1 The Council of Administration will meet, at least, once a year.


37

22.2 The President may call for a meeting of the Council of

Administration when deemed appropriate. At least 7 days before the

meeting, he must send an agenda setting out the items to be

considered and voted upon at the meeting.

22.3 The Council of Administration must be called by the President

when requested, at least by half (1/2) of its members with the right

to vote. Such request shall detail those issues to be discussed. The

meeting must be held within 30 days upon receipt of the request by

the President.

22.4. For a session of the Council to be valid, more than half its

members shall be in attendance either personally or by proxy. The

Council may function with the members present or connected by any

means of simultaneous transmission of sound or images (conference

call), having to adopt a safe and reliable system, for the purposes of

quorum and majorities, both the directors present and those who

participate remotely shall be taken into account. The minutes to be

recorded of such Assemblies shall include the names of the members

who participated remotely. The minutes must reflect the expressions

of both the members of the Council present, and those who

participated remotely and their votes for each resolution adopted.

22.5 The Assemblies will be chaired by the President. The provisions

of Article 11 are applicable for this case.

22.6 Each member if the Council has one (1) vote. The President

shall vote only in case of a tie.

22.7 Decisions are made by simple majority.

22.8 Former Presidents of FIP may attend the meetings of the Council

of Administration, with right to speak but without the right to vote.

Article 23: Minutes of the Meetings

23.1 The corresponding minutes will be recorded as regards the

deliberations and decisions made in every meeting of the Council.

23.2 The minutes will be signed by the President and a Council

member.

23.3 Copies of the draft minutes will be sent to the members of the

Council of Administration, as soon as possible, but no later than four

(4) weeks after the meeting.

Article 24: Powers of the Council of Administration

24.1 The management of FIP’s activities, related to the fulfillment of

its goals.


38

24.2 It has the authority to dispose of property belonging to FIP, with

the previous authorization granted by the General Assembly.

24.3 Preparation of the agenda for the General Assembly, to be

distributed to all delegates 30 days before the date of the Assembly.

24.4 Review of Executive committee reports and preparation of

documents to be included in the Agenda of the General Assembly.

24.5 It can appoint one or more individuals as Vice President honoris

causa, as recognition of his/her exceptional contribution for the

progress of polo and services rendered in the promotion of sports

both at the local and international levels. Such appointment will be

valid for up to three years, and it may be renewed. The Vice-

presidents honoris causa may attend the meetings of the Council of

Administration being entitled to speak but not to vote. They can

represent FIP in international events, but they cannot bind it in any

way.

Article 25: Executive Committee

25.1 The Executive Committee is responsible for the daily operations

of FIP related to sport aspects, the relationship with other entities,

administrative, economic and financial matters. It is empowered to

resolve all matters within the authority of the Council of

Administration, reporting its decisions to the latter.

25.2 It will be comprised of the President of FIP and five (5)

members, three of whom will be appointed by the Vice-Presidents, in

consultation with the President, and the remaining two will be

appointed by the President of FIP; one of them will belong to B

Category and the other to C Category. The appointment of members

of the Executive Committee must be ratified by the next General

Assembly of FIP.

25.3 The Executive Committee will be called, at least four times a

year, when the President deems it convenient or within seven (7)

days upon reception of the request for a meeting by two of its

members.

25.4 To work validly, it requires the presence of the majority of its

members. The Executive Committee may work with their members

present or interconnected by any means of written, sound or image

simultaneous transmission; provisions of article 22.4 shall be applied

for purposes of quorum.

25.5 Each member of the Executive Committee, including the

President, will be entitled to one (1) vote and decisions will be made

by simple majority. In case of a tie, the President will break the tie.


39

25.6 All decisions made by the Executive Committee will be informed

to the members of the Council of Administration and made known at

the next Assembly.

25.7 Executive Committee members are elected for a term of two (2)

years and may be reelected for up to two more terms. They shall

remain in their duties, upon the expiration of the terms of office, until

the entry to office of the new elected council members.

