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Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de la información en el sistema de Educación Superior Chileno Resultados y Recomendaciones DPM Research www.dpmresearch.ca 9 de junio 2017 Santiago, Chile

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Evaluación de los niveles de

desarrollo de la gestión de la

información en el sistema de

Educación Superior Chileno

Resultados y Recomendaciones

DPM Research

www.dpmresearch.ca

9 de junio 2017

Santiago, Chile

Page 2: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

Marco

Conceptual

Resultados

de la

encuesta y de

las visitas de

campo

Recomendaciones

2

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Recomendación principal

Continuar apoyando y asesorando

el desarrollo del AI en Chile

3

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¿Cómo?

4

Información pública de calidad y fácil acceso

PolíticasInstitucionales

Socializacióny capacitación

Competenciasy

ConocimientoInstitucional

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RECOMENDACIÓN NO 1

APOYO AL ANÁLISIS

INSTITUCIONAL

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Un antes y un después

• Mejoras y contribuciones:

– Disponibilidad de la información

– Calidad de la información: pertinente, confiable y validada

– Rapidez con que la información es producida

– Eficiencia de los procesos

– Vocabulario común

– Alimentar procesos nacionales (acreditación, rendición de cuentas)

– Fuente oficial de información

6

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Todas las IES cuentan con alguna unidad que

realiza las funciones básicas de AI y que

evoluciona en el tiempo

Depuración de datos

Producción de reportes

Análisis de mayor sofisticación

Procesos claros

Investigación

7

Unidad que

ejecuta

funciones

básicas de AI

Page 8: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

Refleja un enfoque tradicional del AI, ilustrada en

“el triángulo de oro del AI” (Volkwein, 2008)

Planificación, Inscripciones, y Administración

Financiera

Evaluación de resultados, de

programas, efectividad, acreditación

Reportes Institucionales y Análisis de Políticas

Investigación

Institucional

8

Page 9: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

Frente a las fuerzas comunes que impulsan el

desarrollo del AI, se observa heterogeneidad

186.7

163.7

187.7

142.7124.5

6147.7 48.5 54

26.3

92.7 92.5101.2

86.2 82

0

50

100

150

200

UE UP - CRUCH UP - Autónomas IP CFT

Índice de desarrollo multi-sectorial (2016)

9

Nota: Máximo posible es 210, mínimo es 5

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¿Qué representa el índice?

Diseñar reportes

Analizar información

Compilar Información

Establecer comparaciones

Investigar

Comunicar

0

5

10

Un número que

representa un promedio

pero que no permite

observar las

particularidades de cada

institución. Es útil para

entender lo que está

pasando a nivel nacional,

pero para cada

institución, es importante

obtener los resultados

para cada combinación

de sector y competencia.

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En este contexto, se recomienda…

Continuar apoyando y asesorando el

desarrollo del Análisis Institucional en

las Instituciones de Educación Superior

chilenas.

11

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Dicho apoyo debe considerar…

• Cualquier implementación de un plan de

mejora debe presentar un grado de

flexibilidad. Entre otros, considerar el

contexto de la institución

• Misión y visión

• Complejidad y tamaño de la IES

• Variedad de funciones de la UAI

12

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RECOMENDACIÓN NO 2

POLÍTICAS INSTITUCIONALES

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Institucionalización

Mejoresprácticas

Políticasinstitucionales

14

• Sostenibilidad

• Independiente del

contexto

• Independiente de

los actores

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Fomentar el diseño, la implementación y

la apropiación de las políticas

institucionales necesarias para facilitar y

agilizar el desarrollo de las Unidades de

Análisis Institucional, en las Instituciones

de Educación Superior chilenas.

15

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Fomentar el diseño, la implementación y la

apropiación de las políticas

institucionales necesarias para facilitar y

agilizar el desarrollo de las Unidades de Análisis Institucional, en

las Instituciones de Educación Superior chilenas.

16

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¿Cómo escoger cuáles políticas institucionales?

• Diagnóstico

• Contexto

• Prioridades

17

Diseño Implementación Apropiación

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EVIDENCIA SEGÚN FACTORES

1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

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El compromiso de la alta dirección como factor

determinante del desarrollo del AI

19

88 89

100 100

9390

97 97 98 99

86

80

95 95

100

60

70

80

90

100

UE UP - CRUCH UP - Autónomas IP CFT

En mi institución la alta dirección promueve una cultura de

evidencia… % muy de acuerdo/acuerdo

Jefaturas Usuarios Facilitadores

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¿Qué tipo de acciones se observan por parte de

la alta dirección?

