Eventos• Evento é um instrumento institucional e promocional,

utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, ideias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia”.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999, p.71.

Conceito de eventos no âmbito da comunicação institucional

Acontecimentos planejados para que se faça palpável uma determinada imagem de marca,

empresa ou produto.

Várias definições sobre eventos

Existem várias definições sobre eventos.

GIÁCOMO cita que

(...)evento é componente do mix de comunicação, que tem por objetivo minimizar esforços, fazendo uso da

capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa ideia ou ação.

(1993,apud MATIAS, 2010, p.105)

Várias definiçõesDe acordo com RABAÇA e BARBOSA evento define-se como:

um acontecimento que se aproveita para atrair a atenção do público e da imprensa sobre a instituição. Pode ser criado artificialmente, pode ser provocado por vias indiretas ou pode ocorrer espontaneamente. Em geral, é programado em todos os seus detalhes, no planejamento de relações públicas ou numa campanha de relações públicas ou de propaganda. Podem-se promover eventos em datas significativas do ano (Dia da árvore, Dia da criança etc.), em ocasiões importantes para a organização (inaugurações, solenidades, seminários, lançamentos etc.) ou em simples acontecimentos de rotina da instituição. (1978, apud KUNSCH, 2003, p.385-386)

.

Várias definições

E KUNSCH (2003) ainda complementa falando da importância institucional:

Os eventos constituem uma atividade de grande interesse para as organizações, tendo em vista que propiciam o envolvimento direto dos públicos na sua realização. São, por conseguinte, um excelente meio de comunicação dirigida aproximativa entre a organização que os promove e o público que deles participa.(KUNSCH,2003,p.385)

.

Afinal evento significa

Ação do profissional mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir seu público – alvo com medidas

concretas e resultados projetados.

CLASSIFICAÇÕES DE EVENTOS

GIACAGLIA (2008), mostra que os eventos de cunho comercial e institucional podem ser classificados quanto a:

finalidade

periodicidade

área de abrangência

âmbito

público-alvo

nível de participação.

.

Finalidade Dependendo dos objetivos esperados os eventos podem ser

classificados em institucionais ou promocionais.

Aqueles cuja principal finalidade é desenvolver, manter ou aperfeiçoar a imagem corporativa da empresa, tornando-a simpática ao mercado como um todo ou ao seu público-alvo, em especial, são considerados eventos institucionais.

Quando a finalidade do evento for primordialmente comercial, isto é, objetivando resultados de alavancagem de vendas imediatas, ele será chamado de promocional.” (GIACAGLIA, 2008, p. 40)

PeriodicidadeEles podem ser esporádicos, periódicos ou de oportunidade:

• Os eventos esporádicos são aqueles realizados sem periodicidade predefinida e fixa.

• Quando o evento é classificado em periódico ele é desenvolvido com periodicidade definida e, geralmente, fixa.

• Os eventos de oportunidade, apesar de, assim como os esporádicos, também não possuírem periodicidade predeterminada, diferem dos primeiros por serem desenvolvidos de acordo com oportunidades externas de mercado e não surgidos a partir de uma ação interna da empresa. (GIACAGLIA, 2008, p40 a p41)

Área de abrangência

GIACAGLIA (2008) mostra que “De acordo com a abrangência esperada os eventos podem ser classificados em locais, regionais, nacionais e até internacionais”.

ÂmbitoGIACAGLIA complementa ainda mais as classificações quando expõe sobre o âmbito:

Embora a maior parte dos eventos das empresas ocorra em ambientes amplos, fora de suas sedes, às vezes elas optam por realizá-los nas próprias dependências. Por esse motivo convém diferenciar aqueles eventos organizados fora da empresa, que são classificados como externos, dos realizados dentro de suas dependências, os chamados eventos internos. (GIACAGLIA, 2008, p.41)

Público-Alvo

GIACAGLIA também nos mostra essa classificação em relação ao público-alvo quando afirma que:

Dependendo do perfil do público-alvo estabelecido pela empresa o evento pode ser classificado em corporativo ou para o consumidor.

Os primeiros são voltados aos públicos das empresas e os segundos ao consumidor final. (GIACAGLIA, 2008, p.41)

Níveis de Participação

Normalmente as empresas que trabalham com produtos e serviços voltados ao mercado consumidor ou mesmo corporativo organizam seus eventos com recursos financeiros próprios.

No entanto existem empresas que optam por participar, indiretamente, eventos organizados por outras instituições, por meio de patrocínio. (GIACAGLIA, 2008, p.41)

CATEGORIAS DE EVENTOS CORPORATIVOS

• Feiras – São eventos direcionados a segmentos específicos de mercado, têm duração média de uma semana e são organizados e comercializados por empresas especializadas no ramo.