25.8 The members of the Executive Committee may be removed,

with cause, or at the request by the person who proposed it (Article

25.2). It will be understood that there is justified cause in case of


institution. In such case, the interested party must be notified for a



removal. The replacement shall be appointed according to the

provisions of article 25.2

Article 26: Finance Committee

26.1 The Finance Committee shall be appointed by the Executive

Committee and shall be composed by the Treasurer and two (2) other

members, all of legal age.

26.2 The members of the Finance Committee can not be members of

the Executive Committee and shall be elected for a term of two years

and may be reelected for up to two more terms.

26.3 The Financial Committee shall: (i) review the financial report

and bank accounts of FIP; (ii) provide, when required by the Council

of Administration or by the Assembly, its opinion on FIP’s financial

matters; (iii) monitor social funds and oversee their investments at

any time; (iv) inspect at any time the accounting records and other

aspects regarding the functioning of the institution; (v) check the

annual balance which must approve or observe rightly before

consideration by the General Assembly; (vi) advise the Executive

Committee or Board of Directors at its request; and (vii) fulfill any

other inspection functions or control deemed convenient by the

General Assembly.

Article 27: President

27.1 The President is elected by the Assembly. Candidates shall have

served as Council of Administration members, Executive Committee

Members, FIP Ambassador.


40

27.2 Full members shall inform the Council of Administration in

writing the name of the person to be proposed as President, at least

3 (three) months prior to the date of celebration of the General

Assembly,

27.3 The Council of Administration will release the names of the

candidates immediately upon the expiration of the three (3) month

period referred to in Article 27.2 above.

27.4 The term of office of the President is of two (2) years and he

may be re-elected for a second consecutive term of equal duration.

After a period of two years from the end of office, he may be elected

again. The President will continue in office until a new President is

elected by the General Assembly.

27.5 In case of absence or impairment - both temporary or

permanent - the President will be replaced by the most senior Vice-

president, until the latter resumes his office or until a General

Assembly appoints his replacement.

27.6 The President will:

(I) Act as FIP’s legal representative with the most extensive

powers.

(II) Call and chair the Assemblies, the Council of Administration and

the Executive Committee.

(III) Vote in the collegiate bodies he is part of, when entitled by

these Bylaws.

(IV) Sign the minutes of the Assemblies and the Council of

Administration, the correspondence and any communication issued

by FIP

(V) Authorize with the Treasurer, expenses accounts, signing

receipts and other Treasury documents in accordance with the

decision of the Council of Administration, the Executive Committee

and the Finance Committee.

(VI) Lead the debate during General and Special Assemblies and

during the meetings of the Council of Administration and the

Executive Committee, suspend and adjourn meetings.

(VII) Ensure the smooth running and administration of FIP, obeying

and making obey these Bylaws and the resolutions of the Assembly

and the Council of Administration.

(VIII) Keep and promote good relationships of FIP with national

associations and other international organizations, the IOC, and any

other corporation or individuals related to the international polo.

(IX) Implement the decisions made by the Assembly, the Council of

Administration and the Executive Committee.


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(X) Appoint FIP’s Ambassadors

Article 28: Vice-Presidents

28.1 Vice-Presidents will be appointed and replaced in full accordance

with Article 21.2 of these Bylaws.

28.2 They will promote the goals of FIP in their national association

and worldwide.

28.3 They will support and promote projects and events organized by

FIP.

28.4 They will fulfill the tasks provisionally entrusted to them by the

President or the Council of Administration.

Article 29: Treasurer

29.1 The Treasurer will be elected by the Executive Committee.

29.2 The Treasurer is part of and chairs the Finance Committee, along

with two (2) other members according to article 26.1.

29.3 He is empowered to supervise FIP's financial affairs.

29.4 He submits an annual financial report to the Assembly.

Article 30: Secretary

30.1 The Secretary will be appointed by the Council members among

the members of the Council of Administration. The Secretary will

hold office whilst being part of such Council. He may be replaced at

any time by decision of the Council members.