• Introduce la idea del AI

• Asigna recursos financieros

• Fomenta el uso de la información oficial producida por la UAI

• Fomenta la presencia de la UAI en la mesa de decisiones estratégicas y en

el diseño de políticas institucionales

• Promueve el desarrollo de los SI

• El cambio efectivo requiere que haya disposición en la institución para

cambiar

20

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En mi institución la alta dirección promueve y

estimula el registro de información en cada área y

unidad académica como parte de una cultura de

desempeño y de evidencia…

21

8889

79

100

8784

9295 94

98

85

80

88 90

93

60

70

80

90

100

UE UP - CRUCH UP - Autónomas IP CFT

Jefaturas Usuarios Facilitadores

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Comparación…

22

-25.00

-20.00

-15.00

-10.00

-5.00

0.00

UE UP-CRUCH UP-Privadas IP CFT

Jefaturas Usuarios Facilitadores

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En mi institución contamos con procesos para pasar

de lo que dice la información y los datos a la toma

de decisiones…

23

75 75

8987 87

60

70

80

90

100

UE UP - CRUCH UP - Autónomas IP CFT

Porcentaje de las jefaturas que están de acuerdo/muy

de acuerdo

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Acciones

• Expresar o reiterar un compromiso con el desarrollo del

AI y de la importancia y prioridad que se le debe dar a la

información para la toma de decisiones

• Establecer políticas que asegurar la sostenibilidad de

dicho compromiso

24

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EVIDENCIA SEGÚN FACTORES

2. CULTURA ORGANIZACIONAL

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Presencia de una cultura organizacional que

promueva el uso de la información…

26

94

93

96

96

94

85 100

En mi institución contamos con una cultura

organizacional que promueve el uso de la

información y/o la evidencia para la toma de

decisiones; no basamos las decisiones en

información anecdótica, prácticas anteriores,

o en la intuición.

Pocentaje de las Jefaturas que están de acuerdo/muy de acuerdo

con...

CFT IP UP-Autónomas UP-CRUCH UE

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Se han identificado una serie de resultados…

27

96

97.8

98.4

97.2

99.1

85 100

En mi institución hemos identificado una serie

de resultados (p.ej., mejorar tasas de

deserción estudiantil, reducir costos

operacionales) que estamos buscando

alcanzar con un uso más apropiado de la

información.

Pocentaje de las Jefaturas que están de acuerdo/muy de acuerdo

con...

CFT IP UP-Autónomas UP-CRUCH UE

Page 28: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

Utilización de la información…

28

-5 10 25 40 55 70 85 100

La alta dirección (rector, director general,

decanaturas, otros) casi siempre considera la

información y/o la evidencia para su toma…

El personal directivo (directores, jefaturas,

otros) casi siempre considera la información

y/o la evidencia para su toma de decisiones.

Los académicos casi siempre consideran la

información y/o la evidencia para su toma de

decisiones.

Pocentaje de las Jefaturas que están de acuerdo/muy de acuerdo

con...

CFT IP UP-Autónomas UP-CRUCH UE

Page 29: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

Los resultados de la encuesta sugieren que ya

se contamos con la cultura organizacional

propicia al desarrollo del AI

29

¿APROPIACIÓN?

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Importancia del trabajo de equipo…

• Cohesión de grupo

• Iniciativa

• Disposición del

equipo de trabajo

30

• Apertura a la

creatividad

• Reconocimiento del

espíritu innovador y

emprendedor

• Promociones

• Capacitación

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EVIDENCIA SEGÚN FACTORES

3. CONOCIMIENTO

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Evolución en el conocimiento

32

Inteligencia

analítica

Técnico, Datos en

bruto, Reportes

Inteligencia de

asuntos de

interés

Mayor interacción con

políticas institucionales y

personal clave, Consejos

especializados.

Interpretación

Inteligencia del

contexto

Apreciación del contexto

politico y cultural,

Asesoramiento y orientación

política, Involucramiento en el

desarrollo de políticas y la toma

de decisiones

Niveles de inteligencia organizacional (Terenzini, 1993)

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Inteligencia análitica

Personal capacitado – habilidades técnicas

33

60 70 80 90 100

En mi institución contamos con profesionales

cuyo trabajo principal es la producción y

registro de información para la toma de

decisiones.