• Convenções de vendas – São eventos destinados às equipes de venda interna, externa e aos canais de distribuição da empresa (revendedores, parceiros comerciais, representantes etc), em local, data e horário definidos por ela.

• Congressos – São eventos em que profissionais de empresas da mesma área de atuação reúnem-se, em local fechado e restrito aos participantes, para discutir sobre temas em comum como: situação de mercado, novas tendências, conceitos.

• Roadshows - Como o próprio nome diz, são eventos que viajam por diversas estradas, levando o mesmo conteúdo de apresentações - normalmente um lançamento de produto/serviço - e que necessitam atingir um público bastante abrangente, de todas as regiões de atuação da empresa.

CATEGORIAS DE EVENTOS CORPORATIVOS

• Workshops - A definição do dicionário para workshop é: "curso intensivo ou grupo experimental". Na prática profissionais do mesmo ramo, área de negócio ou até da mesma empresa reúnem-se em determinado local com o objetivo de solucionar um problema ou tema a eles apresentado.

• Eventos sociais - Existem inúmeras possibilidades de eventos que - com atividade de cunho social - permitem às empresas atingir seus propósitos de forma eficaz e prazerosa ao mesmo tempo.

• Eventos culturais – Para impressionar clientes e parceiros, notadamente se estes gostarem de arte, será possível convidá-los a participar de um evento cultural, já em cartaz, ou patrocinado pela empresa.

• Eventos desportivos – Da mesma forma que nos eventos culturais, é possível organizar eventos desportivos com a participação exclusiva dos convidados da empresa, bem como aproveitar algum já existente, participando como patrocinador.(GIACAGLIA, 2008, p. 42 a p.64)

• Atratividade do Tema• Data/ Horário• Local• Reputação do protagonista (ou dos protagonistas)• Preço final para o participante• Diferença do preço final e preço com desconto• Facilidade/ Dificuldade para inscrição

O QUE AFETA UM EVENTO?

• Tempo para inscrição antecipada• Reputação do Promotor, do Patrocinador e do

Apoiador.• Qualidade e quantidade do material de divulgação• Mídia escolhida para divulgação• Cronograma de divulgação• Qualidade e quantidade de eventos acessórios

Idealizador

A concepção do evento e o seu planejamento inicial caracterizam o idealizador. Ele que apresenta o PROJETO do evento.

Não apenas quem tem a ideia, mas a pessoa ou a entidade que a formata, filtrando absurdos e descrevendo público alvo, objetivos, previsão de custos, previsão de resultados, benefícios para os promotores, para os patrocinadores e para os participantes;

ALGUMAS FUNÇÕES IMPORTANTES

Promotor

O promotor do evento é a pessoa ou entidade que “compra” a ideia do idealizador. E assume, daí para frente, todos os riscos e todos os benefícios. O promotor pode, e é até comum que aconteça, dividir esses riscos e benefícios com outras entidades, mas, intrinsecamente, o risco é todo dele.

O promotor é o dono do evento. É a pessoa ou a entidade que toma as

decisões fundamentais. É a pessoa ou entidade que responde, financeira e juridicamente pelos resultados ou

conseqüências do evento.

Organizador

Organizar um evento consiste em dar forma aos acontecimentos. Fazer uma definição no que diz respeito ao quanto, como e por quem devem ser feitas.

Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar detalhamento ao

projeto do evento.

Produtor

A produção do evento é responsável pela execução

daquilo que ficou definido pelo organizador. É o produtor (ou a entidade responsável pela produção)

que toma as providências, faz compras, contrata serviços, enfim, materializa o evento, naquilo que diz

respeito à estruturação.

O produtor é, em última análise, o responsável pela materialização do

evento.

Patrocinador

O patrocínio se caracteriza pela “compra” do direito de veiculação de um produto, de uma marca ou de uma ideia, associado à realização de um determinado grupo. O pagamento é feito em dinheiro, cujo promotor utiliza da maneira que achar conveniente.

Apoiador

O apoio é freqüentemente confundido com patrocínio. Ambos, Apoiador e Patrocinador contribuem para que o evento seja realizado, mas existe uma diferença importante: o patrocinador contribui em dinheiro, que o promotor usa como bem entender. Já o apoiador contribui com produtos (mercadorias e serviços) que sejam utilizados no evento.

Apoiador ou Patrocinador ??

EX: Uma companhia aérea pode apoiar um evento fornecendo passagens para os

protagonistas (palestrantes, convidados...) ou patrocinar o mesmo evento, pagando em dinheiro que será utilizado onde e como o promotor considerar mais interessantes.