30.2 The Secretary will attend the meetings of the Council of

Administration and draft the respective minutes.

Article 31: Ambassadors of FIP

31.1 The Ambassadors are appointed by the President, who shall be

confirmed by the Assembly.

31.2 Appointments last four (4) years and Ambassadors may be re-

elected indefinitely.

31.3 The President may remove an Ambassador at any time, with

cause. It will be understood that there is justified cause in case of


institution. In such case, the interested party must be notified for a



42


removal.

31.4 The President may appoint up to 70 Ambassadors.

31.5 Ambassadors will serve under the President’s direction.

31.6 Ambassadors are not compensated for their task.

31.7 The duties and responsibilities of FIP’s Ambassadors are:

(i) To work together with other Ambassadors and national

associations Delegates to promote, organize and present the so called

“Ambassadors Cups”.

(ii) To promote FIP membership of national associations.

(iii) To promote FIP’s goals, tournaments and activities

(iv) To promote friendship between polo players, the development

of international activities, and international polo competitions.

(v) To cooperate with the organization of FIP’s tournaments and

activities by lending horses and promoting and organizing social

events.

Article 32: Annual Fees and Finance

32.1 The General Assembly will annually fix the fee to be paid in U.S.

dollars by the full members of each of the different categories, the

ambassadors and the payment date.

32.2 Those full members who have not paid the annual fees in due

term, will automatically be considered as in default and will be

suspended, immediately being refrained from their right to vote at

the Assemblies and from participating in FIP’s activities, until

payment is received.

32.3 FIP may obtain income derived from tournament fees,

publications and programs, the granting of concessions, broadcasting

rights through radio, TV, videos, sale of merchandise or logos, and

any other activities approved by the Council.

32.4 FIP may acquire, mortgage, transfer and dispose of assets and

real estate, and will carry out all the acts, exercise all the rights and

perform any credit transactions allowed by the applicable laws, as

long as such acts are in order to comply with FIP’s purpose.

32.5 FIP’s fiscal year (Fiscal Year) will close on September 30 of each

year.


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Article 33: Special Limitations

This institution excludes from its social purposes any other purpose

than those expressly provided in these bylaws.

Article 34: Incompatibility

Any member of an elective body of the institution is incompatible with

any employee or dependent by any reason.

Article 35: Dissolution and liquidation of FIP

35.1 The dissolution of FIP may only be decided at a Special Assembly

called to such effect.

35.2 The majority to dissolve FIP is two thirds of the total votes

corresponding to all registered Full Members.

35.3 Should FIP be dissolved, its assets shall be allocated to the

Uruguayan Red Cross.

Article 36: Definitions

The following terms will mean as indicated below:

36.1 FIP: Is, indistinctly, the “Federation of International Polo" and

the "Federación Internacional de Polo".

36.2 Assembly: This is the governing body of FIP and its supreme

authority.

36.3 National Association: This is the association, federation or an

equivalent institution governing polo in a country.

34.4 Member Club: This is the only polo club or the most

representative club of such sport in its country, which becomes a

member since no national association exists therein. For the purpose

of these bylaws it is considered as comprised in point 4 C).

36.5 Delegate: This is the President of a polo national association or

the person appointed in writing by the latter, representing his

national association at the meetings.

36.6 Council of Administration: is the body responsible for the

administration of FIP.

36.7 Full members: They are the affiliated national associations

entitled to speak and vote at the Assemblies.

36.8 Tournaments Procedures: Those procedures set forth by FIP

to produce and organize their tournaments.


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36.9 Registered Players: these are the individuals who pay a

“handicap fee” or similar charge to a national association or have

played in at least one (1) official tournament organized by the latter.

estatutos bylaws marzo 2018 march 2018 · 8.1 la asamblea actuando conforme a estos estatutos, es...

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