En mi institución contamos con profesionales

que cuentan con la formación especializada

para cumplir con la función de generar

información para la toma de decisiones.

En mi institución contamos con profesionales en

Tecnologías de la Información que cuentan con

el conocimiento necesario para apoyar una

gestión de la información apropiada.

CFT IP UP - Autónomas UP - CRUCH UE

Page 34: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

Inteligencia sobre asuntos de interés

34

60 70 80 90 100

El personal en la IES cuenta con un

conocimiento corporativo adecuado para

producir información pertinente para la toma de

decisiones en su institución.

El personal en la IES cuenta con un

conocimiento corporativo adecuado para

gestionar información pertinente para la toma

de decisiones en su institución.

El personal en la IES cuenta con un

conocimiento apropiado de los distintos

procesos institucionales.

CFT IP UP - Autónomas UP - CRUCH UE

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Un ejemplo de conocimiento institucional:

pertinencia

35

En general, las jefaturas tienden a juzgar que la información es más pertinente que los usuarios. Se

presenta así la oportunidad de colaborar más estrechamente para identificar la información que sería

más pertinente

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Capacitación Continua

Adaptado de Eimers et al (2012)

Inteligencia analítica

Reportes, Informes

Formación técnica Métodos de

investigación, estadística avanzada,

bases de datos, programación

Inteligencia de asuntos de interés

Más interacción con políticas institucionales

y personal clave

Formación en temas de interés

Habilidades de comunicación

Administración de proyectos

Inteligencia del contexto

Apreciación del contexto político y cultural en que está

inmersa la institución

Pasantías

Habilidades de comunicación

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Niveles de desarrollo de las competencias

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Oportunidades

• Proceso continuo de adquisición del conocimiento

• Socializar la información que se produce

(Recomendación No 3)

• Colaboración con otras unidades

– Necesidades de información

– Pertinencia

– Puntos de encuentro y de divergencia

38

Page 39: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

EVIDENCIA SEGÚN FACTORES

4. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

Page 40: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

De lo manual a lo digital…

50 60 70 80 90 100

… una infraestructura de tecnologías de la información

adecuada para apoyar la toma de decisiones …

… una infraestructura de tecnologías de la información

adecuada para apoyar la toma de decisiones en cada …

… sistemas de información apropiados para producir

información y análisis para la toma de decisiones.

… sistemas de información apropiados para producir,

procesar y registrar información para la toma de …

… el software apropiado para producir información y

análisis para la toma de decisiones.

… las herramientas de visualización de datos apropiadas

para producir información y análisis para la toma de …

… la capacidad necesaria para almacenar, administrar y

analizar grandes volúmenes de datos, que se acumulan …

En mi institución los usuarios reciben la información

solicitada rápidamente.

Porcentaje de jefaturas muy de acuerdo de acuerdo con…

CFT IP UP-Autónomas UP-CRUCH UE

40

Page 41: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

A pesar del desarrollo, se enfrentan desafíos…

41

Fuente de la ilustración: http://luisfernandou.blogspot.ca/

Page 42: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

Acciones posibles

• Accesibilidad a las bases de datos

• Conectividad

• Software compatible

• Actualización permanente de la tecnología

• Centralización de los datos

• Repositorio para informes de uso común

• Formar alianzas estratégicas

42

Page 43: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

En el caso de alianzas con TI…

43

Fiabilidad del dato Accesos rápidos

Actualización

tecnológica (software y

hardware)

Priorización en el

desarrollo y validación

de cubos de gestión

Diseño consensuado de

metodologías de análisis

Formación de

profesionales para

gestionar los sistemas de

información existentes

Page 44: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

Objetivos de una alianza estratégica

• Aclarar y asignar responsabilidades

• Asumir riesgos de forma conjunta

• Establecer compromisos

• Construir canales de comunicación

• Generar confianza

• Condición: Ganancias para ambas partes

• Evitar que la alianza se límite a reuniones entre las partes

interesadas

44

Page 45: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

EVIDENCIA SEGÚN FACTORES

5. CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Page 46: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

En la encuesta preguntamos…

Estandarizada PertinenteActualizada

sistemáticamente

Precisa Integral Suficiente

46

Page 47: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

47

50 60 70 80 90 100

En mi institución contamos con

información suficiente, en los diversos…

En mi institución contamos con

información pertinente, en los diversos…

Los datos producidos en mi institución

son de la calidad apropiada, en términos…

La información producida en mi

institución es precisa.

La información producida en mi

institución se mantiene actualizada de…

La información en mi institución se

encuentra estandarizada para facilitar…

Los informes producidos en mi institución

tienen el formato adecuado.

Universidades estatales

Usuarios Jefaturas

Page 48: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

48

50 60 70 80 90 100

En mi institución contamos con información

suficiente, en los diversos campos en que es…

En mi institución contamos con información

pertinente, en los diversos campos en que es…

Los datos producidos en mi institución son de la

calidad apropiada, en términos de su…

La información producida en mi institución es

precisa.

La información producida en mi institución se

mantiene actualizada de manera sistemática.

La información en mi institución se encuentra

estandarizada para facilitar comparaciones a…

Los informes producidos en mi institución

tienen el formato adecuado.

Universidades Privadas CRUCH

Usuarios Jefaturas

Page 49: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

49

50 60 70 80 90 100

En mi institución contamos con información

suficiente, en los diversos campos en que es…

En mi institución contamos con información

pertinente, en los diversos campos en que…

Los datos producidos en mi institución son de

la calidad apropiada, en términos de su…

La información producida en mi institución es

precisa.

La información producida en mi institución se

mantiene actualizada de manera sistemática.

La información en mi institución se encuentra

estandarizada para facilitar comparaciones a…

Los informes producidos en mi institución

tienen el formato adecuado.

Universidades Privadas Autónomas

Usuarios Jefaturas

Page 50: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

50

50 60 70 80 90 100 110

En mi institución contamos con información

suficiente, en los diversos campos en que es…

En mi institución contamos con información

pertinente, en los diversos campos en que…

Los datos producidos en mi institución son de

la calidad apropiada, en términos de su…

La información producida en mi institución es

precisa.

La información producida en mi institución se

mantiene actualizada de manera sistemática.

La información en mi institución se encuentra

estandarizada para facilitar comparaciones a…

Los informes producidos en mi institución

tienen el formato adecuado.

Institutos Profesionales

Usuarios Jefaturas

Page 51: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

51

50 60 70 80 90 100

En mi institución contamos con información

suficiente, en los diversos campos en que es…

En mi institución contamos con información

pertinente, en los diversos campos en que es…

Los datos producidos en mi institución son de la

calidad apropiada, en términos de su…

La información producida en mi institución es

precisa.

La información producida en mi institución se

mantiene actualizada de manera sistemática.

La información en mi institución se encuentra

estandarizada para facilitar comparaciones a…

Los informes producidos en mi institución

tienen el formato adecuado.

Centros de Formación Técnica

Usuarios Jefaturas

Page 52: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

No obstante….

52

• Existen todavía necesidades importantes de depuración de los datos

• Se expresan dudas sobre la confiabilidad de los datos

• Es importante distinguir claramente entre las necesidades de

información operacionales y estratégicas

• Comprensión de la utilidad del dato real vs el dato almacenado

Page 53: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

¿Qué tipo de información se requiere?

Decisiones /

GestiónGestión operativa Gestión de control

Planificación

estratégica

Estructuradas

• Información

detallada, frecuente

y repetitiva

• Decisiones de corto

plazo, bajo riesgo

Semi-

estructuradas

No Estructuradas

• Decisiones de

largo plazo

• Datos de muchas

fuentes

53

Un marco para sistemas de gestión de la información (Gorry & Morton, 1971)

Page 54: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

Acciones

• Consensuar definiciones

• Flexibilidad …. Diferenciar el dato según su uso

• Gobernabilidad de los datos

54

Page 55: Evaluación de los niveles de desarrollo de la gestión de ...dfi.mineduc.cl/usuarios/MECESUP/File/2017/eventos/estudio-UUAAA … · Resultados de la encuesta y de las visitas de

Gobernabilidad de los datos (Jefaturas)

55

60 70 80 90 100

En mi institución contamos con políticas

institucionales que establecen los derechos y

privilegios de acceso a la información

institucional e individual.

Las políticas de seguridad de la información,

en mi institución, son lo suficientemente

robustas para garantizar la calidad de la

información utilizada en la toma de…

En mi institución contamos con políticas de

gobernabilidad de la información claramente

establecidas.

CFT IP UP - Autónomas UP - CRUCH UE

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Gobernabilidad de los datos (Facilitadores)

56

60 70 80 90 100

En mi institución contamos con políticas

institucionales que establecen los derechos y

privilegios de acceso a la información

institucional e individual.

Las políticas de seguridad de la información,

en mi institución, son lo suficientemente

robustas para garantizar la calidad de la

información utilizada en la toma de…

En mi institución contamos con políticas de

gobernabilidad de la información claramente

establecidas.

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Gobernabilidad de los datos

• Establecer protocolos para el

almacenamiento,

procesamiento, análisis,

distribución, socialización y

archivo de la información

institucional.

• Considerar el ciclo de vida de

los datos

57

Creación

de los

datos

Recopilación de

Datos

Almacenamiento

Archivado y

Preservación Acceso

Descubrimiento

y Análisis

Reutilización y

Transformación

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La gobernabilidad de la información se

define…

• Sistema de derechos de toma de decisiones y la

responsabilidad con respecto a procesos relacionados

con los datos, que son llevados a cabo con base en

modelos de mutuo acuerdo. Estos modelos definen

quién puede tomar cuáles acciones con respecto a cuál

información, cuando, bajo cuales circunstancias y

utilizando cuáles métodos

58

Fuente: Traducido de The Data Governance Institute

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Tres actividades primordiales

• Establecer/identificar/alinear reglas, políticas y

procedimientos

• Resolver problemas

• Monitorear y hacer cumplir las reglas establecidas, a la

vez que le ofrece apoyo a los grupos interesados en la

información

59

Fuente: Traducido de The Data Governance Institute

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Objetivos universales de un programa de

gobernabilidad

• Facilita una mejor toma de decisiones

• Reduce fricción a nivel operacional

• Protege las necesidades de las partes interesadas en los datos

• Ofrece entrenamiento a la gerencia y el personal para adoptar

enfoques comunes cuando se presentan problemas de datos

• Establece procesos rutinarios y estandarizados para el manejo

de datos

• Reduce costos e incrementa la efectividad gracias a la

coordinación de esfuerzos

• Garantiza la transparencia de los procesos

60

Fuente: Traducido de The Data Governance Institute

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Levantamiento de procesos

• Identificar y documentar

procesos existentes con el fin

de

– fomentar su sistematización

– conocer mejor las necesidades

de información

– introducir herramientas de

visualización de datos.

61

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Acciones posibles

• Establecer políticas claras de entrada de datos

• Aclarar las necesidades de información de la institución

así como su uso (talleres)

• Levantar procesos

• Desarrollar políticas de gobernabilidad de los datos

• Coordinar y priorizar solicitudes de información

• Establecer constantes auditorías de la calidad del dato

• Monitorear y hacer cumplir las reglas establecidas

62

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EVIDENCIA SEGÚN FACTORES

6.RECURSOS FINANCIEROS

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Presupuesto

64

0 20 40 60 80 100 120

En mi institución contamos con un

presupuesto asignado para el financiamiento

de una cultura de evidencia.

En mi institución hay un plan de inversión para

apoyar la gestión de la información.

El financiamiento asignado a apoyar la gestión

de la información es considerado como una

inversión en resultados a futuro

Porcentaje de jefaturas que estan de acuerdo o muy de

acuerdo con…

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La importancia de

un plan…

• De actividades

• De prioridades

• De inversión

65

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RECOMENDACIÓN NO 3

DIFUSIÓN Y USO DE LA

INFORMACIÓN

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Conocimiento de los usuarios

Para participar en una cultura de evidencia

67

60 70 80 90 100

En mi institución contamos con personal de

colaboración que sabe cómo utilizar la información para

la toma de decisiones.

La mayoría de los académicos cuentan con el

conocimiento requerido para participar activamente en

una cultura de evidencia.

La mayoría del personal directivo (directores, jefaturas,

otros) cuentan con el conocimiento requerido para

participar activamente en una cultura de información y

análisis para la toma de decisiones.

La mayoría de los miembros de la alta administración

cuentan con el conocimiento requerido para participar

activamente en una cultura de información y análisis

para la toma de decisiones.

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Capacitación a los usuarios

68

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

En mi institución hay capacitación

disponible para que el personal adquiera y

mantenga las destrezas necesarias para

hacer un uso adecuado de la información

para la toma de decisiones.

En mi institución se ofrece un plan de

desarrollo profesional para que los

usuarios aprendan como integrar la

información a la toma de decisiones.

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Acciones posibles

• Procesos de inducción constantes, coherentes y pertinentes

• Procesos digitales de comunicación requieren de habilidades específicas

que no todos los usuarios han adquirido – se observa particularmente

con los académicos

• Socialización y difusión de la información

• Considerar nivel en la institución

• Documentación clara de definiciones

69

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Retroalimentación (Calderón, 2015)

• ¿Por qué?

– Mantiene la relevancia de la función, interés por mejorar y envía señales de compromiso institucional

• ¿Cómo? • Mecanismo formal, que sienta precedente en proceso y forma

• ¿Cuándo?

– Tan pronto sea posible

• ¿Dónde?

– Preferentemente discusión, sino es posible por escrito

– Foros de trabajo

– Qué información falta?

– Cómo se puede mejorar la presentación?

70

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RECOMENDACIÓN NO 4

DESARROLLO DE COMPETENCIAS

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Resultados por sector organizacional

72

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73

Nota: celdas en gris oscuro representan que el 75% de las jefaturas indicaron haber alcanzado los niveles 4 o 5 en

dicha competencia / sector. Celdas en gris claro representan que del 50% al 74% de las jefaturas indicaron 4 o 5

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74

Nota: celdas en gris oscuro representan que el 75% de las jefaturas indicaron haber alcanzado los niveles 4 o 5 en

dicha competencia / sector. Celdas en gris claro representan que del 50% al 74% de las jefaturas indicaron 4 o 5

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¿Cómo utilizar los datos del diagnóstico para

establecer planes de mejora o prioridades?

• ¿El diagnóstico refleja la realidad de mi institución?

• Considerar el contexto particular de la institución

• El indicador no debe ser el objetivo

• Comparación con la mediana

• Seleccionar áreas que sean pertinentes y

estratégicas

• Considerar temas transversales

• Niveles de las competencias se definen de forma

concreta

75

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RECOMENDACIÓN NO 5

MEJORAR LA CALIDAD, LA HOMOLOGACIÓN Y LA

DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA CON LA

QUE SE CUENTA SOBRE LAS INSTITUCIONES DE

EDUCACIÓN SUPERIOR CHILENAS.

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• Desarrollar intereses colectivos

• Provee la oportunidad de profesionalización

• Contribuye al desarrollo colectivo de instituciones y al crecimiento de la

educación superior.

77

Trabajo en red, que permiten..

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Etapa 1. Identificación (Hubin et al, 2012)

• Identificar una brecha en información

• Costos asociados con la brecha

• ¿Cuáles son las barreras para obtener esa información?

• ¿Puede un intercambio de datos colaborativo solventar la brecha y los

obstáculos?

• Establecer prioridades y misión clara

78

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Etapa 2. Identificación de participantes (Hubin

et al, 2012)

• Enfrentan problema similar

• Tienen capacidad y disponibilidad para contribuir a través de un

intercambio de datos

• Empezar con un grupo pequeño de instituciones similares

• Contactarse con organizaciones / establecer colaboración con otros

trabajando en áreas similares

79

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Etapa 3. Desarrollo (Hubin et al, 2012)

• Elementos de intercambio e instrumentos para la recopilación

– Consistentes

– Fáciles

– Eficientes

• Procesos de recopilación y de producción de informes

– Limpieza de datos

– Documentación

• Acuerdo de participación / membresía

– Responsabilidades

– Derechos / usos permitidos de los datos

– “Give data to get data”

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Etapas 4 y 5. Implementación y Evaluación

(Hubin et al, 2012)

• Invitación a participar

• Calendario de producción

• Generar valor agregado

• Evaluar para asegurarse que se están cumpliendo con los objetivos y

necesidades de los clientes

81

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MEJORES PRÁCTICAS

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Puntos clave

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• Entrada de datos eficiente, rápida y confiable

• Recompensar el espíritu innovador del equipo

• Establecer políticas de gobernabilidad de datos

• Apoyar el trabajo colaborativo entre unidades

• Apoyar el desarrollo de definiciones consensuadas

• Repositorios de datos e informes

• Sistemas de información centralizados

• Coordinar solicitudes de información

• Posicionar a la UAI en la institución

• Difundir información en la institución

• Ofrecer oportunidades de capacitación

• Generar confianza

• Mejora continua